Beleidsplan. Geschiedenis Studenten Vereniging Excalibur

Transcriptie

1 Beleidsplan Geschiedenis Studenten Vereniging Excalibur Bestuur

2 Inhoudsopgave Voorwoord 3 Voorzitter 4-5 Secretaris 6-7 Penningmeester 8 Algemeen Bestuurslid 1 - Jaarplanning 9-11 Algemeen Bestuurslid 2 - Grote Reis Algemeen Bestuurslid 3 - PR

3 Voorwoord Geachte lezer, Als 27 ste bestuur van Geschiedenis Studentenvereniging Excalibur gaan wij het komende bestuursjaar vol goede zin te gemoed. Een nieuw jaar voor de GSV en daarmee een nieuwe uitdaging voor een nieuw bestuur. Het bestuur van heeft een hervorming van de bestuursstructuur doorgevoerd, waarbij het aantal bestuursleden is teruggebracht van zeven naar zes. De functies Formele Zaken, Externe Zaken, Informele Zaken, en HInT zijn weggevallen. In plaats daarvan zijn de functies Algemeen Bestuurslid 1- Jaarplanning, Algemeen Bestuurslid 2- Grote Reis en Algemeen Bestuurslid 3- PR in het leven geroepen. De algemeen bestuursleden zijn ieder eindverantwoordelijk voor een aantal kleinere commissies. Zij zullen ernaar streven deze commissies efficiënter te laten functioneren dan de grotere commissies die binnen de oude bestuursstructuur bestonden. Hoe de algemeen bestuursleden dit gaan doen en welke andere doelstellingen zij hebben, kunt u verderop lezen in dit beleidsplan. Ook het dagelijks bestuur zal zich volledig gaan inzetten om deze nieuwe bestuursstructuur tot een succes te maken. Maar boven alles moet de GSV de actieve en gezellige studieverenging blijven die zij is. Hierbij wil ik dan ook mijn dankwoord uitspreken aan het voorgaande bestuur. Het afgelopen jaar was een goed jaar voor de GSV met veel geslaagde activiteiten. Ook dit jaar gaan wij ons volledig inzetten om leuke activiteiten te organiseren en er een mooi jaar voor de GSV van te maken. Dit beleidsplan vormt een goede basis om dit voor elkaar te krijgen en ik heb er dan ook alle vertrouwen dat we hier dit jaar in gaan slagen. Arlette van Lint, Voorzitter 3

4 Voorzitter Om GSV Excalibur een actieve en gezellige vereniging te laten blijven heeft zij absoluut behoefte aan een stabiel en samenwerkend bestuur met een open karakter. Zeker binnen de huidige hervormingen van de bestuursstructuur. Samenwerking, duidelijkheid en goede communicatie zullen nodig zijn. Natuurlijk binnen het bestuur, maar ook naar alle commissies en leden toe. Communicatie en contacten Ten eerste zal het bestuur in principe iedere week een bestuursvergadering houden. Hierbij zal ik er onder andere op toezien dat de communicatie tussen de voorzitters van de commissies en de algemeen bestuursleden goed verloopt. De algemeen bestuursleden zijn de eindverantwoordelijken van deze commissies en zullen dan ook zo veel mogelijk bij de vergaderingen van hun commissies aanwezig zijn. Ten tweede is de communicatie tussen het bestuur en de leden zeer belangrijk. De GSV moet een levendige en veelzijdige studievereniging blijven met enthousiaste leden. Als voorzitter zie ik daarin voor mij een belangrijke rol weggelegd. Ik wil het komende jaar dan ook goed bereikbaar zijn voor onze leden en zo veel mogelijk op de GSV-activiteiten aanwezig zijn. Dit geldt voor het hele bestuur, maar al helemaal voor mij. Daarnaast zullen we contact onderhouden met de leden via onze twee-wekelijkse nieuwsbrief en onze website. Verder wil ik dat de PR van onze activiteiten verbeterd wordt en dat deze activiteiten goed op elkaar afgestemd worden. Dit is zeker mogelijk door de invoering van de functies Algemeen Bestuurslid 1-Jaarplanning en Algemeen Bestuurslid 3-PR binnen de nieuwe bestuursstructuur. Via een goede PR is het de bedoeling dat er meer leden naar onze activiteiten komen. Voor meer informatie verwijs ik naar het beleidsplan van Algemeen Bestuurslid 3-PR, Bart Schillings. Daarnaast zijn actieve leden ontzettend belangrijk voor onze vereniging. GSV Excalibur kan alleen blijven bestaan met behulp van actieve leden die zich willen inzetten voor onder andere de organisatie van activiteiten, het voeren van PR en het in stand houden van het HInT. Ook dit jaar streeft het hele bestuur ernaar om het aantal actieve leden op peil te houden, zodat de vereniging goed kan blijven functioneren. Hiermee is al een stap gezet via de veranderingen binnen de bestuursstructuur waarmee de commissiestructuur beter is geworden en leden makkelijk toe kunnen treden om specifieke activiteiten te organiseren. Verder kunnen leden, indien ze dit willen, een grotere verantwoordelijkheid aangaan door het voorzitterschap van een commissie op zich te nemen. Verder is het belangrijk om het contact tussen onze studievereniging en de opleiding in stand te houden via de onderwijscommissie die cursussen zal evalueren en contact zal onderhouden met de Opleidingscommissie. Daarnaast zullen we ook dit jaar weer een docentenborrel organiseren. Als voorzitter wil ik er dit jaar ook voor zorgen dat de contacten tussen onze studievereniging en andere verenigingen goed worden onderhouden. Bekendheid van de GSV en contacten met andere verenigingen kunnen gebruikt worden om samen (grotere) activiteiten te organiseren. Hiervoor wil ik met bestuursleden veel aanwezig zijn op constitutieborrels van in ieder geval de studieverenigingen van Letteren en onze zusterverenigingen die deelnemen aan de PHV-dag. Daarnaast zullen we ook ons best doen om aanwezig te zijn op constitutieborrels van studieverenigingen van andere faculteiten en een aantal sport- en gezelligheidsverenigingen. Verder 4

