Een gezellige, gezonde handbalvereniging met grote ambities!

Transcriptie

1 Een gezellige, gezonde handbalvereniging met grote ambities! Beleidsplan HV Meteoor

2 Inhoudsopgave Voorwoord Inleiding HV Meteoor: verleden en heden HV Meteoor: toekomst SWOT-analyse Interne analyse (sterke en zwakke punten) Externe analyse (kansen en bedreigingen) Leden & teams Ledenaantal Ledenopbouw Competitie en trainingen Recreatie versus prestatie Strategie en activiteiten Technisch & bestuurlijk kader Scheidsrechters Trainers en coaches Organisatorisch kader Strategie en activiteiten Activiteiten & aanbod Betrokkenheid leden en ouders (vrijwilligers) Commissies Strategie en activiteiten Accommodaties Zaalhandbal Veldhandbal Strategie en activiteiten Organisatie & communicatie

3 7.1 Organisatiestructuur Interactie tussen bestuur en leden Communicatiemiddelen (PR/website) Strategie en activiteiten Financiën Contributies Sponsoring Acties Subsidies Strategie en activiteiten...20 Slotwoord

4 Voorwoord HV Meteoor is een gezellige dorpsclub met ongeveer 140 leden. Er is op dit moment geen beleidsplan voorhanden. Hierdoor loopt de vereniging het risico dat er vooral naar de korte termijn wordt gekeken en er ad hoc wordt gereageerd op ontwikkelingen. Indien de vereniging ook op de lange termijn bestaansrecht wil behouden, zal ook het beleid zich meer moeten richten op de lange termijn. Het voorliggende meerjaren beleidsplan dient als leidraad voor de toekomst van de vereniging. Begin 2011 is een beleidscommissie geformeerd om een beleidsplan te schrijven voor HV Meteoor. Dit beleidsplan heeft tot doel aan te geven hoe HV Meteoor zich de komende vier jaren kan handhaven als een financieel gezonde vereniging waar leden met plezier en in een gezellige sfeer de handbalsport kunnen beoefenen en hun ambities kunnen waarmaken. De formele vaststelling van het meerjaren beleidsplan vindt plaats tijdens de Algemene Ledenvergadering in september Wij zijn van mening dat we met dit beleidsplan de belangrijkste facetten van HV Meteoor hebben belicht en een mogelijke weg naar een nog betere toekomst hebben beschreven. Wij danken iedereen die een bijdrage heeft geleverd aan het tot stand komen van dit plan en wensen u veel leesplezier. Beleidscommissie HV Meteoor Lucie Zuiker Imka Ursem Astrid Rogge Monique van Teunenbroek Jos Steur Hoogwoud, september

5 1 Inleiding In dit inleidende hoofdstuk wordt kort ingegaan op het verleden, het heden en de toekomst van HV Meteoor. 1.1 HV Meteoor: verleden en heden HV Meteoor is opgericht in 1968 en ontstaan uit een fusie tussen de verenigingen Con Brio (uit Hoogwoud) en FSA (Full Speed Ahead uit Spanbroek). De velden en de kleedkamer lagen midden in het dorp. Eind jaren tachtig verhuisde de vereniging naar Sportcentrum De Weyver in Hoogwoud. Sinds 2008 deelt HV Meteoor daar een nieuwe accommodatie met voetbalvereniging Grasshoppers. In het voor- en najaar wordt er gespeeld op twee buitenvelden en in de herfst en winter in de sporthal. Op het hoogtepunt had HV Meteoor 250 leden. Dit aantal is vervolgens gezakt tot onder de 100, maar de afgelopen jaren weer gestegen tot op dit moment HV Meteoor: toekomst Dit beleidsplan is opgebouwd uit acht hoofdstukken. In het volgende hoofdstuk (2) zal HV Meteoor door middel van een interne en externe analyse, kort worden doorgelicht. In de hoofdstukken 3, 4 en 5 worden vanuit deze analyse een aantal specifieke onderdelen uitgewerkt, namelijk: leden & teams, technisch & bestuurlijk kader en activiteiten & aanbod. Op basis van de analyse wordt in elk van deze hoofdstukken het doel beschreven, dat we in de beleidsperiode willen realiseren. In de laatste drie hoofdstukken, 6, 7 en 8, worden vervolgens de belangrijkste voorwaarden (middelen) beschreven om deze doelen te kunnen bereiken, namelijk accommodaties, organisatie & communicatie en financiën. De looptijd van het beleidsplan is vier jaar, dat wil zeggen vanaf het seizoen 2011/2012 tot en met het seizoen 2014/2015. In elke paragraaf wordt telkens de huidige en gewenste situatie beschreven. Vervolgens wordt aan het eind van elk hoofdstuk, op hoofdlijnen, een stappenplan gepresenteerd, om de gewenste situatie te kunnen realiseren. Het verder concretiseren en uitwerken van de stappenplannen gebeurt door, of anders in opdracht van het bestuur, al dan niet middels een samen te stellen commissie of projectgroep. Uiteindelijk volgt er een gerichte planning en implementatie. Na vaststelling van dit meerjaren beleidsplan vindt er telkens twee maal per jaar (in november en mei) een voortgangsevaluatie plaats met het bestuur van HV Meteoor. Tijdens dit overleg wordt de stand van zaken van de plannen besproken en worden onderdelen van het beleid, door mogelijke nieuwe ontwikkelingen, bijgesteld. 5

