Inkoopdocument AWBZ samenwerkende gemeenten regio Utrecht west

Transcriptie

1 Inkoopdocument AWBZ samenwerkende gemeenten regio Utrecht west Contactpersoon Karin Reitsma-Hooijmans referentie nummer Versie 7, datum 14 juli

2 Inhoudsopgave Inleiding Inkoop Extramurale Begeleiding en afbakening Contracteren huidige aanbieders Aparte procedure kleine aanbieders Nieuwe aanbieders Looptijd van de overeenkomst(en) Het jaar 2016 Opdrachtgever Opdracht Vereenvoudiging producten Vervoer leeswijzer Inkoopprocedure & wijze van indienen offerte Inkoopprocedure Offerte en dialooggesprek Algemene uitgangspunten Contactpersoon en communicatie Planning Informatiebijeenkomst Indienen van vragen, nota van inlichtingen Wijze van indienen offerte Inconsistentie of onvolkomenheden Voorbehouden Beschikbaar budget Social Return on Investment Kwalificatie aanbieders Uitsluitingsgronden Persoonlijke situatie aanbieder Geschiktheidseisen Financiële en economische draagkracht Technische en beroepsbekwaamheid Beroepsbevoegdheid Technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden Gunningscriteria / programma van eisen Eisen t.a.v. de opdracht Eisen m.b.t. de bekostiging (financiering & facturatie) E9 Eisen t.a.v.overleg & rapportage Eisen t.a.v. het personeel Doelstellingen Aan te leveren informatie Prestatievoorstel Risico inventarisatie Kansendossier Planning Versie 7, datum 14 juli

3 Prijs De dialooggesprekken Beoordeling en dialooggesprekken Versie 7, datum 14 juli

4 Inleiding Gemeenten worden per 1 januari 2015 verantwoordelijk voor de extramurale begeleiding AWBZ welke gedecentraliseerd zal worden als taakstelling binnen de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) Dit betekent dat gemeenten zelf contracten moeten sluiten met zorgaanbieders om daarmee zorg te dragen voor zorgcontinuïteit en uitvoering van de zorg en ondersteuning. Dit document betreft de inkoopstrategie voor de regio Utrecht West. Dit betreft de gemeenten: De Ronde Venen, Montfoort, Oudewater, Stichtse Vecht, Weesp, Woerden en Wijdemeren. 1.1 Inkoop Extramurale Begeleiding en afbakening Dit inkoopdocument betreft de inkoop van extramurale begeleiding en kortdurend verblijf voor de doelgroep 18+ (functies Begeleiding Individueel, Begeleiding Groep en Verblijf Tijdelijk). De functie Beschermd Wonen (ZZP GGZ C indicatie) wordt door de centrumgemeente ingekocht (Utrecht, respectievelijk Hilversum voor de gemeenten Weesp en Wijdemeren). Daarnaast valt ook de begeleiding voor mensen met een Zintuiglijke Handicap buiten dit inkooptraject, aangezien de inkoop van deze producten landelijk wordt georganiseerd. 1.2 Contracteren huidige aanbieders In het kader van het overgangsrecht Wmo 2015 hebben inwoners met een geldende AWBZ indicatie op recht op continuering van zorg en ondersteuning voor maximaal één jaar. Om deze continuïteit van zorg en ondersteuning te realiseren streeft de regio Utrecht West ernaar bestaande contractpartners mee te nemen in dit inkooptraject. Het overgangsrecht geeft recht op continuering van bestaande zorg, maar niet op continuering van zorg bij dezelfde aanbieder. Dit geeft de gemeenten mogelijkheden om al in 2015 te sturen op vereenvoudiging en innovatie van het aanbod. 1.3 Aparte procedure kleine aanbieders De regio Utrecht West wil gezien het korte tijdsbestek met een beperkt aantal aanbieders in gesprek om de doelstellingen (zie hoofdstuk 5) voor het aanbod te realiseren. Daarom wordt ervoor gekozen om alleen in gesprek te gaan met aanbieders die op peildatum 31 december 2013 meer dan vijftien cliënten hebben in de regio Utrecht West. Deze gesprekken zullen van 18 tot 27 augustus 2014 plaatsvinden. Kleine of nieuwe aanbieders krijgen een contract aangeboden met daarin de randvoorwaarden opgenomen naar aanleiding van de gesprekken met grote aanbieders. Op basis van dit contractvoorstel kunnen zij besluiten deel te nemen. In de praktijk betekent dit dat kleine aanbieders een offerte indienen op basis van de uitvraag, maar dat er geen dialooggesprekken zullen worden gevoerd en er medio september een contractvoorstel worden aangeboden. 1.4 Nieuwe aanbieders Dit inkooptraject is met name gericht op de continuïteit van zorg en ondersteuning mede in kader van het overgangsrecht Wmo Daarnaast willen de gemeenten innovatie van de markt stimuleren. Echter, dit betreft vooral de lokale transformatie die de gemeenten de komende jaren willen realiseren. Toch willen we nieuwe aanbieders niet uitsluiten in dit inkooptraject. Vandaar dat ook nieuwe aanbieders van zorg en ondersteuning zich kunnen aanmelden en kunnen deelnemen aan een verkorte procedure binnen het inkooptraject. Zij worden meegenomen in het inkooptraject voor kleine aanbieders, zoals verwoord in paragraaf 1.3. Ook kunnen nieuwe aanbieders zorg leveren die wordt gefinancierd vanuit Persoonsgebonden budgetten (PGB s). Versie 7, datum 14 juli

