Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Sociaal Werk B.V.

Transcriptie

1 Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Sociaal Werk B.V. Aanleiding en doel van dit reglement De gemeente Montfoort is één van de gemeenten die niet heeft gekozen voor een algemeen sociaal team waar inwoners van alle leeftijden terecht kunnen als ze zorg nodig hebben, maar voor een apart jeugdteam: het Jeugdteam Montfoort. Het gaat hierbij om: de toegang tot het jeugdstelsel, het bieden van lichte jeugdhulp en in opdracht van het gemeentebestuur het nemen van beslissingen over het verlenen van niet vrij toegankelijke jeugdhulp, met uitzondering van justitiële jeugdhulp. Ouders en jeugdigen uit gemeente Montfoort kunnen daarnaast bij het Jeugdteam terecht voor advies en informatie over opgroeien, opvoeden en gezondheid. Voor het bieden van deze hulp is het noodzakelijk om persoonsgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens, te verwerken. Deze verwerking van persoonsgegevens dient zorgvuldig en rechtmatig te geschieden. Daartoe is het noodzakelijk om in een privacyreglement de afspraken vast te leggen over de wijze waarop door het Jeugdteam Montfoort persoonsgegevens van jeugdigen en hun ouders worden verwerkt. Wetten en regelingen die van invloed zijn op dit reglement Artikel 8 EVRM, artikel 10 Grondwet en artikel 272 Wetboek van Strafrecht; Wet bescherming persoonsgegevens; Jeugdwet; Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst; Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg; Beroepscode van de Nederlandse Vereniging van Maatschappelijk Werkers; Gedragscode van het Nederlands Instituut voor Psychologen; Gedragscode van de Nederlandse Vereniging van Onderwijskundigen en Pedagogen; Meldcode bij signalen van kindermishandeling en huiselijk geweld Jeugdteam Montfoort, februari De directeur van De Thuisbasis Sociaal Werk B.V. onder wiens verantwoordelijkheid de uitvoering van het Jeugdteam Montfoort plaatsvindt, besluit daarom het volgende reglement vast te stellen. Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Jeugdhulp - versie februari

2 I. ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Begripsbepalingen beheerder de functionaris van het Jeugdteam die, onder verantwoordelijkheid en op aanwijzing van de directeur van de Thuisbasis, de zorg heeft voor het beheer van de gegevens die in het bestand zijn opgenomen, zijnde de teamleider van het Jeugdteam; beroepskracht de persoon die werkzaam is voor het Jeugdteam en betrokken is bij de jeugdhulp aan de jeugdige en zijn ouders; bestand de verzameling persoonsgegevens van jeugdigen en hun ouders, vastgelegd door het Jeugdteam in Aeolus, met het oog op het bieden van jeugdhulp, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze en dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is; betrokkene de persoon op wie een persoonsgegeven dat het Jeugdteam verwerkt betrekking heeft; bijzondere persoons- persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, gegevens politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, alsmede strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over hinderlijk en onrechtmatig gedrag in verband met een opgelegd verbod en persoonsgegevens over het lidmaatschap van een vakvereniging; CORV Collectieve Opdracht Routeer Voorziening, een digitaal knooppunt dat zorgt voor de elektronische afhandeling van het formele berichtenverkeer tussen justitie partijen en het gemeentelijke domein; extern overleg overleg tussen (beroepskrachten van) het Jeugdteam en (beroepskrachten van) andere instellingen over een cliënt; huiselijk geweld lichamelijk, geestelijk of seksueel geweld of bedreiging daarmee door iemand uit de huiselijke kring; jeugdhulp jeugdhulp als bedoeld in artikel 1.1 in de Jeugdwet; kindermishandeling elke vorm van een voor een minderjarige bedreigende of gewelddadige interactie van fysieke, psychische of seksuele aard, die de ouders of andere personen ten opzichte van wie de minderjarige in een relatie van afhankelijkheid of van onvrijheid staat, actief of passief opdringen, Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Jeugdhulp - versie februari

3 waardoor ernstige schade wordt berokkend, of dreigt te worden berokkend aan de minderjarige in de vorm van fysiek of psychisch letsel; minderjarige persoon tot achttien jaar; online hulp dienstverlening van het Jeugdteam aan een jeugdige en zijn ouders, die (gedeeltelijk) bestaat uit digitale contacten tussen de jeugdige, zijn ouders en het Jeugdteam, daaronder niet begrepen dienstverlening van het Jeugdteam aan jeugdigen en ouders die ten opzichte van het Jeugdteam anoniem blijven gedurende de dienstverlening; persoonsgegeven elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon; plan van aanpak familiegroepsplan, of hulpverleningsplan in de zin van de Jeugdwet: beschrijving van de wijze waarop de hulpvraag dan wel de problemen van de jeugdige en zijn gezin zullen worden aangepakt, waarin ook wordt omschreven welk aandeel de jeugdige en zijn ouders zelf hebben in de aanpak en of en zo ja welk aandeel de sociale omgeving daarin heeft; sociale omgeving familieleden, vrienden en andere personen met wie de jeugdige, zijn ouders en de eventuele andere leden van het gezin zich verbonden voelen; stagiair de persoon die onder verantwoordelijkheid van een beroepskracht in het kader van een opleiding tijdelijk werkzaam is bij het Jeugdteam; verantwoordelijke verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens zijnde de bestuurder van het Jeugdteam; verwerking van persoonsgegevens elke handeling, of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; vrijwilliger de persoon die onder verantwoordelijkheid van het Jeugdteam, anders dan als beroepskracht, als stagiair, of als lid van het cliëntsysteem, rechtstreeks is betrokken bij de jeugdhulp die ie het Jeugdteam aan jeugdigen en ouders biedt; wettelijk vertegenwoordiger de ouder van de minderjarige die het gezag over hem uitoefent, of indien er geen ouder is die het gezag uitoefent, de voogd van de minderjarige. Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Jeugdhulp - versie februari

