RAADSVOORSTEL Besluitvormend. Aan de Raad Agenda nr. 7 Invulling externe klachtenregeling

Transcriptie

1 RAADSVOORSTEL Besluitvormend Aan de Raad Agenda nr. 7 Invulling externe klachtenregeling Datum 29 mei Samenvatting Vanwege de opheffing van onze externe klachtvoorziening, de Ombudscommissie Zuidoost- Brabant (hierna OZOB), per 1 januari 2014 dient de ombudsvoorziening op andere wijze te worden ingevuld. Reële opties hiervoor zijn: 1. aansluiting bij de Nationale ombudsman (verder No) en 2. het instellen van een eigen ombudscommissie of ombudsman. Geadviseerd wordt om met ingang van 1 januari 2014 aan te sluiten bij de No, die zich als gezaghebbend en onafhankelijk orgaan heeft bewezen en als zodanig door burgers en gemeentelijke overheid wordt ervaren. 2. Voorstel Per omgaande aanmelden bij de No zodat de gemeente Someren met ingang van 1 januari 2014 voor externe klachtbehandeling onder de bevoegdheid van de No valt. 3. Inleiding 3.1 Aanleiding, achtergrond De gemeente Someren is sinds geruime tijd aangesloten bij de OZOB. Deze commissie is belast met het onderzoek en de behandeling van aan haar gerichte, of aan haar doorverwezen klachten en verzoeken, over gedragingen van bestuurders en ambtenaren van de gemeente Someren. Klagers kunnen met hun klacht bij deze instantie terecht nadat zij de interne klachtbehandeling binnen de gemeente Someren hebben doorlopen. Tijdens de jaarvergadering van de OZOB in maart 2013 is bekend gemaakt dat deze commissie met ingang van 1 januari 2014 wordt opgeheven. Gelet op het geringe aantal nog deelnemende gemeenten (6 van de 18 bij aanvang) heeft de OZOB geen bestaansrecht meer. Het is een wettelijke verplichting dat iedere gemeente in een met waarborgen omklede ombudsvoorziening voorziet. Als gevolg van de voornoemde aanstaande ontwikkeling moet de

2 - 2 - gemeente Someren een nieuwe invulling geven aan de externe klachtvoorziening. Het is aan u om hierover een besluit te nemen. 3.2 Centrale vraag Op welke wijze geeft u invulling aan de externe klachtenregeling voor het jaar 2014? 3.3 Relatie met eerder gestelde kaders en wetgeving Vanaf 1 januari 2002 moet iedere gemeente in een met waarborgen omklede ombudsfunctie voorzien (artikel 81p lid 3 van de Gemeentewet). 4. Probleemstelling (huidige situatie) Er bestaan 3 opties om invulling te geven aan de ombudsvoorziening, te weten: b. aansluiting bij de Nationale ombudsman (verder No) of; c. een eigen ombudscommissie of ombudsman of; d. aansluiten bij een (gezamenlijke) ombudscommissie of ombudsman. Hoewel er feitelijk 3 opties zijn, worden onder punt 6 alleen de eerste 2 opties (a en b) weergegeven. De bovengenoemde derde optie (c) is geen reële optie omdat er nog maar weinig regionale ombudscommissies actief zijn. De Regionale ombudscommissies Zuid-Limburg, Zeeland en Friesland zijn onlangs opgeheven. Den Bosch heeft een eigen commissie maar wil daarbij geen inmenging van andere gemeenten. Binnen de provincie Noord-Brabant is met ingang van 1 januari 2013 de Commissie Ombudsman Breda actief welke klachten behandelt gericht tegen bestuursorganen c.q. ambtenaren van de gemeenten Breda, Oosterhout en Aalburg. De ervaringen hierover zijn beperkt. Grote steden zoals Rotterdam hebben een eigen ombudscommissie als ook de provincie Overijssel (de regionale commissie Overijssel). Het is nog maar de vraag of één van deze commissies aansluiting met de gemeente Someren wenselijk acht. Uit geografisch oogpunt is het in ieder geval niet voor de hand liggend en de verwachting is dat de aansluitkosten relatief hoog zullen zijn, gelet op de kosten van de OZOB de laatste jaren ( 3.500,00 per inhoudelijk behandelde zaak en 250,00 per ontvankelijkheidstoets. Wanneer er geen verzoekschriften worden ingediend zijn er geen kosten). Dit kostenaspect is dan ook een van de hoofdredenen waarom SRE-gemeenten de overstap naar de No maakten. Niet kiezen betekent automatisch dat de gemeente dan onder de bevoegdheid van de No valt (Vangnetregeling volgens de Gemeentewet). 5. Doelstelling (gewenste situatie) Voorzien in een adequate externe klachtenregeling 6. Mogelijke oplossingen en effecten Hieronder worden de 2 opties, No en eigen ombudscommissie/ombudsman, toegelicht. Bij beide opties staat voorop -waarborgen hiervoor zijn in de wet te vinden- dat een ombudsvoorziening onafhankelijk en onpartijdig moet zijn.

