CSV COVAS. Huishoudelijk Reglement

Transcriptie

1 CSV COVAS C-14-11j Huishoudelijk Reglement Artikel 1. Lidmaatschap (statuten, art. 4) Voorwaarden verkrijging van lidmaatschap De aanvraag om als lid te worden toegelaten, moet worden gericht aan het bestuur van de coöperatie. Met het aangaan van het lidmaatschap wordt ook het B-lidmaatschap bij Coöperatie Koninklijke COSUN U.A. (COSUN) aangevraagd. Het lidmaatschap wordt vooralsnog geaccepteerd onder de opschortende voorwaarde van toelating tot het lidmaatschap van COSUN. Beëindiging lidmaatschap 1. Onder beëindiging van de bietenteelt op het bedrijf wordt niet begrepen de inbreng in of de onttrekking aan een rechtspersoon. 2. Het toe te rekenen aantal aandelen Cosun zal worden gebaseerd op het entreegeldbedrag dat bij beëindiging van het lidmaatschap is opgebouwd. 3. Het toegerekende aantal aandelen Cosun en de opgebouwde entreegelden, volgens de boeken van de coöperatie, worden uitgekeerd. 4. Bij bedrijfsovername zijn de toegerekende aandelen Cosun, volgens de boeken van de coöperatie, overdraagbaar. Artikel 2. Entreegelden Het entreegeld is een verplichte bijdrage in het vermogen van CSV COVAS ter verkrijging van het lidmaatschap. Entreegelden vormen een niet-bevoorrechte vordering en worden per lid geïndividualiseerd. De lidmaatschapsvoordelen houden verband met de bietenteelt en dientengevolge is het entreegeld gekoppeld aan de leveringsquote suikerbieten van elke individuele teler. Het verschuldigde entreegeld wordt gesteld op een bedrag dat verband houdt met de verwervingskosten van het aantal aandelen COSUN (of gedeelten hiervan), welke nodig zijn om de door een lid geleverde suikerbieten op aandelen COSUN te kunnen leveren. Door de algemene vergadering wordt op voorstel van het bestuur vastgesteld hoe hoog het op de eindafrekening van de suikerbieten in te houden entreegeld per kilogram netto zal bedragen. Het huidige bedrag is 0,45 per ton netto bieten. Wanneer een lid in een jaar een hoeveelheid bieten levert, waarvoor minder aandelen COSUN nodig zijn dan reeds zijn toegerekend op basis van zijn betaalde entreegeldpositie, wordt dit lid vrijgesteld van entreegeldbetaling. 1

2 Het totaal opgebouwde entreegeld is voor de leden zichtbaar op hun persoonlijke pagina van het webportaal van de coöperatie. Het is tevens opvraagbaar bij de administratie. Bij bedrijfsovername binnen de familie kan het entreegeld worden overgedragen. Entreegelden worden aan het lid uitgekeerd bij zijn beëindiging van het lidmaatschap van de coöperatie. Rekenmethode entreegelden. Per 38 ton bieten wordt een totaal bedrag 181,50 geïncasseerd; Jaarlijks wordt per ton werkelijk geleverde bieten het vastgestelde bedrag ( 0,45) op de eindafrekening van de suikerbieten ingehouden; De jaarlijkse inhoudingen worden gedaan tot het moment dat het totaalbedrag is geïncasseerd; Artikel 3. Kringen en ledenraadsleden per kring van de coöperatie (statuten art. 17) Het werkgebied van de coöperatie strekt zich uit over het Land van Maas en Waal, het Rijk van Nijmegen, de provincie Limburg en het gedeelte van de provincie Noord- Brabant gelegen ten oosten van de lijn, ongeveer lopend in de richting noord-zuid, getrokken vanaf de rivier de Maas over de gemeenten Waalwijk en Tilburg naar de Belgische grens en de aangrenzende grensgebieden. De indeling in kringen is de volgende: 1. Kring Zuid-Limburg 2. Kring Midden-Limburg 3. Kring de Peel 4. Kring Maas & Meierij 5. Kring de Kempen Elke kring benoemt uit zijn midden ledenraadsleden. Het aantal ledenraadsleden per kring wordt bepaald aan de hand van het gemiddelde aantal hectares suikerbieten per jaar welke in de kring worden geteeld. Dit gemeten over drie volle boekjaren voorafgaand aan de verkiezing van de ledenraadsleden, volgens de boeken van de coöperatie. Het minimum per kring is gesteld op 3 ledenraadsleden. Per volle 330 hectare wordt één ledenraadslid benoemd. Artikel 4. Bevoegdheden & organisatie van kringen, kringraad en kringvergaderingen (statuten art. 17,14) Kringraden kunnen alleen besluiten nemen ten behoeve van hun eigen functioneren, bijvoorbeeld het bijeenroepen van de kringraad of het doen van een voordracht voor nieuwe ledenraadsleden. Besluiten of voorstellen die het gehele coöperatiebeleid aangaan, behoeven de goedkeuring van bestuur en/of ledenraad van de coöperatie. 2

