Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Transcriptie

1 Gemeente Soest Inkoop- en aanbestedingsbeleid Versie Datum december 2010

2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING aanleiding doel nut en noodzaak collegeprogramma 3 2 ONTWIKKELINGEN SINDS wet- en regelgeving drempelbedragen aanbestedingsdossier inkoopadviseur duurzaam inkopen besluitvorming bij aanbesteding Sociale aspecten 10 3 ERVARINGEN MET AANBEVELINGEN "AANBESTEDEN OPENBAAR" 11 4 BELEIDSKADERS INKOOP EN AANBESTEDING 13 5 BEGRIPPENLIJST 15 Bijlage 1: Ervaringen met de aanbevelingen uit het rapport "Aanbesteden openbaar". Bijlage 2: Beco-rapport "Duurzaam Inkopen in Soest; nulmeting" versie

3 1 Inleiding 1.1 aanleiding in 2004 is de nota "Inkoop en aanbestedingsbeleid" (Verseonnummer: ) vastgesteld voor het aanbesteden van werken, leveringen en diensten van de gemeente Soest. Sindsdien hebben zich verschillende veranderingen voorgedaan die van invloed zijn op het beleid op het gebied van inkoop en aanbesteding van de gemeente Soest. > Er is een nieuwe Europese richtlijn voor aanbestedingen gekomen (Richtlijn 2004/18/EG); > Er is een nieuw aanbestedingreglement voor werken gekomen (ARV\/2005); > Er is een rechtmatigheldstoets van de gemeentelijke uitgaven door de accountant ingevoerd; > In 2005 heeft de Raad de Algemene Inkoopvoorwaarden aangenomen en deze verplicht gesteld bij alle aanbestedingen, uitgevoerd door de gemeente; > Er is een groei van rechtszaken waar te nemen naar aanleiding van aanbestedingen (zowel landelijk als Europees); > ln 2006 heeft de gemeenteraad een onderzoek laten uitvoeren door de rekenkamercommissie naar de manier waarop gemeente Soest aanbesteedt. Het onderzoeksrapport bevatte 18 aanbevelingen, die alle door de raad zijn overgenomen; > Het college van B&W heeft op 19 december 2006 een Milieubeleidsverklaring aangenomen over interne milieuzorg. Hiermee sluit gemeente Soest aan op het landelijke programma DBO (Duurzame Bedrijfsvoering Overheden) die als doelstelling heeft om in 2010 voor 50% en in 2015 voor 100% duurzaam in te kopen; > In 2008 heeft de rekenkamercommissie, in opdracht van de Raad, een vervolgonderzoek uigevoerd naar de naleving van de eerder uitgebrachte en door de Raad overgenomen aanbevelingen. Naar aanleiding van dit onderzoek zijn op vier punten aanscherpingen gedaan. > Een nieuwe aanbestedingswet is in de maak. De gevolgen van bovengenoemde ontwikkelingen voor het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de gemeente Soest zijn verwoord in voodiggende nota. 1.2 doel Doel van deze nota is het vaststellen van beleidsuitgangspunten voor het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Dit beleid wordt verder uitgewerkt in interne richtlijnen. 1.3 nut en noodzaak Rond aanbesteden spelen vele belangen. De gemeentelijke organisatie richt zich op een veelheid van externe publieke belangen en politieke en beleidsmatige doelstellingen en wil aan dit alles op een zo goed mogelijke wijze vormgeven. Daarnaast is aanbesteden gebonden aan strikte (Europese) regels, die het noodzakelijk maken de toepassing daarvan in de organisatie te borgen, In het kader van deze nota wordt het beleid rondom inkoop en aanbesteding als volgt omschreven: Het waarborgen van een hoge mate van integnteit, doelmatigheid, efficiëntie en transparantie van de inkoopfunctie van de gemeente Soest 1.4 collegeprogramma Het college heeft in haar collegeprogramma "Soest, waar iedereen meetelt" laten zien dat zij staan voor aandacht voor milieu en voor een transparante wijze van werken. In programma 4 Natuur en Milieu wordt stilgestaan bij het Duurzaamheidsplan (Verseonnummer ). Ais een belangrijke ambitie van het Duurzaamheidsplan wordt gemeld dat"... onze organisatie in 2015 klimaatneutraal is en dat dit onder meer wordt bewerkstelligd door duurzaam inkopen". versie

4 Duurzaam inkopen is het rekening houden met milieu- en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces. Bij milieuaspecten gaat het om het effect van een product, dienst of werk op het milieu, bijvoorbeeld door energie of materiaalgebruik. Bij sociale aspecten gaat het om thema's als kinderarbeid of mensenrechten. Het effect van deze aanpak is dat wanneer overheden naar deze producten, diensten en werken vragen, de markt sneller zal omschakelen naar een duurzame aanbod. Daarnaast heeft de gemeente een voorbeeldfunctie tegenover inwoners en bedrijven. versie

5 2 Ontwikkelingen sinds 2004 Het Soester inkoop- en aanbestedingsbeleid uit 2004 was in essentie gericht op: het volgen van wet- en regelgeving; " het toepassen van procedures; het hanteren van drempelbedragen; het introduceren van een aanbestedingsdossier; " het inzetten van tekenbevoegdheid/mandatering; het inzetten van een inkoopadviseur. Op deze punten werd voorzien in regels en afspraken. Op elk van bovenstaande punten wordt weergegeven welke verandering heeft plaatsgevonden en wat er ten aanzien van het beleid wordt voorgesteld. Vervolgens wordt stilgestaan bij de aanbevelingen van de rekenkamercommissie. 2.1 wet-en regelgeving In de nota uit 2004 werd reeds gesteld dat gemeente Soest de wet- en regelgeving op Europees en nationaal niveau altijd zal volgen. Gemeente Soest zal dit uiteraard ook de komende jaren blijven doen. De Europese richtlijnen zijn sinds 2004 in grote lijnen nog dezelfde. Het Europese aanbestedingsbeleid wordt geheel gevolgd voor opdrachten van werken, diensten en leveringen. Wel is er één nieuwe richtlijn voor aanbestedingen gekomen (Richtlijn 2004/18/EG) als ven/anging van de drie bestaande richtlijnen (voor Leveringen, Diensten en Werken apart). De verschillen tussen de oude richtlijnen en de nieuwe gezamenlijke richtlijn zijn echter vooral procedureel en niet zo zeer inhoudelijk. De nieuwe rechtlijn heeft geleid tot vereenvoudiging van de uitvoering. Ook is er sinds 2004 meer jurisprudentie beschikbaar gekomen, waardoor het handelen in de praktijk zich in sommige gevallen heeft aangepast. De en/aring is namelijk dat door marktpartijen steeds vaker de weg naar de rechtbank wordt gezocht. Het is daarom van belang om bij de interpretatie van de Europese richtlijnen uit te gaan van een zo groot mogelijke haalbaarheid en rechtmatigheid. Dit kan bijvoorbeeld met zich meebrengen dat er gekozen wordt voor een wat zwaardere procedure of dat er gekozen wordt voor het inzetten van een gespecialiseerde aanbestedingsjurist. De interpretatie van de complexe Europese wet- en regelgeving leidt, onder invloed van jurisprudentie, sneller tot juhdische procedures. Daarom speelt de gemeente Soest bij twijfel in de aanbestedingsprocedure zo veel mogelijk op safe door weg te blijven van de grenzen van de wet en, waar nodig een second opinlon te vragen aan een gespecialiseerde aanbestedingsjurist Op nationaal niveau bestond in 2004 nog geen wetgeving. Dat is in grote lijnen nog steeds het geval. Wel is sinds februari 2010 de wet WIRA van kracht. Deze wet regelt de manier waarop overheden moeten omgaan met veriiezende partijen na een aanbesteding en hoe die partijen worden geïnformeerd. Verder wordt al meer dan driejaar gewerkt aan een nationale aanbestedingswet. Deze is al eens gesneuveld in de Eerste kamer en is nu aan een tweede ronde bezig. De venwachting is dat deze nieuwe wet in 2011 zal worden aangenomen. Gemeente Soest volgt dan uiteraard ook deze nieuwe wet en zal waar nodig de handelwijze daarop aanpassen. Sinds 2004 hebben de volgende wijzigingen plaatsgevonden in wet- en regelgeving. Deze zijn inmiddels standaard worden in alle aanbestedingen: Het Besluit Aanbestedingsreglement Overheden (kortweg Bao, een richtlijn die is afgeleid van de Europese aanbestedingsrichtlijnen). De ARW-2005 (Algemene Richtlijn Werken 2005) (zie hiervoor ook de behandeling van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie, punt 11) Tenslotte is sinds 2005 de accountant wettelijk verplicht om de rechtmatigheid van aanbestedingen te controleren en daarover te rapporteren. versie

