Vraagspecificatie Strategisch advies en ondersteuning Project Mainportontwikkeling Rotterdam (PMR ) , zaaknummer

Transcriptie

1 Vraagspecificatie Strategisch advies en Project Mainportontwikkeling Rotterdam (PMR ) , zaaknummer Inleiding Het project PMR is zowel inhoudelijk als politiek bestuurlijk complex. Dit door de inhoud, betrokken partijen met verschillende belangen, verschillende deelprojecten en de totale looptijd en. De afgelopen jaren heeft het project PMR zich georganiseerd naar de deelprojecten MEP-NCV (Natuurcompensatie Voordelta), MEP-Duinen 1, MEP-Aanleg en MEP-Bestemming, waarbij MEP staat voor Monitoring en Evaluatieprogramma (zie ook bijlage 1: Structuur overleg en uitvoering PMR). Bij MEP-Bestemming heeft RWS een beperkte rol. De organisatievorm sluit aan bij de rolverdeling in de verschillende MEP s en de juridische posities van de verschillende partijen (verantwoordelijkheid en onafhankelijkheid). In de stuurgroep MEP s zijn de stakeholders Rijkswaterstaat, Ministerie van Economische Zaken, de gemeente Rotterdam en het Havenbedrijf Rotterdam vertegenwoordigd. De stuurgroep bewaakt de samenhang van de diverse MEP s en is verantwoordelijk voor de totstandkoming van de diverse MEP evaluaties en het aanleveren hiervan aan de Coördinatiegroep PMR (Co-PMR). Zij wordt hierin ondersteund door diverse werkgroepen, die de deelprojecten organiseren en uitvoeren. Zowel binnen de stuurgroep MEP s als de (deel)-projecten als ook over de (deel)projecten heen is behoefte aan advies, en (pro)-actief meedenken over koers en inhoud. Daarnaast is met enige regelmaat behoefte aan door een senior-procesbegeleider om complexe discussies tussen partijen met uiteenlopende belangen tot een goed einde te brengen. De uitvoering van de MEP s loopt sinds De komende periode ( ) is een beslissende. In 2016 is gestart met een bijgesteld monitoringsprogramma voor de Voordelta dat gegevens aanlevert voor de evaluatierapportages 2017/2018 en de afstemming met het PKB-evaluatietraject in Verder zijn er ook evaluaties voorzien voor MEP Duinen en Bestemming in de 2 e helft van 2016 en voor MEP Aanleg in 2018, die ook hun bijdrage leveren voor de PKB evaluatie van Tijdsperiode en overdracht De drie deelprojecten (NCV, Aanleg en Duinen) kennen een meerjarige looptijd. Inzet van deze is gericht op een looptijd van 1 december december 2020 (incl. overlapperiode, indien van toepassing). Het startmoment van de periode is zo gekozen dat een goede overdracht vanuit de huidige door RHDHV mogelijk is. Die loopt 1 december af. RHDHV maakt een overdrachtsdossier. Deze periode is aan de achterkant zo begrensd omdat in 2020 zowel de evaluatierapportages van de verschillende MEP s zijn afgerond als de PKB-evaluatie met daarin de input van PMR voltooid is. PMR houdt niet op na 2020 maar zal waarschijnlijk in een minder intensieve vorm voortgezet worden met een andere personele behoefte. 3. Activiteiten en Productenbeschrijving De uitvraag bestaat uit een mix van activiteiten. Wij voorzien dat deze uitgevoerd zullen worden door een team van mensen. Allen moeten als kenmerk hebben: pro-actief, initiatiefrijk, ontzorgend,flexibel, gedeeld regisseurschap, strategisch onderlegd en met een goed inlevingsvermogen. Soms zullen concrete vragen worden gesteld aan dit team. In andere gevallen gaat het om borging van iteit en het onderhouden van het netwerk. Van ON wordt in veel gevallen eigen initiatief verwacht. De activiteiten kunnen we opdelen in een aantal hoofdgroepen: Activiteit 1: Ondersteuning en productie Stuurgroep MEP s Activiteit 2: Ondersteuning en productie Werkgroep MEP Aanleg Activiteit 3: Trekkerschap, en productie Werkgroep MEP NCV Activiteit 4: Ondersteuning en productie Werkgroep MEP Duinen + van de Begeleidingscommissie Duincompensatie Delfland (BDD) en het CDBD (Commissie Dagelijks Beheer Duincompensatie) 1 Bij MEP Duinen zijn 3 groepen actief a) werkgroep MEP Duinen, b) een Begeleidingscommissie Duincompensatie Delfland (BDD) en c) een Commissie Dagelijkse Beheer Duincompensatie (CDBD) 1

