Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 19, 24, en 25/07/2012;

Transcriptie

1 1/11 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 71/2012 van 5 september 2012 Betreft: aanvraag de Société Régionale Wallonne du Transport (SRWT) om voor zichzelf en voor haar 5 TEC exploitatiemaatschappijen gemachtigd te worden om toegang te hebben tot het Rijksregister en om het identificatienummer van dit register te gebruiken voor het beheer van de gepersonaliseerde vervoersbewijzen, klantenbeheer en fraudebeheer (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de SRWT ontvangen op 29/05/2012; Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 19, 24, en 25/07/2012; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 06/08/2012;

2 Beraadslaging RR 71 /2012-2/11 Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 5 september 2012, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG 1. De Société Régionale Wallone du Transport (De Gewestelijke Waalse Vervoersmaatschappij - (de Groep TEC) heeft het Comité verzocht om voor haarzelf en haar vijf gewestelijke exploitatiemaatschappijen, de Openbare vervoersmaatschappij Luik-Verviers (T.E.C. Luik- Verviers), de Openbare vervoersmaatschappij Charleroi (T.E.C. Charleroi), de Openbare vervoersmaatschappij Henegouwen (T.E.C. Henegouwen), de Openbare vervoersmaatschappij Waals Brabant (T.E.C. Waals Brabant) en de Openbare vervoersmaatschappij Namen-Luxemburg (T.E.C. Namen-Luxemburg), (hierna de aanvragers genoemd) machtiging te verlenen om toegang te hebben tot het Rijksregister en het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken in het kader van het project TEC IT EASY. Dit project strekt ertoe een e-ticketingsysteem te lanceren aan de hand van een chipkaart waarop de reiziger een of meerdere vervoerscontracten kan opladen, bijvoorbeeld een abonnement, een contract voor meerdere ritten, een dagcontract, enz. en waardoor het mogelijk is om zich zowel te verplaatsen met de voertuigen van de TEC, STIB, NMBS of De Lijn.. 2. De voorliggende machtigingsaanvraag strekt ertoe de aanvragers te machtigen om: Toegang te hebben tot de informatie vermeld onder artikel 3, eerste lid, 1 tot 3, 5, 6 en 9 van de WRR; Het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken; De foto s te raadplegen en te gebruiken die geregistreerd staan in het Register van de identiteitskaarten en in het Register van de Vreemdelingenkaarten voor het beheer van de gepersonaliseerde vervoersbewijzen (mobibkaart), klantenbeheer en fraudebeheer. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. ANTECEDENTEN 3. De aanvragers zijn reeds gemachtigd om toegang te hebben tot het Rijksregister. Het Koninklijk besluit van 19 maart 2002 machtigt hen om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister voor de vervulling van taken die verband houden

3 Beraadslaging RR 71 /2012-3/11 met de opsporing en vaststelling van overtredingen op de bepalingen van Titel II van het KB van 15 september 1976 houdende reglement op de politie van personenvervoer per tram, pre-metro, metro, autobus en autocar en ook het artikel 25.1, 2 en 6 van het koninklijk besluit van 1 december 1975 houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer. 4. Voor wat de registers van de identiteitskaarten en de vreemdelingenkaarten betreft, bepaalt het artikel 6bis, 3, eerste lid van de wet van 19 juli 1991 : De machtiging om toegang te hebben tot het Register van de Identiteitskaarten en het Register van de Vreemdelingenkaarten wordt verleend door het sectoraal comité van het Rijksregister ingesteld door artikel 15 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, aan de Belgische openbare overheden, voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie. 5. Omdat het hier instellingen betreffen die werden opgericht door het Waalse Gewest die belast zijn met de openbare dienst bestaande uit het openbaar vervoer van personen en onder toezicht staan van het Waalse Gewet, komen de aanvragers in aanmerking om toegang te hebben tot het Register van de identiteitskaarten en het Register van de Vreemdelingenkaarten. 6. Bijgevolg kan het Comité het onderzoek van de nieuwe, voorgelegde aanvraag, beperken tot: het vaststellen of de doeleinden waarvoor toegang en gebruik worden gevraagd welbepaald, nauwkeurig omschreven en gerechtvaardigd zijn, zoals bedoeld in artikel 4, 1, 2 van de WVP en artikel 5, 2 de lid van de WRR. het verifiëren of de gegevens waartoe toegang wordt gevraagd maar ook of het gebruik van het identificatienummer uitgaande van de doeleinden, proportioneel is. B. DOELEINDEN 7. De aanvrager wenst het Rijksregister te raadplegen alsook de Registers van de identiteitskaarten en de Vreemdelingenkaarten voor het beheer van de gepersonaliseerde vervoersbewijzen, het klantenbeheer en het fraudebeheer. 8. Er werd verduidelijkt dat het gaat om de gegevensverwerkingen die zullen worden verricht in het kader van het doeleinde beheer van de gepersonaliseerde vervoersbewijzen, met

