7-maandsrapportage 2016

Transcriptie

1 7-maandsrapportage 2016

2 7-maandsrapportage Inhoudsopgave 1. Inleiding 2 2. Analyse financieel resultaat tot en met juli Personele lasten Flankerend beleid Overige goederen en diensten Kapitaallasten Automatisering Huisvesting Onvoorzien Projectkosten ICT Projectkosten BAG-WOZ/LV-WOZ Project opwerken kadastraal Bijdrage SP Bijdragen deelnemers Invorderingsopbrengsten Saldo financieringsfunctie 5 3. Algemene ontwikkelingen Normenkader Verantwoordelijkheden Bestuur van de BSGR Verantwoordelijkheden deelnemer Strategie Management informatie & ISAE Ontwikkelingen in en effecten van basisregistraties Personele ontwikkeling Klachten Toelichting per programma 14 Toelichting algemeen 14 Programma 1: Heffen 15 Programma 2: Informatie & Inning 20 Programma 3: Waarderen 26 Programma 4: Directie en bedrijfsvoering 31 Algemene dekkingsmiddelen 32 Bijlage 1: Productierapportages per deelnemer 33 Bijlage 2: Rekening courantposities 51 Bijlage 3: Debiteurensaldo 52 Bijlage 4: Normen en realisatie DVO 53

3 7-maandsrapportage Inleiding Voor u ligt de 7-maandsrapportage 2016 met betrekking tot zowel de belastingen als de bedrijfsvoering van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland. Alhoewel in 2016 geen sprake is van een nadrukkelijke taakstelling blijft kostprijs en kostprijsreductie centraal staan in de bedrijfsvoering van de BSGR. Om adequaat op de kostprijzen te kunnen sturen, is het kostprijscalculatiemodel ontwikkeld. Met betrekking tot dit model is in de AB-vergadering van 26 maart 2015 besloten, dat het model kan worden gebruikt: 1) om inzicht te krijgen in de kostenstructuur en als sturingselement voor de BSGR en 2) als berekeningsmethodiek voor potentiële nieuwe deelnemers. In de AB-vergadering van 16 juni 2016 is besloten dat het kostprijscalculatiemodel als grondslag voor bijdrage van de deelnemers in 2018 zal worden ingevoerd, waarbij voor het begrotingsjaar 2018 een gemitigeerde vorm van de uitkomsten van het model gehanteerd wordt. Met ingang van het begrotingsjaar 2019 zal het zuivere kostprijscalculatiemodel gehanteerd worden voor het bepalen van de deelnemersbijdragen van de deelnemers. Bij het sturen op de kostprijzen speelt mee dat in toenemende mate samenwerkingsverbanden in een concurrerende verhouding tot elkaar komen ingeval een gemeente of waterschap geïnteresseerd is in toetreding en op zoek gaat naar de meest gunstige aanbieding. Daarnaast zijn er eveneens enkele private commerciële organisaties actief op de markt. De prijs is daarbij een zeer doorslaggevend criterium voor de uiteindelijke keuze. Evenals in 2015 is de 7-maandsrapportage bedrijfsvoering en belastingen samengevoegd tot één rapportage die bestaat uit: een hoofdstuk waarin een analyse op economische kostencategorie wordt gegeven (hoofdstuk 2); een hoofdstuk waarin een uiteenzetting wordt gegeven van de algemene ontwikkelingen (hoofdstuk 3), de realisaties versus begroting per programma inclusief de stand van zaken van de heffingen, invorderingen, herwaardering, bezwaarafhandeling, beroepschriften en, kwijtscheldingen (hoofdstuk 4); bijlagen waarin de productie per deelnemer, het rekening-courantsaldo met de deelnemers, het belastingdebiteurensaldo en de realisatie van de normen vanuit de dienstverleningsovereenkomst (DVO) worden aangegeven.

4 7-maandsrapportage Analyse financieel resultaat tot en met juli 2016 Onderstaand geeft inzicht in de realisatie van de eerste zeven maanden van 2016 ten opzichte van de d.d. 24 maart 2016 vastgestelde jaarbegroting 2016 inclusief wijzigingen. De laatste kolom geeft een prognose over het gehele boekjaar x Begroting 2016 Realisatie t/m % Realisatie Prognose Realisatie incl. % Realisatie Lasten juli 2016 prognose en prognose Personeelslasten % % Flankerend beleid % % Overige goederen en diensten % % Kapitaallasten % % Automatisering % % Huisvesting % % Onvoorzien % % Projectkosten ICT % % BAG-WOZ/LV-WOZ % % Project opwerken kadastraal % % Bijdrage SP % % Totaal Lasten % % Bijdragen deelnemers % % Invorderingsopbrengsten % % Saldo financieringsfunctie % % Totaal Baten % % Onttrekkingen aan het rekeningresultaat % % Dotaties aan bestemmingsreserves % % Onttrekkingen aan bestemmingsreserves % % Mutaties reserve/resultaat % % Resultaat na bestemming Personele lasten De totale personeelslasten bedragen over de eerste zeven maanden 3,5 miljoen, hiervan betreft 304K inhuur van personeel. De lasten zullen de begroting naar verwachting licht onderschrijden. 2.2 Flankerend beleid Voor het begrotingsjaar 2016 is vanuit de bestemmingsreserve een bedrag van 324K beschikbaar gesteld. In de eerste zeven maanden is 175K daadwerkelijk uitbetaald. Naar verwachting zal de uitputting per eindejaar 275K bedragen. 2.3 Overige goederen en diensten De overige goederen en diensten bestaan uit een variëteit aan posten. Belangrijke categorieën betreffen hierin de kosten verband houdend met drukwerk en verzending (totaal gerealiseerd in de eerste zeven maanden 498K), externe advieskosten (totaal gerealiseerd in de eerste zeven maanden 78K), de post proces-, gerechts- en griffiekosten (totaal gerealiseerd in de eerste zeven maanden 64K), de kosten betreffende de gegevensverwerking (totaal gerealiseerd in de eerste zeven maanden 179K) en de bankkosten (totaal gerealiseerd in de eerste zeven maanden 112K). Bij de belangrijke post drukwerk & verzending ligt het grootste deel van de lasten in het eerste halfjaar (de drie grote kohieren). Hierdoor is 81% van het begrote budget reeds in de eerste zeven maanden