5 zal het contact met andere verenigingen verlopen via het SOFv (Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen) en het SOLve (Samenwerkingsoverleg Letterenverenigingen). Het SOLve is het afgelopen jaar opgericht als overkoepelend orgaan voor alle studieverenigingen van Letteren en ik wil me zeker inzetten om dit samenwerkingsoverleg voort te zetten. Tot slot neem ik als voorzitter van onze studievereniging ook plaats in het bestuur van de alumnivereniging Dr. Huybers om zo het contact met de alumni goed te onderhouden. Openheid Naast goede communicatie zie ik openheid als tweede pijler voor de GSV. Ik vind het belangrijk dat de GSV een uitnodigende vereniging is die openheid uitstraalt. Daarom streef ik ernaar om samen met de overige bestuursleden zoveel mogelijk aanwezig te zijn op activiteiten en leden zo het gevoel te geven dat ze welkom zijn en ons altijd kunnen aanspreken. Deze toon heb ik al proberen te zetten tijdens de introductie voor de eerstejaars geschiedenis en dit wil ik graag zo voortzetten gedurende de rest van het jaar. Veelzijdigheid Tot slot wil ik de veelzijdigheid van de GSV dit jaar benadrukken. De diversiteit binnen de GSVactiviteiten moet zeker blijven bestaan. We zijn een studievereniging die zowel studiegerelateerde activiteiten organiseert als ontspannende activiteiten die buiten ons vakgebied vallen, zowel binnen als buiten de grenzen van Nederland. Dit jaar wil ik de studiegerelateerde kant van onze vereniging benadrukken. Zo gaan we binnen de nieuwe bestuursstructuur proberen om meer leden naar debatten en lezingen te laten komen door deze te combineren met themaborrels. Verder gaat de congrescommissie zich volledig inzetten om een mooi congres te organiseren. Het dagelijks bestuur neemt naast de boekverkoop ook het studieproject StudyBuddy onder zijn hoede. Afgezien van deze studiegerelateerde activiteiten zullen er dit jaar natuurlijk onder andere een Kleine en een Grote reis, GSV-feesten, een gala en sportgerelateerde activiteiten plaatsvinden. Hierbij wil ik grotendeels vasthouden aan de bestaande activiteiten van de GSV, maar ook ruimte bieden voor nieuwe ideeën vanuit de commissies. Ik wil er een succesvol en gezellig jaar van maken voor de GSV met als kernpunten communicatie, openheid en veelzijdigheid. Kortom, een nieuw jaar met nieuwe uitdagingen voor mij als voorzitter en voor het hele bestuur. Arlette van Lint - Voorzitter 5

