Samenwerken Belastingen Amstelland - Meerlanden. Versie 2, 17 februari 2012

Transcriptie

1 Samenwerken Belastingen Amstelland - Meerlanden Versie 2, 17 februari 2012

2 2 Shared service center Amstelland - Meerlanden Inhoud 1. Aanleiding 3 2. Waarom 3 3. Doel 3 4. Uitgangspunten 4 5. De juridische vorm 4 6. Taken en inhoud 4 7. Beleid 4 8. Personeel 5 9. Gegevensbeheer Communicatie naar de belastingbetaler Financiën Frictie en (des)integratiekosten Risico s Planning Toetreding en uittreding Vervolgproces 9 Bijlage 1, Concept GREG Bijlage 2, concept (meerjaren) begroting SSC-AM

3 3 Shared service center Amstelland - Meerlanden 1. Aanleiding De gemeentesecretarissen van de gemeenten Aalsmeer, Amstelveen, Diemen, Ouder Amstel en Uithoorn hebben de wens uitgesproken om een verdergaande en intensieve vorm van samenwerking na te streven op het gebied van Belastingen. Voorliggende rapportage behelst een samenwerkingsvorm waarbij iedere deelnemende gemeente een afzonderlijke overeenkomst aan gaat met de gemeente Amstelveen. Bijzondere aandacht hierbij verdient de G2, samenwerkingsverband Aalsmeer Uithoorn. Formeel hebben deze gemeenten hun belastingen bij de G2 ondergebracht. Recent heeft het college van Aalsmeer besloten uit de samenwerking G2 te stappen. Daarbij heeft het college aangegeven dat de in de G2 ondergebrachte taken in de toekomst opgeschaald worden naar de centrumconstructie Amstelveen-Aalsmeer. Voor beide gemeenten is het naar verwachting aantrekkelijk om vooruitlopend daarop al de taak Belastingen vanuit de G2 onder te brengen in de voorgestane samenwerking. 2. Waarom Samenwerking op het gebied van belastingen biedt vanuit maatschappelijk en bedrijfseconomisch perspectief duidelijk meerwaarde. - het leidt tot verhoging van de robuustheid en continuïteit van de belastingorganisatie (meer kennis, kunde en formatie om het hoofd te bieden aan complexere wet- en regelgeving). - ook wordt de kwaliteit van de uitvoering voor de belastingbetaler er door vergroot - hebben medewerkers in een grotere en gespecialiseerde organisatie de kans zich verder te ontwikkelen en - er valt een besparing te verwachten door integratie van werkprocessen, het wegvallen van dubbele werkzaamheden, efficiency en inkoopvoordelen. 3. Doel Gemeenten binnen Amstelland - Meerlanden hebben de uitvoering van hun belastingbeleid in één organisatie ondergebracht: Shared Service Center Amstelland - Meerlanden. Shared Service Center Amstelland - Meerlanden (hierna SSC-AM) heft en int vrijwel alle gemeentelijke belastingen, is verantwoordelijk voor de jaarlijkse waardebepaling van alle onroerende zaken en de afdoening van bezwaarschriften; behandelt kwijtscheldingsverzoeken en verzorgt de correspondentie over gemeentelijke belastingen. Dat gebeurt altijd in naam van de gemeente waar het om gaat. De 5 deelnemende gemeenten hebben een gemeenschappelijke regeling gesloten waarbij de gemeente Amstelveen verantwoordelijk wordt voor de uitvoering. De gemeente Amstelveen brengt deze taak onder in het SSC-AM, welk deel uit maakt van de gemeentelijke organisatie Amstelveen. Met iedere deelnemende gemeente wordt ook een afzonderlijk dienstverleningsovereenkomst gesloten om de colour local handen en voeten te geven, Een concept GREG is als bijlage 1 gevoegd. Het SSC-AM is een organisatie waarbij op een zakelijke en professionele wijze uitvoering wordt gegeven aan haar taken. De stijl van leidinggeven richt zich op zelfstandigheid en ontplooiing van de medewerker. Daarbij wordt gestuurd op eindresultaten en klanttevredenheid. Integer handelen tegenover elkaar, binnen de organisatie en naar buiten, staat hoog in het vaandel.

