Kennisnemen van De resultaten en aanbevelingen van de tussentijdse evaluatie van het ICT-beleid

Transcriptie

1 Statenmededeling Onderwerp Tussentijdse evaluatie ICT-beleid Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant, Kennisnemen van De resultaten en aanbevelingen van de tussentijdse evaluatie van het ICT-beleid Aanleiding Met Provinciale Staten is afgesproken dat in de tweede helft van 2014 een tussentijdse evaluatie van de realisatie van het interne ICT-beleid wordt aangeboden. De provinciale afdeling Auditing- en Procesmanagement heeft deze tussentijdse evaluatie vanuit haar onafhankelijke rol uitgevoerd; Medio 2015 geven wij, na realisatie van de kadernota, invulling aan de wens van PS om een evaluatierapport volgens de kaders van 217a Provinciewet te agenderen. Bevoegdheid De onderzoeksopdracht betreft een taak van GS die door PS wordt gecontroleerd. GS dragen zorg voor adequate evaluatie, doen voorstellen voor voortzetting, wijziging of beºindiging van het betreffende beleid; PS informeren zich, toetsen de resultaten van het beleidskader, voeren debat en nemen beslissingen over het vervolg. Kernboodschap Bij de behandeling van de kadernota ICT heeft u het gewenste ambitieniveau als volgt omschreven: eerst basis op orde en dan actief volger van ICTontwikkelingen op specifieke onderdelen mits onderbouwd door een goede business case. Als speerpunten zijn benoemd: de basis op orde en digitaal werken. 1/5

2 De belangrijkste leerpunten uit de rapportage hebben betrekking op het beter betrekken van de gebruikers, vooral het beter gehoor geven aan signalen/kanttekeningen die tekortkomingen/risico s aangeven. Op basis van de aanbeveling zullen wij de aandacht hiervoor steviger aanzetten zowel op het gebied van (technische)ict-oplossingen als bij business i-projecten. Wij benadrukken dat wij werken volgens de kaders zoals die voor onder andere beveiliging en archiefregelgeving gelden. Samengevat concluderen de auditors dat in de kadernota genoemde speerpunten basis op orde en digitaal werken voortvarend zijn opgepakt. Het grootste gedeelte van de in de bijbehorende routekaart opgenomen projecten is inmiddels afgerond -Tevens is de verwachting dat de nog lopende projecten binnen de toegekende budgetten voor de zomer 2015 zijn uitgevoerd. De doelstellingen van de kadernota zijn daarmee grotendeels bereikt. Het op orde brengen van de technische basis wordt binnen afzienbare tijd afgerond. De organisatiestructuur is vormgegeven zoals in de kadernota is opgenomen. Doordat de directeur bedrijfsvoering/cio ook deelneemt aan de Ambtelijke adviescommissie middelen (AAC middelen) binnen het interprovinciaal overleg (IPO) is ICT ook op het niveau van het IPO voldoende gezekerd. Aangezien het programma Digitaal Werken een speerpunt is, willen wij u in wat meer detail over de tussentijdse evaluatie van dit programma vertellen. Het programma Digitaal Werken heeft zich de afgelopen periode actief op de medewerkers gericht. Dit volgens de drie onderstaande onderdelen. Onderdeel 1: I/ICT voorzieningen op peil Ingevoerd of vernieuwd zijn de volgende oplossingen: een samenwerkingsplatform voor diverse beleidstrajecten, videobellen, functionele ICT- eisen voor de nieuwe werkplekken, Bring Your Own Phone/Tablet (BYOP/BYOT), notepads voor opleidingsdoeleinden, ons intranet Brain is extern toegankelijk gemaakt en uitbreiding van de Telegids. Onderdeel 2: Leren De medewerkers zijn actief opgezocht met: wekelijkse inloopsessies digitaal werken, workshops MS Office 2010, workshops in het kader van de Zomer Academie, instructiekaarten en handleidingen op Brain, Yammer-sessies, trainingen Social Media, gebruik Ipads/tablets en SharePoint. Onderdeel 3: Ondersteuning Hiertoe zijn onder andere diverse activiteiten gestart: verbetering samenwerking met het Dienstenplein en ICT, verbetering informatie op Brain, een heldere ondersteuningsstructuur voor complexe, concern brede applicaties zoals Corsa en SAP. Een belangrijk onderdeel de afgelopen periode is informatiebeveiliging. Er is een informatiebeveiligingsbeleid en jaarlijks wordt een informatie-beveiligingsplan opgesteld. Er wordt voldaan aan NEN ISO normen en IPO kaders. 2/5

