Jaarverslag 2013 STICHTING BIBLIOTHEEK.NL

Transcriptie

1 Jaarverslag 2013 STICHTING BIBLIOTHEEK.NL

2 Inhoud Deel 1: Bestuursverslag Voorwoord 2. Algemeen 3. Managementsamenvatting 4. Activiteitenverslag 5. Financiële toelichting Deel 2: Jaarrekening 2013 Balans per 31 december 2013 Exploitatierekening 2013 Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Toelichting op de balans Toelichting op de exploitatierekening Deel 3: Overige gegevens Statutaire bepaling exploitatieresultaat Gebeurtenissen na balansdatum Controleverklaring van de accountant Jaarplan BNL

3 Deel 1: Bestuursverslag Jaarplan BNL

4 1. Voorwoord In dit jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over de activiteiten van Stichting Bibliotheek.nl (BNL) en de bijbehorende financiële rapportage in het jaar Daarnaast wordt kort vooruitgekeken naar de activiteiten in 2014, het jaar waarin BNL zich voorbereidt om haar activiteiten per 1 januari 2015 over te dragen aan de Koninklijke Bibliotheek. In 2013 is ook al hard gewerkt aan de integratie die gaat plaatsvinden. In 2013 zijn er een aantal belangrijke mijlpalen bereikt. Enkele daarvan zijn gericht op het publiek (de eindgebruiker), zoals: - Lees Meer-campagne en de Vakantiebieb-app: het publiek laten kennismaken met e- books van de Bibliotheek - Tools als WelkBoek en LuisterBieb ter ondersteuning van het digitale bibliotheekwerk - Muziek-luisteren in de Bibliotheek (complete collectie) en thuis (pilot met een selectie) - Lancering e-learning samen met de HEMA Andere mijlpalen waren gericht op ondersteuning van de branche (backoffice): - Uitbreiding website-services (WaaS) en groei aantal deelnemende bibliotheken - NBC+ - Datawarehouse In het bestuursverslag wordt hierop een toelichting gegeven. Deze activiteiten worden in meer detail toegelicht in de bijlagen. In 2013 heeft ook de laatste bibliotheek zich aangemeld voor deelname aan de digitale infrastructuur, zodat nu met recht gesproken kan worden van een dienstverlening aan de gehele branche. BNL heeft daarmee het succes van de collectieve aanpak in het digitale domein een belangrijke plek gegeven in de branche. En daar zijn we trots op. BNL realiseert zich dat deze resultaten niet zouden zijn behaald zonder samenwerking met de vele partners in de bibliotheekbranche en daarbuiten. Partnerships met derden, input van branchepartners, wensen van de eindgebruikers en de visie in de branche op de digitale bibliotheek zijn leidend geweest bij de uitvoering van activiteiten door BNL. Jaarplan BNL

5 2. Algemeen Oprichting en rechtspersoon De stichting is per 18 november 2009 opgericht en is ontstaan vanuit de splitsing van de oude Vereniging Openbare Bibliotheken. De stichting is in Den Haag gevestigd. Doelstelling stichting BNL helpt bibliotheken bij het innoveren, door het ontwikkelen en beheren van een gezamenlijke digitale infrastructuur en nieuwe diensten en door te helpen bij de implementatie daarvan. Subsidiebeschikking Bij beschikking van 17 mei 2013 heeft het Sectorinstituut Openbare Bibliotheken (SIOB) met mandaat van het ministerie van OCW een projectsubsidie verleend aan de BNL van ,-. Daarnaast is bij beschikking van 12 december 2013 tevens door het SIOB een eenmalige (additionele) financiële bijdrage verleend van ,- voor de redactie ten behoeve van leescontent. In bijgaand document wordt door BNL verantwoording afgelegd conform de eisen die in de beschikking zijn genoemd en conform de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. Toelichting bij jaarverslag Het jaarverslag bevat de jaarverantwoording 2013: het bestuursverslag, het activiteitenverslag, de jaarrekening en overige gegevens. In dit jaarverslag worden de activiteiten financieel en inhoudelijk verantwoord die in 2013 zijn uitgevoerd. BNL heeft met betrekking tot het jaarverslag 2013 en specifiek op de rechtmatigheid van de besteding van de middelen, een controle laten uitvoeren door een onafhankelijke accountant. Bestuur en directie De samenstelling van directie en bestuur van BNL is in 2013 ongewijzigd. Bestuur: Drs. H.B. (Bas) Eenhoorn, voorzitter (o.a. waarnemend burgemeester) Dhr. K.F.K. (Kurt) de Belder, MA MLIS (o.a. directeur Universiteitsbibliotheek Leiden) Drs. E. (Eric) Eljon (o.a. commissaris bij het Commissariaat voor de Media) H.A.M.A. (Henriëtte) de Kok Koning, MPM (o.a. directeur Bibliotheek Midden- Brabant) Jhr. E.F.M. (Eppo) Van Nispen tot Sevenaer (o.a. directeur CPNB) Directie: Drs. D.J. (Diederik) van Leeuwen Jaarplan BNL

