Algemene Jaarplannen 2012

Transcriptie

1 Algemene Jaarplannen 2012 Dagelijks Bestuur Beleidsplan Het dagelijks bestuur van TV De Punt zal primair haar aandacht focussen op de operationele en financiële continuïteit van de vereniging, waarbij executie van beleidsplan De Punt Vooruit de belangrijkste pijler zal zijn. Daar waar de positieve financiële resultaten over 2011 door ons gunstig worden ervaren zijn wij ons er terdege van bewust dat er ook voor 2012 en verder een strakke financiële sturing van belang is om ultimo 2014 een gezonde financiële basis te waarborgen. Onderdeel van deze strakke sturing op het gebied van de financiën is de begrotingsopbouw voor Voor 2012 hebben we een duidelijk inzichtelijke begroting per commissie opgesteld waarbij ook de rapportages achteraf voldoen aan de wensen van de leden. De realisatie 2011 alsmede deze nieuwe opbouw van de budgetten 2012 hebben geleid tot een herijking van de meerjaren cashbegroting. De positieve groei in het aantal activiteiten in 2011 heeft ons er toe gebracht om voor 2012 vroegtijdig te sturen op een volledig gevulde activiteitenkalender. Deze, samen met alle commissievoorzitters opgestelde, activiteitenkalender zal een belangrijke leidraad zijn voor onze vereniging. Naast dat er vanuit de positieve ontwikkeling in aantal activiteiten in 2011 ons heeft genoodzaakt tot strakkere sturing op een vroegtijdige activiteitenkalender heeft deze ontwikkeling ons ook geleerd dat het gebruik van een goede checklist bij het organiseren van activiteiten cruciaal is. Derhalve hebben wij, in samenspraak met de diverse commissievoorzitters, de eerder opgestelde checklist opnieuw onder de loep genomen en waar nodig, op basis van de leermomenten uit 2011, bijgesteld. In 2012 zullen we strak toezien op naleving van deze checklist die per activiteit moet resulteren in een gedegen draaiboek. Deze draaiboeken zullen leiden tot een betere communicatie tussen de betrokken commissies en er zal een betere efficiëntie en effectiviteit ontstaan bij de inzet van mensen en middelen. Vrijwilligers Verder zal het stimuleren en motiveren van onze huidige vrijwilligers alsmede het verder uitbreiden van de groep van vrijwilligers een belangrijk aandachtspunt zijn voor ons, waarbij wij ons realiseren dat wij tevens een belangrijke rol vervullen tussen vraag en aanbod binnen de vereniging. Het stimuleren en motiveren van onze huidige vrijwilligers zal mede zijn beslag vinden in het gegeven dat de vaste vrijwilligersavond zal worden gecontinueerd. De groei van het aantal vrijwilligers heeft een negatief effect op de te vervullen bardiensten. Hoe meer vrijwilligers hoe minder leden er ingepland kunnen worden voor bardiensten. Het bestuur zal naar passende oplossingen voor dit probleem zoeken. Werving nieuwe leden In het najaar van 2011 hebben we Maak kennis met Tennis nieuw leven ingeblazen en voor 2012 zullen er zowel in het voorjaar als net najaar een ledenwervingsactie plaatsvinden. Deze acties zullen in nauwe samenwerking met tennisschool T.M.B. plaatsvinden. De in 2011 ingezette opvang van nieuwe leden zullen we in 2012 continueren en verder uitbreiden. Tevens zal er een introductie (bewaar-ace) komen waarin nieuwe leden alle relevantie informatie van onze vereniging terug kunnen vinden. Informatie van zowel nieuwe als vertrekkende leden zijn cruciaal voor het zelflerend vermogen van onze vereniging en derhalve zullen we in 2012 een enquête voor nieuwe als ook een enquête voor vertrekkende leden ontwikkelen.

