Handleiding voor verslaggeving van projecten Collectief Onderzoek (in het kader van het VIS-programma)

Transcriptie

1 Handleiding voor verslaggeving van projecten Collectief Onderzoek (in het kader van het VIS-programma) Projecten uit oproep 2002

2 Inhoudstafel 1. Inleiding Doelstellingen Opbouw van deze handleiding Wijzigingen t.o.v. de vorige vers ies Geldigheid De documenten bij de start van een project Collectief onderzoek De overeenkomst De consortiumovereenkomst (indien van toepassing) De medewerkings- of samenwerkingsovereenkomst (indien van toepassing) Het reglement van orde van de gebruikerscommissie De documenten bij de opvolging van een project Collectief onderzoek Meldingen Voortgangsverslag en verslag gebruikerscommissie Het jaarlijks financieel overzicht Jaarlijks algemeen organisatieverslag Syntheseverslag voor de tussentijdse evaluatie Eindverslag Afsluitprotocol en de finale financiële fiche Valorisatiemonitoring en effectenanalyse Chronologie van de opvolging en rapportering van een project Inlichtingen en correspondentie Bijlage 1: Financiële verslaggeving Bijlage 2: VIS Kostenmodel Basisprincipes Aanvaardbare kosten Niet in aanmerking komende kosten Oproep /19

3 1. Inleiding 1.1 Doelstellingen In deze handleiding vindt u de richtlijnen voor de verslaggeving en rapportering m.b.t. uw project Collectief Onderzoek uitgevoerd in het kader van de Vlaamse Innovatiesamenwerkingsverbanden. Deze handleiding is een bijlage van de overeenkomst m.b.t. uw VIS-project Collectief Onderzoek. Het uiteindelijke doel van de verslaggeving en rapportering is: in eerste instantie het optimaal informeren van de leden van het samenwerkingsverband inz. de leden van de gebruikerscommissie (inclusief IWT-Vlaanderen), in tweede instantie IWT Vlaanderen toelaten de uitvoering van het project op te volgen, na te gaan of de overeenkomst behoorlijk wordt uitgevoerd en de uitbetalingen uit te voeren, ten slotte kan u via de rapportering suggesties aan IWT-Vlaanderen richten om het instrument te verbeteren, om specifieke acties te ondernemen ter ondersteuning van de samenwerking met andere initiatieven of om bepaalde coördinatieactiviteiten ter ondersteuning van het programma in te richten. 1.2 Opbouw van deze handleiding Eerst worden de verschillende te leveren documenten bij de start en tijdens de uitvoering van een project Collectief Onderzoek omschreven. Vervolgens wordt aangegeven waar en wanneer deze verschillende documenten in de loop van uw project aan bod komen Niet al de documenten zijn relevant voor al de projecten collectief onderzoek. De voorwaarden voor de facultatief te leveren documenten worden vermeld bij de beschrijving van de documenten. 1.3 Wijzigingen t.o.v. de vorige versies Dit is de eerste versie van de handleiding voor projecten collectief onderzoek kaderend binnen het VISbesluit. Vorige handleidingen verwijzen naar projecten die binnen een 3C/4C akkoord tot stand kwamen (incl. de overgangs oproep 2001). 1.4 Geldigheid Deze handleiding is geldig voor projecten collectief onderzoek van de oproep 2002 met sluitingsdatum 29 november 2002 (dwz. IWT-projectnummers t.e.m ) ingediend in het kader van het VIS-programma. De informatie in deze handleiding is ondergeschikt aan de bepalingen opgenomen in de overeenkomst. 3/19 Oproep 2002

4 2. De documenten bij de start van een project Collectief onderzoek IWT Overeenkomst VIS Consortium - overeenkomst Gebruikerscommissie Reglement van Orde Medewerkings - overeenkomst Uitvoerder 2.1 De overeenkomst De overeenkomst beschrijft de contractuele modaliteiten van het project. De overeenkomst wordt door IWT-Vlaanderen opgemaakt op basis van een standaard overeenkomst waarin projectspecifieke elementen worden opgenomen. De overeenkomst wordt door de vertegenwoordiger voor het innovatiesamenwerkingsverband en door IWT ondertekend. Ook vertegenwoordigers van eventuele medeaanvragende samenwerkingsverbanden ondertekenen mee de overeenkomst. Indien het VIS beroep doet op een externe uitvoerder dan ondertekent ook deze de overeenkomst. 2.2 De consortiumovereenkomst (indien van toepassing) Indien het aanvragende VIS bestaat uit een groep van bedrijven en niet als groep beschikt over een rechtspersoonlijkheid (VZW, NV,...) dan dienen de leden van het VIS een consortiumovereenkomst te sluiten. De consortiumovereenkomst beschrijft de rechten en plichten van de leden van het VIS voor het betreffende project collectief onderzoek. Tevens duiden de leden van het VIS in deze consortiumovereenkomst de vertegenwoordiger (met rechtspersoonlijkheid) aan die gerechtigd is het VIS te vertegenwoordigen en met wie het IWT de overeenkomst voor het project zal afsluiten. De consortiumovereenkomst legt het mandaat van de vertegenwoordiger vast. 2.3 De medewerkings- of samenwerkingsovereenkomst (indien van toepassing) Indien het aanvragende VIS de uitvoering van het project geheel of gedeeltelijk uitbesteedt aan een derde partij, dan dient hiervoor een medewerkingovereenkomst opgesteld. De medewerkingsovereenkomst regelt de afspraken tussen aanvragende VIS en uitvoerend kenniscentrum. Oproep /19

