Beleidsplan. van het. Vogelopvangcentrum Zaanstreek e.o.

Transcriptie

1 Beleidsplan van het Vogelopvangcentrum Zaanstreek e.o. HEEMSKERK, VERSIE D.D. 1 MAART 2012

2 1. Inhoud 1. Inhoud Inleiding Missie, visie en ambitie Doelstellingen Doelgroepen Middelen Analyse van de huidige situatie Aanpassingen van de organisatie Aanpassingen in de organisatiestructuur Bestuur Professionele beroepskracht Administratie Vogelverzorgers PR&Communicatie Organogram Herziening van het vrijwilligersbeleid Ontwikkelen van een PR & Communicatieplan Opzet van een communicatieplan Ontwikkelen van een PR-beleid Contacten met ketenpartners verbeteren Financiën Aktiepunten

3 2. Inleiding Stichting Vogelopvangcentrum Zaanstreek e.o. (hierna te noemen VOZ) is een geheel op basis van vrijwilligers draaiende organisatie, die zich inzet voor de eerste hulp en opvang van zieke en gewonde vogels. De stichting is in 1980 opgericht als resultaat van een in 1963 genomen particulier initiatief om hulp te bieden aan gewonde en zieke vogels. Na het overlijden van Ann van Briemen was het vogelopvangcentrum gedoemd te sluiten als er niet snel ingegrepen zou worden. Veranderingen in de wetgeving voor opvangcentra maken noodzakelijk dat er flinke veranderingen doorgevoerd moeten worden. Het VOZ neemt een belangrijke plaats in, in de regio Kennemerland v.w.b. de vogelopvang. Een aantal dierenambulances brengen de vogels hier naar toe en zijn afhankelijk van dit vogelopvangcentrum. Het idee om een doorstart te maken kwam ook vanuit deze hoek. Dierenambulance Kennemerland heeft het initiatief genomen om met een aantal partijen om de tafel te gaan en uit te zoeken of het VOZ behouden kon blijven. De Dierenbescherming, Dierenambulance Kennemerland, de gemeente Zaanstad en de gemeente Heemskerk hebben de intentie uitgesproken om er alles aan te doen om deze doorstart te maken. Er zijn wel een aantal behoorlijke hobbels die genomen moeten worden en er is veel uitzoekwerk nodig om een aantal belangrijke stappen te kunnen nemen. Bovenstaande ontwikkelingen hebben bovengenoemde partijen doen besluiten om de organisatie kritisch door te lichten op haar huidige functioneren en haar toekomstbestendigheid. Herijking en aanpassing van het beleid aan de veranderde externe en interne omstandigheden hebben geresulteerd in dit beleidsplan voor de komende vijf jaar. Er zullen binnen de organisatie grote veranderingen gaan plaatsvinden. Een betaalde professionele kracht doet zijn intrede in deze vrijwilligersorganisatie om de continuïteit van het VOZ te waarborgen. De veranderde wetgeving vereist en andere werkwijze die in gang gezet zal worden. Vrijwilligers krijgen een gedegen opleiding om de vereiste kwaliteit te kunnen garanderen. De aansturing van de organisatie zal anders worden georganiseerd, waardoor het bestuur op de langere termijn zich minder met de dagelijkse gang van zaken zal bezighouden en meer tijd aan de ontwikkeling van nieuw beleid zal besteden. Deze professionaliseringslag komt niet alleen de vogelnoodhulp en welzijn ten goede. Ook de vrijwilligers kunnen door ruimere ontplooiingsmogelijkheden meer bevrediging in hun werk vinden. En ook dat is voor het VOZ belangrijk. Hoogwaardige vogelnoodhulp en welzijn dienen gepaard te gaan met een optimale werkomgeving, waarin vrijwilligers een plezierige en bevredigende vrijetijdsbesteding kan worden geboden. Het bestuur van het VOZ 2