2 Activiteit 5: Coördineren en opleveren verplichte rapportages voor PMR Activiteit 6: Generieke en overige werkzaamheden. Hieronder worden de verschillende activiteiten verder uitgeschreven. Activiteit 1: Ondersteuning en productie Stuurgroep MEP s Het bereidt samen met de secretaris en voorzitter van de stuurgroep de 4 a 5 PMR stuurgroep vergaderingen per voor. Zij zorgen daarbij voor afstemming met de penvoerders van de diverse MEP werkgroepen. De penvoerders zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke documenten. Het zorgt voor samenhang, uniformiteit en tijdsbewaking. Eén keer per wordt er een complete voortgangsrapportage VGR voor de stuurgroep gerealiseerd (zie ook activiteit 5). Het voortouw hiertoe ligt bij het Het maakt een gestructureerd overzicht van de vier betrokken deelprojecten: - de verschillende stadia van invulling en uitvoering - de uitvoerings- en rapportageplanning/cycli Dit moet duidelijkheid opleveren over de inhoudelijke en procedurele momenten voor regie en (bij)sturing gericht op optimalisatie. Momenteel wordt gewerkt met een globale planning Periodiek (orde grootte 1 á 2 keer per ) wordt de planning geactualiseerd en door vertaald naar een aangepaste activiteitenkalender, planning en productenlijst. Te leveren producten ACT-1 Ondersteuning en productie Stuurgroep MEP s en invulling Frequentie SG-1 Jaarlijkse algemene Stuurgroep vanuit Opstellen en bijhouden Jaaragenda Verbinding onderhouden met werkgroepen Logistiek rondom lijkse VGR (productie VGR zelf bij Act-5) Evaluatie/ werkwijze stuurgroep en werkgroepen Acties ivm interactie Stuurgroep met onderzoekers (ca. 2 keer per ) Informatievoorziening SG-2 Stuurgroep (voorbereiding en nazorg) Voorbereiden SG met voorzitter en secretaris Agendering voortgang werkgroepen (SvZ notities) ism penvoerders werkgroepen en secretaris (beslispunt/ risico s) Afsprakenbeheer (follow-up) 4 a 5 keer per SG-3 Specials Voorbereiden/co-redactie bespreeknotities Meedenken over communicatie-strategie Mogelijke bij het uitwerken van SG en POV-acties incidenteel Meegestuurde documentatie: - Jaarplanning Algemene toelichting voor de activiteiten 2 t/m 4: De werkgroepen MEP-Aanleg, MEP-NCV en MEP-Duinen zijn belast met het opstellen en uitvoeren van de MEP s in de vorm van monitoringsplanning en rapportages. In 2013 hebben de werkgroepen zelf onder regie van en samen met de ingehuurde een tussenevaluatie uitgevoerd voor MEP-aanleg en MEP-NCV. Evaluatie MEP-Duinen is aangehouden omdat de ingebruikname van Maasvlakte 2 pas in 2014 was voorzien. Voor met name alle activiteiten die vallen onder deze drie werkgroepen wordt begeleiding en gevraagd. Het zwaartepunt ligt hierbij bij MEP-NCV en bij MEP Duinen. 2

3 MEP-bestemming heeft een aparte werkgroep van Havenbedrijf, gemeente Rotterdam en DCMR. Hiervoor is geen vereist, wel afstemming met MEP-Duinen Activiteit 2: Werkgroep MEP-Aanleg De specifieke taak van de werkgroep MEP-Aanleg is de inhoudelijke totstandkoming, uitvoering en evaluatie van het MEP-Aanleg. Het grootste deel van de monitoring wordt uitgevoerd door het Havenbedrijf. Er is een Aanlegfase en een Aanwezigheidsfase. Het zwaartepunt van de activiteiten van deze werkgroep heeft de afgelopen jaren plaatsgevonden. Momenteel wordt gewerkt aan de laatste Aanlegmonitoring