IK WIL DOCUMENT OPLOSSINGEN DIE BELEIDS UITVOERING OPTIMAAL ONDERSTEUNEN

Transcriptie

1 IK WIL DOCUMENT OPLOSSINGEN DIE BELEIDS UITVOERING OPTIMAAL ONDERSTEUNEN BEWEZEN OPLOSSINGEN VOOR DECENTRALE OVERHEDEN

2 DECENTRALE OVERHEDEN ONDER DRUK Teruglopende overheidsbudgetten, minder ambtenaren, toenemende wet- en regelgeving en meer administratieve taken: provincies, gemeenten, waterschappen en veiligheidsregio s staan steeds verder onder druk, zowel in de organisatie als in de uitvoerende taken naar burgers. De centrale overheid trekt zich verder terug en verlegt loketten en taken naar decentrale overheden, maar eist ook transparantie en marktwerking. Tegelijk vraagt de trend van Het Nieuwe Werken om ingrijpende keuzes. Waar liggen de toekomstbestendige oplossingen voor deze ontwikkelingen? DECENTRALE OVERHEID ALS BEDRIJF Politiek en beleid worden met de dag informatie-intensiever. De vraag van de burger naar individueel maatwerk stijgt, maar moet worden uitgevoerd met minder budget en mensen. Burgers willen meer service en zijn mondiger. Regels, wetten en verordeningen veranderen, en de implementatie vereist snelle, gestroomlijnde informatiekanalen. Zo moeten decentrale overheden steeds meer acteren als privaat bedrijf en kostenbewuster, effectiever en efficiënter werken.

3 BEWEZEN VOOR DECENTRALE OVERHEDEN 2/3 LAGERE KOSTEN, MINDER MENSEN Al deze ontwikkelingen dwingen provincies, gemeenten, waterschappen en veiligheidsregio s om hun processen slimmer in te richten en technologieën te vernieuwen. Personeel en middelen moeten zo efficiënt en effectief mogelijk worden ingezet. De centrale vraag luidt daarbij: hoe kan een betere service richting burger worden geleverd, tegen de laagst mogelijke kosten en met behoud van de medewerkertevredenheid? Konica Minolta heeft hierop sterke antwoorden en inspirerende oplossingen. SUCCESVOL INFORMATIEBEHEER Het succesvol waarborgen van de kwaliteit van decentrale overheidsdienstverlening staat of valt met goede communicatie en het toegankelijk maken en delen van alle benodigde informatie. Konica Minolta helpt u door documentstromen te automatiseren en optimaliseren, en de logistiek van de informatiestromen te vereenvoudigen. Zo krijgt u meer tijd en budget beschikbaar voor uw kerntaak: de effectieve uitvoering van wetten, regels en beleid.

4 MEER TIJD VOOR BELEID De dienstverlening van de decentrale overheid is niet alleen arbeidsintensief, maar ook informatie-intensief. Konica Minolta helpt u bij het automatiseren en optimaliseren van documentstromen, zodat er meer tijd en geld beschikbaar is voor het efficiënt uitvoeren van overheidstaken en -maatregelen. Wij zijn thuis in alle informatiestromen zowel in de primaire als de secundaire processen. Met geavanceerde technologie, slimme software en maatwerkoplossingen bereiken we voor u een betere toegankelijkheid, meer efficiency, lagere kosten door digitaliseren van papieren informatie en een hogere documentveiligheid (lees: burgerveiligheid). Betrouwbare oplossingen van Konica Minolta sluiten volledig aan op alle vereiste NEN-normeringen en leggen de innovatieve basis voor Het Nieuwe Werken. wij volgen uw tempo Konica Minolta begrijpt dat u niet altijd alles meteen kunt invoeren. Daarom helpen we u graag stap voor stap en met deeloplossingen die aansluiten op uw budgetten. Zo zorgen we samen voor een helder investeringspad en een snelle, aantoonbare kostenreductie. En natuurlijk toekomstvast: vrijwel elke (software)oplossing van Konica Minolta garandeert compatibiliteit met eerdere versies van uw bestaande apparatuur. Slim!

