XEROXMAGAZINE HET PERFECTE BEDRIJFSPLAN. Hoe de igen3 de dromen van een bedrijf verwezenlijkte MINDER KOSTEN, MEER NAAMSBEKENDHEID

Transcriptie

1 XEROXMAGAZINE NOVEMBER 2005 HET PERFECTE BEDRIJFSPLAN Hoe de igen3 de dromen van een bedrijf verwezenlijkte MINDER KOSTEN, MEER NAAMSBEKENDHEID Uw bedrijf in de lift met Xerox Creative Services FREEFLOW 4.0 Beter, sneller, makkelijker: alles over de upgrade KLEIN WONDER De nieuwe DocuColor 250 ontstijgt zijn gewichtsklasse NUTTIGE GIDS Een overzicht van de Xerox klantenservice

2 WELKOM bij Xerox Magazine, het tijdschrift van Xerox in een heel nieuw jasje; 28 pagina s vol informatie, inspiratie en innovatie om uw digitale bedrijf verder te ontwikkelen. Of u nu uw Xerox-capaciteiten bij potentiële klanten wilt promoten of uw uitvoer wilt optimaliseren, dit tijdschrift is essentieel leesmateriaal. De artikelen zijn in drie secties verdeeld: Informatie brengt u het laatste nieuws van Xerox en industriële nieuwtjes. Inspiratie biedt u praktijkervaringen en casestudy s uit de frontlinie van het digitaal drukken. Innovatie biedt oplossingen, ideeën en deskundige meningen. Technologie houdt zich simpel gezegd bezig met het vereenvoudigen van ons leven. Zo trachten bedrijven hun efficiëntie te verbeteren en het werk te stroomlijnen, om tijd en geld te besparen een uitdaging waaraan de FreeFlow Digital Workflow Collection (pagina 20) probeert te voldoen. En wat kan er nu inspirerender zijn dan het verhaal van een digitale drukker die een heel nieuwe markt aanboort en verovert, met slechts een igen3 en een geweldig idee? U leest er meer over op pagina 16. Laat ons weten wat u van Xerox Magazine vindt, en neem contact met ons op als u vindt dat uw verhaal in een toekomstige uitgave thuishoort. We zijn altijd op zoek naar inspirerende verhalen. Ons adres is magazine@xerox.com Ik wens u veel leesplezier. Anthony Hyde Hoofdredacteur Informatie Alles wat u moet weten over digitaal drukken PERSVERS De laatste berichten: nieuws, ontwikkelingen, data en ideeën ORGANISEREN VAN UW WORK- FLOW MAKKELIJK GEMAAKT Stilstand beperken, workflow verbeteren: de FreeFlow 4.0 POSTBUS Stuur ons uw vragen, meningen en opmerkingen en onze experts geven antwoord EEN NUTTIGE GIDS OVER XEROX KLANTENSERVICE On line oplossingen of experts aan huis: zo haalt u het beste uit uw Xerox-service

3 IN DIT NUMMER Inspiratie Volop heldere ideeën voor verbeteringen binnen uw bedrijf DE KONING DER AANPASSINGEN Kan één bedrijf afdrukoplossingen voor twee heel verschillende afdrukcentra bieden? HOE VOERT U UW EIGEN PR? PR-goeroe Penny Hinton over hoe digitale drukkerijen hun imago kunnen oppoetsen DE JUISTE UITRUSTING EN EEN LUMINEUS IDEE Hoe één bedrijf de kracht van de igen3 benut om een nieuwe markt aan te boren Innovatie Verhalen uit de voorhoede van de digitale afdrukindustrie DE CREATIEVEN Hoe het stroomlijnen van uw ontwerpproces uw bedrijf tijd en geld kan besparen INTRODUCTIE VAN DE NIEUWE DOCUCOLOR 250 Dit kleine wonder scant, print en kopieert in hoogwaardige kleuren zonder veel ruimte in beslag te nemen ALLE LICHTEN OP GROEN Milieubewust werken is geen luxe meer dankzij het tonerrecyclingsysteem van Xerox Medewerkers Des King is een freelance journalist gespecialiseerd in de invloed van digitale technologie op de grafische en de verpakkingssector Mark Rushton is een journalist met een speciale interesse in het effect van digitale druk op de conventionele drukkerij Susan Wright is hoofdredacteur van Print & Paper Monthly, het voornaamste Britse maandblad voor de grafische sector Voor meer informatie over de Xerox productiesystemen, diensten en software uit dit blad kunt u terecht op magazine/nl CORBIS; GETTY; RF; NEIL WEBBWEBB XEROXMAGAZINE 03

4 PERSVERS GRAFISCH NIEUWS VAN XEROX WIE SPRONG ERUIT OP PIXI AWARDS? Ze kwamen van over de gehele wereld voor de 2005 PIXI-awards (Printing Innovation with Xerox Imaging) naar Amsterdam. De Xerox gebruikers lieten opnieuw zien wat voor hoogwaardig werk er met behulp van digitale toepassingen kan worden gemaakt. Een onafhankelijk panel van experts beoordeelde ruim 100 inzendingen in drie categorieën, op zaken als bedrijfseffectiviteit, innovatie en het gebruik van digitale technologie. In de categorie Short Run Black and White won Italpaghe Toscana de eerste prijs voor zijn fotokalender; de One-to-one Marketing Communications-award ging naar Baier Digital Druck CIJFERS & LETTERS 97 SNEL % voor de gepersonaliseerde golfboeken voor de open dagen van het bedrijf; terwijl Thieme Print4U uit Nederland de Short Run Colour-award binnenhaalde voor zijn uitklapboek (zie foto hierboven), dat onderdeel was van een afstudeerproject aan de Grafische School in Eindhoven. VAN DE ONDER- DELEN IN DE igen3 KAN WORDEN GERECYCLED & FLEXIBEL De supersnelle Xerox 495 met invoer vanaf de rol komt dit najaar naar Europa. Deze printer gebruikt een all-in-one imaging- en ontwikkelingssysteem om de snelheid tijdens het dubbelzijdig afdrukken te behouden. Hij is ideaal voor drukkers die een flexibele technologie nodig hebben: de Flash Fusing-technologie staat een grotere variatie aan media toe (ook plastic), en ondersteunt zodoende het grootste aantal toepassingen vanaf één enkel apparaat. Hierdoor worden grote besparingen gerealiseerd. Bovendien is hij half zo groot als normale rotatieve duplexsystemen. igen3 GAAT HET WEB OP igen3-gebruikers kunnen voor ondersteuning en het uitwisselen van tips en hints met medegebruikers nu terecht op een speciale website. Zodra u uw wachtwoord heeft, vindt u het igen3 Knowledge Centre op 04 XEROXMAGAZINE