5 1.5 Looptijd van de overeenkomst(en) Het jaar 2015 kan als een overgangsjaar worden beschouwd waarin de basis is geregeld en vanuit de praktijk verdere oplossingen gevonden moeten worden. De looptijd van de overeenkomst bedraagt 1 jaar, ingangsdatum 1 januari 2015 tot en met 31 december Optie tot verlenging met 1 jaar is mogelijk als onder andere blijkt dat aantoonbaar invulling is gegeven aan de gevraagde prestatie. Daartoe zal uiterlijk 1 oktober 2015 uitsluitsel worden gegeven. 1.6 Het jaar 2016 Ook in het jaar 2016 worden door het Rijk bezuinigingen doorgevoerd, hetgeen gevolgen heeft voor de inkoop van zorg voor 2016 e.v. door gemeenten. Wij willen graag door met aanbieders die maximaal bijdragen aan onze doelstellingen (hoofdstuk 5). Daarom meten wij gedurende de looptijd van de overeenkomst uw prestaties, die wij ook openbaar maken en mee laten wegen voor een eventuele verlenging van de overeenkomst. Gelet op de voortgaande bezuinigingen kan er voor het jaar 2016 geen sprake zijn van prijsindexering. Tot slot vragen wij rekening te houden met de voortgaande bezuinigingen en geen langlopende verplichtingen aan te gaan (zowel in de kapitaalsfeer als in de personele sfeer). Gemeenten zijn niet verantwoordelijke en ook niet schadeplichtig t.a.v. mogelijke frictiekosten. 1.7 Opdrachtgever Opdrachtgever zijn de afzonderlijke gemeenten uit de regio Utrecht West. Dat zijn de gemeenten: De Ronde Venen, Montfoort, Oudewater, Stichtse Vecht, Weesp, Wijdemeren en Woerden. 1.8 Opdracht De opdrachtgever koopt voor het jaar 2015 extramurale begeleiding, vervoer en logeeropvang in bij de zorgaanbieders die overkomen vanuit de AWBZ naar de Wmo 2015, exclusief begeleiding voor de doelgroep Zintuiglijke Handicap en functie Beschermd Wonen. In tabel 1 vindt u een overzicht van de zorgvormen die de opdrachtgever met deze inkoopprocedure inkoopt. U dient in bijlage 2 aan te geven welke taken u aanbiedt, hoeveel u aanbiedt, in welke gemeenten u dit aanbiedt en tegen welk tarief. 1.9 Vereenvoudiging producten De regio Utrecht West gemeenten streven naar een vereenvoudiging van het aantal productsoorten, zoals nu omschreven door de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Deze vereenvoudiging is met name toegepast in de diverse vormen van dagbesteding en begeleiding. In tabel 1 is het overzicht van producten weergegeven, waarbij tevens een verwijzing wordt gemaakt naar de huidige NZa codes die nu gelden voor het desbetreffende product. Deze indeling is gemaakt op basis van de huidige productie (Vektis april 2014) en is niet onuitputtelijk. Begeleiding Groep en Begeleiding Individueel zijn ingedeeld in een beperkt aantal groepen, waarbij zorgondersteuning is ingedeeld op Basis (reguliere dagbesteding/thuisbegeleiding), Midden en/of zwaar Vervoer Voor een aantal mensen is vervoer naar dagbesteding noodzakelijk. Hiervoor is een opslagtarief gekoppeld aan de basisprestatie die aan desbetreffende persoon geïndiceerd is. Er wordt onderscheid gemaakt tussen vervoer met of zonder rolstoel. Versie 7, datum 14 juli

6 Tabel 1: overzicht producten Product Huidige NZA codes Cliëntenaa ntal Prijs (NZa 2014) Huidige gewogen prijzen Plafondtarief (gemiddelde - 25%)* Arbeidsmatige dagbesteding F ,08 11,08 8,31 Begeleiding Groep Basis excl. vervoer H531 H811 H900 H912 H991 H992 H993 H ,36 38,71 27,68 43,92 40,24 37,47 41,20 46,66 36,71 27,53 Begeleiding Groep Midden excl. vervoer H812 H831 H ,00 49,42 55,91 50,92 38,19 Begeleiding Groep Zwaar excl. vervoer H533 H800 H813 H ,15 67,15 75,39 59,88 64,89 48,67 Vervoer basis H894 H974 H ,28 6,94 6,84 8,21 6,16 Vervoer rolstoel H , ,00 Begeleiding Individueel Basis H126 H136 H150 H ,35 51,35 59,27 55,34 55,20 41,39 Begeleiding Individueel Midden/Zwaar H152 H ,31 95,71 71,78 Kortdurend Verblijf Z993 Z ,83 36,27 38,40 28,80 *Prijzen onder voorbehoud van doorrekening. Versie 7, datum 14 juli

7 1.11 leeswijzer Dit document is als volgt opgebouwd: - Hoofdstuk 2 beschrijft de inkoopprocedure en de wijze van indienen van uw voorstel; - Hoofdstuk 3 beschrijft de eisen waaraan u als aanbieder dient te voldoen; - Hoofdstuk 4 beschrijft de gunningscriteria waaraan u dient te voldoen; - Hoofdstuk 5 beschrijft de onze doelstellingen; - Hoofdstuk 6 beschrijft de informatie die u dient aan te leveren; Hoofdstuk 7 gaat over de beoordeling en de dialooggesprekken Versie 7, datum 14 juli

