Beslisdocument college van Peel en Maas

Transcriptie

1 Beslisdocument college van Peel en Maas Document openbaar: ja Documentnummer: 1894/2014/ Besluitnummer: Onderwerp: Tijdelijke huisvesting in relatie tot Huis van de Gemeente Advies: 1. In te stemmen met tijdelijke huisvesting locatie SIF, 2. In te stemmen met tijdelijke huisvesting locatie Nijverheidstraat als overbrugging tot SIF gereed is Besluit van het college Peel en Maas: volgens advies aangehouden anders, namelijk: Ondertekening gemeentesecretaris, datum: drs. H. Mensink

2 Documentnummer: 1894/2014/ Besluitnummer: Adviesnota Onderwerp Tijdelijke huisvesting in relatie tot Huis van de Gemeente Advies 1. In te stemmen met tijdelijke huisvesting locatie SIF, 2. In te stemmen met tijdelijke huisvesting locatie Nijverheidstraat als overbrugging tot SIF gereed is Inleiding Op 25 november jl. heeft uw college het Definitieve Ontwerp ( DO ) van het Huis van de Gemeente vastgesteld. Onderdeel van de vaststelling van het DO was het bouwen in één fase. Dit levert minder overlast op tgv de bouwwerkzaamheden voor omgeving en medewerkers dan het bouwen in twee fasen, levert een verkorting van de bouwtijd op met 4 maanden en hierdoor ook 4 maanden sneller terug in een normale productie omgeving voor de organisatie en levert een besparing van op de uitvoering. Het bestek is dan ook gebaseerd op uitvoeren van het geheel in één fase. Het belang van de burger bij dienstverlening gedurende de verbouwing in de tijdelijke huisvestingssituatie blijft gewaarborgd door het in stand houden van de bestaande publieksbalie. Sterker, binnenkort wordt gestart met de pilot verruimde openstellingtijden en de mogelijkheid om te gaan werken op afspraak. De verruimde openingstijden spelen in op het Huis van de Gemeente, waarbij de verschillende aanbieders van producten in het Huis de openingstijden op elkaar afstemmen. Voor ons betekent dit dat we van 30,5 openingsuren naar 48 uur gaan, met daarbij ook de zaterdagochtend. Daarnaast wordt het werken op afspraak geïntroduceerd, dat bij veel gemeenten al volop in werking is tot grote tevredenheid van de burgers. Met andere woorden, tijdens de verbouwing gaat de winkel op veel meer uren open en willen we meer maatwerk leveren.! De tijdelijke huisvesting gedurende de verbouwing wordt gebaseerd op hetzelfde uitgangspunt van activiteiten gerelateerde werkplekdeling als straks in de nieuwe situatie nl. 67%. In totaal moeten we dan over 200 werkplekken kunnen beschikken. Het grootste gedeelte van de werkplekken nl. 120, blijft in de huidige aanbouw, voor de overige 80 werkplekken en overlegmogelijkheden is naar een oplossing gezocht. Ook voor de overlegsituaties worden er activiteitengerichte vergaderruimtes gemaakt zo veel als kan anticiperend op de nieuwe situatie binnen de mogelijkheden van de tijdelijkheid. Mogelijke locaties tijdelijke huisvesting: Zoals in het hiervoor genoemde DO advies is vermeld houdt het bouwen in één fase in dat er voor een deel van de organisatie een andere werklocatie noodzakelijk is. Een verkennend onderzoek naar mogelijkheden van een geschikte locatie is in de zomer van 2013 al opgestart ten behoeve van de afweging in één of twee fasen bouwen. Vraag één was tenslotte of er een geschikte locatie voorhanden was. Daar zijn uiteindelijk 4 locaties uit naar voren gekomen. Voormalig pand Enexis in Maasbree, voormalig pand Wonen Limburg, pand voormalig Jeugdstation Nijverheidstraat, voormalig pand Hermans Wilhelminastraat. Kort na het bekijken van deze locaties is op verzoek van Gloei het voormalig SIF gebouw toegevoegd aan de afweging van de locaties. Bij alle opties is de villa aan de Parklaan ook inzetbaar. In de verkenning is ook het huidige gemeentehuis meegenomen als referentielocatie. De conclusie was in die fase dat er locaties Collegevoorstel Gemeente Peel en Maas 1894/2013/64404 Pag. 2 van 7