5 Door direct mail in kleur, met de naam van de klant en gepersonaliseerde inhoud, neemt het aantal reacties toe met meer dan 500 procent GOED, MAAR NU ZELFS NOG BETER De afdrukcontroller DocuSP versie 5.0 voor Nuvera biedt vele nieuwe functies: scannen naar het netwerk via een beveiligde FTP, verbeterd taakherstel en automatische beperkingen voor papierlades om er maar een paar te noemen. PRODUCTNIEUWS De nieuwe FREEFLOW SCANNER 665E zet de standaard voor hoogwaardig scannen van de DocuColor 7000/8000. Hij biedt bijna dezelfde beeldkwaliteit als het origineel en tevens een hoge productiviteit. De operator krijgt nu tijd om andere dingen te doen, wat de productiviteit verbetert. De 6204 ZWART-WIT GROOT FORMAAT PRINTER is goedkoop, compact en volledig opwaardeerbaar. Ideaal voor wie met grootformaatdocumenten werkt, en tot 25 procent sneller dan zijn concurrenten. Ten slotte de EFI FIERY GRAPHIC ARTS PREMIUM EDITION, die professionals in de grafische sector krachtige nieuwe hulpmiddelen biedt. Om de beste resultaten van digitale persen te verkrijgen, bevat hij onder meer de krachtigste zoomfunctie op de markt en haarscherpe weergaven tot in de kleinste details. U komt meer te weten over deze nieuwe producten op XEROX DUCATI RACET 2006 TEGEMOET Nu het einde van het World Superbike Championship 2005 nadert, kijken racefans al uit naar het volgend jaar. Zal James Toseland met zijn Xerox Ducati opnieuw de titel opeisen? De tijd zal het leren. In de tussentijd kunt u meer over James en het Xeroxsponsorschap van Ducati te weten komen door te surfen naar GETTY; PUNCHSTOCK/PHOTOALTO; CORBIS XEROXMAGAZINE 05

6 WIST U DAT Japan Information Systems (JAIS) onlangs maar liefst 24 igen3-machines voor zijn faciliteit in Osaka heeft besteld? SPANNING STIJGT IN DE AANLOOP NAAR IPEX Het grote technologische evenement voor de grafimedia en uitgeverijen komt steeds dichterbij. De IPEX, van 4 tot en met 11 april in Birmingham, richt zich op het stimuleren van conceptueel denken en het lanceren van nieuwe oplossingen. Anoush Dowlatshahi- Gordon, directeur van Production Business voor Xerox in Groot- Brittannië zegt: Alles wijst erop dat de IPEX in 2006 dynamischer zal zijn dan ooit. We houden u op de hoogte Het Xerox Premier Partners Congress 2005 was een ontmoetingsplaats voor Xerox-klanten en gebruikers van digitale persen. Leden konden er gedachten uitwisselen, nieuwe producten bekijken en luisteren naar verschillende inspirerende sprekers. Enkele van de sprekers waren Victor Muller (rechts), een prominent motiverend spreker en Penny Hinton (links), PR-specialist bij het Lean Agency. Zij heeft ook een artikel voor dit nummer geschreven (zie pag. 13). HET KOEKJE BIJ DE THEE Uw vragen over de nieuwe geïntegreerde coater voor de igen3 beantwoord. Hoe werkt hij? Als documenten van de pers komen, worden ze bedekt en behandeld met UV-licht. De glanzende of matte afwerking verbetert duurzaamheid en aanzien van menu s, boekomslagen en andere items. Hoe helpt dit? Aangezien de coater is geïntegreerd, wordt de digitale werkstroom gehandhaafd bij iedere fase van het afdrukproces. Duurt het niet langer? Nee, de coater werkt even snel als de igen3 zelf 110 pagina s A4 per minuut. Onder de sprekers op het congres bevonden zich Penny Hinton en Victor Muller GEDACHTENUITWISSELING XEROX OP CAMPAGNE De recente Xerox Brand Colour-campagne werd in 15 verschillende landen uitgevoerd. Hij bereikte het ongelofelijke aantal van 85 miljoen mensen door middel van tijdschriften en kranten, en was in Frankrijk zelfs op taxi s afgebeeld. De najaarscampagne gaat binnenkort van start en als u die mist, dan bent u waarschijnlijk de enige! ANDRE METZGER; GETTY/ICONICA 06 XEROXMAGAZINE

7 De koning der aanpassingen De wereld van het digitale afdrukken evolueert snel, dus is flexibiliteit essentieel. Kan Xerox aan de uiteenlopende eisen van twee heel verschillende reprocentra voldoen? Tekst: Cristina Vargas Een van de grootste ziekenhuizen van Nederland produceert dagelijks gepersonaliseerde pagina s en gaat nu de meeste afdrukken in eigen huis reproduceren. Honderden kilometers verderop drukt een Britse verzekeringsmaatschappij documenten per dag. Ze moeten onveranderbaar en goed beveiligd zijn. Het zijn verschillende organisaties met verschillende behoeften, maar één ding hebben ze gemeen: ze moeten, in een kort tijdsbestek, veel werk afleveren en ondertussen rekening houden met toekomstige uitbreidingen. Toen ze dus besloten om hun reproafdeling te vernieuwen, ging het om meer dan nieuwe machines alleen. Ze zochten een bedrijf dat een oplossing op maat kon leveren. Dit is wat er gebeurde. >