6 Soest volgt de Europese en nationale wetgeving in haar inkoop- en aanbestedingsprocedures. 2.2 drempelbedragen Europese drempelbedragen Wanneer de totale contractwaarde (excl. BTW) van een aanbesteding boven het Europese drempelbedrag voor de betreffende categorie uitkomt, is Europese aanbesteding verplicht. Het verioop van de Europese drempelwaarden zag er in de afgelopen jaren als volgt uit: Per Europese drempel voor diensten en leveringen Europese drempel voor werken , , , , , , , ,00 n.b.: Bij het aanbesteden van diensten is er een groep diensten, die anders mag worden behandeld. Deze "vrijgestelde diensten" behoeven niet volgens de Europese procedures te worden aanbesteed, maar een melding vooraf naar de EU en een melding achteraf naar de EU, waarin de gegunde partij wordt genoemd, volstaat. Zij moeten dan wel aan de volgende twee voonwaarden voldoen: 1) De dienst moet voorkomen in de lijst "bijlage 2B" van de Europese richtlijn (en wordt daarom ook wel "2B-dienst" genoemd. De diensten op deze lijst hebben als kenmerk, dat zij in het algemeen een nationaal karakter hebben, zoals b.v. onderwijsdiensten); 2) Er mag geen grensoverschrijdend belang zijn. Dit houdt in, dat de aanbestedende dienst lokaal of regionaal gebonden moet zijn (gemeente, provincie of regionaal samenwerkingsverband) en niet aan de buitengrenzen van het land mag liggen. Gemeente Soest voldoet per definitie en door jurisprudentie aan voonwaarde 2 door de afstand tot de buitengrens van Nederiand. Per aanbesteding van een dienst behoeft gemeente Soest dus alleen vast te stellen of aan voonwaarde 1) wordt voldaan om de conclusie te trekken dat er sprake is van een "vrijgestelde dienst". In dat geval wordt dus slechts 2twee maal eene melding naar de EU gedaan, ongeachte de geraamde hoogte van de aanbesteding. In 2004 waren de drempelbedragen voor Europees aanbesteden beduidend hoger. Deze drempelbedragen worden per 1 januari van elk even jaartal opnieuw vastgesteld. Gezien de koersontwikkeling van de euro ten opzichte van diverse andere muntsoorten heeft dit geleid tot telkens weer een verlaging van de drempelbedragen. Soest hanteert de Europese drempelbedragen in haar Inkoop- en aanbestedingsprocedures. Soester drempelbedragen Gemeente Soest heeft in 2004 het volgende uitgangspunt genomen: wanneer bij een aanbesteding de contractwaarde boven de ,- uitkomt, wordt er melding van die aanbesteding gedaan bij de inkoopadviseur. Deze werkwijze heeft goede ervaringen opgeleverd en vormt een bijdrage aan de efficiency en transparantie van de Soester aanbestedingen. Bij de aanbestedingen tussen de ,- en de ,- wordt nu zo veel mogelijk gestreefd naar meen/oudig onderhands aanbesteden, maar uitzonderingen zijn mogelijk (met name als men de markt goed kent en wanneer het uitbreidingen van bestaande zaken betreft, zoals regelmatig gebeurt bij ICT). Verder wordt bij het aanbesteden van werken en vrijgestelde diensten onder de , markt gevraagd. In de praktijk worden daarbij de volgende bandbreedtes gehanteerd: drie tot vijf offertes aan de aanbestedingsbedrag boven boven versie 2, soort aanbesteding Werk; dienst en levering Werk; dienst en levering Werk; dienst en levering Werk dienst en levering tot 193,000 Werk Werk tot en vrijgestelde dienst handelswijze melden aan inkoopadviseur meervoudig onderhands aanbesteden minimaal 3 offertes minimaal 4 ofl'ertes minimaal 5 offertes nationaal aanbesteden