3 beschikbaar waren waarbij de ene locatie duidelijk meer mogelijkheden bood dan de andere. En ook vanuit de factor kosten waren er duidelijke verschillen en de nodige onduidelijkheden cq onzekerheden. Voor de functionele afweging is een indicatief globaal programma van eisen geformuleerd gebaseerd op een minimale behoefte (zie bijlage). Aansluitend zijn een aantal uitgangspunten geformuleerd voor een nadere afweging bij het zoeken naar een geschikte locatie : Organisatie opsplitsen in maximaal twee delen vanuit belang bedrijfsvoering In de nabijheid van de aanbouw ivm uitwisselen werkplekken, dienstverlening aan burgers bij publieksbalie en samenwerking Bij voorkeur ook ruimte in de twee gebouwen voor college, griffie, raad en fractieruimten Bij voorkeur een eigen gebouw Gereserveerde budget Kosten afweging mogelijke locaties tijdelijke huisvesting: De locaties zijn op de criteria afstand, huur/gebruikskosten, ict kosten, kosten glasvezelkabel en verhuiskosten ten opzichte van elkaar afgewogen. Vanwege het afstandscriterium en zeker ook vanuit de te verwachten relatief hoge ict infrastructuur kosten voor het gebouw, is de locatie Enexis in het vervolg niet nader onderzocht. De locatie Wonen Helden was de duurste variant met zeer beperkte onderhandelingsruimte ten aanzien van de vraagprijs voor de huur en vergt een behoorlijke investering in ICT infrastructuur. De kosten komen dan boven het budget en de locatie is daarom niet nader onderzocht. De locatie Hermans viel af omdat deze kort na de zomer verkocht was en ook snel in gebruikgenomen is. De locatie SIF en Nijverheidstraat blijven uiteindelijk over. In uw voorstel Ontwikkelingen op het terrein van voormalig SIF aan de raad is het volgende geformuleerd: Voor de SIF locatie is door de werkgroep SIF gevraagd om de tijdelijke huisvesting van een deel van het gemeentepersoneel in het SIF-gebouw onder te brengen. Zij zien een unieke mogelijkheid om deze tijdelijke huisvesting voor het Huis van de gemeente hierin te realiseren. Daarmee kan het SIF enerzijds een gemakkelijkere opstart maken. Immers er kan sprake zijn van een vliegwiel en het ontstaan van reuring naar andere (tijdelijke) huisvesting van bedrijven, opslag van goederen, bedrijfsactiviteiten, e.d.(het zogeheten bijenkorfeffect ). Anderzijds kan dit als proeftuin gelden om al vooruitlopende op de verbouwing van het huidige gemeentehuis tot Huis van de gemeente met zaken proef te draaien. Voor de duidelijkheid: in het businessplan van de werkgroep SIF is met de tijdelijke huisvesting in het SIF-gebouw geen rekening gehouden. De laatste zin van de bovenstaande passage houdt in dat er geen huur c.q. gebruikskosten zijn voor de tijdelijke huisvesting in de SIF van een deel van de organisatie Peel en Maas. Bij de SIF variant is het uitgangspunt dat het huidige meubilair in het gemeentehuis verhuisd wordt naar de SIF en daar een tweede gebruik krijgt en na ons vertrek ook daar achtergelaten wordt. Uiteraard worden ook kosten voor gebruik van gas, water, elektra en schoonmaak gemaakt. Deze kosten worden gedekt uit de reguliere budgetten omdat deze kosten in alle varianten gemaakt worden. Gelijk aan de andere locatie (s) moeten er kosten gemaakt worden welke specifiek voor de tijdelijke huisvesting zijn en naar rato gelijk zijn aan de te maken kosten aan de Nijverheidstraat. Maatgevend bij de vergelijking zijn de huur-/gebruikskosten voor een alternatieve locatie, de aanvullende ICT infrastructuur voorzieningen, het leggen van een data (glasvezel) kabel tbv de bedrijfsvoering vanuit de MER in de bestaande bouw en de verhuiskosten. Voor de twee volwaardige alternatieve locaties is een vergelijking op hoofdlijnen voor de kosten gemaakt. Samenvattend voor de SIF en de Nijverheidstraat op onderstaande componenten: locatie afstand Huur/gebruik Ict infra glasvezel verhuizing totaal kosten Collegevoorstel Gemeente Peel en Maas 1894/2013/64404 Pag. 3 van 7