5 Deze medewerkingsovereenkomst en elke wijziging ervan dient te worden goedgekeurd door IWT- Vlaanderen. Indien de aanvragende VIS samenwerkt met een andere VIS, dient tussen beide een samenwerkingsovereenkomst te worden opgesteld. Deze samenwerkingsovereenkomst en elke wijziging ervan dient te worden goedgekeurd door IWT- Vlaanderen. 2.4 Het reglement van orde van de gebruikerscommissie De begunstigde van het project collectief onderzoek is verplicht voor de opvolging en het beheer van het project een gebruikerscommissie op te richten. Deze gebruikerscommissie mag evenwel samenvallen met het statutair beheersorgaan van de rechtspersoon die samenvalt met het VIS of met de gebruikerscommissie of begeleidingscomités van andere projecten, voor zover zinvol en relevant. De samenstelling van de gebruikerscommissie dient representatief te zijn voor het samenwerkingsverband en dient in het bijzonder het KMO-karakter van het project te weerspiegelen. IWT-Vlaanderen volgt als waarnemer de bijeenkomsten van deze gebruikerscommissie. Indien het beheersorgaan van het aanvragende VIS zelf instaat voor het dagelijks beheer, dan zijn de waarnemers van IWT-Vlaanderen aanwezig in dit beheersorgaan en fungeert dit beheersorgaan als gebruikerscommissie Minstens tweemaal per projectjaar dient de gebruikerscommissie bijeen te komen om de voortgang van het project te bespreken. De data van deze vergadering dienen tijdig minstens een maand op voorhand in onderling overleg te worden vastgelegd en via een uitnodiging te worden bekendgemaakt aan de betrokkenen, incl. de IWT-adviseur die het project mee opvolgt wordt als waarnemend lid van de gebruikerscommissie. Om de taak en werking van de gebruikerscommissie en de rechten en plichten van de leden ervan te verduidelijken, dient een reglement van orde opgesteld dat door elk effectief lid van de gebruikerscommissie moet worden ondertekend. Door IWT-Vlaanderen wordt een standaard Reglement van Orde voorgesteld. Een afwijkend Reglement van Orde kan evenwel door het Samenwerkingsverband worden voorgesteld en dient eerst ter goedkeuring voorgelegd te worden aan IWT-Vlaanderen. In het bijzonder vermeldt het reglement van orde de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de gebruikerscommissie, als klankbord voor de opvolging van de projectvooruitgang en rapportering, samenstelling en praktische werking, en deontologische aspecten (IPR, gebruik van projectresultaten e.d.). De voorzitter van deze gebruikerscommissie leidt deze bijeenkomst, en zorgt voor de praktische organisatie en de verslaggeving. 5/19 Oproep 2002

6 3. De documenten bij de opvolging van een project Collectief onderzoek 3.1 Meldingen Het VIS dient IWT-Vlaanderen onmiddellijk de voortijdige beëindiging van het project te melden. Volgende aangelegenheden dienen gemeld te worden bij het eerstvolgende voortgangsverslag na het voordoen van de feiten : elke wijziging in de samenwerking met de UITVOERDER; elke wijziging aan de MEDEWERKINGSOVEREENKOMST of SAMENWERKINGS- OVEREENKOMST; elke wijziging aan de inrichting en samenstelling van de GEBRUIKERSCOMMISSIE; elke gebeurtenis of omstandigheid die de van de planning van de uitvoering van het PROJECT ernstig in het gedrang brengt; elke cumulatie met andere steun; elke gebeurtenis of omstandigheid die de realisatie van de PROJECTRESULTATEN, de EFFECTEN en/of de ononderbroken en zorgvuldige uitvoering van de OVEREENKOMST door de BEGUNSTIGDE in gevaar kan brengen. Meldingen met bijzondere draagwijdte dienen voldoende duidelijk en expliciet verwoord te worden in het voortgangsverslag. Ook volgende wijzigingen aan het project dienen expliciet in het voortgangsverslag vermeld te worden: wijzigingen aan het werkplan, zonder invloed op het te realiseren innovatiedoel personeelswijzigingen (projectleider en sleutelpersonen) beperkte budgetverschuivingen tussen kostenrubrieken Voortgangsverslag en verslag gebruikerscommissie Door de projectuitvoerder(s) wordt, ter gelegenheid van de bijeenkomst van de gebruikerscommissie een voortgangsverslag opgemaakt. Dit verslag wordt besproken en geamendeerd door de gebruikerscommissie, en wordt in zijn goedgekeurde vorm gehecht aan het verslag van de vergadering, dat ook naar IWT-Vlaanderen (tevens lid van de gebruikerscommissie) bezorgd wordt (binnen de maand na de vergadering). Het verslag van de vergadering wordt aan de leden van de gebruikerscommissie en de vertegenwoordiger toegestuurd (inclusief o.m. aanwezigheidslijst). Het voortgangsverslag heeft tot doel de leden van de gebruikerscommissie, de leden van het samenwerkingsverband en IWT-Vlaanderen, te informeren over de status van het project. De verslaggeving is samenvattend en gestructureerd. Als bijlage aan het verslag kunnen kopieën van relevante documenten (publicaties, folders, proceedings, rapporten,...) worden toegevoegd. Oproep /19