7 De drempel voor Europees aanbesteden van Werken lag in 2006 in de buurt van vijf miljoen euro. Aangezien een werk met een geschat aanbestedingsbedrag van vijf miljoen euro bij de gemeente Soest zelden of nooit voorkomt, heeft de rekenkamercommissie in 2006 de aanbeveling gedaan een eigen drempelbedrag te introduceren voor Werken. Deze drempel is ingevoerd en houdt in dat werken met een geschat aanbestedingsbedrag vanaf 500,000,- nationaal worden aanbesteed (werkwijze lijkt sterk op Europees aanbesteden, maar melding en publicatie geschiedt niet Europees, maar landelijk). De en/aring met de hoogte van dit drempelbedrag blijkt in de praktijk in te houden dat er een gerede kans is, dat hierdoor een onbekende aannemer (dus niet voorkomend op onze groslijst) de opdracht gegund krijgt. Gevolg daarvan is, dat er een beduidend grotere inspanning wordt gevraagd van de medewerkers van gemeente Soest, die belast zijn met controles tijdens de uitvoering van het werk. Met name bij werken tussen de en de is de verhouding tussen grotere inspanning en het relatieve voordeel van de kans op een nog scherpere aanbieding uit een nationale aanbesteding t.o.v. een meervoudig onderhandse aanbesteding eerder nadelig dan voordelig. Als voorbeeld noemen we hier de herinrichting van de Middelwijkstraat. Ook het Aanbestedingsinstituut Bouw en Infra beschrijft in hun nieuwste publicatie "Behendig in aanbesteden", november 2010, het volgende: "Op grond van de beleidsregels Aanbesteding van Werken 2005 (BAW2005), zoals vastgesteld door de bouwministehes, zijn de aanbestedende diensten van het rijk verplicht om werken van een geraamde waarde van meer dan 1,5 miljoen doormiddel van een openbare aankondiging op de markt te brengen. Voor decentrale overheden gelden deze beleidsregels niet In beginsel zijn zij dan ook vrij om onderde Europese drempel te bepalen of zij openbaar, al dan niet met voorselectie, wensen aan te besteden Het Aanbestedingsinstituut Is van mening dat als de drempel van 1,5 miljoen passendis bij RIjksprojecten, deze drempel ook het uitgangspunt zou moeten zijn bij decentrale projecten. Het openbaar aanbesteden van projecten met een kleinere omvang leidt tot een wanverhouding tussen de omvang van de opdrachten de maatschappelijke kosten van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer(s) samen, die voorde aanbesteding gemaakt moeten worden". Deze onbalans tussen de grootte van de inspanning en mogelijk te behalen voordeel bij nationaal openbaar aanbesteden wordt opgeheven door de introductie van de volgende bandbreedte in de drempelbedragen: Aanbestedingen van een werk met een geschat aanbestedingsbedrag van meer dan maar niet meer dan worden onderhands aanbesteed, (met zo mogelijk gebruikmaking van de grolijst), waarbij minimaal 7 offertes worden gevraagd. Aanbestedingen van een werk met een geschat aanbestedingsbedrag van meer dan worden altijd nationaal openbaar aanbesteed. Door uitbreiding van de Soester regels op het gebied van "vrijgestelde diensten" en de introductie van de bandbreedte voor werken tussen en ontstaat de volgende tabel met bandbreedtes: aanbestedingsbedrag soort aanbesteding handelswijze boven boven Werk; dienst en levering Werk; dienst en levering Werk; dienst en levering Werk en vrijgestelde dienst, dienst en levering tot Werk en vrijgestelde dienst Werk en vrijgestelde dienst Werk tot en vrijgestelde dienst melden aan inkoopadviseur meervoudig onderhands aanbesteden minimaal 3 offertes minimaal 4 offertes minimaal 5 offertes minimaal 7 offertes nationaal aanbesteden n.b.: onder de tabel met Europese drempelbedragen wordt verklaard wat wordt verstaan onder een "vrijgestelde dienst" Deze bandbreedtes hebben goede ervaringen opgeleverd en vormen een bijdrage aan de efficiency en transparantie van de Soester aanbestedingen. In Soest wordt een aanbesteding met een contractwaarde tot gemeld blj de Inkoopadviseur Aanbestedingen tussen en worden onderhands aanbesteed en aanbestedingen tussen en kennen een minimaal aantal aan te vragen offertes. Werken met een geschat aanbestedingsbedrag vanaf ,- worden nationaal aanbesteed. Voor aanbestedingen tussen en geldt dat minimaal 7 offertes moeten worden gevraagd. Afwijkingen op de. Soester regels zijn alleen mogelijk door een voorstel aan het college, waarbij de argumenten voor de afwjking van zowel de aanbestedende afdeling als die van de inkoopadviseur worden vermeld. versie

8 2.3 aanbestedingsdossier In Soest wordt gewerkt met een gestandaardiseerde structuur voor elk aanbestedingsdossier. Daardoor bevat elk aanbestedingsdossier alle informatie die nodig is om verantwoording over de gevolgde werkwijze te kunnen afleggen bij iedere vorm van controle (van interne controle t/m inzage vanuit de WOB en bij mogelijke rechtszaken). Na aanvankelijke aanloopproblemen bij de naleving van de structuur, blijkt de werkwijze in de praktijk inmiddels prima te voldoen. Ook de verplichtingen voortvloeiend uit de nieuwe wet WIRA worden goed nageleefd met de ingevoerde dossierstructuur In Soest gelden regels voor dossier-opbouw met als belangrijkste doelstelling het te allen tijde verantwoording kunnen afleggen over de gevolgde werkwijze bij een aanbesteding. 2.4 inkoopadviseur In 2004 was de kern van de rol van de inkoopadviseur: 1. scherpere prijzen te bewerkstelligen; 2. bewaken dat wordt voldaan aan wet- en regelgeving door inzet van kennis en ervaring bij complexere aanbestedingen. Op het punt van "scherpere prijzen" is bij het uitkomen van het adviesrapport met de aanbevelingen van de rekenkamercommissie door de Raad de taakstelling Inkoop vastgesteld. Deze taakstelling is ruimschoots gehaald. Mede vanuit de aanbevelingen van de rekenkamercommissie (2006) zijn aan de rol en verantwoordelijkheid van de inkoopadviseur enkele onderdelen toegevoegd: 3. rechtmatigheid van elke aanbesteding tijdens de aanbesteding. De regulier controles achteraf (eerst van de controller en daarna door de accountant) dienen de rechtmatigheid dan alleen nog te bevestigen. 4. controle vanuit het financiële systeem op de naleving van de wetgeving over splitsen en samenvoegen van opdrachten. Aan de hand van de resultaten van deze controle kan tijdig bijgestuurd worden. In de afgelopen jaren is de inkoopadviseur ingezet voor: 5. adviseren en infomeren van afdelingsmedewerkers, die structureel of incidenteel met inkoop en aanbesteding te maken hebben (vraagbaakfunctie); 6. opstellen van een afdelingsoverstijgend inkoopjaarplan. Hiermee wordt zichtbaar gemaakt wanneer bepaalde capaciteit nodig is, zowel van de inkopende afdeling als van de inkoopadviseur. Vanuit dit overzicht kunnen ook termijnen worden bewaakt zodat tijdnood wordt voorkomen. 7. bevorderen (waar mogelijk en noodzakelijk) van ambtelijke samenwerking met gemeenten in de regio. Hiertoe vinden enkele malen per jaar afstemmingsbijeenkomsten met buurgemeenten plaats en kan tijdig intern worden afgestemd of samenwerking is gewenst. De rol en bevoegdheden van de inkoopadviseur richten zich op de volgende onden/verpen: een zo goed mogelijke kwaliteit en daarbij zo scherp mogelijke prijzen; nakoming van wet- en regelgeving ta.v. inkoop en aanbesteding; controle van de rechtmatigheid tijdens aanbesteding en hierop tijdig bijsturen; " controle of de wetgeving ta.v. splitsen en samenvoegen van opdrachten wordt nageleefd en voorstellen ter verbetering doen; adviseren en informeren van de inkopende afdelingen; opstellen en bewaken van een gemeentelijk inkoopjaarplan; bevorderen van samenwerking op gebied van Inkoop en aanbesteding. 2.5 duurzaam inkopen "Duurzaam inkopen" heeft al meer dan 10 jaar de nodige aandacht gekregen bij gemeente Soest. Zo heeft Soest in 2001 de "duurzaaminkopen prijs" van het Ministerie van VROM gewonnen. In "Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2004" is het duurzaam inkopen gering belicht geweest. Soest kon in die jaren nog maar zeer beperkt gebruik maken van landelijk draagvlak en gestelde kaders. Inmiddels heeft op landelijk niveau al veel standaardisatie plaatsgevonden. Binnen gemeente Soest hebben sinds 2004 de volgende ontwikkelingen plaatsgevonden: Het college van B&W heeft op 19 december 2006 een Milieubeleidsverklaring aangenomen over interne milieuzorg. Deze beleidsverklaring is op 12 februari 2007 publiekelijk ondertekend. Daarmee heeft gemeente Soest versie 2,