6 Secretaris Het dagelijks bestuur heeft binnen de nieuwe bestuursstructuur, anders dan de drie Algemene Bestuursleden, slechts te maken met enkele kleine wijzigingen. Dit betekent echter niet dat het dagelijkse bestuur minder verantwoordelijk is voor het slagen van de nieuwe structuur. Integendeel, samen zijn wij verantwoordelijk voor het creëren van succes en voor het leveren van het bewijs dat de doorgevoerde veranderingen een positief effect op de vereniging hebben. Ik, als secretaris, wil hieraan een zo goed mogelijke bijdrage leveren. Ik wil mijzelf het aankomend jaar richten op de volgende zaken: Schriftelijke correspondentie (digitaal en niet-digitaal) Dagelijkse taken (waaronder archiveren en notuleren) Contact met de opleiding Boekverkoop Schriftelijke contacten Wanneer ik de taken van een secretaris zou moeten kenschetsen, zou ik het in eerste instantie ruim afbakenen en zeggen dat alles dat met 'het woord' - en met name in geschreven vorm - te maken heeft, onder de eerste verantwoordelijkheid van de secretaris valt. De secretaris is hierbij onder andere verantwoordelijk voor de digitale en niet-digitale correspondentie. Ik ben degene die alle post als eerste onder ogen krijgt, en het is mijn taak om, waar nodig, op deze binnenkomende post te antwoorden en door te sturen naar mede-bestuursleden. Ik wil er het aankomende jaar zorg voor dragen dat de correspondentie op nauwgezette en adequate wijze verloopt. In de geest van onze vereniging wil ik, zowel naar GSV-leden als naar andere verenigingen en organisaties toe, een openheid en bereikbaarheid uitstralen die zal leiden tot een ongecompliceerde en plezierige schriftelijk communicatie. Op deze wijze hoop ik bij te dragen aan de bereikbaarheid van het bestuur. Dagelijkse taken Naast het verzorgen van de digitale en niet-digitale post heb ik te maken met een breed scala aan overige, dagelijkse dan wel wekelijkse taken. Het waarborgen van de transparantie van de vereniging zie ik als een belangrijke taak van de secretaris. Onder andere door middel van het bijhouden van de archieven en door het notuleren tijdens vergaderingen lever ik hieraan een essentiële bijdrage. Doordat alle correspondentie via de secretaris verloopt, ben ik het bestuurslid die, samen met onze voorzitter Arlette, het overzicht kan bewaren. Het is van belang dat ik te allen tijde op de hoogte ben van alles wat speelt binnen de vereniging. Ik vind het zeer belangrijk dat de voorzitter en de overige bestuursleden op mij terug kunnen vallen. Het contact met de opleiding Ik ben in het bestuursjaar niet langer verantwoordelijk voor de nieuwsbrief en het beheer van de website. Deze taken zijn overgedragen aan het Algemeen Bestuurslid 3 PR, Bart Schillings. Mocht Bart problemen ondervinden bij het vervullen van deze taken, wegens een te druk eigen takenpakket, dan vind ik het belangrijk om bereid te zijn Bart waar nodig te ondersteunen. Een taak die ik binnen de nieuwe structuur meer expliciet zie weggelegd voor de secretaris is het 6

7 onderhouden van contacten met de eigen opleiding; de GSV acht het van belang dat het contact tussen het docententeam en de vereniging goed verloopt en hieraan ben ik voornemens een bijdrage te leveren. Zaken waar ik hierbij aan denk zijn de organisatie van een docentenborrel en eventueel de aanwezigheid van bestuursleden bij promoties, benoemingen, belangrijke publicaties en andere professionele hoogtepunten van docenten. Boekverkoop Op het moment van schrijven is de boekverkoop reeds achter te rug, waardoor ik hier niet aan heb kunnen bijdragen. Het feit dat ik op dat moment nog niet actief was binnen het bestuur, betekent niet dat ik geen zorg zal dragen voor de boekverkoop aan het eind van het jaar. Ik zie het als mijn taak om, samen met de secretaris van het bestuursjaar , de boekverkoop van het aankomende collegejaar in goed banen te leiden. Aan het besluit gekomen van dit beleidsplan wil ik onderstrepen dat het onderhouden van (schriftelijke) contacten met mijn mede-bestuursleden, de GSV-leden, de opleiding, en andere verenigingen en organisaties continu mijn prioriteit heeft. Het elke dag zorgvuldig bijhouden van de dagelijkse taken is noodzakelijk. Alles bijeen nemende, mag duidelijk zijn dat het takenpakket van de secretaris te kenschetsen is als dynamisch, uitdagend en ook tijdrovend. Ik heb er zin in om mij, samen met mijn mede-bestuursleden, aankomend jaar ten volste in te zetten voor de GSV Excalibur. Het gaat een mooi verenigingsjaar worden. Simone Endert - Secretaris 7

