Stichting Biberbunker Oostvoorne: internet: KvK nummer Versie: 8.0.

Transcriptie

1 Versie: 8.0 W. J. Langendoen vz. Stichting Biberbunker Oostvoorne: internet: KvK nummer

2 Inhoudsopgave 1. ALGEMEEN 3 Algemene inleiding... 3 Ontstaangeschiedenis... 3 De ruimte inrichting van de bunker... 4 Biber Commissie [Cmm Bib] ORGANISATIE BIBER COMMISSIE 8 Organigram ROLVERDELINGEN BIBER COMMISSIE 9 Bestuur Bibliothekaris... 9 Beheerder gemeentelijke collectie... 9 Hoofd modelbouw Hoofd technische dienst Beheerder website van de bunker Hoofd huishoudelijke dienst Gidsen in de bunker SLEUTELBEHEER COLLECTIEBEHEER WAPENBEHEER RONDLEIDINGEN EN EXPOSITIE 12 Rondleidingen Toegangsprijzen Expositie van materiaal BESLUITVORMING PLANNING 13 Meerjarenplanning Wintermaanden Zomermaanden FINANCIËN INFORMATIE 14 Interne communicatie Externe informatie Evaluatie (jaaroverzicht) en overige vergaderingen Datum Pagina 2 van 14

3 1. ALGEMEEN Algemene inleiding De Biberbunker is een Duitse radarbunker uit de tweedewereldoorlog die vanwege de cultuurhistorische waarde geëxposeerd wordt in de periode mei tot oktober. Veel bezoekers (gemiddeld 800/900 op jaarbasis) brengen de bunker een bezoek en de gidsen vertellen hen het verhaal van deze bijzondere bunker. Gedurende de wintermaanden is (preventief) onderhoud noodzakelijk en worden aanpassingen in de bunker gedaan om tijdens de rondleidingen in de zomermaanden iets nieuws te kunnen tonen. Doelstelling van deze bunker worden omschreven in het beleidsplan van de Stichting Biberbunker. Aangezien deze bunker in de na-oorlogse periode ook ca. 30 jaar commandocentrum van de BB is geweest, wordt ook deze periode in ruime mate belicht. Dit document projectorganisatie geeft in hoofdlijnen aan hoe de bunker is opgebouwd en welke organisatie de Stichting in het leven heeft geroepen om de bunker te kunnen exploiteren en als cultuur historisch monument c.q. educatieve waarde ten toon kan stellen aan bezoekers en geïnteresseerden. Ontstaangeschiedenis Na afloop van de koude oorlogsvoering was aan het werkelijk functioneren van de bunker een einde gekomen. De bunker die in de naoorlogse perioden eerst aan het Ministerie van Defensie en aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken had behoord, kwam in handen van het Zuid Hollands Landschap [ZHL] Een logisch gevolg daarna was dat de bunker, zoals zovele andersoortige bunkers op het eiland Voorne, gebruikt zou gaan worden voor de instandhouding van de Fauna binnen de duinen van Voorne en als vleermuizenbunker bestemd zou worden. Op particulier initiatief is echter de bunker door het ZHL in beheer gegeven aan de Historische Vereniging Westelijk Voorne [HVWV] op de culturrhistorische waarde (een Duitse radarbunker uit WOII) gestand te kunnen doen. De periode uit de koude oorlog, waarbij de bunker dienst deed als commandocentrum van de Bescherming Bevolking [BB] krijgt in de huidige toestand ook de aandacht die het verdiende. Met een aangesteld coördinator vanuit het HVWV is in de loop der jaren, onder auspiciën van de HVWV, een commissie Biber ontstaan, een groep enthousiaste vrijwilligers die gezamenlijk de bunker onderhouden, verbeteren en exposeren met het beoogde doel: de mensen in de nabije omgeving en andere geïnteresseerden duidelijk te maken wat de bunker was en waarvoor deze heeft gediend. Datum Pagina 3 van 14