9 zich verbonden aan de inspanningsverplichting om in 2010 voor 50% duurzaam in te kopen en in 2015 voor 100% duurzaam in te kopen. In de tweede helft van 2009 heeft gemeente Soest meegedaan aan het project DUIK II (DUurzaam InKopen, T tranche). Acht gemeenten uit de regio (onder regie van het Sen/icebureau Gemeenten en met medewerking en subsidie van de provincie Utrecht) hebben aangegeven dat zij hun inkopen en aanbestedingen in de komende jaren zo duurzaam mogelijk willen verrichten. Een belangrijk element daarbij was het bepalen op welke wijze duurzaamheid wordt gemeten. De gemeenten binnen het project DUIK II hebben een nulmeting uitgevoerd over de inkopen en aanbestedingen over het jaar 2008 vanuit de vraag in hoeverre deze als duurzaam zijn aan te merken. Uit deze nulmeting (uitgevoerd door Beco^) blijkt dat de gemeente Soest al heel goed op weg is met Duurzaam Inkopen en Aanbesteden en zelfs veruit als beste scoort van de acht deelnemende gemeenten in het DUIK II project. Overigens geeft dit geen enkele garantie voor scores voor de komende jaren, aangezien de nieuwe meetmethode er van uit gaat dat alleen alle aanbestedingen in enig kalenderjaar meetellen voor de score, leder begint dus elk jaar weer met een blanco score. In 2010 heeft de raad ook het Duurzaamheidsplan aangenomen. Een belangrijke ambitie van het Duurzaamheidsplan is dat".,, onze organisatie in 2015 klimaatneutraal is en dat dit onder meer wordt bewerkstelligd door duurzaam inkopen". Ter ondersteuning van de gemeenten bij het invoeren van duurzaam inkopen is een centrale rol weggelegd voor Agentschap.nl (voorheen SenterNovem). Agentschap.nl is het instituut dat de standaard criteria (eisen en wensen) t.a.v. duurzaamheid bij aanbestedingen opstelt en beheert. Bij gemeente Soest zijn deze eisen en wensen per categorie voor iedereen toegankelijk op de Q-schijf (Q:\Algemeen/Inkoop en aanbestedingxduurzaam inkopen\criteria Agentschap nl). Door de hier genoemde eisen bij een aanbesteding toe te passen mag deze aanbesteding bij monitoring als "duurzaam" worden gekenmerkt. Aangezien gemeente Soest streeft naar 100% duurzaam aanbesteden in 2015, is het uitgangspunt om de eisen van Agentschap.nl altijd toe te passen. De door Agentschap.nl genoemde wensen mogen ook worden toegepast, maar zijn niet van invloed op het al dan niet kenmerken van de aanbesteding als "duurzaam" voor de monitoring. Argumenten voor een uitzondering op het hanteren van deze standaard werkwijze kunnen zijn: (sterk) hogere prijs beperkte beschikbaarheid van materialen Het staat gemeente Soest uiteraard vrij om aan bovengenoemde eisen en wensen nog eigen eisen en/of wensen toe te voegen. Dit beïnvloedt de duurzaamheidsmonitoring verder niet. De en/aringen van de afgelopen jaren (bij gemeente Soest maar ook landelijk) laten zien, dat leveranciers al fors inspelen op de veranderende vraag van overheden en dit effect is nog groeiende! Dat wil zeggen dat de leveranciersmarkt beïnvloedt kan worden door gezamenlijk de vraag te veranderen!). Alle aanbestedingen van de gemeente Soest hebben als uitgangspunt, de eisen van duurzaam inkopen, zoals verwoord door Agentschap.nl (SenterNovem) te hanteren in de aanbestedingsstukken. Elke uitzondering hierop dient vooraf de goedkeuring te hebben van het college van B&W. Hierdoor worden deze aanbestedingen volgens de landelijke monitor gekenmerkt als "duurzaam". De gemeente Soest voldoet op deze wijze aan de doelstellingen uit het Duurzaamheidsplan Waar mogelijk worden ook de wensen, zoals vennoord door Agentschap.nl (SenterNovem) gehanteerd in de aanbestedingsstukken. 2.6 besluitvorming bij aanbesteding Wettelijk is bepaald dat bij Europese en nationale aanbestedingen nauwkeurig wordt aangegeven en gepubliceerd, welke keuzes bij een aanbesteding zijn gemaakt. Daarbij gaat het om inzicht in keuzes zoals: wat is er nodig? welke bedrijven kunnen dat leveren? welke voonwaarden stellen wij daarbij? voor hoelang gaan we een contract aan? met welke andere gemeenten kunnen we samenwerken? Enkele conciusies uit het Beco-rapport 2009 (heeft betrekking op de aanbestedingen uit 2008): "gemeente Soest koopt voor ongeveer 64% duurzaam in. "Kennis en beleid van duurzame inkoop zijn in Soest uitstekend geborgd. Zowel decentrale inkopers als de inkoopadviseur zijn uitstekend op de hoogte van de mogelijkheden van duurzaam inkopen." "De houding ten opzichte van duurzame inkoop in Soest is als positief te beschouwen. Dit geldt vooralle afdelingen." versie 2,