7 Het doel van het voortgangsverslag is zowel de technisch-wetenschappelijke vorderingen als de organisatorische aspecten van het project op te kunnen volgen. Hiertoe moet het verslag minstens de volgende zaken vermelden: Uitvoering over de voorbije periode: geef per werkpakket zoals vermeld in het goedgekeurde project een korte beschrijving van de uitgevoerde activiteiten, de inzet van personeel, de bereikte resultaten en eventuele afwijkingen in de planning met hun invloed op de aanpak. Verwijs hierbij naar de (tussen)resultaten en mijlpalen zoals vermeld in de goedgekeurde planning. Tevens dient verantwoord te worden waarom eventueel van het werkplan, zoals het werd ingediend en goedgekeurd voor steunverlening, werd afgeweken. Technische details horen thuis in een eventuele bijlage, maar zijn niet vereist. Invloed op het innovatiedoel: bespreek hoe het verloop van de projectuitvoering het bereiken van het innovatiedoel kan beïnvloeden. Vermeld hierbij zowel eventuele technische en economische problemen (technische moeilijkheden, veranderingen in de markt, gewijzigde strategie,...), als organisatorische problemen, als wijzigingen in valorisatieperspectieven. Verdere planning van het project: vermeld en motiveer belangrijke wijzigingen in aanpak, planning en/of organisatie t.o.v. het goedgekeurde project. Meldingen (zie 3.1) Indien nuttig kunnen een aantal bijlagen aan het verslag worden toegevoegd, bvb. beschrijving van technische details of kopieën van publicaties, folders, een abstract van een octrooi, het jaarrapport van het bedrijf wanneer de projectresultaten er een belangrijke plaats in innemen, Het jaarlijks financieel overzicht Jaarlijks wordt aan het IWT een financieel overzicht bezorgd van de gemaakte kosten voor het project. De overmaking van dit financieel overzicht tezamen met het algemeen organisatieverslag (zie 3.4) leidt tot de uitbetaling van de volgende schijf (voor zover aan de eventuele andere voorwaarden hiervoor voldaan is). De forfaitair toegekende werkingskosten dienen normaal niet verantwoord te worden. Niettemin dient het VIS c.q. de projectuitvoerder(s) een boekhouding te voeren die toelaat de gesteunde projectkosten eenduidig te identificeren. De financiële verslaggeving heeft als voornaamste doel de verantwoording van kosten in relatie met de toegekende steun. Tevens zal het financieel eindverslag, in relatie met het het eindverslag, toelaten de definitieve steun te bepalen (analoog voor de tussentijdse verificatie voor projecten van 4 jaar). Daartoe bevat elk financieel verslag minimum een kostenstaat van de personeelskosten en een overzicht van de overige kosten. Hieronder wordt een overzicht van de financiële verslaggeving gegeven, de details worden besproken in Bijlage 1. Personeelskosten De basis van elk financieel verslag zijn de personeelskosten. Hiervoor wordt een kostenstaat toegevoegd met per naam een vermelding van het reële, aan het project bestede aantal mensmaanden, en de bijbehorende kosten. De personeelskosten moeten steeds verantwoord kunnen worden, op basis van een projectbezetting (op vraag te bewijzen d.m.v. een personeelsregister of een equivalent hiervan in de boekhouding) en de reële personeelskosten (op vraag te bewijzen d.m.v. loonfiches en eventuele andere documenten voor extralegale voordelen). Overige kosten 7/19 Oproep 2002