4 De tijd en enthousiasme die de vrijwilligers in deze bunker stoppen is onbetaalbaar en noodzakelijk om de huidige staat van de bunker minimaal te handhaven en in te richten zoals gewenst. Uitgangspunt daarbij is de bunker voor zover als mogelijk te etaleren als in de onstaanperiode in 1942/1943. In 2012 zijn er echter plannen ontstaan, voortkomend uit toch wel diverse vormen van meningverschil met de HVWV om een zelfstandige Stichting op te richten, uiteindelijk bekrachtigd op 14 januari Deze Stichting Biberbunker Oostvoorne is daarmee aan de hand van een beleidsplan, statuten en onderliggend Projectorganisatie document voortvarend de toekomst ingeslagen. De ruimte inrichting van de bunker De inrichting van de ruimten is daarbij in overleg tussen de leden van de commissie besproken met onderstaand resultaat (korte en lange termijn). Voor wat betreft de boven verdieping het volgende: Bovenverdieping 8 B Datum Pagina 4 van 14

5 Aangegeven wordt dat de benummering van de ruimten gebaseerd is op de schematische tekening van de L487 bunker te Terschelling. Ruimte 1: de ruimte waarin in de dubbel uitgevoerde Seeburgtisch heeft gestaan (Führungsraum) en waar de Jagdleitoffizier functioneerde, terug te brengen in de staat van toen. Extra ruimte (vloeroppervlak) is niet voorradig en, om alles te realiseren zoals beoogd (zie planning), zal de nodige ruimte gecreërd moeten worden. Ruimte 9: de commandokamer ofwel Geräte Auswertungsraum is de ontvangstkamer van de rondleiding en noodzakelijk om de taak van de Biberbunker te kunnen vertellen. De doelstelling is het handhaven van deze ruimte om het kunnen vertellen van het verhaal. In de ruimte staan ook een aantal vitrine`s van de afdeling modelbouw. Ruimte 8: de FluKo-Aufnahmeraum is inmiddels ingericht met spullen uit de tijd van de Bescherming Bevolking [BB]. Doelstelling is deze kamer te handhaven om de BB de aandacht te geven die het verdient. Idee hierbij is om de telefoonverbinding te herstellen of bruikbaar te maken om schoolklassen, die veelvuldig de bunker bezoeken, iets interactiefs te bieden. Ruimte 14: betreft ruimte met hydrofor, geen extra ruimte i.v.m. de hydrofor. De helft van de ruimte is reeds in gebruik als opslag van het vele BB-materiaal dat vooralsnog de bunker niet mag verlaten. Ruimte 18: ruimte van de machinekamer, plaats van de diesel generator, geen extra ruimte aanwezig om meer te laten zien dan deze diesel. Ruimte B: Bibliotheek van de bunker, opslag van allerlei boeken en documentatiemateriaal alsmede digitaal oorlogsmateriaal. Beperkte ruimte is volledig benodigd voor documenteren van hetgeen de Biberbunker in beheer heeft. Overige ruimten boven: betreft alleen loopruimten als gangpaden en toilletruimte. Incidenteel kan er iets staan echter weinig ruimte voor expositie. Datum Pagina 5 van 14

6 Voor wat betreft de beneden verdieping het volgende: Beneden verdieping W w 22 1 K k KK A A L L Benedenverdieping Ruimte W: de werkplaats: voor bezoekers ed een verboden terrein. Daar ligt materiaal en gereedschap nodig om jaarlijks onderhoud te kunnen plegen. Ruimte L: Luchtbehandeling: Ruimte volledig in gebruik om de beluchting en het klimaat in de bunker te regelen. Ruimte KA: Kantine: expositie van fotomateriaal en miniatuur oorlogstuig. Ruimte volledig benut. Ruimte K: Keuken: verboden terrein voor bezoekers, dient om gasten van drank ed te voorzien en nodig om exploitatie draaiende te houden. Ruimte 21: Jan de Jonge kamer: materiaal in bruikleen om het bunkerleven (zoals o.a. in de Biber het geval was) inzichtelijk te maken. Datum Pagina 6 van 14

7 Ruimte 22: Kamer van W Langendoen, expositie van materiaal uit de oorlog, van de Canadese bevrijders tot uniek oorlogsmateriaal als moederkruizen. Extra ruimte niet voorradig, expositie jaarlijks aangepast. In 2010 is deze ruimte voorzien van een glazenafzetting tussen getoond materiaal en bezoekersgebied. Biber Commissie [Cmm Bib] De Stichting Biberbunker Oostvoorne is net als meerdere instellingen heel erg afhankelijk van vrijwilligers. Ondanks het feit dat een heleboel mensen in de omgeving Oostvoorne de Biber een warm hart toedragen is het vinden van vrijwilligers een lastig gegeven. Meerdere taken en rollen zijn nodig om de bunker te kunnen laten functioneren zoals de cmm Bib dit graag wilt zien. De organisatie is een gestuurde organisatie vanuit een bestuur. De groepen die hieronder werken zijn vrij om ideeën aan te dragen waarmee een maximale participatie van de vrijwilligers wordt gecreërd. Wel zijn er afspraken gemaakt inzake grootschalige veranderingen in de bunker en over ideeën inzake exposities en thema s. Hiervoor wordt een besluitvormingsmodel gehanteerd. besluitvormingsmodel Datum Pagina 7 van 14