10 De transparantie van de keuzes brengt met zich mee dat het moeizaam zo niet onmogelijk is, om gedurende de aanbestedingsprocedure op eerdere keuzes terug te komen. Er is sinds 2004 in een veel sterkere mate sprake van juridisering van de aanbestedingstrajecten. Meer dan voorheen worden de essentiële keuzes, die bij een aanbesteding spelen aan het begin van het aanbestedingstraject gemaakt, Bestuuriljke verantwoordelijkheid voor de inkoopprocessen (niet de inhoudelijke verantwoordelijkheid) ligt bij de verantwoordelijke portefeuillehouder voor financiële zaken. De bevoegdheid tot het gunnen van werken, leveringen en diensten namens de gemeente is deels gemandateerd aan de directie en daarvandaan naar het afdelingshoofd. De inhoudelijk verantwoordelijke portefeuillehouder wordt altijd tijdens de voorbereidingsfase geïnformeerd over inkoopen aanbestedingsprocedures en de te maken keuzes hierin (b.v, financiële risico's, aangaan van verplichtingen). Tevens worden dan ook afspraken gemaakt over de rol van de portefeuillehouder tijdens de uitvoering van de aanbesteding en de momenten waarop de portefeuillehouder wordt geïnformeerd over de voortgang. Uiteraard zal bij de meeste aanbestedingen aan het eind van het aanbestedingstraject nog een formeel besluit van het college van B&W plaatsvinden. Bij de mandatering is gezocht naar de balans tussen de integrale verantwoordelijkheid van de afdeling en de noodzakelijke functiescheidingen. Het vertrouwen en de mate van betrokkenheid vormen de basis bij de mandatering. Het college gunt als het een werk betreft van > 2,000,000; de directie gunt als het een opdracht betreft tussen > 500,000 - < 2, ; het afdelingshoofd gunt als het een opdracht betreft < Binnen een aanbestedingsprocedure kan voor efflency, doelmatigheid en tijdswinst gebruik gemaakt worden van het mandaatbesluit. Bestuuriljke verantwoordelijkheid voor de inkoopprocessen (niet de inhoudelijke verantwoordelijkheid) ligt bij de verantwoordelijke portefeuillehouder voor financiële zaken. De inhoudelijk verantwoordelijke portefeuillehouder wordt altijd tijdens de voorbereidingsfase geïnformeerd over inkoopen aanbestedingsprocedures en de im- en expliciete keuzes hierin, zoals de balans tussen de duurzaamheldscriteria en de mogelijke meerkosten daarvoor. De bevoegdheid tot het gunnen van werken, leveringen en diensten namens de gemeente is vanuit het college deels gemandateerd aan de directie en daan/andaan naar het afdelingshoofd. Het college gunt als het een werk betreft van > ; de directie gunt als het een opdracht betreft tussen > < ; het afdelingshoofd gunt als het een opdracht betreft < Sociale aspecten Gemeente Soest neemt deel in het Regionaal sociaal Werkvoorzieningsschap Amersfoort en omgeving (RWA). Om haar doelstellingen te ven/vezenlijken heeft het RWA een bedrijvengroep Amfors, waaronder diverse werkmaatschappijen hangen, zoals Mailfors, Cleanfors en Greenfors. Bij het aanbesteden van diensten bestaat de mogelijkheid om een dienst alleen open te stellen voor WSW-bedrijven zoals de bedrijvengroep van Amfors. Hieraan worden dan wel bepaalde voorwaarden gesteld. De uitleg van deze voora/aarden levert nogal eens interpretatieverschillen op en zijn dan ook regelmatig ondenwerp van een juridisch meningsverschil. Bovenstaande levert echter ook vaak de mogelijkheid om bij het aanbesteden van een dienst rekening te houden met de deelname van gemeente Soest in RWA/Amfors door een opdracht direct quasi in te besteden of alleen open te stellen voor WSW-bedrijven. Bij aanbesteding van diensten, neemt gemeente Soest, waar mogelijk in overweging gebruik te maken van de optie om een dienst zodanig aan te besteden, dat deze alleen opengesteld wordt voor WSW-bedrijven. Naast bovenstaande mogelijkheden overweegt gemeente Soest bij elke aanbesteding van een dienst als mogelijk kwaliteitscriterium of extra kwaliteitspunten worden gegeven als bedrijven kunnen aantonen, dat zij een extra inspanning leveren om mensen met een uitkering in dienst te nemen en te houden. Tevens vraagt Soest, waar mogelijk, bij het aanbesteden van werken, aan aannemers naar hun bereidheid om cliënten van de afdeling Werk ervaring op te laten doen en deze vervolgens waar mogelijk daarna in dienst te nemen. versie

11 3 Ervaringen met aanbevelingen "Aanbesteden Openbaar" In 2006 heeft de rekenkamercommissie in opdracht van de Raad een onderzoek uitgevoerd naar de rechtmatigheid en doelmatigheid van de inkoop en aanbesteding bij gemeente Soest. Als resultaat van dit onderzoek zijn 18 aanbevelingen gedaan. De Raad heeft vervolgens in april 2006 besloten om deze 18 aanbevelingen over te nemen en is daarmee vastgesteld beleid. Begin 2008 is een onderzoek uitgevoerd door de rekenkamercommissie naar de opvolging van de overgenomen aanbevelingen. Uit dit ven/olgonderzoek kwam naar voren dat bij vier aanbevelingen nog geen volledige implementatie had plaatsgevonden. In de navolgende periode zijn ook deze vier aanbevelingen in de organisatie geïmplementeerd. Onderstaand volgen nu de 18 aanbevelingen met daarbij vermeld wat de status is en wat de ervaringen in de afgelopen jaren zijn geweest, 1. Het drempelbedrag voor nationaal aanbesteden van weri<en vast te stellen op Deze regel werkt sinds 2006, maar geeft naast praktische bezwaren ook een zekere onbalans tussen de grootte van de extra inspanning en een mogelijk te behalen voordeel bij nationaal openbaar aanbesteden. Op dit punt is reeds dieper ingegaan bij de behandeling van de Soester drempelbedragen in paragraaf 2,2, 2. Met ervaringsdeskundigen uit de eigen regio bespreken wat de voor- en nadelen zijn van openbaar aanbesteden. Het is leerzaam voor Soest om met ervaringsdeskundigen uit de eigen regio te bespreken wat de voor- en nadelen zijn van openbaar aanbesteden. Deze kennisuitwisseling kan er tevens toe bijdragen dat de benodigde aanpassing van de procedures voor de grotere werken met minder inspanning tot stand kunnen komen. In de afgelopen jaren is enkele malen besproken met buurgemeenten. De ambtelijke samenwerking met buurgemeenten wordt gezocht zodat planningen tijdig afgestemd kunnen worden. Dit blijkt nuttig en leerzaam te zijn en soms ook daadwerkelijk te leiden tot een gezamenlijk aanbestedingstraject. Overigens heeft gemeente Amersfoort inmiddels het drempelbedrag van voor het nationaal aanbesteden van werken verhoogd naar , 3. Opnemen van nacalculaties bij aanbestedingen van werken, zodat de grote afwijkingen tussen voor- en nacalculatie vergeleken kunnen worden. Dit is standaard onderdeel van het aanbestedingsdossier inclusief verantwoording van verschil tussen directieraming en offerteprijs en tussen offerteprijs en uiteindelijke kosten. Dit werkt naar tevredenheid, 4. Selectiecriteria opstellen voor opname van bedrijven op de groslijst voor weri<en. Dit is gebeurd en werkt naar tevredenheid (overigens alleen voorwerken in de wegen-sector, incl. grond- en rioolwerken). 5. Als sprake Is van een mogelijke Bibob toetsing als onderdeel van de aanbestedingsprocedure, dit vooraf vermelden In de stukken. Dit wordt gedaan, indien van toepassing. Overigens wordt vaker de mogelijkheid van toetsing door een VOG-rp verklaring vaker gehanteerd. Ook dit wordt vooraf vermeld in de stukken. Een VOG-rp verklaring is een schriftelijke Verklaring Omtrent het Gedrag voor rechtspersonen, waarmee een rechtspersoon zijn integriteit kan tonen aan partners, bedrijven en overheden. 6. Het invoeren van een checklist voor dossiervorming. Dit is ingevoerd en werkt naar tevredenheid en wordt ook gehanteerd bij de rechtmatigheidcontroles. 7. Onderscheid maken In selectie- en gunningcriteria in de standaardbestekken en betere en duidelijker selectiecriteria formuleren. Dit is doorgevoerd en werkt naar tevredenheid. Steeds vaker wordt dit gehanteerd om een gescheiden selectie- en gunningsfase uit te voeren (werkbesparend voor zowel gemeente als aanbiedende partijen). 8. Voor alle aanbestedingen een inschrijftermijn voor de leveranciers hanteren die overeenkomt met de regelgeving. Dit is ingevoerd. 9. In de weri<wijze borgen dat in overeenstemming met het aanbestedingsbeleid alle Inkopen boven de aan de Inkoopadviseur worden gemeld. Dit is ingevoerd en uit controle blijkt dat dit goed wordt nageleefd. 10. De directieramingen In het aanbestedingsdossier archiveren en zichtbaar maken, Inclusief meer- en minderwerk en verklaring van afwijkingen. Dit is standaard onderdeel van het aanbestedingsdossier inclusief verantwoording van verschil tussen directieraming en offerteprijs en tussen offerteprijs en uiteindelijke kosten (zie ook punt 3). versie 2,