3 Van de kringvergaderingen wordt door de secretaris van de coöperatie een verslag opgemaakt. Benoemingen Bij de benoeming van ledenraadsleden, bestuurders en algemeen voorzitter streeft de coöperatie ernaar met open, democratische en transparante procedures te werken. Benoeming ledenraadsleden (kringraadsleden) Voor vacatures in een kringraad wordt door de betreffende kringraad schriftelijk een oproep gedaan aan de leden in de betreffende kring om kandidaten aan te dragen. De profielschets is daarbij leidend. In geval van de intentie tot herbenoeming van een aftredend ledenraadslid wordt er geen oproep tot kandidaatstelling gedaan aan de leden. Nadat door de leden kandidaten zijn voorgesteld, stelt de kringraad een lijst met kandidaten op. Aan de hand van deze lijst wordt door de kringvoorzitter of diens vervanger, al dan niet met een collega ledenraadslid, een kandidaat benaderd en beoordeeld of deze aan de profielschets voldoet. Van de kandidaat die zich beschikbaar stelt wordt een Curriculum Vitae gevraagd en de kandidaat zal een gesprek hebben met de Raad van Toezicht waarin onder meer stilgestaan zal worden bij motivatie en bestuurskwaliteit van de kandidaat, alsmede de verwachte toegevoegde waarde van de kandidaat in de ledenraad. Door de Raad van Toezicht worden zijn bevindingen, voorzien van een advies, aan de kandidaat en de kringraad teruggekoppeld. Vervolgens doet de kringraad een voordracht in zijn kringvergadering. Tot 48 uur voor het aanvangstijdstip van een kringvergadering kunnen leden, bij het secretariaat van de coöperatie, tegenkandidaten indienen. Een kandidaatstelling moet voorzien zijn van minimaal 10 handtekeningen van actieve leden. In het geval zich een tegenkandidaat aandient dan zullen hiervan, per ommegaande, de kringraadsleden en de voorgedragen kandidaat van de kringraad op de hoogte worden gesteld. Over benoemingen en herbenoemingen wordt altijd schriftelijk gestemd in de kringvergadering. Wordt de kandidaat uit de voordracht of de tegenkandidaat niet benoemd in de kringvergadering, dan komt de kringraad z.s.m. met een nieuw voorstel naar de kringvergadering. Benoeming bestuurder Voor vacatures van bestuurder wordt door de betreffende kringraad schriftelijk een oproep gedaan aan de leden in de betreffende kring om kandidaten aan te dragen. De profielschets is daarbij leidend. In geval van de intentie tot herbenoeming van een aftredend bestuurslid wordt er geen oproep tot kandidaatstelling gedaan aan de leden. De kringraad stelt een benoemingscommissie in van 2 kringraadsleden, die zich niet kandidaat stellen, aangevuld met de algemeen voorzitter. De benoemingscommissie werkt vertrouwelijk bij de selectie en stelt zelf een kandidatenlijst op. De benoemingscommissie benadert de kandidaten. 3

