Handleiding ShareCare site

Transcriptie

1 Handleiding ShareCare site Inhoud Inleiding... 3 Inloggen op je ShareCare site... 4 Wachtwoord vergeten?... 4 Het profiel van de zorgvrager invullen (voor sitebeheerders)... 5 De ledenlijst... 6 Leden en professionals toevoegen (alleen voor sitebeheerders)... 6 Wat ziet een professional?... 8 De Chat Het paperclipje De smiley De hulpvraag Een Chatbericht als hulpvraag plaatsen Inschrijven/uitschrijven op een hulpvraag De agenda (FREE) Dagtaken Contactpersoon per dag Agendapunt bewerken/verwijderen Agenda herhalingen (*PREMIUM*) Agendapunten herhalen (alleen voor sitebeheerders) Herhaling bewerken/verwijderen Een uitzondering maken op een herhaald agendapunt (sitebeheerders) Agenda inschrijvingen (*PREMIUM*) Taken open stellen voor inschrijven (voor sitebeheerders) Als het agendapunt niet relevant is voor de hele groep (voor sitebeheerders) Hoe zie ik welke taken nog open staan? (voor alle leden) Jezelf inschrijven (voor alle leden) Andere leden inschrijven (alleen voor sitebeheerders) Snel inschrijven via de jaarkalender (voor leden) Snel inschrijven via de jaarkalender (voor sitebeheerders) Inschrijven van een zorgvrager zonder adres (voor sitebeheerders) De Alert Box Media Het verschil tussen een Chatbericht en een Media bericht Hoe plaats je een bericht in de Media afdeling Extra opties bij Media toevoegen Private video s Geluidsbestanden delen (via Youtube) Het uploaden van bestanden (als je dat nog niet kunt) Handleiding ShareCare site / versie augustus

2 Privé Informatie Groepsmail en groeps SMS Instellingen en algemene functies Instellingen voor leden Instellingen voor sitebeheerders Problemen? Vragen? Handleiding ShareCare site / versie augustus

3 Inleiding De ShareCare site is een web applicatie, speciaal gemaakt voor mantelzorgers; mensen die vrijwillig voor iemand zorgen. Dit kan een vader moeder, broer of zus zijn, maar ook een kind of een goede vriend(in). Dit mantelzorgen kan veel tijd en moeite gaan kosten. De ShareCare site helpt je bij het organiseren en delen van de zorg in een groep. De ShareCare site is bruikbaar op alle devices, dus PC, laptop, tablet of smartphone. De app past het beeld automatisch aan aan de schermgrootte. In deze handleiding vind je een korte omschrijving van de belangrijkste functies in de ShareCare site. Het uiterlijk van de plaatjes in deze handleiding kan qua kleur verschillen van dat van je eigen site, omdat gemeentes of zorgverleners die het product aanbieden, hun eigen naam en kleuren erop hebben laten zetten. Dit heeft geen invloed op de werking en mogelijkheden van de app. De werking wordt soms beschreven in twee delen, omdat er een FREE en een PREMIUM versie van het product bestaan. PREMIUM heeft extra mogelijkheden ten opzichte van FREE, maar waar er onderscheid is, wordt dat duidelijk aangegeven. Handleiding ShareCare site / versie augustus

4 Inloggen op je ShareCare site Je hebt een gekregen met je inloggegevens. Hierin staat met welk adres de sitebeheerder van je groep je heeft toegevoegd en welk wachtwoord daarbij hoort. Om in te loggen ga je naar Ook als je meedoet met meerdere sites of met een Huiskamer log je altijd daar in. ShareCare herkent je dan en stuurt je direct naar je site of vraagt naar welke site je wilt, als je er meer hebt. Als je voordat je inlogt kikt op het vakje Hou mij ingelogd komt er een vinkje in het vakje te staan en ga je direct naar je eigen site of sites, zodra je naar gaat. Houd er dan wel rekening mee dat ook anderen die je computer of telefoon gebruiken op de site kunnen. Wachtwoord vergeten? Als je je wachtwoord niet meer weet, kun je op waar je inlogt de knop Wachtwoord vergeten? aanklikken. Volg daarna de instructies op het scherm en in je . Geen ontvangen? Misschien heb je een typefout gemaakt in je adres. Probeer het svp nog een keer. Handleiding ShareCare site / versie augustus

5 Het profiel van de zorgvrager invullen (voor sitebeheerders) Zodra de site geopend is kun je deze personaliseren door het profiel van de zorgvrager in te vullen. Klik daarvoor op het rondje bovenin met de twee initialen van de naam van de zorgvrager, zoals deze opgegeven is bij het aanmaken van de site. Upload een foto van de zorgvrager. Deze zal bovenin verschijnen in het rondje waar nu alleen de initialen in staan. Vul het profiel in, bijvoorbeeld met de reden waarom deze site geopend wordt. Alle leden kunnen deze informatie inzien. De informatie die je verstrekt kan de betrokkenheid in de groep verhogen. Op de profielpagina staan ook de adres- en telefoongegevens van de zorgvrager, als deze tenminste ingevuld zijn bij Mijn Gegevens door de zorgvrager. Als de zorgvrager een eigen adres heeft, beheert hij zijn profiel zelf. Als hij geen eigen e- mailadres heeft, heeft hij bij het registreren een onecht, niet werkend adres gekregen en kun je als sitebeheerder de gegevens bewerken. Als de adres- en telefoon- en eventueel gegevens bij ShareCare bekend zijn, komen er vakjes om aan te geven of de zorgvrager bezoek, telefoon of waardeert. Handleiding ShareCare site / versie augustus

