Jaarverslag raadsgriffie gemeente Purmerend 2015

Transcriptie

1 Jaarverslag raadsgriffie gemeente Purmerend 2015 Vastgesteld in het presidium van 23 juni

2 Inleiding Voor u ligt het zesde jaarverslag van de griffie dat een terugblik geeft op onze werkzaamheden in het jaar Het verslag sluit af met een verantwoording van de financiële en personele ondersteuning die de gemeenteraad heeft gekregen. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de opzet van het werkplan en dat van het jaarverslag. Het werkplan geldt voor de hele raadsperiode en is op 18 september 2014 door het presidium vastgesteld. Het is toegespitst op: a. dat kunnen we, omdat wij b. dat doen we door.. c. daarvoor hebben we de volgende middelen (personeel en financieel). Bij het werkplan zijn als bijlagen een schema met werkzaamheden en werkbudgetten gevoegd. In het jaarverslag worden de uitgevoerde activiteiten gekwantificeerd(kengetallen) en toegelicht. Werkzaamheden van de griffie De werkzaamheden van de griffie laten zich grofweg in twee soorten onderscheiden: a. Basistaken (reguliere werkzaamheden op basis van de wet/gemeentelijke verordeningen en/of reglementen) b. Plustaken (specifieke werkzaamheden in opdracht van de raad) ad. A Basistaken: Onder basistaken worden de taken verstaan, die in elk geval (moeten) worden uitgevoerd, zodat de raad en de commissies hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Basistaken zijn: 1. ondersteuning van de raad en commissies en de, door de raad ingestelde, werk- en projectgroepen (procedures en processen en zorg dragen voor een goede bestuurlijke planning); 2. voorbereiden, toetsen, bewaken en monitoren van de besluitvorming van de raad; 3. advisering raadsleden; 4. communicatie naar en vanuit de raad (intern en extern). Daarnaast worden als basistaken gezien: 5. inhoud geven aan activiteiten in het kader van burgerparticipatie; 6. het bieden van ondersteuning bij burgerinitiatieven; 7. ondersteuning en advisering van het presidium, de agendacommissie en het Seniorenconvent; 8. Rekenkamercommissie (uitvoeren en ondersteunen van onderzoeken); 9. het tweewekelijks driehoeksoverleg (burgemeester, gemeentesecretaris/algemeen directeur en griffier) en separaat het bilateraal overleg met de burgemeester (wekelijks) en de gemeentesecretaris/algemeen directeur (tweewekelijks); 10. actueel houden van relevante verordeningen en reglementen (van orde). Toelichting op resultaat in 2015: De ondersteuning vanuit de griffie, als het gaat om raads- en commissievergaderingen, start met de voorbereiding van de agendacommissie, waarin de planning van de vergaderingen en de te bespreken onderwerpen aan de orde komen. De commissievergaderingen worden voorbereid in overleg met de commissievoorzitter, waarbij ook nadrukkelijk wordt gelet op de kwaliteit van de voorstellen. De raadsvergaderingen worden voorbereid met de voorzitter van de raad. Veelal vindt in een vroeg stadium overleg plaats tussen ambtelijke organisatie en griffie over de voorbereiding van vergaderstukken. Dat betreft primair de planning van behandeling van onderwerpen, maar daarbij wordt vaak ook op basis van objectieve criteria gekeken naar de vergaderstukken en vindt waar nodig verbetering of aanpassing plaats. 2