4 Van de kandidaat die zich beschikbaar stelt wordt 1) een motivatiebrief en (2) een Curriculum Vitae gevraagd en 3) wordt in principe gevraagd een kwaliteitstoets c.q. ontwikkelassessment te ondergaan. Vervolgens zal de kandidaat een gesprek hebben met de Raad van Toezicht waarin onder meer stilgestaan zal worden bij motivatie en bestuurskwaliteit van de kandidaat, alsmede de verwachte toegevoegde waarde van de kandidaat in het bestuur. Is de kandidaat die wordt voorgedragen een zittend ledenraadslid, dan zal tegelijkertijd de procedure voor de benoeming van een nieuw ledenraadslid worden opgestart. Door de Raad van Toezicht worden zijn bevindingen en de toetsresultaten, voorzien van een advies, aan de kandidaat en de kringraad teruggekoppeld. Vervolgens doet de kringraad een voordracht in haar kringvergadering. Ter vergadering kunnen er zich geen leden kandidaat stellen. Over benoemingen en herbenoemingen wordt altijd schriftelijk gestemd in de kringvergadering. Wordt de kandidaat uit de voordracht niet benoemd in de kringvergadering, dan komt de kringraad z.s.m. met een nieuw voorstel naar de kringvergadering. Benoeming van algemeen voorzitter Voor de vacature van algemeen voorzitter wordt door het bestuur een benoemingscommissie, bestaande uit twee bestuurders en een extern adviseur, ingesteld. Deze commissie doet een schriftelijke oproep aan de ledenraadsleden en bestuurders om kandidaten aan te dragen. De profielschets is daarbij leidend. In geval van de intentie tot herbenoeming van de aftredend voorzitter wordt er geen oproep tot kandidaatstelling gedaan. De benoemingscommissie stelt een kandidatenlijst op. Aan de hand van deze lijst wordt een kandidaat benaderd. Van de kandidaat die zich beschikbaar stelt wordt 1) een Curriculum Vitae gevraagd en 2) wordt in principe gevraagd een kwaliteitstoets c.q. ontwikkel-assessment te ondergaan. Vervolgens zal de kandidaat een gesprek hebben met de Raad van Toezicht waarin onder meer stilgestaan zal worden bij motivatie en bestuurskwaliteit van de kandidaat, alsmede de verwachte toegevoegde waarde van de kandidaat in het bestuur. Door de Raad van Toezicht worden zijn bevindingen en eventuele toetsresultaten, voorzien van een advies, aan de kandidaat en de benoemingscommissie teruggekoppeld Vervolgens doet de commissie een voordracht aan het bestuur die op zijn beurt een voordracht aan de ledenraad doet. Over benoemingen en herbenoemingen wordt altijd schriftelijk gestemd in de ledenraad. Wordt de kandidaat uit de voordracht niet benoemd, dan komt het bestuur z.s.m. met een nieuw voorstel naar de ledenraad. 4

5 Artikel 5. Profielschetsen bestuurders Profielschets ledenraadslid a. Regionale spreiding binnen de kring: aanspreekbaar voor en bekend bij telers in de omgeving; b. Bestuurderskwaliteit: deze persoonlijke eigenschap moet bij de verkiezing in aanleg aanwezig zijn; bereidheid om deze kwaliteit verder te ontwikkelen door coöperatiecursussen; vergaderingen goed voorbereiden en aanwezig zijn; tijdig mee gaan discussiëren, vóór het besluit gevallen is; opbouwende discussiebijdrage (willen) leveren; besluiten helpen vaststellen en deze daarna ook zelf uitdragen naar de leden; respect voor regiospecifieke kenmerken; loyaal ten aanzien van de diensten van de coöperatie; actief binnen de landbouworganisaties; gezienheid in de streek als bietenteler en agrariër; brede maatschappelijke contacten; c. Veelzijdigheid: continuïteit waarborgen, zorgen voor overdracht van kennis en ervaring; sterkere vertegenwoordiging jongere generatie; Verhouding man/vrouw verbeteren; d. Roulatie: ook andere leden een kans geven ledenraadslid te zijn. Profielschets bestuursleden a. Voldoen aan de profielschets ledenraadslid (zie vorige punt); b. Eerst bij voorkeur zelf ledenraadslid zijn geweest; c. In principe in staat zijn om het voorzitterschap van de coöperatie te bekleden; d. Actief deel uit willen maken van een coöperatie; e. Voordeel en continuïteit van de coöperatie willen zien en uitdragen; f. Samenbindende rol bekleden in de regio en voor de kringraad; g. Goed invoel- en beoordelingsvermogen; h. Strategisch inzicht; i. Voorbereiding oppakken door deelname aan een coöperatiecursus; j. Het kunnen interpreteren en beoordelen van begrotingen, management-informatie, rapportages, investeringsvoorstellen en jaarverslagen inclusief de managementletters van de accountant. k. Bereid zijn om een assessment te ondergaan 5