6 2 SWOT-analyse Een SWOT analyse geeft inzicht in de sterke en zwakke kanten van een vereniging en biedt zicht op kansen en bedreigingen (strong-weak-opportunities-threats). 2.1 Interne analyse (sterke en zwakke punten) Sterke punten van HV Meteoor zijn: Groeiend aantal leden bij met name de jeugd Mooie binnen- en buitenaccommodaties Positieve mentaliteit en sportiviteit bij de leden Samenwerking met voetbalvereniging Grasshoppers Goede huidige financiële situatie Relatief lage contributie Toegewijde groep vrijwilligers Hechte vereniging met een goede sfeer Veel activiteiten voor leden naast het handbal Aandacht voor sponsoren Zwakke punten van HV Meteoor zijn: Onvoldoende scheidsrechters Gebrek aan een eenduidig speltype (eigen handbalvisie) Te weinig vrijwilligers Weinig aandacht voor Public Relations (PR) Website 2.2 Externe analyse (kansen en bedreigingen) Kansen voor HV Meteoor zijn: Verdere ledengroei door nieuwbouw in gemeente Voldoende mogelijkheden om extra nevenactiviteiten te organiseren Informatievoorziening en promotie via digitale media (o.a. website) Mogelijkheid om talenten onder te brengen bij SEW (eredivisie) Inzetten stagiaires (maatschappelijke stage) Ondersteuningsmogelijkheden vanuit het NHV PR Leden die stoppen met handballen behouden als vrijwilliger Afname meisjesvoetbal bij Grasshoppers in Hoogwoud (zij maken gebruik van dezelfde accommodatie als HV Meteoor) Bedreigingen voor HV Meteoor zijn: Jongeren hebben weinig tijd om te sporten, met name teamsport Steeds minder kinderen spelen handbal (imagoprobleem? -> "uitsterven" mannenhandbal) Afhankelijkheid zaalaccommodatie Eigen teams worden kleiner, uitval dreigt! Bij het vaststellen van het beleid is het zaak de sterke punten te behouden en aandacht te besteden aan de zwakke punten. De kansen moeten benut worden en de bedreigingen moeten buiten de deur gehouden worden. 6

7 3 Leden & teams 3.1 Ledenaantal Voor het onderwerp Leden & teams is het volgende doel geformuleerd: HV Meteoor heeft in 2015 een groter, stabieler en evenwichtiger ledenbestand! In dit hoofdstuk wordt beschreven wat hiermee precies wordt bedoeld en hoe dit doel kan worden bereikt. HV Meteoor telt op dit moment bijna 140 leden. Het ledenaantal is de laatste jaren snel gegroeid. De gemiddelde leeftijd is jonger geworden, de vereniging groeit naar een kerstboommodel. Leden die afhaken bevinden zich vooral in de leeftijdscategorie jaar. HV Meteoor heeft als doel te blijven groeien om een tweetal redenen: 1) De leden naar behoefte en niveau te kunnen laten handballen (prestatie of recreatief) 2) Het formeren van teams met voldoende spelers zodat bij blessures etc. niet altijd een beroep op speelsters uit een andere team hoeft te worden gedaan. 3.2 Ledenopbouw In het seizoen namen 13 teams deel aan respectievelijk de veld- en de zaalcompetitie van het NHV: Team Niveau veld Niveau zaal Dames Sen1 Promotieklasse NHV 2 e Klasse NHV afd. NHN Dames Sen2 2 e Klasse NHV afd. NHN 4 e Klasse NHV afd. NHN Dames Sen3 4 e Klasse NHV afd. NHN 5 e Klasse NHV afd. NHN Dames Recr1 3 e Klasse NHV afd. NHN 2 e Klasse NHV afd. NHN Dames Jun A1 3 e Klasse NHV afd. NHN 3 e Klasse NHV afd. NHN Dames Jun B1 4 e Klasse NHV afd. NHN 4 e Klasse NHV afd. NHN Meisjes C1 Jeugdpoule NHV afd. NHN Jeugdpoule NHV afd. NHN Meisjes C2 Jeugdpoule NHV afd. NHN Jeugdpoule NHV afd. NHN Meisjes C3 Jeugdpoule NHV afd. NHN Jeugdpoule NHV afd. NHN Meisjes C4 Jeugdpoule NHV afd. NHN Jeugdpoule NHV afd. NHN Meisjes D1 Jeugdpoule NHV afd. NHN Jeugdpoule NHV afd. NHN Meisjes D2 Jeugdpoule NHV afd. NHN Jeugdpoule NHV afd. NHN Meisjes E1 Jeugdpoule NHV afd. NHN Jeugdpoule NHV afd. NHN De teams Dames Sen3, jun A1 en jun B1 zijn combi-teams. Dit is gedaan om leden te behouden in de leeftijdscategorie jaar en doorstroom vanuit een lagere leeftijdscategorie te garanderen. 7