3 Op grond van praktijkervaringen, bespreking in het seniorenconvent en agendacommissie worden regelmatig procedureafspraken gemaakt; zoals bijvoorbeeld de behandelingsprocedure van de kadernota en de programmabegroting. Ook wordt een onderscheid gemaakt tussen de verschillende soorten bijeenkomsten voor de raad (werkbijeenkomsten voor alleen de raad en overige informatiebijeenkomsten). In 2015 zijn daaraan toegevoegd de zogenaamde flexavonden. De agendacommissie heeft naar aanleiding van de discussie over de vergaderstructuur besloten om vanaf het najaar 2015 tot 1 juli 2016 te experimenteren met het fenomeen flexavond: een avond die flexibel kan worden ingevuld zowel qua inhoud als vorm. Ook de status van de avond verschilt per keer. Een belangrijk doel van het instellen van de flexavond is om de inwoners en organisaties binnen Purmerend meer bij de raad te betrekken. Door de avond vorm-vrij inhoud te geven, wordt tegemoet gekomen aan dit doel. In 2015 zijn twee goed gevulde flexavonden georganiseerd over onder meer een initiatief van jongeren voor het organiseren van een kerstmarkt en een thema-avond over het welstandsbeleid. De avond is ook bedoeld voor een eventuele overloop van onderwerpen die niet in de reguliere commissievergadering konden worden behandeld of voor presentaties als er op de dinsdagavond geen ruimte meer is. Politieke fracties of individuele raadsleden blijven regelmatig contact opnemen met de griffie met het verzoek om toetsing van in te dienen conceptamendementen/-moties, initiatiefvoorstellen e.d. aan afgesproken kwaliteitscriteria. Voorafgaand aan raadsvergaderingen wordt door de griffie ten behoeve van de raads- en collegeleden per agendapunt een overzicht gegeven van aangekondigde amendementen en moties. Dit komt de discussie en de besluitvorming ten goede. De meeste fracties werken hier ook aan mee door voorafgaand aan de vergaderingen de teksten van moties/amendementen die zij van plan zijn in te dienen, toe te sturen aan de griffie. De griffier en de raadsadviseurs ondersteunen de voorzitters (van commissies en raad) procedureel in hun voorbereiding op vergaderingen. De griffie coördineert op verzoek van de door de raad benoemde vertegenwoordigers in de regioraad van de Stadsregio Amsterdam ook de voorbereiding van de vergaderingen van de regioraad. Vanuit het uitgangspunt dat een gezamenlijk optreden de inbreng kan versterken wordt deze voorbereiding gedaan voor alle raadsleden uit de regio Waterland, die zitting hebben in de regioraad. Namens Purmerend zijn door de raad drie raadsleden en de burgemeester als vertegenwoordiger benoemd. De burgemeester heeft daarnaast, als plaatsvervangend voorzitter, zitting in het Dagelijks Bestuur van de Stadsregio. Mede op voorstel van de regioraadsleden zelf, geven zij sinds medio 2015 in de raadsvergadering een terugblik over wat is besproken en wat nog wordt besproken in de regioraad. Bij burgerinitiatieven is niet alleen sprake van het in ontvangst nemen van het initiatief, maar er wordt door de griffie ook contact opgenomen met de burgers. Vooraf om informatie te geven over de procedure en om te komen tot een duidelijke omschrijving van het initiatief. Achteraf om bijvoorbeeld uiteen te zetten wat het vervolg is na besluitvorming in de raad. In 2015 kwamen de raadsleden wekelijks bijeen in het stadhuis voor de fractievergadering. Gemiddeld hebben (buiten het zomerreces) drie avonden in de maand de reguliere commissievergaderingen plaats gevonden en was de laatste donderdag van de maand gereserveerd voor de raadsvergadering. Op dinsdagavond vond bijna wekelijks een presentatie plaats of Praat met de Raad (een keer per maand). Bij Praat met de Raad worden burgers in de gelegenheid gesteld een onderwerp, dat niet in een commissie wordt besproken, onder de aandacht van de raadsleden te brengen. Op verschillende manieren wordt invulling gegeven aan de communicatie vanuit de raad met als doel de politiek dichter bij de burger te brengen. Ook in verband met de veranderde rolneming wordt deze communicatie steeds belangrijker en krijgt deze steeds meer aandacht. De middelen die in Purmerend voor communicatie worden ingezet zijn: de eigen website van de raad (raad.purmerend.nl), welke in 2015 op basis van een uitgevoerde enquête enkele updates heeft gekregen. nieuw is de wekelijkse digitale nieuwsbrief die wordt verstuurd aan de raads- en commissieleden en de lokale media. Hierin staat onder meer informatie over de agenda van 3