5 BEWEZEN VOOR DECENTRALE OVERHEDEN 4/5 DECENTRALE OVERHEID KIEST VOOR HET NIEUWE WERKEN In 95% van de gemeenten worden ipads gebruikt voor de raadsvergaderingen Konica Minolta ondersteunt in het plaats- en tijdonafhankelijk werken. Bijvoorbeeld met documentoplossingen waarmee het archiveren en scannen naar, en printen vanuit de cloud moeiteloos en op een veilige manier verloopt. Vanaf elk denkbaar device bijvoorbeeld een smartphone of tablet is het mogelijk om veilig via Wi-Fi te printen zónder dat een specifieke driver nodig is. Collega s en medewerkers kunnen gerust hun eigen device meebrengen, zónder dat dit uw netwerk belast en zónder dat dit gevolgen heeft voor de veiligheid van uw data. Per 2014 ondersteunt 90% van de organisaties bedrijfstoepassingen op mobiele devices GEMEENTE DELFT: Konica Minolta heeft vooraf nadrukkelijk meegedacht hoe onze gemeentelijke organisatie efficiënter kan werken. Dat betaalt zich nu uit in kostenbesparing en tevreden gebruikers.

6 GROEN PRESTEREN Decentrale overheden hechten waarde aan groen ondernemen en presteren. Terecht! En bij Konica Minolta begrijpen we dat goed. Groene doelstellingen haalt u met konica minolta VEILIGHEIDSREGIO UTRECHT: Dankzij de groene oplossingen van Konica Minolta konden we onze duurzame doelstellingen makkelijker halen. We investeren voortdurend in de ontwikkeling van multifunctionals die uw duurzaam handelen ondersteunen. Onze multifunctionals waren al de eerste met een A-label, nu doen we daar nog een schepje bovenop. Door continue innovatie in hardware én ondersteunende applicaties en diensten, hebben we onze nieuwste bizhubs opnieuw flink groener weten te maken. Niet voor niets behoren we tot de aanbieders met het laagste energieverbruik. Ook uw overheidsorganisatie kan, samen met Konica Minolta, vooroplopen in groener printen en tegelijk besparen op energiekosten. 25% (!) minder energieverbruik Konica Minolta heeft de groene performance van zijn multifunctionals op verschillende terreinen drastisch verbeterd. Kijk maar naar het ultralage energieverbruik: door zelflerend energiebeheer, verbeterde energiebesparingsmodules en een toner met een lagere fixeertemperatuur (tien graden lager dan concurrerende toners), verbruiken onze nieuwste multifunctionals 25% minder stroom. Daarmee zijn ze het keurmerk Energy Star dubbel en dwars waard. Ook in materiaalkeuze gaat Konica Minolta voor duurzaam. Gerecycled plastic en plastic uit biomassa vormen de basis voor de behuizing van onze nieuwe multifunctionals. En we zorgen niet alleen voor een groener systeem, maar ook voor oplossingen die iedereen aanmoedigen om slimmer en zuiniger te printen. Zo levert een investering in een Konica Minolta-multifunctional extra groen rendement op. Ecodriver: feedback op uw printopdracht Behalve in groenere hardware heeft Konica Minolta ook fors geïnvesteerd in applicaties die een efficiëntere en zuinigere manier van printen ondersteunen. Nieuw is onze ECOdriver: slimme software die uw gebruikers helpt om printopdrachten zo groen mogelijk uit te voeren. Kan er niet beter dubbelzijdig worden geprint? Moeten blanco pagina s worden weggelaten? Kunnen bepaalde print opdrachten in een lagere printkwaliteit of in een kleiner papierformaat worden uitgevoerd? De ECOdriver geeft met vragen en opties de juiste feedback op alle printopdrachten. En dat kan een groot verschil in energie- en papierverbruik maken. Digitalisering van papier Binnen de decentrale overheden helpt Konica Minolta de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) met het omzetten van papieren naar digitale dossiers. Voor alle papiergerelateerde processen zijn passende oplossingen: voor formulieren en documenten, voor facturatie en notulen. De multifunctionals van Konica Minolta zijn gebruiksvriendelijk en zetten papieren formulieren eenvoudig om naar digitale documenten. Dankzij Optical Character Recognition (OCR) en slim documentmanagement worden de documenten altijd eenduidig opgeslagen. Zo staan ze direct in het juiste informatiesysteem en zijn ze meteen gekoppeld aan de juiste personen en/of processen. Een eerste voorwaarde voor burger- en informatieveiligheid.

