Financiële risico s verminderen met logistieke ingrepen

Transcriptie

1 Trefwoorden Risicoprofiel Toeleverancier Klant Financiële risico s verminderen met logistieke ingrepen Maurits Verweij, Andries Faas en Marcel Brand Bedrijven leggen de noodzaak van kostenbeperking nog steeds primair op het bordje van de leveranciers. Terwijl logistieke ingrepen in de eigen organisatie, zoals beperking en verlaging, veel effectiever zijn. Slechts weinig bedrijven zijn zich bewust van de grote financiële risico s van almaar langere ketens tussen leverancier en klant. Uit onderzoek van Berenschot in veertien bedrijven blijkt dat met name grote Nederlandse toeleveranciers hun Exposure kunnen verkleinen. In dit eerste van twee artikelen wordt met behulp van het Exposure-model aangetoond dat bedrijven sneller en flexibeler kunnen inspelen op economische voor- en tegenspoed. Dr.ir. M.J. Verweij is managing consultant bij Berenschot. m.verweij@ Ir. A. Faas is managing consultant bij Berenschot. a.faas@ Ir. M. Brand is managing consultant bij Berenschot m.brand@ De economische recessie komt hard aan in de Nederlandse industrie. Inkrimpingen, reorganisaties en faillissementen zijn aan de orde van de dag. Vrijwel alle maatregelen zijn gericht op het verlagen van de kosten. Leveranciers worden daarbij ook niet ontzien. Sterker nog, liever besparen op de inkoopkosten dan ingrijpen in de eigen organisatie. Zo blijft prijs het belangrijkste onderwerp van gesprek bij contractonderhandelingen en loon bij CAO-onderhandelingen. Ook de recent weer toegenomen race naar Oost-Europa of nog verder weg wordt grotendeels uit kostenoverwegingen bepaald. Veel minder aandacht wordt besteed aan de (financiële) risico s in bedrijven en de steeds langer wordende ketens tussen klanten en leveranciers. In deze bedrijven en ketens ligt veel geld vast in voorraden en onderhanden werk. Zoveel geld, dat de financieringslasten alleen al een groot deel van het bedrijfsresultaat opeten. Daarnaast zijn de kosten van incourante voorraden en de gemiste omzet door gebrek aan flexibiliteit vaak nog ernstiger dan de financieringslasten. In sommige gevallen loopt het financiële risico binnen bedrijven op tot 5% van de jaaromzet. Bij een rentepercentage van 8 betekent dit dat de financieringslasten 4% van de jaaromzet bedragen. Ter vergelijking de netto marge binnen de metaalindustrie lag in 2 op 5,3% van de omzet. Bij de elektrotechnische industrie was dit percentage in 2:,5. Berenschot heeft bij een veertiental bedrijven onderzoek gedaan naar deze financiële risico s. Centraal daarbij staat het begrip Exposure, de hoeveelheid geld die verloren gaat bij het wegvallen of wijzigen van een order. Slechts weinig bedrijven zijn zich bewust van deze financiële risico s. En die bedrijven die zich actief bezighouden met het beperken van deze risico s zijn vooral geneigd de druk neer te leggen bij hun leveranciers, terwijl logistieke ingrepen in de eigen interne organisatie (en dus veel gemakkelijker te beïnvloeden en te realiseren) vaak veel effectiever zijn. Het ontwikkelde Exposure-model helpt de operationele financiële risico s binnen bedrijven te identificeren en gericht te verlagen. Hiermee neemt de adaptiviteit en de flexibiliteit van bedrijven en de gehele keten toe. Met name voor bedrijven die opereren in complexe en MANAGEMENT EXECUTIVE MAART/APRIL 4 23