4 3. Missie, visie en ambitie Het VOZ rekent het tot haar taak om in haar verzorgingsgebied op professionele wijze eerste hulp te verlenen aan zieke en/of gewonde vogels deze te verzorgen en een registratie bij te houden van binnengekomen vogels en vogels die weer uitgezet worden in de natuur. Dit alles met als uiteindelijk doel om het dierenwelzijn te bevorderen. Het VOZ ziet in toenemende mate een trend ontstaan naar hogere kwaliteitseisen van haar dienstverlening. De wet en regelgeving rondom vogelopvangcentra verlangen een werkwijze volgens een kwaliteitsprotocol. Daarnaast constateert zij een afname in de aanwas van nieuwe vrijwilligers, waardoor de continuïteit van de organisatie in gedrang komt. Het VOZ heeft de ambitie om de komende jaren te gaan voldoen aan de huidige kwaliteitseisen zodat het vogelopvangcentrum weer een toekomst heeft. 4. Doelstellingen De doelstelling van het VOZ is: Beschermde inheemse dieren die door diverse oorzaken (tijdelijk) niet zelfstandig in de vrije natuur kunnen overleven, tijdelijk opvangen, verzorgen en laten revalideren; De opvang is gericht op een zo spoedig mogelijke terugkeer van de dieren naar de natuur. De opvang is zodanig dat een dier zoveel mogelijk zijn soorteigen gedrag kan blijven vertonen na terugkeer in de natuur; Het opvangcentrum geeft waar mogelijk voorlichting over de wilde flora en fauna en draagt dit actief uit. 5. Doelgroepen Binnen haar werkgebied richt het VOZ zich op zieke en gewonde vogels met een eerste hulp vraag, op verzorging en revalidatie. De uiteindelijke klanten zijn: 1. Particulieren met een gerichte hulpvraag betreffende hun eigen huisdier 2. Publiek in het algemeen 3. Gemeenten 4. Dierenambulances 6. Middelen Voor het realiseren van haar ambitie streeft het VOZ naar een efficiënt geleide organisatie met een dekkende exploitatie. Daarnaast zijn imago, goede externe contacten en samenwerking met relevante partijen van wezenlijk belang. 3

5 7. Analyse van de huidige situatie Het VOZ vervult een belangrijke maatschappelijke functie en is voor het realiseren van haar doelstellingen grotendeels afhankelijk van de inzet van vrijwilligers. Financiële steun van de locale overheden, de zakelijke en de private sector is onontbeerlijk. Het maatschappelijk vertrouwen is daarom cruciaal voor het functioneren van de organisatie. Dat impliceert dat er aan het VOZ door de donateur, de sponsor en de locale overheden eisen worden gesteld die dit maatschappelijk vertrouwen moeten funderen. Met name de toenemende vergoeding van de lokale overheden vereist voldoende en goed gedocumenteerde informatie, waardoor de organisatie kan worden beoordeeld op haar prestaties en functioneren. De wetgeving eist een andere aanpak en werkwijze. Er zal gewerkt moeten worden volgens een kwaliteitsprotocol en er zal een administratie en registratie moeten worden ingevoerd. De kerntaken van het VOZ hebben in de afgelopen jaren de meeste aandacht van de organisatie opgeëist, waardoor de randvoorwaarden om optimaal te functioneren naar de achtergrond zijn verschoven. Doordat de beheerders steeds ouder werden en hun gezondheid te wensen overliet werd geen onderhoud gepleegd aan de volières en vogelverblijven. Daardoor is veel achterstallig onderhoud ontstaan. Het bestuur moet daar verandering in brengen. In de komende vijf jaar streeft het bestuur naar optimalisering van de organisatie door op diverse kritische punten verbeteringen aan te brengen. Voor de korte termijn is een plan van aanpak opgesteld door de Dierenbescherming en Dierenambulance Kennemerland. De uitvoering hiervan zal zo snel mogelijk gerealiseerd worden. 8. Aanpassingen van de organisatie Het VOZ zal haar organisatie professionaliseren om de continuïteit en de kwaliteit voor de toekomst zeker te stellen. Voor de continuïteit van de organisatie zal er een vaste, professionele beroepskracht worden aangetrokken. Met een nieuwe opzet van het vrijwilligersbeleid kunnen nieuwe wegen worden ingeslagen om vrijwilligers te werven en met een uitgebreid opleidingsprogramma kan de kwaliteit van de dienstverlening ook in de toekomst worden gegarandeerd. Om de voorgenomen professionalisering te kunnen realiseren heeft het VOZ zich zes doelstellingen gesteld, welke ultimo 2017 dienen te zijn gerealiseerd: 1 Aanpassingen in de organisatiestructuur 2 Werken volgens het kwaliteitsprotocol dat vereist is door de flora- en faunawetgeving 3 Het opzetten van een registratie en administratiesysteem 4 Herziening van het vrijwilligersbeleid 5 Ontwikkelen van een PR & Communicatieplan 6 Contacten met ketenpartners verbeteren 4