4 de komende week, mutaties in de raadsagenda, ingekomen stukken en overig nieuws zoals voor de raad bestemde informatie van externe partijen. het Raadsnieuws verschijnt wekelijks in een kleine rubriek en maandelijks als een hele pagina in het Purmerends Nieuwsblad. De publicaties geven informatie over activiteiten van de raad (waaronder ook commissies), agendapunten in commissie- en raadsvergaderingen en een toelichting op de besluitvorming in de raad. Persberichten met name over de besluiten die in een raadsvergadering zijn genomen Rechtstreekse uitzendingen van de commissie- en raadsvergaderingen, welke via de website ook zijn terug te zien inclusief zoekfunctie op onderwerp en spreker. Sinds december 2014 is daaraan toegevoegd het politiek portret, waarmee o.a. het stemgedrag van raadsleden inzichtelijk wordt gemaakt. Twitter 1243 (was 948) volgers, Facebook 439 (was 328) vrienden. Er was dus ook in 2015 sprake van een gestage groei van het aantal volgers en vrienden. Misschien ook door de extra aandacht die door de griffie aan de sociale media wordt besteed. In 2015 vond actualisatie plaats van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning vanwege gewenste transparantie in besteding van de fractiebudgetten en de verordening rechtpositie wethouders, raads- en commissieleden naar aanleiding van de invoering van de werkkostenregeling. Overzicht aantallen activiteiten en gebruikte instrumenten van de raad activiteiten Gebruikte instrumenten Raadsvergaderingen Raadsvoorstellen Commissies Moties 24* 30 Rekenkamercommissie Amendementen 96** 55 Presidium Interpellaties - 1 Agendacommissie Schriftelijke vragen Seniorenconvent Technische 156*** 262 vragen Auditcommissie Initiatiefvoorstellen 2 1 Praat met de Raad Vragenuur Stadsregio vooroverleg * van de 24 ingediende moties zijn er uiteindelijk 14 tijdens de vergadering ingetrokken. Van de behandelde 10 moties waren 7 zogenoemde "wilde moties". ** waarvan 37 tijdens de begrotingsbehandeling en 50 tijdens de kadernota. Van de 96 zijn er uiteindelijk 38 niet in stemming gebracht. *** vragen gesteld tijdens de technische vragenmarkt over de begroting zijn mondeling beantwoord. Ook was er was een digitaal verslag beschikbaar. Overzicht andere zaken gerelateerd aan de raad: Presentaties 33 (inclusief externe bijeenkomsten, zie plustaken) Werkbezoeken 8 (voor een toelichting, zie plustaken) Burgerinitiatief 2 Live-uitzendingen 52 Raadsnieuws 44 Persberichten 16 Rekenkameronderzoeken 2 Gast in de Raad 5 (61 deelnemende gasten) Ontvangst scholen op het stadhuis(aantal 3 (voor een toelichting, zie plustaken) gastlessen) Extra bijeenkomsten naar aanleiding van 7 (voor een toelichting, zie plustaken) de verkiezingen (onderdeel inwerktraject) 4

5 Bijeenkomsten over de 3D s: klankbordgroep en regionaal 7 Ad B Plustaken: Onder plustaken worden de taken verstaan, die bovenop het basispakket komen. Als er keuzes moeten worden gemaakt, dan gaan de basistaken altijd voor. Als er bijvoorbeeld een extra commissievergadering of raadsvergadering is, dan betekent dit dat deze werkzaamheden voor de griffie voorrang hebben boven een plustaak, zoals bijvoorbeeld ontvangst van scholen. In 2015 vond nog een aantal bijeenkomsten plaats als onderdeel van het afgesproken inwerkprogramma voor de nieuwe raad. Dat waren onder meer een debat- en cameratraining, individuele feedbackgesprekken met raadsleden en drie avonden training morele oordeelsvorming. Overige plustaken: 1. werkbezoeken 2. extra taken op grond van bijvoorbeeld landelijke wetgeving 3. overige extra taken Ad 1: werkbezoeken In 2015 hebben extra activiteiten/bijeenkomsten plaatsgevonden, die voor een belangrijk deel in het teken stonden van een veranderde werkwijze (van buiten naar binnen).veel meer dan voorheen wordt ingegaan op verzoeken/voorstellen om bij een instelling of organisatie zelf op locatie te bezoeken. Dit varieerde van het bezoek aan de politie, bezoek aan de sociale wijkteams tot het werkbezoek aan projecten van het Bureau voor Toerisme Laag Holland. Ad 2: extra taken op grond van bijvoorbeeld landelijke wetgeving In 2015 hebben extra activiteiten plaatsgevonden als gevolg (direct dan wel indirect) van landelijke wetgeving of op basis van gemaakte afspraken. a. Voor wat betreft de benoeming van de gemeentelijke accountant was gekozen voor een gezamenlijk aanbestedingstraject met de gemeente Beemster. Vanuit de griffie is in de rol van projectleider dit proces georganiseerd en waar nodig en gewenst ondersteund. Dit gebeurde in nauwe samenwerking met enerzijds de ambtelijke organisatie en anderzijds met de aangewezen bestuurlijk vertegenwoordigers van beide gemeenten. In 2014 is het aanbestedingsproces stopgezet vanwege te sterke verschillen in de wijze waarop partijen met de eisen en wensen omgingen. Het proces is in 2015 opnieuw opgestart en uiteindelijk medio 2015 afgerond. b. Sinds 1 januari 2015 zijn de gemeenten verantwoordelijk wordt voor een aantal nieuwe taken (Wmo, jeugdzorg en participatie), de zogeheten 3D s (decentralisaties). De raad heeft op basis van een aangenomen initiatiefvoorstel besloten om een klankbordgroep in te stellen om dit decentralisatieproces te begeleiden. De klankbordgroep wordt ondersteund vanuit de griffie. Vanuit het standpunt dat veel activiteiten in dit traject regionaal worden opgepakt en om de raad(sleden) in de gelegenheid te stellen om ervaringen en standpunten op dit onderwerp uit te wisselen, is ervoor gekozen om ook regionale bijeenkomsten voor raadsleden te organiseren. De griffies van Purmerend en van Zaanstad zijn trekker van dit proces. In 2015 hebben in dat kader 5 bijeenkomsten plaatsgevonden. Dit ging zowel over specifieke onderwerpen (sociale werkvoorzieningsschap BaanStede i.v.m. onder meer discussie over het al dan niet voortzetten van de gemeenschappelijke regeling als over regionale samenwerking in het algemeen. Zowel bij de eigen raad als bij de raden van de regiogemeenten bestond tevredenheid over de manier waarop de raad waarop in dit belangrijke proces is geïnformeerd en meegenomen. Ad 3. overige extra taken In 2015 waren er enkele bijzondere (extra) bijeenkomsten. In januari was er een bijzondere raadsvergadering over de herbenoeming van de burgemeester. Conform de bestaande regelgeving heeft de raad in beslotenheid een besluit genomen over de herbenoeming van de burgemeester. Zeer bijzonder was dat de burgemeester voorafgaand daaraan in het openbaar verantwoording heeft afgelegd over zijn functioneren in de afgelopen periode en antwoord heeft gegeven op vragen vanuit de raad. Mede vanwege de zorgvuldigheid passend bij een dergelijke procedure, vergde dit met name van de griffier de nodige extra inspanningen. 5

