MACINTOSH RETAIL GROUP EN CORPORATE GOVERNANCE

Transcriptie

1 MACINTOSH RETAIL GROUP EN CORPORATE GOVERNANCE Update maart

2 MACINTOSH RETAIL GROUP EN CORPORATE GOVERNANCE 1. Definities In dit document wordt verstaan onder: AC : Audit Commissie van de RvC; AVA : Algemene Vergadering van Aandeelhouders van MRG; Code : Nederlandse Corporate Governance Code uit december 2008; COR : Centrale Ondernemingsraad van MRG; MRG : Macintosh Retail Group NV; RBcie : Remuneratie- en Benoemings Commissie van de RvC; RvB : Raad van Bestuur van MRG; RvC : Raad van Commissarissen van MRG; 2. Inleiding MRG streeft naar een corporate governance structuur die past bij de aard en omvang van haar activiteiten, die recht doet aan alle bij de onderneming betrokkenen en die voldoet aan wet- en regelgeving. Op 10 december 2008 verscheen het rapport van de Monitoring Commissie met aanpassingen van de uit december 2003 daterende Corporate Governance Code. Evenzo als dit het geval was bij de oude code, onderschrijven RvC en RvB van MRG het grote merendeel van de in de Code opgenomen principes en bepalingen. Tijdens de op 21 april 2004 gehouden AVA zijn de keuzes van MRG met betrekking tot de voormalige Corporate Governance Code besproken en unaniem door de vergadering onderschreven. De nieuwe Code is in werking getreden op 1 januari 2009 en de visie van MRG op die Code is besproken tijdens de op 27 april 2010 gehouden AVA en unaniem goedgekeurd. De RvB en de RvC van MRG zullen verantwoordelijkheid blijven nemen voor corporate governance binnen MRG. Elke substantiële verandering daarin en in de naleving van de Code zal ter bespreking aan de AVA van Aandeelhouders worden voorgelegd. 3. Bestuursstructuur MRG is een structuurvennootschap met een RvB en een onafhankelijke RvC. De bevoegdheden, rechten en verplichtingen van RvC en RvB zijn neergelegd in statuten die voor het laatst werden gewijzigd op 28 juni 2011 en die beschikbaar zijn op de website Een besluit tot wijziging van de statuten kan slechts worden genomen op voorstel van de RvB dat is goedgekeurd door de RvC en overigens conform de voorschriften zoals opgenomen in artikel 45 van de statuten. De Raad van Bestuur De RvB is als college belast met de dagelijkse leiding van de vennootschap. Ieder lid heeft daarbij op basis van een onderlinge taakverdeling zijn specifieke aandachtsgebieden. De RvB heeft de voorafgaande toestemming nodig van de RvC respectievelijk van de AVA voor de in wet en de statuten -2-

3 van MRG omschreven besluiten. De RvB houdt de RvC op de hoogte van de gang van zaken, overlegt met de RvC over alle belangrijke aangelegenheden en legt belangrijke besluiten ter goedkeuring voor aan de RvC. De RvB bespreekt met de AVA, en vraagt waar nodig aan de AVA de voorafgaande toestemming, voor de in wet en de statuten van MRG omschreven besluiten. De RvB verschaft de RvC en de AVA tijdig de voor de uitoefening van hun taak noodzakelijke informatie. Het aantal leden van de RvB wordt vastgesteld door de RvC. De leden van de RvB worden krachtens artikel 15 lid 1 van de statuten benoemd door de RvC, die de AVA kennis geeft van een voorgenomen benoeming. Bij het benoemen van een lid van de RvB baseert de RvC zich mede op het advies van de RBcie. Leden van de RvB kunnen door de RvC worden geschorst en ontslagen. De RvC ontslaat een lid van de RvB niet dan nadat de AVA over het voorgenomen ontslag is gehoord. De RvB bestaat statutair uit een of meer leden, waarvan de CEO en CFO een opdrachtovereenkomst hebben voor een duur van 4 jaar en de COO is benoemd voor onbepaalde tijd. De bezoldiging en de verdere arbeidsvoorwaarden van de leden van de RvB worden op advies van de RBcie door de RvC vastgesteld, rekening houdend met het door de AVA vastgestelde bezoldigingsbeleid. Ieder lid van de RvB is zelfstandig bevoegd de vennootschap te vertegenwoordigen. In het Reglement voor de RvB zijn de taakverdeling en de werkwijze van de RvB, alsmede procedureregels voor de omgang met de RvC, de AVA, de COR en de externe accountant neergelegd. Dit reglement is op de website geplaatst. Besluitvorming over materiële onderwerpen vindt altijd in collectief verband plaats en alle leden van de RvB dragen verantwoordelijkheid voor het geheel. De Raad van Commissarissen De RvC is als college met collectieve verantwoordelijkheid en verantwoordingsplicht belast met het toezicht op het beleid van de RvB en op de algemene gang van zaken in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. De RvC staat de RvB met raad terzijde. Bij de vervulling van hun taak handelen de commissarissen naar het bepaalde in het Reglement voor de RvC en naar het belang van MRG en de met haar verbonden onderneming in het algemeen. Daarbij weegt de RvC de belangen af van alle bij MRG betrokkenen. De RvC bestaat statutair minimaal uit 3 leden (momenteel 5). De leden van de RvC worden op voordracht van de RvC benoemd door de AVA. De AVA en de COR kunnen personen aanbevelen om als commissaris te worden voorgedragen. Bij het bepalen van de voordracht baseert de RvC zich op het advies van de RBcie en de profielschets voor de RvC. Deze profielschets bevat de uitgangspunten inzake de gewenste samenstelling en omvang van de RvC alsmede de voor MRG gewenste kennis en ervaring van individuele commissarissen. De profielschets is op de website van MRG geplaatst Voor één derde van de commissarissen wordt een door de COR aanbevolen persoon op de voordracht geplaatst, tenzij de RvC bezwaar maakt tegen de aanbeveling op grond van de verwachting dat de -3-