2 Communicatie Daar waar 2011 het jaar is geweest waarin we voor een groot deel energie hebben gestoken in het interne fundament van de vereniging zullen we in 2012 meer focus aanbrengen op de externe ontwikkeling van de vereniging. De belangrijkste pijler op weg naar de benoemde externe focus is het reeds aan u gepresenteerde nieuwe logo. Wij zijn er van overtuigd dat een duidelijke herkenbaarheid in de markt cruciaal is voor de gewenste groei van de vereniging. Om deze eenduidige herkenbaarheid te waarborgen zal vanaf 2012 alle communicatie die door leden van de vereniging, zowel in- als extern, wordt gedaan door onze werkgroep communicatie getoets moeten worden. Deze werkgroep communicatie zal ressorteren onder de secretaris van de vereniging en heeft daarmee een directe positionering binnen het dagelijks bestuur. In kwartaal vier van 2011 heeft deze werkgroep een belangrijke bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van onze nieuwe website en het komende jaar zal de site verder doorontwikkeld worden. In 2012 zal deze werkroep met name focussen op de externe communicatie waarbij het bespelen en benutten van de lokale media alsmede het ontwikkelen van externe communicatiemiddelen waaronder een flyer belangrijke speerpunten zijn. Naast de externe communicatie zal natuurlijk ook de interne communicatie veel aandacht krijgen. Daar waar in 2011 intern een aantal keren gecommuniceerd is via een digitale nieuwsbrief zal in 2012 de digitale ACE zijn herintreden doen. Aangezien we van mening zijn dat communiceren enkel effectief kan zijn op het moment dat er ook iets te communiceren is, zullen er geen vaste data worden vastgesteld waarop de digitale ACE verspreid wordt. De frequentie van uitgifte zullen we koppelen aan belangrijke momenten uit de activiteitenkalender. Naast de interne verspreiding van de ACE zal in 2012 ook een begin gemaakt worden met de externe verspreiding van ons clubblad. Naast de digitale ACE zullen we, in papieren versie, in 2012 ook een start maken met het uitbrengen van een jaarboekje. Dit jaarboekje zal één maal per jaar verschijnen en zal enerzijds dienen als handige bewaar ACE voor leden van de vereniging en anderzijds als welkomstboekje voor nieuwe leden. Stichting Vrienden van TV de Punt De samenwerking tussen het stichtingsbestuur en het dagelijks bestuur van de vereniging tijdens de oprichting van de stichting vormt ons inziens een zeer goede basis voor een prettige samenwerking in Als dagelijks bestuur zien we deze samenwerking dan ook met veel vertrouwen en vreugde tegemoet. Ledenadministratie Om het ledenbestand helemaal up-to-date te krijgen gaan wij op de pasjesavond in maart de gegevens van de leden te checken. Ook is het nu mogelijk 06-nummers in het ledenbestand in te voeren. Wij hopen dan ook de laatste ontbrekende adressen in te kunnen voeren. Maandelijks worden de actuele ledenlijst op de website zetten. Het JIBA-bord wordt voortdurend bijgehouden. (mutaties zullen frequent worden verwerkt). Wij zullen de digitale informatie voorziening naar de leden uitvoeren. De ACE en overige kopij wordt bij de ledenadministratie per mail aangeleverd. De ledenadministratie levert zo nodig informatie aan voor de ACE dan wel verzorgt zelf informatieve mails naar de leden. (denk aan informatie aan studenten en 17-jarigen die volgend contributiejaar 18 worden). Gegevens nieuwe leden zullen worden doorgestuurd naar de contactpersoon voor de begeleiding van nieuwe leden.

3 De ledenadministratie heeft een korte lijn met de kantinecommissie: verwerken gedraaide kantineverplichtingen, informeren over nieuwe seniorleden i.v.m. kantineverplichting. Tevens informeert de ledenadministratie de kantinecommissie over leden die geen pasjes ophalen en/of de contributie niet hebben betaald. Dit laatste om te voorkomen dat de kantine onverwacht niet bemand is. Ook dit jaar zal de ledenadministratie het innen van de lesgelden tennislessen jeugd verzorgen. De tennisleraar levert tijdig een overzicht aan. Wij blijven de overige commissies ondersteunen, bijvoorbeeld met het aanleveren van lijsten. Wij kunnen dat echter alleen goed doen als omgekeerd de commissies de ledenadministratie regelmatig wijzigingen doorsturen bijv. overzicht actieve vrijwilligers, overzicht gedraaide kantinediensten. De ledenadministratie onderhoud een nauwe communicatielijn met het bestuur: Uitwisseling en afstemming van informatie en data van de ledenadministratie. Met betrekking tot de controle op de financiële afwikkeling gebeurt in nauwe samenwerking met de penningmeester. Parkcommissie Als parkcommissie zullen we in 2012 een hoge prioriteit besteden aan het werven van nieuwe commissieleden. Alle positieve ontwikkelingen in 2011 zorgen er voor dat een kwantitatief zwaardere bezetting van de commissie noodzakelijk is. Zoals in het meerjarenbeleidplan aangegeven zal, om vervanging zo ver mogelijk naar de toekomst te schuiven, door een externe partij, een onderhoudsinspectie aan het dak van ons clubgebouw worden uitgevoerd. Gelet op de constateringen tijdens de inspectie van 2011 verwachten we dat in 2012 het dak van de kantine reeds vervangen moet worden. Tevens zal in 2012 geïnvesteerd worden in de elektriciteit van de vereniging. Zowel de installatie voor de baanverlichting (schakelkasten) als de bedrading in de kantine zal een grondige onderhoudsbeurt krijgen. Aangezien in het vierde kwartaal 2011 baan 8, door hernieuwd inzicht, heropend is zullen we in 2012 het onderhoud voor deze baan weer volledig hervatten. Tevens zullen we door het vervangen van de laatste windnetten op deze banen het in 2011 ingezette project van vervanging windnetten voltooien. Het in het beleidsplan benoemde project privatisering van ons tennispark zal in 2012 verder zijn beslag krijgen door het ontwikkelen van een masterplan voor ons park. Dit masterplan zal onder andere de volgende punten bevatten: Herinrichting entree; Reparatie bestrating; Herpositionering fietsenstalling; Verdere uitbreiding beplanting. Aangezien de uistraling van ons mooie park een verantwoordelijkheid is van alle leden zullen de in de 2011 ingezette parkdagen ook in 2012 gecontinueerd worden waarbij met name in de voorbereiding van deze dagen veel aandacht zal uitgaan naar een optimale participatie van een zo groot mogelijk deel van onze leden. Als voorbereiding op het vervangen van de tennisbanen volgens het tijdspad in het beleidsplan zal in 2012 een begin gemaakt worden met het repareren van de hekwerken en de toegangspoorten van de banen. In principe zullen de hekwerken tegelijk met het vervangen van de baan worden aangepakt maar aangezien baan 5 & 6 recentelijk zijn vervangen zal in 2012 het hekwerk van deze banen als eerste worden aangepakt.