6 De ledenlijst Op de Home Page ziet de ledenlijst er zo uit. Leden en professionals toevoegen (alleen voor sitebeheerders) Je kunt familieleden, vrienden, kennissen en eventueel ook professionals (*PREMIUM*) toevoegen aan je ShareCare groep. Dit kunnen alleen de sitebeheerders doen via de Ledenlijst. In de FREE versie kun je met maximaal 5 mensen in een groepje. Dit is inclusief de zorgvrager. Wil je meer leden toevoegen? Dan kun je overstappen naar ShareCare *PREMIUM*, waarin je tot 100 leden toe kunt voegen. Iedere uitgenodigde ontvangt direct een uitnodiging via , met daarin een wachtwoord om in te loggen op de nieuwe ShareCare site. Tip Stel mensen die je uitnodigt van tevoren op de hoogte. Handleiding ShareCare site / versie augustus

7 Als je op de Home Page op de knop BEKIJKEN klikt ga je naar de uitgebreide Ledenlijst. Kies daar de knop Toevoegen om mensen uit te nodigen en vul het formulier in. Kies in het eerste veld van get formulier tussen een gewoon lid of een professional (professional alleen bij *PREMIUM*). Professionals kunnen alleen toegevoegd worden als je de *PREMIUM* versie hebt. De sitebeheerder kan natuurlijk wel altijd een professional toevoegen als gewoon lid, maar die ziet dan ook alles wat de familie met elkaar doet in de site. Dat kan de familie niet fijn vinden, maar de professional soms ook niet. Dat hangt van veel factoren af. Wat ziet een professional dan wel? Handleiding ShareCare site / versie augustus

8 Wat ziet een professional? Als een sitebeheerder iemand toevoegt als professional (Alleen in de *PREMIUM* versie), krijgt deze een speciale view in de site; hij krijgt als het ware een speciaal inkijkje waardoor hij niet hetzelfde ziet als de familie en vrienden, die zijn toegevoegd als gewoon lid. Het plaatje geeft aan welke functies de professional heeft. Handleiding ShareCare site / versie augustus

9 Samengevat heeft de professional de beschikking over: De Privé chat De agenda De Ledenlijst Een navigatiedeel In de Privé chat kan de professional berichten uitwisselen met een door de sitebeheerder geselecteerd subgroepje van leden. Zo is het mogelijk om medische of intieme zaken te delen met de professional en enkele vertrouwelingen van de zorgvrager, terwijl bijvoorbeeld de buurvrouw of de kleinkinderen kunnen deelnemen aan de rest van de site. De professional ziet niet de gewone chat, waarin de rest van de groep met elkaar communiceert en ook niet de Media. De professional heeft ook zicht op de agenda. Dit kan handig zijn om bezoeken te plannen (is iemand thuis of is er misschien bezoek), maar ook kan de professional het zo signaleren als er te weinig ondersteuning of bezoek komt. De professional kan ook zijn eigen bezoek aankondigen in de agenda en bijvoorbeeld via de Privé chat vragen of er een familielid aanwezig kan zijn op dat tijdstip omdat hij of zij wil overleggen. De ledenlijst is natuurlijk heel handig voor de professional als deze wil overleggen of waarschuwen als er iets aan de hand is. Het is voor beide partijen handig als ze elkaar kunnen vinden. Als professional wil je natuurlijk makkelijk kunnen navigeren door je cliënten zodat je snel op de hoogte bent als je op pad gaat. Vandaar dat professionals het navigatiedeel (Sites) in de site hebben en niet erbuiten, zoals particuliere gebruikers die meerdere sites hebben. Met deze functies heeft de professional een beperkte, maar afdoende view in de site en hoeft toch het informele netwerk zich niet in te houden op de site, want de dagelijkse gewone communicatie onder elkaar (chat, media) ziet de professional niet. Handleiding ShareCare site / versie augustus

10 De Chat De Chat is een berichten module. Hierin kan de hele groep korte berichtjes naar elkaar sturen of erop reageren. Zo kunnen de leden verslag doen van gebeurtenissen en ervaringen of vragen stellen aan elkaar. Heb je een simpel berichtje voor de groep? Het is dus geen reactie, er hoeft geen bestand of plaatje of smiley bij en het is geen hulpvraag? Dan kun je dat direct op de Home page intypen en versturen. Als het een reactie betreft op een eerder bericht, of als je bericht een hulpvraag betreft of als je documenten of foto s wilt toevoegen, moet je eerst naar de uitgebreide Chat pagina. Hier kom je door in het Menu voor Chat te kiezen of door de Bekijken knop in het Chat vak op de Home Page te kiezen. Op deze pagina kun je alle extra s gebruiken die de chat biedt, die hieronder uitgelegd worden. Het paperclipje Bij ieder bericht kan één afbeelding of bestand toegevoegd worden door op het paperclipje te klikken. Het toe te voegen bestand kan aangeklikt worden in de Bestanden afdeling van de site, waar je automatisch naar toe gaat als je op het paperclipje geklikt hebt. Als het bestand dat je mee wilt sturen nog niet in de bestandenlijst staat, kun je een nieuw bestand uploaden in de bestandenlijst door op de Uploaden knop te klikken. Je kunt dan een bestand van bijvoorbeeld je computerschijf of je smart phone uploaden naar de bestandenlijst van je ShareCare site. De nieuwe upload wordt opgenomen in de Bestanden afdeling, waarna je deze in kunt voegen in je chat bericht. Vind je uploaden moeilijk? Zie verderop in de handleiding ook de uitgebreidere uitleg over het uploaden van bestanden. De smiley Als je op de smiley klikt wordt een smiley geplaatst op de plaats waar op dat moment je cursor in de tekst van je nog niet verzonden berichtje staat. In je tekstbericht staat als je typt een dubbele punt haakje, maar na plaatsing vn het bericht wordt dit een smiley. In de loop der tijd zullen meer emoticons ter beschikking gesteld worden. De hulpvraag Er staat ook een vakje dat je aan kunt klikken voor Hulpvraag. Dit klik je aan als je bericht eigenlijk een hulpvraag is die je uit wilt zetten onder de leden. De hulpvraag leggen we uit in de volgende paragraaf. Handleiding ShareCare site / versie augustus