4 Artikel 2 Doel van de gegevensverwerking 1. Doel van de verwerking van persoonsgegevens op basis van dit reglement is de realisatie van de toegang tot het jeugdhulpstelsel, het zelf bieden van lichte jeugdhulp en op basis van mandaat van het gemeentebestuur en het nemen van beslissingen over het verlenen van niet vrij toegankelijke jeugdhulp, met uitzondering van justitiële jeugdhulp. Artikel 3 Toepassingsgebied 1. Dit reglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in verband met het doel zoals omschreven in artikel Dit reglement betreft iedere vorm van verwerking van de in lid 1 genoemde persoonsgegevens, ongeacht of deze gegevens op papier, digitaal of door middel van foto, video of audio worden verwerkt. Artikel 4 Verwerken van bijzondere persoonsgegevens 1. Persoonsgegevens over de lichamelijke of geestelijke gezondheidstoestand van de jeugdige en zijn ouders worden door het Jeugdteam alleen verwerkt indien en voor zover verwerking van deze gegevens noodzakelijk is voor het bieden van verantwoorde jeugdhulp, daaronder ook verstaan het realiseren van de toegang tot de jeugdhulp en het nemen van beslissingen over niet vrij toegankelijke jeugdhulp. 2. Het Jeugdteam verwerkt geen: - persoonsgegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging, het ras, de politieke gezindheid en het seksuele leven; - persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging; - strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag. 3. Het verbod om persoonsgegevens als bedoeld in het tweede lid te verwerken, is niet van toepassing voor zover verwerking van deze gegevens noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens over de lichamelijke of geestelijke gezondheid van de jeugdige of zijn ouders, met het oog op goede jeugdhulp. 4. Het Jeugdteam gebruikt het burgerservicenummer van de jeugdige met het doel te waarborgen dat de persoonsgegevens die het Jeugdteam verwerkt op die jeugdige betrekking hebben. Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Jeugdhulp - versie februari

5 Artikel 5 Verplichtingen verantwoordelijke De bestuurder van het Jeugdteam ziet er als verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens op toe dat: - deze regeling wordt nageleefd evenals alle overige wettelijke verplichtingen met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van jeugdigen en hun ouders; - voorzieningen worden getroffen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens die worden verwerkt; - er afdoende maatregelen worden genomen voor de beveiliging tegen verlies en tegen onrechtmatige toegang van de persoonsgegevens die in het bestand zijn opgenomen; - uitsluitend de voor het doel zoals omschreven in artikel 2 noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt en dat zij niet langer worden bewaard dan voor dit doel noodzakelijk is; - dat de verwerking van persoonsgegevens op grond van dit reglement wordt aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Artikel 6 Verantwoordelijkheid van de beroepskracht Ieder die op grond van dit reglement bevoegd is om persoonsgegevens te verwerken, draagt er bij het vastleggen, bespreken of verstrekken van persoonsgegevens van jeugdigen en hun ouders zorg voor dat hij: - niet meer persoonsgegevens verwerkt dan noodzakelijk is dan voor zorgvuldige dienstverlening nodig is; - feiten en interpretaties van feiten van elkaar scheidt; - de bron noemt als hij ook feiten of interpretaties van feiten verwerkt die afkomstig zijn van derden; - in geval van interpretaties de feiten beschrijft waarop de interpretatie is gebaseerd; - diagnoses alleen verwerkt indien zij afkomstig zijn van een bevoegde professional; - de bepalingen van deze regeling naleeft, in het bijzonder ook de geheimhoudingsplicht zoals omschreven in artikel 17, evenals de instructies die hem door of namens de verantwoordelijken gegeven worden in verband met de beveiliging van de persoonsgegevens die op basis van dit reglement worden verwerkt. Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Jeugdhulp - versie februari

6 II. INFORMEREN, VASTLEGGEN EN TOESTEMMING VRAGEN Artikel 7 Informatie aan de jeugdige en zijn ouders 1. In het eerste contact met de jeugdige en zijn ouders, informeert het Jeugdteam de jeugdige en zijn ouders, mondeling, schriftelijk of digitaal, over de verwerking van persoonsgegevens door het Jeugdteam. Het Jeugdteam beschrijft: - welke gegevens worden vastgelegd; - met welk doel dit gebeurt; - welke rechten de jeugdige en zijn ouders overeenkomstig het bepaalde in artikel 14 van dit reglement kunnen uitoefenen ten aanzien van de verwerking van hun gegevens en tot wie zij zich voor de uitoefening van deze rechten moeten wenden. 2. Bij het informeren van de jeugdige en zijn ouders gelden de leeftijdsgrenzen van artikel 16 van dit privacyreglement. Artikel 8 Vastleggen en bewaren van persoonsgegevens 1. Het Jeugdteam legt, met inachtneming van het bepaalde in artikel 4, in het bestand van het Jeugdteam de persoonsgegevens van de jeugdige en zijn ouders vast die noodzakelijk zijn voor het doel zoals beschreven in artikel 2 van dit reglement. 2. Daaronder worden in ieder geval verstaan: - de NAW gegevens en het burger servicenummer van de jeugdige en zijn ouders; - voor zover relevant, de samenstelling van het gezin van de jeugdige en zijn ouders en zo nodig de NAW gegevens van één of meer andere gezinsleden; - voor zover noodzakelijk voor verantwoorde jeugdhulp: de NAW-gegevens van het cliëntsysteem en/of de leden van de sociale omgeving van de jeugdige en zijn ouders; - de ondersteuningsvraag van de jeugdige en de ouders, de doelen die de jeugdige en zijn ouders met de hulp willen bereiken, het plan van aanpak, de namen en contactgegevens van de beroepskrachten en van anderen die rechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van dit plan; - gegevens over de uitvoering, de wijziging of aanvulling en de mogelijke stagnaties in de uitvoering van het plan van aanpak; - de eigen verklaring zoals bedoeld in artikel 14 lid 2; - indien van toepassing het verleningsbesluit voor niet vrij toegankelijke jeugdhulp, alsmede het type jeugdhulp dat wordt verleend en de naam en de contactgegevens van de instelling of de beroepskracht die deze jeugdhulp verleent; - de afsluiting van de jeugdhulp, het oordeel van de jeugdige en zijn ouders overeenkomstig de leeftijdsgrenzen van artikel 16 hierover en de resultaten die met de jeugdhulp zijn behaald; - de persoonsgegevens die het Jeugdteam in ontvangst neemt namens de gemeentebesturen in het kader van CORV. 3. De actieve gegevensverwerking wordt beëindigd als de cliënt naar een gemeente buiten het werkgebied van het Jeugdteam verhuist, overlijdt of als de jeugdhulp wordt afgesloten. Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Jeugdhulp - versie februari

