Els Schlooz. Bespreek relevante kwaliteitsonderwerpen in het teamoverleg! Bespreek relevante kwaliteitsonderwerpen in het teamoverleg!

Transcriptie

1 0 Afdeling KV&I Inleiding. In de afgelopen periode is de nieuwe omgeving van iprova ingericht. Dit blijkt niet voor iedereen zo simpel te zijn als we gedacht hadden. N.a.v. de gemaakte opmerkingen zijn we aan de slag gegaan met het doorvoeren van enkele snelle aanpassingen. Op de beginpagina is het nu mogelijk om weer alle documenten van MGZL op te roepen. Dit heeft tot gevolg dat u een groot aantal hits kunt krijgen. Alvorens verder te gaan met wijzigingen leggen we de ideeën die er zijn m.b.t. het vergemakkelijken van het systeem voor aan een aantal gebruikers. Mocht u een voorstel hebben om het gebruik van iprova te vergemakkelijk laat het ons horen via helpdeskiprova@mgzl.nl. De gebruiksaanwijzing zal nogmaals worden toegevoegd aan deze nieuwsbrief (zie bijlage 2). Ook te lezen via deze link; Handleiding gebruik startpagina s iprova. Voor vragen m.b.t. het gebruik van iprova kunt u zich wenden tot de kwaliteitsfunctionaris van uw instelling/rayon. Els Schlooz Veiligheid Veiligheid in de spotlights. In mei j.l. is de infectiepreventiecommissie opgeheven. In het kader van het thema veiligheid is er gezocht naar een andere, meer aansluitende vorm voor dit onderwerp. Bij het onderwerp veiligheid moet je denken aan bewoners/klanten (KV&I), medewerkers (P&O) en gebouwen (MeanderWonen), waarbij de afdeling KV&I de samenhang tussen de onderwerpen waarborgt. In de komende periode gaan we in samenspraak met de genoemde afdelingen bekijken hoe we hier inhoud aan geven. We houden u via de nieuwsbrief op de hoogte van de ontwikkelingen. Voor vragen en opmerkingen mail naar secretariaatkwaliteit@mgzl.nl. Els Schlooz Mogelijkheid tot het invoeren van Uitingen van ongenoegen. Naast het klachtenformulier klanten is er nu ook de mogelijkheid om uitingen van ongenoegen van klanten in te voeren. Deze mogelijkheid is opengesteld voor alle medewerkers. Uit deze informatie kunt u signalen krijgen die maken dat u kunt voorkomen dat het een klacht wordt. Wanneer er een formulier voor het uiten van ongenoegen is ingevuld krijgt de manager van de OE een mailtje waar ze in kan lezen waar de uiting van ongenoegen over ging. PRISMA analyse. De voorzitters MIK/MIM en de kwaliteits6 functionarissen hebben een training gevolgd om de PRISMA analyse uit te voeren. Dit is een methode om incidenten te onderzoeken en zo de oorzaken duidelijk te krijgen. Daarna is itask (waar je de incidenten in kunt melden) uitgebreid met i+ria. Dat is een programma waarbinnen de oorzakenbomen en classificaties van oorzaken kunnen worden uitgewerkt. Dit kan worden toegevoegd aan de rapportages aan IGZ. Daarom is het PRISMA formulier verwijderd uit iprova. Valincidenten. Er was binnen de organisatorische eenheden enige discussie of álle valincidenten moeten worden gemeld. Dat blijft het geval omdat de MIK/MIM commissies een duidelijk beeld krijgen van de lokale situatie. Ook het melden van valincidenten, in afwezigheid van een medewerker, moet gemeld worden. Deels omdat er ook dán een relatie kan zijn met zorg (bijvoorbeeld het verkeerd inschatten van de situatie of het niet uitvoeren van afgesproken acties). Maar ook omdat dit onderdeel is van de ZI6 meting, die verplicht is door IGZ, Zorgverzekeraars en ministerie VWS. Rapportage calamiteiten IGZ. Vanaf 1 juli gaan we de termijn waarop de uitwerking van een calamiteit t.b.v. terugrapportage aan IGZ klaar moet zijn, terug brengen naar 14 dagen. Op dit moment duurt het vaak veel te lang voor er een analyse wordt uitgevoerd, waardoor rapportages niet op tijd kunnen worden opgestuurd. Ook is het hierdoor soms niet meer mogelijk om de juiste informatie aan te leveren. Daar waar nodig worden de documenten en processen hierop aangepast. Medicatieaftekenlijsten. Er is inmiddels een brancherichtlijn over de bewaartermijn van medicatieaftekenlijsten. Die is vastgesteld op 2 jaar. Om te voorkomen dat dossiers hierdoor overvol raken wordt bij klanten waar wij de medicatie toedienen, de aftekenlijsten regelmatig uit de thuiszorgdossiers / papieren dossiers /