6 Code Cultural Governance BNL onderschrijft de Principes en Best Practice-bepalingen van de Code en past deze op belangrijke punten toe binnen de organisatie. De Code wordt echter niet integraal toegepast als gevolg van het relatief korte bestaan van BNL en gezien het feit dat BNL door het ministerie van OCW formeel is meegedeeld dat BNL per 1 januari 2015 geïntegreerd zal worden in de Koninklijke Bibliotheek. Als bestuursmodel is het Bestuur + Directiemodel van toepassing. Het bestuur heeft zich bereid gesteld om in ieder geval tot eind 2014 aan te blijven dan wel tot en met de afwikkeling van BNL in In lijn met de Code is in 2013 een directiereglement opgesteld en ingevoerd. Het bestuur en de directie komen in een tweemaandelijkse cyclus bijeen waarbij middels een uitgebreide voortgangsrapportage alle activiteiten van de organisatie worden besproken. Daarnaast is er op regelmatige basis overleg tussen de directeur en de voorzitter van het bestuur over de gang van zaken bij BNL, zodat alle relevante informatie tijdig wordt verstrekt. Jaarplan BNL

7 3. Managementsamenvatting 2013 Dit hoofdstuk geeft een algemeen beeld van het verloop van 2013, de geboekte resultaten en de ontwikkeling van de organisatie. De activiteiten van BNL in 2013 moeten worden bezien in de context van de meerjarenplanning voor de ontwikkeling van de digitale bibliotheek. Daarom start dit hoofdstuk met een schets van de ontwikkeling van de digitale bibliotheek en de rol die BNL daarin speelt. 3.1 Ontwikkeling van de digitale bibliotheek Stichting Bibliotheek.nl (BNL) is eind 2009 opgericht om digitale diensten als online zoeken in de nationale bibliotheekcatalogus, verlengen, lid worden en reserveren namens en voor bibliotheken te ontwikkelen, uit te rollen en te beheren. Met andere woorden: BNL bouwt de landelijke digitale bibliotheek. BNL hanteert bij de uitvoering van haar activiteiten de volgende definitie van de digitale bibliotheek: In aansluiting op de gehanteerde definitie ontwikkelt BNL een digitale bibliotheek die in essentie bestaat uit een infrastructuur (software, hardware, koppelingen) en content (metadata, databestanden en -bronnen, digitale publicaties) die via deze infrastructuur wordt ontsloten. De infrastructuur bestaat uit een back-end (de infrastructuurcomponenten) en een front-end (de diensten en de portal) die de gebruiker toegang biedt. De aangeboden content bestaat uit creatie (redactionele content), inkoop (gebruikslicenties van ingekochte e-books, e-muziek en andere digitale content) en een archief (zoals het BKT-depot van de KB). Jaarplan BNL