8 Penningmeester Het financiële beleid van GSV Excalibur voor het komende bestuursjaar laat zich kenmerken door drie doelstellingen: continuïteit, integriteit en beheersing. Met de komst van een nieuwe bestuursstructuur is het van belang waarde te hechten aan continuïteit. Veel zal veranderen in de structuur van commissies en de communicatie binnen de vereniging. Het is daarom belangrijk dat de functie van penningmeester duidelijk is. De penningmeester staat midden in de vereniging en zal zich daardoor integer moeten opstellen en nauw contact houden met de commissies. Net als voorgaande jaren zal de penningmeester er op toe zien dat er begrotingen door de commissies worden ingeleverd, om deze vervolgens te controleren. De naleving van deze begrotingen is zeer belangrijk om de financiën van de vereniging beheersbaar te houden. Momenteel is de liquiditeitspositie van de GSV uitstekend te noemen, maar dit hoeft geen reden te zijn tot extra spenderen. Voor een risicovolle activiteit als de Grote Reis blijft een buffer noodzakelijk. Verder zal er aangevangen worden met een reserve voor het komende lustrumjaar , dit om de lasten voor eventuele lustrumactiviteiten alvast te spreiden over een aantal jaren. Ik wil dit jaar vooral een rots in de branding in de nieuwe bestuursstructuur zijn, een aanspreekpunt, iemand die de cohesie binnen het bestuur bevordert. Ik wil me daarnaast ook hardmaken voor het naleven van de begroting en daar streng op toe zien. In het bestuur verhoud ik me kritisch tot mijn medebestuursleden en we zullen er samen een mooi jaar van gaan maken. Sponsorcommissie De penningmeester zal dit jaar weer zitting nemen in de sponsorcommissie, hij leidt deze commissie echter niet meer. Door de bestuurswijziging zal er een voorzitter uit de leden van deze commissie gekozen worden. De doelstelling van de sponsorcommissie is niet alleen meer een financiële. Sinds maart 2010 is de sponsorcommissie een andere weg ingeslagen. Naast de nog lopende sponsorcontracten met onder andere het Historisch Nieuwsblad en Piecken wil de sponsorcommissie zich ook gaan profileren op materiële gronde. Hierbij valt te denken aan spullen die nodig zijn bij activiteiten, zoals prijzen bij een bingo of kortingen bij kroegen. Het is van belang dat de sponsorcommissie nauw samenwerkt met andere commissies. Het contact zal in principe gaan lopen via mij en de algemeen bestuursleden die in de commissies plaatsnemen. Verder neemt ook het Algemeen Bestuurslid 3 PR in de sponsorcommissie plaats. Ik wil dus de continuïteit van de GSV waarborgen, mede door open en betrokken in de vereniging te staan. Mijn hoofddoel blijft het financieel beheersbaar houden van de vereniging, en dit op een boekhoudkundig juiste manier. Verder wil ik graag aanvangen met een reserve voor het volgende Lustrumjaar, en zal ik deel blijven nemen aan de Sponsorcommissie. Dirk Lueb, Penningmeester 8

