De professionalisering van facilitaire inkoop (deel 1)

Transcriptie

1 pag.: 1 van 8 De professionalisering van facilitaire inkoop (deel 1) Bron: Facility Management Magazine, oktober 2001 Auteur(s): N. Lemmens In het juninummer van dit Magazine werd de FMN Researchagenda geïntroduceerd. In het septembernummer volgde een toelichting op het eerste thema van de agenda: de organisatorische inrichting van facilitaire voorzieningen. Het tweede thema van de Researchagenda heeft betrekking op de professionalisering van facilitaire inkoop. Dit onderwerp valt uiteen in twee subthema s: de ontwikkeling van inkoop en aanbestedingsmethoden en in de tweede plaats de organisatorische voorwaarden waaraan moet zijn voldaan om voordelen op het gebied van facilitaire inkoop te realiseren. Dit artikel gaat in op de ontwikkeling van inkoop- en aanbestedingsmethoden. Deel 2 zal worden gewijd aan de organisatorische voorwaarden. Toenemende belangstelling voor (facilitaire) inkoop Organisaties zowel in het commerciële bedrijfsleven als in de non-profitsector staan voortdurend onder druk om hun prestaties te verbeteren. Er is geen sector te bedenken die hierop echt een uitzondering vormt. Bijna altijd richten die inspanningen zich in eerste aanleg op het primaire proces. Nu valt er altijd te verbeteren, maar ook in dit opzicht doet zich vroeg of laat de wet van de afnemende meeropbrengsten gelden. Het gevolg is dan ook dat de aandacht langzamerhand ook is komen te liggen op de zogenaamde facilitaire processen. De toenemende belangstelling voor niet-productiegebonden inkoop is daar één van de symptomen van. De discussie over thema s als make or buy en maincontracting van facilitaire diensten en producten een tweede. Tegelijkertijd moet worden geconstateerd dat inkoop als vakgebied nog in de kinderschoenen staat. Zo stelt Van Weele, hoogleraar Inkoopmanagement in Eindhoven1: We zitten met het inkoopvak wetenschappelijk gezien nog duidelijk in de pioniersfase. Terminologische discussies, nog niet onderbouwde empirische modellen, veel hypothesen. Er is een body of knowledge, maar wel vol aannames. Dat betekent dat er nog veel te grasduinen valt in dit vak. Het weinige aan concepten en theorievorming dat het inkoopvak te bieden heeft, concentreert zich vooral op de productiegebonden inkoop. Facilitaire inkoop heeft echter een aantal bijzondere kenmerken en wijkt daarin af van die productiegebonden inkoop (kader 1).

2 pag.: 2 van 8 Kader 1 Uitgedrukt in termen van de verkoopomzet blijkt het percentage aan NPR (niet-productgerelateerde inkoop) in de periode in de werkende industrie gemiddeld tussen de 10 en 20% te liggen, in de handel tussen de 10 en 15%, en in dienstverlenende en overheidsorganisaties zelfs tussen de 10 en 40%. Bron: J.W. Ederveen, Corporate Director Purchasing and Logistics, Philips Medical Systems in: Niet-Product Gerelateerde Inkoop, vergeten bron voor margeverbetering, Tijdschrift voor Inkoop en Logistiek, nummer 5, mei De facilitaire inkoop wordt door versnippering gekenmerkt (kader 2). Veel personen plaatsen grote aantallen kleine orders bij grote aantallen leveranciers. Dat kost veel tijd en gebeurt veelal onprofessioneel. Kader 2 grondstoffen computers, software leasecontracten advertenties, relatiegeschenken kantinebenodigdheden reizen licenties boeken, tijdschriften tijdelijk personeel schoonmaakartikelen onderhoudsmaterialen directie financiën en administratie, ICT directie marketing/verkoop huishoudelijke dienst administratie directeur R&D secretariaat, bibliotheek personeelszaken huishoudelijke dienst technische dienst Facilitaire inkoop vindt meestal plaats zonder goede specificaties. Van pakketstandaardisatie is doorgaans geen sprake. Rationalisatie van deze inkoop is vaak lastiger dan bij de productgerelateerde inkoop. Men is sterk afhankelijk van de subjectieve voorkeuren van soms grote aantallen eindgebruikers. Dat maakt categorisatie en standaardisatie moeilijk. Betrouwbare informatie ontbreekt meestal. Voeg daar bij dat de facilitaire inkoop vaak geen managementprioriteit heeft, en de problematiek is geschilderd. Kader 3 In totaal worden 7 categorieën herkend, waarbinnen 33 sub-categorieën zijn te onderscheiden. Per sub-categorie kunnen ook weer een veelheid aan verschillende product/marktcombinaties worden gedefinieerd, waardoor het aantal te benoemen NPR-deelmarkten kan oplopen tot circa 150. Bron: J.W. Ederveen

