Overeenkomst Bijzondere Uitvaartzorg bij crisissituaties

Transcriptie

1 Overeenkomst Bijzondere Uitvaartzorg bij crisissituaties Inleiding & doel Sommige uitvaarten zijn bijzonder, omdat de uitvoering om een speciale manier van werken vraagt. Deze uitvaarten hebben speciale elementen die niet dagelijks voorkomen. Het gaat dan bijvoorbeeld om grote, complexe uitvaarten, uitvaarten met mediabelangstelling of uitvaarten met protocol en ceremonieel. De gemeente is eindverantwoordelijk voor de crisisbeheersingsorganisatie en heeft op basis van het draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg voornamelijk een coördinerende taak: in geval van één of meerdere dodelijke slachtoffer(s) zorgen voor de mogelijkheid tot (gemeenschappelijke) rouwverwerking, herdenkingsdiensten, stille tochten en het opvangen van nabestaanden van overledenen; de regie voeren over de organisatie van een stille tocht en/of herdenkingsdienstbijeenkomst. Bijzondere Uitvaartzorg is een proces dat gemeenten (gelukkig) zelden opstarten. Ervaring op dit specifieke terrein doen gemeenten feitelijk dus niet op. Om die reden zijn de gemeenten in de Veiligheidsregio Drenthe een overeenkomst aangegaan met Monuta. Monuta heeft een Team Bijzondere Uitvaarten. Dit team bestaat uit een aantal medewerkers die door het hele land ingezet kunnen worden. Zij hebben door training en ervaring kennis opgedaan om bijzondere uitvaarten te verzorgen. Zo kunnen zij bijvoorbeeld ook zorgen voor de organisatie van een herdenkingsdienst of een stille tocht. En als het nodig is, kan het team binnen een half uur beschikbaar zijn. De ondersteuning van Monuta aan de gemeentelijke crisisorganisatie spitst zich voornamelijk toe op: - het adviseren van de gemeente over de organisatie en uitvoering van de activiteiten op het gebied van de collectieve rouwverwerking (stille tochten, herdenkingsdiensten, etc.); - op verzoek van de gemeente zorgdragen voor de organisatie van de herdenkingsdienst of een stille tocht; - het adviseren van de gemeente over een zorgvuldige relatiebeheer met de nabestaanden. Deze overeenkomst heeft betrekking op de 12 gemeenten die zich binnen de veiligheidsregio Drenthe bevinden. Elke gemeente is verantwoordelijk voor het aangaan van deze overeenkomst en de inhoud daarvan. De gemeente is verantwoordelijk voor het organisatorisch draagvlak en is operationeel verantwoordelijk voor het activeren van deze overeenkomst. Jaarlijkse oefeningen worden door de veiligheidsregio geïnitieerd. Het doel is om door het optimaal benutten van ieders specifieke kwaliteiten en mogelijkheden, de organisatie van een waardige uitvaart voor alle betrokken mogelijk te maken.

2 Overeenkomst betreffende de samenwerking tussen de gemeenten in de Veiligheidsregio Drenthe en Monuta Uitvaartverzorging N.V. inzake de ondersteuning van de bevolkingszorg. ONDERGETEKENDEN: De gemeente Aa en Hunze, gevestigd te Gieten, rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester H.F. van Oosterhout. De gemeente Assen, gevestigd te Assen, rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester C. Abbenhues. De gemeente Borger-Odoorn, gevestigd te Exloo, rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester M. Out. De gemeente Coevorden, gevestigd te Coevorden, rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester B.J. Bouwmeester. De gemeente Emmen, gevestigd te Emmen, rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester C. Bijl. De gemeente Hoogeveen, gevestigd te Hoogeveen, rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester K.B. Loohuis. De gemeente Meppel, gevestigd te Meppel, rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester J.C. Westmaas. De gemeente Midden-Drenthe, gevestigd te Beilen, rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester J. Broertjes. De gemeente Noordenveld, gevestigd te Roden, rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester H. van der Laan. De gemeente Tynaarlo, gevestigd te Vries, rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester P. Adema. De gemeente Westerveld, gevestigd te Diever, rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester H. Jager. De gemeente De Wolden, gevestigd te Zuidwolde, rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester R. de Groot. hierna gezamenlijk te noemen Gemeenten, en Monuta Uitvaartverzorging N.V., statutair gevestigd te Apeldoorn, in deze vertegenwoordigd door de heer drs. G.H. de Heer en de heer drs. R. Collé, directie, hierna te noemen: Monuta. hierna individueel ook te noemen Partij en gezamenlijk ook te noemen Partijen,