en worden afspraken gemaakt voor de aanwezigheidsfase. In 2018 zal de tweede MEP evaluatie plaatsvinden. Te leveren producten ACT-2 Ondersteuning en productie Werkgroep MEP Aanleg Frequentie AL-1 Jaarlijkse algemene werkgroep vanuit Logistiek rondom lijkse VGR vanuit WG ( productie VGR zelf bij Act-5) Informatievoorziening AL-2 Werkgroep (voorbereiding en nazorg) Voorbereiden Agenda met penvoerder met aandacht voor beslispunten/risico s Ca 2 keer per AL-3 Specials Ondersteuning bij evaluatie uitkomsten monitoring t.b.v Beheer en Instandhoudingsplan 2018 Meedenken over communicatiestrategie Meegestuurde documentatie: - Evaluatierapportage MEP-Aanleg 2013 zie link bij achtergrondinformatie (hfdst 7) Activiteit 3: Werkgroep MEP -NCV De taak van de werkgroep MEP-NCV is de inhoudelijke totstandkoming, uitvoering en evaluatie van het MEP-NCV. De uitvoering van het monitorings- en onderzoeksprogramma voor MEP-NCV is recent een tweede belangrijke fase ( ) ingegaan. Het wordt uitgevoerd door een breed consortium van kennisinstituten en onderzoeksbureaus o.l.v Imares/Deltares. Voor het onderzoek zijn de in 2015 aangescherpte MEP-vragen en de daaruit afgeleide onderzoeksvragen leidend. Het consortium richt zich daarbij met name op de beantwoording van de onderzoeksvragen en de synthese hiertussen. De werkgroep MEP-NCV is verantwoordelijk voor het evaluatiespoor. De samenhang, onderlinge afstemming en interactie van deze twee trajecten is voor het slagen van de natuurcompensatie Voordelta van groot belang. Voor een wetenschappelijke borging worden de producten van het consortium beoordeeld door een wetenschappelijke auditcommissie. Te leveren producten: 3

4 ACT-3 Begeleiding, en productie Werkgroep MEP NCV Frequentie NCV-1 NCV-2 NCV-3 NCV-4 NCV-5 Jaarlijkse algemene werkgroep vanuit Werkgroep (klein) (HbR + RWS +EZ ) Werkgroep (groot) (HbR + RWS +EZ) + Onderzoeksconsortium Jaarrapportage Onderzoeksconsortium Evaluatie-spoor bijeenkomsten ( RWS-trekker /interactie met consortiumonderzoekers) Logistiek rondom lijkse VGR vanuit WG ( productie VGR zelf bij Act-5) Informatievoorziening Begeleider/Penvoerder van de werkgroep Voorbereiden Agenda met penvoerder en RWS projectleider met aandacht voor beslispunten/risico s -> SG Voorbereiden Agenda met Begeleider/Penvoerder en RWS projectleider Begeleiden commentaar-rondes (met achterban) tbv vaststelling Voorbereiden/ agenderen Notuleren Afsprakenbeheer NCV-6 Specials Evaluatie uitkomsten monitoring tbv Beheerplan 2017/2018 Afstemming Beheerplan VD NCV + verslag Meedenken over communicatiestrategie Mede-organiseren/ bijwonen/notuleren speciale Workshop(s) synergie bijeenkomsten onderzoekers in 2017/2018 en 2019/2020* Bijeenkomsten met stakeholders ( garnalen/ visserijsector) Ondersteuning PL bij strategische plannen Afsprakenbeheer Continu Ca 3 keer per Ca 3 keer per 1 keer per 2 keer per *Ca 2 x 2 extra workshop rondom synergie momenten Meegestuurde documentatie: - Samenvatting - Rapportage NCV Monitoringsplan Uitvoeringsplan ter inzage op voorlichtingsbijeenkomst op 29 aug - MEP NCV evaluatie 2013 ( staat ook bij act-5) zie link bij achtergrondinformatie (hfdst 7) 4

