uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering rijk UBR Jaarbericht 2015

Transcriptie

1 uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering rijk UBR Jaarbericht 2015

2 voorwoord Voor UBR is 2015 een goed jaar geweest, met mooie resultaten. Daar staan wij graag bij stil. Van, voor en door de overheid. Dat staat bij UBR hoog in het vaandel. Zo hebben we met ons ontwikkelbedrijf dit jaar een bijdrage geleverd aan een aantal politiek bestuurlijke trajecten, zoals de uitbouw van ICT-kennis en capaciteit, onderdeel van de kabinetsreactie op de commissie Elias. In onze reguliere dienstverlening werken we steeds meer aan het vastleggen van kennis. Kennis die we teruggeven aan onze opdrachtgevers. We geloven in het bundelen van expertise door onze kennis, kunde en kwaliteit samen te brengen. Het fundament van UBR is in 2015 flink verstevigd. Daar bouwen we in 2016 op door. Kwaliteit wordt de rode draad voor het komend jaar. Kwaliteit in al haar facetten, waaronder ook de kwaliteit van onze medewerkers. Zij vormen ons kapitaal en maken op het punt van kwaliteit het verschil. Ninke Lansink Rotgerink & Irene van Munster UBR heeft een breed aanbod van diensten en producten op het gebied van bedrijfsvoering. Onze collega s werken verspreid over de hele overheid en in het hele land. Het centrale thema dit jaar was verbinding. De onderlinge verbinding van onze onderdelen, collega s en de verbinding met onze opdrachtgevers. Op die manier leveren we een bijdrage aan de innovatie van de overheid.

3 ubr ontwikkelbedrijf Het Programma Operatie Informatiebestel Rijk (OIR) werkt aan de maatregelen uit de kabinetsreactie op het rapport van de commissie Elias. UBR realiseert extra ICT-capaciteit en -kennis, trekt nieuw talent aan via een rijksbreed ICT-traineeprogramma en het bundelt ICT-inkoopexpertise in een pool van aanbestedingsadviseurs. UBR OW voerde mede regie op het inrichten van de bedrijfsvoering voor de Rijksschoonmaakorganisatie. Het gaat om dienstverlening vanuit verschillende onderdelen van UBR op het gebied van personeelszaken, financiën, inkoop, ICT en het maken van roosters. UBR IPKD (Interdepartementale Post- en Koeriersdienst) heeft dit jaar met succes een pilot afgerond voor het bezorgen van gerechtelijke brieven. In 2016 worden alle gerechtelijke brieven door ons bezorgd. UBR RBO (Rijksbeveiligingsorganisatie) heeft het contract van de IND met een externe leverancier voor beveiliging van de IND locaties overgenomen. Hiermee werd de IND direct ontzorgd in deze uitzonderlijk drukke periode. UBR OW voert rijksbrede verkenningen uit. Voor BZK onderzoeken we de mogelijkheid voor een voorziening, bijvoorbeeld een rijksleerwerkbedrijf, in het kader van de Participatiewet. In opdracht van de Belastingdienst doen we onderzoek naar een innovatief vervoersknooppunt voor regio Haaglanden en omgeving. UBR RBO beveiligt 150 rijkslocaties, en evenementen waaronder de Tour de France en het Europees Voorzitterschap UBR IPKD bezorgt gerechtelijke brieven in heel Nederland vanuit 8 locaties met 140 medewerkers UBR Transferium begeleidt 60 VWNW-medewerkers van UBR. De helft heeft een nieuwe baan of een passende oplossing gevonden. Ook zijn pilots gestart met het aanbieden van deze dienstverlening aan overige departementen