4 aanbevolen persoon ongeschikt zal zijn voor het lidmaatschap of dat de RvC bij benoeming overeenkomstig de aanbeveling van de COR niet naar behoren zal functioneren. Elke commissaris dient geschikt te zijn om de hoofdlijnen van het totale beleid te beoordelen. Elke commissaris beschikt over de specifieke deskundigheid en ervaring die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taak, binnen het kader van de profielschets voor de RvC. De RvC is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, het bestuur en ieder deelbelang onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. De profielschets is op de website van MRG geplaatst De commissarissen worden op een zodanige wijze geselecteerd dat sprake is van een evenwichtige samenstelling voor wat betreft nationaliteit, geslacht, leeftijd, ervaring, deskundigheid, persoonlijkheid en maatschappelijke achtergrond. Bij de samenstelling van de RvC is primair de deskundigheid maatgevend en secundair de diversiteit. Een herbenoeming van een commissaris vindt slechts plaats na zorgvuldige overweging, waarbij de profielschets in acht wordt genomen. De bezoldiging van de leden van de RvC wordt vastgesteld door de AVA en is niet afhankelijk van de resultaten van MRG. De RvC heeft uit zijn midden 2 permanente commissies samengesteld: een Audit Commissie ( AC ) en een gecombineerde Remuneratie en Benoemingscommissie ( RBcie ). De commissies dienen om de besluitvorming van de RvC voor te bereiden. Het functioneren van beide Commissies ontslaat de RvC niet van zijn eigen verantwoordelijkheid en ontneemt niet zijn bevoegdheden. De AC is vooral ingesteld voor het houden van toezicht op de werking van de interne risicobeheersingsen controlesystemen, het naleven van relevante wet- en regelgeving, de integriteit en kwaliteit van de financiële informatieverschaffing, de ontwikkeling van de resultaten en relevante financiële ratio s, het beleid met betrekking tot belastingplanning, de financiering en daarmee verband houdende strategieën, de toepassing van informatie- en communicatietechnologie en de aanbevelingen, kwalificaties en onafhankelijkheid van de externe accountant. De RBcie is vooral ingesteld om de RvC te ondersteunen bij het bezoldigingsbeleid ten aanzien van de RvB alsmede de honorering van de leden van de RvC, de beoordeling van optieplannen en het toekennen van personeelsopties en het opmaken van het remuneratierapport. De RBcie is daarnaast belast met het beoordelen van het functioneren van de individuele leden van de RvB en de RvC alsmede het doen van voorstellen voor (her)benoemingen van leden van de RvC en RvB. De RvC heeft een reglement opgesteld waarin regels zijn neergelegd over onder meer de taak en samenstelling van de RvC, de werkwijze en besluitvorming alsmede de relatie met RvB, aandeelhouders, COR en externe accountant. De RvC heeft eveneens reglementen opgesteld voor de AC en RBcie, die eveneens op de website van MRG zijn opgenomen. De RvC benoemt uit zijn midden een voorzitter en een vice-voorzitter. De voorzitter draagt zorg voor het goed functioneren van de RvC en zijn commissies en is namens de RvC het voornaamste aanspreekpunt voor de RvB en voor aandeelhouders voor het functioneren van bestuurders en -4-

5 commissarissen. Hij draagt als voorzitter zorg voor een ordelijk en efficiënt verloop van de AVA. De voorzitter van de RvC wordt in zijn rol ondersteund door de secretaris van de vennootschap. Een lid van de RvC treedt af volgens het rooster van aftreden, niet later dan op de dag van de eerste AVA die wordt gehouden nadat vier jaar na zijn benoeming zijn verlopen. Een commissaris zal in beginsel maximaal voor drie termijnen van vier jaar worden benoemd, tenzij er overwegende redenen zijn om van dit beginsel af te wijken. Het rooster van aftreden is op de website van MRG geplaatst. Een commissaris kan meteen na zijn aftreden worden herbenoemd. Een commissaris kan worden geschorst door de RvC, maar slechts worden ontslagen door de Ondernemingskamer van het Gerechtshof te Amsterdam. De (Algemene Vergadering van) Aandeelhouders Goede corporate governance veronderstelt een volwaardige deelname van aandeelhouders aan de besluitvorming in de algemene vergadering. De algemene vergadering dient zodanig invloed te kunnen uitoefenen op het beleid van de RvB en de RvC van MRG, dat zij een volwaardige rol speelt in het systeem van checks and balances binnen MRG. Tenminste eenmaal per jaar wordt een AVA gehouden binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar. Indien gewenst kan een buitengewone aandeelhoudersvergadering worden bijeengeropen door RvB en/of RvC. Onderwerpen ter bespreking in de AVA worden op de agenda geplaatst door de RvB of de RvC. Aandeelhouders kunnen een aandeelhoudersvergadering bijeen roepen en hebben het recht om aan de RvC of de RvB schriftelijk het verzoek te doen om onderwerpen op de agenda voor de AVA te plaatsen conform de wettelijke en statutaire voorschriften. De belangrijkste bevoegdheden van de AVA zijn: Recht tot benoeming van Commissarissen op voordracht van de RvC en het vaststellen van de bezoldiging van de RvC. Vaststelling van de jaarrekening en de bestemming van het niet gereserveerde deel van de nettowinst. Verlening van decharge aan RvB en RvC. Besluiten over statutenwijzigingen en voorstellen tot ontbinding of vereffening. Uitgeven van aandelen of rechten op aandelen, het beperken of uitsluiten van voorkeursrechten van aandeelhouders; waarbij door RvB en RvC jaarlijks aan de AVA wordt gevraagd om de RvB, onder goedkeuring van de RvC, de RvB aan te wijzen als bevoegd orgaan. Verlenen van bevoegdheid tot het inkopen en intrekken van aandelen. Besluiten omtrent een belangrijke verandering van de identiteit of het karakter van MRG. Iedere aandeelhouder is gerechtigd om de AVA bij te wonen, daarin het woord te voeren en zijn stemrecht, in persoon of bij volmacht, uit te oefenen, mits door de betreffende aandeelhouder is voldaan aan de geldende statutaire vereisten. Op de AVA geeft elk aandeel recht op het uitbrengen van één stem en worden alle besluiten genomen bij volstrekte meerderheid van de rechtsgeldig uitgebrachte stemmen, tenzij de wet of de statuten een grotere meerderheid voorschrijven. -5-