4 Jeugdcommissie In navolging op het beleidsplan De Punt Vooruit heeft de jeugdcommissie in 2011 en nieuw jeugdplan geschreven en zal 2012 volop in het teken staan van de uitvoering van dit jeugdplan. Een belangrijk onderdeel van het nieuwe jeugdplan is de aanpak van de selectiejeugd. Daar waar in de afgelopen jaren de selectiejeugd verminderde aandacht heeft genoten zal in 2012 een beging gemaakt worden met het herstructureren van de selectiejeugd. Om deze herstructurering tot een succes te maken zal enerzijds gebruik gemaakt gaan worden van een selectiecontract en anderzijds van een technische werkgroep die, in nauwe samenwerking met de trainer, de begeleiding van de selectiejeugd op zich zal nemen. Naast de specifieke selectiejeugd zal er in 2012 ook aandacht zijn voor de reguliere jeugdlessen. In technische zin zal er nauwe samenwerking met de trainer gezocht worden en in financiële zin zullen de jeugdlessen heroverwogen worden. Uitgangspunt is om de bijdrage van de vereniging aan de jeugdlessen terug te brengen tot het niveau van de subsidie. Aangezien wij al een aantal jaren constateren dat er voor de oudere jeugd een drempel is om de overstap naar seniorlid goed de doorlopen zal er een begin gemaakt worden met zogenaamde combinatieactiviteiten waarbij de oudere jeugd samengebracht wordt met de hoger geclassificeerde seniorleden. Om de betrokkenheid met de vereniging te vergroten en ook op deze wijze het verloop onder jeugdleden terug te dringen zal in 2012 een begin gemaakt worden met een zogenaamd jeugdhonk en zal de mogelijkheid naar een jeugdraad worden bezien. Verder zal in nauwe samenwerking met de parkcommissie het speelterrein voor de jongste kinderen worden aangepakt. De jeugdtoss alsmede de jeugdtoernooien en kampioenschappen zullen in 2012 gecontinueerd worden. Voor al deze activiteiten zullen we gebruik maken van het ontwikkelde draaiboek. Kantinecommissie De nieuwe wijze van inroostering voor het draaien van kantinediensten zal ook voor 2012 van kracht blijven. De kantinepool zal permanent worden bijgewerkt met aanmeldingen van zowel senior- als juniorleden. Leden die hun kantinediensten willen laten uitvoeren door een ander lid kunnen nog steeds gebruik maken van de kantinepool. Naast uitbreiding van de kantinepool is de kantinecommissie op zoek naar mensen die in de commissie willen meewerken en daarmee onderdeel willen worden van de grote groep enthousiaste vrijwilligers die binnen onze vereniging werkzaam zijn. Er zijn activiteiten beschikbaar die meer of minder tijd kosten waaronder: Het doen van de was; Openen van de kantine; Het organiseren van de inkoop; Iemand die a.d.h.v. het draaiboek wil optreden als contactpersoon voor de kantine; Kantinerooster maken en beheren. De waarborgsommen over 2012 worden na het draaien van deze 2 verplichte kantinediensten met regelmaat retour gestort naar de leden. De openstelling van de kantine staan vermeld in de hal van het clubgebouw. Ook de diverse functies binnen het bestuur met namen en telefoonnummers van bestuurleden zijn hier vermeld. Ook het komende jaar zal getracht worden de winstgevendheid van de kantine te verhogen. We zullen met name aan de inkoopkant proberen winst te behalen. Dit gaan wij in 2012 mede realiseren door efficiënter en goedkoper in te kopen.