11 Een Chatbericht als hulpvraag plaatsen Als je bij een Chat bericht een vinkje zet (klikken op het vakje) bij Hulpvraag, wordt je Chatbericht verwerkt als een Hulpvraag. Je kunt dit vinkje niet plaatsen als je je bericht direct op de Home Page invoert. Wel als je het bericht invoert op de overzichtspagina die je krijgt als je op Chat in het menu klikt. Een hulpvraag stel je als je wilt dat iemand gaat helpen. Je wilt dan graag weten of iemand het gaat doen en wacht dus op reacties. In een chatlijst kun je snel de weg kwijt raken over die reacties. Er zullen immers allerlei reacties van leden komen, bijvoorbeeld dat ze niet kunnen, of niet op die dag kunnen, of misschien wel kunnen maar het nog niet zeker weten. Voor je het weet is de hulpvraag ver naar onderen geschoven en weet niemand meer dat er een hulpvraag was. Daarom heeft een hulpvraag een speciale status. Hulpvragen worden verzameld op een aparte lijst. De Hulpvragen lijst is te vinden in het menu (op de laptop of PC onder Meer ). Zolang de hulpvraag nog niet voorzien is, staat er bovenin de agenda een rood bolletje met het aantal Overige Hulpvragen. Zie het volgende plaatje. Handleiding ShareCare site / versie augustus

12 Inschrijven/uitschrijven op een hulpvraag Als je de taak op je wilt nemen, kun je bij de hulpvraag op het vakje met het vraagteken klikken. Je foto komt dan in het vakje te staan, zodat iedereen ziet dat de hulpvraag voorzien is en wie het gaat doen. Als je jezelf weer uit wilt schrijven klik je op de foto en komt het vraagteken weer terug. Handleiding ShareCare site / versie augustus

13 De agenda (FREE) De agenda werkt zoals de meeste online agenda s. Alle leden kunnen agendapunten toevoegen (Knop Toevoegen aanklikken) om aan de groep te laten zien wanneer ze bijvoorbeeld op bezoek gaan of samen boodschappen gaan doen. Zo kun je voorkomen dat moeder de hele week alleen zit en op zondag te veel bezoek heeft. Zo laat je ook aan elkaar zien dat je een dagje weg bent met vader. Of bijvoorbeeld samen een nieuwe winterjas gaat kopen. Zo heeft de hele groep overzicht en hoeft niemand zich af te vragen hoe het gaat of wat nog nodig is. Bovenin de agenda kun je kiezen of je een weekoverzicht of een maandoverzicht wilt zien. Met de pijltjes rondom het weeknummer of de maanden blader je vooruit en achteruit door de weken en maanden. Dagtaken Een dagtaak is een taak die wel op die dag plaats gaat vinden, maar niet op een specifiek tijdstip. Bijvoorbeeld boodschappen brengen of de was halen. Bij het toevoegen van een agendapunt kun je aanklikken dat het een dagtaak betreft. Dagtaken worden bovenin het agendaoverzicht op de betreffende dag getoond. Contactpersoon per dag De grijze vraagtekenplaatjes bovenin zie je alleen als je sitebeheerder de functie Contactpersoon per dag heeft aangezet. Deze functie is alleen door de sitebeheerder te vinden bij Instellingen/Site instellingen. Handleiding ShareCare site / versie augustus

14 De functie kan handig zijn als de verzorgde veel aandacht vraagt. Vanwege bijvoorbeeld je werkzaamheden zou dat misschien niet iedere dag passen. Met deze functie kun je ervoor zorgen dat de aandachtsvraag verdeeld wordt over meerdere personen. Je plant jezelf in door op het grijze plaatje te klikken. Je fotootje verschijnt dan in het vakje, wat betekent dat jij die dag contactpersoon bent. Als je jezelf weer uit wilt schrijven klik je nog een keer op het plaatje (je foto dus). Als iedereen zichzelf ingepland heeft, ziet het er als volgt uit: Agendapunt bewerken/verwijderen De sitebeheerder kan alle agendapunten bewerken of verwijderen. Overige leden kunnen alleen de agendapunten die ze zelf geplaatst hebben bewerken of verwijderen. Je kunt dit doen door in de ballon op de knop Details te klikken. Je ziet dan het volgende scherm. Zie je de knoppen bewerken en verwijderen niet? Dan ben je niet bevoegd. Vraag het dan aan de sitebeheerder. Handleiding ShareCare site / versie augustus