8 2 Inkoopprocedure & wijze van indienen offerte De opdrachtgever kiest ervoor om door middel van Best Value Procurement (prestatie inkoop) 1, te komen tot overeenkomsten voor de levering van de in te kopen zorg en ondersteuning. 2.1 Inkoopprocedure De Aanbestedingswet schrijft voor dat aanbestedingen van zorg, ondersteuning en/of begeleiding onder het regime van 2B-diensten vallen. Dit betekent dat voor deze diensten geen reguliere aanbesteding hoeft te worden gehouden, maar dat gemeenten vrij zijn in het kiezen van een inkoopprocedure. Wel geldt het zogenaamde lichte regime: er mogen geen discriminatoire technische specificaties worden gehanteerd en achteraf dient de gunning te worden gepubliceerd via Tenders Electronic Daily (TED). De regio Utrecht West gaan inkopen middels de methodiek Best Value Procurement. Reden hiervoor is dat wij aanbieders het best in staat achten, om op basis van hun zorginhoudelijke expertise en hun ervaringen met het huidige stelsel, een plan op te stellen hoe zij hun aanbod zo goed mogelijk kunnen inrichten (transformatie) om een passend aanbod te bieden, rekening houdend met de beleidsdoelen van de regio Utrecht West en tegen een zo gunstig mogelijke prijs/kwaliteitsverhouding. Deze methodiek kenmerkt zich o.a. door een vast plafondtarief te hanteren per product. De uitvraag en variatie per aanbieder zal met name op de inhoud en mogelijk kwaliteit van desbetreffend product of dienstverlening plaatsvinden. Dit betekent dus dat er met een vast tarief zal worden ingekocht. Het gehanteerde tarief wordt bepaald aan de hand van het NZa tarief minus een bezuiniging ad 25%, zie tabel 1. (NB: Dit is nog onder voorbehoud van doorrekening). Tijdens de informatiebijeenkomst van 21 juli 2014 zal deze methodiek worden toegelicht. 2.2 Offerte en dialooggesprek Op basis van dit inkoopdocument wordt u gevraagd een offerte in te dienen. Dit inkoopdocument en uw offerte zullen als basis dienen om tijdens een dialooggesprek (voor grote aanbieders ) tot overeenstemming te komen, waarna de afspraken vastgelegd worden in een overeenkomst. 2.3 Algemene uitgangspunten 1. Met het indienen van een offerte stemt u in met de bepalingen van dit inkoopdocument en alle hierbij behorende stukken. 2. U mag de gegevens die opdrachtgever u in verband met deze inkoopprocedure ter beschikking stelt alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. 3. Door opdrachtgever worden geen kosten vergoed betreffende het uitbrengen van de offerte en andere eventueel door u te ondernemen activiteiten tijdens de offerteaanvraagprocedure, ongeacht of de verdere offerteaanvraagprocedure al dan niet zal leiden tot het sluiten van een overeenkomst. 4. Correspondentie en ontvangen offertes zullen na afloop niet aan u worden geretourneerd. 1 Best Value Procurement is een aanpak die uitgaat van de hoogste waarde tegen een realistische en, gegeven de omstandigheden, passende prijs. Aanbieders krijgen de kans om hun expertise maximaal te laten zien. 1 Versie 7, datum 14 juli

9 5. Als uitgangspunt voor de offerte dient de conceptovereenkomst bijlage 7 en de Algemene Inkoopvoorwaarden (bijlage 8) die bij dit inkoopdocument zijn gevoegd. Het is van belang deze voorafgaand aan het opstellen van de offerte goed te lezen. Een inschrijving onder voorwaarden is ongeldig. Uw algemene verkoopvoorwaarden, branchevoorwaarden of andere voorwaarden worden uitdrukkelijk uitgesloten. 6. De modellen/formulieren/bijlagen mogen qua vraagstelling en voorgedrukte inhoud niet worden gewijzigd/aangepast. 2.4 Contactpersoon en communicatie De aanbieder laat alle contacten met de opdrachtgever verlopen via een vaste contactpersoon, die volledig beslissingsbevoegd en gemachtigd is om namens de aanbieder op te treden. De naam, telefoonnummer en adres van deze contactpersoon dienen in de Uniforme Eigen Verklaring Aanbestedingen (UEVA), bijlage 3 ingevuld te worden. Aanbieders dienen alle communicatie met betrekking tot deze inkoopprocedure via de vaste contactpersoon van de opdrachtgever te laten verlopen: Karin Reitsma, adres secretariaat@inkooputrechtwest.nl o.v.v. inkoop AWBZ extramurale begeleiding. 2.5 Planning De planning van deze inkoopprocedure is als volgt (hieraan kunnen geen rechten worden ontleend): Datum Activiteit (procedurestap) 9 juli Uiterste ontvangst aanmeldingen aanbieders 14 juli 2014 Toezenden inkoopdocument aan geïnteresseerde aanbieders 21 juli 2014 Informatiebijeenkomst voor aanbieders van uur op het gemeentehuis van Wijdemeren 28 juli 2014 Uiterste termijn voor het indienen van vragen door aanbieders tot uiterlijk uur 8 augustus 2014 Beantwoording vragen 15 augustus 2014 Indienen offertes door aanbieder tot uiterlijk uur 4 t/m 18 september 2014 Dialooggesprekken met aanbieders 22 t/m 26 september 2014 Toezenden kleine en nieuwe aanbieders contractvoorstellen oktober 2014 oktober 2014 Reactietermijn kleine en nieuwe aanbieders op contractvoorstel Toezenden raamovereenkomsten 1 januari 2015 Ingangsdatum raamovereenkomsten 2.6 Informatiebijeenkomst Op 21 juli van uur wordt voor alle aanbieders die zich hebben aangemeld een informatiebijeenkomst georganiseerd over deze inkoopprocedure en de inkoopmethodiek. Ook is er Versie 7, datum 14 juli