8 HV Meteoor is al jaren een dames-/meisjes handbalvereniging. Het spelend ledenbestand bestaat namelijk alleen uit meisjes en dames tussen de 6 en 52 jaar. In het verleden zijn er diverse jongens- en herenteams geweest. De laatste jaren was echter alleen nog één heren combiteam HV Spartanen/HV Meteoor actief. Helaas is dit team nu opgeheven. Heren en jongens kunnen in de regio terecht bij o.a. S&K, Westfriezen, Risdam Zebra s, VVW en VZV. HV Meteoor streeft er naar om in 2015 een evenwichtige opbouw van het ledenbestand te hebben. Leeftijdscategorie Situatie 2011 Doel 2015 Senioren (18+) Ds1, Ds2, Ds3 en R1 Ds1, Ds2, Ds3, R1 en R2 A-jeugd (15-18) A1 A1 en A2 B-jeugd (13-15) B1 B1 en B2 C-jeugd (10-13) C1, C2, C3 en C4 C1, C2 en C3 D-jeugd (8-10) D1, D2 D1 en D2 E-jeugd (6-8) E1 E1 3.3 Competitie en trainingen Op dit moment is het voor de leden van HV Meteoor mogelijk, om naar behoefte te kunnen trainen en wedstrijden te spelen. Alle teams trainen 2 maal in de week, m.u.v. de D2, E1 en Recreanten1. Voor de jeugd betekent dit eenmaal een training met het eigen team en eenmaal een techniek- training met enkele andere teams. Het aanbieden van twee trainingen in de week geeft de leden voldoende mogelijkheden om zich verder te ontwikkelen. Voor de oudste keepers (Recreanten, Senioren t/m C1) heeft Meteoor vanaf januari 2011 een eigen ervaren keeperstrainer aangetrokken. Deze trainer verzorgt 1x per week in een gymzaal de training. In 2015 wil HV Meteoor alle leden de mogelijkheid blijven geven om tweemaal in de week te kunnen blijven trainen, zowel op het veld als in de zaal, m.u.v. meisjes E en Recreanten. Het streven is om ook de jongste jeugd keeperstraining aan te bieden en zo leden te stimuleren om op doel te gaan staan. Daarnaast is het gewenst om het algehele keepersniveau op te schroeven. 3.4 Recreatie versus prestatie HV Meteoor is een vereniging met een recreatief karakter waarbij echter wel de hoogst haalbare prestaties gehaald willen worden. Met diverse prestatieverenigingen in de nabije omgeving moet dit als doel gehandhaafd blijven. Momenteel is er een smalle selectie waardoor er niet echt sprake is van concurrentie. De jongste jeugd is groeiende, wat inhoudt dat selecteren in de toekomst meer aan de orde komt. 8

9 Voor de komende vier jaren is het streven om de selectie minimaal in de huidige klassen te kunnen behouden (zaal 1 e klasse en veld 1 e klasse.) Tevens moet toegewerkt worden naar een minimaal verschil in klasse tussen het eerste en het tweede team. Dit is goed voor de doorstroom en voor de invalmogelijkheden. Een belangrijk aandachtspunt blijft uiteraard dat men met plezier binnen een team speelt. Elk jaar wordt de situatie van dat afgelopen seizoen geëvalueerd zodat er gerichter keuzes gemaakt kunnen worden voor het daarop volgend seizoen. Hierbij wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met zowel het teambelang als het individuele belang. Het doel blijft om, naast het spelen in bepaalde klassen, de leden te behouden met een goede aansluiting op alle jeugdteams. Dit is mogelijk door het blijven werven van jongste jeugd en het bekend zijn met de ambities van de spelers. Opvallende talenten kunnen worden gestimuleerd mee te doen met de selectietrainingen van het NHV. 3.5 Strategie en activiteiten Om de hierboven vermelde doelen te kunnen realiseren zullen er de komende periode de volgende activiteiten opgepakt moeten worden: Jeugd Actief werven van jeugdleden o.a. doormiddel van: flyers uitdelen op scholen Handballes aanbieden op scholen tijdens gymles Organiseren van activiteiten als penaltydag, vriendinnendag e.d. Leden behouden door: Enquêtes houden, ivm jou mening telt ook Organiseren van activiteiten zoals SleepInn jarigen Maatschappelijke stage aanbieden en hierin begeleiden Regelmatig met elkaar om tafel zodat iedereen gehoord wordt en duidelijk is wat er leeft Organiseren van andere niet-handbal activiteiten Senioren Zorgen voor goede en regelmatige communicatie Wisselwerking trainer/coach en speelsters toetsen (spiegel) Keepers Aanbieden van keeperstraining aan alle keepers vanaf de laagste C-teams. Voor de D-jeugd dient per individu gekeken te worden of keeperstraining zinvol is. 9