5 7-maandsrapportage gebruikt. De verwachting is dat de post overige goederen en diensten onderschreden zal worden, met name voor wat betreft de externe advieskosten, de gegevensleveringen en de proceskosten voor de GH-bezwaren. 2.4 Kapitaallasten De licenties inzake de belastingapplicatie zijn ultimo 2015 voor de eerste negen deelnemers geheel afgeschreven. Voor de nieuwe deelnemer Waddinxveen worden de licentiekosten nog afgeschreven. Verder bedragen de jaarlijkse afschrijvingskosten in 2016 onder meer het meubilair ad 35K, de in 2015 aangeschafte PC s ad 50K en het inbouwpakket. 2.5 Automatisering De post automatisering omvat de lasten die gepaard gaan met het beheer van de software & technische infrastructuur en het daarbij behorende onderhoud. Het grootste deel van deze automatiseringslasten houdt verband met de onderhoud- en beheercontracten inzake de ICTinfrastructuur en de belastingapplicatie. 2.6 Huisvesting De huisvestinglasten bestaan voornamelijk uit de betaalde huur ad 144K per kwartaal en de kosten verband houdend met de servicekosten ad 30K. De afrekening van de servicekosten over het jaar 2015 is nog niet ontvangen. 2.7 Onvoorzien De aanwending van het bedrag onvoorzien is alleen onder voorwaarden toelaatbaar; inzet vindt plaats voor uitgaven die onvoorzien, onuitstelbaar en onvermijdbaar zijn en waarvoor in de begroting geen raming is opgenomen. Indien een dergelijke uitgave een structureel karakter heeft, dan worden de meerjarige consequenties als autonome ontwikkelingen in de volgende begroting verwerkt. Momenteel zijn er geen indicaties voor het aanwenden van de post onvoorzien. 2.8 Projectkosten ICT In de begroting voor 2016 is er een bedrag van 100K opgenomen ten behoeve van de projecten ICT. Deze projecten hebben tot doel een besparing in fte op te leveren/op te vangen door werkzaamheden te automatiseren. Het totale begrotingsbedrag is inmiddels vastgelegd in een aantal projecten. Hiervan is 26K inmiddels daadwerkelijk uitgegeven. De projectkosten ICT zijn inmiddels voor 90% bestemd. Naar verwachting zal aan het eind van het jaar het volledige budget aangewend zijn. 2.9 Bestemmingsreserve LV-WOZ Binnen het programma Waarderen is de restant bestemmingsreserve vanuit het rekeningresultaat 2015 opgehoogd naar een bedrag van 136K. Hiervan is in de eerste zeven maanden 83K reeds benut. De huidige bestemmingsreserve voor de LV-WOZ blijkt voor de totale uitvoering van het project niet voldoende. In de begrotingswijziging van september 2016 zal het budget voor de LV-WOZ worden opgehoogd naar 177K..

6 7-maandsrapportage Project opwerken kadastraal Het restantbudget project opwerken Kadastraal binnen het programma Heffen ad 245K is doorgeschoven naar begrotingsjaar Hiervan is in de eerste zeven maanden 140K uitgegeven. Naar het zich laat aanzien zal het project zeker tot 1 oktober, mogelijk nog tot het einde van het jaar, in beslag nemen Bijdrage SP71 Coulance halve is er in 2016 een bedrag ad 108K uitbetaald aan Servicepunt71 conform het besluit in de vergadering van het algemeen bestuur de dato 3 december Bijdragen deelnemers De bijdragen deelnemers betreffen de bijdragen verkregen uit d.d. 24 maart 2016 vastgestelde begroting. Per 1 januari 2016 is de gemeente Waddinxveen toegetreden tot de Gemeenschappelijke Regeling met een bijdrage van 375K. Naar aanleiding van de toetreding is de bijdrage van de overige deelnemers met een bedrag ad 87K verminderd. Daarnaast is, vanwege de hogere raming van de invorderingsopbrengsten met 350K, de bijdrage van de deelnemers (exclusief Waddinxveen) eveneens verminderd met een bedrag van in totaal 350K. Tenslotte is de totale bijdrage gestegen met 5K, doordat enkele deelnemers het pluspakket hebben uitgebreid. Naar verwachting zullen de invorderingsopbrengsten de begroting gedurende het jaar met een bedrag van 600K overschrijden. De bijdragen van de deelnemers zullen met een overeenkomstig bedrag dalen. Dit bedrag zal conform de verdeelsleutel op de deelnemersbijdrage van het vierde kwartaal in mindering worden gebracht. Daarnaast is de bijdrage van de gemeente Waddinxveen verhoogd met een bedrag van 2,3K vanwege de maandelijkse oplegging van begraafrechten Invorderingsopbrengsten Tot het moment van invoering van het KPC-model als grondslag tot bekostiging van de BSGR, zullen de invorderingsopbrengsten die de raming in de begroting (voor 2016 ad 1,1 miljoen) te boven gaan reeds gedurende het begrotingsjaar door middel van begrotingswijziging(en) ten gunste komen van de deelnemers op basis van de bestaande verdeelsleutel onder gelijktijdige verlaging van de deelnemersbijdrage. Over de eerste zeven maanden van 2016 is een werkelijk bedrag aan invorderingsopbrengsten ontvangen van 943K. Hierop had 143K betrekking op 2015 en eerder, deze post was in de jaarrekening 2015 gereserveerd. Per saldo is in de eerste zeven maanden van 2016 een bedrag aan invorderingskosten ontvangen van 799K waar dit in de eerste zeven maanden van K was. In de begrotingswijziging van september wordt voorgesteld deze post voor het gehele jaar 2016 te wijzigen naar 1.700K Saldo financieringsfunctie Het saldo financieringsfunctie bestaat onder andere uit de rente op de rekening courantrekeningen en de rente op het geïnvesteerde kapitaal. De rente op het geïnvesteerde kapitaal wordt ultimo 2016 geboekt.

7 7-maandsrapportage Algemene ontwikkelingen 3.1 Normenkader In de dienstverleningsovereenkomst (DVO) is overeengekomen dat de BSGR driemaal per jaar (3- maands, 7-maands en jaareinde) een bestuursrapportage opstelt ten behoeve van de interne bedrijfsvoering en de belastingen. De specifieke afspraken tussen deelnemer en BSGR met betrekking tot de uit te voeren werkzaamheden zijn vastgelegd in de DVO en vormen een onderdeel van de 7-maandsrapportage. De aangepaste DVO is met terugwerkende kracht ingevoerd per 1 januari Verantwoordelijkheden Bestuur van de BSGR Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken van de 7-maandsrapportage in overeenstemming met de uitgangspunten zoals opgenomen in de DVO Verantwoordelijkheden deelnemer De 7-maandsrapportage heeft als doel de deelnemers te voorzien van een tussentijdse financiële en kwalitatieve verantwoording. De individuele deelnemers hebben hierbij de volgende verantwoordelijkheden: Het in samenwerking met de BSGR verzorgen van een analyse (ten opzichte van begroting en realisatie voorgaand jaar) op de cijfermatige verantwoordingen zoals opgenomen in de rapportage; Het maken van een aansluiting van de cijfermatige verantwoordingen zoals opgenomen in de rapportage met de individuele financiële verantwoordingen; Indien hiertoe aanleiding is, het verstrekken van additionele informatie ten behoeve van de specificaties zoals opgenomen in de rapportage; 3.3 Strategie Continue aandacht voor kostenreductie blijft noodzakelijk, vooral om interessant te blijven voor mogelijke nieuwe deelnemers, niet alleen voor wat betreft kwaliteit, maar ook en vooral voor wat betreft de kostprijs. Een optimale prijs-kwaliteitverhouding is essentieel in de verdere ontwikkeling van de BSGR. Door de druk van kostprijsreductie en verdergaande ontwikkelingen in de werkzaamheden, waarbij voor de individuele medewerker een verschuiving plaatsvindt van data-entry naar meer inzicht en analytische vaardigheden, is voortzetting van het maken van een kwaliteitsslag met het personeel noodzakelijk. Het in voorgaande jaren ingezette traject naar een meer zakelijke en bedrijfsmatige cultuur blijft dan ook een aandachtspunt. Ook in 2016 zijn, conform de voorgaande jaren, weer financiële middelen beschikbaar gesteld voor een verdergaande automatisering, gericht op een hogere productiviteit.