10 gelegenheid tot het stellen van vragen. Wij bevelen het bijzonder aan dat u hierbij aanwezig bent. Graag ontvangen wij zo snel mogelijk uw aanmelding via secretariaat@inkooputrechtwest.nl onder vermelding van extramurale begeleiding AWBZ, de namen en functies van de personen die aanwezig zullen zijn. Locatie van de informatiebijeenkomst is gemeentehuis Wijdemeren, Rading 1, 1231 KB Loosdrecht. Zie voor een routebeschrijving Indienen van vragen, nota van inlichtingen Vragen en opmerkingen kunt u ook tot uiterlijk 28 juli 2014 per sturen naar Karin Reitsma, secretariaat@inkooputrechtwest.nl o.v.v. vragen inkoopdocument extramurale begeleiding. U gebruikt daartoe het format in bijlage 6. De vragen zullen worden voorzien van antwoorden en uiterlijk 8 augustus 2014 geanonimiseerd aan alle aanbieders worden verzonden. De nota van inlichtingen dient te worden beschouwd als een integraal onderdeel van dit inkoopdocument. 2.8 Wijze van indienen offerte U dient uw offerte tijdig en met inachtneming van onderstaande voorschriften in te dienen. 1. Alle gevraagde gegevens worden aangeleverd in de volgorde zoals aangegeven in de checklist in bijlage De aanbiedingsbrief is rechtsgeldig ondertekend. 3. De offerte inclusief bijlagen wordt uiterlijk op 15 augustus om uur via de mail ingediend bij Karin Reitsma, secretariaat@inkooputrechtwest.nl onder vermelding van extramurale begeleiding AWBZ Utrecht West. 2.9 Inconsistentie of onvolkomenheden Dit inkoopdocument, inclusief alle bijbehorende documenten, is met grote zorg samengesteld. Aanbieders worden hierbij nadrukkelijk uitgenodigd het document en de bijlagen goed door te lezen en bij constatering van eventuele inbreuken op wettelijke voorschriften, bij inconsistenties of andere onvolkomenheden de opdrachtgever hiervan direct in kennis te stellen, zodat opdrachtgever eventuele fouten tijdig in de procedure en kan herstellen Voorbehouden 1. Opdrachtgever behoudt zich verder het recht voor: a. inschrijvingen op juistheid te controleren; b. inschrijvingen die onjuiste gegevens bevatten uit te sluiten. 2. Mocht gedurende de inkoopprocedure over een aanbieder nadelige informatie bekend worden, dan behoudt opdrachtgever zich het recht voor de procedure voor die aanbieder te beëindigen. 3. Indien bepalingen van, in de bij dit inkoopdocument gevoegde conceptovereenkomst beschreven voorwaarden, strijdig zijn met de in deze offerteaanvraag gestelde condities, prevaleren de in deze offerteaanvraag gestelde condities. 4. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor de inkoopprocedure om haar moverende redenen geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te staken c.q. beëindigen. 5. Aan wijzigingen in de planning en/of genoemde aantallen kan de aanbieder nimmer rechten ontlenen. 6. Er is geen verplichting tot gunning. 7. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor wijzigingen door te voeren in de budgetten, n.a.v. de uitkomst van de begrotingsbehandeling 2015 in de gemeenteraden. Versie 7, datum 14 juli

11 2.11 Beschikbaar budget De Wmo is een open einde regeling en er is dus geen budgetplafond. Echter, gemeenten krijgen wel te maken met een budgetkorting vanuit het rijk om de taken overgeheveld uit de AWBZ uit te voeren binnen de Wmo Vandaar dat de regio Utrecht West wil streven naar een kostenreductie van ongeveer 25%. Kostenreductie is te realiseren middels een mix van innovatie, verlaging van overhead, verminderde administratieve lasten en een afname van de hoeveelheid ingezette zorg en ondersteuning Social Return on Investment Social Return on Investment (SROI) staat hoog in het vaandel bij de opdrachtgever. Omdat 2015 een overgangsjaar is, waarin arbeidsplaatsen onder druk staan, kiest de opdrachtgever ervoor om SROI nu als inspanningsverplichting in plaats van resultaatverplichting op te nemen. Van de aanbieder verwachten wij dat hij zich inspant om 5% van de opdrachtsom aan te wenden voor Social Return activiteiten. De activiteiten mogen in de opdracht worden uitgevoerd maar ook in de bedrijfsvoering van de aanbieder of bij een onderaannemer of toeleverancier. I Versie 7, datum 14 juli