3 overwegende dat Monuta ondersteuning kan leveren aan de leidinggevende(n) ten behoeve van het actiecentrum Bijzondere Uitvaartzorg van de gemeente; Partijen middels deze overeenkomst hierover afspraken wensen vast te leggen. Verklaren overeengekomen te zijn als volgt: Artikel 1. Definities 1.1. Opdrachtgever voor het aangaan van de overeenkomst: de gemeenten in de Veiligheidsregio Drenthe Opdrachtgever voor het activeren van de overeenkomst: de gemeenten in de veiligheidsregio Drenthe Partijen: opdrachtgever is de gemeente die gebruik maakt van de overeenkomst en opdrachtnemer Monuta Derden: onder derden worden niet verstaan, de personen die werkzaam zijn in de organisatie van de opdrachtgever of Monuta Een calamiteit: een crisis binnen het werkgebied van de opdrachtgever Actiecentrum Bijzondere Uitvaartzorg: de plaats van waaruit een dienst of organisatie (onderdeel) een bijdrage aan de rouwverwerking regelt. De locatie van het actiecentrum zal door de opdrachtgever of zijn/haar vervanger aangewezen worden Draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg: het draaiboek, deel uitmakend van het regionaal crisisplan van de opdrachtgever betreffende de uitwerking van het deelplan, waarin het proces Bijzondere Uitvaartzorg is beschreven. Artikel 2. Inhoud van de overeenkomst 2.1 Het verzorgingsplan van Monuta heeft betrekking op het werkgebied van de Opdrachtgever. 2.2 Monuta stelt een telefonische 24-uurs bereikbaarheidsdienst in voor het op ieder moment van de dag bereikbaar zijn ingeval van calamiteiten. 2.3 Monuta draagt zorg voor het op deskundige wijze organiseren en uitvoeren van de 24-uurs bereikbaarheidsdienst. 2.4 De werking van de bereikbaarheidsdienst en de daaruit voortvloeiende actie wordt ten minste eenmaal en maximaal driemaal per jaar geoefend, op initiatief van de opdrachtgever. 2.5 Kennisgevingen die partijen op grond van deze overeenkomst aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht, tenzij deze door daartoe bevoegde personen zijn bevestigd. Artikel 3. Uitvoering van de overeenkomst 3.1. Monuta is gehouden er zorg voor te dragen dat Monuta 7 dagen per week en 24 uur per dag bereikbaar en beschikbaar is voor oproepen van medewerkers van of namens de opdrachtgever dan wel andere door de opdrachtgever aangewezen personen in geval van calamiteiten De opdrachtgever zal Monuta tijdig alle voor een behoorlijke uitvoering van de overeenkomst en/of oproep nuttige en noodzakelijke gegevens of inlichtingen verschaffen en alle medewerking verlenen Monuta draagt onverwijld zorg dat een oproep binnen 30 minuten na oproep als bedoeld in artikel 3.1 operationeel uitgevoerd wordt en het actiecentrum Bijzondere Uitvaartzorg

4 door een lid van het Team Bijzondere Uitvaarten van Monuta ondersteund wordt. Onder operationeel wordt verstaan, de situatie waarin het team actief is. De tijd waarin het team op de plaats van bestemming kan zijn is afhankelijk van de situatie en reisafstanden; streeftijd is binnen 2 uur Monuta draagt zorg voor het afhandelen van eventuele contacten met politie en/of justitie inzake de identificatie/identiteit van slachtoffers, in overleg met de projectleider Bijzondere Uitvaartzorg Beide partijen wijzen een contactpersoon en een vervangend contactpersoon aan, die de contacten over de wijze van uitvoering van de overeenkomst onderhouden Partijen treden in overleg met elkaar, indien een van beide partijen dit wenselijk acht, doch in ieder geval na een oproep Oefeningen maken deel uit van de samenwerking. Artikel 4. Vergoedingen en betalingen 4.1 Aan besprekingen, voorbereidingen en nazorg zijn geen kosten verbonden. 4.2 Aan besprekingen voor het opstellen en onderhouden van de crisisplannen zijn geen kosten verbonden voor de opdrachtgever. Voor het concreet ondersteunen in het opstellen van de crisisplannen kan Monuta ondersteunen en wordt een kostenbegroting vooraf aan de opdrachtgever verstrekt. 4.3 De gemeente vergoedt de kosten van inzet personeel en hulpmiddelen, die Monuta maakt tijdens een oefening of bij een echte calamiteit op basis van daadwerkelijke inzet c.q. verbruik, volgens de dan geldende tarieven van Monuta, na ontvangst van een gespecificeerde nota gebaseerd op een vooraf opgestelde offerte. 4.4 De opdrachtgever is gehouden de gespecificeerde nota binnen dertig dagen na ontvangst aan Monuta te betalen. 4.5 De opdrachtgever is gerechtigd de betaling op te schorten, indien Monuta in verzuim verkeert met de nakoming van haar verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst. 4.6 Betaling van nota s door de opdrachtgever houdt op geen enkele wijze afstand van een recht in. Artikel 5. Vertrouwelijke informatie Partijen dragen er gedurende de looptijd van deze overeenkomst, evenals na beëindiging van deze overeenkomst, zorg voor dat informatie, welke een partij, inclusief het door haar ingezette personeel of bedrijven, in vertrouwen van de wederpartij heeft ontvangen, onverschillig of deze informatie van schriftelijke of mondelinge aard is, vertrouwelijk blijft en gebruikt wordt voor het doel waarvoor deze informatie aan de wederpartij is verstrekt en niet aan derden wordt onthuld, een en ander voor zover dat niet in strijd is met de Wet openbaarheid van bestuur.