5 Activiteit 4 : Werkgroep MEP-Duinen a) Werkgroep MEP-Duinen De taak van de overkoepelende werkgroep MEP-Duinen is de inhoudelijke totstandkoming, uitvoering en evaluatie van het MEP-Duinen (bestaande en nieuwe duinen). De MEP-evaluatie vindt plaats in de tweede helft van Behandeling in stuurgroep van dec Bestaande Duinen: De uitvoering van het T0 monitoringprogramma voor de bestaande duinen is in uitgevoerd door een breed consortium van kennisinstituten. Momenteel lopen er drie deelonderzoeken naar stikstof- en ammoniakdepositie en een bronnenonderzoek. Vanaf 2017/2018 zal een aanvang worden gemaakt met de T1 fase. De wetenschappelijke borging van het consortium gebeurt door een auditcommissie. b) Spands Duin en de BDD: Voor Spands Duin is een aparte Begeleidingscommissie Duincompensatie Delfland (BDD) actief. De BDD is op grond van de Nb-wetvergunning ingesteld als platform ter advisering van het te voeren beheer m.b.t. de compensatiedoelstelling en N2000. Als zodanig adviseert zij GS-PZH. De BDD komt twee keer per bijeen. c) Spands Duin en de CDBD: De CDBD is door RWS ingesteld voor de dagelijkse (operationele) afstemming van de monitoring en monitoringsrapportages t.a.v. de ontwikkeling van het Spands Duin. Voorts worden actuele ontwikkelingen besproken die van invloed kunnen zijn op de ontwikkeling van Spands Duin. De CBDB komt circa vier keer per bijeen. De CDBD werkgroep adviseert over de inhoudelijke voorbereiding en uitvoering van het onderzoek aan de werkgroep Duinen. ACT-4 4a Duin-1 Duin-2 Ondersteuning en productie van de Werkgroep MEP Duinen + van de Begeleidingscommissie Duincompensatie Delfland (BDD) en van de CDBD (Commissie Dagelijks Beheer Duincompensatie) Ondersteuning en productie van de Werkgroep MEP Duinen Jaarlijkse algemene werkgroep Duinen vanuit Werkgroepen (voorbereiding en nazorg) Logistiek rondom lijkse VGR vanuit WG ( productie VGR zelf bij Act-5) Informatievoorziening Voorbereiden Agenda met penvoerder met aandacht voor beslispunten/risico s Frequentie Frequentie Ca 5 keer per Duin-3 Jaarrapportage Onderzoeksconsortium Begeleiden commentaar-rondes bestaande Duinen (met achterban) tbv vaststelling 1 keer per ( ) Duin-4 Specials Notuleren bij afstemming bijeenkomsten lopende onderzoeken bij HbR/ DCMR en RWS Meedenken over communicatie-strategie Ondersteunen PL bij de opzet en totstandkoming van de T1-strategie bestaande duinen 2017/18 + opdrachtverstrekking + begeleiding derden (2016/2017) 5

6 4b van de Begeleidingscommissie Duincompensatie Delfland (BDD) Frequentie BDD-1 Jaarlijkse algemene BDD vanuit Informatievoorziening Onderhouden van het netwerk BDD-2 Werkgroep (voorbereiding en nazorg) Voorbereiden Agenda met voorzitter BDD en RWS Projectleider BDD-3 Specials Evaluatie uitkomsten monitoring tbv Beheerplan 2018 Meedenken over communicatiestrategie 2 keer per 4c van de CDBD (Commissie Dagelijks Beheer Duincompensatie) Frequentie CDBD-1 CDBD-2 CDBD-3 Jaarlijkse algemene werkgroep vanuit CDBD Werkgroep (voorbereiding en nazorg) Jaarrapportage/ Beheerverslag Spandsduin Informatievoorziening ( o.a. stroomlijnen databeheer) Contacten onderhouden met beheerder ZHL, Deltares, provincie en HHD Ondersteunen PL bij opdrachtverstrekking + begeleiding derden Voorbereiden Agenda met voorzitter en RWS Projectleider Begeleiden rapportage en diverse commentaar-rondes Jaarrapportage Spands Duin (met achterban) tbv vaststelling Ca 4 keer per 1 keer per CDBD-4 Specials Agenderen/verslaan en afspraken bewaken van Overlegbijeenkomsten met onderzoekers / beheerders Meedenken over communicatie-strategie Voorbereiding symposia 1 a 2 keer per Meegestuurde documentatie: - Jaarrapportage Spands Duin (2015) - Eindrapport T0-monitoring ( ) duinen van Goeree tot Solleveld, in het kader van MEP Duinen i.r.t. Maasvlakte 2 - Stikstofdepositie, vegetatie en duinbeheer 6