3 pag.: 3 van 8 Kader 4 grote aantallen kleine orders groot aantal leveranciers veel niet gestandaardiseerde artikelen vaak geen goede specificaties inkoop gebeurt vaak door niet-professionals betrokkenheid van veel mensen moeilijk te categoriseren en te standaardiseren afhankelijkheid van subjectieve voorkeuren van eindgebruikers gaat om veel geld tijdrovende activiteit geen 'core business' geen managementprioriteit Onderwerpen De bijzondere kenmerken van facilitaire inkoop maken dat speciale aandacht nodig is ten minste voor de ontwikkeling van: methoden voor categorisering en standaardisatie van inkooppakketten (goederen en diensten), inkoopbeleid voor de verschillende categorieën van in te kopen goederen en diensten, methoden van behoeftespecificatie, professionele aanbestedingsmethoden, professioneel contractbeheer. Categorisering en standaardisatie De facilitaire inkoop bestaat uit een zeer heterogeen geheel aan goederen en diensten, zoals onder meer blijkt uit de indeling die door Philips is gebruikt ten behoeve van het programma OCOO (Other Costs of Organization), een programma uit de jaren negentig waarmee Philips forse besparingen beoogde te realiseren op de niet-productiegebonden inkoop (kader 5).

4 pag.: 4 van 8 Kader 5. Indeling van niet-productiegebonden inkoop van Philips 1 Accommodatie - schoonmaak, - catering, - beveiliging, - huur, - onderhoud gebouwen, - energie. 2 Personeel - reis-/verblijfkosten, - sociaal en medisch, - tijdelijke arbeid, - kleding, - beschermingsmateriaal, - training en cursussen. 3 Marketing en verkoop - media, - documentatie, - sponsorships, - tentoonstellingen, - promotiemateriaal, - commissies. 4 Distributie - transport, - opslag, - douane en invoerrechten. 5 Automatisering/communicatie - IT H/Q + S/W, - IT services, - communicatie. 6 Kantoorgerelateerd - repro, - kantoormiddelen (excl. automatisering), - drukwerk, - kantoor-/schrijfbehoeften. 7 Professionele diensten - verzekeringen, - juridisch, - kosten audits, - consultancy, De ontwikkeling van specifiek inkoopbeleid Verschillende in te kopen goederen of diensten vragen om een verschillende inkoopbenadering. Een handvat voor de ontwikkeling van zo n gedifferentieerde benadering is de bekende portfoliomatrix van Kraljic2, die vier algemene inkoopcategorieën onderscheidt die elk om een specifiek inkoopbeleid vragen (figuur 1). Voor strategische producten zullen partnerships worden ontwikkeld met zogenaamde best-in-class leveranciers, op basis van langdurige samenwerking. Hefboomproducten zullen worden benaderd met een brede concurrentiestelling en nadruk op prijs, gepaard gaand met voortdurend markt- en leveranciersonderzoek. Bij de knelpuntproducten zal veel aandacht uitgaan naar het maken van goede afspraken om de beschikbaarheid zeker te stellen. figuur 1: portfoliomatrix van Kraljic Hoog Strategische Producten Invloed op financieel resultaat Routineproducten Hefboomproducten Knelpuntproducten Laag Laag Toeleveringsrisico Hoog