5 Artikel 6. Duur van de overeenkomst 6.1 Deze overeenkomst treedt in werking op 1 februari 2014 en geldt voor de duur van vijf jaar. 6.2 Deze overeenkomst wordt onder gelijkblijvende voorwaarden steeds stilzwijgend met dezelfde periode van vijf jaar verlengd, tenzij tijdige opzegging heeft plaatsgevonden. 6.3 Partijen zijn gerechtigd om deze overeenkomst tussentijds door opzegging te beëindigen door schriftelijk mede te delen dat zij de overeenkomst niet wensen voort te zetten. Hierbij dient een opzegtermijn van drie maanden in acht te worden genomen. 6.4 Elk jaar vindt er een evaluatie van de overeenkomst en de samenwerking tussen partijen plaats. Artikel 7. Aansprakelijkheid en vrijwaring 7.1 De partij, die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen uit deze overeenkomst, is jegens de andere partij gehouden tot vergoeding van de door de andere partij gemaakte extra kosten, de geleden schade of de nog te lijden schade. 7.2 In het geval Monuta tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen, is Monuta gehouden alle schade van de opdrachtgever en derden, die tengevolge van de nalatigheid, onvoorzichtigheid, onzorgvuldigheid of verkeerde handelingen van Monuta is ontstaan, niet uitsluitend de schade die is ontstaan als gevolg van de dood van personen, het lichamelijk letsel van personen aan de opdrachtgever te vergoeden. Onder schade moet in dit verband ook worden verstaan: de redelijke kosten die de opdrachtgever zou moeten maken om de prestatie van Monuta aan de overeenkomst te laten beantwoorden, verminderd met eventuele besparingen die het gevolg zijn van de vertraagde levering; de redelijke kosten, gemaakt ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, alsmede de redelijke kosten die verband houden met vorderingen van derden, voor zover deze verband houden met de door Monuta geleverde diensten; de redelijke kosten gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover de opdrachtgever aantoont dat deze kosten hebben geleid tot een beperking van de schade. 7.3 Monuta is gehouden zich afdoende te verzekeren voor de eventuele schade, die voortvloeit uit het uitvoeren of het doen uitvoeren van de dienstverlening, waaronder in ieder geval de wettelijke aansprakelijkheid. Monuta zal niet zonder toestemming van de opdrachtgever de verzekeringsovereenkomsten als bedoeld in dit artikel beëindigen of de voorwaarden waaronder de verzekering is aangegaan wijzigen dan wel de verzekerde bedragen ten nadele van de opdrachtgever wijzigen respectievelijk verlagen. 7.4 Voor zover de schade als bedoeld in lid 2 niet veroorzaakt is door opzet of grove schuld van Monuta, is Monuta slechts gehouden de schade te vergoeden tot het bedrag waarvoor Monuta verzekerd is. 7.5 De opdrachtgever vrijwaart Monuta voor aanspraken van derden, die ondanks de door de Monuta in acht genomen zorgvuldigheid, zouden voortvloeien uit de door Monuta geleverde diensten, voor zover althans geen sprake is van wettelijke aansprakelijkheid. Artikel 8. Overmacht, ingebrekestelling en verzuim 8.1 In het geval een partij (tijdelijk) niet aan haar verplichtingen kan voldoen of zij redelijkerwijs kan verwachten dat zij niet aan haar verplichtingen kan voldoen, hetzij als gevolg van overmacht, hetzij als gevolg van andere omstandigheden, is deze partij gehouden de andere partij daarvan onmiddellijk op de hoogte te stellen. In het geval van overmacht wordt de nakoming door de betrokken partij geheel of gedeeltelijk opgeschort voor de duur van de overmacht zonder dat partijen over en weer tot enige schadevergoeding gehouden zijn. De partij, die een beroep op overmacht doet, is