2 onzekere markten is het van belang snel in te spelen op economische voor- en tegenspoed. tijd opgebouwde voorraden in hun magazijnen hebben liggen. In dit artikel kijken we allereerst terug op de belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van produceren in bedrijven en ketens en gaan we nader in op het begrip risico en Exposure. Aan de hand van de analyse van de Exposure bij veertien bedrijven laten we zien welke risico s bedrijven lopen. Tot slot bespreken we welke maatregelen het meest effectief voor deze bedrijven zijn om de risico s te beperken. In een tweede artikel worden deze maatregelen aan de hand van praktijkvoorbeelden verder uitgewerkt en wordt getoond hoe deze maatregelen geïmplementeerd kunnen worden. Produceren in ketens In de jaren negentig zijn organisaties zich steeds meer gaan richten op hun kerncompetenties. De activiteiten die niet tot de kerncompetenties behoorden werden uitbesteed. Dit heeft geleid tot intensievere samenwerking en grotere behoefte aan afstemming met externe toeleverende partijen. Supply Chain Management is erop gericht met behulp van diverse (logistieke) modellen deze afstemming tussen organisaties in de keten te optimaliseren. Echter, de gehanteerde modellen gaan uit van een relatief eenvoudige en voorspelbare omgeving. Veel ketens, neem als voorbeeld de halfgeleiderindustrie, zijn zeer complex en onvoorspelbaar. ASML heeft een paar jaar geleden in een tijdsbestek van enkele maanden haar productieschema verdubbeld en vervolgens meer dan gehalveerd. Deze fluctuaties werden direct doorvertaald naar de leveranciers hetgeen leidde tot enorme opslingereffecten in de hele keten. Er zijn nog steeds bedrijven die de in die Stel dat een klant bij een bedrijf een order heeft geplaatst ter waarde van 11.. De kostprijs van deze order bedraagt 1., bestaande uit 7. materiaal en 3. toegevoegde waarde. Ga verder uit van een levertijd van 2 weken voor de materialen en 2 weken voor de interne. De materialen moeten dus uiterlijk vier weken voor leverdatum besteld worden. Na bestelling van de materialen bedraagt de Exposure 7. (materiaalkosten). Tijdens het produceren loopt de Exposure verder op tot de uiteindelijke kostprijs van 1.. Risico s De belangrijkste maatstaf voor het beoordelen van het succes van een bedrijf is nog altijd het rendement getuige de koersfluctuaties die vaak volgen op het publiceren van kwartaal- of jaarcijfers. Ook de verwachte risico s die aandeelhouders lopen bij het investeren in ondernemingen worden steeds belangrijker. Naast goede jaarcijfers wordt het behalen van een Triple A-status op de beurs net zo gewaardeerd. Uiteindelijk zullen zowel aandeelhouders als banken een bedrijf beoordelen op basis van de afweging tussen verwacht rendement en risico. Het risicoprofiel van een onderneming wordt bepaald door een groot aantal factoren. Een van deze factoren is de financiële structuur van een bedrijf. Liquiditeit en rentabiliteit zijn gangbare begrippen om financiële risico s binnen bedrijven in kaart te brengen. Veel minder zichtbaar zijn de zogenaamde operationele financiële risico s die bedrijven lopen. Deze risico s ontstaan bijvoorbeeld wanneer bedrijven verplichtingen met hun leveranciers aangaan en starten met produceren op basis van prognoses of toezeggingen van hun klanten, hetgeen leidt tot een stijging van de voorraden en de positie van het onderhanden werk. En ook als dit soort risico s formeel in contractuele toezeggingen afgedekt zijn, blijken deze afspraken in de praktijk vaak zeer broos. Want omwille van de goede relatie worden boeteclausules en andere dwangmiddelen slechts beperkt en te laat ingezet. Dergelijke verplichtingen hangen dan als een molensteen rond de nek van ondernemingen. Exposure: risicoprofiel van bedrijven en ketens Het begrip Exposure koppelt het begrip risico aan het produceren. Exposure is het financiële risico die bedrijven lopen bij het wegvallen of wijzigen van orders. (zie voorbeeld in kader) Met behulp van het Exposure-model kan de Exposure inzichtelijk gemaakt worden. Centraal in het model staat het zogenaamde OrderRealisatieProces (ORP) MANAGEMENT EXECUTIVE MAART/APRIL 4