8 7-maandsrapportage Door middel van flankerend beleid wordt getracht medewerkers, die de hierboven genoemde cultuuromslag niet kunnen of willen maken, te begeleiden naar alternatieven binnen of buiten de BSGR. Tevens wordt ingezet op verdere ontwikkeling van medewerkers middels ontwikkelgesprekken naast de reguliere gesprekscyclus. Voor wat betreft de groeistrategie ziet de BSGR groei van het aantal deelnemers als een instrument om tot vermindering van de kwetsbaarheid, verlaging van de kosten en verbetering van de kwaliteit van de BSGR te komen. Daarnaast hecht de BSGR aan een verantwoorde, beheerste en gecontroleerde aanpak: organische groei. Het belang van de huidige deelnemers staat voorop. Er mag geen sprake zijn van discontinuïteit of afnemende kwaliteit van dienstverlening door (te snelle) groei. Daarbij staat voor de BSGR het behoud van de ISAE-verklaring voorop. Voor de BSGR is daarom een gecontroleerd en beheerst proces van toetreding belangrijk. Nieuwe deelnemers treden schoon door de poort toe, wat betekent dat nieuwe deelnemers hun bestanden op orde hebben, er geen achterstanden zijn en de eisen van de Waarderingskamer op terrein van toezicht geabsorbeerd zijn of kunnen worden. Daarbij moet de BSGR een herkenbare eigen organisatie blijven. Vanuit dat perspectief is uitgangspunt dat nieuwe deelnemers toetreden tot de gemeenschappelijke regeling. Verder brengen nieuwe deelnemers het integrale belastingproces onder, niet slechts een deel ervan. De BSGR kiest primair voor groei van het aantal bij het Hoogheemraadschap van Rijnland inliggende gemeenten. Toetreding van een tweede waterschap is ook een mogelijkheid, als dat past binnen de samenwerkingsstrategie van het Hoogheemraadschap in de waterschapssector. De BSGR kiest bij uitbreiding van het aantal taken voor het uitgangspunt schoenmaker blijf bij je leest. Concreet betekent het dat uitbreiding van het takenpakket alleen mogelijk is met aan belastingtaken gelieerde activiteiten én indien de uitbreiding leidt tot verbetering van doelmatigheid van dienstverlening, vermindering van de kwetsbaarheid, verlaging van de kosten en verbetering van de kwaliteit van de BSGR. De BAG is een aan het BSGR takenpakket gelieerde activiteit. In het tweede kwartaal van 2016 is een businesscase uitgewerkt om te bezien of samenvoeging van BAG en WOZ taken zinvol zou kunnen zijn. Het AB heeft in haar vergadering van 16 juni 2016 besloten om aan de individuele colleges te vragen of zij het wenselijk achten om het beheer van de administraties van de BAG en de WOZ te integreren en zo ja, of zij ten behoeve van hun eigen organisatie daartoe een concreet haalbaarheidsonderzoek zouden willen laten verrichten. 3.4 Management informatie & ISAE In 2013 is binnen de BSGR begonnen met het ontwikkelen van een gestructureerd risicomanagement model te weten de stappen: identificatie, analyse en beoordeling, beheersing van risico s en structurele inpassing in het beleid. Deze ontwikkeling is in 2013 onder andere vormgegeven in het ISAE project en het project ter verbetering van de managementinformatie. Het controleraamwerk beschrijft het volgende: De wijze waarop de belangrijkste processen binnen BSGR, gericht op het waarderen, heffen en invorderen van belastingen, zijn ingericht; Per proces wat de doelstelling is; Welke risico s kunnen optreden binnen deze processen; Welke beheersmaatregelen minimaal moeten zijn ingericht. In dit kader kan gemeld worden dat er in februari 2016 voor het derde achtereenvolgende jaar een goedkeurende ISAE3402 type II verklaring is behaald. Wederom is de in februari 2016 ontvangen

9 7-maandsrapportage verklaring een geheel schone verklaring, dat wil zeggen zonder een enkele beperking. De BSGR is in control en de basis is op orde. Voor het begrotingsjaar 2016 en volgende jaren wordt, ten behoeve van de accountantscontrole van de belastingrapportage, volstaan met het ISAE3402 type II rapport in plaats van zowel de assuranceverklaring als het ISAE3402 type II rapport. Hiertoe is het ISAE3402-raamwerk aangepast, zodat het raamwerk ook maatregelen en controles bevat aan de hand waarvan de accountants van de deelnemers een voldoende grondslag zien om een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening van de deelnemer te kunnen verstrekken. Het controleprotocol/normenkader van de accountantscontrole van de jaarrekening 2016 en de ISAE3402 type II rapportage 2016 is in de bestuursvergadering van 16 juni 2016 bekrachtigd. Met betrekking tot de managementinformatie is er een webbased managementinformatiesysteem beschikbaar. Hiermee is de managementinformatie op een gemakkelijke manier beschikbaar voor de gebruikers, zowel intern als extern (de deelnemers). Met behulp van de applicatie heeft de gebruiker diverse actuele informatie ter beschikking via een datawarehouse. In 2016 wordt het managementinformatiesysteem verder aangevuld met door het management van de BSGR gewenste interne managementinformatie mede met het oog op de in de DVO gestelde eisen. 3.5 Ontwikkelingen in en effecten van basisregistraties De BSGR zal vanaf dit jaar aansluiten op de LV-WOZ. De gemeente Voorschoten is inmiddels als eerste gemeente binnen de BSGR aangesloten op de LV-WOZ. Op 2 augustus 2016 heeft de Waarderingskamer ons geïnformeerd dat de aansluiting van deze gemeente succesvol is verlopen. De overige BSGR-gemeenten volgen dan naar verwachting in de periode tot begin maart Naast de aansluiting op de LV-WOZ had per 1 januari gestart moeten worden met het verwerken van de leveringen vanuit de Basisregistratie Kadaster. Per deze datum is het Kadaster gestopt met de levering van de massale output (M.O.) en worden mutaties real-time geleverd. De leverancier van de belastingapplicatie was op dat moment nog niet zover met de update van de software dat de leveringen van het kadaster al rechtstreeks verwerkt kunnen worden. Om toch de mutaties te kunnen verwerken die nodig zijn voor de kadastrale volledigheid en de permanente marktanalyse voor de WOZ is een zogenaamde M.O. converter gebouwd, die de leveringen die nu plaatsvinden naar het formaat van de massale output ombouwt, zodat de mutaties vanuit het kadaster toch verwerkt kunnen worden. Vanaf half juni is de BSGR mutaties gaan verwerken via de M.O. converter. Dit betekende een achterstand in de kadastrale verwerking van 5 maanden. Hierdoor kon pas in juni begonnen worden met de verwerking van de Permanente Markt Analyse (PMA), waar deze normalerwijze dan al compleet is afgerond. Dit heeft voor de herwaardering op dit moment een achterstand van circa 6 weken tot gevolg. Vooralsnog is de verwachting dat de aanslagen tijdig kunnen worden verzonden. De derde basisregistratie waar idealiter een connectie mee gemaakt diende te worden in de loop van dit jaar is het NHR. Door capaciteitsproblemen van de softwareleverancier heeft hier een vertraging plaatsgevonden. Nog niet duidelijk is wanneer de aansluiting nu plaats zal vinden.