4 SIF 1100 m nihil ** Nijverh. Str. 600 m *kosten gefaseerd bouwen ** meubilair blijft na gebruiksperiode bij de SIF + ivm aanvullend benodigde overlegruimten ++ moet beperkt ook weer retour verhuisd worden op enige wijze Aanpak aannemersbedrijf Jongen Aannemersbedrijf Jongen heeft in zijn plan van aanpak opgenomen meer tijd voor de voorbereiding van de uitvoering te nemen en de uiteindelijke uitvoering daardoor ook met één maand te kunnen verkorten. De overdracht van het huidige gemeentehuis gaat hierdoor later plaats vinden en wel op 26 mei De tijdelijke huisvesting hoeft dan ook later te worden betrokken. Dit biedt voor ons het voordeel van de beschikbaarheid van het huidige gebouw voor werkplekken en vergaderlocaties. Het geeft ook wat rust bij de voorbereiding van de verhuisbeweging, maar deze moet wel worden doorgezet. Planning verbouw in grote stappen: 13 december jl. start inschrijvingsfase verbouw 18 maart 2014 gunning verbouw 26 mei 2014 ingebruikname overbrugging tbv tijdelijke huisvesting SIF in de Nijverheidstraat 26 mei 2014 ingebruikname door aannemer huidige gebouw + 9 juni 2014 ingebruikname tijdelijke huisvesting SIF Juli 2015 bouw gereed => uitgangspunt bouwtijd 14 maanden + november 2015 ingebruikname enkele maanden later na inrichting december 2015 inrichting omgeving gereed eind 2015 huidige aanbouw verwijderd na ingebruikname Afweging gebruiksmogelijkheden mogelijke locaties tijdelijke huisvesting : Voormalig SIF gebouw Indeelbaarheid in overleg mogelijk Bijna alles voor organisatie op één extra locatie Totaal kostenplaatje gebruik inzichtelijk en binnen budget Gebruikstijd flexibel binnen budget Fracties kunnen gebruikmaken van de villa aan de Parklaan Start verbouwwerkzaamheden na besluit raad 11 maart 2014, verbouwtijd 2 tot 3 maanden Overbrugging huisvesting noodzakelijk voor ongeveer 2 weken (26 mei 2014 tot maximaal 9 juni 2014) Hergebruik gedeelte huidig meubilair in SIF in twee fases Raadsvergaderingen elders door Griffie geregeld Zakelijke dienstverlening is mogelijk echter voor de functie van gemeentelijke dienstverlening (zelfde activiteit) moet een formele aanpassing van het bestemmingplan gevolgd worden (is een verkorte procedure voor het grootse gedeelte wat we gaan gebruiken en een langere voor een beperkt onderdeel) Voormalig jeugdstation Nijverheidstraat Vrij beschikbaar Gedeeltelijk verhuurd tot juli 2014 Beschikbare ruimte maakt dat alleen 80 werkplekken mogelijk zijn Aanvullende ruimte nodig voor overleggen in BBC gebouw en elders, Beperkte ruimte in BBC maakt dat aanvulling met containers voor overleggen op binnenplaats noodzakelijk zijn Inrichtingskosten BBC nog onbekend en huurkosten aanvullende ruimte nog onbekend Villa noodzakelijk voor college (logistiek onhandig irt dagelijks werk en onhandig i.r.t. verbinding met organisatie) Fractieruimte bv in BBC lokalen na einde schooljaar 2013 Mogelijkheid nog verder te onderzoeken Raadsvergaderingen vervangende locatie elders Collegevoorstel Gemeente Peel en Maas 1894/2013/64404 Pag. 4 van 7