10 4 Technisch & bestuurlijk kader Voor het onderwerp Technisch & bestuurlijk kader is het volgende doel geformuleerd: HV Meteoor heeft in 2015 voldoende opgeleide trainers en een bestuur dat in staat is zorg te dragen voor een stabiele vereniging! In dit hoofdstuk wordt een onderscheid gemaakt in scheidsrechters, trainers en coaches en het organisatorisch kader. 4.1 Scheidsrechters Voor ieder Seniorenteam t/m 3 e klasse dient men 1 scheidsrechter te leveren. Deze dient in de zaalcompetitie 14 keer inzetbaar te zijn en voor de veldcompetitie 12 keer. Indien de vereniging niet kan voldoen aan deze leveringsplicht wordt er een boete vastgesteld van 30,- per wedstrijd met een plafond van 175,- per leveringsplichtige scheidsrechter per competitie. Er zijn momenteel 2 scheidsrechters van HV Meteoor die uitgezonden worden om wedstrijden voor de Nederlands Handbal Verbond te fluiten. Gezien het niveau van de huidige seniorenteams is dit in zowel de zaalcompetitie als in de veldcompetitie voldoende gebleken. De eigen wedstrijden (met uitzondering DS1) worden door leden van HV Meteoor verzorgd. De scheidsrechtermentor deelt de wedstrijden in. De jeugdige scheidsrechters fluiten in het eerste fluit-seizoen voornamelijk in koppels, de jongste teams. Ook seniorenleden blijken moeite te hebben met het fluiten van wedstrijden en geven aan veel twijfel te hebben bij het vaststellen van overtreding van de regels. In ieder seizoen zullen eigen leden de mogelijkheid moeten krijgen tot het bijwonen van een scheidsrechter (opfris-)cursus. Deze zal in eigen beheer 2-jaarlijks gegeven moeten worden. Ieder team (vanaf A-jeugd) dient een nader vastgesteld aantal scheidsrechters te leveren voor fluiten bij eigen vereniging (voorkeur vrijwilligersplan). Om ook in de toekomst te kunnen voldoen aan de leveringsplicht scheidsrechters zal een geldelijke beloning in het vooruitzicht worden gesteld. 80% van de ontvangen bonusregeling van het Nederlands Handbal Verbond zal ten goede komen aan deze vrijwilliger. Indien er op termijn geen vrijwilligers gevonden kunnen worden voor deze taak zal de boete in de jaarlijkse begroting meegenomen dienen te worden. 4.2 Trainers en coaches Elk team binnen HV Meteoor heeft in het seizoen minimaal een trainer en coach tot zijn beschikking. Slechts 2 trainers zijn echter opgeleid, dat wil zeggen dat zij een cursus Handbaltrainer van het NHV hebben gevold, voor het niveau dat zij training geven. Alle trainers wordt de mogelijkheid geboden om de door het NHV afdeling Noord-Holland Noord gegeven nascholingen te volgen. 10

11 HV Meteoor heeft als doel, dat uiterlijk in het seizoen 2014/2015 alle handbaltrainers een trainersopleiding van het NHV hebben gevolgd (minimaal HT1). Ook twee coaches voor ieder jeugdteam wordt nagestreefd. Daarnaast worden er door de TC regelmatig bijeenkomsten gehouden voor trainers en coaches, met als doel om: - Te bespreken wat er goed gaat bij de trainingen en wedstrijden en waar ze nog tegenaan lopen. - De handbalvisie van HV Meteoor te bespreken en deze te vertalen naar de dagelijkse praktijk van trainingen en wedstrijden. - Bijscholingen te organiseren (via NHV of i.s.m. buurtverenigingen) voor trainers en coaches om nieuwe methoden en technieken uit te leggen en te bespreken. 4.3 Organisatorisch kader Naast de technische kaderfuncties (trainers/coaches en scheidsrechters) zijn er binnen een vereniging als HV Meteoor ook organisatorische taken die uitgevoerd moeten worden. Al deze taken zijn georganiseerd binnen een commissie. Iedere commissie is geschakeld aan een bestuurslid. Hierdoor zijn de communicatielijnen kort en is het bestuur op de hoogte van alle zaken die er spelen. In de praktijk blijkt dat veel werkzaamheden veelal door dezelfde personen worden uitgevoerd. Hierdoor zouden vrijwilligers kunnen afhaken waardoor de voortgang van de vereniging in gevaar komt. Momenteel zou het bestuur een enthousiaste kracht kunnen gebruiken die zelfstandig enkele taken zou kunnen aanpakken. Tevens zijn er diverse commissies, zie hoofdstuk 5.2, die versterking nodig hebben. Een bestuur die met voldoende bestuursleden op een ontspannen manier de taken en verantwoordelijkheden kan dragen. Hierdoor ontstaat tijd om de vereniging uit te bouwen naar een gedegen en stabiele club. Tevens zou een uitbreiding van de commissieleden betekenen dat niet alles op enkele schouders rust. Door meer leden/ouders bij de vereniging te betrekken wordt het saamhorigheidsgevoel versterkt en blijven leden langer bij de club verbonden. Enthousiaste vrijwilligers trekt weer meer leden en vrijwilligers aan waardoor er een gezonde vereniging ontstaat. 4.4 Strategie en activiteiten Om het technisch en bestuurlijk kader in de toekomst zo stabiel mogelijk te laten functioneren zijn er een aantal doelen geformuleerd die tot de volgende actiepunten zullen leiden: Scheidsrechtercursus/opfriscursus organiseren, 2x per jaar Beloning bondsscheidsrechters communiceren en uitkeren Mogelijkheid bieden trainers HT1 en verder te volgen TC bijeenkomsten met trainers/coaches plannen volgens vast schema Bijscholingen organiseren voor trainers/coaches Bestuur en TC vergroten door intensievere zoektocht 11