7 4. Het Jeugdteam bewaart het dossier gedurende vijftien jaar, te rekenen vanaf het tijdstip van beëindiging van de actieve gegevensverwerking, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed jeugdhulpverlener voortvloeit. 5. De beheerder draagt er zorg voor dat de gegevens na de bewaartermijn zoals genoemd in lid 4 zo spoedig mogelijk worden vernietigd, of zodanig van identificerende kenmerken worden ontdaan dat zij redelijkerwijs niet langer zijn te herleiden tot een individuele persoon. Artikel 9 Toegang tot de persoonsgegevens in het bestand 1. De beroepskrachten en stagiairs van het Jeugdteam die direct betrokken zijn bij de dienstverlening aan dezelfde jeugdige en zijn ouders, hebben toegang tot de persoonsgegevens van deze jeugdige en zijn ouders die in het bestand zijn opgenomen. 2. Vervangers van de beroepskrachten zoals bedoeld in lid 1 hebben eveneens toegang tot de persoonsgegevens van de jeugdige en zijn ouders, voor zover dit noodzakelijk is voor hun taken als vervanger. Als vervangers worden aangemerkt de leden van eenzelfde Jeugdteam. 3. Voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening hebben daarnaast toegang tot de persoonsgegevens in het bestand: - de beheerder; - beroepskrachten met administratieve en technische taken op aanwijzing van de beheerder; - leidinggevenden; - beroepskrachten of anderen die betrokken zijn bij de afhandeling van klachten over de dienstverlening die door het Jeugdteam is of wordt geboden. 4. De personen die op grond van dit artikel toegang hebben tot de gegevens in het bestand, hebben eveneens de bevoegdheid om gegevens in het bestand op te nemen of aan te vullen. 5. Aan anderen dan de in lid 1, 2 en 3 genoemde functionarissen wordt geen toegang verleend tot de gegevens in het bestand, tenzij een wettelijke plicht daartoe noodzaakt. 6. Vrijwilligers hebben geen toegang tot de persoonsgegevens in het bestand. De beroepskracht die verantwoordelijk is voor de taakuitoefening van een vrijwilliger, kan persoonsgegevens uit het bestand aan de vrijwilliger verstrekken, voor zover deze vrijwilliger rechtstreeks is betrokken bij de dienstverlening aan de cliënt en verstrekking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de taakuitoefening van de vrijwilliger. Voor deze verstrekking wordt toestemming gevraagd conform artikel Vrijwilligers die zijn betrokken bij onderdelen van de dienstverlening van het Jeugdteam, melden de start, de voortgang, eventuele stagnaties en de afsluiting van hun aandeel, aan de beroepskracht die hen begeleidt. De beroepskracht maakt daarvan zo nodig een aantekening in het bestand. Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Jeugdhulp - versie februari

8 Artikel 10 Toestemming vragen voor het verstrekken van persoonsgegevens aan derden 1. Het Jeugdteam vraagt vooraf toestemming aan de jeugdige en zijn ouders voor het verstrekken van persoonsgegevens aan personen of instellingen die niet tot het Jeugdteam behoren. Deze toestemming wordt gevraagd nadat de jeugdige en zijn ouders zijn geïnformeerd over: - het doel van de verstrekking; - de persoon of instelling aan wie de gegevens worden verstrekt, en - de aard en de inhoud van de gegevens die zullen worden verstrekt. 2. Worden de jeugdige en zijn ouders door het Jeugdteam in een extern overleg besproken, dan vraagt het Jeugdteam eveneens toestemming voor de bespreking conform lid 1 van dit artikel, of draagt het Jeugdteam er zorg voor dat door de coördinator of de voorzitter van dit externe overleg, mede namens het Jeugdteam, toestemming wordt gevraagd, conform lid 1 van dit artikel. 3. Indien de toestemming van de jeugdige en zijn ouders schriftelijk is gegeven, wordt deze vastgelegd in het bestand. Is de toestemming mondeling gegeven, dan maakt het Jeugdteam daarvan een aantekening in het bestand waaruit blijkt voor welke gegevensverstrekking de jeugdige en zijn ouders toestemming hebben gegeven en op welke datum dit is gebeurd. 4. Bij het vragen van toestemming aan de cliënt zoals bedoeld in dit artikel zijn de leeftijdsgrenzen van artikel 16 van toepassing. 5. De bepalingen van dit artikel zijn ook van toepassing als het Jeugdteam gegevens wil verstrekken aan vrijwilligers of aan personen uit de sociale omgeving van de cliënt. De uitzondering van artikel 11 is niet van toepassing op de verstrekking van gegevens aan vrijwilligers en aan personen uit de sociale omgeving. Deze verstrekking kan uitsluitend plaatsvinden op basis van toestemming van de cliënt. Artikel 11 Verstrekken van persoonsgegevens zonder toestemming 1. Stelt het Jeugdteam vast dat: - een jeugdige en/of zijn ouders mogelijkerwijs in een zeer ernstige situatie verkeren; én - in verband met de ernst van de situatie en/of de vitale belangen van de jeugdige en zijn ouders die aan de orde zijn; én - de jeugdige en/of zijn ouders dringend zijn aangewezen op behandeling, zorg, onderzoek of een andere interventie; én - ondanks inspanningen van het Jeugdteam het niet mogelijk is om de toestemming van de jeugdige en zijn ouders voor de noodzakelijke verstrekking van persoonsgegevens te vragen of te krijgen, dan kan het Jeugdteam besluiten om, ondanks het ontbreken van toestemming van de jeugdige en zijn ouders, toch persoonsgegevens van hem te verstrekken aan één of meer anderen die geen deel uit maken van het Jeugdteam. Het Jeugdteam kan hiertoe besluiten indien het tot het oordeel komt dat deze verstrekking van gegevens redelijkerwijs er toe zal leiden dat de ernst van de situatie Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Jeugdhulp - versie februari