5 Vanuit alle overwegingen voorkeursoptie SIF Biedt vanuit optiek project Huis van de Gemeente: Een totaaloplossing Een overzichtelijke kostenvariant Vrije mogelijkheden inrichting en uitproberen nieuwe werkvormen Flexibel gebruik met verlengingsmogelijkheid binnen budget Raadsvergaderingen gedurende de bouwperiode op eigen locatie Beeldvormende, opiniërende vergaderingen op locatie in de kernen Besluitvormende Raadsvergadering op één locatie met eigen meubilair (Wiekslag Beringe, kosten geraamd op ) Raadsvergaderingen vervangende locatie elders wordt door griffie geregeld. Fracties kunnen in de villa aan de Parklaan overleggen De besluitvorming door de raad op 11 maart as met betrekking tot Ontwikkelingen op het terrein van voormalig SIF biedt de mogelijkheid om de voorkeursoptie uit te voeren. Een keuze moet er gezien de factor tijd nu wel gemaakt worden. Ik stel u dan ook voor om te kiezen voor de win win oplossing te weten: een goede oplossing voor de huisvesting van de organisatie en voor de gewenste vliegwielfunctie door de initiatiefnemers vanuit de gewenste samenwerking burgers/ondernemers en gemeente Peel en Maas. Een indicatie van de indelingen van de aanbouw en de SIF zijn bijgevoegd met de opmerking dat deze nog in bewerking zijn. Overbruggingsperiode Dan is er wel nog een uitvoeringstermijn voor de realisatie van tijdelijke huisvesting in het SIF gebouw of het alternatief die we moeten overbruggen. Vanwege de benodigde uitvoeringstermijn van de aanpassingen van het SIF gebouw is een tussenoplossing noodzakelijk. 26 mei as wordt het huidige gebouw Wilhelminaplein aan aannemer Jongen overgedragen en de uitvoering van de tijdelijke huisvesting duurt ongeveer 3 maanden, feitelijk tot 9 juni as.. Er is een periode van 2 tot 4 weken te overbruggen. Voor deze weken is min of meer bivakkeren voor een beperkt deel van de organisatie acceptabel. In overleg met directeur Henk Mensink gaan we deze overbruggingsperiode pragmatisch doen met een minimum aan investering door gebruik te maken van een bestaand gebouw en het te doen met wat dat gebouw aan mogelijkheden biedt. Het voormalig jeugdstation aan de Nijverheidstraat kan voor de overbruggingsperiode worden ingezet als overlegcentrum en door 20 werkplekken op eenvoudige wijze te voorzien van een internetverbinding en wifi. Het al aanwezige meubilair hoeft voor deze functies maar beperkt te worden aangevuld met wat we al hebben en dat kan ook vrij eenvoudig. Alle interne overleggen gaan daar plaats vinden. Voor ruim een derde van de organisatie zal er gedurende de 2 tot 4 overbruggingsweken een mobiele werksituatie zijn. Deze bestaat uit het werken op een van de 2 werklocaties, Wilhelminastraat of Nijverheidstraat en een ruime mate van thuiswerken. Een situatie die voor 2 tot 4 weken acceptabel wordt geacht. Het college zou gedurende deze tijd gebruik kunnen maken van de villa aan de Parklaan in de dagsituatie. In de avondsituatie wordt de villa door de fracties gebruikt. De griffie kan in de Nijverheidstraat gehuisvest worden. De investering voor deze tijdelijke overbruggingssituatie is ongeveer Doelstelling Keuze maken voor de huisvestingslocatie van een deel van de organisatie gedurende de verbouwwerkzaamheden van 26 mei 2014 tot en met november 2015 Relatie (programma)begroting Dit voorstel draagt bij aan de realisatie van de volgende doelstelling en uitvoeringsafspraak uit de (programma)begroting: het realiseren van het Huis van de Gemeente Collegevoorstel Gemeente Peel en Maas 1894/2013/64404 Pag. 5 van 7