8 GETTY/ICONICA; GETTY CASE STUDY NR 1: DE MULTITASKERS Als ziekenhuis met ruim bedden over vijf verschillende gebouwen, heb je heel wat aan je hoofd: onderhoud, administratie en natuurlijk je patiënten. Tel daar voor het Isala-ziekenhuis in Zwolle nog een reprocentrum bij, waar maandelijks 1,16 miljoen A4-tjes worden afgedrukt. Waarom zoveel? Omdat alle brieven met afspraken, alle registratiedocumenten en al het briefpapier worden afgedrukt. Dat komt omdat het ziekenhuis de patiëntgegevens aan het overbrengen is naar een reeks van geïntegreerde databanken. Daarom kon Logistics Manager Peter van Gulik een groot deel van de documentenproductie in het ziekenhuis zelf onderbrengen. Wat het financiële plaatje betreft, vorig jaar hebben we ongeveer 3 miljoen aan drukwerk uitgegeven, zegt hij. We hadden dus een uitstekend argument om binnen het ziekenhuis in digitale technologie te investeren: we halen de kosten er op relatief korte termijn weer uit. De vereisten In het reprocentrum van het ziekenhuis wordt het werk in twee stromen verdeeld: ten eerste documenten op verzoek en op naam, die ter verzending in een envelop worden gestopt. Ten tweede de officiële formulieren van het ziekenhuis, die naar een centrale opslagplaats gaan totdat de diverse afdelingen ze nodig hebben. En dat alles dient bliksemsnel te gebeuren: de gemiddelde productietijd voor de documenten op verzoek (goed voor zo n 40 procent van het drukwerk) is 24 uur na ontvangst van de order tot verzending. De documenten voor opslag maken hetzelfde proces in gemiddeld 48 uur door. Het Isala-ziekenhuis zocht dus een gecentraliseerd systeem dat een grote werklast vlug en efficiënt kon verwerken. De oplossing Xerox adviseerde het reprocentrum Xerox productiesystemen met een DocuSp frontend aan te schaffen in combinatie met FreeFlow workflow software. Hiermee kan de workflow beter beheerd worden. De nieuwe productieafdeling is opgebouwd rond vier machines: een DocuColor 5252, een DocuTech 6135 met Bourg-boekjesmaker, een Nuvera 100 copier/printer en een WorkCentre Pro 90. Voor Van Gulik was de DocuSP software voor accountadministratie, een onderdeel van FreeFlow, doorslaggevend bij de keuze voor Xerox. Daarmee krijgt elke afdeling een account en kunnen bestellingen automatisch worden opgespoord, bestelnummers aan opdrachtbonnen worden gekoppeld en facturen per opdracht of per maand worden gegenereerd. Zodra een account is opgezet, gaat het opvolgen van opdrachten en het factureren bijna zonder onze tussenkomst, zegt hij. HET GEBRUIK VAN DE XEROX- PRINTERS EN FREEFLOW- SOFTWARE IS EEN REVOLUTIE Dat is fantastisch, omdat bij kleine opdrachten de administratie anders vier of vijf keer zo duur is als de opdracht zelf. Het oordeel Het ziekenhuis laat nog maar heel weinig documenten buitenshuis drukken; het eigen reprocentrum neemt het leeuwendeel voor zijn rekening. Zelfs met het extra werk kon het personeelsbestand van het centrum van drie naar twee worden teruggebracht. Het geautomatiseerde FreeFlow front-end zorgt dat opdrachten vlugger en met minder fouten worden afgehandeld. Het gebruik van de Xerox-productiesystemen en de Freeflow-software is een ware revolutie", zegt Van Gulik. Nu kunnen we de juiste documenten afdrukken op het moment dat we dat willen, en dat alles tegen een veel lagere kostprijs dan voorheen. En door de flexibele capaciteit van onze machines kunnen we veel documenten zelf afdrukken, waardoor we op de middellange termijn geld besparen. CASE STUDY NR 2: DE PRIVACY-EXPERTS De werkweek van de reproafdeling van Allianz Cornhill begint op zondag om middernacht en eindigt op vrijdag om zes uur s avonds. Elke werkdag worden er documenten op naam gedrukt. De enige pauzes zijn s avonds, als het mainframe van elke afdeling documenten verwerkt en ze via een beveiligd netwerk naar een reproafdeling elders verzendt. Druk? Dat kun je wel zeggen. Maar dat is de gebruikelijke gang van zaken bij de Britse verzekeraar, die deel uitmaakt van de Duitse Allianz-groep van financiële dienstverleners. Als trouwe Xerox-klanten weten ze precies wat ze willen: beveiliging en productiesystemen voor grote volumes. De vereisten Ian Cherry, Print and Production Services Manager van Cornhill, zegt: We hadden een zwart-witprinter 4635 en twee Docu- Print 92C-machines, maar die konden het werk bijna niet meer aan. We hebben veel werk, deels omdat de meeste documenten dezelfde dag klaar moeten zijn, en deels omdat het vertrouwelijke documenten zijn die op een beveiligde manier moeten worden geproduceerd. Dat betekent dat tonerhechting een belangrijke factor was. Verzekeringsfraude en diefstal van identiteit Nieuws...Nieuws...Nieuws... Het Nuvera 144 digitale productiesysteem, geïntroduceerd tijdens de beurs Print 05 in Chicago, kan een breed gamma aan mediatypes aan en is ideaal zowel voor printen-ondemand als voor omgevingen met een middelgrote werklast. Deze nieuwe telg van de Nuvera-familie drukt tot 144 ppm. 08 XEROXMAGAZINE

9 komen steeds vaker voor en we wilden ervoor zorgen dat onze polisdocumenten zo veilig mogelijk waren, aldus Cherry. Om al deze redenen, gecombineerd met een groeiende behoefte aan spotkleuren, klopte hij bij Xerox aan om raad. De oplossing Xerox stelde voor dat Allianz Cornhill zijn twee DocuPrint-machines zou vervangen door twee snelle DocuTechs 155 HLC, die 155 pagina s per minuut afdrukken. Naast de steunkleurvoorziening, was Cherry ingenomen met het feit dat een simpele zelf uit te voeren softwareupgrade de afdruksnelheid kan verhogen van 155 naar 180 pagina s per minuut. Met het stijgen van onze behoefte aan kleurendruk, is het goed mogelijk dat we in de komende jaren meer capaciteit nodig HET GAAT ZOVEEL SNELLER DAT WE AL OM DRIE UUR KLAAR ZIJN, NIET OM ZEVEN UUR zullen hebben, dus is het fijn dat upgrades goedkoop zijn, zegt hij. En gemakkelijk: we hoeven geen oude machines weg te halen om nieuwe te installeren, en we hoeven het werk ook niet stil te liggen of personeel om te scholen. De tonerhechting van de DocuTech 155 is ook verbeterd. Hij gebruikt nu dezelfde formulering als de igen3: dankzij een basis van polyesterhars met een laag smeltpunt, hecht de toner zich bijzonder goed aan het papier. Hij voldoet aan de vereisten van het bedrijf qua beveiliging en de vijf verzekeringsdivisies zijn heel tevreden. Ze waren opgetogen, zegt Cherry, want je kunt de toner niet wegnemen zonder de documenten te beschadigen. Ze zijn werkelijk goed beveiligd. En hoe zit het met de steunkleuren? Cherry legt uit: Met de DocuTechs 155 is de capaciteit van de reproafdeling om afdrukken met steunkleur te produceren met wel 300 procent gestegen, een verbazingwekkend percentage. Het oordeel Cherry zegt dat hij werkelijk heel blij is met de stijging van het productieniveau. We werken zoveel sneller dat de nachtploeg niet meer tot zeven uur s ochtends hoeft door te werken, maar tegenwoordig al om drie uur s nachts klaar is. We hebben veel ruimte om te groeien en ons werk is vlugger afgeleverd. We zijn er dus op alle fronten op vooruitgegaan. Als u overweegt om het productiesysteem van uw bedrijf te upgraden, neem dan contact met uw Xeroxvertegenwoordiger op IN EEN NOTENDOP DE NUVERA 100 DIGITALE COPIER/PRINTER Drukt 100 pagina s A4 per minuut en 60 pagina s A3 Kan papierformaten van 147 x 210 mm tot 320 x 470 mm aan Kan papier van 56 tot 216 gsm aan Aanbevolen gemiddelde maandelijkse volume is pagina s Resolutie van 4800 x 600dpi bij 125lpi in zwart-wit Heeft DocuSP front-end voor opdrachtbeheer, dat geïntegreerd werkt met de FreeFlow workflow-oplossing van Xerox DE DOCUTECH 155 HIGHLIGHT COLOR Drukt 155 pagina s per minuut U kunt kiezen uit de steunkleuren rood, groen en blauw Aanbevolen gemiddelde maandelijkse volume is pagina s Resolutie van 600 x 2.400dpi in zwart en 600dpi in kleur Kan papierformaten van 203 x 254 mm tot 355 x 432 mm aan Kan papier aan met een gewicht van 60 tot 200 gsm Heeft DocuSP front-end voor opdrachtbeheer, dat geïntegreerd werkt met de FreeFlow software van Xerox

10 De Wilt u de naamsbekendheid van uw bedrijf vergroten en tegelijkertijd geld besparen? Er is een team dat u kan helpen creatieven Tekst: Des King

