Werkinstructie: WEB_ARRIVAL_01 Aanmaken verblijf met aankomstreis

Transcriptie

1 Werkinstructie: WEB_ARRIVAL_01 Aanmaken verblijf met aankomstreis Omschrijving Deze werkinstructie beschrijft de wijze waarop een verblijf (VISIT) met een aankomstreis (MOVEMENT type ARRIVAL) wordt aangemaakt binnen de Web omgeving. Aanleiding(en) Aanvraag bij scheepsagent Eindsituatie Deze werkinstructie kan resulteren in 3 eindsituaties: Situatie 1: Kladblokfunctie voor scheepsagent (status DRAFT) Er een verblijf (VISIT met verblijf status = DRAFT) aangemaakt met een aankomstreis (MOVEMENT TYPE ARRIVAL met status DRAFT). status DRAFT houdt in dat het verblijf en de aankomstreis alleen zichtbaar is voor de scheepsagent en nog niet voor de verkeersleiders. Situatie 2: Scheepsagent maakt verblijf/reis zichtbaar voor verkeersleiders maar nog geen actie gevraagd. Ontstaat indien in stap 5 de status van de movement op planned wordt gezet maar ETA of diepgang is nog niet ingevoerd. (status PLANNED) Er een verblijf (VISIT met verblijf status PLANNED) aangemaakt met een aankomstreis (MOVEMENT TYPE ARRIVAL met status PLANNED). status PLANNED houdt in dat het verblijf en de aankomstreis zichtbaar is voor de verkeersleiders maar dat ETA dan wel diepgang nog niet is ingevoerd. De verkeersleiders ondernemen nog GEEN actie. Situatie 3: ontstaat indien in stap 5 de status van de movement op planned wordt gezet en zowel ETA als diepgang is gevuld Er een verblijf (VISIT met verblijf status SCHEDULED) aangemaakt met een aankomstreis (MOVEMENT TYPE ARRIVAL met status SCHEDULED). De status SCHEDULED houdt in dat het verblijf en de aankomstreis zijn aangeboden aan de verkeersleiders voor toestemming. WEB_MOV_ARRIVAL_01 Aanmaken verblijf met aankomstreis v02.doc 1/18

2 Gerelateerde werkinstructies WEB_GENERAL_01 Aanmelden op applicatie WEB WEB_MOVEMENT_01 Aanmelden reis door scheepsagent Zoeken en selecteren in web omgeving Beheer van vrije tekst op Visit_Movement_Ship Bestemd voor: Scheepsagenten Tips en trucs WEB_MOV_ARRIVAL_01 Aanmaken verblijf met aankomstreis v02.doc 2/18

3 Start van de instructie STAP 1: Open module VISIT en selecteer Port Selecteer tabblad VISIT bovenin het scherm Het volgende scherm verschijnt: Selecteer rechtsboven in het scherm het havengebied Port waarvoor een Visit aangemaakt dient te worden (keuze uit Vlissingen, Terneuzen en Anchorage) WEB_MOV_ARRIVAL_01 Aanmaken verblijf met aankomstreis v02.doc 3/18

4 Selecteer: Knop Add rechtsboven in het scherm om een VISIT toe te voegen Het volgende scherm verschijnt: STAP 2: Selecteer schip Selecteer de knop zoeken. naast het veld Schip om het juiste schip te Het volgende scherm verschijnt: WEB_MOV_ARRIVAL_01 Aanmaken verblijf met aankomstreis v02.doc 4/18

5 De volgende relevante velden zijn beschikbaar voor een zoekvraag: o Ship name; scheepsnaam o IMO; IMO International Maritime Organization) nummer o Call Sign; (roepletters) o MMSI; (Maritieme Mobile Service Identiteit-nummer) o o o Secondary ID #: OFS (officieel scheepsnummer) of ENI (European Number of Identification) -> Europanummer (alleen voor binnenvaart) Ship type altijd op All vessels HINT: Met behulp van MATCHES wordt de wijze waarop gezocht wordt beïnvloed o All matches that start with; er wordt gezocht op velden die beginnen met o All matches including; er wordt gezocht op velden waar de ingevoerde waarde in voor komt WEB_MOV_ARRIVAL_01 Aanmaken verblijf met aankomstreis v02.doc 5/18