4 4 Shared service center Amstelland - Meerlanden 4. Uitgangspunten Aan de samenwerking liggen verschillende uitgangspunten ten grondslag, zoals: - continuïteit van de huidige dienstverlening - eigen gemeentelijke verantwoordelijkheid op het gebied van belastingen - streven naar verregaand geharmoniseerd beleid mbt de uitvoering en bijbehorende systemen en werkwijzen - structurele besparing op de organisatiekosten door efficiency - eerlijk delen - mens volgt werk - herkenbaarheid eigen gemeente 5. De juridische vorm Er wordt gekozen voor samenwerking in de vorm van een lichte gemeenschappelijke regeling in de vorm van een gastheerconstructie, waarbij de gemeente Amstelveen optreedt als gastheer voor de overige gemeenten. Daarbij worden via individuele DVO s maatwerkafspraken gemaakt tussen de individuele gemeente en Amstelveen. Meerdere redenen liggen hieraan ten grondslag. Enerzijds is dit ingegeven door het uitgangspunt dat iedere gemeente haar eigen verantwoordelijkheid behoud en afzonderlijke prestatie-afspraken kan maken. Hierbij wordt wel gestreefd naar verregaand geharmoniseerd uitvoering. Ook wordt de overhead in de hand gehouden doordat geen aparte organisatie wordt gesticht met afzonderlijke overlegorganen ed. Ten slotte geeft deze juridische constructie de mogelijkheid om problemen met BTW en het aanbestedingsrecht te vermijden. 6. Taken en inhoud Uitgangspunt is om alle taken die thans bij de verschillende afdelingen belastingen zijn ondergebracht onder te brengen in het SSC-AM. De deelnemende gemeenten worden ontzorgt op dit gebied. Daarbij moeten we constateren dat niet iedere gemeente dezelfde belastingen kent. De basis is echter grotendeels gelijk. Hieronder vallen de WOZ, OZB, Rioolrecht, Afvalstoffenheffing en de Hondenbelasting. Daarnaast komen belastingen voor als Toeristenbelasting, Precario, Grafrechten ed. Het gaat hierbij echter om een beperkt deel van de inspanningen (< 5%) van de organisaties. Omdat bij iedere deelnemende gemeente wel iets van een dergelijke heffing voorkomt, wordt bij de kostenverdeling daar geen rekening mee gehouden. Dit ter voorkoming van onnodige administratieve lasten voor een beperkt deel van het budget, terwijl het naar verwachting amper tot andere uitkomsten per deelnemer zal leiden. Zie ook hetgeen hierover gemeld staat bij financiën. 7. Beleid Uitgangspunt is het handhaven van de eigen gemeentelijke autonomie op belastingsoort, verordening en tarifering. De beleidsvoorbereiding en de uitvoering wordt ondergebracht bij het SSC-AM. Invulling zal altijd in nauw overleg met de deelnemende gemeente plaatsvinden. Het opstellen van verordeningen (voor zover het de fiscale aspecten betreft) wordt ondergebracht bij het SSC-AM. Het vaststellen van de verordeningen en de daarbij behorende tarieven wordt niet overgedragen en blijft bij de gemeente. Om de bedrijfsprocessen zo optimaal mogelijk in te richten zal er gestreefd worden naar harmonisatie van de processen. Voor een aantal aspecten geldt dat deze relatief eenvoudig te harmoniseren zijn of zelfs al uniform gehanteerd worden. Het betreft de kwijtschelding, afhandeling bezwaar en beroep, versturen herinneringen/aanmaningen, betaaltermijnen ed. In specifieke gevallen zal in onderling overleg maatwerk worden afgesproken.