8 De verantwoording van de overige kosten is afhankelijk van het gekozen kostenregime. Indien het regime van max. 50% van toepassing is voor de directe en indirecte kosten, is geen verdere verantwoording vereist en wordt max. 50% van de reële, aanvaarde personeelskosten aangenomen als overige kosten. IWT-Vlaanderen zal dit echter verder controleren bij gefundeerd vermoeden van oneigenlijk gebruik van de steun. Indien het regime van max. 80% gekozen werd, wordt voor de gemaakte kosten een kostenstaat toegevoegd, en moeten de nodige bewijsstukken (d.m.v. facturen of de boekhouding) beschikbaar zijn voor mogelijke grondige controles (en dus niet worden meegestuurd). In deze kostenstaat kan afgeweken worden van de initiële kostenopgave voor overige kosten bij de indiening en toegekende steun. De aanvaardbare kosten moeten evenwel blijven beantwoorden aan de categorieën vermeld in het IWT-kostenmodel (bijlage II van de handleiding voor indiening in de versie in voege op datum van verslaggeving). De indirecte kosten worden altijd begrensd tot max. 20 % van de overige kosten excl. Onderaannemingen groter dan U en uw partners dienen bij verslaggeving hetzelfde kostenregime te behouden als het regime dat werd goedgekeurd bij de steunverlening. Budgetverschuivingen Kostenverschuivingen tussen partners en tussen steunrubrieken (vermeld in bijlage II van de overeenkomst) zijn toegestaan bij de kostenverificatie, voor zover ze niet groter zijn dan 10% van de toegekende steun overeenkomstig de te verminderen rubriek, en steeds binnen de globale toegestane steun. Grotere verschuivingen kunnen enkel mits grondige onderbouwing en een addendum aan de overeenkomst (met steeds de globaal toegekende steun als maximum). Betalingen aan partners Indien van toepassing bevat elk financieel verslag verder een bewijs dat alle doorbetalingen van steun aan partners, die minstens 3 maand voor de datum van verslaggeving moesten gebeuren, effectief zijn uitgevoerd en dit conform de samenwerkingsovereenkomst met deze partners. 3.4 Jaarlijks algemeen organisatieverslag Ieder jaar maakt het VIS voor de gehele organisatie een algemeen verslag en beleidsplan op en bezorgt het dit samen met het financieel jaaroverzicht aan IWT. Dit jaarverslag is nevenschikkend aan het voortgangsverslag en bevat volgende onderdelen: het jaarverslag van het VIS en beleidsplan met daarin een duidelijke situering van het project Collectief onderzoek; het financiële jaaroverzicht, zijnde een globaal overzicht van de financiële toestand van het VIS (balans en resultatenrekening). Indien het VIS meerdere projecten uitvoert in het kader van het VIS-programma dan dient slechts 1 organisatieverslag per jaar ingediend, waarin de verschillende VIS-projecten aan bod komen. Voor dit organisatieverslag kan beroep gedaan worden op reeds bestaande documenten die aan een algemene vergadering of bestendig comité of ander statutair orgaan van de organisatie worden voorgelegd (bvb. begroting met toelichting kan dienen als beleidsplan). Oproep /19

9 3.5 Syntheseverslag voor de tussentijdse evaluatie Ieder project collectief onderzoek met een duur van vier jaar wordt naar het einde van het tweede projectjaar tussentijds geëvalueerd. Deze tussentijdse evaluatie kan leiden tot aanbevelingen of bijsturingen aan het project en in het ergste geval tot vroegtijdige stopzetting van het project. De beslissing m.b.t. de tussentijdse evaluatie wordt per aangetekende brief aan de vertegenwoordiger meegedeeld. Projecten met een negatieve evaluatie kunnen desgewenst een herwerkte aanvraag indienen voor de volgende oproep voor projecten Collectief onderzoek. Om deze evaluatie tijdig uit te kunnen voeren, zullen de aanvragers 20 maanden na de start van het project een syntheseverslag indienen waarin de status van het project, de geleverde inspanningen en de reeds bereikte resultaten beschreven worden (opbouw analoog aan voortgangsverslag), evenals de stand van zaken en vooruitzichten omtrent implementatie van deze resultaten in innovatietoepassingen bij de doelgroep (valorisatie). Bijsturingen aan de initiële doelstellingen van het project en van het werkplan dienen duidelijk gemotiveerd. 3.6 Eindverslag Op het einde van het project wordt een eindverslag opgemaakt, waarin o.m. de resultaten van het onderzoek en de stand van zaken en vooruitzichten omtrent implementatie van deze resultaten in innovatietoepassingen bij de doelgroep. Het technisch-wetenschappelijk deel van het eindverslag is uitgebreider dan een voortgangsverslag en is een samenvatting van het volledige project. Tevens dient een valorisatieverslag te worden opgesteld. Het doel van het valorisatieverslag is om na afloop van het project op te volgen in hoeverre de verwachtingen of resultaten qua meerwaarde bij de doelgroep vermeld bij de aanvraag gerealiseerd werden of zullen worden. Het bevat in alle geval: een beschrijving van de evolutie van het valorisatieperspectief t.o.v. het perspectief geschetst van de aanvraag. Deze vergelijking dient zo kwantitatief mogelijk te zijn en gesitueerd binnen de technologische en commerciële evolutie van de doelgroep en dient toe te laten het innovatiepotentieel goed in te schatten; per VIS een lijst van de verwachte commerciële en overige resultaten (bvb. nieuwe producten, processen en diensten, publicaties, patenten, samenwerkingsovereenkomsten, ecologische voordelen, realisaties en omzet, enz.) en van activiteiten die tot doel hebben deze resultaten te valoriseren bij de doelgroep (bvb. verder onderzoek, TIS-projecten, activiteiten van kennisoverdracht, enz.); een beschrijving van de stappen die het VIS en zijn eventuele partners hebben ondernomen of zullen ondernemen om de projectresultaten nationaal en internationaal juridisch te beschermen (d.m.v. intellectuele eigendomsrechten zoals octrooien en handelsmerken of door geheimhouding of "black box",...). 3.7 Afsluitprotocol en de finale financiële fiche Op het einde van het project stelt de IWT-adviseur die uw project behandelt in samenspraak met u een afsluitprotocol op waarin een samenvatting van de projectresultaten opgenomen is, en een opsomming gegeven wordt van verdere acties voor valorisatie van de resultaten. Hierbij zal de concrete inhoudelijke invulling van een effectenanalyse d.m.v. effectindicatoren afgesproken worden. Tevens wordt bij deze gelegenheid een samenvattende financiële fiche opgesteld. Het ondertekende afsluitprotocol en de ondertekende financiële fiche maken automatisch de betaling van het saldo vrij. 9/19 Oproep 2002