6 4. Corporate Governance Code Overeenkomstig de aanbevelingen van de Code volgt hierna op welke specifieke punten MRG de in de Code vastgelegde principes en bepalingen naleeft. Hierbij wordt de opzet en indeling van de Code gevolgd. De nummering verwijst naar die van de Code. I Naleving en handhaving van de Code De RvB en de RvC zijn verantwoordelijk voor de corporate governance structuur van MRG en voor de naleving van de Code. Zij leggen hierover verantwoording af aan de AVA en voorzien eventuele afwijkingen van de bepalingen van de Code van een deugdelijke motivering. In het jaarverslag wordt jaarlijks een apart hoofdstuk aan dit onderwerp gewijd. Elke substantiële verandering in de corporate governance structuur van MRG en in de naleving van de Code zal ter bespreking aan de AVA worden voorgelegd. Afwijkingen van Code Ten aanzien van 3 bepalingen hanteert Macintosh een afwijkende invulling: II.1.1: De arbeidsovereenkomsten van een lid van de vigerende Raad van Bestuur (COO) heeft een onbepaalde duur in plaats van periodes van (telkens) 4 jaar. II.2.8: De arbeidsovereenkomst van een lid van de vigerende Raad van Bestuur (COO) kent geen maximale vergoeding bij onvrijwillig ontslag. III.5.11: Een van de commissarissen is vanwege zijn professionele achtergrond benoemd tot voorzitter van de Remuneratie- en Benoemingscommissie terwijl hij bestuurder is bij een andere beursvennootschap (tot 1 mei 2015). Ten aanzien van onderstaande bepalingen uit de Corporate Governance Code kiest Macintosh voor een andere invulling: Conform het pas toe of leg uit principe voldoet Macintosh integraal aan de Code. II De Raad van Bestuur II.1 Taak en werkwijze De RvB is belast met het besturen van MRG, hetgeen onder meer betekent dat de RvB verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van MRG, de strategie met het bijbehorende risicoprofiel, de resultatenontwikkeling, de voor MRG relevante maatschappelijke aspecten van ondernemen, de naleving van relevante wet- en regelgeving, het beheersen van de risico s verbonden aan de ondernemingsactiviteiten en de financiering van MRG. De verantwoordelijkheid voor het besturen van MRG berust bij de RvB als collectief. II.1.1 Nieuw te benoemen leden van de RvB zullen worden benoemd met een mandaat voor een periode van telkens maximaal vier jaar, tenzij bijzondere omstandigheden aanleiding geven om daarvan af te wijken. Indien leden van de RvB worden benoemd voor een periode van vier jaar kunnen zij na afloop van die periode worden herbenoemd voor opeenvolgende periodes van vier jaar. -6-

7 II.1.2 Overeenkomstig de bij MRG gangbare praktijk zal de RvB de operationele en financiële doelstellingen van MRG, de strategie die moet leiden tot het realiseren van die doelstellingen, de randvoorwaarden waaronder die strategie dient te worden gehanteerd alsmede de voor MRG relevante maatschappelijke aspecten van ondernemen ter overweging en goedkeuring aan de RvC voorleggen. MRG blijft op hoofdlijnen hierover rapporteren in het jaarverslag. II.1.3 MRG heeft een op haar toegesneden intern risicobeheersings- en controlesysteem en rapporteert hierover regelmatig aan de AC en de RvC. Van het systeem maken onder meer deel uit: risicoanalyses, gedragscode (zie handleidingen voor de inrichting van de financiële verslaggeving en de voor de opstelling daarvan te volgen procedures en een systeem van monitoring en rapportering. II.1.4 In het jaarverslag geeft de RvB: a. Een beschrijving van de voornaamste risico s gerelateerd aan de strategie van MRG. b. Een beschrijving van de opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen met betrekking tot de voornaamste risico s in het boekjaar. c. Een beschrijving van eventuele belangrijke tekortkomingen in de interne risicobeheersings- en controlesystemen die in het betreffende boekjaar zijn geconstateerd, welke eventuele significante wijzigingen in die systemen zijn aangebracht, welke eventuele belangrijke verbeteringen van die systemen zijn gepland. De RvB bespreekt de voornaamste risico s en de controlesystemen periodiek met de RvC en maakt daar melding van in het jaarverslag. II.1.5 In het jaarverslag legt de RvB een verklaring inclusief een duidelijke onderbouwing af ten aanzien van de mate van zekerheid die de interne risicobeheersings- en controlesystemen bieden dat de financiële verslaggeving geen onjuistheden van materieel belang bevat alsmede een verklaring over het functioneren van de risicobeheersings- en controlesystemen in het betreffende verslagjaar. II.1.6 De RvB rapporteert in het jaarverslag over de belangrijkste externe factoren en variabelen die van invloed zijn op de resultaten van MRG. II.1.7 MRG heeft een klokkenluiderregeling die erin voorziet dat medewerkers de mogelijkheid hebben te rapporteren aan de voorzitter van de RvB of aan een door hem aangewezen functionaris, over vermeende onregelmatigheden binnen MRG zonder gevaar voor hun rechtspositie. Vermeende onregelmatigheden die het functioneren va bestuurders betreffen worden gerapporteerd aan de voorzitter van de RvC. De klokkenluiderregeling is te vinden op de website -7-