6 gehouden alle inspanningen te verrichten ten einde de oorzaak van de overmacht zo spoedig mogelijk op te heffen. 8.2 Indien een der partijen tekortschiet in de nakoming van een of meer van haar verplichtingen uit deze overeenkomst, zal de andere partij haar deswege schriftelijk in gebreke stellen, tenzij nakoming van de betreffende verplichtingen reeds blijvend onmogelijk is, in welk geval de partij zonder voorafgaande ingebrekestelling onmiddellijk in gebreke is. De ingebrekestelling zal schriftelijk geschieden, waarbij de andere partij een redelijke termijn zal worden gegund om alsnog haar verplichtingen uit deze overeenkomst na te komen. De ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat de wederpartij in staat is adequaat te reageren. In het geval de wederpartij na het verstrijken van deze termijn in gebreke blijft, zijn de vorderingen van de andere partij, zonder dat schriftelijk aanmaning is vereist, direct opeisbaar. Artikel 9. Ontbinding van de overeenkomst 9.1 Onverminderd hetgeen elders in deze overeenkomst is bepaald, zijn partijen gerechtigd deze overeenkomst eenzijdig door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte geheel of gedeeltelijk te ontbinden, indien de andere partij, ook na schriftelijke aanmaning, waarbij een redelijke termijn is gegund, in gebreke blijft aan zijn verplichtingen uit deze overeenkomst te voldoen, tenzij de tekortkoming, gezien de bijzondere aard of de geringe betekenis, de gevolgen van een ontbinding van de overeenkomst niet kan rechtvaardigen. 9.2 Onverminderd hetgeen elders in deze overeenkomst is bepaald en zonder dat de opdrachtgever tot enige schadevergoeding gehouden is, is de opdrachtgever gerechtigd, zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling is vereist, deze overeenkomst eenzijdig door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte geheel of gedeeltelijk te ontbinden, indien: Monuta niet aan haar verplichtingen kan voldoen of de opdrachtgever redelijkerwijs kan verwachten dat Monuta niet aan haar verplichtingen kan voldoen; Monuta surséance van betaling aanvraagt of haar surséance van betaling wordt verleend; Monuta haar faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard; de onderneming van Monuta wordt geliquideerd; Monuta haar huidige onderneming staakt; op een aanmerkelijk deel van het vermogen van Monuta beslag wordt gelegd dan wel Monuta anderszins niet langer in staat moet worden geacht om de verplichtingen uit deze overeenkomst na te kunnen komen; er (privé)voordeel is geboden of wordt geboden of geleverd door Monuta of haar ondergeschikten aan een persoon, behorende tot de organisatie van de opdrachtgever. 9.3 Indien de opdrachtgever op grond van lid 1 of lid 2 tot ontbinding van deze overeenkomst overgaat, is Monuta jegens de opdrachtgever verplicht tot vergoeding van de schade, die door de ontbinding van de overeenkomst is of zal ontstaan, tenzij de overeenkomst wordt ontbonden op grond van een tekortkoming die niet aan Monuta kan worden toegerekend. Onder schade wordt in dit verband verstaan, het verschil tussen de met Monuta overeengekomen prijs en de kosten verbonden aan het doen uitvoeren van de overeenkomsten door een derde.

7 Artikel 10. Geschillen 10.1 Geschillen tussen partijen, daaronder begrepen die welke slechts door één der partijen als zodanig worden beschouwd, zullen zoveel mogelijk door middel van goed overleg tot een oplossing worden gebracht Indien partijen niet tot een oplossing komen, zullen geschillen ter zake van de totstandkoming of de uitvoering van deze overeenkomst bij uitsluiting worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter in het arrondissement Alkmaar, tenzij partijen alsnog arbitrage of bindend advies zullen overeenkomen Er is sprake van een geschil, indien een der partijen zulks in een aangetekende brief aan de wederpartij kenbaar maakt. Artikel 11. Contactpersonen 11.1 Beide partijen dragen wederzijds zorg voor het bekend zijn van de bereikbaarheidsinformatie en de namen van de contactpersonen voor crisissituaties Bij wijziging van contactpersoon en/of diens telefoonnummer wordt de andere partij hiervan onmiddellijk op de hoogte gesteld. Aldus overeengekomen en in tweevoud getekend te op Monuta Uitvaartzorg N.V. Namens deze, Directievoorzitter De heer drs. G.H. de Heer Monuta Uitvaartzorg N.V. Namens deze, Directeur De heer drs. R. Collé