4 Beraadslaging RR 71 /2012-4/11 name personalisering van de mobibkaart, versturen van de gepersonaliseerde kaart, toekenning en controle van het tariefprofiel van de gebruikers, verkoop van contracten, herladen van de vervoersportefeuille van de gebruikers, dienst na verkoop zoals de uitreiking van duplicaten van kaarten of terugbetaling aan de gebruikers. 9. Over het doeleinde klantenbeheer, werd uitgelegd dat er een klanten gegevensbank up to date wordt gehouden aan de hand waarvan facturen worden opgemaakt, betalingen worden ingevorderd en attesten uitgereikt, bijvoorbeeld het fiscaal attest of attesten voor de werkgevers die een deel van de totale vervoerskost van hun werknemers terugbetalen. 10. En tot slot zijn de gegevensverwerkingen die de aanvrager zal verrichten voor fraudebeheer: elektronische ontwaarding van een contract, controle van de gebruikers en de contracten, blokkeren van kaarten of contracten en opsporing en vaststelling van overtredingen. Aangezien alleen de opsporing en de vaststelling van een overtreding een raadpleging vereisen van het Rijksregister (opzoeken van het adres van de overtreder via een raadpleging van het Rijksregister middels identificatiegegevens die rechtstreeks zijn ingewonnen op basis van het identiteitsbewijs dat de overtreder bij zich draagt) en omdat het voormelde KB van 19 maart 2002 dit doeleinde al dekt, is het Comité van mening dat dit gedeelte van de aanvraag zonder onderwerp is De Gewestelijke Waalse Vervoersmaatschappij en haar 5 TEC exploitatiemaatschappijen werden opgericht als publiekrechtelijke verenigingen bij decreet van de Gewestelijke Waalse Raad van 21 december 1989 betreffende de diensten voor het openbaar vervoer in het Waalse Gewest. Uit artikel 2 van dit decreet vloeit voort dat hun sociale doelstellingen erin bestaan het openbaar personenvervoer te onderzoeken, te ontwerpen, te bevorderen en de diensten ervan te coördineren. 12. Gelet op wat voorafgaat, stelt het Comité vast dat uitgaande van de doeleinden, het beheer van de vervoersbewijzen en het klantenbeheer zoals hierboven uiteengezet, welbepaald, nauwkeurig omschreven en gerechtvaardigd zijn, zoals bedoeld in artikel 4, 1, 2 van de WVP en artikel 5, tweede lid van de WRR. 13. Het Comité merkt nog op dat uit de informatie die de aanvragers hebben verstrekt, blijkt dat de analyses van de informatie betreffende de trajecten zullen worden verricht na de 1 De aanvragers wensen ook gebruik te maken van het identificatienummer van het Rijksregister om de voormelde doeleinden waaronder het fraudebeheer te verwezenlijken, zodat ze ook de authentieke bronnen kunnen raadplegen. Hier herinnert het Comité eraan dat krachtens het KB van 24 november 2010 iedere gemachtigde persoon die toegang heeft tot het Rijksregister dit nummer intern kan registreren en uitsluitend mag gebruiken om kennis te nemen van de informatie betreffende personen van wie de gegevens worden geraadpleegd.