9 Algemeen bestuurslid 1 - Jaarplanning Jaarplanning De jaarplanning is dit jaar een nieuwe functie en komt direct onder Algemeen Bestuurslid 1- Jaarplanning te vallen. Het is gebleken dat de verspreiding van GSV-activiteiten erg belangrijk is voor het slagen van de desbetreffende activiteit. Ik heb elke commissie een aantal data gegeven waarop zij hun activiteiten kunnen organiseren waardoor er nu per maand ongeveer twee activiteiten zijn. De jaarplanning staat op het bord in de GSV-kamer en zal ook op de GSV-site komen te staan. De jaarplanning is ook doorgecommuniceerd naar Algemeen Bestuurslid 3 - PR zodat hij weet wanneer hij welke activiteiten kan gaan promoten. De commissies kunnen in overleg met mij nog schuiven met data maar ik zal er op toezien dat de spreiding van activiteiten in orde blijft. Rol als bestuurslid Elke commissie heeft een eigen voorzitter. Zij zijn verantwoordelijk voor het slagen van de activiteiten die zij organiseren, maar als bestuurslid blijf ik de eindverantwoordelijke voor de commissies die onder mij vallen. Goed contact met de voorzitters is belangrijk en daarom zal ik zoveel mogelijk bij de vergaderingen aanwezig zijn. Zelf zal ik geen functie als organisator hebben maar als controleur erop toezien dat alles in de commissie goed verloopt. HInT De commissie HInT is een al bestaande goedlopende commissie. Wat veranderd is, is dat het bestuurslid van het HInT niet automatisch ook de hoofdredacteur is. Het HInT gaat samen werken met de commissie PR. Hierbij valt te denken aan de PR die de voor - en achterkant van het HInT voor zijn rekening neemt en het HInT, dat op haar beurt reclame kan maken voor GSV-activiteiten. De commissie is ontzettend populair gebleken. Zoals gezegd zal een groot aantal ouderejaars de commissie verlaten maar hun verlies zal goed opgevangen worden. Hoewel ik blij ben met zoveel enthousiasme wil ik er wel voor gaan waken dat de commissie niet te groot wordt. Onderwijscommissie Vorig jaar was het STuB onderdeel van de commissie formeel en zal vanaf dit jaar een nieuwe commissie worden; de onderwijscommissie. Belangrijkste taak van de commissie is het actief evalueren van cursussen. Extra aandacht willen wij dit jaar geven aan de mastervakken. Dit is namelijk het eerste jaar dat men met de gewijzigde masters gaat werken. Als bestuurslid wil ik proberen de samenwerking met de opleidingscommissie te optimaliseren door hier zelf ook zitting in te nemen. Weekendcommissie De weekendcommissie zal zich bezig gaan houden met de organisatie van drie weekenden. Één hiervan is het Eerstejaarsweekend. Omdat dit weekend al op erg korte termijn plaats gaat vinden en er nog vorm gegeven moet worden aan deze commissie zal dit weekend dit jaar door een aparte commissie van ouderejaars georganiseerd worden. De bedoeling is dat de organisatie van dit weekend volgend jaar overgenomen worden door de commissie. De commissie zal een invulling gaan geven aan de andere twee weekenden, die georganiseerd worden in februari en juni. 9

10 Activiteitencommissie Deze commissie gaat drie activiteiten per jaar organiseren. Vorig jaar waren dat History Rocks, Brood en Spelen en de Mannen - en Vrouwendag. Of deze activiteiten dit jaar behouden zullen blijven of vervangen worden door nieuwe is aan de commissie om te bepalen. Belangrijk is dat de commissie gemotiveerde leden heeft en dat er onder deze leden ook een voorzitter wordt gekozen die verantwoordelijk is voor de te organiseren activiteit. Een mix van oudere - en eerstejaars zou ideaal zijn. Ook voor deze commissie geldt dat de vergaderfrequentie toe zal nemen wanneer één van de activiteiten nadert. Jaarplanning September 28 Feest 30 Wissel ALV Oktober 8/9/10 Eerstejaarsweekend 13 Lezing + Themaborrel 29 Dies? November 6/7 Kleine Reis 17 Activiteit December 8 A-Feest 16 Kerstdiner 16 Gala Januari 5 Nieuwjaarsborrel Februari 12/13 Schönes Wochenende 16 A-feest Activiteit Maart 2 Lezing + Themaborrel 16 Feest Halfjaarlijkse ALV 10

11 April 13 Lezing / Debat 19 Sportactiviteit Mei 6/7/8 Batavierenrace 30 april - 8 mei Grote Reis 11 A-feest 24 Congres Juni 8 Themaborrel 14 ALV Asluitingsfeest / Weekend (Eind juni, wanneer alle tentamens voorbij zijn) Aniek de Kort, Algemeen Bestuurslid 1 - Jaarplanning 11