3 FINANCIËLE RISICO S VERMINDEREN MET LOGISTIEKE INGREPEN Het Exposure-model brengt de vermogenslast in kaart die Kosten gedurende de van het OrderRealisatieProces kosten ingekochte gemaakt wordt. Figuur 1 laat Gemiddelde assemblagekosten de essentie van het Exposuremodel zien. De hoogte in verticale richting geeft aan hoe kosten ingekochte onderdelen groot het risico is dat gelopen Gemiddelde fabricagekosten wordt. De horizontale as geeft aan hoe lang dat risico gelopen wordt. Het gearceerde kosten oppervlak is daarmee een maat voor de vermogenslast en het totale risico. (In deze Order figuur is de invloed van betalingstermijnen op de Proces Realisatie Exposure niet weergegeven.) In de kostenopbouw op de verticale as z wordt onderscheid gemaakt in de totale fabricagekosten (alle arbeidskosten, machinekosten en overige kosten waaronder staf- en overheadkosten gerelateerd aan het fabricageproces), de totale assemblagekosten (alle arbeidskosten, machinekosten en overige kosten waaronder staf- en overheadkosten gerelateerd aan het assemblageproces) en de inkoopwaarde van, halffabrikaten en. Op de horizontale as staat de tijd uitgedrukt. Hierbij is een onderverdeling gemaakt in de ingekochte onderdelen eigen halffabrikaat materiaal, de fabricage, de assemblage en de dekking. De berekende oppervlakte onder de grafiek (kosten * tijd) geeft vervolgens het financiële risico van een bedrijf aan. Hoe groter het oppervlak, hoe meer risico s bedrijven lopen. Eventuele vooruitbetalingen door klanten kunnen hier vervolgens weer van worden afgetrokken. Opvallend bij dit bedrijf zijn de lange materiaal voor (7 weken) Assemblage Assemblage eigen ingekochte Betalingstermijn klant Tijd Figuur 1. Exposure-model Gemiddelde fabricagekosten Kosten-> ( ) Inkoopwaarde en kosten.. 1.., 5, 1, 15,, 25, 3, 35, 4, Tijd-> (in weken) eigen Betalingstermijn afnemer Figuur 2. Exposure-profiel van een van de onderzochte bedrijven MANAGEMENT EXECUTIVE MAART/APRIL 4 25

4 Omzet en Exposure-> ( *1..) A B C D E F G H I J K L M N O Bedrijven-> Exposure versus omzet-> (%) Omzet Exposure Exposure versus omzet Figuur 3. Per bedrijf: omzet, Exposure en Exposure als percentage van de omzet en de lage omloopsnelheid van de (18 weken). Dit bedrijf loopt 25 weken lang een risico van 6 miljoen euro. De Exposure van dit bedrijf is dan ook hoog: in 2 39 miljoen euro (5% van de omzet). De financieringslasten hiervan waren 3,2 miljoen euro (4% van de omzet). Ter vergelijking de netto marge was in 2 circa 3%. Ter illustratie: het verlagen van de grondstof met 3% levert bij dit bedrijf al een reductie van de Exposure en de financieringslast op van 16%. Exposure bij Nederlandse toeleveranciers Er is bij een veertien Nederlandse industriële toeleveranciers onderzoek gedaan naar het risicoprofiel met behulp van het hiervoor beschreven Exposure-model. Gedurende het onderzoek is allereerst per bedrijf de Exposure berekend en is per bedrijf een analyse gemaakt van waar het bedrijf het meeste risico loopt. Vervolgens is bekeken op welke manier de Exposure verlaagd kan worden en is berekend wat het verbeterpotentieel is. Uit figuur 3 blijkt dat de Exposure bij de grotere toeleveranciers (omzet groter dan 4 miljoen) ongeveer 45-55% van de omzet bedraagt. Als we ervan uitgaan dat de Exposure gefinancierd wordt met vreemd vermogen en tegen 8% rente, betekent dit dat de jaarlijkse rentelasten gelijk zijn aan een netto marge van 4%. Hierbij is geen rekening gehouden met eventuele kosten voor incourante voorraden en gemiste omzet door gebrek aan flexibiliteit. De kleinere toeleveranciers (omzet kleiner dan 4 miljoen euro) doen het wat dat betreft beter: de Exposure bedraagt circa -3% van de omzet. Ook hier blijkt dus maar weer eens dat big niet altijd beautiful is. Een verklaring voor het verschil in Exposure tussen de grotere en kleinere toeleveranciers is dat kleinere bedrijven wendbaarder zijn en sneller op veranderingen kunnen inspelen. Een andere verklaring is dat de grotere bedrijven een groter deel van hun productie hebben uitbesteed. Het blijkt dat dit gepaard gaat met een grotere logistieke complexiteit en langere ketens. De risico s die dit met zich meebrengt worden veelal afgedekt met extra voorraden, met name voorraden halffabrikaat. En dat is terug te vinden in de