5 5 Shared service center Amstelland - Meerlanden 8. Personeel Uitgangspunt is mens volgt werk. Iedere medewerker heeft derhalve een werkgarantie. Bij verschillende afdelingen belastingen van de deelnemende gemeenten is op dit moment sprake van niet bezette posities en/of gaat natuurlijk verloop zich binnen afzienbare tijd voordoen. Voor de medewerkers biedt dit nieuwe mogelijkheden. Bovenformativiteit zal zich naar verwachting niet voordoen mits de medewerkers zich flexibel opstellen ten aanzien van acceptatie van vervangend werk. Omdat het verder om een relatief beperkte groep medewerkers gaat zal, ook met in achtneming van hetgeen recent hierover is afgesproken over de overgang van personeel van Aalsmeer naar Amstelveen, maatwerk worden afgesproken. 9. Gegevensbeheer Het SSC-AM is verantwoordelijk voor het databasebeheer van het objecten- en subjectenbestand ten behoeve van de belastingtaken waarop zij samenwerkt. De deelnemende gemeenten zijn verantwoordelijk voor de basisregistraties GBA en BAG. Ook leveren zij de benodigde luchtfoto s ed aan. De overige gebruikte basisregistraties worden direct afgenomen van het Kadaster en de Kamer van Koophandel. 10. Communicatie naar de belastingbetaler Één van de uitgangspunten is herkenbaarheid van de eigen gemeente voor de belastingbetaler. Dit betekent dat de aanslagen, beschikkingen ed verzonden worden met logo ed van de individuele gemeente en dus niet vanuit een eigen identiteit als SSC-AM. Voor de burger verandert er feitelijk niets. Zij schrijft, belt, mailt, bezoekt website van/naar de eigen gemeentelijke organisatie. Aan de achterkant worden maatregelen getroffen waardoor deze contacten direct doorgeleid worden naar het SSC-AM en daar verder worden afgedaan. Op afspraak is het ook mogelijk om burgers op het gemeentekantoor van de desbetreffende gemeente te woord te staan. Belastingbetalingen ed worden ook gedaan op rekeningen van de desbetreffende gemeente. 11. Financiën Benadrukt wordt dat de uitvoeringsorganisatie SSC-AM van de gemeente Amstelveen niet opereert als commerciële aannemer. Doelstelling van het SSC-AM is om tegen zo laag mogelijke kosten voor de deelnemende gemeenten haar taken uit te voeren. Jaarlijks wordt hiervoor een begroting opgesteld waarbij de deelnemende gemeenten naar rato in participeren. Het SSC-AM heeft de verantwoordelijkheid om binnen het beschikbare budget haar taken uit te voeren. Eventuele afwijkingen in de loop van het jaar, zowel positief als negatief komen ten gunste of ten laste van een bedrijfsvoeringsfonds SSC-AM. De omvang van dit fonds mag zich begeven tussen de min of plus 5% van de omzet. Dit ter stimulering van de organisatie en om zo efficiënt als mogelijk te opereren waarbij ook kleine fluctuaties in de tijd kunnen worden opgevangen. Daarboven vindt evenredige verrekening plaats met de deelnemende gemeenten. Uitgangspunt is om de lusten en lasten zo eerlijk mogelijk te verdelen. Als vergoeding voor haar activiteiten krijgt Amstelveen een bijdrage van iedere deelnemende gemeente ter grootte van 5% opslag op haar aandeel. Dit ter compensatie van risico s en optredende indirecte kosten die niet afzonderlijk worden toegerekend aan het SSC-AM. Hierbij is gekeken naar hetgeen in den lande vaker als vergoedingscomponent wordt gehanteerd.