7 BEWEZEN VOOR DECENTRALE OVERHEDEN 6/7 MULTIBEVEILIGDE MULTIFUNCTIONALS De multifunctionals van Konica Minolta verbeteren de beveiliging en integriteit van alle informatie. Onze systemen voldoen aan de hoogste normen binnen ISO EAL3 en zorgen ervoor dat alleen geautoriseerde medewerkers toegang tot de informatie krijgen. De beveiliging omvat onder andere: toegangsrestrictie: een toegangscontrole met pincode of pas garandeert dat iedereen vertrouwelijk kan printen; beveiliging van RAM-geheugen en harddisk: data wordt automatisch overschreven bij een nieuwe opdracht en gewist als het systeem wordt uitgezet; beveiligd printen via Follow Me Printen: betrouwbare printoplossing met registratie, identificatie en toegangscontrole, waarmee de gebruiker bij iedere willekeurige multifunctional zijn printopdracht kan afdrukken; scannen met encryptie: de gebruiker voert bij het scannen een wachtwoord in, waarna het document alleen nog met dat specifieke wachtwoord kan worden geopend; kopieprotectie met watermerk: een watermerk in de afdruk zorgt ervoor dat ongeoorloofde kopieën meteen worden gedetecteerd; netwerkbeveiliging: bijvoorbeeld het afschermen van poorten, SSL settings en data alleen encrypted over het netwerk zenden. PROVINCIE NOORD-BRABANT: De optimaliseringsadviezen van Konica Minolta brachten groot gebruikersgemak: medewerkers kunnen nu veilig prints op iedere multifunctional afdrukken.

8 SAMEN NAAR RESULTAAT Konica Minolta gelooft in de kracht om samen stap voor stap naar het gewenste eindresultaat te werken. Onze basis is altijd een grondige analyse van de informatiestromen en een inventarisatie die de knelpunten, verbeterpunten en dilemma s binnen de organisatie herkent en vastlegt. Met deze informatie kunnen bestaande en nieuwe technologieën efficiënt en effectief worden ingezet. Doel is de document- en beheerskosten te verlagen, het rendement op investeringen zeker te stellen en de productiviteit en effectiviteit van de organisatie als geheel te verhogen. Konica Minolta noemt dit Optimized Print Services (OPS). Met OPS Consult biedt Konica Minolta u volledig inzicht in uw documentinfrastructuur, in de kosten, in de belasting van het milieu en in beveiliging en dat in zowel de huidige als de toekomstige situatie. We zorgen ervoor dat betrokken afdelingen over alle informatie beschikken waarmee ze besparingen kunnen identificeren en eventuele investeringen kunnen onderbouwen. Zo bieden wij de zekerheid dat er een oplossing komt die aansluit op de organisatie, en creëert u draagvlak. scan uw informatieveiligheid Hoe veilig gaat uw provinciale of gemeentelijke organisatie om met vertrouwelijke informatie? Hoe is de toegang tot kantoormachines geregeld? Wordt informatie versleuteld verzonden? Konica Minolta geeft uitgebreid antwoord op deze en andere vragen met de Security Scan (onderdeel van OPS Consult). Vraag direct aan via overheid@konicaminolta.nl. creatieve meerwaarde Decentrale overheden willen bedrijfsmatig, marktconform, innovatief en serviceverlenend werken. Konica Minolta denkt daarin graag mee om meerwaarde te creëren. Bijvoorbeeld met een systeem voor mobile printing. Daarmee kan een medewerker datgene wat hij tijdens een vergadering heeft opgeslagen op zijn smartphone, direct uitprinten op de dichtstbijzijnde printer. Maar onze creativiteit gaat verder. Heeft u een professionele reproafdeling? Verhoog het rendement dan door deze unit een actieve rol te laten spelen in communicatie voor de eigen en gelieerde instellingen. Konica Minolta weet hoe dat aan te pakken.

