NAAR HET BUITENLAND TIJDENS JE MASTEROPLEIDING

Transcriptie

1 FACULTEIT BIO-INGENIEURSWETENSCHAPPEN KU LEUVEN NAAR HET BUITENLAND TIJDENS JE MASTEROPLEIDING UITWISSELING ERASMUS+ VOOR ZIJ-INSTROMERS UITWISSELING OP EIGEN INITIATIEF ACADEMIEJAAR

2 INLEIDING Als student van de masteropleidingen aan de Faculteit Bio-ingenieurswetenschappen heb je verschillende mogelijkheden om een deel van je curriculum aan een buitenlandse partnerinstelling door te brengen. Op onze website vind je hierover een volledig overzicht. In deze brochure wordt specifiek ingegaan op de procedures die volgende studenten moeten volgen: -zij-instromers in de masteropleidingen die op ERASMUS+ uitwisseling gaan -masterstudenten die met een eigen initiatief een semester aan een partnerinstelling willen gaan studeren #ERASMUS+ Het ERASMUS+ programma (European Action Scheme for the Mobility of University Students) wil de mobiliteit van studenten in Europa bevorderen. ERASMUS+, de opvolger van Erasmus, is het actieprogramma van de Europese Commissie dat samenwerking op het gebied van onderwijs ondersteunt. Dit programma beslaat alle onderwijssectoren en niveaus, van de kleuterschool tot volwassenenonderwijs. Het ERASMUS+ programma maakt het mogelijk dat studenten gedurende een bepaalde periode van hun opleiding aan een buitenlandse Europese universiteit kunnen verblijven en daar colleges volgen of stage lopen. Dit buitenlandse verblijf wordt erkend door de thuisuniversiteit als een integraal onderdeel van het eigen studieprogramma. # ZIJ-INSTROMERS Enkel zij-instromers kunnen in de masterfase ook op uitwisseling gaan bij een Europese partner om een vakkenpakket op te nemen. Dat vakkenpakket wordt dan ad hoc uitgewerkt ism de facultaire ERASMUS+ verantwoordelijken en na goedkeuring van de voorzitter van de master POC. #EIGEN INITIATIEF Naast het reguliere aanbod van internationaliseringsmogelijkheden voor masterstudenten, staat de Faculteit Bioingenieurswetenschappen open voor studenten die met eigen initiatieven voor de dag komen. Aangezien zo n semester best plaatsvindt in de eerste masterfase -in de tweede masterfase ben je volop bezig met jouw masterproef- begin je aan de voorbereiding in de derde bachelorfase. Contacteer tijdig de verantwoordelijken zodat ze weten dat jij aan een aanvraag werkt, en ze je kunnen bijstaan waar nodig. Let op: ERASMUS+ uitwisselingen behoren niet tot eigen initiatieven, en zijn zoals hierboven vermeld niet mogelijk voor de reguliere masterstudenten. FAQ 1. Wat zijn de voorwaarden om van deze mogelijkheid gebruik te maken? Voor een semesteruitwisseling in de masteropleiding aan onze faculteit, gelden de volgende regels: 1) Studenten die in het eerste semester van hun masteropleiding op uitwisseling willen gaan, mogen maximaal twee niet-tolereerbare onvoldoendes hebben na semester 5 van hun bacheloropleiding of na semester 1 van hun voorbereidingsprogramma. 2) Studenten die in het tweede semester van hun masteropleiding op uitwisseling willen gaan, mogen maximaal twee niet-tolereerbare onvoldoendes hebben na semester 6 van hun bacheloropleiding of na semester 2 van hun voorbereidingsprogramma. 3) Studenten mogen enkel op uitwisseling vertrekken wanneer zij géén vakken meer uit hun bacheloropleiding of voorbereidingsprogramma moeten afleggen die geprogrammeerd staan in het semester van de uitwisseling. Een weigering tot vertrek kan in een aantal gevallen bijgevolg nog worden uitgesproken nadat de examenresultaten van de derde examenperiode van de bacheloropleiding/ het voorbereidingsprogramma gekend zijn (uitwisseling in semester 1).