12 3 Kwalificatie aanbieders 3.1 Uitsluitingsgronden In deze paragraaf worden de uitsluitingsgronden beschreven en aangegeven hoe aanbieders kunnen aantonen dat deze niet op hen van toepassing zijn. 3.2 Persoonlijke situatie aanbieder Elke aanbieder dient de Uniforme Eigen Verklaring Aanbestedingen (UEVA) (bijlage 3), ingevuld en ondertekend in te dienen. 1. Bij een combinatie voegt elke deelnemer een rechtsgeldig ondertekend exemplaar van de UEVA toe. Bij punt 1.5 van de UEVA dienen alle deelnemers te worden genoemd en bij punt 1.6 de penvoerder van de combinatie. Bij punt 8.1 geeft elke deelnemer aan voor welke geschiktheidseisen een beroep op zijn onderneming wordt gedaan. 2. Bij een beroep op derden, dient aanbieder als hoofdaannemer bij punt 8.2 van de UEVA aan te geven voor welke geschiktheidseisen hij een beroep op derden doet. Deze derden hoeven de Eigen Verklaring niet in te vullen. 3.3 Geschiktheidseisen In deze paragraaf wordt beschreven hoe aanbieders kunnen aantonen dat zij aan de geschiktheidseisen voldoen. Tenzij anders vermeld in de betreffende paragraaf, geldt de beschreven geschiktheidseis bij een combinatie voor alle leden van de combinatie Financiële en economische draagkracht Geen negatieve continuïteitsverwachtingen Aanbieder dient een stabiele onderneming te zijn, wiens continuïteit is gegarandeerd gedurende de looptijd van de opdracht, inclusief mogelijke verlengingen. Indien u controleplichtig bent 2, verklaart u door ondertekening van de Uniforme Eigen Verklaring Aanbestedingen dat de meest recente accountantscontrole in de jaarrekening geen paragraaf bevat met negatieve continuïteitsverwachtingen. De opdrachtgever kan na voorlopige gunning vragen om deze accountantsverklaring en de jaarrekening. Indien u niet controleplichtig bent, verklaart u door ondertekening van de Uniforme Eigen Verklaring Aanbestedingen dat de financiële en economische draagkracht van uw onderneming zodanig is dat de continuïteit van de dienstverlening gedurende de looptijd van de opdracht, inclusief mogelijke verlengingen, niet in gevaar komt. De opdrachtgever kan na voorlopige gunning vragen om een jaarverslag. Verzekering tegen beroepsrisico s Aanbieder dient verzekerd te zijn voor wettelijke (beroeps)aansprakelijkheidsrisico s. Het betreft hier een behoorlijke verzekering, waarin zowel de materiële schade als letselschade in is gedekt. De verzekering dient een einddatum te kennen die gelegen is na het tijdstip waarop de opdrachtnemer 2 Een onderneming of een instelling is volgens artikel 393 BW 2 wettelijk controleplichting indien een onderneming twee boekjaren achtereen heeft voldaan aan 2 van de 3 criteria: a) omzet van meer dan 8,8 miljoen euro, b) balanstotaal van meer dan 4,4 miljoen euro, c) meer dan 50 medewerkers in dienst. 2 Versie 7, datum 14 juli

13 aan al zijn verplichtingen heeft voldaan. De aanbieder verklaart door ondertekening van de Uniforme Eigen Verklaring Aanbestedingen, dat aan deze eis is voldaan.de aanbieder dient desgevraagd na voorlopige gunning een kopie van het polisblad of tenminste een schriftelijke verklaring te kunnen overleggen, waarin de verzekeraar aangeeft bereid te zijn de gevraagde verzekering af te sluiten indien de opdracht definitief wordt gegund aan de aanbieder Technische en beroepsbekwaamheid Bij alle onderstaande eisen verklaart de aanbieder door ondertekening van de Uniforme Eigen Verklaring Aanbestedingen, dat aan deze eis is voldaan. De opdrachtgever kan na voorlopige gunning vragen om het bewijsmiddel. Wettelijke vereisten U voldoet (voor zover op u van toepassing) aan de wettelijke eisen zoals vastgelegd in: - Wmo Kwaliteitswet Zorginstellingen - Wet Klachtrecht Cliënten Zorginstellingen - Wet BIG (Wet Individuele Beroepen Gezondheidszorg) - WGBO (Wet op de geneeskundige Behandel Overeenkomst) - WBP (Wet bescherming Persoonsgegevens) - WMCZ (Wet Medezeggenschap cliënten zorgsector) - WKCZ (Wet Klachtrecht Cliënten zorginstellingen) - WBOPZ (Wet Bijzondere Opnemingen in Psychiatrische Ziekenhuizen) - Geneesmiddelenwet - Mededingingswet - Lokale regelgeving (bijv. mandatering en bijbehorende instructies) - Etc. Aanbieder dient: - te zijn toegelaten op grond van WTZi (Wet Toelating Zorginstellingen) - de zorgbrede Goodgovernancecode na te leven Personeel U dient te beschikken over een bewijs van goed gedrag van alle medewerkers en ieder ander die namens uw organisatie, betaald of onbetaald, cliëntgebonden activiteiten uitvoert Hoofdbehandelaren zijn BIG-geregistreerd en voldoen aan de eisen van de beroepsverenigingen. De aanbieder dient desgevraagd na voorlopige gunning deze bewijzen te overhandigen. De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector legt sinds 1 januari 2013 beperkingen op aan de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke sector en de semipublieke sector. U dient aan deze wet te voldoen. Kwaliteitsborging U dient te beschikken over een kwaliteitsbeleid en voor grotere instellingen (15+ aantal cliënten in de regio) HKZ-certificering, of gelijkwaardig, zodanig dat op systematische wijze de uitvoering van de zorg getoetst kan worden. Versie 7, datum 14 juli