12 5 Activiteiten & aanbod Voor het onderwerp activiteiten & aanbod is het volgende doel geformuleerd: Bij HV Meteoor is er in 2015 het gehele seizoen voldoende handbalaanbod dat wordt gedragen door alle leden en/of ouders! In dit hoofdstuk worden de activiteiten en de daarbij horende werkzaamheden toegelicht. 5.1 Betrokkenheid leden en ouders (vrijwilligers) Bij iedere vereniging zijn er vele werkzaamheden te vervullen. In de praktijk blijkt dit veelal door dezelfde personen te worden uitgevoerd. Om dit te voorkomen wordt er bij HV Meteoor steeds meer een beroep op de leden gedaan om hierin hun steentje bij te dragen. Echter, door de vele taken wordt de draagkracht om zaken uit te voeren sterk verminderd. Er zijn steeds meer geluiden te horen dat ouders of leden klagen of zelfs afhaken waardoor er nog meer op de schouders van de coach of anderen rust. In 5.2 worden deze taken toegelicht. Er wordt nauwelijks gebruik gemaakt van maatschappelijke stages. Ieder lid/ouder is bekend met het gegeven dat er meer bij een lidmaatschap hoort dan handballen alleen. Om de contributie laag te houden zullen de leden zelf actief moeten helpen om de club bestaansrecht te geven. Ieder lid/ouder heeft zijn voorkeuren en zou deze kenbaar moeten/mogen maken. Er zou een keuze moeten zijn in het uitvoeren van deze taken. Ook zou er een mogelijkheid moeten zijn om eventueel taken af te kopen. Tevens dient er jaarlijks naar de begroting gekeken te worden waarna blijkt of bepaalde acties doorgang moeten vinden of niet. Uiteraard is de behoefte om acties te lopen bij een tekort in de verenigingskas groter dan bij een zeer gezonde kas. Door gebruik te maken van maatschappelijke stages kunnen leden hun school combineren met vrijwilligerswerk voor onze vereniging. 5.2 Commissies Zoals besproken in 4.3 worden de commissies aangestuurd door leden van het bestuur. Hieronder volgt een opsomming van de commissies: Technische Commissie Er zijn 4 vrijwilligers druk bezig de trainers, coaches en speelsters op de juiste wijze in te delen, te motiveren en de voorwaarden te creëren waardoor er voor iedereen op een leuke en sportieve manier de handbalsport beoefend kan worden. Deze commissie vergt veel van de mensen, zowel in tijd als mentaal. Door groei van de vereniging is de druk op de commissie hoger dan wenselijk is. Hierdoor bestaat het gevaar van afhaken van commissie leden. Enkele commissieleden zijn al jarenlang aan de vereniging verbonden waardoor sommige activiteiten automatisch uitgevoerd worden. Indien er een commissielid aangeeft te willen stoppen zou er een probleem kunnen ontstaan aangezien een langere inwerktijd noodzakelijk is. De taken van de Technische Commissie zijn vastgelegd in een draaiboek. 12

13 Commissie sponsorzaken Deze commissie wordt momenteel bemand door 1 persoon, tevens bestuurslid. Het benaderen van nieuwe sponsors is kortgeleden opnieuw opgepakt en het contact met huidige sponsors is aangehaald. De sponsors kunnen nu doormiddel van spreektijd in de Meteoriet hun bedrijf onder de aandacht brengen. Dit wordt zeer gewaardeerd. Activiteiten Commissie Deze commissie zorgt met een viertal vrijwilligers voor het organiseren van activiteiten al dan niet in samenwerking met voetbalvereniging Grasshoppers. De activiteiten vallen buiten de reguliere wedstrijden en zijn bedoeld om het club- dan wel teamgevoel te versterken. Tevens worden hierdoor nieuwe leden geworven. Actie Commissie De actie commissie zorgt voor extra inkomsten voor de vereniging naast de contributies en de sponsorgelden. Diverse acties worden opgezet waar de leden een actieve bijdrage aan moeten leveren. Deze commissie wordt door 2 personen bemand. Oud Papier Het ophalen van oud papier is een hoge inkomstenbron voor de vereniging. Het ophalen hiervan wordt gecoördineerd door 1 vrijwilliger. Per jaar wordt er 6 keer met de wagen oud papier opgehaald. Hiervoor zijn gemiddeld 7 vrijwilligers nodig. Meteoriet Twee leden zijn belast met het verzamelen en verwerken van de kopij voor het clubblad, de Meteoriet. Het clubblad komt gemiddeld 5x per seizoen uit. Naast het speelprogramma is deze gevuld met verslagen, mededelingen en andere informatie. De verdeling en bezorging van de Meteoriet wordt ook verzorgt door een vrijwilliger. Website De verouderde website wordt momenteel vervangen door een nieuwe website. In de huidige situatie is 1 persoon verantwoordelijk voor het online brengen van informatie. Kantinedienst HV Meteoor maakt samen met voetbalvereniging Grasshoppers gebruik van het buitencomplex. Over het algemeen verzorgt Grasshoppers de kantinedienst. Indien er geen voetbalwedstrijden zijn verzorgt HV Meteoor zelf de kantinediensten. Deze diensten worden gecoördineerd door een bestuurslid. Schoonmaak kleedkamers De 4 kleedkamers van het buitencomplex dienen wekelijks schoongemaakt te worden. Dit wordt verzorgt door de leden vanaf A-jeugd. De coördinatie is in handen van een bestuurslid. Klussenploeg Deze ploeg komt incidenteel bij elkaar voor allerhande werkzaamheden in en om het buitencomplex. Coördinatie wordt verzorgt door een bestuurslid. Scheidsrechters Indelen, opleiden en klankbord van de scheidsrechters is in handen van een mentorscheidsrechter en een bestuurslid. Zaaldienst De zaaldiensten worden ingevuld door leden en ouders op vrijwillige basis. Een bestuurslid zorgt voor de indeling. 13