10 7-maandsrapportage Personele ontwikkeling Organisatieontwikkeling Vanwege de aansluiting met de gemeente Waddinxveen per 1 januari 2016 is de formele functieformatie per die datum vastgesteld op 87,5 FTE, excl. 0,7 FTE bovenformatief als gevolg van de reorganisatie. Deze formatie is, na goedkeuring door het Dagelijks Bestuur, met 2 FTE uitgebreid tot 89,5 FTE (excl. 0,7 FTE bovenformatief). De uitbreiding hield verband met het aantrekken van een adviseur bedrijfsvoering en een extra applicatiebeheerder. Een gedeelte van de totale functieformatie was over de eerste zeven maanden nog niet definitief ingevuld. Deze formatieve ruimte is voor de reguliere werkzaamheden tijdens piekperioden benut ten behoeve van een grotere flexibele schil. De BSGR heeft in het kader van strategische personeelsplanning in relatie tot de landelijke digitalisering van het belastingdomein een eerste analyse van het huidige medewerkersbestand gemaakt om meer inzicht krijgen in de knelpunten op het gebied van de personele bezetting; het in de toekomst benodigd personeel ten opzichte van het huidige beschikbare personeel. Er wordt invulling gegeven aan een concreet actieplan om de slagkracht van de organisatie te behouden, waarin instrumenten, zoals ontwikkelgesprekken en investeringen in opleiding en training, na de zomer van 2016 ingezet gaan worden om medewerkers te laten aansluiten op de ontwikkelingen in de organisatie en haar externe omgeving. Het bezettingsoverzicht per eind juli 2016 ziet er als volgt uit: Afdeling Formele formatie Bezetting (FTE) Aantal medewerkers Bezetting (FTE) Aantal medewerkers Heffen 28,3 26, ,11 28 Informatie & Inning 26,1 25, ,59 32 Waarderen 27,4 24, ,42 28 Directie en Bedrijfsvoering 7,7 7,67 8 6,67 7 Totalen 89,5 84, ,79 95 In de periode 1 januari tot en met 31 juli 2016 zijn er 2 medewerkers uit dienst gegaan; 1 medewerker heeft elders een carrièrestap kunnen maken en met 1 medewerker is een afspraak in het kader van flankerend beleid gemaakt. In de periode 1 januari tot en met 31 juli 2016 zijn er 5 medewerkers in dienst gekomen: 3 medewerkers in verband met de toetreding van Waddinxveen,1 medewerker bij Heffen (applicatiebeheer) en 1 medewerker binnen Bedrijfsvoering. De bezetting bestaat op 31 juli 2016 uit 84,37 FTE (98 medewerkers).

11 7-maandsrapportage De opbouw van de formatie over leeftijdscategorieën laat het volgende beeld zien per 31 juli 2016: Leeftijdscategorie Aantal medewerkers Percentage 15 tot 25 jaar tot 35 jaar 14 14,3 35 tot 45 jaar 19 19,4 45 tot 55 jaar 37 37,7 55 tot AOW-leeftijd 28 28,6 Totalen ,0 Uit de leeftijdsopbouw van de medewerkers bij de BSGR blijkt dat meer dan 65% in de leeftijdscategorie 45 jaar en ouder valt. De druk op de kosten en de als gevolg hiervan geringe externe werving (alleen bij specifieke functies waar intern geen kennis en ervaring voor aanwezig is, zal extern worden geworven) zal het personeelsbestand de komende jaren naar verwachting nog verder doen vergrijzen. In combinatie met sterk veranderende functies en functie-eisen legt dit een zware claim op de organisatie. Flankerend beleid In de afgelopen jaren is een deel van de bestemmingsreserves ingezet voor flankerend beleid. Ook voor 2016 is een bedrag van 324K gereserveerd ten behoeve van het vervolgen van de ingeslagen weg naar een meer zakelijke, resultaatgerichte organisatie, waar de focus ligt op productiviteit (output), flexibiliteit en inzetbaarheid. Een deel van dit bedrag is bestemd voor trajecten die in 2015 zijn gestart en doorlopen gedurende Voor wat betreft de eerste zeven maanden van 2016 is de feitelijke uitputting op basis van de gedane betalingen 175K. Verzuim Het ziekteverzuim over de eerste zeven maanden van 2016 bedroeg, inclusief langdurig verzuim, 4,67%. Ten opzichte van dezelfde periode in 2015 (3,73%) is dat een stijging, voornamelijk veroorzaakt door langdurig verzuim in verband met ernstige, lichamelijke, niet werkgerelateerde, arbeidsongeschiktheid. Met name in de hogere leeftijdscategorieën 51 55, en jaar zien we een hoog ziekteverzuimpercentage. In verband met een steeds hoger wordende gemiddelde leeftijd (in 2016: 48 jaar) zal nagedacht moeten gaan worden over additionele personeelsinstrumenten om ook onze oudere medewerkers inzetbaar te houden in een sterk veranderende omgeving. Vergeleken met de sector Openbaar Bestuur en Overheidsdiensten (CBS) zijn de verzuimcijfers van de BSGR lager dan het gemiddelde. De meldingsfrequentie over de periode januari tot en met juli 2016 is iets lager dan over dezelfde periode vorig jaar.

