MEDIAGIANTS. Organisatie Analyse. PORTaL.C1C. Didi Willems & Bent Burgwal

Transcriptie

1 MEDIAGIANTS Organisatie Analyse Didi Willems & Bent Burgwal PORTaL.C1C

2 Inleiding Aanleiding Het productiebedrijf MediaGiants, gevestigd in Haarsteeg, Noord-Brabant, produceert onder andere in (educatieve)boeken, tijdschriften, catalogi, losbladige uitgaven, wetboeken en retailproductie. Het bedrijf is onlangs deels overgenomen door het bedrijf HeroComunicators. Door deze overname en de opkomst van concurrentie, uit de digitale hoek, heeft het bedrijf een aantal strubbelingen opgemerkt in de productie en de samenwerking met HeroComunicators. Door deze veranderingen wil MediaGaints advies hierover, om hun sterke positie in deze bedrijfstak te behouden. Daarom gaan wij, junior-professionals, in deze analyse onderzoeken waar de probleem punten van MediaGiants liggen en hier een gepaste mogelijke oplossing voor vinden.

3 Doel Ons doel is om de problemen die momenteel spelen bij MediaGiants door middel van analyseren en te formuleren en daar een goede oplossing voor te vinden. Wij zullen ons richten op verschillende mogelijke probleem punten. Onder andere op het gebied van communicatie, organisatie en productie. Opbouw BP1 Organisatie analyse 1.0 Inleiding 1.1 Interne Analyse 1.2 Externe Analyse 1.3 Communicatie Analyse 1.4 Probleem Analyse BP2 Requirements Analyse 2.1 Analyse van informatiebehoeften 2.2 Functionele en niet-functionele requirements 2.3 Kosten en Opbrengsten BP3 Portalontwerp & Prototype 3.1 basisstructuur portal 3.2 ontwerp per doelgroep BP4 Implementatie en beheer van de Portal 4.1 Implementatie plan 4.2 Beheerplan

4 Interne Analyse Producten, diensten & positie Producten MediaGiant heeft een verscheiden producten assortiment. Hieronder een lijstje van deze producten. - (Educatieve)Boeken - Wetboeken - Tijdschriften - Retailproducten - Catalogi - Losbladige uitgave

5 Diensten Daarnaast bied MediaGiants ook een aantal diensten aan met betrekking tot pre-press, oplossingen en databanken. Een database (gevestigd bij HeroCommunicators) van freelancers. Beelddatabank die ook door klanten is in te zien. Geautomatiseerde publicatie vanuit een database (Semi)Geautomatiseerde opmaak voor tekstdocumenten vanuit scripting. Een vertaal module(mosaic). Facturatiesysteem. workflow-oplossingen Positie in de branche De branche waarin MediaGiants zich bevind is erg gespannen. Doordat er veel concurrentie is en producten door de komst van digitale mogelijkheden terug neemt. Onder andere leermiddelen worden steeds meer gedigitaliseerd. Daarbij zijn klanten vaak grote en machtige bedrijven die hoge eisen stellen op gebied van prijs en levertijd aan de productie bedrijven. Door deze eisen van klanten zijn lage-lonen landen ook een concurrent. MG wil haar sterke positie in de markt voor in de toekomst vaststellen, hiervoor is er naar een manier van schaalvergroting gezocht. Om het productieproces nog completer aan te kunnen bieden, is MG door voormalig concurrent HeroCommunicators overgenomen. Beide bedrijven hebben hetzelfde doel voor ogen, ze willen hun goede positie in de markt behouden door hun kennis te bundelen en te innoveren. Grote klanten zoals (Wolters-) Noordhoff wil MG graag behouden.

6 Op het moment vinden er veel veranderingen plaats binnen de sector. Digitale media en automatisering worden in toenemende mate belangrijk bij de bedrijfsvoering. Om aan de veranderende wensen van de klant te kunnen voldoen, is het nodig andersoortige producten aan te kunnen bieden. Observaties CON/CM Met behulp van de structuurconfiguraties (blz 235 in m&o in de media en entertainment industrie) lijkt MediaGiants het meest op een machinebureaucratie. Het sterkte en het zwaktepunt liggen in de stabiliteit en continuïteit van deze bureaucratie. Hierbij is de organisatie vrij groot, hierdoor kunnen zich makkelijk communicatieve problemen ontwikkelen. De directeur van zo n grote organisatie kan moeilijk een beeld scheppen van de situatie op de werkvloer. MediaGiants is naar ons idee een vrij groot bedrijf, je ziet dat het verschillende afdelingen heeft en het is hierdoor goed mogelijk dat er zo nu en dan communicatieproblemen ontstaan. Voor een directeur is het moeilijk om de werkvloer goed te polsen, waar de werknemers precies mee bezig zijn is vooral onduidelijk. Binnen MediaGiants is er ook sprake van routineklussen, alles word standaard gehouden bij de werkprocessen. Elke afdeling verschilt in manier van werken, afspraken en werkinstructies. Dit geeft duidelijk weer wat er van men verwacht word en hoe hij/zij te werk moet gaan. Verder is er i.v.m. ziekte o.i.d. een onderlinge afstemming in de werkzaamheden. Dit doen de werknemers zelf en hier hoeft dus geen chef of directie aan te pas te komen.