15 Agenda herhalingen (*PREMIUM*) In de betaalde *PREMIUM* versie kun je als sitebeheerder wekelijkse of dagelijkse herhalingen aanmaken, zodat je snel je hele agenda kunt vullen met alle standaard agendapunten. Ook kun je in de*premium* versie (als sitebeheerder) agendapunten open stellen voor inschrijving, zodat de groepsleden zichzelf in de agenda in kunnen schrijven op taken waarbij hulp nodig is. Dit is een goede methode gebleken om mensen bereidwillig te krijgen om deel te nemen aan een groep. Ze hebben inzicht in de hulpvragen en kunnen zelf kijken wat bij hen én bij hun agenda past. Het overzicht over de hulp die door de groep geboden wordt motiveert sterk om zelf ook bij te dragen. Agendapunten herhalen (alleen voor sitebeheerders) Agendapunten die iedere dag of week terugkomen kunnen in één keer geplaatst worden voor een jaar vooruit (of korter). Kies in de week- of maandview de knop Toevoegen rechts boven. Je komt dan op dit formulier. Handleiding ShareCare site / versie augustus

16 Als je een agendapunt wilt herhalen, vul je eerst de datum en tijd in van de eerste keer dat dit agendapunt voorkomt. Kies dan bij Herhaling voor dagelijks of wekelijks. Een dagelijkse herhaling gaat om een agendapunt dat alle dagen van de week op hetzelfde tijdstip plaats vindt, bijvoorbeeld uit bed helpen. Zodra de herhaling alleen op bepaalde dagen of om de zoveel dagen of weken moet plaats vinden, kies je voor wekelijks. Dan klappen de overige keuzemogelijkheden uit. Je kunt dan dagen van de week kiezen, maar ook een frequentie van om de zoveel dagen of weken. Ook kun je een einddatum geven waarop dit agendapunt moet stoppen. Standaard worden alle herhaalde agendapunten een jaar vooruit herhaald, tenzij je een einddatum hebt ingevoerd. Handleiding ShareCare site / versie augustus

17 Herhaling bewerken/verwijderen Je kunt een herhaling bewerken door vanuit de ballon van het agendapunt in de weekview naar het Detail scherm te gaan (Zie hieronder). In dit scherm kun je kiezen voor bewerken of verwijderen. Let op!!! Als je een herhaalde taak verwijdert, verwijder je alle herhalingen en inschrijvingen van die taak, zowel in het verleden als in de toekomst! Een uitzondering maken op een herhaald agendapunt (sitebeheerders) Soms moet je een enkele uitzondering maken op een herhaling. Je kunt dat doen door vanuit de ballon van het agendapunt in de weekview naar het Detail scherm te gaan (Zie hierboven). In dit scherm kun je kiezen voor Uitzondering maken. Met deze knop kom je op een scherm waarin je het agendapunt alleen op deze dag kunt verwijderen, of de tijd alleen op deze dag kunt aanpassen, terwijl de rest van de herhaling in stand blijft. Als je andere zaken alleen op deze datum aan wilt passen, zoals de titel of de omschrijving of wie het mag doen, kun je het beste via deze functie (Uitzondering maken) het agendapunt alleen op deze datum verwijderen en een nieuw los agendapunt aanmaken voor alleen deze datum. Handleiding ShareCare site / versie augustus

18 Agenda inschrijvingen (*PREMIUM*) In de *PREMIUM* agenda kunnen agendapunten ingevoerd worden, waar leden zich op in kunnen schrijven. Als een lid zichzelf inschrijft op zo n agendapunt, betekent dat dat hij of zij zegt dat hij dit gaat doen. Taken open stellen voor inschrijven (voor sitebeheerders) De sitebeheerder bepaalt of een agendapunt opengesteld wordt voor inschrijving en bepaalt tevens of iedereen dit mag doen of slechts een beperkt groepje of bepaalde leden. Zie het scherm hieronder. Handleiding ShareCare site / versie augustus

19 Als het agendapunt niet relevant is voor de hele groep (voor sitebeheerders) Als een taak of een agendapunt vertrouwelijk is of als niet iedereen het mag doen, kan de sitebeheerder er voor zorgen dat de inhoud alleen zichtbaar is voor degenen die bevoegd zijn tot de taak. Dat zijn dan tevens de enigen die zich er op in kunnen schrijven. De voor die taak bevoegden zien dus alle informatie en kunnen zich erop inschrijven. De niet bevoegden zien op die plaats in de agenda alleen een grijs vakje met de term Privé erin. Zij zien geen ballon, geen titel, geen taakomschrijving en kunnen zich ook niet inschrijven. Zij zien ook niet wie zich er wel op ingeschreven heeft. Zie het plaatje. Handleiding ShareCare site / versie augustus

20 Hoe zie ik welke taken nog open staan? (voor alle leden) Of een taak geregeld is of nog open staat voor inschrijving, zie je aan het gekleurde driehoekje rechts boven in de taak. Als er geen driehoekje staat is het een agendapunt waarbij geen inschrijving mogelijk is. De kleuren betekenen: Donkergroen: de taak is vol. Je kunt er niet meer bij. Lichtgroen: er zijn voldoende inschrijvingen, maar als je wilt, kun je er nog bij. Oranje: er is nog iemand nodig, anders is het niet geregeld. Handleiding ShareCare site / versie augustus