6 Profielschets algemeen voorzitter a. Voldoen aan profielschets ledenraadslid; b. Voldoen aan profielschets bestuurslid; c. Eerst bij voorkeur zelf ledenraadslid en bestuurslid zijn geweest; d. Goede opleiding: in staat zijn om mee te discussiëren over strategische beleidsonderwerpen en ondernemingsresultaten; voldoende taalbeheersing om buitenlandse ontwikkelingen te kunnen volgen en te kunnen bespreken; e. Goede algemene ontwikkeling, breed georiënteerd; f. Bereid te zijn om een assessment te ondergaan g. Goede vertegenwoordiger naar binnen en naar buiten (diverse bestuursorganen o.a. van COSUN); h. Goed gevoel voor verhoudingen, timing en evenwicht; i. Praktische bietenteler, praktische agrariër; kennis bijhouden van diverse agrarische bedrijfstypen; j. Breed actief in de organisaties (agrarisch, ook daarbuiten); k. Tijd vrijmaken voor bestuurstaken in de coöperatie; tijd om cursussen te volgen; k. Regelmatig in contact staan met leden; l. Vaardig onderhandelaar. Artikel 6 Overige bepalingen De bepalingen omtrent levering van bietenzaad, vaststellingen van suikergehalte, tarrapercentage en winbaarheid, levering van de suikerbieten en dergelijke, welke vermeld zijn in het bietenreglement van COSUN, zijn van toepassing voor zover door het bestuur van CSV COVAS niet anders is bepaald. Artikel 7 Leveringsplicht (statuten, art. 16) 1 Alle suikerbieten, geteeld op een of meer percelen grond, die eigendom zijn van een lid, worden geacht door het betrokken lid zelf te zijn geteeld, tenzij dit lid ten genoegen van het bestuur kan aantonen, dat het betreft suikerbieten, geteeld 6

7 door en voor rekening van een derde op een of meer percelen grond, welke deze derde krachtens door de Grondkamer goedgekeurde overeenkomst van het lid heeft gepacht. 2 Alle suikerbieten, geteeld op een of meer percelen grond, die een lid rechtstreeks van de eigenaar zelf heeft gepacht of waarop hij andere gebruiksrechten kan doen gelden, worden eveneens geacht door het betrokken lid zelf te zijn geteeld, tenzij dit lid ten genoegen van het bestuur kan aantonen, dat het betreft suikerbieten door en voor rekening van een derde geteeld op een of meer percelen grond, welke krachtens door de Grondkamer goedgekeurde pachtovereenkomst aan deze derde in onderpacht zijn gegeven. 3 De areaalgrootten zoals deze met inachtneming van het bij dit artikel bepaalde zijn vastgesteld en in de boeken van de coöperatie zijn ingeschreven, zijn voor de leden bindend. De ingeschreven grootte van de cultuurgrond tot het bedrijf van een lid behorend kan door het bestuur gewijzigd worden, indien en voor zover daartoe naar het oordeel van het bestuur aanleiding mocht bestaan wegens uitbreiding of inkrimping van de oppervlakte cultuurgrond tot het bedrijf van het betrokken lid behorende. De coöperatie heeft het recht om de gegevens te controleren en het lid de plicht om daaraan de medewerking ter verlenen. 4 Zo op de coöperatie leveringsverplichtingen jegens suikerfabrieken rusten, heeft het bestuur de bevoegdheid in haar statuten (artikel 16) om de leden een leveringsplicht op te leggen. Onderstaand volgt een nadere beschrijving van deze leveringsplicht. 5 Het recht om bieten te telen en te leveren komt voort uit het in het bezit hebben van suikerreferentie (quotum) volgens de administratie van de coöperatie en het hebben van een lidmaatschap van de coöperatie. 6 Voor de vaststelling van het recht en de verplichting om bieten te leveren wordt uitgegaan van de hoeveelheid suikerreferentie die het lid in het bezit heeft. a. Per kg suikerreferentie is het lid verplicht om jaarlijks minimaal 30 ton quotumbieten te leveren (of omgerekend naar evenredigheid); b. Tegelijkertijd heeft het lid het recht om per kg suikerreferentie jaarlijks 62,5 ton quotumbieten te leveren (of omgerekend naar evenredigheid); c. Levering van meer dan het toegelaten maximum kwantum quotumbieten (het recht zoals onder b. vermeld) per kg suikerreferentie kan, op door de coöperatie vast te stellen voorwaarden, worden toegelaten. 7 Wanneer door een misgewas niet aan de leververplichting kan worden voldaan, voorzien de statuten in een regeling. _ Asten 17 september 7