6 Selecteer na het invoeren van de selectiecriteria waarop gezocht moet worden de Search knop. Er wordt nu gezocht in de PortXcs scheepsreferentietabel. Indien niets gevonden blijft het scherm leeg. Indien er wel schepen worden gevonden verschijnen deze in het GRID. o Selecteer in het GRID het zeeschip waarvoor het Verblijf aangemaakt dient te worden en kies de Select knop. (door te dubbelklikken op de regel wordt ook het schip geselecteerd). Het volgende scherm verschijnt: WEB_MOV_ARRIVAL_01 Aanmaken verblijf met aankomstreis v02.doc 6/18

7 Voer de volgende velden in het bovenste deel van het scherm General: o Voyage #; dit is het interne referentienummer waaronder het bezoek bij de scheepsagent bekend is. Dit nummer wordt uiteindelijk op de factuur weergegeven. o Agency: Dit is de scheepsagent code. Deze wordt standaard gevuld met de organisatie waaraan de gebruiker is gekoppeld. o Invoicing Body: Organisatie code voor het factuuradres. Standaard is deze gelijk aan Agency. Indien de factuur naar een andere partij verstuurd dient te worden (bv administratiekantoor) kan hier afgeweken worden. o Reason; een selectielijst met de reden van het verblijf o Has Defect Declaration: checkbox markeren indien een defect op het schip gemeld wordt o Linked Visit: FIXME Voer de volgende velden in het onderste tabblad Visit Info: o Previous Port; de haven van herkomst. o Next Port: de volgende haven van bestemming WEB_MOV_ARRIVAL_01 Aanmaken verblijf met aankomstreis v02.doc 7/18

8 o Checkbox Ship Not Arriving: deze markeren indien het een verblijf betreft met alleen een vertrekreis o Checkbox Ship Not Departing: deze markeren indien het een verblijf betreft met alleen een aankomstreis Selecteer het tabblad ISPS. STAP 3: Voer in ISPS gegevens Het volgende scherm verschijnt: Voer in Last 10 ports of call Voer in Ship Sec Level: Security level WEB_MOV_ARRIVAL_01 Aanmaken verblijf met aankomstreis v02.doc 8/18

9 STAP 4: Voer in vrije tekst voor Visit = Remarks (optioneel) Selecteer het tabblad Remarks. Het volgende scherm verschijnt: Voer in het invoerveld Add Remark de toe te voegen tekst. WEB_MOV_ARRIVAL_01 Aanmaken verblijf met aankomstreis v02.doc 9/18

10 Selecteer de Add knop rechts van het blok Visit Remarks. De tekst wordt verplaatst naar het bovenste deel van het scherm. WEB_MOV_ARRIVAL_01 Aanmaken verblijf met aankomstreis v02.doc 10/18

11 STAP 5: Voer in gegevens aankomstreis Movement type Arrival Selecteer het tabblad Visit Info en selecteer de knop Add (Movement). Het volgende scherm verschijnt: WEB_MOV_ARRIVAL_01 Aanmaken verblijf met aankomstreis v02.doc 11/18

12 Controleer in het bovenste deel van het scherm: Movement Type: Arrival = aankomstreis Status: Draft; de initiële status is DRAFT. Dit is het kladblok voor de scheepsagent. Indien de aankomstreis de status DRAFT heeft is deze niet zichtbaar voor de verkeersleiders. Het is mogelijk om hier direct de status te wijzigen naar PLANNED. Dit betekent dat na het bewaren van het Verblijf en de aankomstreis deze direct voor de verkeersleiders zichtbaar is. Voer de volgende velden in het bovenste deel van het scherm: From: Selecteer het startpunt van de aankomst reis (bv Wandelaar of Steenbank) To: Selecteer de ligplaats To Direction: Selecteer de wijze waarop het schipt afmeert (bv to Port, to Starboard) Bow Bollard (optioneel): Stern Bollard (optioneel): Voer de volgende velden in het onderste tabblad Info van het scherm: WEB_MOV_ARRIVAL_01 Aanmaken verblijf met aankomstreis v02.doc 12/18