21 Jezelf inschrijven (voor alle leden) Zodra je in de weekagenda met je muis op een agendapunt klikt, verschijnt er een informatieballon. Hierin kun je informatie over de taak lezen en jezelf inschrijven. Het aantal vraagtekens geeft aan hoeveel mensen zich nog in kunnen schrijven. Als je op de knop inschrijven geklikt hebt, verschijnt je fotootje in de taak. Dat fotootje zien alle leden die in de agenda kijken. Jij zelf ziet ook een ster in het driehoekje in de taak in de weekagenda. Dat betekent dat je zelf ingeschreven staat op die taak. Zodra je ingeschreven bent, verandert de knop in Uitschrijven, zodat je je ook weer uit kunt schrijven indien nodig. Als je wilt kun je nog een opmerking plaatsen bij de taak of de inschrijving. Als er meer informatie beschikbaar is bij de taak, of als je deze wilt bewerken of verwijderen, klik je op Details. Handleiding ShareCare site / versie augustus

22 Andere leden inschrijven (alleen voor sitebeheerders) Als je sitebeheerder bent kun je naast jezelf ook andere leden inschrijven op taken. Dat doe je op het detail scherm van een taak. Je kiest de knop Inschrijvingen wijzigen en kunt dan kiezen wie je op deze dag op die taak inschrijft. Deze functie kan bijvoorbeeld ook gebruikt worden om de zorgvrager in te schrijven op activiteiten in de agenda, als de zorginstelling gebruik maakt van de Huiskamer. Snel inschrijven via de jaarkalender (voor leden) Bovenin de weekweergave kun je naast de maandweergave ook kiezen voor een jaarweergave. De jaarkalender is eigenlijk een jaaroverzicht waar je je snel in kunt schrijven op verschillende taken. Stel je voor dat je bijna alle dinsdagen bij je moeder op bezoek gaat, behalve als je op vakantie bent. Je kunt dan via de jaarkalender snel klikken op alle dinsdagen, behalve die van je vakantie(s). Een klik betekent dat je je ingeschreven hebt. Heb je je vergist? Klik nog een keer op de datum en je bent weer uitgeschreven. Let op!! Je kiest eerst bovenin voor de taak, waarop je je in wilt schrijven. Daarna klik je op de betreffende dagen. Ook voor een andere taak snel inschrijven? Kies dan bovenin weer voor die andere taak en klik weer op de datumvakjes. Je kunt ook gebruik maken van de knoppen Inschrijven op alle data en Uitschrijven op alle data. Dan kun je altijd nog die paar data van je vakantie eruit klikken. Let steeds op dat je eerst de juiste taak selecteert bovenin. Handleiding ShareCare site / versie augustus

23 Let op, als het richting einde jaar gaat, zie je alleen nog taken aan het einde van het kalenderjaar. De grijze vakjes zijn de taken van de gekozen taaksoort, die al voorbij zijn. In december zie je dus alleen nog open taken (oranje) staan in december. Je kunt wel doorbladeren naar een volgend kalenderjaar. Snel inschrijven via de jaarkalender (voor sitebeheerders) Als sitebeheerder kun je jezelf inschrijven zoals de leden (lees hiervoor), maar kun je ook andere leden inschrijven via de jaarkalender. Je moet dan zowel een taak selecteren, als het lid dat je op die taak in wilt schrijven. Zie het keuzeveld rechts boven waarin leden gekozen kunnen worden. Je kunt op dezelfde manier ook weer jezelf of andere leden uitschrijven, dus gewoon nog eens op het betreffende vakje klikken (als de juiste taak en het juiste lid geselecteerd zijn bovenin). De kleurtjes van de vakjes betekenen hetzelfde als in de weekagenda, dus: Donkergroen: de taak is vol. Er kan niemand meer bij. Lichtgroen: er zijn voldoende inschrijvingen, maar als je wilt, kun je er nog bij. Oranje: er is nog iemand nodig, anders is het niet geregeld. Handleiding ShareCare site / versie augustus

24 Inschrijven van een zorgvrager zonder adres (voor sitebeheerders) Als je bij het registreren van de site geen adres hebt vermeld bij de zorgvrager, heeft deze een gefingeerd, niet werkend adres toegewezen gekregen, waardoor je als sitebeheerder de zorgvrager toch in kunt schrijven op taken/activiteiten. Handleiding ShareCare site / versie augustus

25 De Alert Box Bovenin de site vind je altijd als eerste de zogenaamde Alert Box. Dit is wat iedere gebruiker altijd als eerste ziet als hij de site opent. De sitebeheerder kan deze ruimte gebruiken voor vragen of nieuws waarvan het op dat moment belangrijk is dat iedereen het direct ziet. De sitebeheerder kan zelf een bericht invoeren en dat laten verschijnen, maar hij kan ook gebruik maken van de automatische mogelijkheid om altijd de eerstvolgende agendataak te laten zien, waar nog hulp nodig is. Of hij kan kiezen voor een bepaalde hulpvraag die nog open staat. In het dropdown menu staan alleen de hulpvragen die nog niemand op zich heeft genomen. Handleiding ShareCare site / versie augustus

26 Media Op de Home Page staat in het midden een afdeling Media. In de media afdeling kun je teksten, foto s en Youtube video s opnemen, die je wilt delen met de groep. Het verschil tussen een Chatbericht en een Media bericht In de Chat én in de Media kun je een bericht met een bestand of een foto opnemen. Wat is dan het verschil? Waar plaats je je berichten? Het verschil zit hem vooral in de vluchtigheid van het bericht en of je misschien meerdere bestanden/foto s bij het bericht wilt insluiten. Met vluchtigheid bedoelen we dat Chat berichten meestal kort zijn en weer snel naar onderen verschuiven. Ze zijn dus maar kort actueel, terwijl misschien niet eens iedereen het gezien heeft. Belangrijker zaken of zaken die wat meer tijd kosten om kennis van te nemen passen daarom beter in de Media. Denk aan wat langere verslagjes of teksten, die in de chat niet tot hun recht zouden komen, of die je graag wat langer en uitgebreider zichtbaar wilt maken. Ook fotoreportages passen beter in de Media, omdat het leuk is om die in een carrousel te tonen en omdat men die doorgaans langer bereikbaar wil houden. Hoe plaats je een bericht in de Media afdeling Als je in het menu bovenin kiest voor Media, of op de Home Page klikt op de Bekijken knop in de media afdeling, kom je op het overzicht van alle Media berichten. Handleiding ShareCare site / versie augustus