12 Hef MT, College van B&Wende Raad een beslissing laten nemen over het wel of niet toepassen van de ARW 2005 in plaats van de UAR ARW2005 is in Soest standaard werkwijze, overigens bij nagenoeg alle Nederlandse gemeenten. Wel is gebleken dat er een spanningsveld is ontstaan door het besluit van de Raad in 2005, op advies van de rekenkamercommissie, om de Algemene Inkoopvoonwaarden (AlV) van gemeente Soest verplicht te stellen bij alle aanbestedingen (behoudens uitzonderingen). Bij het gebruik van de ARW2005 in combinatie met de AlV van gemeente Soest blijken in specifieke gevallen overiappingen en tegenstellingen op te treden. Het is daarom goed om een specifieke AlV voor werken te maken als een samenvatting uit de algemene Soester AlV, waarin deze overiappingen en tegenstellingen zijn weggenomen. Een set Algemene Inkoopvoorwaarden specifiek voor weri<en opstellen. De huidige Algemene Inkoopvoorwaarden dan beperi<en tot aanbestedingen van leveringen en diensten. 12. Voor de selectie van uit te nodigen leveranciers uit de groslijst duidelijke criteria vastleggen. De opgestelde lijst met uit te nodigen leveranciers opnemen in het dossier De criteria voor de selecfie van leveranciers liggen vast en in 2010 heeft actualisering van de groslijst plaatsgevonden, 13. De taken van de concerncontroller zo snel mogelijk Invullen en continuïteit bieden voorde organisatie. De concerncontroller controleert jaariijks de rechtmatigheid van aanbestedingen. Vervolgens wordt dit weer gecontroleerd door de accountant, 14. Uitbreiding rol concern controller uihroerende werkzaamheden betreffende controle op aanbestedingen duidelijk hier neerieggen. Intern een jaariljks terugkerend rechtmatigheidonderzoek invoeren op het gebied van aanbestedingen. Dit is ingevoerd (zie ook punt 13). 15. Het roulatiesysteem van lokale leveranciers bij gebruik van de groslijst uitbreiden naar de regio. Deze werkwijze is inmiddels ingevoerd. 16. De betrokkenen bij dit onderzoek hebben in de reactie bij de wederhoor aangeven de hiervoor genoemde aanwijzingen over te nemen. Over bijvoorbeeld een halfjaar een ven/olgonderzoek door de controller laten uitvoeren om dit vast te kunnen stellen. De implementatie van de aanbevelingen is in 2008 ook getoetst door de rekenkamercommissie zelf. 17. Het onderscheid aangeven tussen 1-A Diensten en 1-B Diensten en dit beleid definitief vast laten stellen. Per is er geen verschil meer in de voorgeschreven drempelbedragen voor Europees aanbesteden van 1-A en 1-B diensten. Overigens heten deze diensten inmiddels 1-A en 1-B diensten, in navolging van de Europese wetgeving. 18. Een structurele werkwijze Invoeren bijvoorbeeld door begrotingsanalyse om Europese aanbestedingen van diensten op te sporen en het missen daarvan te voori<omen. Dit punt is direct ingevoerd. Zowel jaariijks vooraf bij de samenstelling van de inkoopjaarplanning als door controles in het financiële systeem. Overigens komt het niet of nauwelijks voor dat meerdere afdeling hetzelfde willen inkopen. Meer en/aringen met de aanbevelingen uit het rapport "Aanbesteden openbaar" zijn opgenomen in bijlage 1, versie 2,

13 4 Beleidskaders inkoop en aanbesteding In voorgaande hoofdstukken is ingegaan op de wettelijke verplichtingen die gelden voor inkoop- en aanbestedingsprocedures en is er ingegaan op de ontwikkelingen op het gebied van de inkoop- en aanbesteding sinds 2004, Daarnaast is er stilgestaan bij de ervaringen die opgedaan zijn in het werken met de aanbevelingen zoals die gedaan zijn door de rekenkamercommissie in 2006, De conclusies die in de verschillende hoofdstukken zijn aangegeven, zijn in dit hoofdstuk samengebracht en vormen tezamen de beleidskaders voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Soest, Het beleid rondom inkoop en aanbesteding als volgt omschreven: Het waarborgen van een hoge mate van integriteit, doelmatigheid, efficiëntie en transparantie van de Inkoopfunctie van de gemeente Soest Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt uitgevoerd binnen de volgende kaders: /, Soest volgt de Europese en nationale wetgeving in haar inkoop- en aanbestedingsprocedures. 2. Soest hanteert de Europese drempelbedragen In haar inkoop- en aanbestedingsprocedures. De interpretatie van de complexe Europese wet- en regelgeving leidf onder invloed van jurisprudentie, sneller tot juridische procedures. Daarom zoekt de gemeente Soest niet de grenzen van de wet op in een aanbestedingsprocedure en laat zich waar nodig adviseren dooreen gespecialiseerde aanbestedingsjurist 4. De raad heeft in 2006 besloten de aanbevelingen uit het rapport "Aanbesteden openbaar" van de rekenkamercommissie over te nemen. ZIJ zijn daarmee vastgesteld beleid. Alle aanbevelingen zijn geïmplementeerd. Bestuuriljke verantwoordelijkheid voor de inkoopprocessen (niet de Inhoudelijke verantwoordelijkheid) ligt bij de verantwoordelijke portefeuillehouder voor financiële zaken. De inhoudelijk verantwoordelijke portefeuillehouder wordt altijd tijdens de voorbereidingsfase geïnformeerd over Inkoop- en aanbestedingsprocedures en de im- en expliciete keuzes hierin, zoals de balans tussen duurzaamheldscriteria en de mogelijke meeri<osten daan/oor De bevoegdheid tot het gunnen van werken, leveringen en diensten namens de gemeente is vanuit het college deels gemandateerd aan de directie en daarvandaan naar het afdelingshoofd. Het college gunt als het een werk betreft van > ; de directie gunt als het een opdracht betreft tussen > < ; het afdelingshoofd gunt als het een opdracht betreft < In Soest wordt een aanbesteding met een contractwaarde tot gemeld blj de inkoopadviseur Aanbestedingen tussen en worden onderhands aanbesteed en aanbestedingen tussen en kennen een minimaal aantal aan te vragen offertes. Weri<en met een geschat aanbestedingsbedrag vanaf ,- worden nationaal aanbesteed. Voor aanbestedingen tussn en geldt dat minimaal 7 offertes moeten worden gevraagd. Afwijkingen op de Soester regels zijn alleen mogelijk door een voorstel aan het college, waarbij de argumenten voor de afwjking van zowel de aanbestedende afdeling als die van de inkoopadviseur worden vemneld. In Soest gelden regels voor dossier-opbouw met als belangrijkste doelstelling het te allen tijde verantwoording kunnen afleggen over de gevolgde weri<wijze blj een aanbesteding. versie 2,