9 wordt verminderd en de vitale belangen van de jeugdige en zijn ouders die in verband met deze situatie aan de orde zijn, zullen worden beschermd. 2. Over een besluit zoals bedoeld in lid 1 voert de beroepskracht van het Jeugdteam vooraf overleg met de teamleider van het Jeugdteam. 3. De jeugdige en zijn ouders worden zo spoedig mogelijk over de verstrekking van zijn gegevens, zoals bedoeld in lid 1 van dit artikel, mondeling of schriftelijk geïnformeerd. Het informeren van de jeugdige en zijn ouders kan uitsluitend worden uitgesteld indien en voor zover er concrete aanwijzingen zijn om aan te nemen dat de veiligheid van de jeugdige en zijn ouders, van het Jeugdteam, of die van anderen, door dit infomeren kan worden bedreigd. 4. Van een verstrekking van persoonsgegevens zoals bedoeld in dit artikel, wordt een aantekening gemaakt in het bestand met daarbij de vermelding van de reden van de verstrekking zonder toestemming van de jeugdige en zijn ouders. 5. Stagiairs zijn niet bevoegd om gegevens van de jeugdige en zijn ouders aan anderen van buiten het Jeugdteam te verstrekken, zonder toestemming van de jeugdige en zijn ouders. Een besluit zoals bedoeld in dit artikel wordt genomen door de beroepskracht die verantwoordelijk is voor de taakuitoefening van de betreffende stagiair, lid 2 is daarbij van toepassing. 6. Vrijwilligers zijn niet bevoegd om gegevens van jeugdigen en hun ouders aan anderen van buiten het Jeugdteam te verstrekken. Het vragen van toestemming aan de jeugdige en zijn ouders en/of het nemen van een besluit over de verstrekking gebeurt door de beroepskracht die verantwoordelijk is voor de taakuitoefening van de vrijwilliger. 7. Bij het bepaalde in lid 3,4, 5 en 6 zijn de leeftijdsgrenzen van artikel 16 van toepassing. Artikel 12 Verstrekken van gegevens van een jeugdige en zijn ouders op grond van een wettelijk meldrecht 1. In geval van signalen van huiselijk geweld of kindermishandeling volgt het Jeugdteam de stappen van de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling. 2. Indien Veilig Thuis het Jeugdteam benadert in verband met onderzoek naar een melding van signalen van kindermishandeling of huiselijk geweld, kan het Jeugdteam, zo nodig zonder toestemming van de jeugdige of zijn ouders, de voor de taakuitoefening van Veilig Thuis noodzakelijke persoonsgegevens verstrekken. 3. Indien het Jeugdteam meent dat het in verband met de uitvoering van de ondertoezichtstelling noodzakelijk is dat de gezinsvoogd van de gecertificeerde instelling wordt geïnformeerd over omstandigheden waarin een jeugdige of zijn ouders zich bevinden, kan het Jeugdteam, zo nodig zonder toestemming van de jeugdige of zijn ouders de noodzakelijke persoonsgegevens aan de gezinsvoogd verstrekken. 4. Indien de gezinsvoogd in verband met de uitvoering van de ondertoezichtstelling het Jeugdteam verzoekt om informatie over de omstandigheden waarin een jeugdige of zijn ouders verkeren, verstrekt het Jeugdteam deze informatie, voor zover het Jeugdteam daarover beschikt en deze noodzakelijk kan worden geacht voor de uitvoering van de ondertoezichtstelling. Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Jeugdhulp - versie februari

10 5. Het Jeugdteam kan de Raad voor de Kinderbescherming, zo nodig zonder toestemming van de jeugdige en zijn ouders, persoonsgegevens verstrekken, indien dit noodzakelijk wordt geacht voor de taken van de Raad, daaronder ook verstaan het namens B&W doen van een verzoek tot onderzoek naar de noodzaak van een kinderbeschermingsmaatregel ten behoeve van een minderjarige jeugdige. 6. De leden van het Jeugdteam kunnen een jeugdige tot 23 jaar, zonder toestemming van de jeugdige en of zijn ouders, melden in de verwijsindex risicojongeren indien er een redelijk vermoeden is dat de jeugdige in de noodzakelijke condities voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid daadwerkelijk wordt bedreigd door een van de in de artikel Jeugdwet genoemde risico s. De melding bevat ten aanzien van de jeugdige uitsluitend zijn burgerservicenummer. 7. Over een verstrekking zoals bedoeld in lid 1 tot en met 5: - Worden de jeugdige en zijn ouders, bij voorkeur vooraf, geïnformeerd, tenzij er concrete aanwijzingen zijn dat deze informatie de veiligheid van de jeugdige en zijn ouders, van het Jeugdteam of die van anderen kan bedreigen; - Voert het Jeugdteam vooraf overleg met de teamleider van het Jeugdteam - Wordt een aantekening gemaakt in het bestand van het Jeugdteam. Zijn de leeftijdsgrenzen van artikel 16 van toepassing. Artikel 13 Verstrekken van persoonsgegevens in verband met de financiering van de jeugdhulp en ten behoeve van beleid 1. Het Jeugdteam verstrekt de gemeentebesturen de persoonsgegevens van jeugdigen en hun ouders, conform de bepalingen in de Jeugdwet, voor zover deze verstrekking noodzakelijk is voor de taken die de gemeentebesturen hebben op grond van de Jeugdwet. 2. Het Jeugdteam verstrekt via het Centraal Bureau voor Statistiek gegevens, waaronder persoonsgegevens van de jeugdige, aan het Rijk, conform het bepaalde in of krachtens paragraaf tot en met Jeugdwet. 3. Het Jeugdteam verstrekt in geval van een persoonsgebonden budget voor een jeugdige en zijn ouders, de voor de taakuitoefening van de Sociale Verzekeringsbank noodzakelijke persoonsgegevens aan deze instelling. Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Jeugdhulp - versie februari