14 Bovenstaande activiteiten worden veelal door dezelfde personen uitgevoerd waardoor de druk in sommige gevallen te hoog wordt. Om te voorkomen dat er bij het wegvallen van een vrijwilliger onwetendheid ontstaat over de te vervullen taken is er een handboek met bestuurlijke taken dat ook bovenstaande commissies in kaart brengt. Een uitbreiding van diverse commissieleden zal de druk op vrijwilligers doen afnemen. Hierdoor ontstaat er ruimte voor nieuwe ideeën (nieuwe mensen) en blijft het enthousiasme aanwezig. Een aantal commissies zullen samengevoegd moeten worden, aangezien hier overlapping optreedt, zoals Actie Commissie en Oud Papier, Meteoriet en Website onder de noemer Communicatie (wellicht met PR), en kantinedienst, schoonmaak kleedkamers en zaaldienst onder de vlag van Facilitaire Diensten. De Technische Commissie zal wellicht uitgebreid moeten worden met twee personen. 5.3 Strategie en activiteiten Om de hierboven vermelde doelen te kunnen realiseren zullen er de komende periode de volgende activiteiten opgepakt moeten worden: Behoefte maatschappelijke stages onderzoeken Handleiding commissies nalopen en zo nodig aanvullen Voorstel maken voor keuze vrijwilligerswerk, ter goedkeuring in ledenvergadering seizoen Financiën onder de loep nemen en noodzaak acties overwegen Technische Commissie uitbreiden met twee leden Samenvoegen van commissies om overlap te voorkomen en duidelijkheid te creëren Commissies vragen naar noodzaak tot uitbreiding 14

15 6 Accommodaties Voor het onderwerp accommodaties is het volgende doel geformuleerd: Bij HV Meteoor is er in 2015 voldoende ruimte voor elk team om naar behoefte te kunnen handballen! In dit hoofdstuk zal worden ingegaan op zaalruimte en veldhandbal. 6.1 Zaalhandbal HV Meteoor speelt al haar thuiswedstrijden op zondag in sporthal De Weijver (m.u.v. wedstrijden tegen zaterdagteams, deze worden op zaterdag in De Weijver gespeeld). Voor de trainingen wordt gebruik gemaakt van diverse accommodaties in de gemeente. Dames Sen 1, 2 en 3, Dames Recr1 en Dames jun A1: Deze teams trainen op dinsdagavond met twee teams tegelijk op een helft van de hal. Om de 5 à 6 weken moet er uitgeweken worden naar een gymzaal i.v.m. volleybalcompetitie. Eens in de 2 à 3 weken is er halverwege de avond i.v.m. volleybalcompetitie nog maar 2/3 zaal beschikbaar voor 4 teams. Op de donderdagavond is 2/3 zaal beschikbaar tot het eind van de avond, waardoor er 2 teams gezamenlijk kunnen trainen. Jeugd B1 t/m E1 De gezamenlijk conditie/techniektraining voor de jeugd (D1 t/m C3 en C2 t/m B1) vindt plaats in de sporthal. Daarnaast trainen de jeugdteams ieder apart met hun eigen team. B1, C2 en C4 in een deel van de sporthal, de overige teams in diverse gymzalen in de gemeente. Keepers De keepers van Ds1 t/m C1 krijgen een uur lang gezamenlijk training in een gymzaal. Deze ruimte is voldoende. HV Meteoor heeft dringende behoefte aan uitbreiding van de trainingsuren in sporthal De Weijver voor zowel de oudere leden als de jeugd vanaf 10 jaar, omdat: - Het trainen in een gymzaal voor 2 oudere teams tegelijk verre van optimaal is - Het voor de jeugd vanaf 10 jaar wenselijk is om in de sporthal te trainen om zo wedstrijdsituaties goed na te kunnen bootsen en oefenwedstrijden binnen de vereniging te kunnen organiseren. Daarnaast is het vroege tijdstip van uur van verschillende trainingen voor scholieren van het voortgezette onderwijs niet altijd haalbaar. Er is dringende behoefte aan meer trainingsruimte in grote zalen, omdat trainen in gymzalen niet optimaal is voor de steeds groter groeiende groep oudere jeugd en senioren/ recreanten. Daarnaast moet het mogelijk zijn om de trainingen voor de leerlingen uit het voortgezet onderwijs aan te kunnen bieden vanaf uur. 15

16 6.2 Veldhandbal HV Meteoor deelt op sportpark De Weijver een accommodatie met voetbalvereniging Grasshoppers en heeft daar voor haar wedstrijden en trainingen 2 verlichte handbalvelden, 4 kleedkamers, een scheidsrechterkleedkamer en een materiaalhok tot haar beschikking. De accommodatie is voor de veldcompetitie voldoende. De afstand van de velden tot de kleedkamers/kantine wordt vaak als nadelig ervaren. Alle teams maken van maandag t/m donderdag volop gebruik maken van de handbalvelden voor de trainingen. Beide velden worden goed benut. De meeste trainingen vinden plaats op de dinsdag- en donderdagavond, waardoor de trainingen tot laat door gaan. Het vroege tijdstip van de gezamenlijk conditie/techniektraining op donderdag om uur vormt voor een deel van de leerlingen uit het voortgezet onderwijs een probleem. De keepers van de C1 t/m Dames Sen1 trainen ook tijdens de veldcompetitie in een gymzaal. Door de te verwachten continue aanwas van nieuwe (jeugd)leden dient er geschoven te worden met trainingstijden en trainingsdagen. Het moet mogelijk zijn om de trainingen voor de leerlingen uit het voortgezet onderwijs aan te kunnen bieden vanaf uur. 6.3 Strategie en activiteiten Om voor elk team voldoende ruimte te creëren om naar behoefte te kunnen handballen zijn de komende jaren de volgende acties nodig: Informatie opvragen voor gebruik alternatieve locaties zoals Oranjehal e.d. 16