8 2. ORGANISATIE BIBER COMMISSIE Organigram De commissie Biber is aangesteld voor beheer en onderhoud van de bunker. De cmm Biber bestaat uit bestuur en overige vrijwilliger zoals een aantal gidsen, cmmie-leden die de technische werkzaamheden opzich nemen en modelbouwers. Organigram Cmm Biber Het Zuid Holands Landschap [ZHL] is rechtmatige eigenaar en beheerder van de bunker. Voor de invulling van de beheersparagraaf is sinds begin 2013 de Stichting Biberbunker zelfstandig aan de slag gegaan..*)..*) Tot op moment van schrijven heeft nog geen definitive loskoppeling van de HVWV plaatsgevonden desalniettemin is de cmm Biber wel volledig zelfstandig actief. De Gemeente heeft geen directe invloed op de bunker. Middels een jaarlijkse bijdrage in het onderhoud, i.v.m. de eisen aan de klimaatregeling, financieren zij voor een klein taakstellend budget ( 700,-) mee in/ aan de bunker. Toezicht zou hierop moeten worden gedaan door een speciaal door de gemeente aangestelde Beheerder Gemeente Collectie (zie hoofdstuk 4). Sinds 2008 is deze functie echter niet geïntegreerd binnen de cmmie Biber. De overige financiën worden vergaard uit de rondleidingen en van aanwezige sponsors. Datum Pagina 8 van 14

9 3. ROLVERDELINGEN BIBER COMMISSIE Binnen de commissie zijn vaste rollen afgesproken, rollen die lopen van gids tot aan modelbouwer. Afgesproken is dat geen van de rollen zelfstandig wijzigingen in of aan de bunker kan/ mag uitvoeren, alles dient in overleg binnen/ met de stichtingsleden te gaan. De belangrijkste rollen worden hieronder beschreven. Bestuur. Het bestuur met diens verantwoordelijkheden staat omschreven in de statuten van de Stichting. Bibliothekaris Tot de taken van de rol bibliothekaris van de bunker behoren de volgende aspecten: Beheer over de bibliotheek van de bunker; Zorgdragen van in- en uitgaande literatuur. Beheerder gemeentelijke collectie Tot de taken van de beheerder van de gemeentelijke collectie behoren de volgende aspecten: Toezien op juist gebruik van de gemeentelijke collectie; Afstemmen van het karakter en de hoeveelheid gemeentelijk materiaal met het bestuur van de Stichting. Vooraslnog is deze taak niet ingevuld. Datum Pagina 9 van 14

10 Hoofd modelbouw Tot de taken van de rol hoofd Modelbouw behoren de volgende aspecten: Afstemmen van financiën met de penningmeester van de Stichting; Afstemmen met het bestuur en overige modelbouwers welke modellen gemaakt, gekocht worden en welke modellen geëxposeerd worden in de bunker; Zorg dragen voor tijdig samenstelling en opstelling van het te exposeren materiaal voorafgaande aan elk seizoen; Aanleveren van nodige informatie op de website. Hoofd technische dienst Tot de taken van de rol hoofd technische dienst van de bunker behoren de volgende aspecten: Controle en beheer van de technische installaties en de daaruit te nemen acties; Toezien op preventief onderhoud van deze installaties; Documenteren van reparaties en veranderingen aan de installaties; Adviseren t.bv. te nemen acties inzake de installaties; Afstemmen van noodzaklijke financiën in kader van technische apparatuur met de penningmeester van de bunker. Beheerder website van de bunker ( ) Tot de taken van de rol websitebeheerder van de bunker behoren de volgende aspecten: Beheer van de website ; Up-to-date houden van de informatie op de website; Zorgdragen van nieuwe informatie op de website; Zorgdragen van koppelingen/contacten overige websitebeheerders i.r.t. de bunker. Hoofd huishoudelijke dienst Tot de taken van de huishoudelijke dienst behoren het controleren van kleine mankementen in de bunker en/of zorgen dat bij constatering van deze mankementen deze z.s.m. worden hersteld. Gidsen in de bunker Tot de taken van de gidsen van de bunker behoren de volgende aspecten: Verzorgen van de rondleiding van bezoekers met de daarbij behorende aspecten zoals kassabeheer, kantinedienst, film e.d.; Zorgen voor tijdige vervanging bij eventuele afwezigheid; Aanleveren van elementen die bij kunnen dragen aan verbetering van de rondleidingen. Datum Pagina 10 van 14

