Reglement Geschillencommissie Woningcorporaties Valleigebied

Transcriptie

1 Reglement Geschillencommissie Woningcorporaties Valleigebied 1 september 2009 Vastgesteld op 26 augustus 2009 Woningstichting Barneveld Woningstichting Leusden Woningstichting Nijkerk Vallei Wonen, Woudenberg

2 Reglement Geschillencommissie Woningcorporaties Valleigebied vastgesteld 26 augustus 2009 INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk I - Begrippen 2 Artikel 1 Begripsomschrijvingen 2 Hoofdstuk II - De Geschillencommissie 3 Artikel 2 - Doel van de commissie 3 Artikel 3 - Taak van de commissie 3 Artikel 4 - Plaats binnen de deelnemende organisaties 3 Artikel 5 - Instelling, samenstelling en benoeming van de commissie 3 Artikel 6 - Werkwijze en plichten van de commissie 4 Hoofdstuk III - De Geschillenprocedure 4 Artikel 7 - Bevoegdheid 4 Artikel 8 - Voorleggen klacht 5 Artikel 9 - Ontvankelijkheid klacht 5 Artikel 10 - Verweerschrift en tweede termijn 5 Artikel 11 - De hoorzitting 5 Artikel 12 - Overige bevoegdheden van de commissie en klager 6 Artikel 13 - Waarborgen privacy van klager en derden 7 Artikel 14 - De beraadslagingen 7 Artikel 15 - De uitspraak 7 Artikel 16 - Spoedprocedure 8 Hoofdstuk IV Slotbepalingen 8 Artikel 17 - Vaststelling en wijziging reglement 8 Geschillencommissie Woningcorporaties Valleigebied 1

3 Hoofdstuk I - Begrippen Artikel 1: Begripsomschrijvingen In dit Reglement wordt verstaan onder: Beleid: Corporaties: Bestuur: Commissie: Huurdersorganisaties Huurder: Kandidaat-huurder: Klager: Klacht: Het beleid van de corporatie waartegen de klacht is ingediend. Woningstichting Nijkerk Woningstichting Leusden Woningstichting Barneveld Vallei Wonen, Woudenberg Stichting De Goede Woning Het collectief van bestuurders van de corporaties verbonden binnen het BLNW-samenwerkingsverband. De Geschillencommissie Woningcorporaties Valleigebied. De organisaties van, voor of namens huurders waarmee de corporaties in reglementen of overeenkomsten afspraken hebben vastgelegd over de wijze en inhoud van de samenwerking. Per 1 september 2009 zijn dat: Huurdersvereniging Barneveld Woon Advies Raad Woningstichting Leusden (i.o.) Huurdersbelangenvereniging Woudenberg Een huurder van woonruimte van één van de corporaties. Onder huurder wordt eveneens verstaan de medehuurder en de ex- (mede)huurder. Degene die op een vrijkomende woning van één van de corporaties heeft gereageerd of als woningzoekende bij van één van de corporaties staat geregistreerd, dan wel schriftelijk de wens te kennen heeft gegeven geregistreerd te willen worden. De huurder of kandidaat-huurder die een schriftelijke klacht bij de Geschillencommissie heeft ingediend. Een klacht over één van de corporaties voor zover deze betreft: de uitvoering van het beleid, waarin klager in zijn belang wordt getroffen; het handelen of nalaten van de corporatie; het handelen of nalaten van door de corporatie voor de uitvoering van werkzaamheden ingeschakelde personen, al dan niet voor haar op grond van een arbeidsovereenkomst als bedoeld in art. 7: 610 van het Burgerlijk Wetboek werkzaam. Geschillencommissie Woningcorporaties Valleigebied 2