14 Nederlandse taal De aanbieder verklaart dat zijn personeel belast met de uitvoering van de opdracht, de Nederlandse taal beheerst in woord en geschrift en daarin communiceert en correspondeert met de opdrachtgever. Duurzaamheid (milieu) Het ministerie van Infrastructuur en Milieu heeft voor deze productgroep nog) geen milieucriteria vastgesteld voor duurzaam inkopen. U verklaart dat u maatregelen treft om milieubelasting te voorkomen Beroepsbevoegdheid De Aanbieder dient ingeschreven te zijn in het Handelsregister. Vermeld hiertoe bij punt 1.3. van de UEVA het nummer van inschrijving in het betreffende Handelsregister Technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden De aanbieder verklaart door ondertekening van de Uniforme Eigen Verklaring Aanbestedingen, dat hij - na definitieve gunning - zal voldoen aan de uitvoeringsvoorwaarde ten aanzien van Social Return (par. 2.14). Versie 7, datum 14 juli

15 4 Gunningscriteria / programma van eisen U wordt verzocht ten aanzien van elk der onderstaande eisen (knock-out criteria) te verklaren dat u eraan voldoet. U dient hiervoor bijlage 4 te gebruiken. Wanneer niet aan een eis voldaan wordt dan valt uw voorstel af en wordt deze niet verder beoordeeld. 4.1 Eisen t.a.v. de opdracht E1 De Utrecht West gemeenten stellen uiterlijk 31 december 2014 de Verordening Wmo 2015 vast. Deze gaan dan gelden als voorwaarde voor de uitvoering van de zorg. E2 Aanbieders werken mee aan de door regio Utrecht West gewenste transformatie. Aanbieders zorgen hierbij dat er geen gaten vallen in het benodigde zorgaanbod. E3 Wij verwachten dat samenwerking tussen zorg en welzijn, maar binnen de zorgsectoren (VG, GGZ etc) een efficiënt gebruik van zorg bevordert. Daarbij wordt gedacht aan samenwerking binnen de keten en tussen de sectoren. Aanbieders zoeken voor de uitvoering van hulp onderlinge samenwerking. E4 De aanbieder werkt samen met de lokale sociale wijkteams/loketten. E5 Opdrachtnemer spant zich in om, als hij zelf geen geschikt hulpaanbod kan leveren, in afstemming met het lokale sociale wijkteam en/ of andere aanbieders, te zoeken naar een geschikt alternatief. E6 Opdrachtnemer is cultuursensitief. Bij de benadering van de cliënt en het gezin c.q. het netwerk, wordt rekening gehouden met de godsdienstige gezindheid, de levensovertuiging en de culturele achtergrond, tenzij er redenen zijn om hiervan af te wijken. E7 De begeleiding moet in principe binnen 6 weken van start gaan 3. Het wachten op begeleiding mag nooit de oorzaak zijn van verergering van de problematiek. In een dergelijk geval dient er eerder hulp geboden te worden. In geval van crisis stelt u zeker dat de betrokken cliënt binnen 24 uur na aanmelding in zorg wordt genomen, binnen uw organisatie of een andere. Opdrachtnemer draagt zorg voor cliënt/ ouderparticipatie. E8 3 Afgeleidt van de Treeknormen NZa, Beleidsregel CA Versie 7, datum 14 juli

16 Opdrachtnemer levert alleen zorg op basis van een door de gemeente (of gemandateerde instelling) afgegeven beschikking. Zonder geldige beschikking kan er geen zorg gedeclareerd worden bij de gemeente en dient de cliënt terug verwezen te worden naar de verwijzer en/ of het lokale sociale wijkteam. 4.2 Eisen m.b.t. de bekostiging (financiering & facturatie) E9 De regio Utrecht West streeft naar een vereenvoudiging van de bestaande financieringssystematiek, zoals omschreven in de NZa producten en tarieven. Het gaat hier om verminderde differentiatie van producten en tarieven, ook om ontschotting te bevorderen. Daarnaast is het doel van de regio is om tarieven af te spreken die onder het huidige NZa maximum tarief liggen. Bij alle voorstellen geldt dat wordt uitgegaan van netto bedragen, dus niet btw-plichtig zijn en inclusief eventuele administratieve verplichtingen. E10 Er zijn momenteel verschillende systemen van verantwoording, sturing en facturering. Regio Utrecht West gaat komende maanden onderzoeken op welke wijze de verantwoording, sturing en facturering kan worden gestroomlijnd. Wij verwachten dat wij de aanbieders hierover in september kunnen informeren. E11 De facturatie geschiedt als volgt: de aanbieder stuurt maandelijks een digitale factuur per gemeente die voldoet aan nader te specificeren standaard, zodat deze ingelezen en verwerkt kan worden. E12 De aanbieders zorgen voor jaarafsluitingen, waarbij de gemeenten uiterlijk 1 februari van het eerstvolgende jaar de eindafrekening van het jaar ervoor ontvangen (dus voor 1 februari 2016 ontvangt de gemeente de eindafrekening over 2015). Dit geldt ook als begeleiding de jaargrens overschrijdt. E13 Elke factuur moet worden voorzien van de informatie zoals afgesproken in de overeenkomst. E14 Opdrachtnemer verleent desgewenst medewerking aan audits en controles van gemeenten. Opdrachtnemer werkt mee met eventuele (kwaliteits)inspecties en geeft opvolging aan aanbevelingen die hieruit naar voren komen. E15 Opdrachtgever werkt in principe niet met voorschotten. Indien een aanbieder hierdoor financieel in de problemen dreigt te komen, moet dit apart worden vermeld in de offerte en zal het worden besproken in de dialooggesprekken. Versie 7, datum 14 juli