12 Algemeen bestuurslid 2 Grote Reis Als Algemeen Bestuurslid 2 - Grote Reis is het de bedoeling dat er een meer leidinggevende bestuursfunctie komt waarin verantwoordelijkheid deels wordt overgedragen op commissieleden. De taak van een bestuurslid is vooral van controlerende aard. Ik wil met de rest van het bestuur een stabiele en actieve houding naar de leden en andere verenigingen uitstralen. Dit wil ik bereiken door veelvuldig aanwezig te zijn bij activiteiten en borrels van de eigen vereniging en de constitutieborrels van andere verenigingen. Verder heb ik drie commissies onder mijn hoede waarin ik steeds een andere functie vervul. De voorzitter van de commissie wordt democratisch gekozen en zal het beleid van deze commissie gaan bepalen. Reizen De Kleine en Grote Reis zijn belangrijke onderdelen van GSV Excalibur. Hierin zal de lijn van voorgaande jaren voortgezet worden. Het concept blijft hetzelfde, de Kleine Reis in november en de Grote Reis in de meivakantie. In de eerste plaats is natuurlijk de locatie belangrijk om interesse te wekken bij de leden, vooral na de interessante locaties van afgelopen jaren. In deze commissie is het bestuurslid tevens de voorzitter. Vanwege het belang en het financiële risico van de reizen ligt de verantwoordelijkheid geheel bij het bestuurslid. Natuurlijk heb ik ook een delegerende taak: ik zal proberen taken zo goed mogelijk te verdelen over de rest van de commissie. Het moet mijns inziens zo zijn dat er een goede spreiding van verantwoordelijkheid en een redelijke verdeling van taken in de commissie is. Voor deze commissie zullen door het hele jaar vergaderingen plaatsvinden, die zullen plaatsvinden in blokken van een aantal vergaderingen snel na elkaar en dan weer enkele weken niets. De bedoeling van dit vergaderschema zal zijn om de commissie met de vergaderblokken focus te geven voor de organisatie van de reis. In deze commissie ben ik dus voorzitter en zal het beleid bepalen. Borrels, debatten en lezingen. Deze commissie organiseert informele en formele activiteiten. De woensdagavondborrel bij de Camelot zal zoals gebruikelijk wekelijks plaatsvinden. Deze gewone woensdagavondborrels worden vooral in het begin en aan het eind van het jaar veelvuldig bezocht door GSV-leden. Er zijn echter ook periodes waarin dit minder gebeurt. Als bestuur willen we zoveel mogelijk aanwezig zijn op deze borrels om het ook voor de leden aantrekkelijk te maken om te komen. Verder zijn er de vier themaborrels die ook bij de Camelot worden gehouden. Het doel is om de lezingen en debatten in combinatie met een borrel die daarna zal plaatsvinden of door gebruik te maken van de actualiteit een veelbezochte activiteit te maken. Contact met deze commissie zal plaatsvinden door middel van vergaderingen die in de aanloop van de activiteit gehouden zullen worden. Als bestuurslid zal ik samen met deze commissie vergaderen, maar een voorzitter zal het beleid bepalen. Ik heb dus een controlerende functie binnen de commissie. ISHA ISHA staat voor International Student of History Association, en het gaat hier om de Nijmeegse afdeling van deze organisatie. 12

13 In deze commissie moet nieuw leven worden geblazen door middel van nieuwe aanwas van leden. Er zal worden gestreefd om enkele malen per jaar een Nijmeegse studentendelegatie naar een ISHAactiviteit te laten gaan. Dit is een nogal uitzonderlijke commissie omdat activiteiten buiten de GSV om worden gepland. Als bestuurslid heb ik intensief contact met de voorzitter van ISHA Nijmegen om de geschiedenisstudenten op te hoogte te houden van de ontwikkelingen en mogelijke reizen. Als doel heb ik om dit jaar eventueel in overleg met ISHA zelf een activiteit te organiseren. Dit om meer binding binnen en mét de ISHA commissie te krijgen en de leden de mogelijkheid te geven om binnen de commissie actief te zijn. De functie als bestuurslid in deze commissie is dan vooral van informerende en controlerende aard. Reizen zijn voor mij en ook binnen mijn takenpakket zeer belangrijk. Deze reizen zijn een visitekaartje van de vereniging en een goede mogelijkheid om leden actief te betrekken bij de GSV. Vergaderingen van de commissies zullen door het hele jaar plaatsvinden, dit geldt voor de borrels, debatten en lezingen, de ISHA- en de Reiscommissie. Uiteraard naar gelang de nabijheid en de grootte van de activiteit kan de frequentie van de vergadering van een commissie toe- en afnemen. Bram Wolters, Algemeen Bestuurslid 2 - Grote Reis 13