2 medicijnklappers gehaald. De verwijderde lijsten gaan naar het centrale archief in de Minckelersstraat en worden daar 2 jaar bewaard. Per huis of thuiszorgteams zal nog via de managers bekend worden gemaakt bij wie of waar u de medicatieaftekenlijsten moet inleveren. Loes van Eijsden Procesmanagement / Riskmanagement Procesmanagement. De door het BT benoemde vijf kritieke processen (1.0 intramurale zorgregistratie, 2.0 extramurale zorgregistratie, 5.0 Hulp bij Huishouden, 6.1 in6, door6 & uitstroom van personeel en 6.2 ziekteverzuim) staan allemaal in de operationele fase, hetgeen betekent dat ze voor alle medewerkers van MGZL via iprova zijn te benaderen. In de komende maanden zal er aandacht besteed worden aan het ontwikkelen van kritieke controlepunten in de processen zodat het ook mogelijk wordt om de in het proces gemaakte afspraken te meten en hierop te rapporteren. Naast de bovengenoemde processen worden momenteel nog circa 30 processen en procesonderdelen beschreven welke voornamelijk voortvloeien uit HKZ verplichtingen. Riskmanagement. De risico6inventarisatie voor bovengenoemde processen is uitgevoerd en in kaart gebracht. Als volgende stap zal per risico geïnventariseerd worden welke beheersmaatregelen reeds van kracht zijn en welke beheersmaatregelen er nog genomen kunnen/moeten worden waar dit nog niet het geval is. Daarnaast zal vanaf medio augustus de van toepassing zijn wet6 en regelgeving per proces in beeld worden gebracht en bekeken worden in hoeverre deze in onze processen geborgd is. Kwaliteit in praktijk Het is nog onduidelijk of de ZI6meting in 2012 kan worden uitgevoerd. De portal waar we onze gegevens konden aanleveren is uit de lucht. De drie z.g. vragende partijen (VWS, IGZ en ZN) hebben nog geen alternatief voor invoering en verwerking van de gegevens. De afdeling KV&I is op zoek naar alternatieven, maar we zijn ook in overleg met het Zorgkantoor hoe we hier nu mee om moeten gaan. We houden u op de hoogte. Voor de CQmeting heeft deze situatie minder gevolgen. We zijn dan ook gestart met de voorbereidingen voor de meting, die begin 2013 zal plaatsvinden Kwaliteitsdocumenten Zie bijlage 1.

3 Bijlage 1. Kwaliteitsdocumenten Hieronder vindt u een overzicht van nieuwe en geëvalueerde kwaliteitsdocumenten gerangschikt volgens de 10 hoofdprocessen van Meander. Vertaal en gebruik de gewenste kwaliteit binnen uw werkeenheden om medewerkers voldoende ondersteuning te bieden in werkprocessen. Heeft u vragen over de inhoud vraag dit dan na bij de auteur en/of proceseigenaar (tabblad Eigenschappen bij document), of uw kwaliteitsfunctionaris. De afd. KV&I kan u helpen mee te denken over implementatie van kwaliteitsprocessen, of voor het geven van extra voorlichting / uitleg naar medewerkers! Nieuwe documenten Proces 1.0 Intramuraal Extramuraal Informatie klant 6 medewerker 6 leerling 6 vrijwilliger MGZL 6 overzicht van informatie afspraken van organisatie6eenheden. 6 van belang voor specialisten ouderen geneeskunde = SOG (verpleeghuisartsen). 1.0 Intramuraal Medicatie 6 Handleiding voorschrijven in Elektronisch Voorschrijf Systeem (EVS) MGZL 6 overzicht van informatie afspraken van organisatie6eenheden. Tandarts 5 Overeenkomst AWBZ tandarts MGZL 6 overeenkomst tussen instelling en tandarts om te komen tot goede afstemming en borging van juiste mondzorg naar onze klanten. 2.0 Extramuraal Registratiekader MSVT MGZL (Medisch Specialistische Verpleging Thuis) 6 procedure m.b.t. verantwoording van kosten t.a.v. medische zorg in thuiszorg en verzorgingshuis. Zichtbare schakels MGZL 6 intake procedure tbv. nieuwe klanten extramuraal. Geeft tevens veel informatie voor de verdere afstemming van zorg met betreffende klant en inzet juiste medewerkers. 3.0 Overige zorg5/dienstverlening VHT 6 Videohometraining GTB 6 JGZ MGZL 6 vorm van video training bij klanten thuis door opgeleide medewerkers GTB + JGZ 6 bespreken in teams JGZ 6 GTB. 5.0 Hulp bij Huishouden Hulp bij Huishouden MGZL 6 hulp bij huishouden in procesvorm inclusief de onderliggende processen, muteren leveren, verwerken en declareren van HbH. 8.0 Materiaal en Voorraden FAQ Magazijn en Logistiek MGZL 6 heeft u vragen m.b.t. magazijn artikelen, levering en logistiek, kijk dan eerst even in dit doc.! 9.0 Financiën Financiën 6 Producten en Diensten MGZL 6 overzicht van de producten, diensten en bijhorende uitvoerende trajecten/processen van de verschillende onderdelen van de dienst financiën Meander.