27 Als je een bericht wilt toevoegen klik je rechts boven op de knop Toevoegen. Je komt dan op het volgende scherm. Je kunt hier 3 soorten berichten toevoegen, tekst, foto s of een filmpje: 1. Je kunt zomaar een tekst intypen of kopiëren en plakken uit een document. Geef wel een titel op. Je kunt ook een plaatje bij het tekstbericht zetten. Dat staat vriendelijk, maar op de Home page toont dan alleen je titel en je plaatje en niet de tekst. Als je dus wilt dat leden je tekst lezen, kun je in de titel zetten: Lees hier over de nieuwe scootmobiel van papa of iets dergelijks. Het toevoegen van een plaatje doe je door op het paperclipje te klikken en het plaatje van je keuze aan te klikken in de Bestandenlijst. Heb je het juiste plaatje nog niet in je Bestanden staan? Ga dan naar Het uploaden van bestanden (als je dat nog niet kunt) 2. Je kunt een enkele foto of een plaatje plaatsen of een fotoreportage tonen in een fotocarrousel. Hiertoe kun je in één media bericht meerdere foto s/plaatjes opnemen. Er wordt dan automatisch een carrousel van aangemaakt. Deze kun je laten lopen (hij toont om de zoveel seconden een nieuwe foto), maar je kunt deze ook zelf met je muis bedienen of swipen op je telefoon. Voor de muisbediening staan er bolletjes onderin de foto s die je aan kunt klikken. Handleiding ShareCare site / versie augustus

28 3. Je kunt een plaatje en een tekstje tonen dat verwijst naar een filmpje op Youtube. Als je de link van Youtube opneemt bij Het uploaden van bestanden (als je dat nog niet kunt) wordt er automatisch een plaatje aangemaakt, dat in de Bestanden lijst wordt opgenomen en bij het Mediabericht kan worden gevoegd. Extra opties bij Media toevoegen Onderin de balk bij Media toevoegen staan een aantal extra opties. Als je op de paperclip klikt krijg je de mogelijkheid om een bestand uit de Bestanden lijst toe te voegen aan je bericht. Staat je bestand nog niet in de Bestanden lijst? Dan moet je het eerst uploaden. Zie ook: Het uploaden van bestanden (als je dat nog niet kunt). Als je klikt in het vakje bij Vastpinnen, komt dit bericht bovenaan te staan en daar blijft het ook als er andere berichten geplaatst worden. Ook op de Home Page staat dit bericht altijd als eerste bericht in de Media. Je kunt meerdere berichten vast pinnen. Met het smiley tekentje plaats je een smiley in de tekst. Je ziet in je eigen tekst een dubbele punt haakje, maar na het plaatsen verschijnt een smiley. Hier zullen in de loop van de tijd meerdere emoticons bij geplaatst worden. Private video s Ook Private video s kunnen geplaatst worden. Deze mogelijkheid wordt steeds meer gebruikt om bijvoorbeeld een belangrijk gesprek met de dokter op te nemen. Dit om het gesprek naderhand nog eens rustig terug te kunnen kijken of om het te delen met meer mensen. Je dient uiteraard wel te vragen aan de zorgverlener of hij of zij het goed vindt dat je het gesprek opneemt. Helaas vindt nog niet iedere zorgverlener dat goed. Als je een video Private op Youtube wilt plaatsen, zodat niet de hele wereld je filmpje kan zien, dien je de video te voorzien van een wachtwoord. Lees bij Youtube hoe dat moet. Om je private video vervolgens op ShareCare te plaatsen kun je het wachtwoord via groepsmail sturen aan degenen die je het filmpje wilt laten zien. Als al je Handleiding ShareCare site / versie augustus

29 groepsleden het filmpje mogen zien, kun je het wachtwoord in het Media bericht zelf opnemen. Geluidsbestanden delen (via Youtube) In hetzelfde kader is het ook mogelijk om geluidsbestanden te delen. Dit doe je als volgt: 1. Zorg ervoor dat je het geluidsbestand opslaat in MP3 formaat. Wanneer je alleen een WAV bestand kunt maken, kun je dit omzetten naar MP3 met het eenvoudig en gratis programma "Wav2mp3 wizard" 2. Maak een account aan bij Youtube als je dat nog niet hebt. 3. Ga naar: en volg de instructies daar om je Youtube account te koppelen. Na het koppelen kom je weer terug bij Tunestottube.com om je MP3-bestand te uploaden. 4. Omdat Youtube niet alleen geluid, maar ook beeld heeft zul je naast een geluidsbestand ook een afbeelding moeten uploaden. Dit mag iedere afbeelding zijn die je wilt. Deze afbeelding is zichtbaar als het geluidsbestand afspeelt. 5. Bij het uploaden geef je een titel, omschrijving en sleutelwoorden op. Je uploadt je Mp3 en het plaatje en klikt op "Send video to Youtube". 6. Nu heb je een Youtube filmpje van je geluidsbestand. Dit kun je uploaden in de Bestandenlijst van je ShareCare site en daarna plaatsen bij een Media bericht. Zie elders in de handleiding het uploaden van bestanden. Handleiding ShareCare site / versie augustus