8 Het ministerie van OCW heeft met de nieuwe Wet Stelsel Openbare Bibliotheken (Wsob) 1 de wens om structureel een digitale bibliotheek (als dienst) aan alle Nederlanders aan te bieden, kracht bijgezet. BNL verwacht dat de gewenste digitale bibliotheek eind 2016 gereed is dat wil zeggen: de basisfaciliteiten biedt en geïmplementeerd is bij alle bibliotheken. Uiteraard blijven jaarlijks modificaties en innovaties noodzakelijk om voortdurend in te spelen op nieuwe behoeften en technologie. De digitale bibliotheek is nooit af. Het onderstaande schema geeft aan hoe het ontwikkelpad van de digitale bibliotheek er op hoofdlijnen uitziet. Dit ontwikkelpad maakt de context van het jaar 2013 inzichtelijk. In 2013 zijn de eerste stappen gezet op weg naar Bibliotheek 2.0. Dat betekent dat in 2013 is ingezet op het bereiken van mijlpalen ten aanzien van de speerpunten die bij Bibliotheek 2.0 horen: NBC+, e-bookplatform, Datawarehouse, WaaS en portal en de omslag naar een eigen, volledig operationele beheerorganisatie. De volgende paragraaf geeft een algemeen beeld van het jaar 2013 ten aanzien van deze speerpunten. Hoofdstuk 4 bevat een uitgebreid activiteitenverslag van alle activiteiten binnen Front-end infra, Back-end infra en Content, zoals weergegeven in de onderstaande tabel. Ook de speerpuntprojecten komen in dit hoofdstuk nogmaals uitgebreid aan de orde. 3.2 Mijlpalen 2013 Medio 2013 werd duidelijk dat bij het ongewijzigd voortzetten van alle plannen een financieel tekort zou kunnen ontstaan. Enerzijds werd dat veroorzaakt door onvoorziene stabiliteitsproblemen met de WaaS aan het begin van 2013 die opgelost moesten worden, anderzijds door kostenoverschrijdingen op een aantal grote projecten. Budgetoverschrijdingen bij de grote projecten waren zonder uitzondering het gevolg van de grote technische en organisatorische complexiteit rond deze projecten. Er is over de hele linie sprake van een groot aantal afhankelijkheden van technische aard, tussen projecten, met systeemleveranciers en met de branche. In de zomer van 2013 heeft BNL tijdig bij kunnen sturen door onder meer de volgende drie acties te ondernemen: 1. Het versterken van de inzet op professionalisering en efficiency door de verbetering van beheer. Deze inspanningen zijn succesvol geweest en hebben tot grote besparingen geleid. Tevens is daarmee een eigen, volledig operationele beheerorganisatie opgebouwd. 1 De beoogde inwerkingtreding van de wet is 1 januari Jaarplan BNL

9 2. Het opnieuw stellen van prioriteiten over de hele breedte, waardoor de budgetten van een aantal nice to have -activiteiten opnieuw zijn gealloceerd naar must have-activiteiten, met name het e-bookplatform, de NBC+ en WaaS 2.0. Dit heeft ertoe geleid dat de doelstellingen op een aantal van de niet-speerpuntproducten in 2013 niet geheel zijn gehaald. 3. Ook binnen de speerpuntprojecten zijn prioriteiten onder de loep genomen. Zo is besloten om een aantal stappen in de doorontwikkeling van de portal door te schuiven naar 2014, wat ook beter past in de stabilisatie van de WaaS en de plannen rond de doorontwikkeling van de web-infra, waaronder een oplevering van een verbeterde Website as a Service (WaaS). Hiermee is extra budget vrijgemaakt voor NBC+, WaaS 2.0 en het e- bookplatform. Op deze manier heeft BNL in 2013 toch een aantal belangrijke mijlpalen kunnen halen. Website as a Service (WaaS) Begin 2013 was een natuurlijk evaluatiemoment voor de WaaS omdat de aanbesteding hiervoor medio 2014 afloopt. Met het oog daarop is er een plan voor doorontwikkeling naar WaaS 2.0 gemaakt. Uitgangspunten daarbij zijn: Vereenvoudigen en gebruiksvriendelijker maken van de redactieomgeving Terugbrengen van de complexiteit door maatwerk te beperken Verhogen van de stabiliteit Terugbrengen van de beheerlast. Bibliotheken hebben na de overgang de keuze om aan te sluiten via de WaaS of via een eigen CMS van waaruit de API wordt aangesproken. Daarmee hebben ze zeer veel vrijheid om de eigen website in te richten naar eigen inzicht en toch gebruik te maken van de functionaliteiten en content van BNL. Echter, de kosten voor deze website komen volledig voor rekening van de lokale bibliotheek; BNL gaat maatwerk niet (meer) bekostigen. Hiermee ondersteunen we alle bibliotheken door keuzes te bieden voor meer of minder ontzorging. Figuur - De mate van ontzorging is afhankelijk van de keuze die de bibliotheek zelf maakt Jaarplan BNL

10 De portal is een inrichtingsvorm van de Waas 2.0, en wordt dus binnen dezelfde infrastructuur gebouwd. De portal is een collectieve site waarop alle online diensten van BNL worden ontsloten en waar lokale bibliotheken gebruik van kunnen maken als ze compleet ontzorgd willen worden. In lijn met de overgang naar WaaS 2.0 is de strategische voorbereiding van de portal in 2013 afgerond. De daadwerkelijke uitvoering (ontwerp, design en bouw) van de portal is verschoven naar 2014, enerzijds vanwege de doorontwikkeling naar WaaS 2.0, anderzijds omdat belangrijke bouwstenen voor de portal zoals de NBC+ en het e-bookplatform - in 2013 nog niet beschikbaar waren. E-bookplatform In 2013 zijn alle infrastructurele componenten om e-books te kunnen uitlenen opgeleverd, zodat medio januari 2014 de lancering van het e-bookplatform met ruim titels kon plaatsvinden. Ook is in 2013 het aanbod e-books stevig uitgebreid en is met campagnes en apps een groot publiek bereikt. Zo heeft de VakantieBieb geleid tot meer dan 1 miljoen downloads en werd met de campagne Lees Meer ca. 25% van alle Nederlanders bereikt met de boodschap dat je ook e-books kunt lenen via de Bibliotheek. Figuur - Leverproces - Zoeken en aanvragen e-book Jaarplan BNL