14 10. Een set Algemene Inkoopvoon/vaarden specifiek voorwerken opstellen. De Algemene Inkoopvoorwaarden dan beperi<en tot aanbestedingen van leveringen en diensten. //, Alle aanbestedingen van de gemeente Soest hebben als uitgangspunt de eisen van duurzaam inkopen, zoals verwoord door Agentschap.nl (SenterNovem) te hanteren in de aanbestedingsstukken. Elke uitzondering hierop dient vooraf de goedkeuring te hebben van het college van B&W. Hierdoor worden deze aanbestedingen volgens de landelijke monitor gekenmed<t als "duurzaam". De gemeente Soest voldoet op deze wijze aan de doelstellingen uit het Duurzaamheidsplan Waar mogelijk worden ook de wensen, zoals verwoord door Agentschap.nl (SenterNovem) gehanteerd in de aanbestedingsstukken. 12. De rol en bevoegdheden van de Inkoopadviseur In Soest richten zich op de volgende onderwerpen: een zo goed mogelijke kwaliteit en daarbij zo scherp mogelijke prijzen; nakoming van wet- en regelgeving t.a.v. inkoop en aanbesteding; controle van de rechtmatigheid tijdens aanbesteding en hierop tijdig bijsturen; controle of de wetgeving ta.v. splitsen en samenvoegen van opdrachten wordt nageleefd en voorstellen ter verbetering doen; adviseren en informeren van de Inkopende afdelingen; opstellen en bewaken van een gemeentelijk inkoopjaarplan; bevorderen van samenwerking op gebied van inkoop en aanbesteding. 13. BIJ aanbesteding van diensten, neemt gemeente Soesf waarmogelijk In overweging gebruik te maken van de optie om een dienst zodanig aan te besteden, dat deze alleen opengesteld wordt voor WSW-bedrijven. Naast bovenstaande mogelijkheden oven/veegt gemeente Soest bij elke aanbesteding van een dienst als mogelijk kwaliteitscriterium of extra kwaliteitspunten worden gegeven als bedrijven kunnen aantonen, dat zij een extra inspanning leveren om mensen met een uitkering in dienst te nemen en te houden. Tevens vraagt Soest waar mogelijk, bij het aanbesteden van werken, aan aannemers naar hun bereidheid om cliënten van de afdeling Werk en/aring op te laten doen en deze ven/olgens waar mogelijk daarna in dienst te nemen. versie 2,

15 5 Begrippenlijst Onderstaand worden begrippen verklaard, die anders wellicht tot verschillende interpretaties kunnen leiden en/of een specifieke betekeniis hebben in het kader van overheidsaanbestedingen. Aanbesteden: Het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde voor de uitvoering van werken of de levering van diensten of producten. Dienst: De richtlijn omschrijft het begrip dienst of dienstverlening niet. Het is te beschouwen als een restbegrip. Als het geen werk of levering is, is het een dienst. Bijvoorbeeld: accountantsdiensten, schoonmaakdiensten, verzekeringsdiensten etc. Inkoop: Alle handelingen van de gemeente waar een externe factuur tegenoverstaat. Levering: Onder levering wordt verstaan de aankoop, leasing, huur of huurkoop van producten. Indien de levering van producten bepaalde installatiewerkzaamheden met zich mee brengt, dan behoren de installatiewerkzaamheden tot de opdracht voor levering. Niet-discriminerend: Gelijke behandeling bij gelijke functionaliteit, ongeacht merk, type, fabrikant, leverancier en land (binnen de EU). Objectief: Zonder enige vorm van partijdigheid. Proportioneel: Gestelde eisen en wensen in een rechtvaardige verhouding definiëren tot hetgeen van een leverancier wordt ven/vacht (gestelde termijnen, boetebedingen, omzeteisen enz.) Raamovereenkomst: Een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voon/vaarden inzake te gunnen overheidsopdrachten vast te leggen. Transparantie: Het stellen van heldere en duidelijke criteria voor selectie en gunning en het inzichtelijk maken van de aanbestedingsprocedure, zodat deze verifieerbaar is en op rechtmatigheid kan worden getoetst. Werk: Een product van bouw, dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel dat er toe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Bij werken kan het gaan om de uitvoering van een werk of het geheel van ontwerp en uitvoering van een werk of het laten uitvoeren van een werk. versie