17 4.3 Eisen t.a.v.overleg & rapportage E16 Wij hechten grote waarde aan een goede communicatie en overlegstructuur. Opdrachtgever en opdrachtnemer stellen één contactpersoon aan. Deze persoon is deskundig en op de hoogte van de gang van zaken binnen de organisatie. Bij afwezigheid is er één vaste vervanger als contactpersoon beschikbaar. E17 Duidelijke informatievoorziening is belangrijk om tijdig te kunnen bijsturen. Daartoe ontvangt de opdrachtgever elke maand van u een (online) rapportage, die inzicht geeft in de nader af te spreken prestatie-indicatoren. Daarnaast voeren vertegenwoordigers van de opdrachtgever en van de opdrachtnemer eens per kwartaal een voortgangsgesprek. De kwartaalrapportages, de prestaties en de capaciteit/bezetting zijn o.a. onderwerp van gesprek. Bij ondermaats presteren wordt de frequentie van overleg verhoogd al naar gelang nodig is om de kwaliteit van dienstverlening op het vastgestelde niveau te krijgen. E18 Er vindt landelijk onderzoek plaats naar indicatoren en monitoring. De opdrachtgever zal hierbij aansluiten. Aanbieders houden zich op de hoogte van de landelijke ontwikkelingen op het gebied van indicatoren en monitoring en richten hun administratie hierop in. 4.4 Eisen t.a.v. het personeel E19 Opdrachtnemer beschikt over voldoende ervaren, gekwalificeerd personeel om cliënten te begeleiden en te ondersteunen, gelet op de vaak specifieke complexe en diverse problematiek. E20 Het in te zetten personeel van opdrachtnemer houdt zich aan de meldplicht voor calamiteiten en de meldcode huiselijk geweld. E21 Het in te zetten personeel is getraind om gedurende het bieden van zorg en ondersteuning oog te hebben voor de gehele gezinssituatie/huishouding/netwerk met betrekking tot de veiligheid en ondersteuning, en daarover te rapporteren aan het lokale sociale wijkteam. 4.5 Overige eisen E22 Als zich problemen voordoen, dan volgt opdrachtnemer het nog te ontwikkelen protocol voor calamiteiten. Versie 7, datum 14 juli

18 E23 Opdrachtnemer volgt geldende (en toekomstige herzieningen) standaarden, richtlijnen, best practice, veelbelovende of evidence based methodes en implementeert deze in zijn werkwijze. Indien noodzakelijk wordt beredeneerd en transparant afgeweken. E24 Opdrachtnemer draagt zorg voor een goede samenwerking met de professionals in de gebiedsgerichte teams van de gemeenten en andere relevante actoren. Onder een goede samenwerking wordt in ieder geval verstaan onderlinge afstemming tussen eigen personeel van aanbieder en de overige betrokken of te betrekken professionals. E25 Indien een gemeente met een (digitaal) systeem werkt voor begeleiding van (multiproblem) gezinnen, conformeert u zich aan het gebruik hiervan. Opdrachtgever probeert de kosten voor opdrachtnemer zoveel mogelijk te beperken. E26 Opdrachtnemer spant zich conform de wettelijke vereisten zoals opgenomen in artikel van de Wmo in voor de overname van betrokken personeel en het voortzetten van bestaande relaties tussen hulpverleners en cliënten. E27 Opdrachtnemer is verplicht een toegankelijke en laagdrempelige klachtenregeling in te richten voor nader genoemde voorzieningen. Daarnaast dient de opdrachtnemer een vorm van medezeggenschap voor hun cliënten te hebben geregeld voor nader genoemde voorzieningen. E28 Met alle opdrachtnemers zullen nadere afspraken worden gemaakt over o.a.: - Rolverdeling bij calamiteiten; - Aansprakelijkheid van (leden van) het lokale wijkteam; - Privacy (dossiervorming en informatie-uitwisseling) Versie 7, datum 14 juli