14 Algemeen Bestuurslid 3 - PR Contact met de voorzitters De voorzitters van de commissies vormen een tussenlaag. Contact met deze mensen is uiteraard heel belangrijk. Zij zijn in eerste instantie verantwoordelijk voor wat er in de commissie gebeurt, de eindverantwoordelijkheid blijft echter bij mij. Om overzicht te houden van wat er in de commissies gebeurd, zal ik proberen zo veel mogelijk aanwezig te zijn bij de vergaderingen van de onder mijn verantwoording vallende commissies. In eerste instantie zal ik niet een leidende of organiserende functie hebben en mag dan ook niet als commissielid worden beschouwd. Ik zal functioneren als controleur en als het nodig zou zijn kan ik direct ingrijpen als zaken uit de hand zullen lopen. Is de commissie te klein of dient er zich geen voorzitter aan, dan ben ik gedwongen deze leidende of organisatorische rol wel op zich te nemen. PR Commissie Deze commissie is geheel nieuw en ontstaan uit de nood om actieviteiten op een effectievere manier onder de aandacht te brengen. Het zal onder mijn directe leiding staan. Creativiteit en originaliteit zijn belangrijke facetten die de leden van deze commissie moeten bezitten. Verder is kundigheid met grafische programma s op de PC ook een nuttig hulpmiddel. Daarom is het ook de intentie van het bestuur om de leden van deze commissie een Photoshop-cursus te laten volgen. Dit is echter een punt voor op de langere termijn. Belangrijk is dat de PR commissie eerst een goede basis legt. De commissie is geen organiserend maar een assisterend orgaan. Daarom is communicatie met de andere, vooral organiserende commissies van groot belang. Hierover meer in het promotieplan. Het moet duidelijk zijn voor welke activiteiten er reclame gemaakt moet worden en hoe deze activiteiten ingevuld zijn, zodat de PR commissie een goed aansluitende promotieplan kan bedenken. Ook is het belangrijk dat de PR commissieleden weten wanneer welke activiteit is i.v.m. de promotie van de activiteit. Zowel de GSV website, het blad HInT als de nieuwsbrief zijn ontzettend nuttige hulpmiddelen voor de PR commissie. Via deze wegen kan al veel reclame gemaakt worden voor de aankomende activiteiten. Ons beperken tot deze drie wegen is niet onze bedoeling ook flyers en posters zijn belangrijke media om aandacht op activiteiten te vestigen. Promotieplan Een goed opgesteld promotieplan is essentieel. De commissie zal een aantal speerpunten hebben - Dit jaar zullen wij proberen een eigen, vaste stijl voor de GSV te creëeren. Wij zullen zelf met ideeën hiervoor komen. Het is wel de bedoeling dat hiervoor nog een aparte ALV in te plannen om zo ook de leden de kans te geven om hun mening te laten horen. Een eigen stijl zal het ontwikkelen van promotiemateriaal bevorderen en ervoor zorgen dat er een duidelijk herkenbare basis komt. - Het actief gebruiken van sociale media zoals Facebook en Hyves. Het is een feit dat deze vorm van media ontzettend populair is. Door bijvoorbeeld een Facebook op te zetten, kunnen we de leden makkelijker bereiken, iets wat mijns inziens gewaardeerd zal worden door de leden. Ook zal het zal een uitbreiding zijn voor de promotie voor activiteiten. - Een nieuwe website zal ook bijdrage aan betere promotie. Het doel is om de website overzichtelijker, toegankelijker en aantrekkelijker te maken. Bijvoorbeeld door foto s op de 14