3 Dit heeft als consequentie dat studenten die niet geslaagd zijn op vakken uit de bachelor die geprogrammeerd zijn in het semester van de uitwisseling of deze niet (kunnen) tolereren, niet op semesteruitwisseling kunnen gaan in de master. 2. Welke bestemmingen zijn mogelijk? #ERASMUS+ ERASMUS+ is een Europees programma, dat gefinancierd wordt door de Europese Commissie. Dit houdt in dat een ERASMUS+ verblijf doorgaat bij Europese partneruniversiteiten Zij-instromers die een semester aan een Europese universiteit gaan studeren, kunnen bij de facultaire ERASMUS+ verantwoordelijken een lijst opvragen met de mogelijke partneruniversiteiten. #EIGEN INITIATIEF Studenten die een semester in het buitenland willen gaan studeren met een eigen initiatief, raadplegen online de bestaande partners waar de faculteit of universiteit samenwerking mee heeft. Door deze samenwerking moet je meestal geen apart inschrijvingsgeld betalen-je schrijft je gewoon in aan de KU Leuven. 3. Kan je voor dit verblijf in het buitenland financiële steun krijgen? #ERASMUS+ Eens je het ERASMUS+ statuut krijgt toegewezen, maak je kans op een ERASMUS+ beurs. De beursbedragen zijn relatief laag. Het is niet de bedoeling om alle kosten te dekken die je tijdens je buitenlandse verblijf zal maken. Wel moeten ze worden opgevat als hulpmiddel om de bijkomende kosten van een studieverblijf in het buitenland te dekken (reiskosten, uitgaven voor linguïstische voorbereiding, kosten als gevolg van een hogere levensstandaard in het gastland). Met het ERASMUS+ statuut word je als ERASMUS+ student erkend, waardoor je je aan de gastuniversiteit kan inschrijven zonder dat je het inschrijvingsgeld aan de gastuniversiteit moet betalen. Je betaalt alleen inschrijvingsgeld aan KU Leuven. Dit is een aanzienlijk voordeel, omdat in vele landen het inschrijvingsgeld beduidend hoger ligt dan in Vlaanderen. In Vlaanderen worden deze ERASMUS+ beursbedragen gekoppeld aan het gezinsinkomen. Wie een studietoelage krijgt van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, krijgt een hogere ERASMUS+ beurs (omdat de ouders minder verdienen), wie geen studietoelage krijgt van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, krijgt een lagere ERASMUS+ beurs. Sinds 2014 zijn de beurzen ook afhankelijk van jouw bestemming. Trek je naar een land dat als duurder bestemd staat tov België, dan krijg je zo een iets hogere beurs. Het beursbedrag lag voor tussen 235 en 335 euro per maand. De bedragen voor zijn nog niet gekend, deze zullen we pas in 2017 kennen. De ERASMUS+ beurzen worden elk jaar opnieuw bekeken door het Ministerie van Onderwijs, er zijn dus steeds wijzigingen mogelijk. In het beste geval krijg je in juli bericht over het beursbedrag, in het slechtste geval in september. Het ERASMUS+ beursbedrag wordt in twee delen uitbetaald (deel 1 is 80% en wordt meestal uitbetaald in september en in ieder geval pas nadat je de taaltest afgelegd hebt, deel 2 is de overige 20% en wordt op het einde van de uitwisseling uitbetaald). Dit laatste deel krijg je pas na het invullen van de online enquête van het nationaal agentschap én na het invullen van het tweede deel van de taaltest waar je via bericht van krijgt. Dit gebeurt via je KU Leuven e- mailadres, niet via je privémailadres! Het resultaat dat je behaalde op de taaltesten heeft geen invloed op het al dan niet krijgen van een beurs of op het beursbedrag.