11 III. RECHTEN VAN BETROKKENEN Artikel 14 Recht op inzage, afschrift, correctie, eigen verklaring en vernietiging 1. De verantwoordelijke verstrekt aan de betrokkene desgevraagd zo spoedig mogelijk inzage in en afschrift van de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben en die zijn opgenomen in het bestand. De verstrekking blijft achterwege voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander. 2. Nadat de betrokkene op grond van lid 1 kennis heeft genomen van de verwerking van zijn persoonsgegevens, kan hij de verantwoordelijke verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, of te verwijderen, voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel van de verwerking. Indien de betrokkene een eigen verklaring aan zijn gegevens wenst toe te voegen, voegt de verantwoordelijke deze verklaring toe aan de persoonsgegevens van de betrokkene die zijn opgenomen in het bestand. 3. De verantwoordelijke vernietigt de persoonsgegevens van een betrokkene binnen drie maanden nadat hij daarom heeft verzocht, tenzij aannemelijk is dat het bewaren van de gegevens van aanmerkelijk belang kan zijn voor een ander dan de verzoeker. 4. Ten aanzien van het uitoefenen van de in dit artikel genoemde rechten, zijn de leeftijdsgrenzen van artikel 16 van toepassing. Artikel 15 Uitoefenen van de taken van de verantwoordelijke door de beheerder Op basis van een schriftelijk mandaat kan de verantwoordelijke zijn taken in verband met het uitoefenen van rechten door betrokkenen zoals beschreven in artikel 14 overdragen aan de beheerder. Artikel 16 Uitoefenen van rechten door de (wettelijk) vertegenwoordiger(s) 1. De rechten die een jeugdige op basis van deze regeling heeft, worden uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger(s) indien de jeugdige nog geen twaalf jaar oud is. 2. De rechten zoals bedoeld in lid 1 worden uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger(s) en de jeugdige beiden, indien de jeugdige al wel twaalf maar nog geen zestien jaar oud is. 3. Vanaf zestien jaar oefent een jeugdige zijn rechten zelfstandig uit. 4. In geval van wilsonbekwaamheid van een jeugdige van 16 jaar of ouder, worden zijn rechten uitgeoefend door zijn wettelijk vertegenwoordiger(s of na zijn achttiende. 5. De rechten die een (wettelijk) vertegenwoordiger uitoefent op basis van dit artikel, kunnen door het Jeugdteam worden beperkt of geweigerd indien zwaarwegende belangen van de jeugdige zich tegen deze uitoefening verzetten. 6. De bepalingen van dit artikel zijn ook van toepassing indien de jeugdige op grond van deze regeling om toestemming dient te worden gevraagd voor een gegevensverstrekking of daarover dient te worden geïnformeerd. Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Jeugdhulp - versie februari

12 Artikel 17 Geheimhouding 1. Een ieder die op grond van dit reglement kennis neemt van persoonsgegevens van een cliënt of een betrokkene, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet tot bekendmaking verplicht. 2. Deze geheimhouding geldt zowel voor de beroepskrachten zelf, als voor de personen die de beroepskrachten bij hun werk ondersteunen. Artikel 18 Slotbepalingen 1. Dit reglement treedt voor onbepaalde tijd in werking op [0000]. 2. Dit reglement kan worden ingetrokken of gewijzigd door een besluit van de bestuurder van het Jeugdteam. 3. Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement Jeugdteam Montfoort. Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Jeugdhulp - versie februari

13 Toelichting Privacyreglement Jeugdteam Montfoort Inleiding Deze toelichting geeft op een aantal punten uitleg bij het privacyreglement van het Jeugdteam. Het reglement is gebaseerd op de wetgeving die op de omgang met persoonsgegevens door het Jeugdteam van toepassing is, zoals o.a. de algemene privacybepalingen in artikel 8 EVRM en artikel 10 Grondwet en de Wet bescherming persoonsgegevens en zeker ook de specifieke privacybepalingen van de Jeugdwet. Artikelen 1 tot en met 4: Algemene bepalingen Artikel 1: Begrippen In artikel 1 wordt een aantal begrippen beschreven die in het reglement gebruikt worden, zodat duidelijk is wat er met bepaalde termen bedoeld wordt. De begripsomschrijvingen spreken voor zichzelf. Een paar kernbegrippen uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) worden er in deze toelichting even uitgelicht. Met de term persoonsgegeven doelt de wet op alle informatie over een individuele jeugdige en zijn ouders, zoals: naam, adres, telefoonnummer, gezinssamenstelling en informatie over de jeugdhulp. Verwerken van persoonsgegevens is de verzamelterm die de wet gebruikt voor iedere handeling met persoonsgegevens zoals: opslaan, opvragen, doorgeven, bewerken, analyseren en bewaren. Het bestand is de term die wordt gebruikt voor het (digitale) registratiesysteem van het Jeugdteam waarin persoonsgegevens van jeugdigen en hun ouders worden vastgelegd. NB: Het begrip dossier ontbreekt in deze begripsbepalingen omdat dit begrip teveel doet denken aan fysieke opslag van gegevens over de jeugdige en zijn ouders. Het begrip dossier is in dit reglement vervangen door de omschrijving de gegevens die op de jeugdige en zijn ouders betrekking hebben (en die in het bestand zijn opgenomen). Verantwoordelijke is de term die de Wbp gebruikt voor het orgaan of de persoon die dit reglement vaststelt en daarmee de eindverantwoordelijkheid draagt voor de gegevensverwerking op grond van dit reglement. Artikel 2: Doel Artikel 2 beschrijft het doel van de verwerking van persoonsgegevens. Dit artikel geeft daarmee antwoord op de vraag waarom de gegevens van de jeugdige en zijn ouders worden verwerkt. Het doel is, kort samengevat, zorgvuldige jeugdhulp, inclusief toegang en verleningsbesluiten. Deze bepaling is van belang omdat aan dit doel de gehele gegevensverwerking door het Jeugdteam wordt opgehangen. Artikel 4: Bijzondere persoonsgegevens De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) maakt onderscheid tussen gewone en bijzondere persoonsgegevens. Gevoelige persoonsgegevens als iemands ras, godsdienst, gezondheid of een Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Jeugdhulp - versie februari