7 Activiteit 5 : Coördineren en opleveren verplichte rapportages voor PMR In zijn algemeenheid betreft het zowel de praktische coördinatie, begeleiding en feitelijke uitvoering/invulling van de lijkse voortgangsrapportages MEP s (VGR) voor de stuurgroep als voor de diverse effect- en (MEP)evaluatierapportages voor de jaren 2017 tot a) Jaarlijkse voortgangsrapportage MEP s (incl. MEP-factsheets) Dit werk gebeurt door het en met de penvoerders en deelnemers van de diverse subwerkgroepen om te komen tot een gedragen rapportage MEP s voor de Stuurgroep in 2017 t/m De werkwijze volgt de opzet en blauwdruk die ook gebruikt is voor de vorige rapportage. De bijbehorende gedetailleerde MEP-factsheets worden ook lijks bijgewerkt door de werkgroepen onder regie van het. Deze dienen met name als praktische rode draad en hulpmiddel voor de opstelling van de uiteindelijke MEP evaluaties. b) MEP evaluaties in 2017/2018 Daarnaast zullen er evenals in in 2017 en 2018 diverse MEP-evaluaties (Aanleg en NCV) moeten worden opgeleverd 2. Ook dit vraagt inzet in de vorm van maken van plannen van aanpak en praktische coördinatie met de sub-werkgroepen om te komen tot gedragen evaluatie MEP s voor de Stuurgroep en Coördinatiegroep. Afstemming met overige ontwikkelingen: Voor NCV is afstemming met het 2e Beheerplan Voordelta van belang en voor Duinen en Bestemming afstemming met PAS- en andere ontwikkelingen in dit gebied. Tevens zal er in 2017/2018 een relatie zijn met de evaluatie van de Integrale Rapportage Visie en Vertrouwen. Deze lijkse PMR-brede stakeholder-rapportages worden sinds 2009 onder leiding van DCMR gemaakt voor de Tafel van Borging, die onder leiding staat van oud-minister Sybilla Dekker. Voor 2018 is voorzien in een evaluatie hiervan. c) PKB evaluatie In 2020 is de PKB-evaluatie voorzien. Vanuit de Coördinatiegroep PMR start er in 2018 een brede voorbereidingsgroep om te komen tot een integrale aanpak van deze PKB-evaluatie. De afweging moet daar worden gemaakt of er een MEP-PKB komt. Vanuit de MEP s Aanleg, Natuurcompensatie Voordelta en Duinen van de 2e Maasvlakte zal een actieve bijdrage gevraagd worden voor deze integrale aanpak en ook vanuit het traject van de Integrale Rapportage Visie en Vertrouwen. Dit vraagt daarom een actieve inzet in de vorm van maken van plannen van aanpak en praktische coördinatie met de subwerkgroepen om te komen tot gedragen bijdrage aan de PKB-evaluatie voor de Stuurgroep en Coördinatiegroep. Te leveren producten ACT-5 Coördineren en opleveren verplichte rapportages voor PMR Frequentie RAP-1 Jaarlijkse Voortgangsrapp Coördinatie en (eind)regie op het gehele proces 1 x per ortage MEP s voor de Maken opzet en inhoud ism secretaris en penvoerders van de diverse werkgroepen stuurgroep Vullen en bijhouden van de factsheets in overleg met de werkgroep leden RAP-2 MEP evaluaties 2017/ 2018 Coördinatie en (eind)regie op het gehele proces Maken Plannen van Aanpak en raamwerk voor SG Maken opzet en inhoud ism penvoerders en leden van de diverse werkgroepen Afstemming met omgeving 2016/2017 (Eindfase Duinen)* 2017/ 2018(2 ) (Aanleg en NCV) RAP-3 PKB evaluatie Actie bijdrage leveren en organiseren ( samen met WG-leden) voor Integrale aanpak van de PKB evaluatie Opzet en eindregie voor gedragen bijdrage aan PKB evaluatie voor SG en Coord groep ( 1 ) *omdat de MEP Duinen evaluatie voorzien is voor 2e helft 2016 met een definitieve oplevering in januari 2017 zal er hooguit betrokkenheid zijn bij de afrondende fase 2 De MEP Duinen en Bestemming evaluaties worden 2 e helft 2016 reeds uitgevoerd vanwege het naar voren halen van het nieuwe havenbestemmingsplan. 7