11 4. SLEUTELBEHEER De Biberbunker is net als andere bijzondere monumenten beveiligd. Aan de voorzitter van de Stichting zijn een aantal sleutels afgegeven, waarvoor hij persoonlijk verantwoordelijk is. Ook de contacten met de beveiliginsgdienst lopen via hem. In principe komt het erop neer dat ieder commissielid, indien hij de bunker in wilt, dit meldt bij de voorzitter, vervolgens de sleutel ophaalt en hem ook weer inlevert direct na het verlaten van de bunker. Dit houdt in dat afzonderlijke leden geen sleutel in beheer hebben. Uitzondering hierop is het hoofd van de huishoudelijke dienst. Hiermee wordt voorkomen dat zonder medeweten de bunker ingegaan wordt maar veel belangrijker, dat mensen niet alleen in de bunker aanwezig zijn. Indien men zonder medeweten alleen de bunker ingaat en er zou iets gebeuren (mobiele telefoons werken niet en ook de vaste telefoon kan onbereikbaar zijn) de voorzitter al sleutelbeheerder beseft dat er iets aan de hand kan zijn en kan gaan informeren. 5. COLLECTIEBEHEER De Biberbunker beschikt naast diverse attributen afkomstig uit privé collecties tevens een deel van de collectie van de Gemeente Westvoorne. Al het in de bunker aanwezig materiaal staat geregistreerd op een inventarisatielijst (). Jaarlijks wordt deze inventarisatielijst gecontroleerd op ommissies. 6. WAPENBEHEER Het wapenbeheer van de bunker staat in teken van: Administratieve afhandeling inzake aanvragen voorlopige vergunningen tot het bezitten van wapens en vuurwapens; Afnemen van aanvragen vergunningen Nazicht bij adresveranderingen,contact met vuurwapenbezitters inzake expositie in de bunker ; Afhandeling van zaken bij overlijden van vuurwapenbezitters ; Afstandsverklaringen, regularisaties... ; Controle op aanwezigheid en gebruik van wapens in de bunker Tijdens aanwezigheid in de bunker is het verplicht dat minimaal één van de wapenbeheerders aanwezig is. De registratie van wapenbeheerders is één van de taken van het bestuur. Datum Pagina 11 van 14

12 7. RONDLEIDINGEN EN EXPOSITIE Rondleidingen Iedere periode in de maanden april tot en met oktober voorziet de comm. Biber in het geven van rondleidingen met het doel deze bijzondere bunker aan de mensen te tonen en het verhaal van de bunker in de jaren en daarna te vertellen. Deze rondleidingen duren een kleine 3½ uur en ieder jaar is er een grote blijk van waardering van de bezoekers. Informatie over kosten en data worden gepubliceerd in lokale kranten en op de website van de bunker ( ). Toegangsprijzen De toegangsprijzen van de Biber zullen jaarlijk bezien worden. Indien correctie noodzakelijk/ gewenst is (gekoppeld aan de stadaard indexering) zal het Dagelijks Bestuur van de Stichting dit inbrengen voor akkoord in de ledenvergadering. Na goedkeuring zullen de prijzen worden aangepast. Expositie van materiaal Tijdens deze expositie wordt in de bunker divers (oorlogs)materiaal getoond, materiaal dat op één of andere wijze een relatie heeft met de functie van de bunker. Dit materiaal behoort enerzijds aan individuele rechtspersonen en anderzijds is er sprake van een stukje gemeentecollectie. De Gemeente exposeert in overleg met de commissie een deel van hun collectie. Hiervoor wordt een bijdrage aan de bunker betaald. De commissie, die uitmaakt welk deel al dan niet geëxposeerd wordt, maakt daar dankbaar gebruik van. In overleg met de beheerder van de gemeente collectie, wordt bepaald welk materiaal jaarlijks wordt getoond. Dit laatste vanwege de beperkte ruimte in de bunker, maar ook omdat dit tevens de mogelijkheid biedt om steeds weer variatie aan te brengen in hetgeen we de bezoekers willen tonen (terugkerende bezoekers!). Materiaal dat niet wordt getoond zal door de rechtmatige eigenaar zelfstandig opgeslagen moeten worden (de bunker heeft hiervoor geen ruimte beschikbaar). Datum Pagina 12 van 14