19 5 Doelstellingen De opdrachtgever en aanbieders staan voor een grote uitdaging. Gevraagd wordt om maximaal kwalitatief goede zorg te verlenen (elke cliënt ontvangt tijdig de zorg die hij/zij nodig heeft) tegen een gelimiteerd tarief of productie (ongeveer 25% kostenreductie). Dat betekent dat anders gewerkt moet worden, een transformatie moet plaatsvinden en daar bereiden wij ons gezamenlijk al enige tijd op voor. Dat hebben we al gedaan in de pilots, in de afzonderlijke gesprekken met aanbieders, enzovoort. De opdrachtgever wil dat aanbieders voor minder geld net zoveel cliënten helpen als in voorgaande jaren. Dat hoeft niet precies dezelfde zorg te zijn, maar niemand valt buiten de boot. De zorg moet cliëntgericht zijn en gericht op doelrealisatie (zonder terugval, althans zo min mogelijk). Dat betekent wellicht dat u: - andere / nieuwe producten wilt aanbieden (vraaggericht) en/of - inzet op een lichtere vorm van zorg en/of - actief de zorg sneller afschaalt èn - waarbij u het lokale wijkteam direct en continue informeert en betrekt. Wij hebben als opdrachtgever de volgende doelstellingen t.a.v. de inkoop Wmo 2015 geformuleerd: 1. Versterken eigen kracht 2. Samenwerking tussen maatschappelijke partners en inwoners 3. Inzet op preventie 4. Maatwerk en inwoner centraal (vraaggericht werken) 5. Innovatie 6. Productvereenvoudiging (minder producten en tarieven) 7. Gericht op gezinsaanpak (integrale benadering) 8. Resultaatgericht 9. Ontschotting (tussen grondslagen) 10. Verbinding Zorg en Welzijn 11. Lokaal waar mogelijk 12. Kostenreductie 25% (prijs en hoeveelheid) Voor cliënten betekent dit het volgende: 1. Elke cliënt ontvangt tijdig, dichtbij en zo kort mogelijk durende zorg; 2. De zorg is cliëntgericht en afgestemd op de reële behoefte (aard en ernst) van de cliënt; 3. Door goede samenwerking met de aanbieders, wordt de deskundigheid in de lokale wijkteams bevorderd en versterkt; 4. Wij hebben nauwkeurig inzicht in de uitgaven en het ontstaan van wachtlijsten. Geaggregeerd op het niveau van Utrecht West èn per gemeente èn op postcodeniveau (volume); 5. Wij hebben inzicht in de doelrealisatie van de geboden zorg bij de cliënt (effect); De genoemde doelstellingen zijn bedoeld als leidraad bij het opstellen van uw prestatievoorstel. Wij zullen uw voorstellen toetsen aan onze doelstellingen. Versie 7, datum 14 juli

20 6 Aan te leveren informatie Van aanbieders wordt verwacht dat ze de volgende informatie aanleveren ten behoeve van de inschrijving: 6.1 Prestatievoorstel U geeft een overzicht van de onderbouwing waarom u in staat bent de doelstellingen uit hoofdstuk 5 te realiseren. Elke bewering dient u te onderbouwen met meetbare prestatie-informatie, als dan niet voorzien van een anoniem voorbeeld. U gebruikt hiervoor het format in bijlage 5. Uw voorstel mag een maximale omvang, gelijk aan 2 A Risico inventarisatie U geeft aan welke risico`s er voor opdrachtgever bestaan rondom het onderwerp van de opdracht. U gebruikt hiervoor bijlage 5. Die risico`s dienen buiten de eigen invloedssfeer van aanbieder te liggen. Opdrachtgever gaat ervan uit dat aanbieders hun eigen risico`s volledig beheersen. Bij de genoemde risico`s dienen ook de door aanbieder toe te passen beheersmaatregelen genoemd te worden. De beheersmaatregelen zijn onderdeel van te op te geven prijs. Uw voorstel mag een maximale omvang, gelijk aan 2 A Kansendossier U krijgt de gelegenheid om aan te geven welke kansen c.q. alternatieven u kunt bieden, in aanvulling op de door opdrachtgever geformuleerde doelstellingen. U gebruikt hiervoor bijlage 5. Kansen / alternatieven dienen apart te worden geprijsd,. Uw voorstel mag een maximale omvang, gelijk aan 1 A Planning U geeft in een planning op maximaal 1 pagina A4 op hoofdlijnen aan hoe uw voorstel wordt gerealiseerd, hoe geïdentificeerde risico`s worden weggenomen en hoe eventueel geaccepteerde kansen / opties worden geïmplementeerd. Bovendien geeft u aan op welke wijze u aan opdrachtgever aantoont dat gedurende de looptijd van de overeenkomst doelstellingen zijn gerealiseerd. 6.5 Prijs U geeft per gemeente aan hoeveel cliënten u hebt behandeld in 2012 en 2013 (historie), daarnaast geeft u aan hoeveel cliënten u verwacht te behandelen in 2014 en wat de vraag zal zijn in 2015 (prognose). U gebruik daarvoor het format in de prijsbijlage 5. U dient ter toetsing van uw ingediende prijzen, uw huidige prijsafspraken (2014) mee te sturen. 6.6 De dialooggesprekken Aanbieder geeft aan welke personen worden afgevaardigd naar het dialooggesprek. Af te vaardigen personen dienen na gunning ook verantwoordelijk te zijn voor de contacten met gemeenten en voor de levering van extramurale begeleiding. Versie 7, datum 14 juli

21 7 Beoordeling en dialooggesprekken Na ontvangst en opening van de voorstellen wordt allereerst nagegaan of u hebt voldaan aan de selectiecriteria (H3 kwalificatie aanbieders). Daarna wordt gekeken of u voldoet aan de gunningscriteria (H4 programma van eisen). Tot slot beoordelen wij uw prestatievoorstel, uw risico inventarisatie, uw kansendossier, uw planning en uw prijsvoorstel. In de maand september gaan we vervolgens in een dialooggesprek met u, uw voorstel bespreken. U ontvangt hiervoor tijdig een uitnodiging. Versie 7, datum 14 juli