17 7 Organisatie & communicatie Voor het onderdeel organisatie & communicatie is als doel geformuleerd: HV Meteoor heeft in 2015 een solide en enthousiaste organisatie en straalt dit uit binnen de Gemeente Opmeer! In dit hoofdstuk zullen de onderwerpen Organisatiestructuur, Interactie tussen het bestuur en de leden en Communicatiemiddelen besproken worden. 7.1 Organisatiestructuur Door de omvang van de vereniging is de organisatiestructuur van HV Meteoor overzichtelijk. Het bestuur telt naast het dagelijks bestuur (DB/voorzitter, penningmeester, secretaris) nog 3 leden. Hieronder vallen de diverse commissies, ieder met een bestuursverantwoordelijke. De lijnen zijn hierdoor kort en de besluitvorming snel. Iedere vraag of opmerking van een lid wordt behandeld in de maandelijkse bestuursvergadering. Echter, indien de vraag urgent is wordt deze uiteraard met voorrang behandeld. Gewenste situatie 2015 Naast de gewenste uitbreiding van bestuurs- en commissieleden zit de organisatie op een prima niveau. 7.2 Interactie tussen bestuur en leden Het bestuur van HV Meteoor houdt eenmaal per jaar een algemene ledenvergadering aan het begin van het nieuwe seizoen. De opkomst van leden bij deze formele vergadering ligt vaak vrij laag. Veel leden zien deze ledenvergadering als een formeel moment, waar zij weinig invloed kunnen hebben op het reilen en zeilen van de vereniging. De ervaring leert dat leden via allerlei kanalen (trainers/coaches, mail aan bestuur of TC e.d.) de weg naar het bestuur weten te vinden. Op reacties, vragen en opmerkingen wordt altijd serieus en snel gereageerd. De algemene ledenvergadering is zoals deze bedoeld is. Het bestuur legt verantwoording af aan de leden over het te voeren beleid. De inhoud van de vergadering is lastig aan te passen om hierdoor een hogere opkomst te krijgen. De informatie wordt via het clubblad, de Meteoriet kenbaar gemaakt. De website zou hierin een actievere rol moeten spelen. 7.3 Communicatiemiddelen (PR/website) HV Meteoor kent momenteel een drietal communicatiemiddelen, t.w.: De Meteoriet Dit clubblad wordt 5x per jaar in gedrukte vorm thuisbezorgd. Vanaf 2010 is de inhoud grondig vernieuwd en actiever gezorgd voor kopij. 17

18 De website HV Meteoor.nl Deze website wordt door een vrijwilliger beheert. Hierdoor is er 1 persoon verantwoordelijk wat zorgt voor een kwetsbare plek. Tevens is de website lastig te beheren door een moeilijk te doorgronden systeem. berichten Bijna elk lid van HV Meteoor beschikt inmiddels over een eigen adres. Dit heeft ervoor gezorgd dat snelle onderlinge communicatie tussen leden, bestuur en andere kaderleden mogelijk is. Gewenste situatie 2015 In 2015 wordt het clubblad digitaal gestuurd indien een lid aangeeft hier een voorkeur voor te hebben. De website is volledig vernieuwd tot een website waar meerdere mensen toegang tot hebben. Wekelijks worden hierop de wedstrijduitslagen en tussenstanden vermeld. In een duidelijk en overzichtelijk menu kan een bezoeker alle informatie over de club/teams terugvinden. De website heeft een herkenbare naam; Er is een commissie Communicatie en PR samengesteld. Hiervandaan worden regelmatig wedstrijdverslagen en activiteiten gecommuniceerd richting pers. Een streven is om 1x per twee weken regionaal in het nieuws te komen. Elke uiting naar buiten, wordt voorzien van het HV Meteoorlogo en straalt positiviteit en enthousiasme uit! 7.4 Strategie en activiteiten Om de hierboven beschreven doelen te realiseren zullen de volgende activiteiten opgepakt moeten worden: Mogelijkheid tot versturen digitaal clubblad inventariseren Website bouwen en taken verdelen m.b.t. beheren hiervan Commissie Communicatie en PR opzetten. 18

19 8 Financiën Voor wat betreft financiën kan het volgende doel worden geformuleerd: HV Meteoor is in 2015 een (duurzaam) financieel gezonde sportvereniging! In dit laatste hoofdstuk zullen achtereenvolgens worden behandeld: contributies, sponsoring, acties en subsidies. 8.1 Contributies Uit een inventarisatie bij omringende handbalverenigingen is gebleken dat de jaarlijkse contributies, die HV Meteoor vraagt van haar leden, op een relatief laag niveau liggen. De contributieopbrengsten bedragen ongeveer een derde van de totale opbrengsten en zijn dus een belangrijke inkomstenbron. HV Meteoor wil handbal bereikbaar houden voor alle personen en gezinnen. Ook voor gezinnen met een laag inkomen moet HV Meteoor aantrekkelijk zijn om lid van te worden. Dit betekent dat de contributie binnen de perken wordt gehouden en in elk geval niet veel mag afwijken van de contributie van omringende handbalverenigingen. De hoogte van de contributie is afhankelijk van de ontwikkeling van het aantal leden, de andere inkomstenbronnen (zie hierna) en van de kosten. Deze posten zullen op elkaar afgestemd worden om een totaal financieel gezonde situatie te creëren. De contributieopbrengsten zullen in 2015 zijn gestegen van ongeveer nu naar ongeveer , doordat het aantal leden naar verwachting zal toenemen (zie paragraaf 3.2). Hierbij is geen rekening gehouden met een eventuele contributieverhoging. Een eventuele contributieverhoging zal in de jaarvergadering worden toegelicht en dient in deze vergadering goedgekeurd te worden door de leden. 8.2 Sponsoring De sponsoropbrengsten bedroegen het afgelopen seizoen bijna per jaar. Dit is ongeveer 15% van de totale opbrengsten. Eén bestuurslid is belast met de sponsorzaken en is hier heel enthousiast en succesvol mee aan de slag gegaan in het huidige seizoen. Er worden veel contacten gelegd en dit heeft al tot enkele sponsorovereenkomsten geleid. Daarnaast is er ook aandacht voor bestaande sponsors om deze langer aan HV Meteoor te binden. Mede gezien de weg die dit seizoen is ingeslagen, zullen de sponsoropbrengsten in 2015 met ongeveer 25% zijn gestegen tot ruim Hierdoor hoeft er geen forse contributieverhoging plaats te vinden en kan de contributie in de pas blijven lopen met die van andere handbalverenigingen in de regio. Daarnaast zal bij een stijging van de contributieopbrengsten en de sponsoropbrengsten de mogelijkheid bekeken worden om de leden en ouders van jeugdleden minder te belasten met het uitvoeren van acties (zie paragraaf 8.3). 19