4 ubr ec o&p We maakten een portret van mensen bij de Rijksoverheid, druk bezig met voorzorgsmaatregelen en bestrijding van ebola. Met dit item wonnen we de Magneet voor het meest creatieve werk op het gebied van arbeidsmarktcommunicatie. Met onze Inhousedag ICT wonnen we de Gouden Mier. In 2015 zijn de laatste onderdelen van het ministerie van Veiligheid & Justitie overgegaan naar de Bedrijfsgeneeskundige dienstverlening van UBR EC O&P. In 2015 is het product Eigen Risicodragerschap WGA uitgevoerd bij de ministeries. Het levert de Rijksoverheid dit jaar al 12 miljoen besparing op. Op nagenoeg alle departementen hebben de organisatieadviseurs van UBR EC O&P de ambtelijke top bijgestaan met bestuursadvies. Als partner adviseerden we over governance van zbo s, agentschappen en sso s vacatures gepubliceerd op rijksambtenaren begeleid naar een andere vaste of tijdelijke functie volgers op de LinkedInpagina van Werken voor Nederland en volgers op Facebook-pagina Arbeidsjurdisch advies en organisatieadvies hebben samen opdrachtgevers bijgestaan bij een aantal grote reorganisaties. Dat deden we met juridische advies en als secretaris ondersteunden we bedenkingencommissies en plaatsingsadviescommissies. Een kleine 5000 ambtenaren maakten dit jaar gebruik van Bedrijfsmaatschappelijk Werk

5 ubr iir In 2015 heeft UBR IIR het PMK-model ontwikkeld. PMK is een model om de kwaliteit van projectmanagement te meten en het daarmee naar een hoger niveau te brengen. Het model is met enthousiasme ontvangen. Inmiddels hebben de eerste 40 projectleiders de opleiding PMK-foundation of PMK-workshop gevolgd. Het Programma Operatie Informatiebestel Rijk (OIR) werkt aan de maatregelen uit de kabinetsreactie op het rapport van de commissie Elias. Op cruciale posities bij grote ICT-projecten worden bij voorkeur ambtelijk medewerkers ingezet. Hiermee versterkt het Rijk haar kennis en wordt ze minder afhankelijk van de markt. UBR IIR groeit in de komende twee jaar naar 200 medewerkers. Die groei is dit jaar gestart, UBR IIR heeft inmiddels een aantal nieuwe collega s aan boord. UBR IIR vervult een groot aantal CIO-rollen, bij voorbeeld bij Tweede Kamer, RIVM en ministerie van Algemene Zaken. 276 opdrachten en contracten uitgevoerd BZK, VenJ, VWS, EZ en IenM zijn de belangrijkste opdrachtgevers Per opdracht bespaart het Rijk gemiddeld zo n op externe inhuur We zetten onze expertise in op veel grote en high-risk-projecten zoals EDU (Programma Electronische Dienstverlening Uitvoering) en RIdM (programma Rijksidentiteitsmanagement).

6 ubr his UBR HIS gebruikte in 2015 steeds vaker een Best Value Procurement-procedure, zoals bij een Europese aanbesteding voor schoonmaakmachines, -middelen en -materialen voor de Rijksschoonmaakorganisatie. We blijven alert op situaties die de goede relatie met de markt kunnen verstoren en wijzen leveranciers hier ook op met de door ons ontwikkelde business etiquette Zo doen we zaken. We verzorgen ook dienstverlening over de grens, zoals het afgelopen jaar voor de ambassade in Benin. UBR HIS begeleidde samen met andere Europese landen een aanbesteding voor het opbouwen en versterken van de Civil Society in Juba, Zuid-Soedan. Uit deze aanbesteding komt een partij die het fonds opzet, beheert en zorg draagt voor goede besteding van de fondsmiddelen. UBR HIS heeft voor de EU-top stropdassen en clutches ingekocht. Ze worden uitgedeeld tijdens activiteiten die in het kader van het EU-voorzitterschap plaatsvinden. In 2015 rond de 200 Europese aanbestedingen uitgevoerd Verantwoordelijk voor 4 inkoopcategorieën waarvan één categorie i.s.m. Rijkswaterstaat We beheren rijksbrede ICTcontracten met een totale contractwaarde van ongeveer 2 miljard euro Voor de EU-top hebben we stropdassen geleverd