10 3.8 Valorisatiemonitoring en effectenanalyse Op expliciete vraag van IWT-Vlaanderen dient het VIS een bijkomend valorisatieverslag in aan het eind van de periode van drie en/of vijf jaar na het einde van het project. Dit verslag bevat de elementen vermeld in 3.6. Zelfs indien geen bijkomend valorisatieverslag wordt vereist na het einde van het project, zal u gevraagd worden een inlichtingenfiche inzake de evolutie van de valorisatie (effectenanalyse) in te vullen 3 jaar en 5 jaar na het einde van het project. Deze inlichtingenfiches worden u door IWT-Vlaanderen overgemaakt. Deze inlichtingen zijn vereist voor IWT-Vlaanderen m.b.t. de monitoring en algemene verantwoording van publieke steunmiddelen. Oproep /19

11 4. Chronologie van de opvolging en rapportering van een project Onderstaande tabel geeft schematisch de verschillende rapporterings- en opvolgingsmomenten weer. Wanneer Wat Telkens wanneer noodzakelijk Dringende mededelingen (die een verdere uitvoering van het project in gevaar brengen) Opmaak overeenkomst Indien van toepassing: Ondertekende consortiumovereenkomst en medewerkingovereenkomst worden aan IWT bezorgd T0 : Start van het project Overeenkomst wordt door IWT aan het VIS gestuurd Uitbetaling eerste voorschot Overeenkomst ondertekend terug aan IWT bezorgd Reglement van Orde gebruikerscommissie aan IWT bezorgd Bijeenkomsten Data ruim op voorhand af te spreken, ook met de betrokken IWTadviseur. gebruikerscommissie Minstens twee maal per jaar: rapportering binnen de maand nadien (verslag vergadering en voortgangsverslag) T12 :Uitbetaling tweede voorschot Algemeen jaarverslag van de organisatie Financieel overzicht van de projectkosten Bijeenkomsten Data ruim op voorhand af te spreken, ook met de betrokken IWTadviseur. gebruikerscommissie Minstens twee maal per jaar: rapportering binnen de maand nadien (verslag vergadering en voortgangsverslag) Projecten van 2 jaar T26 : Eindverslaggeving Algemeen jaarverslag van de organisatie, financieel overzicht van de projectkosten, eindverslag en opstart effectenanalyse T28 : Afsluiting project Afsluitprotocol en financiële verificatie Betaling saldo Projecten van 2x2 jaar T20 : Tussentijdse evaluatie Syntheseverslag (>T24) Tussentijdse financiële verificatie Betaling saldo eerste periode van 2 jaar Projecten van 2x2 jaar: bij een positieve tussentijdse evaluatie T24 : Uitbetaling eerste voorschot Algemeen jaarverslag van de organisatie tweede biënnale Financieel overzicht van de projectkosten Bijeenkomsten Data ruim op voorhand af te spreken, ook met de betrokken IWTadviseur. gebruikerscommissie Minstens twee maal per jaar: rapportering binnen de maand nadien (verslag vergadering en voortgangsverslag T36 :Uitbetaling tweede voorschot Algemeen jaarverslag van de organisatie tweede periode Financieel overzicht van de projectkosten Bijeenkomsten gebruikerscommissie T50 : Eindverslaggeving T52 : Afsluiting project Data ruim op voorhand af te spreken, ook met de betrokken IWTadviseur. Minstens twee maal per jaar: rapportering binnen de maand nadien (verslag vergadering en voortgangsverslag Algemeen jaarverslag van de organisatie, financieel overzicht van de projectkosten, eindverslag en opstart effectenanalyse Afsluitprotocol en financiële verificatie Betaling saldo tweede periode van 2 jaar 11/19 Oproep 2002