6 8.1 Aanpassingen in de organisatiestructuur Bestuur Het huidige bestuur zal aangevuld worden met tenminste 4 bestuursleden. Het bestuur zal zijn directe operationele taak afstoten in de toekomst en zich concentreren op haar beleidsmakende en controlerende taak. In dat kader zal van alle functies een functieprofiel met competenties, taken en bevoegdheden worden opgesteld, waaraan de bestuursleden in de toekomst zullen moeten voldoen. De samenstelling van het bestuur ziet er als volgt uit: 1. Voorzitter 2. Secretaris 3. Penningmeester 4. Bestuurslid verantwoordelijk voor operationele zaken en vrijwilligersbeleid 5. Bestuurslid verantwoordelijk voor PR, communicatie en fondsenwerving Professionele beroepskracht Voor de dagelijkse algehele leiding van de organisatie wordt een fulltime vakbekwaam beheerder van buiten de organisatie aangetrokken. Deze beheerder stuurt hiërarchiek de administratie en de verzorgers aan. De beheerder rapporteert rechtstreeks aan het bestuur Administratie Er zal een ruimte moeten vrijgemaakt worden voor de administratie. Er zal een computer moeten worden aangeschaft en een registratieprogramma. Er zal gewerkt gaan worden met formulieren voor de verzorging waarop bijgehouden wordt wat er met de vogels is gebeurd. De medewerkers zal een gedegen opleiding worden aangeboden om deze belangrijke organisatietaak te kunnen vervullen Vogelverzorgers Aan training en opleiding van de vogelverzorgers zal meer aandacht worden gegeven. De verzorgers worden aangestuurd door de beheerder PR&Communicatie Het bestuurslid PR&Communicatie stuurt rechtstreeks drie werkgroepen aan: Redactie (donateursblad en website) Activiteiten (Braderieën, schoolprojecten, collectes, etc.) Fondsenwerving (lokale sponsoring, landelijke fondsen) 5

7 8.3.6 Organigram 8.2 Herziening van het vrijwilligersbeleid Het vrijwilligersbeleid dient aan alle voorwaarden te voldoen om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige wijze dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden. Een adequaat vrijwilligersbeleid voorkomt onduidelijkheid en/of eventuele conflicten en werkt als stimulans voor vrijwilligers om hun inzet te optimaliseren Hoewel het VOZ gelukkig nog kan rekenen op een klein groepje zeer trouwe vrijwilligers, wordt het toch moeilijker om vrijwilligers te behouden en nieuwe vrijwilligers aan te trekken. Mensen zetten zich niet meer als vanzelfsprekend als vrijwilliger in, zij willen eerst weten wat het VOZ hen kan bieden. Ook het aanbod van de vrijwilligers verschuift. Er zijn meer actieve 55-plussers gekomen en er dienen zich nieuwe groepen vrijwilligers aan met andere motieven zoals invulling van stages, studiepunten verwerven, opstap naar betaald werk, eenmalige klus klaren vanuit maatschappelijk betrokken ondernemen, etc. De eisen die aan het vrijwilligerswerk worden gesteld veranderen hierdoor en worden steeds diverser. De aanstelling van een beheerder en een nieuwe opzet van het vrijwilligersbeleid zal als antwoord op deze veranderingen dienen, waardoor de werving op een aangepaste wijze zal plaatsvinden. Met (na-) scholing, trainingen en workshops zullen de vrijwilligers in de gelegenheid worden gesteld zich verder te ontplooien met als doel hen meer bevrediging in hun werk te bieden, zodat zij langer voor de organisatie behouden kunnen worden. Op de korte termijn worden de volgende acties ondernomen: 1. Opstellen van een vrijwilligerbeleidsplan 2. Invoering van een opleidingsplan 6