3 Om te bepalen in hoeverre onze organisatie voldoet aan de gestelde normen, wordt jaarlijks een quickscan uitgevoerd en een actieplan opgesteld Øn in uitvoer genomen. De provincie neemt deel aan een pilot met IBD-gemeenten (informatiebeveiligingsdienst gemeenten). In lijn met de doelstellingen op nationaal (taskforce IBD) en lokaal niveau om het bewustwordingsniveau op het gebied van de informatiebeveiliging te verhogen, is een mystery guest onderzoek uitgevoerd en worden naar aanleiding hiervan de nodige maatregelen genomen. Architectuur neemt een meer prominente plek in dan voorheen bij het beoordelen van de aanvragen van nieuwe projecten en het in gebruik nemen van applicaties. Daarmee is geborgd dat nieuwe applicaties niet verstorend werken voor het netwerk en andere applicaties. De processen voor wijzigings- en configuratiebeheer zijn ingericht. Licentiebeheer is eveneens meer onder de aandacht gekomen, wat tot kostenbesparingen kan leiden. Aanbevelingen Op basis van de bevindingen en beantwoording van de onderzoeksvragen komen de auditors tot een aantal aanbevelingen, deze aanbevelingen worden door het Cluster ICT en Informatiemanagement graag ter harte genomen. Hieronder treft u de belangrijkste aanbevelingen aan en de daarbij behorende acties c.q. maatregelen die door de provinciale organisatie worden genomen. Zorg dat de resterende werkzaamheden uit de kadernota worden uitgevoerd en zorg voor een bijgewerkte en aangevulde routekaart voor Start met het in kaart brengen van de projecten voor de komende jaren. De koers blijft erop gericht om alle werkzaamheden conform budget en termijn op te leveren. In oktober 2014 zijn al de voorbereidingen gestart om tot aanvulling van de routekaart vanaf medio 2015 en verder te komen; Zorg voor een betere afweging en beheersing van de -toekomstigeprojectenportfolio: Organiseer de nieuwe projectenportfolio-afweging; de genoemde I-board kan daarvoor het aangewezen gremium zijn. Overweeg vanwege het belang van betrokkenheid van de gehele organisatie, de CIO hier voorzitter van te maken. Alternatief is de besluitvorming over de portfolio finaal voor te leggen aan de directie. Zorg voor een meer heldere rol van Stuurgroepen, de I-board en het ICTboard bij de besluitvorming over en de uitvoering van projecten. Behoud daarbij de integrale weging van de ICT-aspecten zoals deze is opgenomen binnen het ICT-board. Zorg dat alle projecten in de projectenportfolio worden meegenomen. Ook de technische Øn de programmatische projecten met wezenlijke ICT-componenten. De aanbevelingen ten aanzien van een betere afweging en beheersing van de toekomstige- projectenportfolio worden meegenomen. 3/5

4 Daarbij wordt aangetekend dat de CIO/I-board de afwegingskaders zal vaststellen en over eventuele afwijkingen besluit. Voor de dagelijkse sturing op de projectenportfolio zal een portfolioboard noodzakelijk blijven. Zorg dat sanering van applicaties stringenter en eenduidiger wordt opgepakt. Benoem de applicaties die end-of-life zijn, wanneer deze gesaneerd worden en wat met de data moet gebeuren. De sanering van applicaties maakt onderdeel uit van de beleidslijn om te werken onder architectuur. Dat houdt in dat er op end-of-life -applicaties geen ontwikkeling of investering meer mag plaatsvinden, en dat ze uit productie worden genomen op het moment dat er een passend alternatief conform de beleidslijn voorhanden is. De aanbeveling om deze beleidslijn stringenter en eenduidiger toe te passen (en daarmee afwijkingen uit te sluiten) zal nadrukkelijk meegenomen worden in de sturingsbevoegdheid van CIO/I-board. Benoem nadrukkelijker de strategische sleutelposities en geef aan hoe kwetsbaarheden worden voorkomen of gemitigeerd. In 2010 is een eerste onderscheid aangebracht tussen strategische en overige functies, daar hebben door voortschrijdend inzicht in 2012 en 2013 nog accentverschuivingen in plaatsgevonden. Parallel aan de diverse acties uit de kadernota is er een niet onbelangrijke personele krimp doorgevoerd, die in de praktijk vaak op gespannen voet blijkt te staan met de investering op strategische functies. Op basis van de aanbeveling zullen wij de aandacht hiervoor steviger aanzetten, door in de discussie over de personele inzet niet alleen de kwetsbaarheden op sleutelposities maar ook oplossingsrichtingen in beeld te brengen, en daarover te besluiten. Consequenties Het tussentijdse onderzoeksrapport geeft geen aanleiding om het beleid bij te stellen. De koers blijft erop gericht om alle werkzaamheden conform budget en termijn op te leveren. Wij zijn ons ervan bewust dat het op orde brengen van de basisvoorziening een grote aanslag betekent op het absorptievermogen van de organisatie. Samen met de acties van het programma digitaal werken willen wij dit onder controle houden. Europese en internationale zaken Niet van toepassing Communicatie Niet van toepassing 4/5

5 Vervolg De kadernota heeft benoemd dat de basis op orde brengen niet ons einddoel zal zijn: daarin werd aangegeven dat aansluitend de basis op orde houden centraal komt te staan om een actieve volger van IT-ontwikkelingen te kunnen zijn. Aan die koers zullen wij in 2015 en verder onverminderd vasthouden. Wij zullen medio 2015 conform artikel 217a van de Provinciewet een eindevaluatie uitvoeren. Bijlagen 1. Managementsamenvatting en het gehele rapport betreffende de tussentijdse evaluatie Kadernota ICT-beleid Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, de voorzitter de secretaris prof. dr. W.B.H.J. van de Donk mw. ir. A.M. Burger Auteur: C.J. Vermeij, (073) Cluster Informatiemanagement en ICT/Afdeling Informatiemanagement 5/5