11 Nationale Bibliotheekcatalogus (NBC+) De Nationale Bibliotheekcatalogus (NBC+) is de semantische zoekoplossing voor de openbare bibliotheken. Het is straks dé voorziening voor alle Nederlanders die toegang biedt tot de totale collectie Nederland. De NBC+ ontsluit alle fysieke en digitale collecties van de openbare bibliotheken en de landelijke collecties. In de loop van 2013 is het ambitieniveau ten aanzien van de NBC+ bijgesteld. Het opleveren van een volledig operationele NBC+ waarin alle (ook lokale) bronnen worden ontsloten bleek niet realistisch binnen de beschikbare tijd en het budget. In 2013 is desondanks een aantal belangrijke mijlpalen gehaald: Zoeken & vinden: een eerste productieversie van de NBC+ is opgeleverd. Hierin zijn het zoekplatform en de nieuwe interface van de AquaBrowser Library (ABL+) gekoppeld via de API. De OBA (Amsterdam) neemt deze versie in maart 2014 in gebruik. Een groot aantal bronnen is beschikbaar gesteld via de NBC+, zoals het GGC, de Krantenbank, de Consumentengids, Gutenberg, Ihlia, de Amsterdamse Uitgids, G!DS, CDR-tracks, de Winkler Prins en Literatuurplein. Bezitssynchronisatie: voor 75% van de bibliotheken is het bezit volledig gesynchroniseerd met het GGC, en doorzoekbaar via de NBC. Datawarehouse (DWH) In 2013 is een verbeterde versie van het Datawarehouse (DWH) opgeleverd. Daarnaast is het DWH zowel technisch als organisatorisch opgenomen in het reguliere beheerproces. BNL levert de infrastructuur voor het DWH, maar de bibliotheken zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste data waarmee het DWH wordt gevoed. Dit laatste verloopt nog niet in het gewenste tempo. Samen met de VOB en het SIOB wordt daarom gewerkt aan een campagne om de eigen verantwoordelijkheid van bibliotheekorganisaties hierin te bevorderen. Tevens worden de PSO s nu in technische zin betrokken om als een datahub te fungeren voor aangesloten bibliotheken, zodat levering van data in bulk kan gaan plaatsvinden. Jaarplan BNL

12 Figuur - Verdeling bibliotheken aangesloten op het DWH, per status Verdere professionalisering van beheer BNL heeft de taak om de landelijke digitale infrastructuur voor bibliotheken te ontwikkelen en in stand te houden. Deze infrastructuur zal dus ook beheerd moeten worden voor alle bibliotheken die daar gebruik van maken. Beheer is door de toename van het aantal aangesloten bibliotheken in de afgelopen jaren steeds belangrijker geworden en ging een steeds groter deel van het budget van BNL beslaan. In 2012 opgestelde prognoses wezen uit dat de beheerkosten op de langere termijn zodanig zouden kunnen toenemen dat er nog nauwelijks budget over zou blijven voor ontwikkeling. In 2013 heeft BNL daarom veel aandacht besteed aan het verder professionaliseren en standaardiseren van beheer op basis van best practice-modellen tot een eigen, volledig operationele beheerorganisatie. De gewenste resultaten zijn bereikt: in 2013 heeft BNL succesvol de omslag gemaakt van (primair) een projectorganisatie voor ontwikkeling, naar een professionele beheerorganisatie inclusief doorontwikkelingen op opgeleverde diensten. Omdat bij deze ontwikkeling de tijdelijke inhuur van capaciteit is omgezet naar eigen personeel, kon er een aanzienlijke efficiencyslag gemaakt worden in het beheer. Waar BNL in prognoses in voorgaande jaren te maken had met sterk oplopende beheerkosten, hebben we deze ontwikkeling in 2013 kunnen omkeren. We zien dat beheerkosten niet langer oplopen maar juist stevig zijn gedaald ten opzichte van het voorgaande jaar. Dit stemt positief voor Jaarplan BNL