12 7-maandsrapportage Onderstaand een overzicht van het ziekteverzuim per leeftijdscategorie in de eerste zeven maanden van 2016: Leeftijd Aantal medewerkers Meldingen Meldingsfrequentie Ziekteverzuim% jaar jaar 7 4 1,13 1, jaar 9 8 1,59 1, jaar 7 4 1,05 0, jaar ,83 2, jaar ,17 0, jaar ,34 6, jaar ,02 8, jaar ,66 16,44 > 65 jaar Totaal ,41 4,67 Per afdeling is het ziekteverzuim gedurende de eerste zeven maanden van 2016 als hieronder weergegeven: Afdeling Ziekteverzuim% t/m Meldingsfrequentie t/m Ziekteverzuim% t/m Meldingsfrequentie t/m Heffen 5, ,90 1,63 Informatie & Inning 6,53 1,41 0,00 0,00 Invorderen * 0,00 0,00 2,95 1,76 Waarderen 3,09 1,04 3,87 1,48 Bezwaar en Beroep ** 0,00 0,00 5,81 1,28 Front Office * 0,00 0.,00 5,90 1,71 Directie & Bedrijfsvoering 0,34 0,25 0,35 0,52 Totalen 4,67 1,41 3,73 1,48 *samengevoegd tot Informatie & Inning **opgeheven; medewerkers zijn geplaatst op de afdelingen Heffen, Informatie & Inning en Waarderen Arbeidsvoorwaarden, wetgeving, HR-systeem De medewerkers van BSGR vallen onder de CAR UWO, de Personeelsregelingen BSGR en het Sociaal statuut BSGR. Per 1 januari 2016 zijn de maandsalarissen als gevolg van gevoerde cao-onderhandelingen, verhoogd met 3%. De verwerking van deze verhoging heeft plaatsgevonden in de maand mei, met terugwerkende kracht tot 1 januari Tevens is per 1 januari 2016 de Toelage OvergangsRecht (TOR) ingevoerd als gevolg van de wijzigingen in het beloningshoofdstuk van de CAR UWO. Deze toelage is uitsluitend van toepassing voor medewerkers die op 31 december 2015 in dienst waren. De huidige leverancier van de programmatuur voor personeels- en salarisadministratie heeft aangegeven dat de applicatie vanaf niet langer onderhouden zal worden. Dit heeft in

13 7-maandsrapportage combinatie met het feit dat voor de afdeling P&O een HR-systeem, waarin personeels- en salarisgegevens geregistreerd, geraadpleegd en gerapporteerd kunnen worden fundamenteel is, geleid tot een onderhandse aanbesteding. Door drie partijen is aan de hand van een programma van eisen een offerte uitgebracht, een demo gegeven en zijn referenties verstrekt. Na goedkeuring van het Dagelijks Bestuur zal de nieuwe applicatie per 1 januari 2017 operationeel moeten zijn. 3.7 Klachten Op basis van de Klachtenregeling BSGR is er sprake van een klacht indien men vindt dat men door één van de medewerkers van de BSGR verkeerd behandeld is, of als men foutief geïnformeerd is vanuit de BSGR. Klachten kunnen op verschillende wijzen naar de BSGR worden geuit: telefonisch, schriftelijk, middels een fysieke brief, mail of door middel van het invullen van het klachtenformulier op de website van de BSGR. Daarnaast kunnen klachten ook via de afzonderlijke deelnemers bij de BSGR aanhangig worden gemaakt. In praktijk blijkt dat de klachten voor het overgrote deel via het digitale klachtenformulier op de website worden ingediend. Het merendeel van de reacties die via het klachtenformulier worden ingediend is geen klacht, maar betreft een bezwaarschrift of vraag met betrekking tot een aanslag of de invordering daarvan. In de eerste zeven maanden zijn er 189 reacties ontvangen; daarvan kunnen er 47 als klacht worden gekwalificeerd. Van deze 47 klachten zijn er 26 ingediend in het eerste kwartaal van 2016, en 21 in de vier maanden daarna. In de afgelopen periode zijn bij de BSGR onder andere klachten ontvangen met betrekking tot de communicatie, het niet verwerken van doorgegeven mutaties, foutieve koppeling van gegevens aan personen en het ten onrechte afschrijven van gelden door middel van automatische incasso. De klachten over de communicatie hadden met name betrekking op de telefonische bereikbaarheid.

14 7-maandsrapportage Meer dan de helft van de klachten die als terecht/mogelijk terecht zijn benoemd hebben betrekking op de bereikbaarheid van de BSGR en houden verband met de nieuwe telefooncentrale en de inrichting van het keuzemenu. Daarnaast betreft het zaken als het niet verwerken van doorgegeven mutaties, foutieve koppeling van gegevens aan personen, het niet op juiste wijze te woord zijn gestaan of onvolledig te zijn geïnformeerd. Externe klachtafhandeling Indien men het niet eens is met de wijze waarop een klacht is afgedaan door de BSGR, dan kan men zich wenden tot de Nationale ombudsman. In de periode tot 1 augustus is er van de Nationale ombudsman één reactie ontvangen met betrekking tot een klacht over de BSGR. Dit was overigens geen klacht in de zin zoals gedefinieerd in de Klachtenregeling van de BSGR. De betreffende persoon kon zich niet vinden in het onderscheid in betalingstermijnen dat werd gemaakt tussen de invordering middels automatische incasso en het zelf overmaken van de verschuldigde belastinggelden. Na overleg met de ombudsman en het aanleveren van daarvoor benodigde informatie is deze zaak door de ombudsman opgepakt en afgedaan. Daarnaast zijn er via de Nationale ombudsman nog twee andere zaken aanhangig gemaakt. Deze hadden betrekking op kwijtscheldingsverzoeken die ook na beroep door de BSGR zijn afgewezen. Eén casus is in overleg met de Nationale ombudsman afgerond, in lijn met het eerder door de BSGR genomen besluit. De andere casus is pas zeer recent door de Nationale ombudsman bij de BSGR aangekaart.

15 7-maandsrapportage Toelichting per programma Toelichting algemeen Programmaplan In de begroting zijn de werkzaamheden van de Belastingsamenwerking vooralsnog verdeeld over vier programma s. Dit zijn: programma 1 heffen programma 2 informatie & inning programma 3 waarderen programma 4 directie en bedrijfsvoering Daarnaast wordt er aandacht besteed aan de algemene dekkingsmiddelen. Begrotingswijzigingen 2016 Op 24 maart 2016 is het voorstel begrotingswijzigingen maart 2016 door het Algemeen Bestuur vastgesteld. De redenen voor het voorstel begrotingswijzigingen kwamen voort uit de volgende elementen: Het verhogen van de invorderingsopbrengsten van 750K naar 1.100K conform het besluit van het algemeen bestuur de dato 3 december 2015 en het als gevolg hiervan verlagen van de deelnemersbijdrage met eenzelfde bedrag; Het als gevolg van de toetreding van de gemeente Waddinxveen verhogen van de deelnemersbijdrage met 375K waarvan 87K in mindering wordt gebracht op de bijdragen van de andere deelnemers; Een verhoging van de personeelslasten als gevolg van de cao-verhoging en de extra capaciteit als gevolg van de toetreding van de gemeente Waddinxveen tot de Gemeenschappelijke Regeling. Daarnaast wordt voorzien in twee additionele formatieplaatsen: één ten behoeve van applicatiebeheer gezien de digitaliseringsslagen die gemaakt moeten worden en één ten behoeve van bedrijfsvoering ten gevolge van de extra taken die hier de laatste jaren zijn bijgekomen en ten behoeve van een beperking van de huidige kwetsbaarheid op de financiële administratie. Tevens wordt er rekening gehouden met een flexibele schil voor het opvangen van piekperioden; Het verhogen van het restant van de jaarschijf 2016 van de reserve flankerend beleid ad 224K met 100K vanuit het resultaat 2015 naar 324K aangezien voorzien wordt dat het restant van de jaarschijf voor het begrotingsjaar 2016 niet voldoende zal zijn; Het verlagen van de kapitaallasten met 140K doordat met name de investeringskosten van de belastingapplicatie voor de eerste negen deelnemers en de digitale balie volledig afgeschreven zijn; Het verhogen van de huisvestingslasten op basis van de realisatie 2015 en de verwachte ontwikkelingen in 2016; Het doorschuiven van het restant budget project opwerken Kadastraal binnen het programma Heffen ad 245K ten behoeve van met name de niet-deelnemende gemeenten, zoals besloten in de vergadering van 17 september 2015; Het verhogen van het restant van de bestemmingsreserve WOZ-BAG en LV-WOZ ad 36K met 100K vanuit het resultaat 2015 naar 136K aangezien de daadwerkelijke aansluiting op de LV-WOZ in 2016 nog additionele kosten met zich meebrengt; Het coulance halve uitbetalen van een bedrag ad 108K aan Servicepunt71 conform het besluit in de vergadering van het algemeen bestuur de dato 3 december 2015.

16 7-maandsrapportage Programma 1: Heffen Onderwerp Het programma Heffen omvat het tijdig, correct en volledig opleggen van zowel subject- als objectgebonden aanslagen waterschapslasten en gemeentelijke heffingen. Dit is inclusief de vergaring en verwerking van de daartoe benodigde gegevens vanuit interne en externe bronnen (onder andere Basisregistraties en de door de gemeenten en het waterschap aan te leveren belastinggrondslagen). Applicatiebeheer vormt ook een onderdeel van de afdeling. Applicatiebeheer ondersteunt de organisatie op het gebied van regulier beheer, productie en projecten. Daarnaast omvat het programma de activiteiten met betrekking tot het behandelen en afdoen van bezwaren tegen plicht en maatstaf. Tevens worden ingebrekestellingen wegens het uitblijven van een uitspraak binnen de wettelijke beslistermijn met betrekking tot deze bezwaren binnen het programma Heffen opgepakt. Activiteiten tot en met juli 2016 In de eerste zeven maanden van 2016 zijn de inspanningen erop gericht geweest de kohieren kwalitatief en kwantitatief goed op te leggen. Door aan de voorkant controlemaatregelen in te richten zijn veel potentieel foute aanslagen voorkomen. De totale bruto oplegging in de eerste zeven maanden van 2016 is 406,5 miljoen ten opzichte van 375 miljoen in de eerste zeven maanden van Het verschil wordt met name veroorzaakt door de toetreding van de gemeente Waddinxveen tot de gemeenschappelijke regeling ( 12,7 miljoen) en door tariefstijgingen. De reguliere aanslagen precario exclusief kabels en leidingen zijn niet conform de planning opgelegd. De oorzaak hiervoor is de onvoldoende kwaliteit van de gegevenslevering voor de precario Leiden Deze bevat nog veel fouten en onduidelijkheden. Hierdoor heeft de aanslagoplegging pas in juni plaatsgevonden. Ook heeft dit invloed gehad op de kohieren precario voor de andere gemeenten. Ook deze zijn daardoor pas in juni op aanslag gegaan. Naast deze reguliere kohieroplegging hebben in de eerste zeven maanden van 2016 de volgende ontwikkelingen plaatsgevonden: De aangiftes voor de precario kabels en leidingen (exclusief Leiden) zijn aan het begin van het jaar al verzonden, wat een tijdwinst van enkele maanden betekende. Voor Leiden loopt er nog een procedure met Liander; Voor het eerst zijn in mei de aanslagen voor de reclamebelastingen Voorschoten en de Ondernemersheffing Wassenaar opgelegd door de BSGR; Door het werken met de nieuwe telefooncentrale komen meer telefoontjes direct bij de afdeling Heffen binnen. Ook de simpelere telefoontjes die voorheen door de afdeling Informatie en Inning werden afgevangen. Dit betekent een verschuiving van deze werkzaamheden. In verhouding met vorig jaar is sprake van een forse stijging van telefoontjes bij Heffen; Het proces beëindigde en nieuwe bedrijven is nog verder aangescherpt. Hierdoor worden minder fouten vanuit het Nieuw Handelsregister (NHR) verwerkt in de belastingadministratie. Wel levert het meer werk op, omdat alle vermeende fouten terug gemeld moeten worden aan de Kamer van Koophandel; Pas halverwege juni is begonnen met de verwerking van de reguliere kadastrale leveringen. Dit vanwege het feit dat het kadaster is overgestapt van het leveren van de Massale Output op de

17 7-maandsrapportage BRK-levering en het belastingpakket hier nog niet klaar voor was. Hierdoor heeft ook de Permanente Markt Analyse (PMA) en het taxeren bij de afdeling WOZ vertraging opgelopen. Naar het zich laat aanzien kan de opgelopen achterstand volledig weg gewerkt worden; Door het invoeren van meer en zwaardere controles gaan steeds meer aanslagen kwalitatief goed op aanslag. Dat het aantal bezwaren niet verder daalt komt feitelijk voort uit de kwaliteit van de diverse basisregistraties. Het feit dat de diverse registraties andere uitgangspunten hebben, leidt tot foutieve aanslagen. Denk hierbij aan de BAG: één huisnummer kan bijvoorbeeld vier appartementen bevatten voor de WOZ. De BAG zegt één object, de WOZ zegt vier objecten; Het niet (verder) harmoniseren van de belastingverordeningen legt veel druk op de medewerkers van de afdeling. Door de vele uitzonderingen onderling kunnen processen niet éénduidig uitgevoerd worden. Dit veroorzaakt een hogere kans op fouten en langere doorlooptijden dan gewenst; De invoering en het beheer van de diverse basisregistraties betekent extra werk voor 1 FTE. Dit is ook de reden dat per 1 augustus een zevende applicatiebeheerder aan de slag is gegaan; Het cluster Kadaster, dat zorg draagt voor het verwerken van kadastrale mutaties en het inlezen en verwerken van de stuf WOZ bestanden van een groot aantal gemeenten, heeft naast het reguliere werk de nodige input geleverd om te komen tot een optimalisering van een aantal kwaliteitscontroles waarmee volledigheid van bestanden beter gewaarborgd kan worden; Er is veel tijd besteed om de uitval vanuit de BRP in kaart te brengen. Hierdoor is het mutatieproces verbeterd en is meer inzichtelijk gemaakt wat de knelpunten zijn. Dit biedt handvatten om de uitval te verminderen en uiteindelijk de kwaliteit van de vestiging en vertrekmutaties BRP te verhogen. Het gevolg hiervan is naar verwachting uiteindelijk minder klantencontacten en bezwaarschriften; De actie aanslagoplegging 2013 (het kijken naar exact drie jaar voor de tijdvakbelastingen in plaats van de peildatum 1 januari) voor alle deelnemers in 2016 heeft heel veel tijd gekost en naar verhouding weinig opgeleverd. De intensieve controles zijn zeer tijdrovend. Overigens werd deze aanpak door geen van de deelnemers vóór toetreding gehanteerd; Naar aanleiding van de bespreking met de deelnemers over de toeristenbelasting voor de AirBnB objecten zijn de eerste acties ondernomen om deze objecten in de heffing te betrekken. Applicatiebeheer is na de overgang naar een andere hostingpartij, te weten SMC van Centric, met name bezig geweest met het creëren van een stabiele omgeving. In deze omgeving moeten ongeveer 80 applicaties kunnen draaien. Ook ondersteunt zij de afdelingen bij het optimaliseren van processen rond de gegevensverwerkingen. Daarnaast is aandacht geschonken / ondersteuning geboden aan: Opwerkacties ten behoeve van de implementatie van de gemeente Waddinxveen; Implementatie van de Huurdersbeschikking: vanaf moet deze aan alle zelfstandige huurders van woonruimte verstrekt worden; Afronding realisatie van de BAG-WOZ koppeling voor de deelnemende gemeenten. Deze koppeling is onder andere nodig voor de landelijke voorziening WOZ (LV WOZ); Implementatie van de nieuwe leveringen van de BRK. Er is een workaround, de zogenaamde MOconvertor, beschikbaar gesteld om de berichten vanuit het kadaster te kunnen verwerken. Dit heeft nogal wat voeten in de aarde gehad door onduidelijkheden in de leveringen vanuit de BRK; Implementatie van een volledig nieuwe set van standaardberichten van basis- en kerngegevens (StufBG 3.10). Deze vorm van berichtuitwisseling maakt het mogelijk gegevens uit te wisselen met de diverse basisregistraties en raakt een aantal elementaire processen binnen de BSGR. Implementatie van Digikoppeling en voorbereiding aansluiting van de deelnemende gemeenten op de LV WOZ.

18 7-maandsrapportage Project Kadastrale volledigheid Inmiddels zijn alle eigen gemeenten volledig kadastraal opgewerkt. Hierdoor voldoen ze ruimschoots aan de eisen die door de Waarderingskamer aan de kadastrale bestanden worden gesteld. Na de deelnemende gemeenten is een start gemaakt met de niet-deelnemende gemeenten. Dit is een lastiger proces, omdat vermeende fouten terug gemeld moeten worden aan de betreffende gemeenten. Op de mate waarin gemeenten deze meldingen oppakken en de juiste gegevens terug leveren kan weinig invloed worden uitgeoefend. Naar het zich laat aanzien zal het project zeker tot 1 oktober, mogelijk nog tot het einde van het jaar, in beslag nemen. Project aanschrijving leegstand Door uitval in de verwerking tussen BRP en het belastingsysteem ontstaat ten onrechte leegstand. Door dit proces te monitoren en gericht acties te nemen op die gevallen waarvan onderkend wordt dat de verwerking niet goed verloopt, is (veel) onterechte leegstand voorkomen. In die gevallen waar langer dan zes maanden leegstand wordt aangetroffen wordt nu in een regulier proces de huiseigenaar aangeschreven en indien nodig in de heffing betrokken. Project Waterbank Ook in de verwerking van de gegevens van de waterbedrijven zijn fouten geconstateerd. Door de mutatiestroom te analyseren zijn nu alle potentiële foute verwerkingen uitgesloten van automatische verwerking. Dit leidt, jammer genoeg, wel tot handmatige verwerking wat nu nog tijdrovend is. Resultaat is wel dat er veel minder foute aanslagen de deur uit gaan. In projectvorm wordt nu onderzocht welke uitgevallen mutaties alsnog geautomatiseerd opgewerkt kunnen worden. StufBG 3.10 De ingebruikname van de berichtenuitwisseling met StufBG Dit is het nieuwe standaard uitwisselingsformaat tussen overheidsadministraties landelijk, wat heeft geleid tot een minder stabiel systeem. Uiteraard heeft dit een effect op de inzetbaarheid van de medewerkers. Doordat het systeem niet (goed) werkt, kan de normale productie niet gehaald worden en lopen werkvoorraden op. Uitgebreid onderzoek naar de oorzaak van de verstoringen heeft tot nu toe niet het gewenste resultaat gehad. Enige verbeteringen zijn wel aangebracht, maar nog steeds is de performance nog niet op het gewenste niveau.

19 7-maandsrapportage De afhandeling van de bezwaar- en beroepschriften treft u in onderstaand overzicht aan: OMSCHRIJVING INDICATOR Bodegraven- Reeuwijk Aantallen GH bezwaren 2016 Gouda Katwijk Leiden Oegstgeest Voorschoten Waddinxveen Wassenaar Zoeterwoude Rijnland Totaal Bezwaar tegen de WOZ-waarde Openstaand Rijnland WSHE Ingediend Afgehandeld Openstaand Bezwaar tegen maatstaf Openstaand Ingediend Afgehandeld Openstaand Bezwaar tegen plicht Openstaand Ingediend Afgehandeld Openstaand Bezwaar parkeerbelasting Openstaand Ingediend Afgehandeld Openstaand Hierbij zij vermeld dat dit overzicht uit het managementinformatiesysteem umanage is gedestilleerd. Hierdoor ontstaan er verschillen tussen de beginstand 2016 en de eindstand Uitgangspunt bij umanage zijn de bezwaarschriften terwijl het uitgangspunt tot en met 2015 de bezwaarde regels betrof. Daarnaast kunnen er altijd verschillen optreden als gevolg van correcties op ingeboekte poststukken. Ten opzichte van vorig jaar is er nauwelijks verschil in het aantal ingeboekte bezwaren. Het aantal openstaande bezwaren over oudere jaren is wel flink afgenomen. Deze afname van oudere openstaande bezwaren komt door het strakker sturen op het afdoen hiervan. Een forse toename is zichtbaar in het aandeel van de bezwaren tegen de parkeerbelasting. Deze stijging komt geheel voor rekening van Gouda. Begroting versus realisatie tot en met juli 2016 x Begroting 2016 Realisatie t/m % Realisatie Prognose Realisatie incl. % Realisatie Lasten juli 2016 prognose en prognose Personeelslasten % % Overige goederen en diensten % % Projectkosten ICT % % Project opwerken kadastraal % % Totaal Lasten % % Onttrekkingen aan rekeningresultaat % % Mutaties reserve/resultaat % % Resultaat na bestemming De kosten van het programma Heffen bestaan voornamelijk uit de personele lasten. De verwachting is dat deze uiteindelijk iets boven de begroting uit gaan komen. De overige goederen en diensten houden verband met lasten inzake gegevensleveringen van derden (KvK, GBA, kadaster etc.). Vanaf 1 augustus 2015 behoort ook het deel van de proces-, griffie- en

20 7-maandsrapportage gerechtskosten wat betrekking heeft op bezwaren tegen maatstaf en plicht tot de overige goederen en diensten van de afdeling Heffen. Naar verwachting zal het budget onderschreden worden. De projectkosten ICT zijn inmiddels voor 90% bestemd. De prognose is dat aan het eind van het jaar het volledige budget aangewend zal zijn. Het project opwerken kadastraal zal nog mogelijk tot het eind van het jaar in beslag nemen, waarbij het volledige budget benodigd zal zijn.

21 7-maandsrapportage Programma 2: Informatie & Inning Onderwerp Dit programma omvat het gehele proces van doelgerichte acties om de opgelegde aanslagen in te vorderen: binnengekomen belastinggelden worden ingeboekt, in voorkomende gevallen wordt automatisch dan wel na beoordeling kwijtschelding verleend en zo nodig worden belastingplichtigen gemaand tot betalen. De aanmaningen kunnen uitmonden in een traject van dwanginvordering. De BSGR verzorgt het gehele invorderingsproces, inclusief de dwanginvordering, grotendeels zelf. Daarnaast bevat dit programma de klantencontacten in de vorm van correspondentie en balie- en receptiewerkzaamheden. Voor wat betreft de telefoonbeantwoording is er sprake van een keuzemenu waarbij de specialistische vragen direct bij de backoffices terecht komen. De afdeling blijft verantwoordelijk voor de algemene vragen. Tenslotte omvat het programma de behandeling en afdoening van bezwaar- en beroepschriften inzake respectievelijk invorderingskosten en kwijtscheldingen. Activiteiten tot en met juli 2016 Aantal verzoekschriften per maand: Bovenstaand overzicht presenteert de kwijtscheldingsverzoeken per maand. De totale populatie van kwijtscheldingen betreft zowel de handmatige als de automatisch verwerkte kwijtscheldingsverzoeken. De afgewezen en toegewezen verzoeken bevatten de werkelijk afgehandelde verzoeken in de betreffende maand, inclusief eventuele verzoeken die betrekking hebben op oudere jaren. Deze verzoeken kunnen op meerdere aanslagregels betrekking hebben. In de 3-maandsrapportage is reeds aangegeven dat bij de afhandeling van de kwijtscheldingsverzoeken wederom op grote schaal gebruik is gemaakt van het Inlichtingenbureau. Sinds dit jaar is het mogelijk maandelijks bestanden aan te bieden bij het Inlichtingenbureau om te toetsen of men in aanmerking komt voor kwijtschelding. In de eerste zeven maanden van 2016 is 51%

22 7-maandsrapportage van de kwijtscheldingsverzoeken automatisch toegekend via het Inlichtingenbureau. Het percentage is nog niet gestegen omdat er veel eerste verzoeken zijn binnen gekomen. Er kan pas getoetst worden bij het Inlichtingenbureau nadat er een eerste verzoek is afgehandeld. Op dit verzoek kan de burger aangeven of de BSGR de gegevens mag toetsen bij het Inlichtingenbureau. Ook toetst het Inlichtingenbureau op meer gronden dan voorheen, waardoor er meer verzoeken worden afgewezen. Burgers waarvan de verzoeken afgewezen zijn, hebben nog wel de mogelijkheid om een papieren verzoek in te dienen. Zij worden bij het Inlichtingenbureau vaak afgewezen op spaarsaldo of vermogen omdat het Inlichtingenbureau veelal over cijfers van een jaar vóór de huidige situatie beschikt. Via de website zijn er ruim digitale kwijtscheldingsformulieren ingevuld. Dit is een stijging van 25% ten opzichte van vorig jaar. Een nadeel is, dat burgers soms niet goed begrijpen wat ze moeten invullen. De afhandeling gaat wel veel vlotter dan bij een papieren verzoek. Van de behandelde (zowel automatisch alsook handmatig) kwijtscheldingsverzoeken in de eerste zeven maanden van 2016 is 75% binnen de termijn van 6 weken afgehandeld, 11% van de betreffende verzoeken is binnen de termijn van 6 tot 12 weken afgehandeld en 12% heeft een doorloop gekend van 12 weken of langer. Voor de overige 2% is nog geen behandeltermijn te melden, aangezien het verzoek op 31 juli 2016 nog niet volledig was voor wat betreft de opgevraagde informatie. De doorlooptijd is verbeterd ten opzichte van vorig jaar omdat er eerder gebruik is gemaakt van externe inhuur. Van de in deze periode van 2016 ontvangen verzoeken is ongeveer 11% een eerste kwijtscheldingsverzoek. Dit is nagenoeg gelijk aan dezelfde periode van Het totale toegekende bedrag aan kwijtscheldingen in de eerste zeven maanden van 2016 bedraagt 9,4 miljoen en is daarmee hoger ten opzichte van dezelfde periode in 2015 (8,9 miljoen). Deze stijging wordt veroorzaakt door de toetreding van Waddinxveen en doordat er in verhouding tot vorig jaar nu meer verzoeken om kwijtschelding zijn afgehandeld en toegewezen. In onderstaand overzicht is de verhouding tussen afgewezen en toegewezen verzoeken te zien. In de eerste zeven maanden van 2016 werden er van het totaal, 78% verzoeken toegewezen en 19% afgewezen, terwijl dit in % tegen 11% was. De overige verzoeken zijn op dit moment nog in behandeling. Kwijtscheldingsverzoeken op regelniveau Totaal Toegewezen Afgewezen