7 Maar MediaGiants heeft ook kleinere processen die juist niet in een Machinebureaucratie passen, zoals het website ontwerp, deze zijn flexibel en niet te automatiseren. Dit deel van MG hang samen door overleg en onderlinge afstemming. Voor dit deel is geen toezicht nodig, het is een creatief proces en het doel staat niet vast. De werkzaamheden zijn hierbij complex en Dynamisch. Observaties SV MediaGiants verdeeld de verantwoordelijkheden en taken vooral op de functie van de werknemer. Dit heet een functiegerichte structuur. Het voordeel van deze structuur is dat elke afdeling zelfstandig kan functioneren, hier in grote mate vrijheid in het uitdelen van werk heeft en dit zo uit te voeren. Het nadeel hiervan is dat het tot weinig kennisuitwisseling tussen de afdelingen leidt en dat er op cultureel vlak grote verschillen zijn tussen de afdelingen. MediaGiants gebruikt de laatste tijd ook wel eens de projectgerichte structuur. Hierbij word op basis van het te realiseren product een projectgroep gevormd, het product staat hier centraal. De structuur is flexibel, en de teams worden aan de hand van de opdracht gevormd wanneer deze teams nog zijn. MediaGiants zet deze projectgroepen nog niet structuursgewijs in. Observaties CULT Citaat uit het boek M&O in de media- en entertainment industrie (blz. 257): De procescultuuur is vergeleken met de voorgaande typen(macho, werk- en risico cultuur) risicoloos en feed-

8 back word er langzaam of zelfs niet gegeven. Werknemers vinden het daardoor erg moeilijk om te bepalen of ze hun werk goed doen of niet. Bij MediaGiants is deze van toepassing, wat je terugziet in de processen binnen de structuren(lees Observaties- Structuurvarianten). Iedere werknemer houdt zich aan de beschreven processen en werkt doelgericht. De organisatie is op deze manier alleen niet flexibel genoeg om onverwachte zaken op te vangen. De procescultuur betrekt weinig financiële risico s voor de individuele medewerker, de effectiviteit waarmee de werknemer zijn werk doet schenkt men ook weinig aandacht aan. Doordat er weinig feedback gegeven word onderling zijn werknemers vooral geconcentreerd op de manier hoe ze iets doen en niet op wat ze doen. Hierin schuilt het gevaar dat werknemer minder gaan presteren. Observaties MS MediaGiants heeft niet maar één centrale manager. MG heeft wel een directie, deze zorgt voor de communicatie tussen de twee samengevoegde bedrijven, voornamelijk op het gebied van strategie en productie processen. In dit bedrijf gebeurt dit vooral een-op-een. De verschillende afdelingen hebben een eigen manager, de orderbegeleiders. De orderbegeleiders ontvangen informatie van accountmanagers en geven deze door aan de medewerkers. Verder is leiding geven aan medewerkers niet nodig met vastliggende productie processen.

9 De twee directeuren doen niet veel aan het managen, ze zijn vooral taak gericht en bemoeien zich nauwelijks met de productiemedewerkers. Hoewel de twee broers zeer veel verstand hebben van het proces en erg deskundig zijn. Verband tussen de observaties MediaGiants vertoont vooral veel eigenschappen van een Machine Bureaucratie en een Adhocratie. De Machine bureaucratie vind je vooral terug in de geautomatiseerde processen en de relatie tussen de werknemers en hun orderbegeleiders. Werknemers voeren hun taken uit die voor hun beschreven staan. Door dit gestructureerde proces is dit deel van het bedrijf star en veranderingstraag. De werkzaamheden zijn gestandaardiseerd en op grote schaal. De eigenschappen van Adhocratie zijn meer terug te vinden in de relatief kleinere uitvoeringen. Het projectmatig werken voor de ontwikkeling van een website, maar ook de contentanalyse gebeurt in project verband. Deze projecten zijn juist erg flexibel en het eindproduct is nog onzeker. In deze compacte teams is veel communicatie nodig, onderlinge afstemming en regelmatig overleg. De projectleden zijn deskundigen op hun vakgebied en hebben geen begeleiding (nodig) van bovenaf. Daarbij maken ze gebruik van geavanceerde programmatuur. Omdat beide soorten structuren voorkomen en even belangrijk zijn heerst er bij MediaGiants dus een combinatie van Machine Bureaucratie- en Adhocratiestructuur. Deze combinatie van structuren in terug te vinden in het managementsysteem. De geautomatiseerde afdelingen met de functiegerichte structuur hebben toezicht van een manager, in de projectgerichte structuur van de andere delen hebben ze geen manager.