8 II.1.8 Een bestuurder houdt niet meer dan 2 commissariaten bij beursgenoteerde vennootschappen. De aanvaarding door een lid van de RvB van een commissariaat bij een beursgenoteerde of andere grote vennootschap behoeft de goedkeuring van de RvC. In het Reglement voor de RvB is vastgelegd dat andere belangrijke nevenfuncties van leden van de RvB voorafgaand aan aanvaarding daarvan aan de RvC worden gemeld en dat geen andere betaalde functies zullen worden aanvaard zonder de voorafgaande toestemming van de Voorzitter van de RvC. II.1.9 Indien de RvB een responstijd in de zin van bepaling IV.4.4. van de Code inroept is deze periode niet langer dan 180 dagen, te rekenen vanaf het moment waarop de RvB door één of meer aandeelhouders die daartoe krachtens de wet en / of statuten zijn gerechtigd, op de hoogte wordt gesteld van het voornemen tot agendering tot aan de dag van de AVA waarop het betreffende onderwerp zou moeten worden behandeld. De RvB gebruikt de responstijd voor nader beraad en constructief overleg, in ieder geval met de desbetreffende aandeelhouder(s) en verkent de alternatieven. De responstijd wordt per algemene vergadering slechts eenmaal ingeroepen, geldt niet ten aanzien van een aangelegenheid waarvoor reeds eerder een responstijd is ingeroepen en geldt evenmin wanneer een aandeelhouder als gevolg van een geslaagd openbaar bod over ten minste driekwart van het geplaatst kapitaal beschikt. Wetgeving en statuten hebben prioriteit boven het gestelde ten aanzien van deze bepaling. II.1.10 Wanneer een overnamebod op de aandelen in MRG wordt voorbereid, draagt de RvB er zorg voor dat de RvC tijdig en nauw wordt betrokken bij het overnameproces. II.1.11 In het geval een overnamebod is aangekondigd of uitgebracht en de RvB ontvangt van een concurrerende bieder het verzoek om inzage te krijgen in de gegevens van MRG, dan bespreekt de RvB dit verzoek onverwijld met de RvC. II.2 Bezoldiging Het bezoldigingsbeleid heeft als uitgangspunt dat gekwalificeerde bestuurders moeten kunnen worden aangetrokken respectievelijk behouden op basis van marktconforme condities. Bij de invulling hiervan naar de individuele bestuurders toe wordt rekening gehouden met de functievereisten, verantwoordelijkheden en -risico s behorende bij hun positie als lid van de RvB. Om die reden wordt onderscheid gemaakt tussen de bezoldiging van de voorzitter van de RvB en van overige bestuurders. Teneinde zowel de korte- als lange termijnbelangen van MRG zoveel mogelijk te waarborgen bestaat de bezoldiging van leden van de RvB bij MRG uit een vast en een variabel gedeelte alsmede uit een pensioenregeling. De bezoldiging van de RvB is onderhevig aan een jaarlijkse beoordeling door de RvC na advies van de RBcie en wordt met enige regelmaat getoetst door een externe specialist. Doel van het beleid is om het totale remuneratiepakket marktconform te houden, waarbij rekening wordt gehouden met de invloed van de bezoldiging op de beloningsverhoudingen binnen MRG en een passende verhouding tussen het vaste en het variabele deel van de bezoldiging. -8-

9 De bij MRG vigerende optieregeling heeft, als onderdeel van het variabele deel van de bezoldiging, tot doel om de motivatie en de betrokkenheid op lange termijn bij de ontwikkeling van de onderneming te verhogen. De toekenning van opties aan de RvB is een bevoegdheid van de RvC. Van jaar tot jaar wordt besloten of tot optieverlening zal worden overgegaan, waarbij het door ieder lid van de RvB te verkrijgen aantal opties individueel wordt beoordeeld, mede aan de hand van de functie (voorzitter of lid). Opties hebben in de regeling van MRG vooral een bindende functie en dienen een langjarige betrokkenheid bij de onderneming te bevorderen. Daarom zijn sancties gesteld aan de vroegtijdige uitoefening van opties. De RvC is van mening dat het huidige optie- en bezoldigingsbeleid bij MRG eenvoudig en inzichtelijk is, de belangen van MRG op middellange en lange termijn bevordert en niet aanzet tot gedrag van bestuurders in hun eigen belang, noch tot het nemen van risico s die niet passen binnen de vastgestelde strategie. Tijdens de AVA van 27 april 2011 is, mede naar aanleiding van een rapport van de HayGroup, het optieen bezoldigingsbeleid voor de RvB besproken. Aan de AVA werd voorgesteld om het optiebeleid ongewijzigd te laten en het bezoldigingsbeleid op slechts één onderdeel aan te passen. Voorgesteld werd om de hoogte van de variabele beloning vast te stellen op maximaal 50% van het vaste salaris in plaats van de tot dan toe geldende 40%. De hoogte van het variabele gedeelte is gekoppeld aan de ontwikkeling van het bedrijfsresultaat in relatie tot het door de RvC geaccordeerde budget, de ROCE in relatie tot dit budget en aan specifieke jaarlijks door de RvC vast te stellen targets, waaronder een target met betrekking tot maatschappelijk ondernemen. Onder bijzondere omstandigheden kan de RvC discretionair de variabele beloning hoger of lager vaststellen. Dit voorstel werd door de AVA goedgekeurd. Voor meer concrete gegevens wordt verwezen naar het Remuneratierapport dat op de website is geplaatst. II.2.1 Voorafgaand aan het opstellen van het bezoldigingsbeleid en voorafgaand aan de vaststelling van de bezoldiging van de individuele bestuurder analyseert de RvC de mogelijke uitkomsten van de variabele beloningscomponenten en de gevolgen daarvan voor de bezoldiging van de bestuurders. II.2.2 De RvC stelt de hoogte en de structuur van de bezoldiging van bestuurders mede vast aan de hand van uitgevoerde scenarioanalyses en met inachtneming van de beloningsverhoudingen binnen MRG. II.2.3 Bij de vaststelling van de hoogte en de structuur van de bezoldiging van bestuurders neemt de RvC onder meer de resultaatontwikkeling, de ontwikkeling van de beurskoers van de aandelen en nietfinanciële indicatoren die relevant zijn voor de lange termijn doelstellingen van MRG in overweging, een en ander met inachtneming van de risico s die variabele bezoldiging voor MRG kan meebrengen. II.2.4 Opties die aan de RvB worden toegekend zijn eerst uitoefenbaar nadat een periode van 3 jaar na toekenning is verstreken en onder de voorwaarde dat het betreffende RvB lid dan nog een arbeidsovereenkomst heeft met MRG. -9-

10 II.2.5 Niet van toepassing op dit moment, maar in het geval in de toekomst aandelen zonder financiële tegenprestatie aan bestuurders worden toegekend, worden die aandelen aangehouden voor telkens een periode van tenminste 5 jaar of tot ten minste het eind van het dienstverband indien deze periode korter is. Het aantal toe te kennen aandelen wordt afhankelijk gesteld van vooraf aangegeven en uitdagende doelen. II.2.6 De uitoefenprijs van opties wordt niet lager gesteld dan een verifieerbare koers of een verifieerbaar koersgemiddelde overeenkomstig de handel op de gereglementeerde markt op één of meer tevoren vastgestelde dagen. II.2.7 De voorwaarden waaronder de opties worden uitgegeven, worden gedurende de looptijd daarvan niet aangepast, behoudens voor zover structuurwijzigingen ten aanzien van de aandelen of de vennootschap daartoe aanleiding zouden geven. II.2.8 In contracten van nieuw te benoemen leden van de RvB wordt in beginsel een maximale vergoeding bij onvrijwillig ontslag gelijk aan 1 jaar vaste bezoldiging opgenomen. II.2.9 MRG verstrekt geen persoonlijke leningen of garanties aan leden van de RvB, tenzij in de normale uitoefening van het bedrijf en tegen de daarvoor voor het hele personeel geldende voorwaarden en na goedkeuring van de RvC. Leningen worden niet kwijtgescholden. II.2.10 De RvC heeft de bevoegdheid de waarde van een in een eerder boekjaar toegekende voorwaardelijke variabele bezoldigingscomponent beneden- of bovenwaarts aan te passen, wanneer deze naar zijn oordeel tot onbillijke uitkomsten leidt vanwege buitengewone omstandigheden in de periode waarin de vooraf vastgestelde prestatiecriteria zijn of dienden te worden gerealiseerd. II.2.11 De RvC heeft de bevoegdheid de variabele bezoldiging die is toegekend op basis van onjuiste (financiële) gegevens terug te vorderen van de bestuurder (claw back clausule). II.2.12 Het remuneratierapport van de RvC bevat een verslag van de wijze waarop het bezoldigingsbeleid in het afgelopen boekjaar in praktijk is gebracht en een overzicht van het bezoldigingsbeleid dat het komende boekjaar en de daaropvolgende jaren door de RvC wordt voorzien. Het rapport vermeldt hoe het gekozen bezoldigingsbeleid bijdraagt aan de realisatie van de lange termijn doelstellingen van MRG en de met haar verbonden onderneming in overeenstemming met het risicoprofiel. Het rapport wordt op de website van MRG geplaatst. -10-