4 10.0 Beleid Rapportageschema Maand/Triaal Rapportage 2012 MGZL 6 geeft de periodes weer waarin de verantwoording via cijfers gewenst is. 6 van belang voor directie 6 manager. BOPZ 5 Reglement Commissie BOZP MGZL 6 overzicht van doelstellingen in samenwerking met de comm. middelen en maatregelen. 6 o.a. kwaliteitsbewaking t.a.v. zo min mogelijk inzet vrijheidsbeperkende maatregelen. Afkortingenlijst MGZL 6 Herken/ken je een afkorting niet, kijk dan in deze lijst! Geëvalueerde documenten Proces 1.0 Intramuraal Extramuraal Veiligheid Bad/Douch protocol MGZL 6 Juiste uitvoering borgt veiligheid rondom baden en douchen van klanten Meander. 6 Reguliere evaluatie, hernieuwde bespreking binnen teams van belang! 2.0 Extramuraal Volledig pakket thuis 6 Draaiboek MGZL 6 overzicht en kwaliteitsafspraken omtrent het leveren van geïndiceerd zorgpakket van intramurale zorg voor thuiswonende klanten. opname in verpleeghuis/verzorgingshuis is hierbij niet nodig. 7.0 Infrastructuur Applicatiebeheer 6 Storingen Zorgapplicaties MGZL 6 zijn er storingen, vragen, tekortkomingen, wensen, kijk dan hier : HelpdeskZorgapplicaties@mgzl.nl 9.0 Financiën Inkoop beleid MGZL 6 Weergave van het totale inkoopbeleid Meander. 6 Belangrijke werkwijze en info voor alle managers 10.0 Beleid Hitteplan MGZL 6 Afspraken rondom maatregelen bij extreme hitte t.b.v. klanten, medewerkers en vrijwilligers. 6 Reguliere evaluatie, GB. Koers van de MeanderGroep MGZL 6 Evaluatie van de koers meander en behaalde resultaten daarbinnen tot en met het eerste triaal. Ongewenst Gedrag agressie, geweld, pesten, discriminatie, seksuele intimidatie MGZL 6 beleid en procedures hoe om te gaan met en voorkomen van ongewenst gedrag. 6 van belang voor alle teams t.a.v. goed Arbo6 en klant beleid.

5 Bijlage 2. Handleiding gebruik startpagina iprova. Inleiding: Waarom nieuwe indeling van de startpagina s? Alles wat binnen Meander plaats vindt is te herleiden tot een proces. De hoofdprocessen zijn: L Intramurale zorg L Extramurale zorg L Overige zorg6 / dienstverlening L Para 6 Medische dienst L Hulp bij huishouden L Personeel L Infrastructuur L Materiaal en voorraden L Financiën L Beleid De Startpagina s zijn op basis van deze processen ingericht. Zie Proceskaart Verdere uitgangspunten zijn o.a. L L L L Meer gebruik maken van centrale documenten (voor heel Meander van toepassing). Gerichter kunnen zoeken naar documenten. Overzicht van gerelateerde documenten bij het proces. Decentrale (Organisatorische eenheden) documenten kunnen alleen via een centraal document van Meander worden benaderd. Startpagina van iprova: De startpagina is voor iedereen dezelfde, het is niet meer mogelijk een andere startpagina in te stellen. Bij het starten van iprova kom je altijd op onderstaande startpagina:

6 Indeling van de startpagina. 1. Je kunt altijd, door op Mijn startpagina te klikken, naar deze startpagina terugkeren. 2. Deze regel noemt men het navigatiebalk. Door op Meandergroep Zuid6Limburg te klikken keer je terug naar deze startpagina. 3. Hier kun je zoeken in alle documenten van MGZL. 4. Door op een van de (onderstreepte) onderdelen te klikken ga je naar de startpagina van een van de zorgproducten. 5. Hier kun je naar een van de startpagina s gaan van ondersteunende diensten en beleid. De indeling is volgens de processen. Soms wordt er voor de duidelijkheid een onderverdeling getoond om aan te geven wat bij deze processen hoort. 6. Bij de thema portals ga je naar specifieke startpagina s. Startpagina s bij processen: Voorbeeld Indeling van de startpagina s bij processen. 1. Je kunt door op Mijn startpagina te klikken terugkeren naar de startpagina van iprova. 2. Je kunt hier zien welke startpagina op dit moment geopend is. TIP. Wanneer je een document binnen iprova hebt geopend kun je naar de startpagina van het proces terugkeren door in het navigatiebalk op (in dit voorbeeld) op Intramurale zorg (rood omlijnd) te klikken. 3. Door hier op te klikken wordt outlook geopend en kun je een mail verzenden aan de HelpdeskiProva. Heb je een dubbel document gevonden, klik dan op de link. Geef in de mail van beide documenten precies de titel aan. Zo help je ons om dubbele documenten in iprova te voorkomen. 4. Door hier op te klikken wordt outlook geopend en kun je een mail verzenden aan de HelpdeskiProva. Samen met jou kunnen we iprova nog beter maken. 5. Door hier op te klikken kun je snel naar de startpagina met handleidingen applicaties gaan. 6. Voor het zoeken naar documenten typ je het trefwoord in. Zet een vinkje bij het gebied dat je wilt doorzoeken; a. Zoeken binnen de documenten die aan de (in dit voorbeeld) intramurale zorg gerelateerd zijn ; b. Zoeken binnen alle documenten van Meander; c. Specifiek zoeken binnen de processen van (in dit voorbeeld) Intramurale zorg. 7. Hiermee wordt een alfabetische overzichtslijst getoond van;

7 a. Alle aan de (in dit voorbeeld) Intramurale zorg gerelateerde documenten; b. Formulieren, checklijsten, etc. die bij dit proces worden gebruikt; c. De procesbeschrijvingen (stroomschema s) bij dit proces. 8. Overzicht van Meest gelezen documenten. Deze top 5 wordt automatisch door het systeem gemaakt. 9. Vilans (Zorg)Protocollen. Door op de link te klikken wordt Vilans (Zorg)Protocollen geopend. Opmerking. Het is niet mogelijk om van thuis uit de Vilans (Zorg)Protocollen te benaderen! 10. Meldingsformulieren itask. Hierin vindt je links naar diverse meldingsformulieren en bijbehorende overzichten. 11. Mijn Taken. Dit scherm is alleen zichtbaar als er taken vanuit het systeem aan jouw toegewezen zijn. 12. Een overzicht van de nieuwe en gewijzigde documenten die aan dit proces (in dit voorbeeld Intramurale zorg) gerelateerd zijn. 13. Een overzicht van alle nieuwe en gewijzigde documenten van Meander. Specifieke startpagina s: Dit zijn startpagina s die voor een specifiek doeleind worden gebruikt, zoals voor Handleidingen applicaties en voor procesbeschrijvingen in ontwikkeling etc. Handleidingen applicaties Indeling van de startpagina. 1. Klik op Mijn startpagina om terug te keren naar startpagina van iprova. 2. Het navigatiebalk die aangeeft waar je je binnen iprova bevindt. In dit voorbeeld bij de Handleidingen applicaties. 3. Zoeken binnen alle handleidingen (applicaties). 4. Mis je een bepaalde handleiding laat het ons weten, door op de link te klikken. 5. t/m 16. Per proces is er een overzicht van applicaties waarvoor handleidingen beschikbaar zijn. Door op de naam van de applicatie te klikken krijg je een overzicht van de bijbehorende handleidingen. 17. Een overzicht van Nieuwe en gewijzigde handleidingen.

8 Processen (in ontwikkelings5fase) Deze startpagina is alleen te benaderen door leden van een procesteam. Klantenservice (Kennisbank) Deze startpagina is alleen toegankelijk van medewerkers van de afdeling klantenservice, en bevat voor hun relevante onderwerpen om degene die belt zo snel mogelijk door te verbinden met de juiste persoon. Relevante documenten Handleiding voor gebruikers van iprova