11 Hoewel televisie en internet krachtige communicatiemiddelen zijn, is drukwerk nog steeds veruit het belangrijkste medium voor commerciële communicatie. De cijfers zijn verbijsterend: over de gehele wereld worden er jaarlijks ruim 7,5 miljard opdrachten gegeven voor het drukken van commerciële documenten: handleidingen, visitekaartjes, brochures, presentaties Al die documenten dragen de boodschap van een bedrijf uit. De meeste krijgen maar één kans om de klant te beïnvloeden. Het creatieve element is van cruciaal belang. Toch is het creatieve proces vaak het deel dat het minst onder de aandacht wordt gebracht. Niet alleen wordt de bedrijfscommunicatie zwakker, bedrijven kampen ook met onnodig hoge kosten, zonder dat er vraagtekens bij worden geplaatst. Daarom heeft Xerox besloten om zich met een toegewijd team consultants te concentreren op het creatieve proces als een zelfstandig initiatief: Xerox Creative Services. Verborgen kosten Een gemiddeld bedrijf geeft zo n 10 tot 15 procent van de jaarinkomsten uit aan documenten, maar de impact van die kosten wordt veelal genegeerd, omdat de verantwoordelijkheid door een aantal afdelingen en bureaus gedeeld wordt. Wat betreft het kostenplaatje, bevinden drukkerijen en de interne drukwerkinkoper zich vaak in het heetst van de strijd. Bedrijven laten hun marketingmateriaal vaak door diverse bureaus produceren, waardoor ze niet altijd rendabel werken. Bovendien leidt dat tot een inconsequente merken bedrijfsidentiteit. Juist deze situatie wil Xerox Creative Services aanpakken. Doeltreffende documentatie opstellen is een ingewikkeld proces en de technologie is maar een deel van het grotere plaatje. Het is het intelligente en effectieve gebruik van al die geavanceerde hardware erachter dat het verschil maakt. Hoewel geavanceerde techniek en systemen hun nut hebben, is het een menselijke vaardigheid om deze dusdanig te gebruiken, dat uw doel zo effictief mogelijk bereikt wordt.. Expertise en knowhow op het gebied van documentenbeheer, van concept tot aan levering, maken het wezenlijke verschil uit tussen wat wordt gelezen en wat niet. Daarom gaat een groot deel van de miljarden die aan zulke documentatie worden uitgegeven, naar creatieve diensten. De ware prijs van design We schatten dat 33 procent van de uiteindelijke productiecijfers alleen al de creatieve diensten betreft, aldus Dawn Dennison-Herbert, Xerox Service Development Manager voor Europa. Als je een document ter hand neemt en vraagt wat het gekost heeft, weten de meeste klanten daar geen antwoord op. In bijna alle sectoren is er weinig besef van de ware kosten, of het nu een high-end- of dtp-ontwerp is. Je stuit steevast op dezelfde problemen, vervolgt ze. Weinig controle, een inconsequent merkenbeleid en te weinig inzicht in de ware kosten van het ontwerpen. Xerox vormt al decennia lang de absolute voorhoede op het gebied van digitale documentatie, maar nu is het ook de leider in het uitbreiden van zakelijk relatiebeheer buiten de fundamentele grenzen. De afgelopen tien jaar heeft Xerox via Xerox Global Services, waarvan de Creative Services deel uitmaakt, een scala aan consultancydiensten aangeboden om klanten te helpen hun bedrijfsprocessen te beheren. Bedrijven doorlichten Sinds de oprichting van het programma heeft de speciale afdeling Creative Services van Xerox teams van specialisten ingezet voor meer dan 50 merken en organisaties binnen en buiten Europa, zoals Ericsson, Twynstra Gudde, een Nederlandse consultancyfirma, en Cegos, een Frans trainingsbedrijf. Daar bieden ze een flexibele keuze aan ondersteuningsstrategieën op maat, terwijl vele anderen kozen voor externe consultancy. Hoe werkt het concept van interne Creative Services precies? De documentatieproblematiek van twee bedrijven kan op het eerste gezicht vergelijkbaar zijn, maar de oplossing is nooit hetzelfde. De eerste stap is consultancy. Allereerst moeten we de omgeving van de klant begrijpen, verklaart Dennison-Herbert. Doorgaans blijkt een bedrijf heel gefragmenteerd te VANAF DE EERSTE DAG DAT XEROX DE CREATIVE SERVICES VAN ERICSSON OVERNAM, WERDEN DE KOSTEN GEHALVEERD zijn en is er een grote behoefte aan diverse documenten. Als P&O bijvoorbeeld een trainingsdocument wil, dan kunnen ze dat zelf samenstellen, of een beroep op een extern bureau doen. Wellicht wordt de opdracht aan een assistent overgelaten of beschikken ze over een afdeling die daarover gaat. We beoordelen de manier waarop ze zo'n project normaliter zouden aanpakken, waarna we de knelpunten aanwijzen en doorlichten om hun specifieke proces probleemloos te laten verlopen, zegt ze. Dat eerste proces is het platform van waaruit we een oplossing op maat kunnen opbouwen. Het team aan het werk gezet Vaak kan het bedrijf onmiddellijk geld besparen. Toen het team van Xerox de productie van marketingmateriaal bij Ericsson doorlichtte, bleek dat de documentatie door verschillende bureaus over de hele wereld verspreid werd gedrukt, zonder behoorlijke kwaliteitscontrole. De kosten waren hoog, de branding was zwak en het materiaal was niet gestandaardiseerd. > GETTY XEROXMAGAZINE 11