8 8.3 Ontwikkelen van een PR & Communicatieplan Het VOZ wordt door buitenstaanders ervaren als een organisatie met gemotiveerde en deskundige vrijwilligers. Om die identiteit te behouden zal er constant moeten worden gewerkt aan imago building. Om die reden wil het VOZ haar externe netwerk sterk uitbreiden middels een actief PR-beleid om op regionaal niveau maatschappelijke erkenning, politieke ondersteuning en structureel financiële bijdragen te verkrijgen voor haar dienstverlening. In dit kader zullen er twee acties worden ondernomen: Opzet van een communicatieplan In een communicatieplan wordt duidelijk hoe, wanneer en door wie er zowel inals extern wordt gecommuniceerd. De interne communicatie heeft tot doel om duidelijkheid en transparantie binnen de organisatie te creëren voor alle vrijwilligers. De externe communicatie heeft een tweeërlei doel: Politieke lobby om afspraken met gemeenten te maken in het kader van de zorgplicht voor zwerfdieren en vrij levende dieren Maatschappelijke beïnvloeding om middels uitbreiding van het netwerk met relevante maatschappelijke organisaties de herkenbaarheid en het draagvlak van het VOZ te vergroten teneinde de fondsenwerving te kunnen verruimen Ontwikkelen van een PR-beleid Een duidelijk, herkenbaar gezicht naar buiten, helder gepositioneerd en verankerd in de maatschappij is een voorwaarde om op een doeltreffende manier de contacten met relevante maatschappelijke organisaties en de lokale overheden te onderhouden. Deze contacten zijn nu al grensoverschrijdend en vereisen derhalve een regionale, uniforme aanpak. 8.4 Contacten met ketenpartners verbeteren Het bestuur zal de komende periode de contacten met de ketenpartners intensiveren. Goede contacten met ketenpartners kunnen leiden tot meer samenwerking. 9. Financiën De geplande opleidingen om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren en de aanstelling van een betaalde medewerker om de continuïteit van de organisatie te waarborgen zijn een substantiële financiële lastenverzwaring. Voor deze lastenverzwaring heeft het VOZ meer financiële middelen nodig. Voor financiering onderneemt het bestuur de volgende acties: 1. Het bestuur heeft thans met alle betrokken gemeenten contact gezocht voor een herziening van de financiële afspraken. Het bestuur wil niet langer gesubsidieerd worden, maar een meerjarig contract afsluiten waarin financiële vergoedingen worden vastgelegd op basis van kostprijs. 2. Het bestuur gaat de fondsenwerving op een professionele wijze uitbreiden. Naast lokale sponsoren zullen ook regionale en landelijke fondsen worden benaderd. Tevens zal het donateurbestand met gerichte acties worden uitgebreid. 7

9 10. Aktiepunten Ultimo de hieronder aangegeven datums dienen de betreffende acties te zijn uitgevoerd: Uitzoekwerk t.a.v. officiële stukken Onderzoeken financiële situatie Afspraken maken met de Dierenbescherming omtrent lening Aanstelling van een nieuw bestuur Aanpassing indeling bestuursfuncties Aanvragen ontheffing ministerie Diverse noodzakelijke aanpassingen terrein starten In gang zetten gemeentelijke vergoedingen Invoering administratie en registratie Invoering nieuwe werkwijze volgens kwaliteitsprotocol Fondsenwerving starten om noodzakelijke aanpassingen te kunnen doen Opzet en uitvoering van het vernieuwde Vrijwilligersbeleid Presentatie gemeenten ivm financiële bijdrage Diverse lange termijn aanpassingen starten Uitvoering van het opleidingsplan Cursussen voor de verzorgers Voorlopig zullen die interne opleidingen zijn PR&Communicatieplan Werving donateurs Aanstelling van een vakbekwaam beheerder Het plan van aanpak zal jaarlijks worden bijgesteld en worden aangevuld met de verder te nemen stappen. 8