11 II Het remuneratierapport bevat in ieder geval de volgende informatie: a. Een schematisch overzicht van de kosten die MRG in het boekjaar heeft gemaakt met betrekking tot de bezoldiging van bestuurders. In het overzicht wordt, voor zover van toepassing, onderscheid gemaakt tussen het vaste salaris, de contante jaarbonus, toegekende aandelen, opties en pensioenrechten en overige emolumenten. De waardering van toegekende aandelen, opties en pensioenrechten geschiedt volgens de normen die gelden voor de jaarverslaggeving. b. Een vermelding dat de in II.2.1. bedoelde scenarioanalyses zijn gemaakt. c. Per bestuurder de bandbreedte waarbinnen het in het boekjaar toegekende aantal voorwaardelijke aandelen of andere op aandelen gebaseerde bezoldigingscomponenten minimaal en maximaal kan komen te liggen op het moment dat de bestuurder deze verkrijgt na realisatie van de vereiste prestaties. d. Een tabel waarin voor bestuurders in functie per einde boekjaar voor iedere jaargang waarin aandelen, opties en/of andere op aandelen gebaseerde bezoldigingscomponenten zijn toegekend en waarover de bestuurder aan het begin van het boekjaar nog niet volledig vrij de beschikking had, wordt weergegeven voor zover van toepassing: i de waarde en het aantal van de aandelen, opties en/of andere op aandelen gebaseerde bezoldigingscomponenten op het moment van toekenning; ii de huidige status van de toegekende aandelen, opties en/of andere op aandelen gebaseerde bezoldigingscomponenten: voorwaardelijk of onvoorwaardelijk en het jaar waarin deze kunnen worden uitgeoefend respectievelijk aflopen. iii de waarde en het aantal van de onder i) toegekende voorwaardelijke aandelen, opties en/of andere op aandelen gebaseerde bezoldigingscomponenten op het moment dat de bestuurder deze in eigendom verkrijgt en iv de waarde en het aantal van de onder i) toegekende aandelen, opties en/of andere op aandelen gebaseerde bezoldigingscomponenten op het tijdstip dat de bestuurder hierover de vrije beschikking krijgt. e. Indien van toepassing: de samenstelling van de groep van ondernemingen waarvan het bezoldigingsbeleid mede de hoogte en samenstelling van de bezoldiging van bestuurders bepaalt (peer group). f. Een beschrijving van de prestatiecriteria waarvan het deel van de variabele bezoldiging dat is gekoppeld aan de prestatiecriteria afhankelijk is voor zover overwegingen van concurrentiegevoeligheid zich daar niet tegen verzetten, en van het deel van de variabele bezoldiging dat discretionair door de RvC kan worden vastgesteld. g. Een samenvatting en verantwoording van de methoden die zullen worden gehanteerd om vast te stellen of aan de prestatiecriteria is voldaan. h. Een verantwoording van de relatie tussen de gekozen prestatiecriteria en de gehanteerde strategiedoelstellingen en van de relatie tussen bezoldiging en prestaties zowel ex ante als ex post. i. Geldende regelingen voor pensioen en de hiermee gepaard gaande financieringskosten. j. Overeengekomen regelingen voor vervroegd uittreden van bestuurders -11-

12 II.2.14 De belangrijkste elementen van het contract van een bestuurder met MRG worden na het sluiten daarvan gepubliceerd, uiterlijk bij de oproeping voor de AVA waar de benoeming van de bestuurder wordt besproken. Deze elementen betreffen in ieder geval de hoogte van het vaste salaris, de opbouw en hoogte van het variabel deel van de bezoldiging, de eventuele overeengekomen afvloeiingsregeling en/of vertrekvergoeding, de eventuele voorwaarden van een change of control clausule in het contract met de bestuurder en andere aan de bestuurder in het vooruitzicht gestelde vergoedingen, pensioenafspraken en de toe te passen prestatiecriteria II.2.15 In het geval dat gedurende het boekjaar aan een (voormalig) bestuurder een vertrekvergoeding of andere bijzondere vergoeding wordt betaald, wordt in het remuneratierapport een verantwoording en een uitleg voor deze vergoeding gegeven. II.3 Tegenstrijdige belangen Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen MRG en bestuurders wordt vermeden. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van bestuurders spelen, die van materiële betekenis zijn voor MRG en/of voor de desbetreffende bestuurders, behoeven de goedkeuring van de RvC. II.3.1. Een bestuurder zal: a. niet in concurrentie met MRG treden; b. geen (substantiële) schenkingen van MRG voor zichzelf, voor zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad vorderen of aannemen; c. ten laste van MRG aan derden geen ongerechtvaardigde voordelen verschaffen; d. geen zakelijke kansen die aan MRG toekomen benutten voor zichzelf of voor zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant, tot in de tweede graad. II.3.2. Een bestuurder meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van materiële betekenis is voor MRG en/of voor de desbetreffende bestuurder terstond aan de voorzitter van de RvC en aan de overige leden van de RvB en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de voor de situatie relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. De RvC besluit buiten aanwezigheid van de betrokken bestuurder of sprake is van een tegenstrijdig belang. Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval wanneer MRG voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon waarin een bestuurder van MRG persoonlijk een materieel financieel belang houdt of waarbij een bestuurder van MRG een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult. -12-