12 Alle projecten Valorisatiemonitoring Effectenanalyses en evt. bijkomende valorisatieverslagen (36 en 60 maanden na einde project) Oproep /19

13 5. Inlichtingen en correspondentie Voor bijkomende inlichtingen in verband met deze handleiding en de toepassing ervan kan men contact opnemen met: IWT t.a.v. VIS-programma Collectief onderzoek tel 02/ (Dirk Otte) fax. 02/ /19 Oproep 2002

14 Bijlage 1: Financiële verslaggeving De financiële verslaggeving heeft als voornaamste doel de verantwoording van de kosten die in het kader van het project gemaakt worden. Na elk projectjaar wordt een financieel verslag opgesteld met een overzicht van de kosten gemaakt tijdens het voorbije jaar. Het jaarlijks financieel verslag bevat minimum voor elke partner afzonderlijk en voor elke grote onderaanneming (zoals aangegeven in bijlage II van de overeenkomst) een kostenstaat van de personeelskosten en een overzicht van de overige kosten (directe kosten en indirecte kosten). Het detail waarmee de niet-personeelskosten gerapporteerd worden is afhankelijk van het gekozen kostenregime, zoals vastgelegd bij de steunverlening. De tussentijdse financiële verslagen hebben geen impact op de schijven die worden uitbetaald, tenzij er redenen zijn tot herziening van de steun. Op het einde van het project wordt een financieel eindverslag over de volledige projectperiode ingediend. Op basis van het financieel eindverslag wordt, in relatie met het activiteitenverslag, de definitieve steun bepaald. Rapporteringsformaat voor de rubriek pers oneelskosten De kostenstaat personeel is een overzichtstabel van de reële personeelskosten, m.a.w. een geactualiseerde lijst van gegevens. De lijst van personeel is in dit stadium volledig gedetailleerd per naam, met een vermelding van het reële aan het project bestede aantal mensmaanden per personeelslid, en de bijhorende kosten. Een kostenstaat m.b.t. de rubriek personeel na één jaar werking ziet er dan als volgt uit: KOSTENSTAAT PERSONEEL naam personeels - cod e periode actief op lid het project % bezetting op het project aantal aangerekende mens-maanden jaarlijkse loonkost loonkost zonder extralegale voordelen extra-legale voordelen ingebrachte kost Persoon 1 A 8 mnd 50 % 4 mm , , ,67 Persoon 2 C 4 mnd 75 % 3 mm , , ,50 Persoon 3 C 5 mnd 80 % 4 mm ,00 820, ,67 TOTAAL 11 mm ,84 De lettercode in de tweede kolom van bovenstaande tabel geeft de kwalificatie van de ingezette personeelsleden weer. De volgende codes worden gehanteerd: A A B C D E F projectleider dr./ir. licentiaat ing. A1 A2 A3/A4 In het financieel eindverslag wordt naast de details voor het laatste projectjaar tevens een overzicht gegeven van de ingebrachte personeelskosten voor het volledige project. Voor een project met een looptijd van 2 jaar wordt dit: Oproep /19

15 OVERZICHT PERSONEELSKOSTEN Naam personeelslid Aantal mensmaanden Ingebrachte kost jaar 1 jaar 2 totaal jaar 1 jaar 2 Totaal Persoon 1 Persoon 2 Persoon 3... TOTAAL mm Rapporteringsformaat voor de overige kosten Regime 50% Indien het regime van max. 50% van toepassing is voor de directe en indirecte kosten, is geen verdere verantwoording vereist en wordt max. 50% van de reële, aanvaarde personeelskosten aangenomen als overige kosten. Regime 80% Indien het regime van max. 80% van toepassing is, wordt voor de gemaakte directe kosten (werkingskosten en uitrustingskosten) een kostenstaat toegevoegd. De ingebrachte kosten moeten beantwoorden aan de bepalingen opgenomen in het VIS-kostenmodel (zie bijlage 2) Onderstaande tabel is een voorbeeld van een kostenstaat m.b.t. de rubriek directe kosten na één jaar werking. KOSTENSTAAT DIRECTE KOSTEN omschrijving factuurnummer/ referentienummer factuur-datum/ referentiedatum leverancier factuurbedrag ( ) jaarlijkse (afschrijvings- ) kost % voor het project ingebrachte kost testborden firma x ,0 n.v.t. 100% ,00 oscilloscoop firma y 2.000,00 25% 500, ,0 werkstation firma z 2.333,33 40% 933, ,00 onderaanneming Firma a n.v.t. 100% gebruik intern ,00 3% testapparatuur reiskosten 1.500,00 TOTAAL DIRECTE KOSTEN ,33 In het financieel eindverslag wordt naast de details voor het laatste projectjaar tevens een overzicht gegeven van de ingebrachte directe kosten voor het volledige project en van de indirecte kosten. De indirecte kosten worden begrensd tot max. 20% van overige kosten (excl. onderaannemingen). Indien nodig wordt de som van directe en indirecte kosten afgetopt tot 80% van de personeelskosten. 15/19 Oproep 2002