5 Beraadslaging RR 71 /2012-5/11 anonimisering ervan met de bedoeling daar statistieken van op te maken (om te helpen bij het nemen van geschikte beslissingen ter verbetering van het vervoers- en dienstenaanbod). Het Comité benadrukt dat de verwerkingen voor dit doeleinde namelijk de opmaak van statistieken moeten gebeuren op basis van daadwerkelijke, anonieme gegevens. De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer benadrukte ook deze vereiste in haar aanbeveling 01/2010 van 17 maart 2010 (hierna de aanbeveling van de Commissie) 2. C. PROPORTIONALITEIT C.1. De gegevens 14. Het Comité benadrukt voor alles dat de gevraagde gegevens niet mogen worden verwerkt op een manier die zou toelaten dat het traject van de houders van een permanente en oplaadbare gepersonaliseerde kaart (mobibkaart) kan worden opgespoord (zie de aanbeveling van de Commissie die uitdrukkelijk het recht om anoniem te reizen beschermt). 15. De aanvrager wenst toegang te krijgen tot informatiegegevens vermeld onder artikel 3, eerste lid, 1 tot 3, 5 en 6 en 9 van de WRR, namelijk: - naam en voornamen, - geboorteplaats- en datum, - geslacht, - hoofdverblijfplaats, - plaats en datum van overlijden, - gezinssamenstelling, - foto van de houder gelijk aan deze op de laatste kaart. 16. Gelet op de argumenten van de aanvragers en uitgaande van de nagestreefde doeleinden, is het Comité van oordeel dat een toegang tot de naam en voornamen, geboortedatum, datum van overlijden, geslacht, hoofdverblijfplaats, gezinssamenstelling en foto van de houder van de identiteitskaart of vreemdelingenkaart proportioneel, relevant en niet overmatig is (artikel 4, 1, 3 van de WVP). 17. Het Comité weigert de toegang tot de gegevens geboorteplaats en plaats van overlijden omdat de aanvragers onvoldoende de noodzakelijkheid daarvan hebben beargumenteerd. 2 Aanbeveling over de na te leven basisbeginselen bij het gebruik van e-ticketing door de openbare vervoersmaatschappijen.

6 Beraadslaging RR 71 /2012-6/11 C.2. het identificatienummer van het Rijksregister 18. De aanvragers wensen ook het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken als zoeksleutel in de authentieke gegevensbronnen, zoals het Rijksregister, de Kruispuntbank van de sociale zekerheid,... en willen ook dit nummer elektronisch registreren op de chip van de gepersonaliseerde vervoerskaart (en niet op de kaart zelf te drukken) om gebruikers met zekerheid te kunnen identificeren. 19. Overeenkomstig de aanbeveling van de Commissie, wordt het nummer op zich niet vermeld op de mobibkaart. 20. Het Comité stelt vast dat het gebruik van het identificatienummer als zoeksleutel reeds is gedekt door het KB van 24 november 2010 tot vastlegging van de gevallen waarin een machtiging tot gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister niet vereist is. Krachtens dit KB, mogen de aanvragers dit nummer intern registreren en gebruiken om kennis te nemen van de informatie betreffende de personen van wie de gegevens worden geraadpleegd. 21. Aangaande het aanbrengen van het nummer op de chip van de vervoerskaart weigert het Comité een dergelijk gebruik van het identificatienummer omwille van de risico s die inherent zijn aan het feit dat een chipkaart heel gemakkelijk kan worden gelezen en omdat het interoperationele karakter van de vervoersbewijzen vandaag nog niet in werking is. Het Comité blijft beschikbaar om deze aanvraag te onderzoeken eens het interoperationele karakter van de vervoersbewijzen in werking is en van zodra het Comité over alle praktische details beschikt over de werkingswijze om te voorzien in een dergelijke interoperationaliteit en over de wijze waarop alle vervoersmaatschappijen zullen tewerk gaan om dit te realiseren. C.3. de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 22. De aanvragers wensen een eenmalige en een permanente toegang tot de gevraagde gegevens. 23. De eenmalige toegang stelt de aanvragers in staat om in één beweging de gegevens van hun personeelsleden en hun gezin te verkrijgen zodat aan hen tegen het einde van dit jaar (2012) een gepersonaliseerde vervoerskaart kan worden uitgereikt. Dientengevolge is het Comité van oordeel dat een dergelijke eenmalige toegang voor de uitreiking van