10

11 Externe Analyse Strategisch management MediaGiants wil een groot deel van de markt verwerven en deze blijven uitbreiden. Dit moet dan gebeuren op het gebied van boekproducties. Een van de voorwaarden hiervoor is schaalvergroting, dit gebeurd dan door middel van een samenwerking. Dit kan indien nodig in de vorm van een overname als een fusie. Een fusie heeft niet alleen schaalvergroting als doel, ook kennis en expertises van medewerkers wordt zo gedeeld. Het innemen van een dominante positie en de verhouding met klanten meer gelijk trekken zijn voorbeelden van ontwikkelingen die een fusie/overname tot stand zou kunnen brengen. Dit kan de groei en het productieproces van MG ten goede komen.

12 MediaGiants wil dus vooral groeien op het vlak van uitgeven en boeken productie. Vooraf gestelde doelen van MG zijn het optimaliseren en automatiseren van hun bedrijfsprocessen. Dit zal een aardige kluif worden aangezien er op verschillende vlakken nog efficiënter gewerkt kan worden. Ook het dienstaanbod moet breder en het genereren van winst moet beter kunnen. MediaGiants zal een afzonderlijk productiebedrijf blijven, onder het toezicht van Hero Communicators. Omgevingsanalyse De markt waarin MG zich beweegt staat altijd onder hoge druk, er worden hoge Eisen gesteld aan de producten. De concurrentie van MG ten opzichte van andere productiebedrijven en lagelonen-organisaties is groot. De enige manier om deze concurrentiestrijd te winnen is innovatie tonen en voorlopen qua technieken op de rest(met name lagelonen-organisaties schakel je zo uit), ook kwaliteit garanderen is een must. Ook binnen de bedrijfssector moet men nieuwe/andere producten aan kunnen bieden. De hedendaagse veranderingen online en op de werkvloer zijn hier vooral oorzaak van. Dit alles betreft de omgeving van MG, om hier een helder beeld voor te scheppen gebruiken wij 3 analyses: DESTEP analyse BCG-Matrix 5 Krachten model van Porter

13 DESTEP Demografisch MediaGiants beweegt zich alleen(vooral) op de Nederlandse markt, naar verwachting zal dit op demografisch gebied de komende tijd niet voor verrassingen gaan zorgen. Wel is er sprake van enige vergrijzing, dit zal geen negatieve invloed hebben op MG. Dit zal evt. positief kunnen worden opgevat aangezien ouderen vaak de voorkeur geven aan drukwerk boven een digitaal alternatief. Wel zal het koopgedrag van de bevolking veranderen. Mensen zullen eerder gaan betalen voor elektronische apparaten en digitale boeken/bladen, ze moeten dit niet als bedreiging zien maar als kans om wat nieuws te gaan ontwikkelen. Enige bedreigingen wel zijn dat dit dan minder geld op zal brengen. Economisch Nederland bevind zich net als heel Europa momenteel in een recessie, er is nauwelijks economische groei. MG wil graag groeien dus is deze situatie vrij ongunstig. Veel bedrijven moeten bezuinigen, vooral de tak marketing zal hier onder leiden. Door het hoge werkloosheidsniveau zal het voor MG vrij makkelijk zijn nieuwe arbeidskrachten te werven. Ook moet er rekening worden gehouden met minder uitgaven door klanten, ook hierop moet men inspelen. Sociaal/cultureel Het gebruik van de Digitale media is de laatste jaren drastisch toegenomen, snellere pc s, tablet pc s en smartphones nemen een plaats in in onze levensstijl. Tijdens je werk pak je niet even een krantje mee in je pauze maar twitter je of lees je t nieuws van nu.nl. Smartphones, tablets etc. zullen niet gauw het drukwerk vervangen, er is nog altijd