16 Rapporteringsformaat voor de totale kostenstaat Samen met het financieel eindverslag wordt een totale kostenstaat ingediend. Deze kostenstaat geeft per partner een overzicht van alle ingebrachte kosten, aangevuld met een verklaring op eer door de rechtsgeldige vertegenwoordiger van de instelling volgens onderstaand formaat. Naam van instelling: Rechtsgeldige vertegenwoordiger: Nummer van de overeenkomst: Relatie met het project: (mede)aanvragend collectief centrum / onderzoekspartner Kostenstaat voor de periode van: <datum> tot <datum> Kostenregime:... 50% / 80% bedrag bedrag bedrag omschrijving jaar 1 jaar 2 TOT Personeelskosten Overige kosten TOTAAL PROJECT Echt en conform verklaard, afgesloten op de som van <bedrag in letters> euro. <Naam rechtsgeldige vertegenwoordiger> bevestigt dat alle hierboven vermelde uitgaven werkelijk betaald zijn in functie van het betreffende onderzoek. Datum : Handtekening : De rechtsgeldige vertegenwoordiger Oproep /19

17 Bijlage 2: VIS Kostenmodel Een projectbegroting wordt vastgelegd voor de duur van het project (in principe 2 jaar of 2x2 jaar), waarvan 50% steun van de aanvaardbare kosten wordt vastgelegd.) Kosten kunnen in rekening gebracht worden vanaf de eerste dag van de maand voorafgaand aan de indiening van de projectaanvraag. Indien de aanvraag een verlenging betreft van een lopend onderzoeksproject, kan de startdatum vervroegd worden tot de eerste van de maand waarin de oproep wordt gelanceerd. Een projectbegroting wordt per jaar en per partner opgesteld. Basisprincipes Het kostenmodel is gebaseerd op de volgende principes: De aanvaardbare personeelskosten vormen de basis. Men moet de personeelskosten steeds naderhand kunnen verantwoorden, zowel naar geleverde prestaties als naar uitgevoerde betalingen. De overige kosten van het project worden berekend als een percentage van de aanvaarde personeelskosten, volgens onderstaand schema. Elke uitvoerende partner in het project hanteert zelf het percentage dat het beste overeenstemt met zijn manier van werken. De kostenverantwoording a posteriori is gekoppeld aan het gekozen percentage: hoe hoger, hoe meer verantwoording noodzakelijk is. De mogelijke regimes voor de overige kosten zijn: Tot max. 50% van de personeelskosten voor de som van zowel directe als indirecte kosten (werking, apparatuur, testen, componenten, documentatie, kennisverwerving, secretariaat, bedrijfskosten,...:). In principe is geen verantwoording a priori van de directe en indirecte kosten nodig. Enkel de realiteitswaarde van de kosten moet aangetoond kunnen worden. Het is dus ook toegelaten een kleiner percentage te kiezen indien de reële overige kosten lager liggen dan 50% van de personeelskosten. Tot 80% van de personeelskosten voor directe en indirecte kosten. In dit geval moeten alle directe kostenposten bij indiening van het project verantwoord kunnen worden. Aanvaardbare kosten Personeelskosten Directe personeelskosten betreffen de directe brutosalarissen of -lonen voor onderzoekers, technici en ondersteunend personeel à rato van hun deelname aan het project, met inbegrip van de verplichte werknemers- en werkgeversbijdragen en extralegale voordelen voor zover die niet afwijken van de normale praktijk bij de uitvoerder. Kosten van personeel voor ondersteunende taken zoals secretariaat, aankoop, enz... kunnen hier niet ingebracht worden. Algemeen leidinggevend en toezichthoudend personeel wordt niet tot het directe personeel gerekend. Voor onderzoeksinstellingen geldt dat enkel personen op een project gebudgetteerd kunnen worden die niet reeds via andere overheidsbronnen betaald worden (zoals het Zelfstandig en Assisterend 17/19 Oproep 2002