13 de kostenontwikkeling op langere termijn. In het activiteitenverslag in hoofdstuk 4 is een uitgebreidere toelichting op beheer opgenomen. 3.3 Organisatieontwikkeling BNL De organisatiestructuur van BNL is in 2013 niet gewijzigd. Wel heeft BNL ernaar gestreefd om waar mogelijk, externe medewerkers te vervangen door interne medewerkers. BNL werkt daardoor steeds meer met een stevige kern van vaste medewerkers, aangevuld met een kleine flexibele schil van ingewerkt en zogezegd een vaste groep extern personeel. Daarnaast is er een grote flexibele schil van externe capaciteit die werkt onder outsourcing-, dan wel inhuurcontracten. Integratie met de KB Naast het bereiken van operationele en organisatorische resultaten zijn in 2013 de eerste stappen gezet op weg naar de integratie met de Koninklijke Bibliotheek (KB) per 1 januari Er heeft in goede sfeer veelvuldig bestuurlijk en uitvoerend overleg plaatsgevonden, er is een Plan van Aanpak opgesteld dat is geaccordeerd door de opdrachtgever OCW, er is een uitgebreid Due Diligence-onderzoek uitgevoerd en eind 2013 is de beslissing gevallen dat de Koninklijke Bibliotheek in principe alle activiteiten en het bijbehorende personeel van BNL zal overnemen, onder voorbehoud van besprekingen hierover met de VOB. In 2014 zal deze overgang verder vorm krijgen. Jaarplan BNL

14 4. Activiteitenverslag 2013 In dit hoofdstuk zijn alle activiteiten van BNL beschreven. Per product/dienst is aangegeven: wat het product/de dienst inhoudt wat de doelstelling voor 2013 was welke activiteiten hebben plaatsgevonden en welke resultaten zijn behaald. In paragraaf 4.1 wordt ingegaan op de werkzaamheden aan de front-endinfrastructuur, zoals de WaaS, de portal en diverse marketingprojecten. In paragraaf 4.2 komt de backendinfrastructuur aan de orde, d.w.z. de technische componenten die tezamen de infrastructuur vormen. Tot slot wordt in paragraaf 4.3 gerapporteerd over de activiteiten op het gebied van content, zoals G!DS, Literatuurplein en Leesplein. 4.1 Front-end Infra Inleiding De projecten die vallen onder Front-end Infra richten zich op de diensten met een directe interface naar bibliotheken en gebruikers: de web-infrastructuur en de daarop aangeboden widgets en diensten. Ook branchecommunicatie (waarmee het gebruik van de diensten wordt gestimuleerd door allerlei marketingactiviteiten) en de Public Relations en Public Affairs van BNL vallen onder deze noemer. Deze paragraaf geeft een overzicht van alle activiteiten die in 2013 hebben plaatsgevonden ten aanzien van de web-infrastructuur, diensten en marketing, zoals in de nevenstaande tabel weergegeven. Begin 2013 ontstonden onvoorziene stabiliteitsproblemen met de WaaS 2. Bij toenemend gebruik werd duidelijk dat het oude WaaS-platform kampte met een steeds grotere beheerlast, oplopende kosten en een grote mate van complexiteit. Ingrijpen was noodzakelijk om de WaaS te stabiliseren. Deze ontwikkelingen hebben grote impact gehad op de activiteiten van Front-end Infra in Er is gewerkt aan een voorstel voor doorontwikkeling met daarin een grondige herziening van de gehele web-infrastructuur: WaaS 2.0. Door deze extra inspanningen was het nodig om prioriteiten te herzien. Het daarmee samenhangende heralloceren van budgetten heeft ertoe geleid dat de doelstellingen op een aantal niet-speerpunt -producten in 2013 niet geheel zijn gehaald. Ook is in lijn met de overgang naar WaaS 2.0 de strategische voorbereiding van de portal in 2013 afgerond maar is de daadwerkelijke uitvoering (ontwerp, design en bouw) van de portal verschoven naar Website as a Service (WaaS) 2 Lees meer over de stabiliteit van de infrastructuur in paragraaf 4.2 Back end Infra, onder het kopje Beheer Algemeen op pagina 27 Jaarplan BNL