14 strafrechtelijke veroordeling, worden bijzondere persoonsgegevens genoemd. De verwerking van bijzondere persoonsgegevens kan zorgen voor een grote inbreuk op de privacy van de betrokkene. Omdat deze gegevens door de wetgever extra beschermd zijn, is een apart artikel in het privacyprotocol van het Jeugdteam opgenomen. Een organisatie als het Jeugdteam mag geen bijzondere persoonsgegevens verwerken, tenzij de wet daarvoor een uitdrukkelijke uitzondering maakt. Een dergelijke uitzondering geldt voor het Jeugdteam alleen voor gegevens over de lichamelijke of geestelijke gezondheid. Deze gegevens mogen, voor zover relevant, wel verwerkt worden. Alleen als dit echt noodzakelijk is voor goede jeugdhulp kunnen aan deze gegevens over de gezondheid andere bijzondere persoonsgegevens worden toegevoegd, maar dit mag nooit standaard gebeuren. Zo is bijvoorbeeld denkbaar dat bij gegevens over neerslachtigheid van een meisje ook dient te worden vermeld dat ze, vanwege de geloofsovertuiging van haar ouders, buiten de schooltijden nauwelijks contacten met leeftijdgenoten mag hebben. Of dat een bepaalde stoornis bij een jeugdige heeft geleid tot gedrag waarvoor hij enige malen met politie en justitie in aanraking is gekomen. Artikel 5 en 6: Verantwoordelijkheden Zoals bij de begripsomschrijvingen al is aangegeven, de bestuurder van het Jeugdteam wordt in artikel 5 aangewezen als verantwoordelijke in de zin van de Wbp. De bestuurder draagt als eindverantwoordelijke, vooral ook naar buiten toe, de eindverantwoordelijkheid voor de gegevensverwerking. Artikel 6 maakt duidelijk dat daarnaast ook de beroepskrachten van het Jeugdteam een eigen verantwoordelijkheid dragen. Van alle beroepskrachten die met persoonsgegevens van jeugdigen en hun ouders omgaan, wordt verwacht dat zij dit zorgvuldig doen en dat zij zich houden aan de bepalingen van het reglement. Artikel 7: Informeren van de jeugdige en zijn ouders In een eerste contact behoort het lid van het Jeugdteam dat contact met hen heeft, de jeugdige en zijn ouders te informeren over het feit dat Jeugdteam gegevens van hen vastlegt, om welk type gegevens het gaat en met welk doel dit gebeurt. Ook moeten de jeugdige en zijn ouders dan gewezen worden op de rechten (op inzage, correctie en dergelijke) die zij kunnen uitoefenen én zij moeten weten tot wie zij zich daarvoor kunnen wenden. Het informatierecht van de jeugdige en zijn ouders is een kernbepaling van de Wet bescherming persoonsgegevens omdat alleen een jeugdige en zijn ouders die weten dat zijn gegevens worden vastgelegd, hun overige rechten uit kunnen oefenen. NB: Het informeren van de jeugdige en zijn ouders kan ook schriftelijk of digitaal gebeuren, bijvoorbeeld door het aanbieden van een (digitale) folder. De leeftijdsgrenzen voor dit recht (en andere rechten) staan in artikel 16. Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Jeugdhulp - versie februari

15 Artikel 8 en 9: Inhoud en toegang tot het bestand Artikel 8: Inhoud van het bestand Artikel 8 geeft aan welke gegevens van de jeugdige en zijn ouders in het registratiesysteem worden vastgelegd. Gegevens in het bestand zijn als regel bekend bij de jeugdige en zijn ouders In het kader van een transparante en zorgvuldige dienstverlening geldt als uitgangspunt dat de gegevens die in het bestand over een jeugdige en zijn ouders zijn opgenomen, bij de jeugdige en ouders bekend zijn. Op deze regel kan alleen een uitzondering worden gemaakt als dat nodig is voor de veiligheid van de jeugdige en zijn ouders, van het Jeugdteam of die van anderen. Is bepaalde informatie wel in het bestand vastgelegd maar (nog) niet besproken met de jeugdige en zijn ouders, dan maakt de beroepskracht daarvan een aantekening in het bestand zodat duidelijk is dat de gegevens nog niet zijn doorgesproken en waarom dat nog niet is gebeurd. Bewaartermijn De bewaartermijn voor de gegevens die in het bestand zijn vastgelegd, bedraagt op grond van de Jeugdwet 15 jaar. Deze termijn wordt gerekend vanaf de datum waarop de hulp van het Jeugdteam is afgesloten (en de actieve gegevensverwerking eindigt). Artikel 9: Toegang tot de gegevens in het bestand Beroepskrachten van het Jeugdteam die direct betrokken zijn bij dezelfde jeugdige en zijn ouders en/of bij de andere leden van het gezin, hebben toegang tot de gegevens die over de jeugdige en zijn ouders in het bestand zijn opgenomen. Dit geldt ook voor stagiairs die onder verantwoordelijkheid van een beroepskracht van het Jeugdteam werkzaam zijn. Uiteraard geldt voor het inzien van gegevens van de jeugdige en zijn ouders in alle gevallen de regel dat de gegevens alleen worden ingezien voor zover dit noodzakelijk is voor de dienstverlening aan de jeugdige en zijn ouders. Ook vervangers, dit wil zeggen teamleden, hebben toegang tot de gegevens, voor zover nodig voor hun vervangende taken. NB: Ook leidinggevenden, technisch en administratief personeel van het Jeugdteam hebben toegang tot de persoonsgegevens van de jeugdige en zijn ouders in het bestand, voor zover dit noodzakelijk is voor hun taak. Te denken valt bijvoorbeeld aan de cliëntadministratie en de financiële administratie of aan de systeembeheerder die soms inzage in bepaalde gegevens zal moeten hebben om een storing in het systeem op te sporen of te verhelpen. Voor leidinggevenden kan inzage in bepaalde gevallen nodig zijn, bijvoorbeeld bij de begeleiding van medewerkers, bij het organiseren van vervanging van een medewerker in verband met ziekte, of bij het reageren op onvrede van jeugdigen en/of zijn ouders. Positie vrijwilligers Vrijwilligers hebben geen toegang tot de gegevens in het bestand. Wel kan de begeleidende beroepskracht de vrijwilliger, met toestemming van de jeugdige en zijn ouders, gegevens die in het bestand zijn opgenomen over de jeugdige en zijn ouders verstrekken, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vrijwilligerstaak. Heeft een vrijwilliger een aandeel in de dienstverlening Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Jeugdhulp - versie februari