5 pag.: 5 van 8 Ten slotte zal bij de routineproducten de nadruk liggen op vermindering van administratieve en logistieke complexiteit. Toepassing van systems contracting3, de corporate purchasing card en internettechnologie kan hier grote voordelen opleveren. Voorbeeld: schoonmaakdiensten en de inkoopportfoliomatrix Schoonmaakdiensten die in stabiele, relatief hoge frequenties worden uitgevoerd (bijvoorbeeld het dagelijks onderhoud van kantoren) zijn te beschouwen als laagwaardige bulkproducten, met inkooptechnisch gezien veel overeenkomsten met routineproducten. Hierbij is sprake van rechtstreekse herhalingsaankoop (zoals bij gas, water, elektriciteit of bij kantoorartikelen). Systems contracting ligt daarom voor de hand. Hetzelfde geldt voor specialistische werkzaamheden die in stabiele frequenties worden uitgevoerd. Bij een aantal zeer gespecialiseerde schoonmaakdiensten zijn de uitvoeringsfrequenties onregelmatig. Hierbij is sprake van zogenaamde gewijzigde herhalingsaankoop (zoals bij de inkoop van bedrijfsauto s of koeriersdiensten). Soms is de uitvoering zelfs volstrekt onvoorspelbaar (brand- en roetreiniging). In bepaalde gevallen is er ook sprake van een aanzienlijke logistieke complexiteit, zoals bijvoorbeeld bij het schoonmaakonderhoud van grote vakantiebungalowparken. Hier past daarom meer een benadering zoals bij knelpuntproducten. Slechts in een enkel geval zullen schoonmaakdiensten van strategisch belang zijn. Bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van een nieuw procédé waarbij hygiëne een kritieke, maar vooralsnog onbekende factor is, of in gevallen waarbij schoonmaakwerkzaamheden grote bedrijfsrisico s met zich mee brengen. In verreweg de meeste gevallen kunnen schoonmaakdiensten worden geplaatst in de categorie van de knelpunt of in die van de routineproducten. De moderne inkoper van schoonmaakdiensten moet daarom meer een voorwaardenscheppende, faciliterende rol spelen. Bij bulkschoonmaak in vaste frequenties past een systems-contractingbenadering. Bij onregelmatige en logistiek complexe werkzaamheden is de aandacht vooral gericht op het garanderen van de beschikbaarheid door de ontwikkeling van adequate logistieke systeemdelen in het contract. Behoeftespecificatie Bij de productiegebonden inkoop in de industrie is de behoeftespecificatie van in te kopen grondstoffen, materialen en onderdelen vaak een technische kwestie. De specificaties worden als het ware opgelegd door het ontwerp en de gebruikte technologie. Bij grote delen van de facilitaire inkoop ligt dat totaal anders. Zeker bij grote organisaties die uit verschillende onderdelen bestaan, kan het lastig zijn een goed overzicht te krijgen van de spreiding in de lokale behoefte van de verschillende onderdelen. Vaak is bij de behoeftespecificatie inbreng van vertegenwoordigers van die organisatieonderdelen onontbeerlijk. Aanbestedingsmethoden In veel gevallen blinken traditionele aanbestedingsmethoden niet bepaald uit voor wat betreft transparantie. Behoeftespecificatie en leverancierselectie zijn vaak niet gemakkelijk. Ook bij de rijksoverheid is de afgelopen jaren het besef gegroeid dat inkoop een verwaarloosd gebied is. Sedert enkele jaren werkt zij dan ook aan het professionaliseren van haar inkoop- en aanbestedingsbeleid.

6 pag.: 6 van 8 Eén van de middelen die het kabinet hierbij inzet, is het project Innovatief Aanbesteden4. Daarbij worden adviezen gegeven voor de verbetering van inkoop- en aanbestedingsprocedures binnen de mogelijkheden van de voor de overheidsaanbesteders geldende Europese regelgeving. Contractbeheer Contractbeheer is er niet alleen op gericht om te controleren of de leverancier zich aan gemaakte afspraken houdt. De opdrachtgever wil bijvoorbeeld daarnaast ook dat zijn leveranciers zich voortdurend verbeteren en hij wil weten in hoeverre er sprake is van marktconformiteit. Transparantie en toetsbaarheid van de werkwijze van de leverancier zijn daarbij buitengewoon belangrijk. Op dat gebied valt in de praktijk nog veel te verbeteren. Professioneel contractbeheer wordt nog belangrijker, naarmate inkoop op basis van maincontracting meer voorkomt. Voorbeeld: inkoop van schoonmaakdiensten De inkoop van schoonmaakdiensten lijkt op het eerste gezicht een simpele zaak. Immers, wat is er zo moeilijk aan het opstellen van bestekken waarin wordt omschreven welke schoonmaakwerkzaamheden dienen te worden uitgevoerd - desnoods tot in de kleinste details? Wat is er op tegen hier diverse aanbieders in concurrentie op te laten bieden, om vervolgens via een kwaliteitsmeetsysteem een eenvoudige malusregeling toe te passen? Dan is het probleem toch opgelost? In relatief eenvoudig schoon te houden objecten is dat inderdaad betrekkelijk simpel. Dit wordt echter anders in situaties waarin sprake is van een zekere complexiteit. Die complexiteit kan verschillende oorzaken hebben: het is lang niet altijd mogelijk de feitelijke kwaliteitsbehoefte te beschrijven aan de hand van een handelingenbestek, grote schoonmaakprojecten zijn veelal buitengewoon dynamisch, waardoor ook de vervuilingsgraad, en dus de schoonmaakbehoefte in de loop van de tijd sterk kan variëren, het harmoniseren van de technische kwaliteitseisen met eisen ten aanzien van belevingskwaliteit en de financiële eisen is vaak gemakkelijker gezegd dan gedaan, het is niet altijd gemakkelijk het gewenste resultaat (de gewenste kwaliteit) eenduidig te specificeren; het ene project is het andere niet, en bovendien heeft de ene opdrachtgever een andere visie op inkoop en contractering dan de andere; sommige opdrachtgevers willen zeer vergaande inspraak in de manier waarop de leverancier zijn diensten levert, anderen zijn daarentegen voornamelijk geïnteresseerd in het resultaat. Bestudering van de (grote) offerteaanvragen van de afgelopen jaren leidt tot de conclusie dat opdrachtgevers de schoonmaakbedrijven bij voorkeur resultaatgericht willen afrekenen. Dat ligt overigens ook in lijn met marktonderzoeken die uitwijzen dat opdrachtgevers van leveranciers verwachten dat deze zorgen wegnemen. Dat is een andere uitdrukking voor resultaatgericht contracteren. De praktijk van de grote schoonmaakaanbestedingen van de afgelopen jaren wijst echter uit dat schoonmaakdiensten tegenwoordig vrijwel in alle gevallen inspanningsgericht worden aanbesteed op basis van handelingenbestekken. Daarbij wordt aangegeven welke handelingen in welke frequenties dienen te worden uitgevoerd en dat soms zeer gedetailleerd. Tegelijkertijd wordt doorgaans een vereist kwaliteitsniveau aangegeven, waarvan de specificatie op verschillende manieren kan plaatsvinden. Aan dat vereiste kwaliteitsniveau wordt dan een malusregeling gekoppeld. Gunning vindt plaats op grond van een keuze uit uitgebrachte offertes, die zijn gebaseerd op calculaties op basis van het door de opdrachtgever gemaakte bestek.