6 Argumenten 1.1 Voor de verbouw van het Huis van de Gemeente is gekozen voor één uitvoeringsfase, dat vraagt om aanvullende tijdelijk huisvestingscapaciteit 1.2 Om organisatorische afbreukrisico s te beperken is een verdeling over maximaal twee locaties het meest wenselijk en dan ook nog in elkaars nabijheid 1.3 Het SIF gebouw en de mogelijkheid, die door de initiatiefnemers van de SIF ontwikkeling is geboden, om de tijdelijke huisvesting voor een deel van de organisatie hierin te vestigen levert een goede oplossing voor de organisatie Peel en Maas 1.4 De meest acceptabele oplossing past binnen de financiële kaders 1.5 de raad heeft ingestemd met het voorstel voor de ontwikkeling van de SIF locatie en er is hierdoor een win win situatie voor alle partijen ontstaan Kanttekeningen 2.1 Vanuit de nog benodigde uitvoeringstermijn is er een overbruggingsoplossing noodzakelijk met een beperkt risico door de beperking van de periode waarin dat noodzakelijk is 2.2 Er is nagenoeg geen financieel risico vanwege de te overziene kostenpost van de oplossing 2.3 Partijen hebben in de voorbereiding hun planningen van werkzaamheden om tot een goed resultaat te komen binnen de beschikbare tijd afgestemd. 2.4 Overige werkzaamheden bij de SIF geven geen overlast gedurende huisvestingsperioden door goede afstemming. Financiële consequenties De financiële gevolgen van dit voorstel zijn geraamd op = en zijn opgenomen in het beschikbare projectkrediet. Er resteert dan nog van het beschikbare budget van De exploitatielasten van de tijdelijke huisvesting vallen binnen de huidige begroting. De varianten in twee fasen bouwen of in één fase zijn kostentechnisch nagenoeg gelijk. Met de SIF organisatie is overeenstemming bereikt met betrekking tot de uitvoeringskosten. Juridische consequenties Er zijn geen juridische risico s. Er wordt een overeenkomst met de initiatiefnemers van de SIF ontwikkeling afgesloten. Communicatie Met de communicatieconsulent is het volgende overeengekomen: Er wordt een persbericht opgesteld met het waarom, hoe en betekenis voor de dienstverlening. Met deze basis wordt een persgesprek gepland. Deze informatie wordt ook op de website geplaatst en via de social-media verspreid. De communicatie met de Raad vindt plaats via klankbordgroep en blackboard. Uitvoering De verhuisactiviteiten worden voorbereid. Een wordt een gebruiksovereenkomst voor het gebruik van het SIF gebouw met de SIF organisatie gesloten. Formulering besluit t.b.v. openbare besluitenlijst De verbouw van het huis van de Gemeente vindt in één fase plaats. De bestaande aanbouw aan de Wilhelminastraat gaat tijdelijk intensiever gebruikt worden en is te klein om de gehele organisatie te huisvesten. Om deze reden moet een gedeelte van het kantoorpersoneel van de gemeentelijke organisatie tijdelijke ergens anders een werkplek krijgen. Het college heeft de keuze gemaakt om het overige personeel te huisvesten in het SIF gebouw. Collegevoorstel Gemeente Peel en Maas 1894/2013/64404 Pag. 6 van 7

7 Documentnummer: 1894/2014/ Besluitnummer: Collegevoorstel ROUTINGBLAD Van team: Ruimte en Samenleving Portefeuillehouder: Absil Opgesteld door: Jan Plompen Datum: Wijziging: :09 Paraaf Teammanager: Als Bijlage bijgevoegd: Documentnummer: 1894/2014/ Bijlage 1: Globaal PVE tijdelijke huisvesting 2e locatie Bijlage 2: Indeling Plattegrond Begane grond SIF Bijlage 3: Indeling Plattegrond Verdieping SIF Bijlage 4: Indeling aanbouw begane grond Bijlage 5: Indeling aanbouw boven links Bijlage 6: Indeling aanbouw boven rechts Overleg gepleegd met: faciliteiten, ict, directie Advies ingewonnen bij Advies en Control:nvt Overleg gehad met communicatieconsulent? Meezenden Ter inzage leggen Resultaat:verwerkt Resultaat:nvt ja Is de Wet KPB van toepassing? (zie toelichting/formulier WKPB op intranet) Voorstel naar OR/GO: ja, ter info Redactionele samenvatting (in overleg met PHO/teammanager): Na vaststelling doorgeleiden naar de gemeenteraad: NEE Wordt ook besproken Nee Nee Collegevoorstel Gemeente Peel en Maas 1894/2013/64404 Pag. 7 van 7