15 De Website as a Service (WaaS) is een dienst waarin online bibliotheekproducten en diensten van de Bibliotheek voor het publiek beschikbaar worden gesteld. De dienst voorziet duidelijk in een behoefte: inmiddels zijn er meer dan zestig bibliotheeksites die volledig draaien op de WaaS. De doelstelling voor 2013 was dat alle bibliotheken gebruik moeten kunnen maken van de dienst. Om deze doelstelling te kunnen verwezenlijken hebben we aanpassingen moeten doen aan het platform ten behoeve van de stabiliteit. Medio mei is het platform stabiel genoeg bevonden om verder te gaan met het doorvoeren van verbeteringen die door de afnemende bibliotheken als wens waren ingediend. In vier releases hebben we een selectie van de ingediende wensen gerealiseerd. Begin 2013 was, door het aflopen van de raamovereenkomsten vanuit de aanbesteding in juni 2014, een natuurlijk evaluatiemoment voor de WaaS. De implementatie van de WaaS bij een significant deel van de Nederlandse bibliotheken en het gebruik van de dienst door die bibliotheken heeft ons waardevolle inzichten verschaft met betrekking tot doorontwikkeling en optimalisering. De trend (ingezet in 2012) van toenemende beheerlast en kosten, de wens om het redactieproces voor bibliotheken aanzienlijk te vereenvoudigen en het relatief ingewikkelde en langdurige ontwikkelproces voor nieuwe functionaliteiten duidden erop dat het huidige platform aan de grens van haar mogelijkheden zit. Een grondige herziening van de gehele web-infrastructuur is noodzakelijk. Daartoe is een voorstel gedaan op basis van de kennis die in het implementatietraject is opgedaan en die via werkgroepen met interne en externe vraaglijnen is verkregen. Uitgangspunten hierbij waren: - het aanzienlijk vereenvoudigen en gebruiksvriendelijker maken van de redactieomgeving - het terugbrengen van de complexiteit door maatwerk te beperken - het verhogen van de stabiliteit en het terugbrengen van de beheerlast - meer mogelijkheden voor geavanceerd multisitebeheer en statistieken, blauwdrukken, personalisatie, campagnes, etc. Jaarplan BNL

16 Het voorstel WaaS 2.0 komt in het kort neer op de keuze voor een standaard CMS-pakket dat de wensen en eisen zo volledig mogelijk afdekt. In lijn met de uitgangspunten van de landelijke architectuur maakt het CMS gebruik van de landelijke API om content en functies binnen de WaaS-sites te kunnen aanbieden. Het CMS vervangt samen met de API de vier huidige onderdelen: Widgetplatform, Widgetstore, DCR en het TMS. De ontwikkelde widgets worden omgezet naar componenten in het CMS. Bibliotheken hebben na de overgang de keuze om aan te sluiten via de WaaS of via een eigen CMS van waaruit de API wordt aangesproken. Hiermee ontstaat een grote mate van flexibiliteit en kunnen alle bibliotheken in Nederland kiezen voor meer of minder ontzorging. Concreet zijn in 2013 de volgende zaken opgeleverd: Stabilisering van de web-infrastructuur Inrichting van beheerprocessen Realisatie van een significant deel van de ingediende RFC s (wijzigingsverzoeken) Inventarisatie van wensen en eisen (intern en extern) ten behoeve van het doorontwikkelvoorstel Oplevering van het doorontwikkelvoorstel voor de web-infrastructuur Proof of Concept ten behoeve van de CMS-pakketkeuze CMS-keuze (Adobe Experience Manager) Ontwerp voor de inrichting van het nieuwe CMS Communicatieplan High level migratieplan Content API-specificatie De focus op het stabiliseren van de web-infrastructuur en de inzichten rondom de doorontwikkeling van de WaaS hebben ertoe geleid dat BNL voorzichtig is geweest met het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten in de huidige WaaS. De geplande doorontwikkelingen zijn niet uitgevoerd en als wensen en eisen meegenomen in het selectieen ontwerpproces voor het nieuwe CMS van WaaS 2.0. De realisatie hiervan zal in 2014 plaatsvinden. Portal In 2013 zou de website worden omgebouwd tot de portal voor bibliotheken: een collectieve site waarop alle online diensten van BNL worden ontsloten, waar lokale bibliotheken gebruik van kunnen maken als ze compleet ontzorgd willen worden. De Jaarplan BNL