13 II.3.3. Een bestuurder neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij de bestuurder een tegenstrijdig belang heeft. II.3.4 Het Reglement voor de RvB bevat nadere regelgeving ten aanzien van eventuele tegenstrijdige belangen tussen leden van de RvB en MRG en de wijze waarop dit dient te worden gemeld respectievelijk daarmee wordt omgegaan. Alle transacties waarbij tegenstrijdige belangen van bestuurders spelen worden onder in de branche gebruikelijk condities overeengekomen. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van bestuurders spelen die van materiële betekenis zijn voor MRG en/of voor de desbetreffende bestuurders behoeven goedkeuring van de RvC. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag, met vermelding van het tegenstrijdig belang en de verklaring dat bepalingen II.3.2. tot en met II.3.4. zijn nageleefd. III De Raad van Commissarissen III.1 Taak en werkwijze III.1.1. De taakverdeling van de RvC alsmede zijn werkwijze worden neergelegd in een reglement. De RvC neemt in het reglement een passage op voor zijn omgang met de RvB, de AVA en de COR. Het reglement wordt op de website van MRG geplaatst. III.1.2 Van de jaarstukken van MRG maakt deel uit een verslag van de RvC. Hierin doe de RvC verslag van zijn werkzaamheden in het boekjaar en neemt hij de specifieke opgaven en vermeldingen op die de bepalingen van deze Code verlangen. III.1.3 Van elke commissaris wordt in het verslag van de RvC opgave gedaan van geslacht, leeftijd, beroep, hoofdfunctie, nationaliteit, nevenfuncties (voor zover relevant voor de vervulling van de taak als commissaris), tijdstip van eerste benoeming en de lopende termijn waarvoor de commissaris is benoemd. III.1.4 Een commissaris treedt tussentijds af bij onvoldoende functioneren, structurele onverenigbaarheid van belangen of wanneer dit anderszins naar het oordeel van de RvC is geboden. III.1.5. Indien commissarissen frequent afwezig zijn bij de vergaderingen van de RvC, worden zij daarop aangesproken. Het verslag van de RvC vermeldt welke commissarissen frequent afwezig zijn geweest bij de vergaderingen van de RvC. -13-

14 III.1.6 Het toezicht van de RvC op het bestuur omvat onder andere: a. de realisatie van de doelstellingen van Macintosh Retail Group; b. de strategie en de risico s verbonden aan de ondernemingsactiviteiten; c. de opzet en de werking van de interen risicobeheersing- en controlesystemen; d. het financiële verslaggevingsproces; e. de naleving van wet- en regelgeving; f. de verhouding met aandeelhouders en g. de voor MRG relevante maatschappelijke aspecten van ondernemen. III.1.7. De RvC bespreekt ten minste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van de RvB zijn eigen functioneren, het functioneren van de afzonderlijke commissies van de RvC en dat van de individuele commissarissen en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden. Tevens wordt het gewenste profiel en de samenstelling en competentie van de RvC besproken. De RvC bespreekt voorts ten minste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van de RvB zowel het functioneren van het bestuur als college als dat van de individuele bestuurders en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden. Het verslag van de RvC vermeldt op welke wijze de evaluatie van de RvC, de afzonderlijke commissies, en de individuele commissarissen heeft plaatsgevonden. III.1.8 De RvC bespreekt in ieder geval eenmaal per jaar de strategie en de voornaamste risico s verbonden aan MRG, de uitkomsten van de beoordeling door de RvB van de opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, alsmede eventuele significante wijzigingen hierin. Van het houden van de besprekingen wordt melding gemaakt in het verslag van de RvC. III.1.9 De RvC en de commissarissen afzonderlijk hebben een eigen verantwoordelijkheid om van de RvB en van de externe accountant alle informatie te verlangen die de RvC behoeft om zijn taak als toezichthoudend orgaan goed te kunnen uitoefenen. Indien de RvC dit noodzakelijk acht, kan hij informatie inwinnen van functionarissen en externe adviseurs van MRG. MRG stelt hiertoe de benodigde middelen ter beschikking. De RvC kan verlangen dat bepaalde functionarissen en externe adviseurs bij zijn vergaderingen aanwezig zijn. III.2 Onafhankelijkheid III.2.1 Alle commissarissen, met uitzondering van maximaal één persoon, zijn onafhankelijk in de zin van bepaling III.2.2. De huidige samenstelling van de RvC is daarmee in overeenstemming. III.2.2 Een commissaris geldt als onafhankelijk indien de hierna te noemen afhankelijkheidscriteria niet op hem van toepassing zijn. Bedoelde afhankelijkheidscriteria zijn dat de betrokken commissaris, dan wel -14-

15 zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad: a. in de vijf jaar voorafgaand aan de benoeming werknemer of bestuurder van MRG (inclusief gelieerde vennootschappen als bedoeld in artikel 5:48 Wft is geweest; b. een persoonlijke financiële vergoeding van MRG of van een aan haar gelieerde vennootschap ontvangt, anders dan de vergoeding die voor de als commissaris verrichte werkzaamheden wordt ontvangen en voor zover zij niet past in de normale uitoefening van bedrijf; c. in het jaar voorafgaand aan de benoeming een belangrijke zakelijke relatie met MRG of een aan haar gelieerde vennootschap heeft gehad. Daaronder worden in ieder geval begrepen het geval dat de commissaris, of een kantoor waarvan hij aandeelhouder, vennoot, medewerker of adviseur is, is opgetreden als adviseur van MRG (consultant, externe accountant, notaris en advocaat) en het geval dat de commissaris bestuurder of medewerk is van een bankinstelling waarmee MRG een duurzame en significante relatie onderhoudt; d. bestuurslid is van een vennootschap waarin een bestuurslid van MRG waarop hij toezicht houdt commissaris is; e. een aandelenpakket van ten minste tien procent in MRG houdt (daarbij meegerekend het aandelenbezit van natuurlijke personen of juridische lichamen die met hem samenwerken op grond van een uitdrukkelijke of stilzwijgende, mondelinge of schriftelijke overeenkomst); f. bestuurder of commissaris is bij of anderszins vertegenwoordiger is van een rechtspersoon die ten minste tien procent van de aandelen in MRG houdt, tenzij het gaat om groepsmaatschappijen; g. gedurende de voorafgaande twaalf maanden tijdelijk heeft voorzien in het bestuur bij belet en ontstentenis van bestuurders. III.2.3 Het verslag van de RvC vermeldt dat naar het oordeel van de RvC is voldaan aan het in bepaling III.2.1. bepaalde en geeft, indien van toepassing, daarbij aan welke commissaris de raad als niet-onafhankelijk beschouwt. III.3. Deskundigheid en samenstelling III.3.1. De RvC stelt een profielschets voor zijn omvang en samenstelling op, rekening houdend met de aard van de onderneming, haar activiteiten en de gewenste deskundigheid en achtergrond van de commissarissen. In de profielschets wordt ingegaan op de voor MRG relevante aspecten van diversiteit in de samenstelling van de RvC en wordt vermeld welke concrete doelstelling de RvC ten aanzien van diversiteit hanteert. Voor zover de bestaande situatie afwijkt van de nagestreefde situatie, legt de RvC hierover verantwoording af in het verslag van de RvC en geeft hij tevens aan hoe en op welke termijn hij verwacht dit streven te realiseren. De profielschets wordt algemeen verkrijgbaar gesteld en op de website van MRG geplaatst. III.3.2 Minimaal één lid van de RvC is een zogenoemde financieel expert, hetgeen inhoudt dat deze persoon -15-