7 Beraadslaging RR 71 /2012-7/11 vervoerskaarten aan hun personeelsleden en hun gezin, gepast is en dus conform het vereiste in artikel 4, 1, 3 van de WVP. 24. Met een permanente toegang kunnen de aanvragers hun opdrachten ten aanzien van de gebruikers vervullen. De frequentie van de raadpleging van de gegevens kan niet vooraf worden bepaald omdat deze afhangen van de aanvragen van de gebruikers die dit gedurende het hele jaar kunnen doen. Uitgaande van de nagestreefde doeleinden stelt het Comité stelt vast dat de aanvragers bijna dagelijks de gegevens van het Rijksregister zullen moeten raadplegen. De nieuwe mobibkaarten worden inderdaad dagelijks afgeleverd. Het Comité stelt bijgevolg vast dat een permanente toegang gepast is en daarom in overeenstemming met het vereiste in artikel 4, 1, 3 van de WVP. 25. Er wordt een machtiging gevraagd voor onbepaalde duur. Het Comité stelt vast dat de activiteiten waarvoor de aanvragers de gegevens willen raadplegen en het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken niet beperkt zijn in de tijd. Op grond van dit element en gelet op de WVP, is het Comité van oordeel dat een machtiging voor onbepaalde duur gerechtvaardigd is C.4. de bewaartermijn 26. De aanvragers geven aan dat de gegevens gedurende 6 maanden na afloop van het laatste vervoerscontract worden bewaard. Op die manier is het mogelijk om de kaart tijdens de geldigheidsduur te reconstrueren in geval van verlies, diefstal of defect of om de kaart binnen een redelijke termijn te hernieuwen nadat ze is vervallen of om de gegevens bij te houden gedurende de termijn waarbinnen de gebruikers een klacht kunnen indienen over het gebruik van een vervoersbewijs. 27. De aanvragers legden uit dat als er fraude wordt vastgesteld, zij de gegevens zullen bewaren zolang de gerechtelijke of administratieve procedure loopt. 28. Het Comité is van mening dat deze afbakening van de bewaartermijn aanvaardbaar is, uitgaande van artikel 4, 1, 5) van de WVP. Het Comité herinnert eraan dat er hiervoor organisatorische maatregelen moeten worden genomen en verwijst in dat opzicht naar de aanbeveling van de Commissie en met name naar het feit dat de gegevens inzake fraudebeheer moeten worden bewaard in een bijzondere databank zolang de gerechtelijke of administratieve procedure loopt. C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan de derden

8 Beraadslaging RR 71 /2012-8/ De aanvragers hebben bevestigd dat de gegevens intern gebruikt zullen worden voor de verwezenlijking van de voormelde doeleinden. 30. Er zullen ook externe gegevensuitwisselingen voorvallen omdat er beroep wordt gedaan op een onderneming die de kaarten en publicitaire mailings zal personaliseren en omdat er andere openbare vervoersmaatschappijen kennis zullen nemen van de gegevens op de mobibkaart. 31. Het Comité neemt hiervan akte en vestigt de aandacht van de aanvragers op hun verplichting krachtens de wet bescherming persoonsgegevens, om met hun externe dienstverleners een onderaannemingscontract af te sluiten overeenkomstig de verplichtingen van artikel 16 van de WVP. C.6. Netwerkverbindingen 32. De aanvraag vermeldt geen enkele netwerkverbinding zoals bedoeld in de WRR. Het Comité neemt hiervan akte. 33. Om volledig te zijn, vestigt het Comité de aandacht erop dat: wanneer er later netwerkverbindingen tot stand komen, de aanvrager het Comité hiervan vooraf moet inlichten; het identificatienummer van het Rijksregister uitsluitend in relatie met derden mag worden gebruikt mits dit valt binnen het kader van de doeleinden waarvoor deze derden eveneens gemachtigd werden dit nummer te gebruiken. D. BEVEILIGNG D.1. Consulent inzake Informatieveiligheid 34. De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Uit de aanvraag en de verstrekte informatie blijkt dat de betrokkene kan worden erkend als consulent inzake informatieveiligheid.