17 portal is een inrichtingsvorm van de Waas 2.0, en draait dus op dezelfde infrastructuur. BNL biedt keuzevrijheid in de mate van vrijheid en ontzorging: hoe meer een bibliotheek aansluit op de portal hoe minder lokale ruimte, en hoe meer ontzorging. De daadwerkelijke uitvoering (bouw) van de portal is verschoven naar 2014 omdat het budget geheralloceerd is ten behoeve van WaaS 2.0, het e-bookplatform en de NBC. Van het oorspronkelijke ontwikkelbudget (150k) is echter wel 50k gehandhaafd voor de afronding van de strategische voorbereiding. Van dit budget is een interactieontwerp gemaakt voor de portal bibliotheek.nl in een strategisch traject. Er is een planning en kosteninschatting gemaakt voor de doorontwikkeling in Er is een interactieontwerp voor categoriepagina's en de achterliggende titeldetailpagina s gemaakt, en zogenoemde Service Blueprints, waarin alle gewenste userscenario's zijn uitgetekend die een gebruiker van de Bibliotheek zou kunnen doorlopen. Bij het nieuwe ontwerp waren de behoefte van de klant, het bereik en de verdieping leidend. De in het jaarplan geformuleerde strategie (faciliteren, inspireren, personaliseren en participeren) is als uitgangspunt genomen voor het centrale meetplan. De laatste inzichten en trends zijn verwerkt op het gebied van (mobiel) internetgebruik en design. Bureau Vals Plat heeft het nieuwe ontwerp getest op usability (zie hiervoor de aparte paragraaf over usability). De ontwerpen en de uitkomst van de usability-test zijn gepresenteerd op de BNL Updatedag van 25 september en besproken met de klankbordgroep. Figuur - Aantal bezoeken aan BNL-websites in 2013 (VakantieBieb ontbreekt) Jaarplan BNL

18 Mijn Bibliotheek/B2C CRM Mijn Bibliotheek is een omgeving waarin een gebruiker het volgende kan beheren: persoonlijke gegevens, lidmaatschap, interesseprofiel en reserveringen. Daarnaast moet het mogelijk zijn online lid te worden, de leenhistorie in te zien, de leenperiode van geleende materialen te verlengen, online te betalen voor diverse diensten en deze transacties ook in te zien. Om deze omgeving te realiseren, moeten front-endpagina s en modules voor de functies binnen Mijn Bibliotheek worden ontwikkeld. Deze front-end presenteert gegevens uit diverse (back-end)systemen, zoals de bibliotheeksystemen (ILS), het e-bookleverplatform, B2C CRM, Online Betalen en Online Ticketing. Om dit mogelijk te maken moeten al deze systemen gekoppeld worden. Het product Mijn Bibliotheek/B2C CRM is een combinatie van de volgende initiatieven (uit 2012): B2C CRM, Online Betalen, Online Ticketing en Self-service. De doelstelling voor 2013 was het opleveren van een eerste versie van een nieuwe Mijn Bibliotheek-omgeving. In 2013 zijn de voorbereidingen voor de realisatie van de nieuwe Mijn Bibliotheek-omgeving afgerond: het projectvoorstel en de projectbrief zijn opgesteld en goedgekeurd, de requirements zijn opgesteld, het generieke functioneel ontwerp is opgesteld en er is een start gemaakt met het interactie-ontwerp. Het daadwerkelijk bouwen, testen en implementeren van Mijn Bibliotheek is verschoven naar Door de vele afhankelijkheden met andere producten/projecten is het een complex product. Dit, en het inleveren van een groot deel van het budget ten behoeve van WaaS 2.0, het e- bookplatform en de NBC+, heeft voor vertraging in de oplevering gezorgd. Eén afhankelijkheid is die met de ontsluiting van de bibliotheeksystemen door middel van een standaard protocol (zogenoemde NCIP-berichten). De oplevering hiervan is vertraagd door de trage respons van de bibliotheeksysteemleveranciers en gaat pas in 2014 plaatsvinden. Widgetstore De Widgetstore is een etalage voor beschikbare widgets (functionaliteiten) voor bibliotheken. Bibliotheken kunnen in de Widgetstore widgets afnemen om te plaatsen op de eigen website. In 2013 hebben er op de Widgetstore geen belangrijke ontwikkelingen plaatsgevonden. De basisfunctionaliteit was voldoende voor bibliotheken om hun Waas-sites te kunnen vullen met benodigde widgets. In het doorontwikkelvoorstel voor de web-infrastructuur is geen rol meer voor de Widgetstore voorzien. De dienst wordt samen met het Widgetplatform, DCR en TMS (Drupal) in de loop van 2014 vervangen door het nieuwe CMS. Wel zijn er in 2013 een aantal nieuwe widgets opgeleverd, zoals de Slider-widget, de NS Publieksprijs-widget en de Persoonlijke boekentips-widget. Jaarplan BNL