6 Ook bijzonder was dat een raadsvergadering, waarin de raad een besluit zou nemen over een aantal vraagstukken op het gebied van opvang van vluchtelingen (versnelde opvang statushouders, noodopvang en over een azc), geen doorgang kon vinden vanwege verstoring van de orde door het aanwezige publiek. Vervolgens is er een aparte inspraakbijeenkomst georganiseerd in P3, om zoveel mogelijk belangstellenden toe te kunnen laten. In een extra raadsvergadering zijn besluiten zijn genomen over het onderwerp. De organisatie van deze bijeenkomsten vergde veel inspanning van alle griffiemedewerkers, in nauwe samenwerking met de collega s uit de organisatie, de organisatie van P3 en de veiligheidsdiensten. In 2015 heeft de raad ook besloten om bij een aantal onderwerpen zelf het voortouw te nemen. Dat heeft naast de extra bijeenkomsten over BaanStede ook geleid tot de instelling van een tweetal raadswerkgroepen (kaders stellen voor communicatie en voorbereiding uitvoering aanbevelingen uit RKC-rapport over subsidieverlening). Ook dit vergde qua ondersteuning en organisatie de nodige extra inspanningen van de griffiemedewerkers. Begin 2015 is het klassenbezoek georganiseerd (in samenwerking met ProDemos). Aan dit project hebben vier klassen van SG Nelson Mandela deelgenomen. In maart van hetzelfde jaar is door de griffie een bijzondere gastles georganiseerd: een les speciaal voor inburgeraars met ongeveer 20 deelnemers. In het najaar is een speciaal project van ProDemos voor het basisonderwijs georganiseerd: Democracity. Door samen een stad te bouwen leerden de kinderen de basisprincipes van een democratische samenleving kennen. Aan alle projecten hebben enthousiaste raads- en commissieleden deelgenomen voornamelijk als begeleider van de diverse fracties. Extra aandacht vergde in 2015 ook de invulling van de Rekenkamercommissie. Tot maakte de gemeente Beemster deel uit van een gezamenlijke RKC. Deze is opgeheven in verband met fusies van de andere deelnemende gemeenten. Op verzoek van de gemeente Beemster is daarom in 2015 ingestemd met het verzoek tot instelling van een gezamenlijke RKC Purmerend-Beemster. Dit sluit ook aan op de bestaande ambtelijke samenwerking. Dit heeft geleid tot aanpassing van de bestaande verordening, waarbij ook is besloten de RKC uit te breiden met 1 intern lid (raadslid uit Beemster) en 1 extern lid. Middelen: Financiële en personele ondersteuning van het raadswerk Er is sprake van budgetten voor structurele en incidentele uitgaven (activiteiten). Enerzijds zijn er budgetten voor de griffie en anderzijds zijn er raadsbudgetten. Ook de onafhankelijke rekenkamercommissie heeft een eigen budget. Het beheer van de budgetten is formeel in handen gelegd van het presidium. Het budgethouderschap ten aanzien van de geaccordeerde griffie-, raads- en RKC-budgetten ligt bij de griffier. Kostenplaats Onderdeel Begroting 2014 Rekening 2014 Griffie Personeelslasten bijdrage tbv Notubiz kosten secr/onderzoeker/ secr.ondersteuning RKC dwz totaal: Raad vorming & opleiding loonbetalingen en sociale premies vaste kostenvergoeding * Vorming en opleiding presentiegelden ** representatie vergoeding fractiekosten