18 Academisch Personeel, doctoraatsbeurzen, onderzoeksmandaten,...). Het betreft tijdelijk personeel, bursalen of personeel met een contract van onbepaalde duur dat geen leidinggevende verantwoordelijkheden heeft. Het aan het project deelnemende personeel kan tot verschillende categorieën behoren, naargelang zijn opleiding, positie of ervaring (bv. projectleider, onderzoeker, technicus,...). Er worden geen specifieke maximale barema s opgelegd voor de verschillende categorieën. Personeel dat geen sleutelpositie inneemt in het project, evenals nog aan te werven personeel mag per categorie worden begroot op basis van referentiekost en conform de normale praktijk van de contractant. Voor zover vastgelegd zal een universiteit personeelsleden verlonen volgens de wettelijk opgelegde barema s. Het algemeen principe is dat de realiteit van de personeelsinzet en dus de kosten retraceerbaar moeten zijn. Dit kan gebeuren via een projectspecifieke registratie of via een algemeen gebruikt kostenplaatsensysteem bij de uitvoerder(s). Directe en indirecte kosten De som van alle met het project verbonden directe en indirecte kosten mag niet groter zijn dan 80% van de aanvaarde personeelskosten. De directe kosten bestaan enerzijds uit de kosten voor werkingsmiddelen (werkingskosten) en anderzijds uit de kosten voor uitrustingsgoederen (uitrustingskosten). Ze moeten rechtstreeks ingezet worden voor de uitvoering van het project, met facturen kunnen gestaafd worden en terug te vinden zijn in de boekhouding. Voor uitrustingskosten worden enkel afschrijvingen in rekening gebracht. Werkingskosten kunnen (eventueel proportioneel) volledig op het project ingebracht worden. Als werkingskosten kunnen bijv. beschouwd worden: Kosten voor verbruik van materialen, grondstoffen en hulpmiddelen, gebaseerd op historische aanschafprijzen; Projectspecifieke onderaannemingen: toelevering van specifieke stukken of diensten (zoals bijv. uitvoeren standaardtesten, beperkte studies,...); Projectspecifieke IT-kosten, exclusief specifieke licenties die door de aanvrager als duurzame goederen geboekt worden; Kosten voor aankoop van een octrooi of van technische kennis, voor zover noodzakelijk voor het project; Reis- en verblijfskosten, deelname aan conferenties,... Uitrustingskosten zijn afschrijvingskosten voor gebruik van apparatuur die noodzakelijk is voor het project. Het is niet de bedoeling van deze projecten om zware investeringen te financieren voor basisuitrusting van O&O apparatuur. Deze kunnen enkel worden ingebracht voorzover effectief relevant voor het betrokken onderzoek en er zich geen alternatieven voordoen via onderaanneming of door gerichte samenwerking. Om als uitrustingskosten in aanmerking te komen moeten de uitrustingsgoederen een verwachte levensduur hebben van tenminste de duur van de werkzaamheden van het project, of in de inventaris van kapitaalsintensief materiaal worden geplaatst, of volgens de boekhoudkundige conventies en regels als kapitaalskosten worden geboekt. De kosten die in aanmerking komen, zijn evenredig met het gebruik ervan ten behoeve van het project en met de duur van het contract, gerekend vanaf de levering van het materieel in verhouding tot de Oproep /19

19 verwachte levensduur van dit materie el. Het materieel moet aangekocht of geleasd worden speciaal voor het project en niet eerder dan zes maanden voor de start van het project reeds in het bezit zijn van de aanvrager. In geval van een verlenging van een project of van een volgend project dat gesteund wordt door IWT-VLAANDEREN kunnen de afschrijvingen doorlopen. Bij de berekening van de kosten die in aanmerking komen wordt ervan uitgegaan dat duurzaam materieel een verwachte levensduur heeft van vijf jaar. Computerapparatuur tot een maximale aankoopprijs van (inclusief operationele software) wordt op 3 jaar afgeschreven. De indirecte kosten, ook wel vaste kosten of "overhead" genoemd, zijn extra algemene onkosten die weliswaar uit de onderzoeksactiviteiten voortvloeien, maar die bijv. ofwel niet direct toewijsbaar zijn, of kosten van algemeen ondersteunende aard betreffen. Het zijn kosten voor normaal waterverbruik, gas, electriciteit, afschrijving en onderhoud van bedrijfsgebouw en meubilair, administratie, secretariaat, algemene directie, algemene opleidingen, verzekeringen, productie,... De indirecte kosten worden forfaitair berekend als 20% van de personeels-, werkings- en uitrustingskosten, met uitzondering van onderaannemingen. Dit percentage zit inbegrepen in de (max.) 50% of 80% niet-personeelskosten. Deze kosten moeten op geen enkele wijze verantwoord worden. Niet in aanmerking komende kosten kosten die via andere overheidsmiddelen gefinancierd worden; winstopslag bij transacties binnen een groep en tussen partners; kosten in verband met marketing, reclame, distributie en verkoop; kosten voor proefseries en veldtesten die verder strekken dan de testen, bedoeld voor het inschatten van technische risico s; voorzieningen voor eventuele toekomstige verliezen, verplichtingen, gerechtelijke geschillen en boetes; interesten; oninbare vorderingen; kosten in verband met andere projecten die door derden worden gefinancierd. 19/19 Oproep 2002