3 de Nationale ombudsman De No is een begrip in Nederland op het gebied van klachtbehandeling. Zijn kwaliteit (en die van zijn medewerkers) wordt hoog ingeschat. Veruit de meeste gemeenten zijn aangesloten bij de No. In december 2010 was dat 66% versus 34% bij een gezamenlijke ombudsvoorziening. De afgelopen jaren is het aantal aansluitingen bij de No toegenomen. - de werkwijze De No onderzoekt - en handelt het merendeel van de klachten telefonisch dan wel schriftelijk af. Doorgaans wordt informatie aan de gemeenten gevraagd op basis waarvan de No het klachtonderzoek verricht. In bijzondere gevallen wordt er een hoorzitting in Den Haag gehouden. Door deze werkwijze worden gemeentelijke klachtbehandelaars ontlast omdat zij minder ondersteunend werk moeten verrichten. De behandeltermijn van een klacht beslaat, afhankelijk van de aard en de complexiteit van de klacht, variërend van 1 dag tot 1 jaar. Snelle interventies (via telefoon of per brief) worden gemiddeld in 3 tot 8 weken afgedaan; het schrijven van rapporten doorgaans 9 maanden. - de kosten Per inwoner betaalt de gemeente een jaarlijkse bijdrage, ongeacht het aantal klachten. Ook wanneer er geen klachten worden ingediend tegen de gemeenten worden deze kosten betaald. Voor het jaar 2014 bedraagt het lidmaatschap 0,19 per inwoner (x inwoners van Someren (per 31 december 2012) = 3.539,32). Deze prijs wordt jaarlijks geïndexeerd. - de voordelen Als voordelen voor aansluiting bij de No kunnen worden gezien: a. gezaghebbend onafhankelijk instituut, waarvan de kwaliteitseisen bij wet zijn gewaarborgd (Het kan zijn dat de klager deze klachtinstantie als meer onafhankelijk van de gemeente beschouwt.); b. een grote mate van deskundigheid (gespecialiseerd in onderzoek en klachtenafhandeling); c. de No heeft een permanente ambtelijke ondersteuning en is dus in staat continu capaciteit en kwaliteit te leveren. Bij lokale voorzieningen is deze ambtelijke ondersteuning, afhankelijk van de vormgeving, minder omvangrijk. - de nadelen Als nadelen kunnen worden gezien: d. relatief duur (als blijkt dat er geen of weinig klachten worden ingediend); e. wellicht ervaart de klager de benadering van deze instantie op afstand als een drempel: op groter afstand en te grootschalig (dit is zeer persoonlijk) f. klager wordt veelal schriftelijk en telefonisch om informatie gevraagd. Een hoorzitting vindt veelal niet plaats. Ook hier is de vraag of dit als een nadeel kan worden beschouwd: er zijn klagers die een hoorzitting op prijs stellen maar er zijn ook klagers die hiertegen op zien.

4 - 4 - g. relatief lange (gemiddelde afhandelingtermijnen); h. minder bekend met de plaatselijke omstandigheden. De No wordt benoemd voor de duur van 6 jaar. Het aangaan of beëindigen van het lidmaatschap bij de No kan jaarlijks. 2. Eigen ombudscommissie of ombudsman U kunt er voor kiezen om een eigen ombudscommissie of ombudsman in te stellen, bijvoorbeeld de bezwaarschriftencommissie. Als voordelen voor het aanwijzen van deze lokale externe commissie als externe klachtencommissie kunnen worden gezien: i. de te verwachten snellere afhandeling van klachten; j. goedkoper dan bij aansluiting No (alleen presentiegelden commissieleden en kosten ambtelijke bijstand); k. wellicht beter toegankelijk voor de klager (in Someren en niet in Den Haag); l. kan door het bestuursorgaan als efficiënter worden beschouwd; m. wellicht betere kennis van de plaatselijke situatie. Als nadelen voor deze aanwijzing kunnen worden gezien: n. wellicht wordt deze regeling door klager als niet onafhankelijk (genoeg) beschouwd; o. vermenging van functies (dubbelfunctie): enerzijds is de bezwarencommissie een adviescommissie aan de gemeentelijke bestuursorganen over gemeentelijke besluiten, terwijl anderzijds deze commissie dan optreedt als zelfstandig beslisorgaan, die geheel zelfstandig een oordeel velt over gedraging en optreden van bestuursorganen van de gemeente en de hieraan ondergeschikte functionarissen; p. indien er een klacht over deze commissie (in tweede instantie) bestaat zal deze commissie niet over haar eigen functioneren kunnen oordelen. Dan zal er een uitwijkregeling moeten bestaan om een onafhankelijke beoordeling mogelijk te maken. Ook de bezwarencommissie valt onder de werking van het klachtrecht; q. er is aparte regelgeving nodig om de bezwarencommissie te laten fungeren als ombudscommissie (verordening); r. personele capaciteit is nodig voor ondersteuning van de ombudscommissie; s. de regeling is als voorziening meer kwetsbaar dan wanneer behandeling wordt overgedragen aan een grotere organisatie; t. de normen voor de secretariële ondersteuning zijn rekbaar. Er moet zoveel mogelijk sprake zijn van onafhankelijkheid en onpartijdigheid bij de ondersteuning. Medewerkers van de ombudsvoorziening moeten in beginsel geen deel uit maken van de ambtelijke ondersteuning van het bestuurorgaan waarover de externe klachtinstantie oordeelt. In de ideale situatie zal het ie-