19 Figuur - Top 10 van meest afgenomen widgets 2013 Campagnes De landelijke mediacampagne rondom Lees Meer liep van december 2012 tot en met januari Het lezen van de e-books op de Lees Meer-website was mogelijk vanaf december 2012 tot juni Het doel van de Lees Meer-campagne was mensen te inspireren om e-books te gaan lezen. Dit is gelukt: bijna Nederlanders begonnen met lezen. De campagne heeft bovendien een positief effect gehad op de beeldvorming over de Bibliotheek: de Bibliotheek gaat met haar tijd mee en ook niet-leden houden er een positief beeld aan over. Dit was de belangrijkste conclusie van de effectmeting die onderzoeksbureau Blauw Research in opdracht van BNL heeft afgerond. Verder bleek uit het onderzoek: een kwart van de Nederlanders heeft kennisgenomen van de campagne; 40% van de bibliotheekleden en 18% van de niet-leden geeft aan ten minste een van de campagneuitingen te hebben gezien. Nederlanders vinden de campagne duidelijk, passend bij de Bibliotheek en geloofwaardig. Bijna de helft van de mensen die de campagne hebben gezien, komt in actie: praat erover, bezoekt de website, informeert bij de Bibliotheek of meldt zich aan. In de zomer van 2013 is de evaluatie van de Lees Meer-campagne toegestuurd aan de marketingcommissie en het campagneteam van de VOB. Leadgeneratie BNL ontwikkelde in 2013 een leadgeneratiebeleid met het doel om samen met PSO s en bibliotheken leads (potentiële klanten) te verzamelen, warm te maken/houden en op lokaal niveau te converteren naar lidmaatschap. Via de campagnes Lees Meer en de VakantieBieb-app zijn inmiddels ruim leads (geregistreerde gebruikers) verzameld. Met het leadgeneratiebeleid, dat ten uitvoer wordt gebracht met de start van het e-bookplatform en de e-bookcampagne, worden Jaarplan BNL

20 bibliotheken in staat gesteld om deze leads professioneel op te volgen. Er zijn verkennende gesprekken gevoerd in het land met vertegenwoordigers van de Nationale Bibliotheekpas, marketeers van bibliotheken en twee vertegenwoordigers van de marketingcommissie over leadgeneratie. Pijlers van het leadgeneratiebeleid: Het vergroten van de bekendheid met en het gebruik van de online dienstverlening om de leads warm te houden Het verrijken van de leads door de opbouw van een consumentenprofiel en een kwalitatieve opbouw van een database Het koppelen van de leads aan de lokale bibliotheken op basis van de verstrekte postcode. Hierdoor krijgen ze bibliotheken in de buurt te zien door middel van een bibliotheekfinder. De uitvoering van het leadgeneratiebeleid is voorbereid: Er zijn voorbereidingen getroffen om de leads op een veilige manier over te dragen aan bibliotheken. Hiertoe zijn de verzorgingsgebieden uit G!DS gekoppeld aan het marketingbestand en worden de leads in een beveiligde omgeving bewaard, waar bibliotheken met een inlog de leads die binnen hun verzorgingsgebied vallen uit kunnen halen. Er is besloten dat in 2014 alle leads overgeheveld worden naar de Sugar CRM-database van BNL. Vanuit dit systeem worden de landelijke mailings verstuurd. Er wordt een online tool ontwikkeld waarmee het verwerken van leads wordt ondersteund. Hierdoor kan de bestaande en toekomstige dienstverlening van de Bibliotheek beter onder de aandacht worden gebracht bij (potentiële) leden. De tool bestaat uit een website waar voor de klant de lokale bibliotheken in de directe omgeving zichtbaar zijn en waar de klant het desbetreffende social media-account van zijn/haar lokale bibliotheek ziet. Achter de webpagina zit een systeem voor het verwerken van de leads die worden gegenereerd. De tool is bijna klaar en zal in Q opgeleverd worden. Usability Gebruiksvriendelijkheid is een voorwaarde voor alle diensten die door BNL worden ontwikkeld. Vanuit de activiteit Usability worden de digitale producten en diensten van de Bibliotheek voor eindgebruikers getest op gebruiksvriendelijkheid. Het testen geeft inzicht in de sterke en zwakke punten van een dienst en levert concrete verbeterpunten voor de producten en diensten op. In 2013 lag de nadruk op het ontwikkelen van een visie voor Samen met de inzichten uit het SEO-traject heeft dit geleid tot waardevolle inzichten voor de doorontwikkeling van de portal In 2013 is een bureau (Vals Plat) geselecteerd om te toetsen of de gemaakte ontwerpkeuzes goed aansluiten op de behoeften van de klant. In de zomer heeft het usability-onderzoek plaatsgevonden in een usability-lab. Doel was het onderzoeken van de usability op de verschillende pagina s, de overgang van landelijke/lokale pagina s en het aanhouden van de nieuwe stijl tegen de doelgroep. De resultaten van het usability-onderzoek zijn besproken binnen BNL en in het najaar ook in de klankbordgroep portal gepresenteerd. Jaarplan BNL