16 Bijlage 1 Ervaringen uit de organisatie met de aanbevelingen uit het rapport "Aanbesteden openbaar". Nr. Omschrijving Ervaring in de afgelopen jaren 1 veriagen van het drempelbedrag voor nationaal aanbesteden van werken naar ,- Dit speelt alleen binnen de afdeling Realisatie. Aangezien de meeste aanbestedingen onder de grens van 500,000,- blijven, is de en/aring hiermee niet zo groot. Maar de ervaring die hiermee is opgedaan, is niet onverdeeld positief. Bekend bij velen is de reconstructie van de Middelwijkstraat, Hier hadden we te maken met een onbekende aannemer die slecht in de hand te houden was en waar soms bijna dagelijks moest worden gewaakt en gecorrigeerd om de zaak in de hand te houden, (Zie in dit verband ook de opmerking over gemeente Amersfoort bij de behandeling van aanbeveling 2 in par, 2,7), Met ervaringsdeskundigen uit de eigen regio bespreken wat de voor- en nadelen zijn van openbaar aanbesteden. Het is leerzaam voor Soest om met ervaringsdeskundigen uit de eigen regio te bespreken wat de voor- en nadelen zijn van openbaar aanbesteden. Deze kennisuitwisseling kan er tevens toe bijdragen dat de benodigde aanpassing van de procedures voor de grotere werken met minder inspanning tot stand kunnen komen. Opnemen van nacalculaties bij aanbestedingen van werken, zodat de grote alwijklngen tussen voor- en nacalculafie vergeleken kunnen worden. Selectiecriteria opstellen voor opname van bedrijven op de groslijst voor werken. Als sprake is van een mogelijke Bibob toetsing als onderdeel van de aanbestedingsprocedure, dit vooraf vermelden in de stukken. Het invoeren van een checklist voor dossien/orming. Onderscheid maken in selectie- en gunningcriteria in de standaardbestekken en betere en duidelijker selectiecriteria formuleren. Voor alle aanbestedingen een inschrijftermijn voor de leveranciers hanteren die overeenkomt met de regelgeving. De enkele keer dat we in de toekomst wel boven deze grens uitkomen, zullen vooraf en tijdens de uitvoering zodanige maatregelen worden getroffen, dat ook onbekende aannemers in het gareel worden gehouden. Ook de gemeenten uit de regio vinden het Europees of nationaal aanbesteden van werken een stuk lastiger dan hef Europees aanbesteden van diensten of leveringen. Hoofdoorzaak daarvan is, dat bij een dienst of een levering gemakkelijker is vast te stellen of men voldoet aan de gestelde eisen. Tijdens de uitvoering van een werk gebeuren altijd onvoorziene zaken. En dan is het makkelijker communiceren met een bekende partij dan met een onbekende. Bovendien realiseert een bekende partij zich voortdurend, dat deze ook voor de toekomst in beeld wil blijven voor opdrachten. De en/aring, dat hiermee een verklaring wordt gevonden voor afwijkingen t.o.v. eerdere ramingen is op zich positief. Wel blijkt dat die verklaringen lang niet altijd kunnen worden doorgetrokken naar de toekomst. Zo komt het regelmatig voor, dat een voordelig verschil (of soms ook een nadelig verschil) vooral wordt verklaard door een forse projectkorting. En dat deze vooral afliankelijk is van de omstandigheden van dat moment. De werking van de groslijst op zich is prima, maar blijft beperkt tot de GWW-sector. Alle overige aanbestedingen -ook bij werken- blijken telkens weer een zodanige specialisatie te kennen, dat een groslijst daan/oor aan te leggen niet lonend is. Op zich werkt dit. Maar gelukkig hebben we nog geen echte hands-on en/aring, doordat tot nu toe nog geen gebruik is gemaakt van een Bibob onderzoek. Overigens is dit onderdeel inmiddels formeel opgenomen in de nota "Beleidsregels voor de toepassing van de Wet Bibob in Soest" De invoering hiervan is zeker positief en heeft al regelmatig geleid tot "leermomenten" en tot uitbreiding van de checklist en aanscherping van afspraken. Mede gezien het feit dat de wettelijke plicht op dit punt ook behooriijk is aangescherpt, is de werking hien/an geen punt van discussie, maar puur een kwestie van verplichte naleving. Evenals bij aanbeveling 7 is dit een punt van verplichte naleving. versie 2,

17 Nr Omschrijving In de werkwijze borgen dat in overeenstemming met het aanbestedingsbeleid alle inkopen boven de euro aan de inkoopadviseur worden gemeld. De directieramingen in het aanbestedingsdossier archiveren en zichtbaar maken, incl. meer- en mindenwerk en verklaring van afwijkingen. Het MT, College van B & W en de Raad een beslissing laten nemen over het wel of niet toepassen van de ARW 2005 in plaats van de UAR Voor de selectie van uit te nodigen leveranciers uit de groslijst duidelijke criteria vastleggen. De opgestelde lijst met uit te nodigen leveranciers opnemen in het dossier. De taken van de concern controller zo snel mogelijk invullen en continuïteit bieden voor de organisatie. Uitbreiding rol concern controller; uitvoerende werkzaamheden betreffende controle op aanbestedingen duidelijk hier neerieggen. Intern een jaariijks terugkerend rechtmatigheidsonderzoek invoeren op het gebied van aanbestedingen. Het roulatiesysteem van lokale leveranciers bij gebruik van de groslijst uitbreiden naar de regio. De betrokkenen bij dit onderzoek hebben in de reactie bij de wederhoor aangeven de hien/oor genoemde aanwijzingen over te nemen. Over bijvoorbeeld een halfjaar een vervolgonderzoek door de controller laten uitvoeren om dit vast te kunnen stellen. Het onderscheid aangeven tussen 1-A Diensten en 1-B Diensten en dit beleid definitief vast laten stellen. Een structurele werkwijze invoeren bv. door begrotingsanalyse om Europese aanbestedingen van diensten op te sporen en het missen daarvan te voorkomen. Ervaring in de afgelopen jaren Deze werkwijze heeft in de afgelopen jaren ertoe geleid dat een aantal malen moest worden geconcludeerd, dat men scherper had moeten redeneren bij het bepalen wat de werkwijze had moeten zijn vanuit de regelgeving. Controle blijft nodig, aangezien interpretafie hien/an lastig blijft. De ervaring hiermee is zeker posifief (zie ook antwoord op aanbeveling 3). Lering op basis van deze onformatie heeft een gunstig effect op de bewustwording. Geen enkele gemeente past nog een oudere versie dan ARW2005 toe. Wordt tegenwoordig als automatisme uitgevoerd is nooit meer een discussiepunt. Dit punt is niet besproken in het kader van deze nota. Rechtmatlgheidscontrole scherpt het handelen door afdelingen verder aan. En het gunsfige gevolg daarvan is, dat de accountant in de afgelopen jaren niet of nauwelijks opmerkingen hierover had. Dit wordt inmiddels nageleefd en levert geen problemen op. Implementafie is door het nalevingsonderzoek van de rekenkamercommissie zelf in 2008 geconstateerd. Dit is inmiddels een wettelijk plicht. In de afgelopen jaren zijn geen misgelopen Europese aanbestedingen geconstateerd. versie 2,

18 Bijlage 2 Beco-rapport "Duurzaam Inkopen in Soest; nulmeting" versie 2,

19 DUURZAAM INKOPEN IN SOEST Nulmeting 14 april 2010 Betrokkenen: Jos Reinhoudt Jochem Blok, BECO Groep, Vestiging Nijmegen, april 2010

20 Duurzaam inkopen In Soest INHOUD 1 INLEIDING 1 2 AANPAK ONDERZOEK Spend-analyse Organisatie- en duurzaamheidsanalyse 2 3 RESULTATEN EN CONCLUSIES Spend-analyse Productgroepen Productgroepcategorieën Duurzaam inkopen per productgroep Organisatieanalyse Kennis van duurzaam inkopen Houding Gedrag (uitvoering van het beleid) 9 4 SAMENVATTING EN ADVIES Samenvatting Advies 11 BIJLAGE 1: DUURZAAM INKOPENSCAN 14 BECO Groep