6 6 Shared service center Amstelland - Meerlanden Ter toelichting: De gemeente Amstelveen kent een vrij eenvoudig verdeelsysteem vwb haar overheadkosten. Het vorm en inhoud geven van een SSC vergt bijv. extra ondersteuningsinzet van afdelingsmanagement, administratie, ICT-beheer etc. Deze kosten worden niet afzonderlijk zichtbaar gemaakt en daarmee ook niet toegerekend, maar treden voor Amstelveen wel op. Daarnaast neemt de gemeente een verantwoordelijkheid op zich waaraan risico s kleven. Verdeelsleutel van de kosten over de deelnemende gemeenten. In den lande worden verschillende verdeelsleutels toegepast. Voorbeelden zijn: - bedrag per inwoner - bedrag per WOZ-object - het aantal aanslagregels - het aantal aanslagbiljetten - combinatie van bovenstaande Naar mate je een meer gedifferentieerde sleutel hanteert benadert dit de meerkosten die gemaakt worden voor de individuele deelnemer. Aan de andere kant vergt dit extra administratieve handelingen die ook betaald moeten worden. Daarnaast hebben we te maken met arbitraire posten, wat reken je waar en aan wie toe? Er zijn verschillende proefberekeningen gemaakt met als uitkomst dat de uitkomsten elkaar niet veel ontlopen. Om die reden wordt een simpele controllerbare verdeelsleutel voorgestaan, bedrag per inwoner. Onderstaande tabel is een uittreksel uit de concept-begroting SSC-AM welke als bijlage 2 is opgenomen. Het betreft hier een indicatie uitgaande van deelname van alle gemeenten en tegen prijspeil Ook wordt een toekomstperspectief geschetst voor de komende 4 jaren. Daaruit blijkt o.a. dat het bedrag per deelnemende gemeente daalt ivm het wegvallen van de incidentele aanloopkosten en het verder efficiënter kunnen inrichten van de processen. Afhankelijk van de omvang van de frictie en desintegratiekosten bij de individuele gemeenten treedt er al direct in jaar 1 een voordeel op. Meerjarig perspectief ( ) per gemeente Amstelveen Begroting belastingen Aandeel in SCC-AM Verschil % Verschil 6% 9% 12% 19% Aalsmeer Begroting belastingen Aandeel in SCC-AM Verschil % Verschil 10% 13% 16% 22% Uithoorn Begroting belastingen Aandeel in SCC-AM Verschil % Verschil 5% 7% 10% 18% Diemen Begroting belastingen Aandeel in SCC-AM

7 7 Shared service center Amstelland - Meerlanden Verschil % Verschil 19% 21% 23% 29% Ouder-Amstel Begroting belastingen Aandeel in SCC-AM Verschil % Verschil 9% 12% 15% 21% TOTAAL Som huidige begrotingen Begroting SSC-AM incl. opslag Verschil % verschil 9% 11% 14% 21% De gegevens van de deelnemende gemeenten zijn gehaald uit gepubliceerde stukken als begrotingen ed. Tijdens de individuele gesprekken is gebleken dat naast de kosten op het product belastingen er ook nog elders kosten zitten in bijv de afdelingskosten. Voor het totaalbeeld maakt dit niet uit, echter het individuele voordeel valt bij sommige gemeentes daardoor nog hoger uit. 12. Frictie en (des)integratiekosten In de voorliggende begroting zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: - iedere deelnemende gemeente draagt naar rato bij aan de kosten die gemaakt moeten worden om de samenwerking tot stand te brengen. Dit vanuit de gedachte om zowel de lusten als de lasten te verdelen. Concreet betekent dit dat eenmalige conversiekosten, projectkosten ed tlv het SSC-AM komen en deze vervolgens omgeslagen worden over de deelnemers. - Frictie- en desintegratiekosten komen voor rekening van de latende organisatie. Deze kunnen behoorlijk verschillen in omvang. Hieronder vallen achterblijvende overhead, kapitaallasten activa, evt nog doorlopende contractverplichtingen. - Iedere deelnemende gemeente draagt haar eigen kosten vwb het op peil brengen houden van de bestanden tot het moment van overgaan. 13. Risico s De volgende risico s worden onderkend: - Bestuurlijk - ICT - Bestanden huidige organisatie vervuild - Personeel, kwaliteit en kwantiteit - Afwikkeling oude jaren - Samenloop met fusie ambtelijke organisatie Amstelveen-Aalsmeer Bestuurlijk In de voorliggende opzet wordt er vanuit gegaan dat alle gemeenten gaan deelnemen. Niet uit te sluiten valt dat 1 of meerdere gemeenten anders zullen besluiten. Dit heeft effect op de te bereiken efficiencyvoordelen.