30 Het uploaden van bestanden (als je dat nog niet kunt) Als je foto s of plaatjes bij je berichten wilt zetten, zul je deze eerst moeten uploaden vanaf het apparaat waarop ze staan (je computer, je telefoon of je fototoestel). Als je geen ervaren computer gebruiker bent, kan dit bestandsbeheer een struikelblok zijn. Je kunt dan het beste het uploaden van plaatjes, foto s en bestanden loskoppelen van het plaatsen van je berichten. Dus: eerst je bestanden uploaden in de afdeling Bestanden, pas daarna je bericht plaatsen en het bestand erbij voegen. We zullen je hieronder in een aantal stappen uitleggen hoe je kunt uploaden. 1. Uploaden betekent niets anders dan inladen. Inladen van een bestand, zodat ShareCare het bestand dat op jouw computer of telefoon staat ook in de ShareCare database heeft en jij ze dus bij je berichten in je ShareCare site kunt plaatsen. 2. Waar we hier in het algemeen praten over bestanden, bedoelen we tekstbestanden, plaatjes of foto s. Video s zijn een iets ander verhaal. 3. Staat je plaatje of foto al bij de bestanden in ShareCare? Dan hoef je het dus niet meer te uploaden en kun je het rechtstreeks invoegen bij je bericht door op het paperclipje onder het bericht te klikken en in de bestandenlijst het betreffende plaatje aan te klikken. 4. Staat je plaatje of foto of tekst nog niet in de ShareCare Bestanden, maar wel op je computer? Dan moet je uploaden. Als je foto of plaatje of tekst niet op je computer of tablet of telefoon staat waarop je ShareCare gebruikt, en je bent niet zo handig met computers, kun je misschien beter een kennis of vriend vragen de bestanden te uploaden in ShareCare. 5. Je plaatje staat op je computer en je wilt het uploaden in ShareCare. Je gaat dan naar de afdeling Bestanden. Deze vind je op je computer in het hoofdmenu onder MEER. Op je smartphone of tablet onder de knop MENU. 6. Als je op de pagina Bestanden staat klik je op de knop Uploaden. Op je tablet of smartphone kies je de knop Met het > pijltje rechts boven. 7. Je kunt nu kiezen tussen het uploaden van een bestand (foto, plaatje, Word document, PDF, etc) of een Youtube video. Maak je keuze. 8. Als je op de knop Foto of bestand klikt, verschijnt er een balkje. Handleiding ShareCare site / versie augustus

31 9. Klik op de knop Bestand kiezen. Dan opent de verkenner van je computer en kun je het betreffende bestand opzoeken in je eigen mappenstructuur. Als je het gevonden hebt, klik je erop en sla je je keuze op. De naam van het bestand verschijnt dan in het vakje waar eerst stond Geen bestand gekozen. 10. Klik vervolgens op de knop Opslaan op de pagina Bestand Uploaden van ShareCare en je zult zien dat het bestand in de bestandenlijst is opgenomen. 11. Nu kun je een chat- of media bericht plaatsen en het betreffende bestand uploaden. Handleiding ShareCare site / versie augustus

32 Privé Het Privé gedeelte lijkt op de Chat. Het verschil is dat dit een afgesloten gedeelte is, waarin een subgroepje van de leden vertrouwelijker of intiemere informatie kan delen. Als sitebeheerder kun je aangeven wie van de leden in dit gedeelte mag. Je kunt dit doen in de Instellingen / Bevoegdheden. Alleen de leden die toegang hebben gekregen tot Privé zien op de Home Page welke leden toegang hebben. Dit zie je als je toegang hebt Dit zie je als je geen toegang hebt. Als je naar Privé toe gaat (klikken op het vak of kiezen boven in het menu), zie je daar bovenin ook weer wie meelezen met deze informatie. Dit om te voorkomen dat je je vergist met het geven van privacygevoelige informatie. Handleiding ShareCare site / versie augustus

33 Bij een privé bericht kan ook een bestand of een plaatje worden toegevoegd. Deze bestanden of plaatjes komen ook in het Bestanden gedeelte terecht, maar in een aparte afdeling, waar alleen de leden bij kunnen die ook toegang hebben tot Privé. Als je professionals toevoegt aan je site kunnen deze altijd in het Privé gedeelte. Van de rest van de site zien zij maar een deel (zie : Wat ziet een professional?). Handleiding ShareCare site / versie augustus

34 Informatie Je vindt het gedeelte Informatie op tablet en smartphone bovenin in het Menu. Op de desktop zoek je onder Meer.. Als je de ShareCare site met korting of gratis aangeboden krijgt via een partner van ShareCare, vind je hier als eerste de informatie van die partner. Deze kan adressen en informatie tonen in de ShareCare site, die voor mantelzorgers interessant kunnen zijn. Ook kun je hier een vraag stellen aan die partner. In het linker menu vind je Info van leden. Hier kun jij en de leden van je groep adressen en websites met elkaar delen, zoals de adressen van de huisarts, de pedicure, de apotheek, maar ook handige websites. Ook de informatie van ShareCare, de bouwers en beheerders van de ShareCare site, vind je in dit gedeelte. Handleiding ShareCare site / versie augustus