13 8. BESLUITVORMING Besluitvorming inzake te nemen beslissingen, wensen etc gebeurt gezamenlijk (binnen de Biber commissie). Indien er specifieke zaken te bespreken zijn, dan worden deze aangekaart bij de toetsingscommissie en wordt het besluitvormingsmodel van kracht ( zie pg 7 ), waarna deze op korte termijn een overleg hierover opstart. Middels bijeenkomsten, vergaderingen van de cmmie Biber kunnen en zullen belangrijke zaken besloten worden. Jaarlijks vindt een evaluatie met verslaglegging plaats (zie verder). 9. PLANNING Meerjarenplanning De commissie Biber gebruikt voor hun doelstellingen een beleidsplan (5 jaar). Afhankelijk van hetgeen de leden wenselijk vinden wordt besloten wat hierin wordt opgenomen. Jaarlijks wordt bezien wat uitgevoerd wordt van deze meerjarenplanning. In de wintermaanden wordt hieraan normaliter invulling gegeven. Er wordt bezien wat, afhankelijk van de financiële mogelijkheden en vrijwillige inzet, in betreffende jaar mogelijk is. Diverse wensbeelden uit voorgaande jaren kunnen hierbij van dienst gaan doen, zoals: In ruimte 1 ( Führungsraum) is het wensbeeld de verlichting aan te passen, de Seeburgtisch van onder aan te lichten ter ondersteuning van het verhaal en poppen die het verhaal van deze plottafels wat ondersteunend visualiseren; In ruimte 9 ( das Geräte Ayswertungsraum ofwel de commandokamer ) aanpassing van de opstelling conform de periode ; In ruimte 21 (privécollectie particulier) is een verandering gewenst/noodzakelijk.mogelijk een ruimte voor thema s en exposities.; Wintermaanden De planning van de uit te voeren werkzaamheden in de wintermaanden wordt gezamenlijk bepaald binnen de comm. Biber. In het evaluatieoverleg komt dit uitgebreid aan de orde. Doelstelling is om onderhoud en renovatie van de bunker sowieso te allen tijde te verzorgen in de wintermaanden (oktober tot en met maart). Zomermaanden In principe vinden er geen werkzaamheden in de zomermaanden plaats. De rondleidingen worden bepaald aan de hand van het aantal individuele en groepsaanvragen. Alleen incidentele reparaties kunnen in de zomermaanden plaatsvinden. Datum Pagina 13 van 14

14 10. FINANCIË N Afspraken inzake financiën lopen via het bestuur en i.h.b. de penningmeester. Dit betreft alle financiële middelen zoals sponsorgelden (inkomsten en uitgaven), aankoop van materialen (incl. kantine) etc, etc. Indien om wat voor reden dan ook gebruik gemaakt moet worden van de financiën van de bunker, dan zal daarover eerst contact opgenomen moeten worden met de penningmeester. In overleg met deze wordt bepaald of het doel acceptabel is om de financiën ervoor aan te spreken. Zonder voorafgaande toestemming hiervoor geldt een principe helaas en/of bedankt. 11. INFORMATIE Interne communicatie Intern worden afspraken dan wel telefonisch, dan wel per gecorrespondeerd. Voor zover noodzakelijk kunnen deze worden vastgelegd. Externe informatie Externe informatie voorziet middels de PR van de Stichting Biberbunker, zeker voor zover dit (pers)publicaties betreft. Bij een vacature voor deze functie loopt e.e.a. via he bestuur. Evaluatie (jaaroverzicht) en overige vergaderingen Een evaluatie zal jaarlijks worden gehouden. Tijdens deze evaluatie komen o.a. de volgende onderwerpen aan de orde: terugkoppeling en verbeteracties voor wat betreft de rondleidingen; afspraken inzake het jaarlijks onderhoud; afspraken en ideeën voor nieuwe elementen in de bunker en daaraan verbonden een :wie doet wat lijst; ideeën inzake jaarlijkse excursie; en verdere algemene zaken Naast deze zijn er diverse overleggen vanuit het bestuur, indien gewenst zullen ad hoc cmmie leden gevraagd worden aan te sluiten. Datum Pagina 14 van 14