16 relevante kennis en ervaring heeft opgedaan op financieel administratief/accounting gebied bij beursvennootschappen of bij andere grote rechtspersonen. III.3.3 Alle commissarissen volgen na benoeming een introductieprogramma waarin in ieder geval aandacht wordt besteed aan algemene financiële, sociale en juridische zaken, de financiële verslaggeving door MRG, de specifieke aspecten die eigen zijn aan MRG en haar ondernemingsactiviteiten en de verantwoordelijkheden van een commissaris. De RvC beoordeelt jaarlijks op welke onderdelen commissarissen gedurende hun benoemingsperiode behoefte hebben aan nadere training of opleiding. MRG speelt hierin een faciliterende rol. III.3.4. Het aantal commissariaten van één persoon bij Nederlandse beursvennootschappen is zodanig beperkt dat een goede taakvervulling is gewaarborgd en bedraagt niet meer dan vijf, waarbij het voorzitterschap van een raad van commissarissen dubbel telt. III.3.5 Een commissaris kan maximaal drie maal voor een periode van vier jaar zitting hebben in de RvC, tenzij buitengewone omstandigheden aanleiding geven om van dit principe af te wijken. III.3.6 De RvC stelt een rooster van aftreden vast om zoveel mogelijk te voorkomen dat veel commissarissen tegelijk aftreden. Het rooster van aftreden wordt algemeen verkrijgbaar gesteld en op de website van MRG geplaatst. III.4. De voorzitter van de RvC en de secretaris van de vennootschap III.4.1. De voorzitter van de RvC ziet er op toe dat: a. Commissarissen hun introductie- en opleidings- of trainingsprogramma volgen. b. Commissarissen tijdig alle informatie ontvangen die nodig is voor de goede uitoefening van hun taak. c. Voldoende tijd bestaat voor de beraadslaging en besluitvorming door de RvC. d. Commissies van de RvC naar behoren functioneren. e. Bestuurders en de commissarissen ten minste jaarlijks worden beoordeel op hun functioneren. f. De RvC een vice-voorzitter kiest. g. Contacten van de RvC met het bestuur en COR naar behoren verlopen. III.4.2 De voorzitter van de RvC is geen voormalig bestuurder van MRG. III.4.3 De RvC wordt ondersteund door de secretaris van de vennootschap. De secretaris ziet er op toe dat -16-

17 juiste procedures worden gevolgd dat wordt gehandeld in overeenstemming met de wettelijke en statutaire verplichtingen. Hij ondersteunt de voorzitter van de RvC in de daadwerkelijke organisatie van de RvC (informatie, agendering, evaluatie, opleidingsprogramma etc.) De secretaris wordt, al dan niet op initiatief van de RvC, benoemd en ontslagen door de RvB, na verkregen goedkeuring door de RvC. III.4.4 De vicevoorzitter van de RvC vervangt bij gelegenheid de voorzitter. In aanvulling op best practice bepaling III.1.7 fungeert de vicevoorzitter als aanspreekpunt voor individuele commissarissen en bestuurders over het functioneren van de voorzitter. III.5 Samenstelling en rol van kerncommissies van de RvC III.5.1 De RvC stelt voor iedere commissie een reglement op. Het reglement geeft aan wat de rol en verantwoordelijkheid van de desbetreffende commissie is, haar samenstelling en op welke wijze zij haar taak uitoefent. Het reglement kan toelaten dat maximaal één lid van elke commissie niet onafhankelijk is in de zin van best practice bepaling III.2.2. De reglementen en de samenstelling van de commissies worden op de website van MRG geplaatst. III.5.2. Het verslag van de RvC vermeldt dat de samenstelling van de commissies, het aantal vergaderingen van de commissies en de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen. III.5.3 De RvC ontvangt van elke van de commissies een verslag van de beraadslagingen en bevindingen. III.5.4. De AC richt zich in ieder geval op het toezicht op het bestuur ten aanzien van: a. De werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, waaronder het toezicht op de naleving van de relevante wet- en regelgeving en het toezicht op de werking van gedragscodes. b. De financiële informatieverschaffing door MRG (keuze van accounting policies, toepassing en beoordeling van effecten van nieuwe regels, inzicht in de behandeling van schattingsposten in de jaarrekening, prognose, werk van in- en externe accountants terzake etc.). c. De naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van in- en externe accountants. d. De rol en het functioneren van de interne Audit functie. e. Het beleid van MRG met betrekking tot tax planning. f. De relatie met de externe accountant waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid, de bezoldiging en eventuele niet-controlewerkzaamheden voor MRG. g. De financiering van MRG en h. De toepassing van de informatie- en communicatie technologie. -17-