8 - De 6e Jaarlijkse voortgangsrapportage MEP s 2015 (incl factsheets-bijlagen) voor de stuurgroep is als voorbeeld in te zien bij de voorlichtingsbijeenkomst Meegestuurde documentatie: - MEP Aanleg evaluatie 2013 zie link bij achtergrondinformatie (hfdst 7) - MEP NCV evaluatie 2013 zie link bij achtergrondinformatie (hfdst 7) Activiteit 6 : Generieke en overige werkzaamheden Databeheer en informatiebeheer is van cruciaal belang in dergelijke langlopende projecten. Er zal in de toekomst veelvuldig terug gegrepen moeten worden op afspraken en afwegingen die op enig moment binnen de projectsturing zijn gemaakt. Daartoe is behoefte aan een informatiehuishouding die toekomstige vragen t.a.v. PMR zal kunnen beantwoorden en daarnaast een goede archivering garandeert van de besluiten, producten en (meta)-data. Informatiebeheer wordt in de verschillende deelprojecten opgepakt. Compleetheid en traceerbaarheid zijn hierbij de key words. Voortgangsbesprekingen en kwartaalrapportages Formele en informele voortgangsbesprekingen met de opdrachtgever Speciale sessies Stakeholders en/of teambuildings-sessies verzorgen, indien noodzakelijk Excursies Mogelijke excursies in het veld organiseren/begeleiden Overdrachtdossier Aan het einde van de looptijd van deze project ondersteunende inzet moet een overdrachtsdossier worden opgeleverd. ACT-6 Generieke en overige werkzaamheden Frequentie OV-1 Data- en Informatiebeheer Datamanagement Documentmanagement Ondersteunen PL en secretaris SG bij externe verzoeken van data- en informatie-leveringen Aanjagen opdrachtnemers OV-2 Voortgangsrapportages en bespreekverslagen Per Kwartaal Voortgangs- en verantwoordingsrapportages verzorgen voor OG Ca 3 keer per OV-3 Speciale sessies Stakeholders en/of teambuildings-sessies verzorgen, indien noodzakelijk OV-4 excursies Mogelijke excursies in het veld organiseren/begeleiden incidenteel incidenteel OV-5 Overdrachtsdossier eenmalig 8

9 4. Functieprofielen Voor het uitvoeren van de werkzaamheden, beschreven in hoofdstuk 3 voorzien wij de inzet van een aantal rollen. Die rollen beschrijven we in onderstaande functieprofielen. U bent vrij om een team samen te stellen naar eigen inzicht. Allen moeten als kenmerk hebben: pro-actief, initiatiefrijk, ontzorgend,flexibel, gedeeld regisseurschap, strategisch onderlegd en met een goed inlevingsvermogen. Wij verwachten daarnaast wel de onderstaande extra specifieke eigenschappen en ervaringen terug te vinden. (door CV/referenties aan te tonen) 1.1 Rol projectmanager Van de projectmanager verwachten wij dat deze aantoonbaar in staat is het project naar behoren aan te sturen en het nakomen van alle met de opdrachtgever gemaakte afspraken te bewaken. 1.2 Rol topadviseur De topadviseur staat garant voor een brede algemene en waar nodig ad hoc versterking van de coördinatie, management en regierol. Het betreft dan zaken als in de koersbepaling bij politiek gevoelige dossiers, voorbereiding/bijstelling van bestuurlijke afspraken, conflictbeheersing. De topadviseur dient: - Het beste uit de groep te halen; - Verbindend en de-escalerend te kunnen werken door op zoek te gaan naar de grootste gemene deler; - Met autoriteit op te kunnen treden zonder autoritair te zijn in een groep; - Respectvol met meningen om te kunnen gaan; - Een stimulerende en charismatische uitstraling te hebben; - Verrassend en ontzorgend te kunnen opereren; - Resultaten te boeken in complexe discussies en belangentegenstellingen te overbruggen. 