4 Hoofdstuk II - De Geschillencommissie Artikel 2: Doel van de commissie De commissie heeft tot doel: - klagers in de gelegenheid te stellen klachten in te dienen over zaken waarbij zij belang hebben; - bij te dragen aan een goede behandeling van klachten en daarmee aan de verbetering van de relatie die de corporaties met elk van haar (kandidaat)huurders heeft; - bij te dragen aan de verbetering/optimalisering van het functioneren van elk van de corporaties. Artikel 3: Taak van de commissie De taken van de commissie zijn: - het behandelen van klachten en hierover een bindend advies uit te brengen. - het bevorderen van een schikking tussen partijen; - het gevraagd en ongevraagd adviseren over het beleid aan de afzonderlijke besturen van de corporaties naar aanleiding van de door haar behandelde klachten. Artikel 4: Plaats binnen de organisaties De commissie brengt daarover eenmaal verslag uit aan het bestuur. Artikel 5: Instelling, samenstelling en benoeming van de commissie 5.1 Het bestuur draagt zorg voor het instellen en voortbestaan van de commissie. 5.2 De commissie bestaat uit drie onafhankelijke leden. Alle leden worden benoemd door het bestuur voor een periode van drie jaar. 5.3 De leden van de commissie worden voorgedragen door het bestuur. Waarbij de afzonderlijke besturen van de corporaties hun Raad van Toezicht/ Raad van Commissarissen de mogelijkheid bieden hun preadvies uit te brengen. Voor de voordracht van één van de leden hebben de afzonderlijke huurdersorganisaties vooraf instemmingsrecht. 5.4 Alle voorgedragen commissieleden dienen te voldoen aan een door de corporaties in overleg met de huurdersorganisaties vastgestelde profielschets. 5.5 Bestuursleden en werknemers van de corporaties, leden van de Raden van Toezicht/Commissarissen en bestuursleden van de huurdersorganisaties kunnen niet benoemd worden tot lid van de commissie. 5.6 Op 31 december van elk jaar treedt één van de drie leden volgens een door de commissie te maken rooster af. 5.7 Een aftredend commissielid is terstond herbenoembaar voor een nieuwe periode van drie jaar Geschillencommissie Woningcorporaties Valleigebied 3

5 5.8 Het lidmaatschap van de Geschillencommissie eindigt door: - het verstrijken van de termijn waarvoor hij/zij is benoemd; - schriftelijke opzegging door of overlijden van het commissielid; - indien een commissielid door welke oorzaak dan ook voorzienbaar gedurende een periode van zes maanden of meer niet feitelijk beschikbaar is om zijn werkzaamheden als commissielid naar behoren uit te voeren. 5.9 De leden van de commissie ontvangen jaarlijks een vergoeding. Artikel 6: Werkwijze en plichten van de commissie 6.1 De commissie vergadert tenminste eenmaal per jaar en voorts zo vaak dit in verband met de afhandeling van klachten noodzakelijk is. 6.2 De commissie houdt een register bij van ontvangen klachten, waarin verder tenminste wordt opgenomen: - het aantal in behandeling genomen klachten; - het aantal naar de werkorganisatie van de corporaties doorverwezen klachten; - het aantal niet in behandeling genomen klachten; - het aantal gedane uitspraken; - de afhandelingtermijn van de klachten; - het aantal adviezen over het te voeren beleid in het algemeen. Deze informatie wordt waar mogelijk onderscheiden per corporatie Dit register wordt periodiek op de agenda van de vergaderingen van de commissie geplaatst. 6.3 De commissie brengt jaarlijks schriftelijk verslag uit van haar werkzaamheden aan het bestuur waarin tenminste dezelfde gegevens worden opgenomen als vermeld in lid 2. Hoofdstuk III - De Geschillenprocedure Artikel 7: Bevoegdheid 7.1 De Geschillencommissie is bevoegd kennis te nemen van klachten, zoals omschreven in artikel 1, met een belang van maximaal , Voor zover op voorhand vaststaat dat de uitspraak van de commissie direct gevolgen heeft voor één of meerdere vergelijkbare gevallen van één of meerdere andere (kandidaat)huurder(s) van dezelfde corporatie, dan is voor de vraag of de commissie bevoegd is, bepalend het (financiële) belang van al die vergelijkbare gevallen tezamen. Het bepaalde in dit lid geldt echter uitsluitend, indien de betrokken corporatie in haar eerste schriftelijke verweer onderbouwd een beroep hierop doet. 7.3 De commissie beslist naar redelijkheid en billijkheid met inachtneming van de leveringsvoorwaarden van het KWH-huurlabel en, voor zover van toepassing, met inachtneming van de tussen partijen gesloten huurovereenkomst. Geschillencommissie Woningcorporaties Valleigebied 4