8 8 Shared service center Amstelland - Meerlanden ICT Voorwaarde om objecten te kunnen waarderen en belastingen te kunnen heffen is dat de ICT infrastructuur op orde is. De koppelingen met de diverse basisregistraties moeten functioneren. Hiervoor is niet alleen capaciteit nodig van de deelnemende organisaties, maar ook van de leverancier, GOUW bv. Dit zal vroegtijdig onderkent moeten zijn om te bepalen of de ingangsdatum realistisch is. Vervuiling bestanden Er zal vooraf een schouw plaatsvinden van de aanwezige bestanden. O.a vindt dit plaats aan de hand van het rapport van de Waarderingskamer. Bij achterstallig onderhoud zullen afzonderlijke afspraken gemaakt moeten worden om dit op te heffen. De kosten komen t.l.v. de uitbestedende partij. Personeel, kwaliteit en kwantiteit De gemeente Amstelveen neemt alle betrokken medewerkers over van de deelnemende gemeente. Daarbij wordt er vanuit gegaan dat zij voldoen aan de door Amstelveen gehanteerde kwaliteitscriteria. Bij onvoldoende kwaliteit zal geïnvesteerd worden in aanvullende scholing of zullen andere passende maatregelen worden genomen. Daarnaast is een risico het niet beschikbaar hebben van voldoende capaciteit tijdens de overgangsfase. Op dit moment kampen diverse gemeenten al met personele bezettingsproblemen. Om de conversie soepel te kunnen laten verlopen zullen de deelnemende gemeenten zorg moeten dragen dat hun capaciteit op peil blijft tot het moment van overgang. Afwikkeling oude jaren Als blijkt dat meer dan verwacht er nog werk is aan het opleggen en innen van belastingen over oude jaren zal extra capaciteit nodig zijn. Als dit zich voordoet zullen hierover nadere afspraken moeten worden gemaakt. Samenloop met ambtelijke fusie Amstelveen-Aalsmeer Het jaar 2012 staat voor de ambtelijke organisatie van Amstelveen en Aalsmeer in het teken van het samengaan per 1 januari Belastingen valt hier weliswaar niet onder, maar andere onderdelen als ICT en management worden daar wel grotendeels door opgeslokt. Door de processen goed te monitoren en tijdig bij te sturen hoeft dit niet onoverkomelijk te zijn. 14. Planning De gemeente Amstelveen is er klaar voor om ingaande 2013 invulling te geven aan de samenwerking. Omdat effectuering de nodige voorbereidingstijd vergt van de deelnemende gemeenten is ambtelijke duidelijkheid over de samenwerking in januari/februari 2012 een voorwaarde. Het 2 e kwartaal is benodigd voor het bestuurlijke traject en het opstarten van de samenwerking. Het 2 e halfjaar is dan benodigd voor inrichten van de organisatie, conversie van de bestanden etc. Voor de begeleiding en bewaking van dit proces zal een projectmanager worden aangetrokken/vrijgemaakt. Bij de start is het noodzakelijk om te weten wie er mee gaan doen. De eerst komende 2 jaren 2012/2013 zullen we vervolgens nodig hebben om de nieuwe organisatie in te richten, de conversie vorm te geven etc. Eea betekent dat indien een gemeente pas later besluit tot deelname de eerstkomende aansluitmogelijkheid is (2014 is dan het voorbereidingsjaar).

9 9 Shared service center Amstelland - Meerlanden 15. Toetreding en uittreding Aangezien zowel het toetreden als uittreden iedere deelnemende gemeente raakt moeten hierover afspraken gemaakt worden. Vwb toetreding zal gelden dat hier enkel sprake van zal zijn indien dit efficiency voordelen meebrengt voor het SSC-AM. Vwb uittreding zullen er afspraken in de gemeenschappelijke regeling worden opgenomen over contractduur, opzegtermijn, vergoeding desintegratie ed. 16. Vervolgproces - bespreking in januari met gemeentesecretarissen - febr/maart evt. presentatie richting organisaties, commissies of besturen - 2 e kwartaal vaststellen gemeenschappelijke regeling door de individuele raden - 2 e halfjaar, vaststellen individuele DVO s en transitie operationeel Arnold Geytenbeek Hoofd middelen, gemeente Amstelveen