5 Tijdens toernooien en competitie zal ook in 2012 weer een uitgebreid assortiment aan drankjes en etenswaren worden aangeboden. We zullen wederom de gezonde producten aan bieden. Hierbij kan gedacht worden aan het aanbieden van bruin brood, fruit en melkproducten. Mochten leden ideeën hebben voor leuke producten, dan kan dit kenbaar gemaakt worden via de ideeënbus in de hal van het clubgebouw. In 2012 betalen wij nog steeds met cash geld in de kantine. Wanneer u naar de kantine komt probeer dan altijd zoveel mogelijk met klein geld te betalen. De commissie gaat in dit jaar onderzoeken of er mogelijkheden zijn om over te stappen op digitale betaling of het werken met een knipkaart. Bij een positief resultaat van dit onderzoek zal introductie plaatsvinden in Het geven van een training verantwoord alcoholgebruik zal medio en ultimo 2012 georganiseerd worden. De avond zal openstaan voor alle leden van de vereniging waarvoor het verwerven van het bijbehorende certificaat nodig is. De voorzitter van de commissie zal tevens een cursus sociale hygiëne volgen. Voor de schoonmaak zal in 2012 het in 2011 opnieuw onderhandelde contract met het huidige schoonmaakbedrijf worden gecontinueerd. De toiletruimtes zullen in 2012 worden voorzien van kastruimte waardoor W.C. papier en handdoekrollen altijd op de juiste plek aanwezig zullen zijn. Wedstrijdcommissie / Activiteitencommissie Aangezien bij aanvang van 2012 de activiteitencommissie wordt voorgezeten door de voorzitter van de wedstrijdcommissie zullen beide commissies in 1 hoofdstuk worden behandeld. Beide commissies zullen in 2012 bij alle activiteiten gebruik maken van het opgestelde draaiboek. In 2012 zullen we weer een officieel opening- en sluitingstoernooi organiseren om zo het zomerseizoen feestelijk te openen en te sluiten. Beide toernooien zullen in de vorm van een eendagstoernooi plaatsvinden. Deze toernooien zullen tegelijkertijd gebruikt worden om twee maal per jaar een ledenwervingsactie in de vorm van Maak kennis met Tennis te organiseren. De K.N.L.T.B. competitie zal ook komend jaar een belangrijke plek innemen. We zullen in 2012 wederom deelnemen aan de voorjaars-, zomer-, en najaarscompetitie. In verenigingsverband zal ook ultimo 2012 de wintercompetitie weer georganiseerd worden. In navolging van voorgaande jaren zullen er ook in 2012 weer een aantal grotere activiteiten georganiseerd worden: Clubkampioenschappen; Zeewolder Open Toernooi; Mix Mix toernooi. Naast deze activiteiten zullen er door het jaar heen nog enkel eendagstoernooien georganiseerd worden. De wedstrijdcommissie zal in 2012 proberen op de jaarlijkse inkoop van ballen een inkoopvoordeel te behalen door verschillende leveranciers te laten offreren.

6 Sponsorcommissie De sponsorcommissie zal in 2012 streven naar een uitbreiding van het succes van Het streven is om de sponsorinkomsten te verder te verhogen, deze inkomsten zijn van wezenlijk belang voor de financiële huishouding van de club. De sponsorcommissie roept alle leden op om mee te denken in sponsoruitbreiding. De sponsorcommissie ziet voor 2012 ook kansen in de vorm van de stichting Vrienden van De Punt. De mogelijkheid tot sponsoring via deze stichting al door ons niet actief gepromoot worden bij bedrijven maar als extra propositie die aan te bieden is als bedrijven echt niet willen sponsoren. De in 2011 georganiseerde sponsordag is goed ontvangen bij onze sponsoren en daarom zal ook in 2012 een speciale meeting voor onze sponsoren worden georganiseerd. Bewust van het belang van sponsoren zal een nader te bepalen passende activiteit worden georganiseerd. De sponsorcommissie is tevens op zoek naar leden die actief willen meewerken om de beoogde doelstellingen te verwezenlijken.