14 behoefte aan papieren versies. Tweeverdieners zullen ook niet gauw nog een krant of boek kopen omdat voor lezen nauwelijks tijd is en boeken zwaar zijn om mee te slepen. Liever neemt men een tablet mee, deze zijn lichter en je kan meerdere dingen tegelijk doen(lezen, twitter etc.). Lager opgeleiden zullen eerder naar drukwerk grijpen, tablets zijn duur voor mensen met een laag loon en dus nauwelijks betaalbaar. ook een smartphone zal er niet snel inzitten. de hoger opgeleiden hebben meerdere smartphones in huis, meestal een tablet of meerdere, en een of meerdere laptops/pc's. Technologisch De technologische vooruitgang van de afgelopen jaren moet MG aansporen tot het proberen van het benutten van deze digitalisatie. Van deze technische vooruitgang kan MG ook de gunstige aspecten benutten. Een portal is hiervan een voorbeeld, De portal helpt met het verbeteren van de bedrijfsprocessen en de communicatie. Anticiperen op vertragingen en wegvallen van arbeidskrachten door ziekte kan zo makkelijker worden opgevangen. Het feit dat MG een prepress-bedrijf is betekend dat ze niet volledig van de papieren afzetmarkt afhankelijk zijn. Het is daarom belangrijk om te onderzoeken wat de mogelijkheden en/of voorwaarden zijn om drukwerk op te maken voor tablets/smartphones/e-readers. Ecologisch Tegenwoordig is het heel belangrijk jezelf als milieubewust bedrijf te profileren, MG heeft hier op moment van schrijven weinig belang bij. Politiek / Juridisch 1 zeer belangrijk aspect waarmee MG rekening mee moet

15 houden is dat de overheid de schoolboeken gratis wil gaan aanbieden. Dit zal grote invloed kunnen hebben op de verkoop aan de 'educatieve productgroep'. Deze ontwikkeling kan ervoor zorgen dat de ster-waardering van deze productgroep binnen de BCG-matrix in gevaar komt. BcG-Matrix Hieronder staat de BCG-Matrix om te kijken hoeveel potentie de verschillende producten van MediaGiants hebben in de huidige en toekomstige markt. Educatieve boeken De omzet van educatieve boeken is vrij constant bij MediaGiants, ondanks de dreigende externe concurrentie van de digitalisering van het les materiaal, behaalt MG toch elk jaar rond de 30% van de totale omzet in deze branche. Daarbij is in 2008 toch ook nog de omzet vergroot, als dit doorzet kan dat groeipotentieel betekenen. Maar de toekomst van dit product blijft onzeker in dit steeds meer digitaliserende tijdperk. Vooralsnog is het een Cash Cow door de grote en vrij constante omzet. MediaGaints zal hierin kunnen blijven investeren, maar wel met in het achterhoofd dat de vraag zou kunnen terugnemen. Tijdschriften De tijdschriften bevinden zich helaas in een onzekere markt. Tot aan 2008 in en een stevige groei zichtbaar, maar MG verliest hierop marktaandeel. Het is niet zeker of de toekomst groei brengt of juist flink afneemt. Hierover zijn

16 verschillende meningen en voorspellingen. De tijdschriften waren vrijwel een Cash Cow voor MG, maar begint steeds minder marktaandeel te tonen, en gaat richting dog. Of er in dit product geïnvesteerd moet worden is onduidelijk. Wetboeken De markt van wetboeken is in vergelijking tot educatieve boeken en tijdschriften maar klein. Toch heeft MG hier een groot marktaandeel in (zo n 50%). Ook hier zal de digitalisering groei voorkomen. Daarom is dit toch wel een echte Cash Cow voor MediaGiants. De toekomst is vrij stabiel, ookal worden er digitale versies gemaakt. Hierin kan MediaGaints zeker blijven investeren. Auto-opmaak De auto-opmaak bevind zich in een sterk groeiende markt, MediaGiants zelf blijft daar een beetje in achter, dit in nog een Question Mark voor hun. Als MG hierin goed gaat investeren, vooral op het gebied van kennis en fusie/overname, kan dit een grote Star worden. Wat ook weer bevorderlijk is voor meer aandacht naar het bedrijf zelf. Deze kans moeten ze niet laten liggen. Vijfkrachtenmodel van Porter MG opereert in een instabiele markt. Als je MG analyseert via het Porter-model, wordt dit weer eens duidelijk. De macht bij leveranciers en klanten is heel hoog, zo kunnen leveranciers dreigen met het ophogen van hun prijzen en verlaging van de kwaliteit van producten. Grote klanten kunnen veel druk uitoefenen op de gang van zaken bij MG. Het belang bij deze klanten is zo groot dat zij overal om kunnen vragen, krijgt men niet wat ze

17 wensen dreigen ze met overlopen naar een concurrerend bedrijf. Ook is er een dreiging van een aantal concurrenten, bedrijven in lagelonenlanden zijn vaak veel goedkoper en zorgen ervoor dat MG een erg hoge kwaliteit moet leveren om zich van hen te onderscheiden. De opkomst van internet, tablet pc s en smartphones zorgen voor een hoop digitaal aangeboden informatie. Ook is deze door mobiel internet overal beschikbaar waardoor men minder snel de neiging heeft een blaadje, krant of boek te kopen om in te lezen.