1.3 Rol adviseur/technisch procesmanager De senior adviseur/technisch procesmanager moet: - strategische blik hebben die gevoel heeft van de materie binnen het 2e Maasvlakteproject; - ervaring en kennis hebben op het managen van (organisatorische) complexe projecten en thuis zijn in het netwerk van actoren rond grote mariene projecten; - voorzittersrol innemen voor RWS in de werkgroep NCV - Samen met secretaris stuurgroep voorbereiden van stuurgroepvergaderingen - scherpe gespreksleider zijn en essenties en pijnpunten kunnen benoemen. - Gevraagd en ongevraagd notities kunnen schrijven. - In staat zijn om speciale workshops en bijeenkomsten te faciliteren 1.4 Rol junior Bij de junior ligt het accent op secretariële werkzaamheden binnen het takenpakket Natuurcompensatie Voordelta, diverse overleggroepen duincompensatie en monitoring stikstof/ ammoniakdepositie bestaand duinen bij PMR. De junior dient aantoonbare kwaliteiten te hebben: - Vergaderingen voor te bereiden, te notuleren en acties te bewaken; - Informatiebeheer en archivering; - Schrijven van korte (samenvattende) notities en voorstellen; - Planning maken en bewaken; - Signaleren van risico s, knelpunten en kansen. - Pro-actief een netwerk kunnen onderhouden 5. Overeenkomst/Contract Het contract heeft een looptijd van maximaal 4. Uiterlijk 1 december 2018 wordt de samenwerking geëvalueerd, waarna de OG beslist over al dan niet voortzetten van de samenwerking. Indien OG besluit de samenwerking niet voort te zetten, kan ON geen verdere rechten ontlenen aan de overeenkomst. De overeenkomst bestaat uit een fixed-price basiscontract. Zie hiervoor de hierboven onder de activiteiten 1 t/m 6 genoemde producten. Deze producten zullen tegen een vaste prijs worden aangegaan. Hieraan kunnen eventuele aanvullende producten worden toegevoegd, met de beperking dat de gezamenlijke meerprijs van deze aanvullende producten niet meer/minder dan 25 % van de aangeboden prijs voor het fixed-price basiscontract mag bedragen. Deze aanvullende producten kunnen deels worden benut om nog aanvullende product-afspraken voor eind 2016/2017 te maken en voor de levering van aanvullende producten die nu nog niet zijn voorzien in 2018 t/m In het aanbiedingsformulier is de verwachte frequentie van de producten weergegeven. Wij vragen daarnaast een verrekenprijs per product voor het geval er meer of minder producten benodigd zijn dan op dit moment ingeschat. 9

10 Uitvraagprocedure aanvullende producten Voor de aanvullende producten geldt de volgende procedure: - Alle aanvullende producten worden minimaal per mail vastgelegd tussen de Projectbegeleider OG en de Projectleider ON. Alleen de Projectbegeleider OG is gerechtigd namens de opdrachtgever deze afspraken te maken; - De procedure start met een verzoek om levering van een aanvullend product door de opdrachtgever met een specificatie van de eisen waaraan dat product moet voldoen; - De opdrachtnemer reageert hierop met een offerte die minimaal dient te omvatten: o Een omschrijving van de aanvullende werkzaamheid en het te leveren product; o opleverdatum; o plan van aanpak; o prijs. - De definitieve opdracht van een aanvullend product wordt overeengekomen middels een mail van de Projectbegeleider OG met een expliciete acceptatie van de offerte voor dit product. - De aanvullende producten vallen onder voorwaarden die niet minder gunstig zijn dan die gelden voor het basiscontract. De opdrachtnemer is verplicht aan te bieden, de opdrachtgever is niet verplicht te gunnen. De opdrachtgever heeft indien geen overeenstemming wordt bereikt de mogelijkheid de betreffende werkzaamheden aan een andere partij te gunnen - Voor aanvullende producten binnen de hierboven omschreven activiteiten 1 t/m 6 geldt een reactietijd van maximaal 10 werkdagen. Voor aanvullende producten die vallen onder een nieuwe, hierboven niet omschreven activiteit geldt een reactietijd van maximaal 20 werkdagen. Algemene betalingstermijnen Uitsluitend producten die zijn geleverd aan en geaccepteerd door de opdrachtgever kunnen worden gefactureerd en betaald. Voor producten die bedoeld zijn voor bespreking/afhandeling met derden hanteert de opdrachtgever als criterium voor de acceptatie dat zij het geschikt