6 Artikel 8: Voorleggen klacht 8.1 Het voorleggen van een klacht aan de commissie is voor klager kosteloos. 8.2 Een klacht dient schriftelijk en deugdelijk gemotiveerd aan commissie te worden voorgelegd, bij voorkeur door middel van een daartoe bestemd formulier. Het adres van de commissie is: Geschillencommissie Woningcorporaties Valleigebied Postbus 350, 3830 AK Leusden 8.3 Klager krijgt zo spoedig mogelijk van of namens de commissie een bevestiging dat de klacht is binnen gekomen. Uiterlijk binnen drie weken na binnenkomst van de klacht wordt klager meegedeeld of de commissie de klacht in behandeling neemt of dat zij deze ter behandeling heeft doorverwezen naar de betrokken corporatie. Neemt de commissie de klacht in behandeling, dan informeert zij klager hierbij tevens omtrent het verdere verloop van de procedure en de termijn waarbinnen uitspraak wordt gedaan. 8.4 Indien de commissie de klacht ter behandeling doorverwijst, geeft zij aan welk orgaan voor verdere behandeling verantwoordelijk is. Daarbij motiveert zij waarom de klacht is doorverwezen en vermeldt zij, dat klager zich weer tot de commissie kan wenden indien de klacht niet naar tevredenheid is opgelost. Artikel 9: Ontvankelijkheid klacht 9.1 De commissie verklaart klager in zijn klacht niet ontvankelijk indien: - deze de interne klachtenprocedure van de betrokken corporatie niet heeft doorlopen; - deze inmiddels door de klager of de betrokken corporatie is voorgelegd aan de rechter, de Huurcommissie, of een vergelijkbaar college; - deze door de betrokken corporatie in handen van een deurwaarder of advocaat is gesteld, mits daarvan vooraf mededeling aan de klager is gedaan; - deze een bezwaar tegen de aangezegde huurverhoging betreft; - deze is gericht tegen een besluit van de betrokken corporatie genomen in het kader van de uitvoering van het aanbodmodel, waartegen op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht beroep kan worden ingesteld; - deze gericht is tegen een bestuursbesluit met algemene strekking. Deze klacht zal naar het bestuur van de betrokken corporatie worden verwezen; - deze discriminerend van aard is; - en voor zover deze betrekking heeft op dood, lichamelijk letsel of ziekte. 9.2 De commissie kan op ieder moment besluiten klager in zijn klacht niet ontvankelijk te verklaren. Artikel 10: Verweerschrift en tweede termijn 10.1 De betrokken corporatie heeft uiterlijk drie weken na ontvangst een afschrift van de klacht en wordt in de gelegenheid gesteld binnen drie weken schriftelijk bij de Geschillencommissie op de klacht te reageren (verweerschrift). Een afschrift van het verweerschrift wordt door de commissie aan klager toegezonden. Geschillencommissie Woningcorporaties Valleigebied 5

7 10.2 Indien zij daartoe aanleiding ziet, kan de commissie klager in de gelegenheid stellen om in tweede termijn schriftelijk te reageren. In dat geval krijgt ook de betrokken corporatie waar de gelegenheid om in tweede termijn te antwoorden. De commissie stelt de termijnen voor de tweede termijn vast. Artikel 11: De hoorzitting 11.1 Indien de commissie dit nodig acht of indien klager of de betrokken corporatie hiertoe de wens te kennen geeft, worden beide partijen opgeroepen om mondeling te worden gehoord. Partijen ontvangen tenminste vijf werkdagen van te voren bericht over de datum, tijdstip en plaats van de hoorzitting De klager kan zich op de hoorzitting laten vertegenwoordigen dan wel laten bijstaan door een gemachtigde. Bij afwezigheid van de klager dient de gemachtigde naar het oordeel van de Geschillencommissie aannemelijk te maken dat hij/zij gemachtigd is als zodanig op te treden, tenzij dit al voldoende uit de stukken of omstandigheden blijkt De commissie kan ook terzake deskundigen voor de hoorzitting uitnodigen om in verband met de klacht te worden gehoord, dan wel te adviseren Klager kan de commissie verzoeken onder mededeling van hun naam getuigen/ deskundigen te horen, die zijn/haar beweringen kunnen bevestigen of toelichten. Als de commissie positief op dit verzoek beslist, bepaalt zij tevens de datum en het tijdstip waarop de getuigen/deskundigen door de commissie worden gehoord. Klager draagt zelf zorg voor de oproeping van deze getuigen/deskundigen De hoorzitting waarin de commissie de klacht behandelt, is niet openbaar. Toegang tot de hoorzitting hebben in ieder geval; - partijen en/of hun gemachtigden; - de overige in dit artikel genoemde personen Partijen ontvangen van alle ter zitting ingebrachte stukken een kopie en worden in de gelegenheid gesteld daarop te reageren binnen een door de commissie gestelde redelijke termijn. Artikel 12: Overige bevoegdheden van de commissie en klager 12.1 De commissie kan besluiten om klachten van meerdere klagers samen te voegen en tegelijkertijd te behandelen, indien deze een sterk onderling samenhangend verband tonen 12.2 De commissie kan de betrokken corporatie verzoeken om een onderzoek te doen naar de omstandigheden die hebben geleid tot de klacht en daarover rapport aan haar te laten uitbrengen. De commissie kan daarbij specificeren over welke vragen zij nadere informatie wenst. De klager ontvangt dan een afschrift van het verzoek De commissie kan zich door deskundigen laten adviseren. Wanneer hier kosten mee gemoeid zijn, dient hierover vooraf overleg met de het hoofd woondiensten van de betrokken corporatie plaats te vinden. Geschillencommissie Woningcorporaties Valleigebied 6