12 SCOTTISH WIDOWS WIST DE JAAR- UITGAVEN AAN DOCUMENTEN MET 14 PROCENT TERUG TE DRINGEN Ericsson had brochures in 13 talen nodig, dus adviseerde Xerox om een eigen creatieve afdeling en een eigen afdeling voor kleurendruk op te richten. Daar houden de ontwerpers zich strikt aan de standaarden van het merk Ericsson. Door de nieuwe on line-databank voor documenten kan het hele netwerk van personeel, de partners en de licentiehouders van Ericsson over de hele wereld op het systeem inloggen en het benodigde materiaal bij de Xerox-drukkerij bestellen. Xerox drukt, distribueert en factureert de klant via hetzelfde on line-systeem. Vanaf de eerste dag dat Xerox de dienst overnam, werden de kosten gehalveerd. Het nieuwe systeem op digitale basis heeft geleid tot een besparing van 30 procent op de productie per marketingbrochure. De bestaande bestanden kunnen vlug aangepast worden en binnen enkele minuten overal ter wereld bekeken worden. Hoewel het per markt gelokaliseerd wordt, is het materiaal gestandaardiseerd. De kwaliteit is verhoogd en er is een beleid voor de kleurvoering en merkzuiverheid van het bedrijf. stroomlijnen al deze processen en bieden hun een betere oplossing. Verschillende klanten vragen om verschillende niveaus van documentatie, maar de financiële en de juridische sector zijn over het algemeen de grootste producenten. In een recent succesverhaal werkte het team met managers van de drukkerij en de creatieve afdeling bij Scottish Widows, een Britse firma die financiële diensten levert. Volgens Ron Whatford, Operations Managing Director, is het bedrijf hard op weg om de jaaruitgaven aan documenten met 14 procent terug te dringen. In een markt waar de concurrentie steeds groter wordt, is het van belang om een voorsprong op onze rivalen te behouden, zegt hij. Door onze documentatie en de bijbehorende bedrijfsprocessen beter te beheren, verbeteren we niet alleen ons concurrentievermogen en de service naar de klant toe, maar uiteindelijk ook onze rentabiliteit. CREATIEVE KRACHT Uw creatieve element stevig doorlichten en strak in de hand houden loont. Dat toont de Business Superbrands Top 100 van Zo doet u het Coca-Cola Het grootste merk ter wereld. De creatieve producten van Coca-Cola voor de Olympische Spelen (al 76 jaar lang), het WK voetbal, de Rugby World Cup en NASCAR maken deel uit van een centraal doorgelichte strategie die creatieve consequentheid garandeert. Intel Het vijfde merk op de ranglijst loste in 1995 het probleem van de onzichtbaarheid van zijn product op met de slogan Intel Inside en door versies voor diverse mediakanalen te bedenken (waaronder een herkenningsmelodie zonder woorden!). Nu kent 94 procent van de Europese pc-kopers het merk, terwijl dat in 1991 nog 24 procent was. Xerox Xerox, officieel een van de honderd herkenbaarste merken ter wereld, ziet creativiteit, samen met een solide en proactieve aanpak van zijn creatieve diensten, als een vitaal onderdeel van zijn succes en dat van zijn klanten. Afslanken Ons bedrijfsmodel zit geworteld in een doeltreffender en rendabeler aanpak van documentatie, van het eerste concept tot het beheer, zegt Dennison-Herbert. We leveren de mensen, hun expertise, bewezen werkmethodes en de technologie om een dienst te kunnen aanbieden die gebaseerd is op kennis. Die dienst is gefocust op ieder aspect van het ontwerp van documenten voor hun bedrijf, of dat nu door een interne afdeling gebeurt of door meerdere externe bureaus. We IN EEN NOTENDOP: XEROX CREATIVE SERVICES BELANGRIJKSTE VOORDELEN Besparingen van ruim 20 procent Centrale controle over het creatieve proces Betere controle over kwaliteit en branding Geen honoraria voor meerdere bureaus Transparante ontwerpkosten Kortere levertijden Toegang tot andere diensten van Xerox Doeltreffende verdeling van de werklast WAT U MOET WETEN Beschikbaar voor iedereen, of u nu klant van Xerox bent of niet Na de volledige interne doorlichting en de ontwikkeling van een geïntegreerde documentatiestrategie, is de minimumduur van een contract drie jaar Wilt u een bezoek van de Creatieven? Bezoek om meer te weten te komen over wat Xerox Creative Services kan doen om uw bedrijf te helpen 12 XEROXMAGAZINE

13 Advies van een professional Hoe voert u uw eigen PR? Politici en filmsterren zijn niet de enigen die baat hebben bij goede Public Relations. Digitale drukkerijen kunnen er ook van profiteren. Senior PR-consultant Penny Hinton legt uit hoe u PR kunt benutten en nieuwe klanten kunt binnenhalen PR is voor velen iets wat andere mensen doen. Het zijn echter niet alleen vooraanstaande bedrijven, beroemdheden en publieke figuren die baat hebben bij een zorgvuldig imagobeheer. U bouwt via PR een reputatie op, waarbij u met uw publiek praat klanten, werknemers, aandeelhouders en precies laat zien wat uw bedrijf doet en waarom het daar goed in is. En u kunt het zelf. Het is een van de goedkoopste manieren om het imago van uw bedrijf op te schroeven. Hoe? Volg gewoon deze essentiële PR-technieken. 1KEN UW PUBLIEK Journalisten maken de bladen, kranten en websites die uw klanten lezen. Zoals met alle klanten moet u eerst meer over hen te weten komen als u ze informatie wilt 'verkopen'. Identificeer de belangrijkste titels in uw sector en zoek uit welke journalisten over het aanbod van uw bedrijf schrijven. Lees wat ze schrijven. Een journalist die over hoogwaardige tijdschriftproductie schrijft, zal heus niet warm lopen voor uw afdrukservice met een snelle doorlooptijd, en dat zal hij u laten weten ook! 2GEBRUIK UW KLANTEN Zij zijn de grootste aanwinst voor uw PR. Journalisten willen over de ervaringen van klanten schrijven, want die laten zien wat er binnen uw sector speelt. Houd relevante journalisten op de hoogte van nieuwe klanten die u binnenhaalt en vraag klanten om met de pers over uw werk te praten; het is voor hen ook PR. 3WORD IMAGO- BEWUST Het is een cliché, maar een foto zegt echt meer dan duizend woorden. Digitale printers zijn visueel niet de meest boeiende objecten, maar het eindproduct kan verbluffend zijn. Gebruik het dus! Journalisten zijn op zoek naar mooie plaatjes en casestudy s: geef ze wat ze willen en u komt zeker in de pers. 4WEES ACTUEEL Plan uw nieuws en updates in overeenstemming met wat er in de buitenwereld gaande is. Vertel journalisten in oktober over een belangrijke order voor de kerst; zelfs als u de bestelling in mei al hebt binnengesleept. Dan is het verhaal zeker op tijd voor publicatie in december. 5PLAATSELIJKE RADIO EN PERS Onderschat de rol van lokale kranten en radiostations niet. Als u werknemers voor iets sponsort, of het nu een cursus is of een marathon voor het goede doel, bel dan vooraf even de redactie. De positieve berichtgeving is goed voor het zakendoen en zelfs voor personeelswerving. Deze technieken kunnen wonderen voor het imago van uw bedrijf doen. Mocht u het toch niet helemaal zien zitten, denk dan aan wat Daniel J. Boorstin zei: Sommigen zijn groot vanaf de geboorte, anderen worden het tijdens hun leven en de rest neemt PR-mensen in dienst. HET CV: PENNY HINTON Penny Hinton is senior consultant bij het Lean Agency. Ze werkt al ruim twintig jaar in de PR-sector en richt zich specifiek op de B2B- en IT-markt. Penny heeft campagnes door geheel Europa beheerd, voor bedrijven als IBM, Hewlett Packard, Ariba en Manugistics. Ze heeft dit jaar ook een toespraak gegeven op het Xerox Premier Partners Congress u leest er meer over op pagina 6. Meer informatie over Penny en het Lean Agency kunt u vinden op

14 Introductie van de nieuwe DocuColor 250 De DC250 is de recentste aanvulling op de in zijn vijf lades passen maximaal vellen DocuColor-familie. Deze digitale printer/ papier, hij verwerkt papier met een gewicht copier is bijzonder snel: hij drukt één pagina in tot maximaal 300 g/m 2 en het SRA3-formaat iets meer dan een seconde en scant zelfs nog vanuit lade vijf. En wat kwaliteitscontroles sneller. Hij is compact: door zijn kleine footprint betreft: zijn unieke Xerox trickle charge systeem bewaakt de afdrukconsistentie nauw- past hij in de meest knusse omgeving, zonder dat hij aan prestaties inboet. Hij is veelzijdig: gezet. Hier leest u wat hij nog meer kan. 3. Drie apparaten in een Printen, kopiëren of scannen, de DocuColor 250 kan het allemaal. Hij drukt tot 50 pagina s per minuut in kleur en 65 in zwart-wit en optimaliseert de investering, flexibiliteit en veelzijdigheid door u tevens de mogelijkheid te bieden om per minuut tot 50 pagina s in kleur te scannen en 80 in zwart-wit. 2. Oogt vriendelijk Het grote kleurenscherm is geoptimaliseerd om hem makkelijker te programmeren en gebruiksvriendelijker te maken. U kunt zelfs de meest gebruikte toetsfuncties wijzigen, zodat u nog sneller en efficiënter kunt werken. 1. Geen stilstand De DC250 is zeer efficiënt en laat u de toner direct vervangen, zonder opdrachten te onderbreken. De uptime en betrouwbaarheid worden verbeterd, aangezien het apparaat voorspelt wanneer u onderdelen moet vervangen en u waarschuwt voordat hij stopt. 14 XEROXMAGAZINE