4 #EIGEN INITIATIEF Voor de meeste studenten die met een eigen initiatief weggaan is er naast het vrijgesteld inschrijvingsgeld geen vaste beurs beschikbaar. We proberen natuurlijk mee te zoeken naar beursmogelijkheden, en plaatsen die mogelijkheden dan op de facultaire homepagina van internationalisering. De voorbije jaren waren er immers verschillende beurskanalen (TRANSITION, Generieke beurzen, VLIR-UOS, ) waar een beperkt aantal studenten beroep op kon doen. Aangezien deze beurzen vrij hoog liggen, loont het zeker de moeite om een aanvraag te doen. 4. Zijn er taalvereisten? Studenten die een semester doorbrengen aan een partneruniversiteit buiten Europa, moeten zich realiseren dat deze lessen meestal in de lokale taal gedoceerd worden. In elk geval is het nuttig om zich voorafgaand een basis van de lokale taal eigen te maken, liefst door taalcursussen. Onze faculteit voorziet geen financiering voor dergelijke taalcursussen. Er worden geen studiepunten toegekend voor taalvakken van courante EU-talen (Engels, Frans, Spaans, Italiaans, Duits) die worden opgenomen. Ingenieurstechnische taalvakken en niet-courante EU-talen worden uitzonderlijk nog toegestaan, indien dit zo in het studiepakket is opgenomen. 5. Ben ik verzekerd? Alle info betreffende de verzekeringen vind je op: Een volledig stappenplan kan je vinden op:

5 DE AANVRAAGPROCEDURE Hieronder vind je de procedure voor het aanvragen van een ERASMUS+ verblijf wanneer je een zij-instromer bent en vakken uitwisselt, of wanneer je als masterstudent met een eigen initiatief op uitwisseling naar het buitenland gaat. Fase Wat Wie Wanneer 1 Voorstelling de internationale mogelijkheden in de masteropleiding Faculteit LBK Internationaal 2 Keuze gastinstelling Facultaire ERASMUS+ verantwoordelijken / student 3 Opstellen Learning Agreement Facultaire verantwoordelijke / student 4 Aanvraag beurs Facultaire verantwoordelijke / student 5 Infosessie invullen van buitenlandaanvraag in KU Loket, uploaden van het formulier "Intentieaanvraag" en motivatie 6 Invullen van buitenlandaanvraag in KU Loket, uploaden van het formulier "Intentie-aanvraag" en motivatie. 7 Rangschikking van de kandidaten (enkel van toepassing voor zij-instomers) 8 Indienen van Application Form en Learning Agreement 9 Toekenning Erasmus + beurzen (enkel van toepassing voor zij-instromers) 24 november 2016 Student 24 februari PC lokaal 91.30, LBI Student Deadline: 1 maart 2017 Facultaire ERASMUS+ Rock, LBI-lokaal Dienst Internationalisering Maart 2017 Zij-instromers: april 2017 Eigen initiatief: cfr. deadline gastinstelling Juli september Invullen van studieprogramma in ISP Student via KU Loket Begin oktober Invullen formulier Changes to the Original Learning Agreement Student 12 Confirmation of stay Internationalisering 13 Elektronisch verslag van je verblijf doormailen en officiële documenten Kristel Rock Via KU loket Zo snel mogelijk na het begin lokale van het lokale semester Zodra beschikbaar Onmiddellijk na terugkeer