8 12.4 De commissie kan ter plaatse zelf onderzoek instellen. Ook kan zij enkele van haar leden tot rapporteurs benoemen om ter plaatse een onderzoek in te stellen Een lid van de commissie dient zich terug te trekken indien zijn/haar onpartijdigheid niet is gewaarborgd Degenen die zijn betrokken bij de klacht kunnen bezwaar maken tegen deelneming van een lid van de commissie aan de behandeling van de klacht. Het bezwaar moet gemotiveerd zijn. De commissie beslist op het bezwaar De commissie kan op ieder moment alsnog besluiten een klacht naar de werkorganisatie of een ander orgaan van de betrokken corporatie ter behandeling door te wijzen. Artikel 13: Waarborgen privacy van klager en derden 13.1 Elk lid van de commissie is verplicht tot geheimhouding van privacygevoelige gegevens, waarvan hij/zij in het kader van de behandeling van de klacht kennis heeft genomen De commissie draagt er zorg voor dat de stukken en/of gegevens die in het kader van de behandeling van een klacht zijn ingebracht en betrekking hebben op de persoon van klager, vertrouwelijk behandeld worden. Informatie over privacygevoelige gegevens over klager zal alleen na toestemming van klager aan derden worden verschaft. Klager is gerechtigd tot inzage mits hij zich verplicht heeft tot geheimhouding Klager heeft geen recht op kopieën of inzage van stukken indien deze persoonlijke gegevens van derden bevatten en voor het verstrekken van die gegevens geen toestemming door de betrokkene is verleend. Klager wordt hiervan door of namens de commissie op de hoogte gesteld. Artikel 14: De beraadslagingen De beraadslagingen van de commissie zijn besloten. De commissie baseert haar uitspraak op de ingebrachte stukken en de tijdens de hoorzitting verstrekte informatie. Artikel 15: De uitspraak 15.1 De commissie doet schriftelijk uitspraak bij wijze van een bindend advies op basis van het in artikel 7.2 bepaalde De commissie geeft in haar uitspraak gemotiveerd aan of: - de commissie bevoegd is de klacht in behandeling te nemen; - klager in zijn klacht ontvankelijk is; - klager belang heeft bij de klacht; - aan het door de betrokken corporatie gevoerde beleid al dan niet op juiste wijze gestalte is gegeven; 15.3 Zij doet zo spoedig mogelijk uitspraak, doch in elk geval binnen vier weken na de hoorzitting en binnen drie maanden nadat de klacht is ontvangen. Deze laatste termijn kan bij uitzondering twee maanden worden verlengd. Partijen krijgen van deze verlenging en van de reden daarvan tijdig bericht. Geschillencommissie Woningcorporaties Valleigebied 7

9 15.4 De uitspraak is openbaar tenzij een der partijen gegronde redenen (zulks ter beoordeling van de commissie) aanwezig acht om de uitspraak niet openbaar te laten zijn. Artikel 16: Spoedprocedure 16.1 De voorzitter roept de commissie bijeen om een spoedeisende klacht te behandelen, die een onmiddellijke voorziening behoeft en waarvoor niet de gebruikelijke behandeling kan worden afgewacht De bepalingen voor de gebruikelijke behandelingsprocedure zijn overeenkomstig van toepassing, voor zover de spoedeisendheid dat toelaat De commissie geeft in haar uitspraak aan waarom en op welke onderdelen van de klacht, zij een onmiddellijke voorziening nodig acht. De commissie geeft tevens aan ten aanzien van welke onderdelen van de klacht de gebruikelijke procedure wordt gevolgd. Hoofdstuk IV - Slotbepalingen Artikel 17: Vaststelling en wijzing reglement Dit reglement wordt vastgesteld en gewijzigd door het bestuur, na overleg met de commissie en de huurdersorganisaties. Aldus vastgesteld en ondertekend in de BLNW directievergadering van 26 augustus 2009 Geschillencommissie Woningcorporaties Valleigebied 8