16 van het Jeugdteam, dan meldt hij daarvan de start, de voortgang, eventuele stagnaties en de afsluiting van zijn aandeel, aan de beroepskracht van het Jeugdteam die hem begeleidt. Deze beroepskracht legt de gegevens zo nodig vast in het bestand zodat ook gegevens worden vastgelegd over de onderdelen van de dienstverlening die de vrijwilliger uitvoert. Artikel 10: Toestemming vragen voor het verstrekken van persoonsgegevens aan anderen buiten het Jeugdteam Omgang met het beroepsgeheim De beroepskrachten van het Jeugdteam hebben een beroepsgeheim. Dit beroepsgeheim wordt afgeleid uit de bepalingen in de Jeugdwet en voor sommige beroepskrachten geldt wellicht het medisch beroepsgeheim van de Wgbo en de Wet Big. Het beroepsgeheim wil zeggen dat de beroepskrachten van het Jeugdteam, zonder toestemming van hun jeugdige en zijn ouders, geen informatie over hem aan anderen van buiten het Jeugdteam verstrekken. De uitzondering op het toestemmingsvereiste De Jeugdwet bepaalt dat het voor professionals die rechtstreeks betrokken zijn bij dezelfde jeugdhulp aan de jeugdige en/of zijn ouders, mogelijk is om ook zonder toestemming van het gezin informatie uit te wisselen, voor zover dit noodzakelijk is voor het bieden van de jeugdhulp (art lid 2). NB: De Jeugdwet maakt (in art lid 3) een uitzondering voor medisch hulpverleners zoals de jeugdverpleegkundige, de gz psycholoog of de jeugdarts. Zij hebben (op grond van hun eigen wet, de Wgbo) wel toestemming nodig van het gezin als ze willen overleggen met anderen die betrokken zijn bij dezelfde jeugdhulp aan een gezin. Gericht vragen van toestemming De beroepskracht moet gericht toestemming vragen voor een bepaalde verstrekking. Dit wil zeggen dat hij de jeugdige en zijn ouders eerst behoort te vertellen met wie hij over hem wil spreken en waarom hij dit nodig vindt voordat hij om toestemming vraagt. Algemene toestemmingsverklaring niet voldoende Vanwege deze eis van gerichte toestemming, is een algemene toestemmingsverklaring die de jeugdige en zijn ouders aan het begin van zijn contacten met het Jeugdteam ondertekent en waarmee hij in algemene zin toestemming geeft voor overleg met derden, onvoldoende. De jeugdige en zijn ouders weet dan immers nog niet welke informatie het Jeugdteam gaat bespreken, met wie dat gebeurt en met welk doel. Werkwijze bij het vragen van toestemming Het vragen van toestemming gebeurt bij voorkeur als volgt: 1. Leg de jeugdige en zijn ouders uit waarom je gegevens wilt verstrekken, om welke gegevens het gaat en aan wie ze worden verstrekt of met wie je ze wilt bespreken; 2. Nodig uit om een reactie te geven (wat vindt u daarvan?); 3. Ga zo nodig in op vragen en bezwaren en bezie of je daaraan tegemoet kunt komen; 4. Stel vast of je toestemming hebt gekregen van de jeugdige en zijn ouders. Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Jeugdhulp - versie februari

17 Schriftelijke en mondeling gegeven toestemming vastleggen in het bestand Krijgt de beroepskracht toestemming van de jeugdige en zijn ouders, dan maakt hij daarvan een aantekening in het bestand. Wordt de toestemming schriftelijk gegeven, dan kan deze worden toegevoegd aan het bestand. Geeft de jeugdige en zijn ouders mondeling toestemming, dan maakt de beroepskracht die toestemming heeft gevraagd daarvan een aantekening in het bestand zodat duidelijk is wie hem op welke datum voor een bepaalde gegevensverstrekking toestemming heeft verleend. Duur van de toestemming Toestemming wordt gericht gevraagd en gegeven. Van belang daarbij is ook dat het voor de jeugdige en zijn ouders duidelijk is of het om een eenmalige gegevensuitwisseling gaat, of dat tijdens de dienstverlening structureel gegevensuitwisseling plaats zal vinden met een andere instantie. Is de structurele of eenmalige gegevensuitwisseling afgesloten en lijkt het na enige tijd opnieuw nodig om te overleggen, dan dient voor dit nieuwe overleg opnieuw toestemming te worden gevraagd. In feite gaat het er om dat de jeugdige en zijn ouders voortdurend weet of, en zo ja met wie er tijdens de dienstverlening overleg wordt gevoerd of aan wie gegevens over hem worden verstrekt en dat hij daarvoor zijn toestemming heeft gegeven. Extern overleg De regels over het vragen van toestemming, zoals hierboven besproken, gelden ook als een beroepskracht van het Jeugdteam deelneemt aan een bespreking van een jeugdige en zijn ouders in een wijkoverleg of in een ander extern netwerk. Ook dit gebeurt als hoofdregel op basis van de gericht gegeven toestemming van de jeugdige en zijn ouders. NB: De leeftijdsgrenzen voor het vragen van toestemming (en voor het uitoefenen van andere rechten) staan in artikel 16. Artikel 11: Verstrekken van informatie over de jeugdige en zijn ouders zonder zijn toestemming Geen enkel beroepsgeheim is absoluut. Daarom biedt het reglement beroepskrachten van het Jeugdteam, als zij geen toestemming krijgen of als zij deze niet kunnen vragen en de jeugdige en zijn ouders zich in ernstige situatie bevinden, de mogelijkheid om zonder toestemming van de jeugdige en zijn ouders met anderen over hem te spreken. - Bevindt de jeugdige, een ouder of een ander lid van het gezin zich in een ernstige situatie, en - heeft deze dringend hulp of een andere interventie nodig, en - krijgt de beroepskracht geen toestemming, of kan hij deze niet vragen, dan kan hij toch met anderen over het gezin spreken, als dit de enige manier is om zijn problemen te verkennen en hem op basis daarvan toe te leiden naar de noodzakelijke hulp. Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Jeugdhulp - versie februari

18 Opmerkingen - Overleg met een teamleider is noodzakelijk als een beroepskracht moet vaststellen of er echt sprake is van een zo ernstige situatie dat het beroepsgeheim dient te worden verbroken. - Een stagiair mag geen beslissing nemen over het verstrekken van gegevens zonder toestemming van de jeugdige en zijn ouders, want zijn taakuitoefening valt onder de verantwoordelijkheid van de beroepskracht van het Jeugdteam die hem begeleidt. - Een vrijwilliger verstrekt geen gegevens over jeugdigen en hun ouders aan anderen. Is dit toch nodig, dan vraagt de beroepskracht die verantwoordelijk is voor de vrijwilliger toestemming daarvoor aan de jeugdige en zijn ouders. Deze beroepskracht neemt zo nodig ook het besluit om, ondanks het ontbreken van toestemming, toch gegevens te verstrekken. - Het Jeugdteam verstrekt alleen met toestemming van de jeugdige en zijn ouders gegevens over hen aan vrijwilligers of personen uit de sociale omgeving die bij de dienstverlening zijn betrokken. Een beroep op de uitzondering van artikel 11 is niet mogelijk. NB: Een beroepskracht die zonder toestemming van de jeugdige en zijn ouders toch gegevens over hen aan een ander verstrekt, maakt een aantekening over deze verstrekking in het bestand onder vermelding van de reden voor deze verstrekking en de afweging die is gemaakt. Artikel 12: Verstrekken van persoonsgegevens op grond van de wettelijke meldrechten In artikel 12 worden de wettelijke meldrechten kort beschreven. Een meldrecht wil zeggen dat de beroepskracht geen toestemming nodig heeft voor het verstrekken van persoonsgegevens aan een bepaalde instantie. Beschreven worden het wettelijk meldrecht voor Veilig Thuis, voor de gezinsvoogd, voor de Raad voor de Kinderbescherming en voor de verwijsindex. Bij alle meldrechten geldt dat de beroepskracht die er gebruik van maakt, vooraf overlegt met een leidinggevende, de melding zo mogelijk vooraf bespreekt met de jeugdige en zijn ouders, tenzij de veiligheid dat niet toe laat en de melding zorgvuldig vastlegt in het registratiesysteem. Artikel 13: Verstrekking van persoonsgegevens i.v.m. de financiering of beleid Artikel 13 beschrijft het gegevensverkeer zoals geregeld in of krachtens de Jeugdwet van het Jeugdteam richting het gemeentebestuur, Rijk en SVB. Artikel 14: Rechten van betrokkenen Een persoon van wie het Jeugdteam gegevens heeft vastgelegd, wordt in de wet een betrokkene genoemd. Te denken valt bij betrokkenen natuurlijk op de eerste plaats aan jeugdige en zijn ouders. Maar de kring van betrokkenen is ruimer, want het Jeugdteam kan bijvoorbeeld ook gegevens vastleggen van andere gezinsleden van de jeugdige en zijn ouders die niet betrokken zijn bij de jeugdhulp. In dat geval is dat gezinslid een betrokkene. Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Jeugdhulp - versie februari