20 8.3 Acties Om extra inkomsten te genereren worden binnen HV Meteoor elk jaar enkele acties gehouden. De belangrijkste zijn het ophalen van oud papier, het verkopen van loten en het verkopen van speculaaspoppen. Dit levert de vereniging jaarlijks bijna op. Dit is bijna 25% van de totale opbrengsten en dus een belangrijke inkomstenbron. Mede hierdoor kan de contributie relatief laag gehouden worden. De acties worden uitgevoerd door de leden en de ouders van de jeugdleden. Het bestuur ontvangt steeds meer signalen dat er naast het handbal teveel andere activiteiten worden verwacht van de leden. Naast deze acties worden leden ook ingezet voor zaaldienst, kantinedienst, schoonmaken kleedkamers en fluiten van wedstrijden. In 2015 voert handbal de boventoon en zijn de leden en ouders van de jeugdleden tevreden over het aantal acties en de inzet die hierbij van hen wordt verwacht. Er zullen dus keuzes gemaakt moeten worden over de acties die uitgevoerd gaan worden. Dit zal tot gevolg hebben dat de opbrengsten uit acties gaan dalen. Deze opbrengstendaling zal opgevangen worden door een stijging van de contributieopbrengsten en sponsor opbrengsten. Het schrappen van acties kan hierdoor leiden tot het verhogen van de contributie. Tevens krijgen leden de mogelijkheid om de uitvoering van acties af te kopen. Hiermee wordt leden de mogelijkheid geboden te kiezen tussen het uitvoeren van acties of een verkapte contributieverhoging. Uiteindelijk moet de begroting sluitend zijn. 8.4 Subsidies HV Meteoor ontvangt momenteel van de gemeente een subsidiebedrag per jeugdlid. In totaal bedraagt dit ongeveer 600. Daarnaast wordt subsidie gevraagd bij het organiseren van een activiteit. Als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan, stelt de gemeente hiervoor een bedrag beschikbaar. Al met al betreft dit een bescheiden opbrengst, ongeveer 1% van de totale opbrengsten. HV Meteoor heeft als doel de komende jaren zoveel mogelijk gebruik te maken van de mogelijkheid om een aanvraag in te dienen bij instellingen die subsidies verstrekken. 8.5 Strategie en activiteiten Om de financiële situatie van HV Meteoor gezond te houden zijn een aantal doelen geformuleerd die tot de volgende actiepunten zullen leiden: Sponsorzaken professionaliseren o.a. door: o Uitbreiden van huidige sponsorcontracten door intensiever bestaande contacten te onderhouden en nieuwe contacten aan te gaan o Sponsoren meer betrekken bij vereniging (feestje, activiteiten e.d.) o Nieuwe uitdagingen vinden om sponsorgeld te kunnen verkrijgen o Grotere betrokkenheid bij financiële administratie zodat een betere inschatting verkregen kan worden op welke gebieden sponsoring nodig is/kan zijn o Jaarlijks overzicht tonen met gemaakte afspraken, ook voor toekomst o Representatieboekje voor potentiële sponsors Aantal acties wordt jaarlijks vastgesteld na inzien van de begroting, waarbij tevens vastgesteld wordt hoeveel leden van een gezin hieraan deelnemen Maximale subsidie mogelijkheden onderzoeken Regeling voor afkopen vrijwilligersactiviteiten vaststellen 20

21 Slotwoord Wij zijn van mening dat we een ambitieus, maar realistisch beleidsplan voor HV Meteoor hebben geschreven. Onze vereniging bestaat uit enthousiaste leden en vrijwilligers, die het beste voor hebben met hun club. Met elkaar gaan we ervoor zorgen dat onze ambities waarheid worden. Wij gaan er vanuit dat dit beleidsplan niet in de spreekwoordelijke onderste la verdwijnt, maar dat we met al onze leden en vrijwilligers er de schouders onder gaan zetten, om de geschetste doelen te bereiken. Dan gaat onze gezellige dorpsclub zeker een mooie toekomst tegemoet! Graag tot ziens bij HV Meteoor! Beleidscommissie HV Meteoor Lucie Zuiker Imka Ursem Astrid Rogge Monique van Teunenbroek Jos Steur 21