7 pag.: 7 van 8 Vaak wordt in offerteaanvragen vermeld dat het bestek moet worden gezien als leidraad. Daarmee erkent de opdrachtgever dat het verband tussen bestek en gespecificeerd resultaat niet hard en eenduidig is. Strikt genomen dient een bestek in zulke gevallen meer als selectiemiddel dan als werkvoorschrift. Het biedt het schoonmaakbedrijf een garantie dat met een correcte uitvoering van het bestek het vereiste kwaliteitsniveau ook daadwerkelijk zal worden bereikt. Daartoe zijn in de praktijk zulke statische bestekken ontoereikend. De dynamiek in schoonmaakprojecten (gebouwmutaties, variatie in bezettings- en vervuilingsgraad) is groot. Het is dan ook niet verwonderlijk dat momenteel binnen de Vereniging Schoonmaak Research VSR een discussie wordt gevoerd over de vraag hoe deze problematiek opnieuw kan worden bezien. Daarbij gaat het om een herbezinning op het proces dat bestaat uit de volgende stappen: (1) Besluit tot heraanbesteding door opdrachtgever In veel gevallen valt zo n besluit niet vanwege ontevredenheid met de prestaties met de zittende leverancier(s). Meestal wil de opdrachtgever het bestaande contract toetsen op marktconformiteit en de zittende leverancier scherp houden. Het is zeer de vraag of er geen andere, veel minder kostbare methoden zijn om hetzelfde te bereiken. (2) Behoeftespecificatie Eén van de onderwerpen die hierbij aan de orde zijn, is een behoeftespecificatie op basis van functionele eisen. Zo n specificatie is nodig bij resultaatgericht aanbesteden. (3) Inrichting aanbestedingsproces Recentelijk hebben enkele opdrachtgevers grote schoonmaakaanbestedingstrajecten ingericht op een andere manier dan te doen gebruikelijk. Via een zogenaamd kwalitatief aanbestedingstraject vond gunning plaats, waarna met de geselecteerde leverancier over de kwantitatieve elementen van het contract werd onderhandeld. (4) Offertevorming door aanbieders In een eerder artikel in dit magazine is uitgebreid ingegaan op de problemen rond calculatie en offertevorming door schoonmaakbedrijven. (5) Gunning (6) Contractbeheer Vervolg In grote lijnen is hiermee het eerste subthema van het onderwerp de professionalisering van facilitaire inkoop beschreven. Het tweede deel van het artikel zal worden gewijd aan het tweede subthema: de organisatorische voorwaarden waaraan moet zijn voldaan om facilitaire inkoop te professionaliseren.

8 pag.: 8 van 8 Eindnoten: (1) Koks L. (1997). Marketeers zijn spenders. Tijdschrift voor Marketing, juni. (2) Lemmens N.G.R. (1999). Grasduinen in de schoonmaak - Inkoop van schoonmaakdiensten en de professionalisering van het inkoopvak. Facility Management Magazine, maart (3) Lemmens N.G.R. (1997). Systems contracting van schoonmaakdiensten. Facility Management Magazine, december. (4) Lemmens N.G.R. & Nillessen, M. (2000). Vakantie op de Bahama s - Mogelijkheden en beperkingen van de Europese aanbestedingsregelgeving. FMM Jaarbijlage. (5) Lemmens N.G.R. & Zeegers, J. (1999). Beter ongeveer goed dan precies verkeerd - Kwantitatieve specificatie van schoonmaakdiensten. Facility Management Magazine, juni.