Exposure-berekeningen. Daarnaast kunnen kleinere bedrijven soms minder gemakkelijk kredieten krijgen bij banken en zijn daardoor wel gedwongen minder te investeren. Tot slot zullen (kleine) ondernemers meer geneigd zijn de (soms persoonlijke) risico s te verkleinen. Hefbomen voor het verlagen van Exposure We onderscheiden vijf hefbomen die de Exposure binnen bedrijven en ketens kunnen verlagen: 1. verkorten van de fabricage- en de assemblageen; 2. verkorten van de materiaalen voor, ingekochte halffabrikaten en ingekochte ; 3. verlagen van de voorraden ingekochte, halffabrikaten en en de voorraden eigen halffabrikaten en ; 26 MANAGEMENT EXECUTIVE MAART/APRIL 4

5 FINANCIËLE RISICO S VERMINDEREN MET LOGISTIEKE INGREPEN 3 25 Exposure reductie-> (%) A B C D E F G H I J K L M N O Bedrijven-> Verkorten fabricage- en asemblage Verkorten materiaalen Verlagen voorraden Verlagen overheadkosten Verlagen inkoopkosten Verkorten betalingstermijn klant 4. reduceren van de kosten, hierbij valt onderscheid te maken in de inkoopwaarde van, halffabrikaat en eindproduct, de fabricagekosten, de assemblagekosten en de overhead en stafkosten; 5. verkorten van de betalingstermijn van de klant. Combinaties, als het verlagen van de voorraden en het reduceren van de inkoopwaarde zijn uiteraard ook mogelijk. Met behulp van het Exposure-model zijn per bedrijf de effecten van de verschillende hefbomen op de Exposure berekend. Hierbij is per hefboom telkens een besparing van 3% aangehouden. De overige variabelen bleven ongewijzigd. Uit figuur 4 blijkt dat de meest effectieve maatregelen voor het verlagen van het Exposure-risico zijn: het verkorten van de betalingstermijn van de klant en het verlagen van de voorraden. Opnieuw zijn er grote verschillen te onderkennen tussen grote en kleine toeleveranciers: Het verkorten van de betalingstermijn met 3% levert bij kleine toeleveranciers een Exposure-verlaging op van ongeveer %. Bij de grote toeleveranciers is dit percentage ongeveer 1. Het verlagen van de voorraden met 3% levert bij zowel de grotere als de kleinere toeleveranciers een Exposure-verlaging op van tussen de 5-15%. Verder blijkt dat bij de grote toeleveranciers het reduceren van de fabricage en assemblage een effectieve maatregel is (Exposure-verlaging van 5-15%). Weinig effect op het verlagen van de Exposure hebben het reduceren van de materiaalverwerkingstijden (1-4%) en het verlagen van de overheadkosten (-2%). Een negatief effect bij gelijkblijvende waarde op de Exposure heeft het verlagen van de inkoopkosten. Men zou verwachten dat het reduceren van de inkoopkosten de Exposure zou verminderen. Omdat het verlagen van de inkoopkosten veelal gepaard gaat met verslechterde logistieke afspraken (bijvoorbeeld grotere bestelgroottes) zien we de Exposure eerder toenemen dan afnemen. Conclusie Exposure (risico) is net zo belangrijk als rendement voor een bedrijf. Uit het onderzoek blijkt dat het risicoprofiel van de met name grote Nederlandse toeleveranciers substantieel is. Relatief eenvoudige logistieke maatregelen als verlagen van de voorraden en het verkorten van de leiden tot substantiële verlaging (en dus structurele verbetering) van de Exposure. Maatregelen in de richting van leveranciers, zoals het verkorten van de materiaalen en het verlagen van de inkoopkosten hebben veel minder effect of leiden in een aantal gevallen zelfs tot hogere risico s. In het vervolgartikel wordt aan de hand van cases ingegaan op de vraag hoe de voorraden verlaagd en de en verkort kunnen worden. Figuur 4. De effecten van de verschillende hefbomen op de Exposure per bedrijf Noot Onder het ORP wordt verstaan: alle activiteiten die verricht moeten worden om klantenproducten op klantenorder te produceren en te leveren. Dit omvat dus alle productieactiviteiten, maar ook de besturing van de productie, de logistiek, de orderverwerking, het bestellen van materialen en het afleveren (DCN, 3). MANAGEMENT EXECUTIVE MAART/APRIL 4 27