7 ubr icg UBR ICG heeft voor het ministerie van Buitenlandse Zaken een Academie voor Internationale betrekkingen opgezet. We worden in diverse rollen (onder andere die van gemandateerd opdrachtgever) gevraagd om uitvoering te geven aan diverse landelijke Huisvesting Masterplan projecten. We helpen DJI met het opzetten van een landelijke opererende facilitaire dienstverleningsorganisatie. De samenwerkingsovereenkomsten van bureau Gateway met G4 en gemeenten is positief geëvalueerd. Het Gateway kennisverrijkingsmodel is verder uitgewerkt en beschikbaar gesteld aan de andere UBR onderdelen. 126 opdrachten bij 10 departementen en 5 andere organisaties binnen het Rijk Elke werkdag opnieuw voeren 30 mensen een goed gesprek via InterCoach Jaarlijks koppelt InterCoach 500 coachees aan een ervaren collega-coach Dit jaar heeft een eerste groep van Vlaamse topambtenaren de coachopleiding afgerond van InterCoach. Zij zijn graag bereid ook Nederlands coachees te coachen. Ruim de helft van alle Gateway reviews vindt plaats in het IV- & ICT-domein

8 ubr koop UBR KOOP zet zich op de kaart! We hebben de KOOP-vaardij kaart ontwikkeld. Een kaart die op speelse wijze onze dienstverlening visualiseert. In 2015 maakten we op wetten.nl verbindingen tussen wet-en regelgeving en jurisprudentie. 385 gemeentes, alle provincies en de waterschappen bieden in 2015 hun bekendmakingen via internet aan burgers aan met de systemen van UBR KOOP. UBR KOOP ontwikkelde de Bij u in de buurt app. Hier kunnen burgers van aangesloten gemeenten door het invullen van een postcode op een overzichtelijke kaart zien waar en welke vergunningen zijn aangevraagd. Met DROP worden het publicatieproces en het consolidatieproces voor gemeenten in 1 voorziening geïntegreerd. Binnen de IND werken sinds begin 2015 meer dan 800 medewerkers met het door UBR KOOP ontwikkelde redactiesysteem infomind. Handig gereedschap voor iedereen die met wetten werkt: de wettenpocket. Een website en app waar per beleidsterrein wetten en beleidsregels zijn gebundeld. Ook kunnen eigen bundels worden samengesteld. De wettenpocket is in 2015 uitgerold en verbeterd. Er wordt elke maand 400 gigabites open-data van onze portalen gedownload We brengen per jaar 3500 staatscouranten uit We geven bijna bladen per maand uit Er komen elke maand bijna 1 miljoen bezoekers op De digitale Staatcourant wordt elke maand gemiddeld 1 miljoen keer bezocht

9 ubr bv&f Ook in 2015 ontzorgde UBR Bv&F batendiensten met een volledige ondersteuning en advies op het gebied van financiën en bedrijfsvoering. Dat doen we ook voor onze eigen organisatie. In 2015 heeft Businesscontrol onder andere bijgedragen aan uitbreidingen bij UBR IPKD en UBR RBO. Onze financiële professionals verzorgen de administratie en zorgen voor tijdige en correcte facturatie en betaling. We willen dit ieder jaar efficiënter doen mét behoud van kwaliteit. We hebben bijgedragen aan de inrichting van de administratieve en financiële organisatie van de Rijkschoonmaakorganisatie (RSO). UBR Bv&F heeft FMHaaglanden en SSC-ICT Haaglanden aangesloten op Exact Synergy Enterprise. Samen met onze hostingspartij SSC-ICT staat er nu een stabiele omgeving verkoopfacturen verwerkt inkoopfacturen verwerkt actieve projecten beheerd Daarnaast stond 2015 in het teken van inrichting van functioneel beheer op Exact.

10 Bezoekadres Rijkskantoor Beatrixpark Wilhelmina van Pruisenweg an Den Haag Postadres Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk Postbus ea Den Haag januari 2016 uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering rijk