acht voor bespreking met die derden, tenzij nadrukkelijk anders is afgesproken. Betaling vindt plaats op basis van een compleet voortgangsoverzicht en een door beide partijen goedgekeurd verslag van de bijbehorende voortgangsbespreking. Voortgang De opdrachtnemer dient voorafgaand aan elk betaalmoment een rapportage aan te leveren met een overzicht van de gerealiseerde producten en bijbehorende financiële verantwoording, alsmede een geactualiseerde prognose van de realisatie van alle nog te leveren producten, inclusief een daarmee overeenstemmende financiële prognose. Dit overzicht dient ook alle overeengekomen aanvullende producten te bevatten. Tenminste op basis van deze rapportage zal mondeling overleg over de voortgang van de uitvoering van het contract tussen de Projectbegeleider OG namens de opdrachtgever en de projectleider ON namens de opdrachtnemer plaatsvinden. In dit overleg wordt onder andere het hierboven omschreven overzicht van de op te leveren producten besproken en vastgesteld. Van dit overleg wordt door opdrachtnemer een verslag opgemaakt welke ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de opdrachtgever, dit verslag zal voor akkoord worden ondertekend door de opdrachtgever (PGB-OG) en de opdrachtnemer (PL-ON). In aanvulling op dit voortgangsoverleg kan overleg plaatsvinden tussen medewerkers van de opdrachtgever en van de opdrachtnemer. Deelnemers aan een dergelijk overleg zijn echter niet gerechtigd bindende afspraken te maken die afwijken van hetgeen is vastgelegd in de overeenkomst en aanvullingen en wijzigingen daarop. 6. Aanvullende toelichting op EMVI criteria Het kwaliteitsdeel van de offerte dient een opgave te bevatten van de samenstelling van het projectteam, de taakverdeling binnen het team en een verantwoording van de in het team aanwezige competenties, kwaliteiten en persoonlijke ervaringen. Meerdere rollen mogen door één persoon worden ingevuld. De offerte dient vergezeld te gaan van een beknopte en duidelijke visie op de voorgestane wijze. Een nadere mondelinge toelichting op deze visie maakt onderdeel uit van het gunningsproces. Een onvoldoende score op deze toelichting leidt tot een afwijzing van de inschrijving (knock-out criterium). In dit onderdeel krijgt u de gelegenheid de samenstelling van het team en de voorgestelde werkwijze nader toe te lichten in een presentatie van 15 minuten. Aansluitend vindt een gesprek plaats van 30 minuten over uw presentatie en de offerte. De nadruk ligt hierbij op de realiteitswaarde van uw voorstellen en de aansluiting bij de wensen en behoeften van de OG. Bij een onvoldoende op de knock-outcriteria 1.1 en 1.2 wordt u niet uitgenodigd voor de mondelinge toelichting. 10

11 7. Achtergrondinformatie bij de offertevraag + link naar div. bijlagen Voor meer achtergrondinformatie over de projecten verwijzen we naar: a) De officiële bekendmakingen (in de Staatscourant) van de MEP evaluaties Aanleg en Natuurcompensatie Voordelta 2013: o Evaluatie MEP Aanleg Maasvlakte o Evaluatie MEP Natuurcompensatie Voordelta (NCV) 2013 De bewuste rapporten kunt u ook raadplegen op de Rijksoverheidwebsite: b) De 6 e Integrale Rapportage Visie en Vertrouwen 2015: Dit is de zesde editie van de Integrale Rapportage Visie en Vertrouwen. Hierin staan de voortgang en resultaten beschreven van de afspraken uit het Convenant Visie en Vertrouwen; Afsprakenkader Borging Project Mainportontwikkeling Rotterdam c) De website van Maasvlakte 2 van het Havenbedrijf Rotterdam: De algemene website van het Havenbedrijf Rotterdam met veel achtergrondinformatie en een kennisbank Het specifiek deel van de site dat gaat over Monitoring, evaluatie en bijsturing 11