35 Groepsmail en groeps SMS Onder Meer of onder de Menuknop vind je ook de Groepsmail en de groeps SMS. Deze functies spreken voor zich. Een paar tips: - De groepsmails die je uit de site verstuurt worden niet bewaard. Daarom gaat er automatisch ook een mail naar jezelf, zodat je zelf een kopie in je inbox hebt van de verstuurde mail. - Je kunt alleen SMS-jes versturen als je ook SMS-tegoed hebt aangeschaft. Dit kun je als sitebeheerder doen onder Instellingen bij Lidmaatschap. - Je kunt alleen SMS-jes sturen naar leden die hun 06-nummer ingevuld hebben onder Instellingen bij Mijn Gegevens. Als ze dat niet gedaan hebben, verschijnen ze niet in de lijst. Handleiding ShareCare site / versie augustus

36 Instellingen en algemene functies Instellingen voor leden Achter Instellingen in de rechter bovenhoek naast je eigen foto vind je een aantal functies: Bij Mijn Gegevens (linker menu) kun je je eigen gegevens aanvullen of aanpassen, zoals je wachtwoord veranderen of een foto toevoegen. Het kan voor andere groepsleden fijn zijn als je al je gegevens invult, zodat jullie elkaar snel kunnen vinden. Veel mensen maken gebruik van een uitgeprinte ledenlijst in hun tas voor onderweg; als je je gegevens niet invult staan die daar niet op. De site werkt overal met fotootjes; als je geen foto toevoegt, is het niet erg herkenbaar van wie een actie komt. De sitebeheerder kan alles in de site, maar niet jouw gegevens aanpassen. Die beheer je altijd zelf en neem je mee naar andere ShareCare sites als je die hebt. Je kunt je Persoonlijke instellingen (linker menu) aanpassen, zoals van welke acties je een bericht wilt ontvangen, je relatie met de zorgvrager of je kunt jezelf hier uitschrijven uit de site. Handleiding ShareCare site / versie augustus

37 Instellingen voor sitebeheerders Sitebeheerders hebben meer instellingsmogelijkheden. Zie het linker menu in het plaatje. De Alert Box is al eerder in deze handleiding besproken. Bij Site instellingen kan de sitebeheerder diverse zaken instellen, zie plaatje. De functie Contactpersoon per dag is al eerder in deze handleiding besproken. Als je er voor kiest om een aantal uren voordat een taak begint uitschrijven onmogelijk te maken, dan krijgt het lid dat zich wil uitschrijven de melding: Uitschrijven kan niet meer. Neem contact op met de sitebeheerder. Bij Huiskamer kan de site gekoppeld worden aan de Huiskamer van de zorginstelling als deze gebruik maakt van de ShareCare Huiskamer. Zorg je voor iemand die in een verpleeghuis of woonzorg verblijft of gebruik maakt van dagopvang? Dan kan de Huiskamer ook voor mantelzorgers een fijn platform zijn om met de mantelzorgers van andere bewoners én de professionals af te stemmen. De Huiskamer lijkt op de ShareCare site, maar heeft ook andere functies. Ook mantelzorgers kunnen een Huiskamer openen en drie maanden gratis uitproberen. Lees dit op onze website. Bij Bevoegdheden kun je aanvinken wie van de leden van je site bevoegd wordt tot: - Sitebeheer - Privé - Huiskamer (als relevant) Handleiding ShareCare site / versie augustus

38 Je kunt meerdere personen sitebeheerder maken. Iedere sitebeheerder heeft alle rechten op de site, en kan dus in Privé kijken, de volledige agenda met alle functionaliteiten bedienen, de berichten en acties van de leden bewerken, andere sitebeheerders aanstellen, etc. Je kunt jezelf nooit het sitebeheer ontnemen. Dat moet een andere sitebeheerder voor je doen. Wil je dus het sitebeheer overdragen? Maak dan eerst een ander sitebeheerder en laat hem of haar jouw vinkje bij bevoegdheden voor sitebeheer uit zetten. Bij Lidmaatschap vind je de gegevens van je lidmaatschap. Standaard gebruik je FREE (gratis). De eerste 30 dagen zijn altijd *PREMIUM* zonder dat je daarvoor betaalt. Zo kun je kennis maken met de extra mogelijkheden van *PREMIUM*. Na je gratis 30 dagen gaat je site gewoon door als FREE site, tenzij je betaalt voor *PREMIUM*. Je betaalde lidmaatschap wordt NOOIT automatisch verlengd. Het stopt als het afgelopen is en je wordt dan opnieuw gevraagd om te betalen. Betalen kan met Ideal of met Mr. Cash (België). Handleiding ShareCare site / versie augustus

39 Je kunt hier ook SMS tegoed kopen als dat voor jouw groep relevant is. Je kunt SMS tegoed met IDeal betalen. Als je zorggroep ontbonden kan worden, kun je de site sluiten, in de zin van de site opheffen of opzeggen. Als je dat doet, kan niemand meer inloggen, jij zelf ook niet. Je krijgt ook geen s of andere notificaties meer. Voor sommige families is het fijn om voor het opheffen nog een download van de inhoud van de site te maken. Dit wordt vaak gedaan vanwege de informatie die er op staat. Ook worden de downloads gebruikt als herinnering aan de zorgvrager of de intensieve zorgperiode Er zijn al veel boekjes en albums gemaakt van alle herinneringen op de site. Problemen? Vragen? Bij problemen, vragen of opmerkingen bij het gebruik van de ShareCare site, kun je contact opnemen met onze helpdesk via (gratis). De helpdesk is tijdens kantooruren te bereiken. Mailen kan ook: Handleiding ShareCare site / versie augustus