13 Voer in Start: Dit is de startdatum van de reis Voer in Starttijd: Dit is de tijd (ETA) dat het schip op de from locatie wordt verwacht. (géén tijd op ligplaats) Voer in Draft Max: Voer hier de diepgang in (meters) Voer in Air (optioneel): Voer hier de hoogte in Voer in DG (dangerous goods): (verplicht) Selecteer dangerous goods Y of N Voer in Tanker Status: Voer in Cargo Type (optioneel): Voer in # Passengers: Voer hier het aantal passagiers in Voer in # Crew: Voer hier het aantal bemanningsleden in STAP 7: Opslaan aankomstreis (Movement) Indien alle gegevens voor de aankomstreis (Movement) zijn ingevoerd kan de Movement bewaard worden. Selecteer de Save knop om de movement op te slaan Het volgende scherm verschijnt: Na het bewaren van een transactie wordt een set van controleregels doorlopen genaamd assessment rules. De gebruiker wordt in dit scherm geïnformeerd. Selecteer de Next knop om de movement op te slaan WEB_MOV_ARRIVAL_01 Aanmaken verblijf met aankomstreis v02.doc 13/18

14 LET OP: in deze stap wordt de reis in het systeem opgeslagen. In het volgende scherm dient nogmaals op de save knop gedrukt te worden om het Verblijf op te slaan. Het volgende scherm verschijnt: STAP 8: Opslaan verblijf (Visit) Selecteer de knop Save om het verblijf (Visit) op te slaan Nu is het verblijf en de bijbehorende aankomstreis in de database opgeslagen. STAP 9: Verifiëren Verblijf en aankomstreis Verifieer in het GRID van de VISIT module of het Verblijf en bijbehorende movement daadwerkelijk is opgeslagen. WEB_MOV_ARRIVAL_01 Aanmaken verblijf met aankomstreis v02.doc 14/18

15 LET OP: Indien in STAP 5 de startdatum/tijd EN de diepgang zijn ingevuld EN de status van de reis (movement) op PLANNED is gezet wordt de status van het Verblijf en de aankomstreis automatisch op SCHEDULED gezet. Hiermee is de reis aangeboden aan de verkeersleiders. Indien de startdatum/tijd OF de diepgang niet is ingevuld blijft de status van de reis PLANNED. De reis is wel zichtbaar voor de verkeersleiders maar nog niet formeel aangeboden. WEB_MOV_ARRIVAL_01 Aanmaken verblijf met aankomstreis v02.doc 15/18

16 Foutafhandeling FIXME WEB_MOV_ARRIVAL_01 Aanmaken verblijf met aankomstreis v02.doc 16/18

17 Achtergronddocumentatie Invoerveld Verplicht Toelichting WEB_MOV_ARRIVAL_01 Aanmaken verblijf met aankomstreis v02.doc 17/18

18 Documenthistorie Versiebeheer Versie Auteur Samenvatting van de wijzigingen 0.1 Peter Hakvoort Initiële versie. Ter illustratie voor scheepsagenten 0.2 Peter Hakvoort Aangescherpt met extra tekst Goedkeuring De hieronder genoemde personen hebben kennis genomen van de inhoud van het document en deze goedgekeurd: Versie Naam Functie Handtekening 0.1 Distributie Dit document is aan de onderstaande personen verstuurd: Versie Naam Functie Bedrijf 0.1 Scheepsagenten ter illustratie 0.2 WEB_MOV_ARRIVAL_01 Aanmaken verblijf met aankomstreis v02.doc 18/18