15 4. In het oog springende beelden Met een resolutie van 2.400dpi garandeert de DocuColor bij zowel afdrukken als kopiëren de beste beeldkwaliteit. 5. Nooit meer wachten De eerste kopie schiet al na 4,3 seconden (zwart-wit) of 7,8 seconden (kleur) uit de printer. Het totaalpakket Er is een reeks finishingopties beschikbaar, zodat u uw afgedrukte pagina s in voltooide documenten kunt veranderen. De opties omvatten sorteren, perforeren, vouwen en zadelhechten Maakt ruimte vrij Met een breedte van maar 165,3 cm, een diepte van 92,1 cm en een hoogte van 137,2 cm heeft de Docu- Color 250 de kleinste footprint in zijn klasse. De DC250 is een klein wonder en neemt veel minder ruimte in beslag dan u denkt. DE DESKUNDIGE De DC250 heeft bijzonder veel pit voor zo n compact apparaat. U kunt hem dankzij zijn kleine footprint in de kleinst mogelijke ruimte plaatsen. En toch hoeft u de bijzonder goede kwaliteit van 2400dpi niet op te offeren zelfs niet op een groot formaat zoals SRA3. Dit kleine wondertje past in een druk kantoor dat meer wil dan interne kleurendocumenten met meerdere pagina s maken, of bij een ambitieuze drukker die er klaar voor is om de eerste stappen in de digitale wereld te zetten. Mark Rushton NEIL WEBB; GETTY; RF; PUNCHSTOCK/BRAND X

16 Het geheim van ons succes De juiste uitrusting en...waar ze nogmaals kunnen worden beoordeeld...of foto s van besprekingen of uitjes met de klant...de beste foto s uitzoeken en op de pc zetten Met MyPhotoFun kan de klant vakantiefoto's bewerken PROFIEL MyPhotoFun Het idee: een service waarbij afgewerkte compilaties op maat van iemands lievelingsfoto's in kalenders, albums en andere ingebonden media worden verwerkt Opgericht: augustus 2004 Moederbedrijf: TED Gigaprint Hoofdkantoor: Almere Werknemers: 50 Omzet: 10 miljoen Opmerkelijke uitspraak: ze omschrijven de speciaal voor hen gebouwde fabriek als een van de modernste centra voor print-on-demand van heel Europa Webadres: Toen een vindingrijk Nederlands zakenteam de nieuwe mogelijkheden van digitale druk bekeek, ontstond er een uniek businessplan... en een van de snelst groeiende markten van Europa Tekst: Mark Rushton 16 XEROXMAGAZINE

17 een lumineus idee...of toegevoegd kunnen worden...alvorens er een persoonlijk, professioneel gebonden album of hoogwaardige kalender van wordt gemaakt als souvenir. Tien jaar geleden waren inkt en papier in verschillende kleuren, en misschien uitstansen en nummeren de meest creatieve elementen die een grafisch bedrijf aan een klant kon bieden. En dat was gebaseerd op de oude en zorgvuldige kunst van de lithografie, waarbij minimaal duizend exemplaren moesten worden besteld om rendabel te zijn, de klant wekenlang op de bestelling moest wachten en een tweede hypotheek moest nemen als hij de factuur ontving. Dat alles veranderde in één klap met de komst van de digitale druk. Bedrijven zoals de Nederlandse drukker TED Gigaprint hadden al vlug door welke mogelijkheden ontstonden door digitaal te werken. Het begon met de digitalisering van foto s en beeldmateriaal, wat perspectieven schiep op het gebied van kleurenverdeling en capaciteit. En dat heeft nu geleid tot goocheldozen zoals de igen3 die digitale afdrukmechanismen bevatten waardoor moderne drukkers meestal geen pre-pressafdeling meer nodig hebben. Van hardware tot harde ideeën Dankzij deze revolutionaire machines gaat er een hele nieuwe wereld open, waarin klanten veel meer zeggenschap over hun afdrukbehoeften hebben gekregen. Tegenwoordig kun je moeiteloos je eigen drukwerk op je pc ontwerpen en opmaken, er foto's van digitale camera s aan toevoegen en het geheel met één druk op de knop rechtstreeks naar de wachtrij sturen. En dat zonder tussenkomst van een verkoper of een account manager. Een praktijkvoorbeeld van deze manier van afdrukken leveren, is het concept My- PhotoFun. Het idee is van TED Gigaprint, een pionier in print-on-demand. Aangezien er nu 15 keer zoveel digitale camera s worden verkocht als conventionele, zag het bedrijf zijn kans schoon om afgewerkte compilaties van iemands favoriete foto s op maat te maken in de vorm van albums en kalenders. Een drukker zou er niet aan kunnen beginnen, door de enorm hoge kosten die erbij zouden komen kijken. De procedure begint als de klant gratis software downloadt van de MyPhotoFunwebsite, waar je ook een supereenvoudige interactieve handleiding vindt om je product te ontwerpen. De klant kiest de foto's die hij in het album of op de kalender wil onderbrengen en voert het commentaar in dat hij erbij wil zetten. Geniale eenvoud Het productaanbod van MyPhotoFun is uitgebreid. De albums alleen al kunnen in zeven verschillende versies geleverd worden, met een grootte van 17x12 cm tot 34x25 cm, met 80 tot 360 foto s op een maximum van 40 bladzijden. Er zijn ook gepersonaliseerde kalenders, waaronder bureauplanners van 33x49 cm. In de luxe gebonden albums, de mooiste producten uit de collectie, passen wel foto's en ze zijn verkrijgbaar in een kunstleren omslag in diverse kleuren. Omdat de software kan worden gedownload, staan de klanten niet onder druk. Ze kunnen op hun gemak aan de volgorde > XEROXMAGAZINE 17