18 III.5.5 De AC is het eerste aanspreekpunt van de externe accountant, wanneer deze onregelmatigheden constateert in de inhoud van financiële berichten. III.5.6 Het voorzitterschap van de AC wordt niet vervuld door de voorzitter van de RvC, noch door een voormalig bestuurder van MRG. III.5.7 Van de AC maakt ten minste een financieel expert in de zin van best practice bepaling III.3.2. deel uit. III.5.8. De AC bepaalt of en wanneer de voorzitter van de RvB (CEO), de bestuurder verantwoordelijk voor financiële zaken (CFO), de externe accountant en/of de concernafdeling Administratieve Organisatie en Interne Audit bij haar vergadering aanwezig zijn. III.5.9 De AC overlegt zo vaak als zij dit noodzakelijk acht, doch ten minste eenmaal per jaar, buiten aanwezigheid van de RvB met de externe accountant. III.5.10 en III.5.14 De RBcie heeft in ieder geval de volgende taken: a. Het doen van een voorstel aan de RvC betreffende het te voeren bezoldigingsbeleid. b. Het doen van een voorstel inzake de bezoldiging van de individuele bestuurders ter vaststelling door de RvC, in welk voorstel in ieder geval aan de orde komen: I) de bezoldigingsstructuur en II) de hoogte van de vaste bezoldiging, de toe te kennen aandelen en/of opties en/of andere variabele bezoldigingscomponenten, pensioenrechten, afvloeiingsregelingen en overige vergoedingen, alsmede de prestatiecriteria en de toepassing daarvan. c. Het opmaken van het remuneratierapport als bedoeld in best practice bepaling II d. Het opstellen van selectiecriteria en benoemingsprocedures inzake commissarissen en bestuurders. e. De periodieke beoordeling van omvang en samenstelling van de RvC en de RvB en het doen van een voorstel voor een profielschets van de RvC. f. De periodieke beoordeling van het functioneren van individuele commissarissen en bestuurders en de rapportage hierover aan de RvC. g. Het doen van voorstellen voor (her)benoemingen van leden van de RvC en RvB. h. Het toezicht op het beleid van de RvB inzake selectiecriteria en benoemingsprocedures voor het hoger management. III.5.11 Het voorzitterschap van de RBcie wordt niet vervuld door de voorzitter van de RvC, noch door een voormalig bestuurder van MRG, maar tot 1 mei 2015 wel door een commissaris die bij een andere beursvennootschap bestuurder is. -18-

19 III In de RBcie neemt maximaal één commissaris zitting die bij een andere Nederlandse beursvennootschap bestuurder is. III Indien de RBcie ten behoeve van haar taken gebruik maakt van de diensten van een remuneratieadviseur, vergewist zij zich ervan dat de desbetreffende adviseur geen advies verstrekt aan de RvB van MRG. III.6 Tegenstrijdige belangen III.6.1. Een commissaris meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van materiële betekenis is voor MRG en/of voor de desbetreffende commissaris terstond aan de voorzitter van de RvC en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. Indien de voorzitter van de RvC een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft dat van materiële betekenis is voor MRG en/of voor zichzelf, meldt hij dit terstond aan de vicevoorzitter van de RvC (die dit vervolgens meldt aan de overige leden van de RvC) en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de relevante informatie betreffende zijn echtgenoot, geregistreerde partner of aan andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. Aan de beoordeling van de RvC of sprake is van een tegenstrijdig belang, neemt de desbetreffende commissaris niet deel. Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval wanneer MRG voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon waarin een commissaris persoonlijk een materieel financieel belang houdt of waarvan een bestuurslid een familierechtelijke verhouding heeft met een commissaris van MRG of waarbij een commissaris van MRG een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult. III.6.2 Een commissaris neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij deze commissaris een tegenstrijdig belang heeft. III.6.3 Alle transacties waarbij tegenstrijdige belangen van commissarissen spelen worden onder in de branche gebruikelijke condities overeengekomen. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van commissarissen spelen die van materiële betekenis zijn voor MRG en/of voor de desbetreffende commissarissen behoeven die goedkeuring van de RvC. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag met vermelding van het tegenstrijdig belang en de verklaring dat best practice bepalingen III.6.1. tot en met III.6.3 zijn nageleefd. III.6.4. Alle transacties tussen MRG en natuurlijke of rechtspersonen die ten minste tien procent van de aandelen in MRG houden, worden onder in de branche gebruikelijke condities overeengekomen. -19-

20 Besluiten tot het aangaan van transacties met deze personen die van materiële betekenis zijn voor MRG en/of voor deze personen behoeven goedkeuring van de RvC. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag, met de verklaring dat best practice bepaling III.6.4 is nageleefd. III.6.5 Het reglement van de RvC bevat regels ten aanzien van de omgang met (potentieel) tegenstrijdige belangen bij bestuurders, commissarissen en de externe accountant in relatie tot MRG en voor welke transacties goedkeuring van de RvC nodig is. MRG stelt tevens regels op voor het bezit van en transacties in effecten door bestuurders en commissarissen anders dan die uitgegeven door de eigen vennootschap. III.6.6. Een gedelegeerd commissaris is een commissaris met een bijzondere taak. De delegatie kan niet verder gaan dan de taken die de RvC zelf heeft en omvat niet het besturen van MRG. Zij strekt tot intensiever toezicht en advies en meer geregeld overleg met het bestuurd. Het gedelegeerd commissariaat is slechts van tijdelijke aard. De delegatie kan niet de taak en bevoegdheid van de RvC wegnemen. De gedelegeerd commissaris blijft lid van de RvC. III.6.7 De commissaris die tijdelijk voorziet in het bestuur bij belet en ontstentenis van bestuurders, treedt uit de RvC om de bestuurstaak op zich te nemen. III.7. Bezoldiging III.7.1. Aan een commissaris wordt bij wijze van bezoldiging geen aandelen en/of rechten op aandelen toegekend. III.7.2. Het eventuele aandelenbezit van een commissaris in MRG is ter belegging op de lange termijn. MRG heeft een reglement voor privé-beleggingen door leden van de RvC. Kern hiervan is dat een meldingsplicht bestaat voor beleggingen in effecten van beursgenoteerde vennootschappen waarmee MRG een materiële relatie onderhoudt of waarvan aannemelijk is dat de commissaris, uit hoofde van zijn functie bij MRG, een bepaalde kennis heeft op grond waarvan hij een betere inschatting kan maken van de gang van zaken bij die vennootschap dan op basis van openbare informatie mogelijk is. Dit Reglement is op de website geplaatst. III.7.3. MRG verstrekt aan haar commissarissen geen persoonlijke leningen, garanties en dergelijke, tenzij in de normale uitoefening van het bedrijf en na goedkeuring van de RvC. Leningen worden niet kwijtgescholden. -20-