7 Activiteiten druk- en bindwerk Ongeveer *** diverse activiteiten RKC onderzoekskosten en advisering (incl vergoeding commissieleden) *geboekte uitgave is lager vanwege de invoering van de werkkostenregeling per (waardoor onkostenvergoeding van bruto naar netto is gegaan). **Sinds april 2010 is sprake van door de raad benoemde commissieleden, welke een vergoeding krijgen per bijgewoonde commissievergadering (conform het jaarlijks door BZK vastgestelde maximum bedrag). Na de verkiezingen in 2014 zijn er 27 commissieleden door de raad benoemd. Eind 2015 was sprake van18 actieve commissieleden. Een aantal commissieleden is om uiteenlopende redenen gestopt, daarnaast zijn er enkele nieuwe commissieleden bijgekomen. In elke commissievergadering zijn de fracties met gemiddeld twee leden en nagenoeg alle fracties met minimaal een commissielid vertegenwoordigd. *** de kosten van druk- en bindwerk zijn nog niet definitief bekend, omdat sinds 2013 wordt gewerkt met een gemeenschappelijke pagina met nieuws van de raad en, nieuws vanuit het college en formele gemeentelijke publicaties. Daarbij worden de kosten voor wat betreft de publicatie van het raadsnieuws uit praktische overwegingen in eerste instantie betaald vanuit de ambtelijke organisatie, met vervolgens een doorbelasting naar de griffie. Samenstelling raadsgriffie in 2015: In 2015 bestond de griffie uit zeven vaste medewerkers en een secretaris/onderzoeker RKC (ingevuld op contractbasis). In het (interne) sociaal jaarverslag van de gemeente wordt ingegaan op elementen als ziekteverzuim, het aantal gevoerde functioneringsgesprekken e.d. Deze gegevens treft u om die reden niet aan in dit jaarverslag. Jelly Kamminga raadsgriffier Bert Visser plaatsvervangend griffier en raadsadviseur Bas Gerdingh/Esther de Haan* raadsadviseur Rina Geitenbeek griffiemedewerker communicatie Bianca Hoekstra griffiemedewerker communicatie Trudi Sweers griffiemedewerker algemeen Melanie Stroobach griffiemedewerker algemeen Aly Hiemstra secretaris/onderzoeker onafhankelijke RKC *van tot was Bas Gerdingh tijdelijk aangesteld als raadsadviseur vanwege het vertrek van Eric Kaarsemaker (eerst intern, later extern). Esther de Haan is per benoemd als nieuwe raadsadviseur, ter vervulling van de vacature die is ontstaan door het definitieve vertrek van Eric Kaarsemaker. Samenstelling gemeenteraad in De raad van Purmerend heeft 35 leden. De raad had in 2015 de volgende samenstelling (de eerstgenoemden per fractie zijn tevens de fractievoorzitters): Voorzitter D. Bijl VVD J.P. Dompeling, B. van Elden en mevrouw M.J. van der Weit PvdA F. Alberts, H. Meijer, B. Daan (vanaf 19-2 vervangen door T. Kroese) en mevrouw N. Saaf-Pasteuning CDA mevrouw E. Tijmstra, R. Duijker en P. Verkroost D66 P. Blokzijl, P.L. van Meekeren, M.C. Intres, T. de Jong en mevrouw N.E. Hut GroenLinks R.J. Verhoogt en F. Beijert Leefbaar Purmerend 2001 A.W. Boer, mevrouw N. Boer-van der Werf en H. Heida Stadspartij B. Meulenberg, G.C. Jansen (van tot , van tot en van tot vervangen door mevrouw A. van der Meulen), M.J.W. Smid, C.S.J. Lageveen, M. Hasirci, mevrouw I. Waarhuijs-Gijsbers mevrouw H. Aslander en mevrouw T.P. de Boer 7

8 Ouderenpartij AOV Purmerend P.J. Willig, Th. Kalverboer, D. Shriemissier (vanaf tijdelijk vervangen door R. Ruijs), H.M.M. Rotgans en mevrouw J. Mennema TROTS H.J.M. Poppelier Lijst Van Damme E. van Damme 8