9 Beraadslaging RR 71 /2012-9/11 D.2. Beveiligingsbeleid 35. Uit de verstrekte documentatie blijkt dat de aanvragers beschikken over een beveiligingsbeleid en over een plan om dit in de praktijk om te zetten. Ook blijkt dat de aanvragers beschikken over een informatiesysteem dat permanent de identiteit registreert van de personen die toegang hadden tot de persoonsgegevens, alsook het tijdstip en het type transactie van die raadpleging. 36. Het Comité neemt hiervan akte. D.3. Personen die het identificatienummer gebruiken en lijst van die personen 37. Uit de verstrekte informatie blijkt dat de volgende personen zijn aangeduid om de gegevens van het Rijksregister te consulteren via de gemeenschappelijke informaticatoepassing dit de SRWT ter beschikking stelt: de personeelsleden van de TEC exploitatiemaatschappijen die instaan voor de verkoop van de vervoersbewijzen evenals de personeelsleden van de TEC exploitatiemaatschappijen en de SRWT die werden toegewezen aan het back office en die moeten instaan voor de opvolging van de aanvragen van de klanten, die hun aanvraag indienden via andere kanalen dan het loket (betaling via storting, online aankopen) en waarvoor het noodzakelijk is het Rijksregister te raadplegen om de transacties te kunnen opvolgen en eventuele anomalieën weg te werken. 38. Zoals artikel 12 van de WRR het vereist, moeten de aanvragers een lijst opstellen van de personen die toegang hebben tot het Rijksregister en die het identificatienummer gebruiken. Die lijst moet voortdurend worden bijgewerkt en ter beschikking worden gehouden van het Comité. 39. Die personen moeten een document ondertekenen waarin zij verklaren de veiligheid en de vertrouwelijkheid van de informatiegegevens waar zij toegang tot hebben, te bewaren. 40. Het Comité stelt verheugd vast dat de aanvragers de nodige procedures hebben ingevoerd voor de registratie van de loggings (voor iedere raadpleging van het Rijksregister, het soort transactie waarvoor de raadpleging plaatsvond, wie? wanneer? waar?). De aanvragers zijn op die manier in de mogelijkheid om doelgericht na te gaan of er voor die raadplegingen voldoende grond was.

10 Beraadslaging RR 71 / /11 E. AANBEVELING VAN DE COMMISSIE 41. De aanvragers verwezen in hun aanvraag en hun bijkomende informatie naar de richtlijnen van de aanbeveling van de Commissie. 42. Het Comité eist dat deze aanbevelingen in de praktijk worden nageleefd - en in het bijzonder de aanbeveling dat de maatschappijen rechtstreeks, noch onrechtstreeks persoonsgegevens mogen verwerken die zouden toelaten het traject van de gebruikers te traceren aan de hand van hun elektronisch vervoerbewijs 3. Het Comité behoudt zich het recht op deze machtiging opnieuw te onderzoeken ingeval de besluiten die de Commissie en de in haar schoot opgerichte sectorale comités hebben genomen inzake de mobibkaart niet worden nageleefd 4. OM DIE REDENEN Het Comité 1 machtigt de aanvragers om onder de voorwaarden vastgesteld in deze beraadslaging om voor onbepaalde duur en voor de verwezenlijking van het voormelde doeleinde onder punt B (klantenbeheer en beheer van vervoersbewijzen) om eenmalig en permanent toegang te hebben tot de informatie vermeld onder artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 (uitgezonderd de geboorteplaats), 5, 6 (uitgezonderd de plaats van overlijden) en 9 van de WRR alsmede toegang te hebben tot de foto van de kaarthouder die overeenstemt met deze van de laatste geregistreerde kaart in het register van de identiteitskaarten en Vreemdelingenkaarten; 2 weigert wat daarnaast werd gevraagd; 3 stipuleert dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatieveiligheid die een impact kan hebben op de antwoorden uit het veiligheidsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatieveiligheid en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatieveiligheid naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren. 3 Zie punt 9 van de aanbeveling van de Commissie. 4 Het Comité zal de aanvrager er desgevallend van verwittigen dat deze beraadslaging opnieuw wordt geëvalueerd.

11 Beraadslaging RR 71 / /11 3 stipuleert dat wanneer het Comité een vragenlijst over het beveiligingsniveau van de informatie toestuurt, de aanvragers deze vragenlijst naar waarheid moeten invullen en naar het Comité moeten terugsturen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon