Inhoud. Factsheet... 3 Inleiding... 4 Doelstelling... 5 Doelgroep omschrijving... 6 Concept... 7 Begroting... 13

Transcriptie

1

2 Inhoud Factsheet... 3 Inleiding... 4 Doelstelling... 5 Doelgroep omschrijving... 6 Concept... 7 Begroting

3 Factsheet Contactgegevens evenementenbureau Vlijmenseweg AC s-hertogenbosch Koning Willem 1 College Contactpersoon evenementenbureau Sharnilah Wulterkens Sharnilah_@hotmail.com Contactpersoon projectbegeleiders Marjolein Hutting m.hutting@kw1c.nl Serge van Sassen s.sassen@kw1c.nl Contactpersoon horeca Herbert Bosch h.bosch@kw1c.nl Contactgegevens opdrachtgever Jan Nelissen adk5211@gmail.com Datum donderdag 10 maart 2016 van 18:00 tot 22:00 Locatie Restaurant de Mensa Vlijmenseweg AC s-hertogenbosch Koning Willem 1 college Soort evenement Het is een zakelijk evenement (sponsordiner) voor ongeveer 80 á 100 deelnemers. Projecteisen Het concept gaat over Colourful Children, India en verstandelijk beperkte kinderen. Het evenement vindt plaats in De Mensa, het restaurant van het KW1C De ruimte wordt gedecoreerd in de stijl van India Er moet entertainment aanwezig zijn. Het budget totale budget is 500,- 3

4 Inleiding Beste Colourful Children Hierbij ontvangt u onze offerte voor het sponsordiner. Met het concept Bollywood nemen wij u mee naar de Indische filmindustrie. De gasten zijn deze avond zelf het middelpunt van de avond aangezien zij veel bezig zijn met de kinderen uit India. Omdat zij deze kinderen sponseren worden zij een keer in de watten gelegd en kunnen zij genieten van een avond met veel zang, dans en spetterende shows. Maar in Bollywood wordt men niet ongezien, want de paparazzi ligt op de loer. De rode draad wordt op alle mogelijke onderdelen aangesloten. Ook het entertainment mag niet worden vergeten. Speciaal voor deze avond komt de dansgroep Payel hun spetterende show laten zien, een Indische zangeres laat haar mooie stemgeluid horen en de gehele avond zal er een presentatrice in gepaste kledij aanwezig zijn die de gasten meeneemt naar Bollywood. Ziet u het al voor zich? Wij wel, dus ga er heerlijk bij zitten en lees deze offerte goed door. Met vriendelijke groet, Het evenementenbureau van het Koning Willem 1 College (groep 5) 4

5 Doelstelling Het uiteindelijke doel van het evenement is om tussen de 80 en 100 gasten een onvergetelijke avond te bezorgen. Ze worden beloont voor alle sponsering van de afgelopen tijd. Voorgaande jaren zijn er verschillende concepten uitgevoerd, dit willen wij overtreffen. Daarnaast is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de doelgroep zich vermaakt en geniet van het sponsordiner in de volledige stijl van het thema. Het belangrijkste doel is daarom ook: een echte beleving creëren voor de gast en heb bedanken voor alle sponsoring. Subdoelen 1. Door middel van decoratie het Indische Bollywood nabootsen. 2. Door middel van entertainment een dinershow neer te zetten op donderdag 10 maart 2016 in de Mensa van het Koning Willem I College in Den Bosch. 3. Door middel van een sponsordiner de gasten bedanken voor het sponsoren aan Colourfull Children. Hoofddoel Door middel van decoratie en entertainment ervoor zorgen dat de gasten het gevoel beleven dat zij als celebrities aan het dineren zijn in het Indische Bollywood in de Mensa van het Koning Willem I College in s-hertogenbosch op 10 maart

6 Doelgroep omschrijving De doelgroep die wordt uitgenodigd voor het sponsordiner is redelijk gevarieerd. Ieder persoon heeft een ander idee bij het concept. Onderstaand de doelgroep typering om het diner voldoende aan te passen en de verwachtingen te overtreffen van ieder individu. Demografisch De doelgroep bestaat uit zowel mannen als vrouwen van de leeftijd van 20 tot en met 65 jaar. Sommige wonen samen en sommige zijn alleenstaand. Zij komen uit verschillende grootten gezinnen en ook de burgerlijke staat verschilt van ongehuwd tot gehuwd. Zo zit er een generatiekloof tussen deze gasten waardoor er vele criteria van elkaar zullen verschillen en men niet kan spreken over een doelgroep met overeenkomende criteria. Geografisch De doelgroep woont in Noord Brabant en komt uit de omgeving van s-hertogenbosch eventueel zou er een enkeling verder weg wonen. De meesten komen uit de buurt, omdat zij de stichting kennen en is gesticht in s-hertogenbosch. Over het algemeen zal de nationaliteit Nederlands zijn. Sommige hebben een geloof en sommige niet Economisch Bijna alle personen hebben een vaste baan. Ze werken allemaal in verschillende branches en hebben een ander opleidingsniveau. De personen hebben een gemiddeld tot hoog inkomen en investeren graag in goede doelen. Lifestyle Ieder leeft op zijn/haar eigen manier zo ook deze doelgroep. De een is jonger dan de ander en kan veel meer met het lichaam. Ze vinden het leuk om te communiceren en wat te doen voor de samenleving. Daarnaast hebben ze vaak een redelijk groot netwerk en hebben ze een ding gemeen: Ze willen zich allemaal inzetten voor het goede doel, namelijk Colourful Children. Ze vinden het belangrijk om deze kinderen met een verstandelijke beperking te helpen. Conclusie De doelgroep verschilt per segmentatiecriteria, maar zetten zich allemaal graag in voor het goede doel: Colourful Children. 6