5 - 5 - mand zijn van buiten de organisatie (anders dan bij de bezwaarschriftencommissie nu). Conclusie De No heeft zich als gezaghebbend en onafhankelijk orgaan bewezen en wordt als zodanig door burgers en gemeentelijke overheid ervaren. Die onafhankelijkheid is ook bij de wet gewaarborgd. Een eigen ombudsvoorziening in het leven roepen kan een bepaalde beeldvorming bij burgers doen ontstaan. Verwacht wordt dat burgers het vreemd vinden dat hun klacht tegen het college wordt behandeld door een bezwaarschriftencommissie die tevens ook over klachten oordeelt. 7. Consequenties van de oplossingen 7.1 Financiële aspecten Aansluiting bij de No kost voor het jaar ,32, ongeacht het aantal ingediende klachten (= 19 cent per inwoner, was in ,66 cent per inwoner). Het benoemen van een eigen commissie kost jaarlijks de presentiegelden en de reiskosten van de commissieleden. De prijs is afhankelijk van het aantal ingediende klachten. Hierbij komen de kosten voor de ambtelijke ondersteuning. 7.2 Personele en Juridische aspecten Wanneer gekozen wordt voor een eigen ombudsvoorziening moet er een secretaris voor de klachtencommissie worden aangesteld. In principe mag deze niet werkzaam zijn voor het orgaan waarover wordt geklaagd. Externe werving is in dit geval de beste keuze. Een alternatief is een medewerker die werkzaam is voor Asten of een medewerker van Someren die weinig klantcontact heeft, aan te stellen als secretaris. 7.3 Risico s en kansen Een wezenlijk risico is de betwisting van de onafhankelijkheid door klagers wanneer de huidige bezwaarschriftencommissie tevens actief is als klachtencommissie. Bovendien is het adviseren over juridische aangelegenheden toch van een andere aard als het beslissen over klachtwaardige gedragingen. Als kans kan worden beschouwd ervaring opdoen met de No. Zijn oordeel kan de gemeente Someren een stap verder helpen in haar dienstverlening naar burgers. 8. Communicatie en participatie Nadat u besluit om bij de No aan te sluiten dient zowel de OZOB als de No hiervan op de hoogte te worden gesteld. Daarnaast zal deze wijziging moeten worden vermeld op het internet en in het weekblad.

6 Planning Aanmelden bij No vóór 1 juli aanstaande per 1 januari Burgemeester en wethouders van Someren, de secretaris, Drs. A.P.M. de Kok de burgemeester, A.P.M. Veltman Steller: P.Handels, afdeling Burger en Bestuur Portefeuillehouder: burgemeester A.P.M. Veltman Meegezonden bijlagen: - raadsbesluit - opzegbrief OZOB - aanmeldbrief No Voor de raad ter inzage gelegd:

7 Invulling externe klachtenregeling Datum De raad van de gemeente Someren; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 29 mei 2013; gelet op artikel 81p lid 3 van de Gemeentewet, b e s l u i t : om in het kader van de invulling van de externe klachtenregeling: 1. per omgaande aan te sluiten bij de Nationale ombudsman; 2. dit besluit mee te delen aan de Nationale ombudsman en de huidige ombudsvoorziening, de Ombudscommissie Zuidoost-Brabant. Aldus besloten in de vergadering van de raad van de gemeente Someren, de raadsgriffier, de voorzitter, J. Laurens Janse-Oostdijk A.P.M. Veltman