15 site zelf te zetten. Hierdoor zal de website beter bezocht worden en kunnen activiteiten beter onder de aandacht worden gebracht. - Een intensiever samenwerking met het HInT. Zoals al eerder aangegeven is het HInT een belangrijk medium voor de PR als reclamemaker. Contact met de hoofdredacteur is essentieel en door een lid van de PR commissie bij het HInT te zetten, zal de communicatie soepeler verlopen. - De nieuwsbrief aantrekkelijker maken. Dit kan bijvoorbeeld door leuke feitjes in de nieuwsbrief te plaatsen en door verjaardagen van leden te vermelden. Hierdoor wordt de nieuwsbrief wat leuker en persoonlijker. - Zorgen voor professionelere flyers en posters waarin een eigen herkenbare stijl komt. - De mondelinge communicatie en promotie moet groter worden. Dit kan door praatjes te houden in het college, wellicht in combinatie met flyers. Hierdoor blijven activiteiten hangen en zullen ze meer leven in de gesprekken van de leden. - Een vast stappenplan maken voor de promotie. Door een vast plan te hebben, zal iedereen weten wat hem of haar te doen staat. Promotie zal hierdoor vloeiender verlopen Aniek de Kort zal de voornaamste contactpersoon zijn voor informatie naar ons toe, en wij naar haar toe. Dit om misvattingen e.d. te voorkomen, zoals een overvolle agenda voor de PR commissie. Een aantal afspraken die we hierbij willen maken zijn: - Zorgen dat de voorzitters van de commissie ruim van te voren contact op nemen met PR. Er wordt van ons verwacht dat wij een goede promotie neerzetten, hiervoor is tijd nodig - Dit contact zal gebeuren op een formele manier, bij voorkeur via mail. Dit om te voorkomen dat afspraken tussen neus en lippen gemaakt zullen worden - Er mogen niet te veel projecten tegelijkertijd lopen. Als dit wel het geval is zal de PR commissie of haar aandacht moeten verdelen of priotiteiten stellen welke activiteit voorrang heeft. Dit zal zorgen voor slechte PR voor activiteiten. Sportcommissie Dit jaar is besloten dat voor de sportactiviteiten een aparte commissie komt. Wat vast op de agenda van de Sport commissie staat is de Batavierenrace. Deze sportieve uitdaging is een samenwerking met verenigingen uit het hele land. Daarom is het ook belangrijk dat deze activiteit goed verloopt, want de GSV toont zich hiermee aan verenigingen uit het hele land. Verder staat het de Sport commissie vrij zelf sportactiviteit(en) te organiseren. Een Voetbaltoernooi zou een mogelijkheid zijn, omdat dit een populaire sport is. Dit is echter niet verplicht! Mochten de commissieleden een voorkeur hebben voor een basketbaltoernooi of andere sport, dan kan dit uiteraard ook. Congrescommissie De Congrescommissie zal maar een ding op de agenda hebben staan om de simpele reden dat het een belangrijke en tijdrovende activiteit is: het Congres. Belangrijk voor deze activiteit is dat er een goed onderwerp is. De commissie moet ook een haalbaar programma voor ogen hebben. Het is ook een mogelijkheid om dit jaar te beginnen met het organiseren voor een congres voor volgend collegejaar i.p.v. dit jaar, dit heeft niet mijn voorkeur. Als er op tijd begonnen wordt met het organiseren van het congres zal de kans dat het congres naar volgend jaar moet uitwijken verkleinen het is echter niet uitgesloten 15

16 Feestcommissie Bij deze commissie zal het niet een heel groot probleem worden om commissieleden te vinden, aangezien de commissie populaire activiteiten organiseert. De activiteiten die georganiseerd worden door deze commissie blijken telkens weer in goede aarde te vallen bij de leden. Belangrijke activiteiten zijn de themafeesten en het gala. Vooral voor het gala is het belangrijk om op tijd te beginnen. Tijdig locaties zoeken is essentieel. Dj s huren is ook een mogelijkheid geworden, omdat de GSV gecontacteerd is door een groep dj s. Aangezien zijn bezig zijn met een website bouwen, kan er nog niet gekeken worden of dit budgetair gezien ook past. Vergaderingen De verantwoordelijkheid van het plannen van de vergaderingen ligt bij de voorzitter van de commissie in overleg met de commissieleden. De eerste vergadering van het nieuwe collegejaar zal door mij worden gepland, in overleg met de commissieleden. Op deze eerste vergadering zal een voorzitter worden gekozen die de vergaderingen de rest van het jaar zal leiden en een vaste notulist voor de rest van het jaar. Hierdoor wordt er duidelijkheid en structuur gecreëerd in de commissies. Dit jaar wil ik een goede basis leggen voor de PR commissie met een goed uitgewerkt promotieplan waardoor het een geöliede machine wordt. Verder wil ik dat er dit jaar als dit haalbaar is een goed georganiseerd congres neerzetten. Mocht dit niet lukken, dan zal het congres een jaar uitgesteld worden zodat er volgend collegejaar wel een goed georganiseerd congres komt. Bart Schillings, Algemeen Bestuurslid 3 - PR 16