KHB-INS-PR 24 v01 PROCEDURE WAADI 16 APRIL en 25 NOVEMBER 2015

Transcriptie

1 KHB-INS-PR 24 v01 PROCEDURE WAADI 16 APRIL en 25 NOVEMBER 2015 Deze procedure is van toepassing indien er via Stichting Normering Arbeid (SNA) een melding binnenkomst van een onderneming die in de portefeuille zit van Qualitatis Inspectie. De melding kan afkomstig zijn van Inspectie SZW en/of Belastingdienst en/of Sociale Verzekeringsbank. Dit op basis van de besluiten WAADI 16 april 2015 en 25 november Activiteit 1. Op basis van het regelement registratie SNA en/of het reglement inspectie instellingen en/of het Besluit WAADI 16 april 2016 en/of het Besluit WAADI 25 november 2015 ontvangt Qualitatis Inspectie een melding van SNA die is doorgestuurd via Inspectie SZW (ISZW) en/of Belastingdienst en/of Sociale Verzekeringsbank (SVB) betreffende een onderneming die in het register SNA is opgenomen en die in de portefeuille van Qualitatis Inspectie zit. Verantwoordelijke Registratie ID De manager SNA of zijn plaatsvervanger zal de onderneming die die het betreft aanschrijven met het verzoek tot gegevens overdracht met betrekking tot de specifieke casus die door SNA is gemeld. Met betrekking tot informatie vanuit ISZW die gebaseerd is op een opgelegd boeterapport aan de onderneming die in het register SNA is opgenomen en die in de portefeuille van Qualitatis Inspectie zit zal door manager SNA aan de onderneming verzocht worden het boetrapport en bijbehorende documenten aan de Manager SNA in kopie te overhandigen. Indien er persoonsinformatie in het boeterapport vermeld staat dan wel in de bijbehorende documenten dan dient de onderneming deze informatie te anonimiseren tot de eerste letter voornaam en eerste letter achternaam van desbetreffende persoon. Gegevens met betrekking tot een BSN nummer dienen volledig verwijderd te zijn. Indien het een persoon betreft van buiten de Europese Unie dan dient het land van afkomst herleidbaar te blijven eventuele gegevens betreffende de tewerkstellingsvergunning, met uitzondering van een registratienummer of de gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid ook hierbij die het registratienummer geanonimiseerd te zijn. - ID-738 KHB-INS-PR24 v01 Pagina 1 van 5

2 De onderneming dient binnen 1 week na verzoek tot gegevensverstrekking de gegevens te hebben overgedragen aan Qualitatis Inspectie. Qualitatis Inspectie zal binnen 3 weken na ontvangst van de melding een terugkoppeling plaatsen naar SNA. Met betrekking tot boeterapporten ISZW zal naar de opvraag van het boeterapport en bijbehorende documenten op voorhand de volgende vragen door de onderneming beantwoord moeten worden: a) Is het boeterapport geaccepteerd door de onderneming (boete betaald)? b) Stand van zaken eventueel bezwaar. c) Is er eventueel een zgn. nulbeschikking opgelegd? d) Wanneer is het onderzoek ISZW en het opgelegde boeterapport gemeld aan Qualitatis Inspectie? 3. Bij ontvangst van de gegevens zal de manager SNA- controleren of er inderdaad geen herleidbare persoonsgegevens staan vermeld in het boeterapport of bijhorende documenten. Indien er wel herleidbare gegevens zijn vermeld zal hij er zorg voordragen dat deze onmiddellijk na ontvangst en beoordeling van de documenten worden geanonimiseerd, hij zal hiervan melding maken bij de onderneming. - ID-738 KHB-INS- PR 22 De gegevens betreffende het boeterapport en bijbehorende documenten worden na 5 jaar na ontvangst vernietigd dan wel naar 3 maanden na verwijdering van de onderneming uit het register SNA (volgens besluit WAADI 16 april 2016 na intrekking certificaat) 4. Indien het de beoordeling van het boeterapport en onderliggende documenten evenals andere informatie (rapport SNA ) een direct oordeel gevormd kan worden door de manager SNA- zal hij zijn oordeel direct aan SNA en de onderneming melden. 5. Indien het noodzakelijk is kan de manager SNA een besluit nemen tot een aanvullende inspectie dan wel dat de beoordeling, dit na overleg met SNA, tijdens een reguliere inspectie plaatsvindt. De onderneming zal hierover worden ID-739 ID-703 KHB-INS-PR24 v01 Pagina 2 van 5

3 geïnformeerd. De onderneming zal op basis het reglement registratie SNA hieraan moeten meewerken. 6. Bij uitvoering van de inspectie op locatie zal de inspecteur beschikken over het boeterapport en onderliggende documenten, hij zal hierover zijn bevindingen een rapport uitbrengen. De inspecteur ontvangt de gegevens geencrypt en zal het rapport ook geencrypt terugsturen. Na afloop van de inspectie zal hij alle gegevens betreffende deze inspectie waaronder het boeterapport en bijbehorende gegevens vernietigen, hiervan maakt hij melding in het inspectierapport. 7. Het oordeel van de inspecteur zal worden gemeld aan SNA en de onderneming. Met betrekking tot boeterapporten ISZW zal de terugkoppeling aan SNA betrekking hebben op basis van de volgende punten: a) Voldoet onderneming nog aan de norm /SNA / gevolgen voor certificering? b) Boeterapport geaccepteerd door onderneming (boete betaald)? c) Stand van zaken eventueel bezwaar. d) Is er eventueel een zgn. nulbeschikking opgelegd? e) Overtreding in boeterapport ook bij eigen inspectie Qualitatis Inspectie geconstateerd? a. Ja minor / major? b. Nee analyse reden waarom niet (werkplekgerelateerd, etc.)? c. Onduidelijk motivering waarom dit niet duidelijk is. f) Bij Wav-overtredingen nadere analyse van het volgende: a. Werkplekgerelateerd? b. Komt persoon voor in administratie van de onderneming? c. Gaat het om een ZZP-er? d. Is er sprake van schijn zelfstandigheid? e. De id-controle door de onderneming is (on)toereikend? g) Alle andere zaken die relevant kunnen zijn voor een goede analyse van de gegevens. Inspecteur ID-705 KHB-INS- PR 21 ID-705 ID-739 KHB-INS-PR24 v01 Pagina 3 van 5

4 Zo hoort SNA het ook graag als Qualitatis Inspectie het niet eens bent met de constatering door de ISZW (en uiteraard waarom). Deze procedure is van kracht vanaf 21 januari 2016 KHB-INS-PR24 v01 Pagina 4 van 5

5 Wijzigingen ten opzichte van de vorige versie (KHB-INS-PR24v01) Nieuw KHB-INS-PR24 v01 Pagina 5 van 5