19 De Wet bescherming persoonsgegevens kent een aantal rechten toe aan de betrokkene voor zover het gaat om gegevens die in het bestand zijn opgenomen en die op hem betrekking hebben. Inzage en afschrift artikel 14 lid 1 Een betrokkene heeft, als hij daar om vraagt, recht op inzage in zijn gegevens en op een volledig afschrift van alle gegevens die over hem in het bestand zijn opgenomen. Het recht op inzage kan alleen worden beperkt vanwege privacybelangen van derden. Op grond hiervan kan bijvoorbeeld een geheim adres van de ene ouder dat in het dossier van een kind is opgenomen, worden afgeschermd als de andere ouder inzage wenst. Correctierecht en eigen verklaring artikel 14 lid 2 Blijkt uit het recht op inzage en informatie dat het bestand informatie bevat die feitelijk onjuist of niet volledig is, dan kan de betrokkene verzoeken om deze informatie te corrigeren of aan te vullen. Ook kan de betrokkene verzoeken om verwijdering van zijn gegevens als deze overbodig zijn gelet op het doel waarvoor de informatie is vastgelegd. Lid 2 biedt eveneens het recht om een eigen verklaring aan het dossier toe te laten voegen. Dit is een recht dat vooral wordt uitgeoefend als de betrokkene het niet eens is met bepaalde informatie die over hem is vastgelegd. Hij kan dan in zijn eigen verklaring aangeven waarom hij meent dat de informatie niet juist is en hoe deze eventueel wel zou moeten luiden. Vernietiging artikel 14 lid 3 De betrokkene kan ook verzoeken om vernietiging van (een deel van) zijn gegevens. In reactie op dit verzoek dienen de gegevens binnen drie maanden vernietigd te worden. Vernietiging kan alleen geweigerd worden als het bewaren van de gegevens van belang kan zijn voor een ander dan de verzoeker. Te denken valt aan aantekeningen over huiselijk geweld of kindermishandeling. Verwijdering daarvan kan geweigerd worden als deze gegevens van belang kunnen zijn voor de bescherming van andere gezinsleden. Artikel 15: Mandaat van de verantwoordelijke aan de beheerder Formeel moet de betrokkene zich voor het uitoefenen van zijn rechten wenden tot de verantwoordelijke, dit wil zeggen tot de bestuurder van het Jeugdteam. De bestuurder kan deze taak op basis van een mandaatbesluit overdragen aan de beheerder van het bestand. Dit is de leidinggevende van het Jeugdteam. Op basis van het mandaat kan deze functionaris verzoeken om inzage, informatie, correctie en vernietiging afhandelen. Artikel 16: De positie van ouders en kinderen Is een betrokkene nog geen twaalf jaar oud dan oefenen de wettelijk vertegenwoordigers) zijn rechten namens hem uit. Is een betrokkene al wel twaalf maar nog geen zestien jaar oud, dan oefenen de wettelijk vertegenwoordigers en de betrokkene zijn rechten beiden uit. Vanaf zestien jaar oefent de betrokkene zijn rechten zelfstandig uit. Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Jeugdhulp - versie februari

20 Is een betrokkene vanaf zestien jaar wilsonbekwaam, dan worden zijn rechten uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger(s), of als er na de meerderjarigheid geen wettelijk vertegenwoordiger is (curator, mentor), door de ouders of een ander naaste familielid. Wilsonbekwaam wil zeggen dat de betrokkene bijvoorbeeld door een geestelijke beperking of een psychiatrische stoornis niet in staat is om zijn rechten zelfstandig uit te oefenen of de gevolgen daarvan te overzien. Beperken van rechten van wettelijk vertegenwoordiger(s) Bij het uitoefenen van rechten door de wettelijk vertegenwoordiger(s) geldt een belangrijke beperking, die is geformuleerd in lid 5 van artikel 16. Is het uitoefenen van deze rechten in strijd met zwaarwegende belangen van de jeugdige, dan kan het Jeugdteam deze rechten beperken of zo nodig weigeren. Bijvoorbeeld als een ouder wil dat de aantekeningen over een vermoeden van kindermishandeling en een melding bij Veilig Thuis uit het dossier wordt verwijderd. Het Jeugdteam kan dit weigeren indien zij meent dat het van belang is om deze aantekeningen te bewaren gelet op de veiligheid van kinderen van deze ouder. Artikel 17: Geheimhouding Wellicht ten overvloede bepaalt artikel 18 van het reglement uitdrukkelijk dat ieder die op basis van het reglement kennis neemt van persoonsgegevens van de jeugdige en zijn ouders een geheimhoudingsplicht heeft. Artikel 18: Slotbepalingen De slotbepalingen spreken voor zichzelf. Woerden/Montfoort, 25 februari 2016 mr. R.R. Warmerdam, mr. dr. A.J. van Montfoort, VanMontfoort Privacyreglement Jeugdteam Montfoort - De Thuisbasis Jeugdhulp - versie februari