7 Concept Het thema van dit evenement is het Indische Bollywood. Bollywood is de filmindustrie van India. De gasten worden deze avond in de watten gelegd en beloont voor al hun inzet en sponsoring aan Colourful Children. Het thema Bollywood wordt duidelijk doorgevoerd tijdens het evenement. Door middel van decoratie middelen: zoals, rode lopers, paparazzi, award en licht en geluid. Zo is het doel om de gasten het thema echt te laten beleven en het sponsor diner werkelijk in Bollywood afspeelt. Tijdens het diner vinden er verschillende acts en shows plaats (tussen de gangen door). Zo vind er een kleinschalige dinershow plaats. Bij aankomst bij de Mensa staan de schijnwerpers gericht op de mooie tekst Bollywood. De gasten worden naar binnengeleid over een rode loper. Zij krijgen een VIP bewijs die zij de gehele avond met zich meedragen. Wanneer zij deze hebben ontvangen worden overvallen door de flitsen van de camera s en de paparazzi wilt ze graag voor het persbord hebben, zodat ze de mooiste foto s kunnen schieten voor in de populairste kranten en magazines. Vervolgens kunnen de gasten genieten van de Indische muziek onder het genot van een overheerlijke amuse en een glaasje bubbels. Zodra dit genuttigd is, worden zij geplaceerd naar de VIP plaatsen in de Mensa. Deze VIP ruimte is gedecoreerd met VIP sterren, verlichting, kleurrijke accessoires, tafellopers en palmen. Zij worden hier verwelkomt door de organisatie. Er wordt een korte speech gehouden over de dankbaarheid namens de stichting. Het voorgerecht wordt opgediend door de kelners, uiteraard wordt hierbij rekening gehouden met het thema. Na het voorgerecht zal de presentator de eerste act van de avond aankondigen. De uit India afkomstige zangeres zal haar mooie stemgeluid laten horen. Na deze spetterende act zal het hoofdgerecht opgediend worden en vervolgens dansen de Bollywood danseressen de sterren van de hemel. Na het dessert zal de laatste act van de avond plaatsvinden. Deze band zal tot de uitloop van de avond spelen. Wanneer de VIPS vertrekken krijgen zij een giveaway als aandenken van deze avond. Bij onderstaande categorieën wordt het concept duidelijk omschreven Locatie Het diner vindt plaats in de Mensa van het Koning Willem I College. De gasten worden verwacht in de Zin Inn (aangesloten bij Mensa) waar zij ontvangen worden met een kopje koffie of thee. Na het ontvangst kunnen de gasten plaatsnemen in de Mensa waar zij heerlijk kunnen dineren van tot uur. 7

8 Decoratie We hebben er voor gekozen om de decoratiemiddelen bij verschillende bedrijven te huren. Veel decoratie kunnen wij zelf verzorgen en eventueel zelf maken. 2x palmbomen Afzet palen Tafellopers Persbord Paparazzi / camera s 1000 gram popcorn Cillofaan Glitterlint 3 rol Popcorn bakjes 100 Kaartjes filmpklappers VIP sterren Keycords Stroboscoop Filmklapper 2 stk Vipsterren Spandoek Bollywood Vaasjes gekleurd VIP Bewijs Decoratiedoeken Het onderstaande decoratie is in eigen bezit Rode en roze loper Licht en geluid Flitslamp Microfoons Decoratiedoeken Catering De catering wordt verzorgd door de horeca opleiding van het KWIC. Dit diner vindt plaats in de Mensa. Zij ontwerpen de gerechten en verzinnen wat er precies wordt opgediend. De gerechten worden door leerlingen van de horeca afdeling gemaakt en ook uitgeserveerd. Meneer Bosch heeft de leiding over de leerlingen en die staat in contact met ons. Entertainment De gehele avond zullen er drie verschillende acts plaatsvinden die zowel voor intern als extern komen (STERK). Presentator / zangeres Sterk Dansgroep Dansgroep Payel Mail sumintra_bollywood@hotmail.com Mobiel Promotie Qua promotie wordt er een bedank kaartje ontworpen en een VIP bewijs bij binnenkomst. 8

9 9

10 Invulling van het evenement Tijdsplanning Ontvangst Achtergrondmuziek Placeren gasten 18:45 Welkomstwoordje Voorgerecht Achtergrondmuziek 19:20 Aankondiging act 19:25 Dansgroep Bollywood Hoofdgerecht Achtergrondmuziek Aankondiging act Zangeres Nagerecht Achtergrondmuziek 21:15 Aankondiging act 21:20 Dansgroep Bollywood Koffie Eind woordje Vertrek gasten Achtergrondmuziek 10

11 11

12 Entertainment De gasten worden door een presentatrice door de avond geleid, zij zullen dus het idee hebben dat zij in een soort Dinershow zitten. Zij zullen de presentatrice op deze avond vaker zien. Act 1 Een studente van de opleiding Art en Performance, (sterk), zal deze avond voorzien van muziek. Zij zal op deze avond een aantal liedjes zingen. Ook de presentatrice is afkomstig van deze opleiding. ~Benodigdheden Microfoon Geluidinstallatie Boxen Stoel Act 2 De Indische dansgroep Payel zal twee keer een dansoptreden geven. Deze dansgroep is gespecialiseerd in het Bollywood dansen. De dansgroep komt uit Eindhoven en doet veel shows. Ze treden bijvoorbeeld op, op bruiloften, feesten/ partijen en theater. Payel is overigens ook een dansschool, hier worden echte Bollywood dansen aangeleerd. De danseressen zullen allemaal in Indische klederdracht komen, dit versterkt de sfeer van de avond. ~Benodigdheden Muziek Muziekinstallatie Dansruimte Boxen 12

13 Begroting