18 Relatie opbouwen met de klant: een dagje teambuilding kan een souvenir worden voor altijd en een verrassend waardevol staaltje van relatiemarketing blijken WAT HET VOOR BEDRIJVEN DOET Dankzij MyPhotoFun krijgen we meer orders binnen van onze bestaande klanten Niet alleen consumenten, maar ook bedrijven kunnen voordeel halen uit MyPhotoFun. Dat ondervond Carmen Brozias van het Britse Words and Pictures Creative Partnerships: We trokken in juni 2004 met een van onze klanten naar Granada in Zuid-Spanje. Het is daar prachtig. We hebben ons prima vermaakt en ik wilde iedereen die erbij was een souvenir geven van die fijne tijd met ons. Daarvoor kon ik een beroep doen op MyPhotoFun. Ik had talloze digitale foto s genomen, dus ik downloadde de software, ontwierp een album en bestelde een exemplaar voor elke deelnemer. De albums kwamen die week nog en iedereen was er weg van. Het is geweldig voor de relatie met je klanten: je trakteert ze op een tocht op een jacht of een dagje golfen en nog geen week later kun je ze iets bijzonders als souvenir geven. Als je ze een kalender geeft, zien ze zichzelf elke keer als ze ernaar kijken, samen met ons, lachend. Zo worden ze aan hun goede relatie met ons bedrijf herinnerd. Ik ben er zeker van dat we daardoor meer orders binnenkrijgen van onze bestaande klanten. en het ontwerp werken en het product precies naar de eigen zin maken. Als het ontwerp uiteindelijk naar wens is, worden de foto's naar de website van MyPhotoFun ge-upload. Omgezet in XMLtaal gaan ze rechtstreeks naar de productieworkflow van TED Gigaprint. De klant betaalt met een creditcard of pinpas en het album of de kalender wordt in het bestelde aantal afgedrukt op een van de digitale igen3-persen van het bedrijf. Er is zelfs helemaal geen menselijke tussenkomst nodig tot de afgedrukte vellen in de afwerkeenheid van de igen3 terechtkomen om te worden gesneden en verzonden. Vaak wordt de bestelling al binnen vier dagen na de opdracht bij de klant afgeleverd. igen3: de motor achter het idee De ziel van het MyPhotoFun-concept is de igen3: zijn veelzijdige design op gebied van papierformaat en zijn capaciteit als werkpaard. De applicatie MyPhotoFun is een distributiemodel voor afdrukken en is opgebouwd rond het papierformaat van de igen3, zegt Wim Koning, de 'Go to Market Manager' voor igen3 bij Xerox. Zo zien klanten 25x17 cm nog steeds als een echt formaat voor fotoalbums, vervolgt hij. En omdat de igen3 een standaardafdrukgebied van 361x519 mm heeft, kunnen de gebruikers wel vier foto's op een bladzijde van dat formaat afdrukken, terwijl er bij andere machines maar plaats is voor twee foto's. Het resultaat is een veel hogere productiviteit tegen veel lagere kosten, vervolgt Koning. En dat is goed nieuws voor de eindklant, want die krijgt waar voor zijn geld. 18 XEROXMAGAZINE

19 HET MOOIE IS DAT DIT EEN BUSINESS- TO-CONSUMER-MODEL IS, ZONDER TUSSENPERSOON DIE DE WINST OPEIST... WAT WIL JE NOG MEER? En die waarde gaat niet ten koste van de kwaliteit, dankzij de levendige kleuren van de igen3 en zijn vermogen om de foto s tegen een volledig zwarte achtergrond af te drukken. Al deze voordelen worden nog eens versterkt door de volledig geautomatiseerde workflow. Bovendien houdt een automatisch meldsysteem de klanten op de hoogte van de status van hun bestelling: na het bestellen, na betaling en na verzending van hun album. Het resultaat? Een fantastisch product dat snel geleverd wordt en de klant weinig moeite kost. Het perfecte businessmodel Als businessmodel is MyPhotoFun nagenoeg ideaal: een product dat geliefd is bij de klanten en waarvoor ze van tevoren betalen, een volledig geautomatiseerde productieworkflow en een realistische kans dat klanten opnieuw bestellen. Henk Wijmans, directeur van TED Gigaprint, zegt: We zijn zeer verheugd over de evolutie van MyPhotoFun. We zien onze bestellingen om de vier maanden verdubbelen. Maar het mooiste is dat dit een business-to-consumer-model is, wat betekent dat er geen tussenpersoon is die een deel van de winst opeist. Bovendien betalen onze klanten van tevoren. Het is een winstgevend bedrijf met een geweldige cashflow. Wat wil je nog meer? Het bedrijf handelt momenteel meer dan bestellingen per week af en het MyPhotoFun-concept is naast Nederland nu actief in België, Groot-Brittannië, Spanje, Italië, Duitsland, Finland en Nieuw-Zeeland, allemaal via een ASP-model. Tico van der Linden, verkoopdirecteur van MyPhotoFun, zegt dat branding en partnerships nu cruciaal zijn voor de verdere ontwikkeling van het concept. De waarde van MyPhotoFun ligt voor de hand, zowel voor de eindklant als voor de partners die het uitproberen, aldus Van der Linden. We vullen een gat in de markt en zorgen voor een uitermate winstgevende groei voor onze partners. We steken veel tijd en energie in plaatselijke branding via kanalen en partnerships met gebruikers van igen3 in het buitenland, die onze strategie overnemen. MyPhotofun is een goed voorbeeld van verbeeldingskracht in de praktijk. En het enige wat ervoor nodig was, waren de juiste apparatuur, een neus voor zaken en natuurlijk een lumineus idee. De motor achter het bedrijf: de igen3 Drukt kleurenafdrukken op A4-formaat per uur af Maakt gebruik van de SmartPresstechnologie van Xerox, waarbij zeer fijne, droge inkt (toner) gebruikt wordt en een ingebouwde intelligentie voor het behoud van kleurgetrouwheid en kleurregistratie De afdrukken voelen aan en zien eruit als traditionele offsetdruk Bevat kunstmatige intelligentie en mechanismen die de kleur op elke bladzijde voortdurend kalibreren Design waarbij het papier precies op de juiste plaats wordt gehouden, ontworpen om binnen één opdracht verschillende papierformaten en -types automatisch te herkennen en erop af te drukken Invoer vanuit vier lades die elk vellen van 120g/m 2 kunnen bevatten Ondersteund door een grote keuze aan front-endsystemen, waaronder de Creo Spire voor geavanceerd kleurenbeheer bij commerciële toepassingen, en de Xerox DocuSP kleurencontroller die een maximale efficiëntie bereikt bij kleine opdrachten met een snelle doorlooptijd MYPHOTOFUN 3 5 KORTING Xerox Magazine en MyPhotoFun bieden u een korting van 5 op alle producten en diensten van MyPhotoFun die meer dan 14,95 kosten. Om uw korting te ontvangen, moet u zich registreren op en de kortingscode W29J-Y58F-B34X gebruiken bij uw bestelling. Er zijn in totaal aanbiedingen beschikbaar. Dit aanbod geldt tot 31 december XEROXMAGAZINE 19