9 BEWEZEN VOOR DECENTRALE OVERHEDEN 8/9 DE JUISTE ONDERSTEUNING U merkt van meet af aan dat Konica Minolta zich richt op een blijvende samenwerking. We bieden flexibele contracten met een goede prijs-kwaliteitverhouding essentieel voor de afdeling Inkoop en zorgen voor een goede service en continue aftersales belangrijk voor ICT. We ondersteunen uw ICT-afdeling bij elke stap, zorgen voor een continue finetuning van de knelpunten en bieden solide en betrouwbaar onderhoud in de vorm van OPS Core. Met dit diagnosesysteem op afstand nemen we u het kostbaar beheer uit handen en zorgen we ervoor dat uw Konica Minoltamultifunctionals blijven functioneren. Daar heeft uw organisatie alvast geen omkijken meer naar. snelle storingsdienst Om u snel van dienst te zijn bij een storing, werkt Konica Minolta met een adaptief plansysteem. Meldt u een storing bij ons Customer Care Center, dan gaat uw melding rechtstreeks naar een regionaal team van engineers. Met hun PDA zien de engineers direct alle relevante systeeminformatie. Daardoor kan zo n 15% van de meldingen telefonisch worden afgehandeld en blijft de downtime tot een minimum beperkt. Kunnen we uw melding niet telefonisch oplossen? Dan maken we een afspraak voor on-site service. Zo zorgen we onder alle omstandigheden voor een snelle response, optimale afhandeling en maximale beschikbaarheid van uw systemen. GEMEENTE GORINCHEM: De hele implementatie is vlot, zonder problemen en op een professionele manier door Konica Minolta afgewerkt. Perfect!

10 SAFE EN SOLIDE Affiniteit met de overheidssector in combinatie met een compacte en flexibele organisatie juist dát maakt Konica Minolta de partner voor provincies, gemeenten, waterschappen en andere decentrale overheden. Omdat iedere overheidsorganisatie anders functioneert, gaan we voor iedere organisatie op zoek naar de best passende oplossingen. Met Konica Minolta kiest u voor een zakelijke partner die zijn strepen in uw sector ruimschoots heeft verdiend. Niet alleen onze kennis, maar vooral ook onze manier van werken gedegen, innovatief en betrouwbaar wordt hoog gewaardeerd. awardwinning technologie Een keuze voor Konica Minolta is mede een keuze voor de beste technologie. Beste bewijs daarvoor is de toekenning van de BLI Line of the Year-award voor het derde jaar op rij. Buyers Laboratory Inc. kende ons deze award in 2012 opnieuw toe voor de A3-MFP-productlijn. De samenwerking met Konica Minolta levert overheidsorganisaties gemiddeld een besparing van 20% en meer op. Benieuwd naar de cases? Bel of mail naar overheid@konicaminolta.nl.

11 BEWEZEN VOOR DECENTRALE OVERHEDEN 10/11 GROENE KWALITEITEN Bij Konica Minolta nemen we onze maatschappelijke verantwoordelijkheid uiterst serieus. We investeren in innovatie en kwaliteitsverbetering om mens en milieu waar mogelijk te ontzien. Juist dit aspect speelt voor veel overheidsinstellingen een belangrijke rol in hun keuze voor een partner in documentoplossingen. De oplossingen van Konica Minolta dragen verschillende nationale en internationale keurmerken: A B C D ons overheidsteam, uw aanspreekpunt Wel zo prettig als u direct met de mensen aan tafel zit, die weten waar u het over heeft en aan een half woord genoeg hebben. Mensen die thuis zijn in de decentrale overheid en een verscheidenheid aan organisaties van binnen kennen. Het Konica Minolta-overheidsteam staat voor u klaar. Neem rechtstreeks contact met ons op via overheid@konicaminolta.nl.

12 VRIJBLIJVENDE KENNISMAKING Wilt u meer weten over onze specifieke kennis en ervaring bij decentrale overheden? Over onze pragmatische aanpak en effectieve documentoplossingen? Of wilt u nader kennismaken met ons overheidsteam? Neem contact met ons op via overheid@konicaminolta.nl. We bieden u graag de inspiratie, inventiviteit en kwaliteit voor een prettige en langdurige samenwerking. Konica Minolta Business Solutions Nederland BV Postbus CC Amsterdam Tel.: +31 (0) Fax: +31 (0)