6 Stap 1: Voorstelling van de internationale mogelijkheden in de materopleiding Op 24 november 2016 nodigen de facultaire ERASMUS+ verantwoordelijken en LBK Internationaal de geïnteresseerde studenten uit voor een algemene informatievergadering over de verschillende mogelijkheden om een internationale component in te bouwen in het curriculum tijdens je masteropleiding. Stap 2: Keuze gastinstelling Zij-instromers kunnen elke gastinstelling kiezen waar de faculteit een bilaterale overeenkomst mee heeft. De lijst van deze gastinstellingen kan je opvragen bij de facultaire ERASMUS+ verantwoordelijken. Studenten die met een eigen initiatief op uitwisseling naar het buitenland gaan vinden een lijst van mogelijke gastinstellingen op Indien je zelf toch nog een ander voorstel hebt, dan neem je zelf zo snel mogelijk contact op met de facultaire verantwoordelijken. Stap 3: Opstellen Learning Agreement Als je jouw verblijf in het buiteland academisch wil laten goedkeuren, moet jouw vakkenpakket in het buitenland equivalent zijn aan het vakkenpakket dat je in Leuven zou volgen, zowel naar inhoud als studiebelasting. Hiervoor moet je eerst nadenken over welke major/minor je in Leuven zou willen doen, en oplijsten welke OPO s je dan in dat semester van de masterfase zou moeten volgen in Leuven. Voor die OPO s probeer je dan equivalente OPO s te zoeken bij de buitenlandse partner. De verantwoordelijke professor van jouw masteropleiding in de master POC alsook de master POC zullen dit pakket moeten goedkeuren. Zodra je een voorstel klaar hebt, stuur je dit door naar de facultaire verantwoordelijke. Naast het Learning Agreement vervolledig je in één beweging ook al jouw masterformulier, hierin vermeld je ook de uitwisselingsvakken. Stap 4: Aanvraag beurs Zij-instromers die een uitwisseling doen bij een Europese partneruniversiteit hebben kans op een ERASMUS+ beurs. Zodra je laat weten dat je naar een Europese partneruniversiteit gaat, wordt de aanvraag voor een ERASMUS+ beurs automatisch opgestart. Voor de meeste partneruniversiteiten is er naast het vrijgesteld inschrijvingsgeld geen verdere beurs beschikbaar. We proberen natuurlijk mee te zoeken naar beursmogelijkheden, en plaatsen die oproepen dan op de homepage van internationalisering. Stap 5: Infosessie ivm het invullen van je buitenlandaanvraag in je KU Loket De facultaire verantwoordelijken leggen je uit hoe je de buitenlandaanvraag precies moet invullen en welke documenten precies moeten geüpload worden. Een overzicht van de te uploaden documenten alsook de hele procedure vind je op de facultaire website rond internationalisering. Stap 6: Indienen van de intentie-aanvraag en motivatie Dit is een cruciale fase in de hele aanvraag- en toewijzingsprocedure. Iedere student die naar het buitenland gaat moet deze KU Loket module invullen. Zij-instromers die weten naar welke bestemming(en) ze met een geschikt vakkenpakket wensen te gaan, vullen hierbij ook het formulier "Intentie Aanvraag" in. Je moet dit document zelf uploaden in je KU Loket. Zowel de intentie-aanvraag als de motivatiebrief moeten slechts éénmaal geüpload worden. Studenten met een eigen initiatief moeten de KU Loket module uiteraard ook invullen. Stap 7: Rangschikking van de kandidaten De rangschikking is enkel van toepassing voor zij-instromers. Op basis van een aantal criteria (studieresultaten, motivatie, kennis van de onderwijstaal in het betrokken land) wordt door de facultaire ERASMUS+ verantwoordelijken een interne rangschikking opgesteld. Deze rangschikking is belangrijk omdat, indien het aantal aanvragen groter is dan het aantal beschikbare beurzen, de studenten die hoger gerangschikt staan op de lijst een grotere kans maken om effectief een Erasmus+ beurs te krijgen. De rangschikking wordt door de ERASMUS+ verantwoordelijken overgemaakt aan de Dienst Internationalisering eind maart 2017.