20 Het automatiseren van uw workflow Droomt u van een simpele manier om uw bedrijfsresultaten te verbeteren? Uw droom wordt werkelijkheid dankzij de nieuwe FreeFlow-versie 4.0 Tekst: Susan Wright Welke drukkerij wil er nou niet efficiënter zijn? Als uw drukwerkproductie probleemloos door uw workflow loopt, bespaart u afval, tijd en kosten. Het levert u kort gezegd meer winst op. En daar doet de Xerox FreeFlow Digital Workflow Collection versie 4.0 zijn intrede. Deze reeks soften hardwareoplossingen is onlangs opnieuw opgewaardeerd en werkt samen om de drukwerkproductie van begin tot einde te stroomlijnen. U heeft meer invloed op wanneer, waar en hoe een opdracht wordt afgedrukt. Maar hoe verbetert FreeFlow nu precies uw saldo? Drukken wordt makkelijker FreeFlow biedt ten eerste een ongeëvenaarde flexibiliteit en verbetert de print-on-demand toepassingen. Bovendien optimaliseert het de productie van gepersonaliseerde communicatie via papier, websites, SMS en . Dit biedt klanten meer creatieve mogelijkheden. FreeFlow integreert verschillende softwareopties in één toepassing. U kunt deze door elkaar gebruiken om een systeem te creëren dat aan uw behoeften voldoet. Tevens kan FreeFlow met Xerox-scanners en -printers worden geïntegreerd, tot aan de igen3 toe. 20 XEROXMAGAZINE

21 UPGRADES MET VELE NIEUWE FUNCTIES MAKEN FREEFLOW NOG AANTREKKELIJKER VOOR GRAFIMEDIABEDRIJVEN makkelijk gemaakt Upgrades met vele additionele functies voor bestaande onderdelen als FreeFlow Makeready, Process Manager, Web Services en de Document Library, maken Freeflow nog aantrekkelijker voor drukkers. Het nieuwste product in de portfolio is FreeFlow Output Manager. Het verschil met soortgelijke producten is dat deze een scriptfunctie bevat en dus nog nauwkeuriger kan worden aangepast aan het optimaliseren van uw productieomgeving. Het mooie van FreeFlow is dat alle elementen samenwerken om de processen te verbeteren. Wat voor software u ook kiest, hij werkt gegarandeerd met de andere Free- Flow-producten om de productie te optimaliseren en een geïntegreerde en naadloze workflow te bieden. Hoe meer producten erbij betrokken zijn, hoe efficiënter de workflow. Slimmer en beter werken U kunt bijvoorbeeld Web Services gebruiken, waarmee klanten hun bestelling on line kunnen plaatsen en volgen. Voorbereidingsactiviteiten, zoals normaliseren en colour management worden automatisch uitgevoerd door Process Manager. Makeready neemt scanning, document- en beeldbewerkingen voor zijn rekening, terwijl Print Manager, Variable Information Suite en Output Manager voor het afdrukken, afwerken en voltooien van de opdrachten zorgen. Charlie Corr is groepsleider van InfoTrends/CAP Venture. Over een recente enquête die ze onder professionals in de productiedruk hebben afgenomen zegt hij: Met een van de meest uitgebreide softwarepakketten voor de digitale workflow, helpt FreeFlow de grafimediabranche om zowel slimmer als beter te werken. Hoe het in de praktijk werkt kunt u lezen op de volgende pagina. > XEROXMAGAZINE 21

22 Ik heb klanten overal ter wereld. Hoe vereenvoudig ik het plaatsen van opdrachten? Met de opgewaardeerde FreeFlow Web Services kunnen uw klanten opdrachten on line aanleveren. Tevens kunnen ze nabestellingen plaatsen en de realtime-status van hun werk volgen, allemaal via het internet. Verder kunnen ze bij het plaatsen van een bestelling speciale instructies bijsluiten en de PDF vóór het afdrukken bekijken. Met de optionele Job Estimation Module kunnen klanten bij het opzetten en plaatsen van opdrachten een realtime-prijsopgave bekijken. Onze afdeling werkvoorbereiding staat onder grote druk. Hoe kunnen we prepressactiviteiten automatiseren? FreeFlow Process Manager automatiseert regelmatig terugkerende werkzaamheden en vereenvoudigt uw workflow in de prepress. Omdat routinetaken sneller worden uitgevoerd, kunt u meer opdrachten met minder fouten uitvoeren. De software kan automatisch verschillende documenttypes naar PDF converteren; PDF-bestanden combineren; documenten op kwaliteit controleren; PDF s goedkeuren; een JDFjobticket maken en PDF en jobticket archiveren of naar een ander systeem in uw organisatie doorsturen. HET MOOIE VAN FREEFLOW IS DAT DE AFZONDERLIJKE ELEMENTEN SAMEN- WERKEN OM HET PROCES TE VERBETEREN Het voorbereidingsproces is zo arbeidsintensief. Hoe kan ik tijd besparen? Kijk eens naar de nieuwe versie van FreeFlow Makeready, die ontworpen is om prepress-bewerkingen van documenten vanaf één bron te voltooien. Hij bevat mogelijkheden voor samenvoegen en importeren; uitgebreide bewerkhulpmiddelen (zoals paginanummering, integratie met Adobe Photoshop voor bewerking van beelden en gekleurde tekst in PDF-bestanden); aangepaste impositie voor een selectieve paginaopmaak; en precieze controle over de uitlijning van de beide zijden van de pagina. Tevens kunt u variabele data aan opdrachten toevoegen. Is er een manier om al mijn printers tegelijk in de gaten te houden? U heeft FreeFlow Print Manager. nodig. Dit is een geïntegreerd hulpmiddel voor opdrachtkaarten en afdrukbeheer dat alle geïnstalleerde printers vanaf één interface kan bedienen. Dit houdt in dat u op afstand toegang heeft tot alle digitale printers om opdrachten en herdrukken in te dienen. U kunt tevens opdrachten aan de meest relevante printer toewijzen, of zelfs in offset drukken. De grafische interface is gemakkelijk te beheren en zorgt ervoor dat de operators snel kunnen worden getraind voor het bekijken, opdracht geven tot en overzien van afdrukbewerkingen. Vele van mijn klanten gebruiken variabele data. Hoe kan ik dit efficiënt doen? FreeFlow Variable Information Suite voegt beelden en tekst met variabele data gemakkelijk aan uw opdrachten toe en kan zwart-wit, steunkleuren en vierkleurendata verwerken. De softwaresuite bevat pakketten om lettertypen, afbeeldingen en andere resources voor variabele data op elke printer die PostScript ondersteunt op te slaan. De variabele data worden in een universeel formaat verzonden en in één stap met de documentonderdelen op de printer samengevoegd. Zo raken de systemen niet overbelast en blijven de afdruksnelheden behouden. Veel van mijn taken zijn gedeeltelijk zwart-wit en gedeeltelijk kleur. Hoe kan ik het afdrukproces vereenvoudigen? U kunt de nieuwe FreeFlow Output Manager gebruiken. Die kunt u als het brein achter uw afdrukbewerking beschouwen. De Output Manager weet in uw geval automatisch dat hij kleurenpagina s naar een vierkleurenprinter moet zenden en de rest naar een monochrome printer. Hierdoor blijven de kosten binnen de perken. Als een opdracht in kleur op bepaald papier moet worden afgedrukt, verzendt de software deze naar de printer met het juiste papier. De Output Manager werkt ook met toepassingen van andere leveranciers. in KORT a nutshell: SAMENGEVAT: FREEFLOW Kortere verwerkingstijden Drukt de kosten Minder afval Automatiseert terugkerende stappen in de workflow Breidt de bedrijfsmogelijkheden uit Verbetert bedrijfsefficiëntie Verhoogt winstgevendheid Minder fouten Vergroot klantentevredenheid Bezoek voor meer informatie over de FreeFlow software oplossingen 22 XEROXMAGAZINE