7 Stap 8: Indienen van Application Form en Learning Agreement Op je Application Form, die je meestal kan terugvinden op de website van de gastuniversiteit, vul je de gegevens van de KU Leuven, van de faculteit en je persoonlijke gegevens in. Met dit formulier vraag je aan de universiteit van bestemming de toestemming om bij hen gedurende een periode als uitiwisselingsstudent te studeren. Dit formulier wordt samen met je Learning Agreement naar de universiteit van bestemming gestuurd door Kristel Rock. Beide formulieren moet je binnenbrengen op het secretariaat in de loop van april Indien je naar het buitenland gaat met een eigen initiatief kan het zijn dat deze deadline anders valt, check dus zeker de website van je gastinstelling en dien je documenten ruim op voorhand in zodat ze ook aan onze faculteit nog alle stappen kunnen doorlopen. In het zogenaamde Learning Agreement (= de leerovereenkomst) geven de beide universiteiten die betrokken zijn bij jouw uitwisseling (KU Leuven en de gastuniversiteit) hun akkoord over jouw studieprogramma (= equivalente vakkenpakket) zoals vermeld op het formulier. De Learning Agreement kan je downloaden van de facultaire ERASMUS+ website - indien de gastinstelling dit document zelf niet aanbiedt. Stap 9: Toekenning ERASMUS+ statuut en (eventueel) ERASMUS+ beurs Enkel van toepassing voor zij-instromers. De officiële toekenning van het ERASMUS+ statuut en de uiteindelijke toekenning van een ERASMUS+ beurs (evenals de omvang van deze beurs) worden je tussen juli en september 2017 meegedeeld door de Dienst Internationalisering. Denk eraan dat je het Erasmus+ certificaat nodig hebt om je aan de gastuniversiteit in te schrijven! Stap 10: Invullen van ISP Je mag niet vergeten om net zoals alle andere studenten je ISP (eerste en tweede semester) in KU Loket in te voeren. De vakken die je uitwisselt moet je met een vliegtuigje aanduiden. Stap 11: Indienen van het formulier Changes to the Original Learning Agreement Indien ná aankomst aan de gastuniversiteit jouw studieprogramma gewijzigd moet worden, dan neem je zo snel mogelijk contact op met Matt Tips of Kristel Rock. Er wordt dan samen gezocht naar een alternatief. Daarna breng je de nodige wijzigingen aan in het tweede deel van je Learning Agreement, samen met je handtekening en de handtekening van de facultaire/departementale uitwisselingscoördinator van de gastuniversiteit en stuur je het formulier zo snel mogelijk na de start van het lokale semester terug naar Kristel Rock. Na ondertekening van het document wordt het je via teruggestuurd zodat je het kan uploaden in je KU Loket. Stap 12: Document Confirmation of stay Van de Dienst Internationalisering krijg je het document Confirmation of stay. Dit moet je laten invullen door het lokale International Office, daarna stuur je dit document terug naar de Dienst Internationalisering van de KU Leuven. Stap 13: Verslag en officiële attesten indienen Er wordt je gevraagd een kort verslag te schrijven over je verblijf (praktische tips voor vertrek, aankomst, verblijf, contactpersonen, adressen, enz.). Dit verslag verstuur je elektronisch naar Kristel Rock. Indien officiële documenten m.b.t. je examenpunten aan jou werden overhandigd, dan breng je deze onmiddellijk zelf binnen.

8 FACULTEIT BIO-INGENIEURSWETENSCHAPPEN COÖRDINATIE INTERNATIONALISERING FBIW SECRETARIAAT FBIW Ir. Matt Tips Stafmedewerker Externe Relaties en Internationalisering Tel: Fax: Mevr. Kristel Rock Administratie uitwisselingsstudenten Kasteelpark Arenberg 20 - Bus 2300 (bureel: 00.01) B-3001 Heverlee Tel: Fax: Kristel.Rock@kuleuven.be Skype: Bioscience_Engineering_Leuven DIENST INTERNATIONALISERING KU LEUVEN Mevr. Elke Timmermans Tel : Fax : Elke.Timmermans@kuleuven.be Mevr. Gudrun Vandenabeele Tel : Gudrun.Vandenabeele@kuleuven.be WEBSITE FBIW STUDENTENVERTEGENWOORDIGERS LBK Werkgroep Internationaal internationaal@landbouwkring.be