Request For Proposal. SAP Hosting en Beheer. Datum: 14 oktober 2011 Versie: 1.0 definitieve versie. Auteur: Rick de Zoete

Transcriptie

1 Request For Proposal SAP Hosting en Beheer Datum: 14 oktober 2011 Versie: 1.0 definitieve versie Auteur: Rick de Zoete 1 P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r

2 Table of Contents Begrippen... 5 Inleiding Algemeen Missie Inkoopmissie Organisatie Achtergrond van de aanbesteding Procedure Algemeen Inhoud offertes Wijze aanbieden offertes Criteria Inlichtingen Kosten RFP Intellectueel eigendom RFP Tegenstrijdigheden Geheimhouding en publiciteit Inkoopvoorwaarden en taal Opdrachtomschrijving Scope van het project Scope van het project Opdrachtbeschrijving Huidige situatie Beheerorganisatie Oxfam Novib SAP Modules Situatieschets systeemlandschap bestaande situatie Bestaande situatie SAP R/ Bestaande situatie SAP BW en BO Bestaande situatie SAP Portal Koppelingen Bestaande WAN infrastructuur P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r

3 5. Gewenste situatie Hosting Datacenter Infrastructuur Storage beheeractiviteiten Het systeemlandschap Inleiding Invloed van decentralisatie naar veldkantoren op sizing Koppelingen Connectiviteit Virtuele servers Technisch beheer SAP Inleiding Scope van het technisch beheer SAP Uitgangspunten Leverancier Oxfam Novib SLA Technisch beheer SAP Transporten en transportlandschap Printers Gebruikersbeheer Licenties Rapportage Continuïteit & beschikbaarheid Backup Backup window Dagelijkse controles Dienstverlening op hoofdlijnen SLA service levels Service Window Onderhoudswindow Beschikbaarheid Call to fix Communicatie Bereikbaarheid P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r

4 9. Programma van isen en Wensen Transitie Detaillering offerte P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r

5 Begrippen Om de leesbaarheid van dit document te verhogen is het belangrijk om de gebruikte begrippen juist te interpreteren. Daarom volgt hieronder een opsomming van de belangrijkste begrippen. Oxfam Novib Postadres: Postbus 30919, 2500GX Den Haag Bezoekadres: Mauritskade 9, 2514HD, Den Haag Contactpersoon: RFP SLA SAP R/3 SAP BW SAP BO OS DB DV QAS PRD RPO RTO FO MA FO IA Request For Proposal Service Level Agreement SAP client-server SAP Business Warehouse SAP Business Objects Operating System Database Ontwikkelomgeving Acceptatieomgeving Productieomgeving Recovery Point Objective Acceptabel verlies van data, uitgedrukt in tijd Recovery Time Objective Tijdsinterval waarbinnen een restore of een uitwijk afgerond moet zijn Field Office Mannaging Affiliate Field Office Implementing Affiliate 5 P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r

6 Inleiding 1.1. Algemeen In dit hoofdstuk zal eerst worden ingegaan op de missie van Oxfam Novib. Daarna zal worden ingegaan op de inkoopmissie en als laatst volgt een beschrijving van de organisatie Missie Meer dan één derde van de wereldbevolking leeft in armoede. Wereldwijd strijden mensen voor hun rechten en voor een fatsoenlijk bestaan. Oxfam Novib steunt hen daarbij en streeft naar een rechtvaardige wereld zonder armoede. De belangrijkste oorzaak van armoede is onrecht. Iedereen heeft recht op een eerlijk inkomen, voedsel, gezondheidszorg, onderwijs en een veilig leven. Ieder mens moet zijn of haar stem kunnen laten horen en heeft recht op een eigen identiteit. Vooral zij die het zwaarst door armoede en onrecht worden getroffen: vrouwen, kinderen en minderheden. Wereldwijd strijden mensen voor hun rechten en voor een fatsoenlijk bestaan. Oxfam Novib steunt hen daarbij. We steunen projecten, versterken lokale organisaties en voeren campagnes voor rechtvaardig beleid. Lokaal 6n internationaal, want armoede en onrecht zijn wereldwijde problemen en hebben te maken met onrechtvaardige economische en politieke verhoudingen. Daarom werken we samen met Oxfam International heten we sinds kort Oxfam Novib. Samen met Oxfam International werken we aan een eerlijke en rechtvaardige wereld. De basis voor deze op rechten gebaseerde benadering, zijn vijf rechten. Deze zijn: Het recht op een duurzaam bestaan: gelijkheid op economisch en milieugebied en een duurzaam bestaan voor toekomstige generaties Het recht op sociale basisvoorzieningen: rechtvaardige toegang tot basisvoorzieningen op het gebied van onderwijs en gezondheidszorg Het recht op leven en veiligheid: rechtvaardige bescherming, noodhulp en herstelmogelijkheid Het recht te worden gehoord: rechtvaardige deelname aan politieke, economische en sociale beleid- en besluitvorming Het recht op een eigen identiteit: rechtvaardigheid qua gender en diversiteit Meer informatie over Oxfam Novib is te vinden op Inkoopmissie Oxfam Novib opereert als een organisatie in een glazen huis, omdat zij wordt gefinancierd met overheiden donateurgelden. Oxfam Novib heeft de plicht om aan te tonen dat zij zorgvuldig met het beschikbaar gestelde geld omgaat. Niet alleen naar het Ministerie van Ontwikkelingssamenwerking toe, maar ook naar particuliere donateurs is dit van belang. nerzijds komt dat tot uitdrukking in een zorgvuldig selectieproces van partners voor financiering van projecten. Anderzijds wil Oxfam Novib ook de eigen bedrijfsvoering transparant en efficiënt hebben ingericht. Voor de inkoop betekent dat, dat er bewust gestuurd moet worden op kosten en kwaliteit van de ingekochte middelen. Dat stelt ook eisen aan de inkoopfunctie. In 2009 is het inkoopbeleid door de Directie van Oxfam Novib vastgesteld. Het inkoopbeleid heeft als doel kwaliteitsverbetering in het inkoopproces tot stand te brengen, op de uitgaven te bezuinigen en onze maatschappelijke verantwoordelijkheid te kunnen nemen. Dit zal resulteren in een verbetering van 6 P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r

7 de interne klantgerichtheid, gerichtheid op integrale besluitvorming en het inkoopproces, structureren van het aanbesteden om daarmee het primaire proces optimaal te ondersteunen. Zoals in Oxfam Novib s missie staat vermeld committeren wij ons samen met de andere Oxfams onze morele, personele en financiële middelen aan het samen met anderen bevorderen van een wereldwijde stroming voor economische en sociale rechtvaardigheid. Het is daarom belangrijk dat de spelregels met betrekking tot alle inkoopprocessen binnen Oxfam Novib hier een afgeleide van zijn. Het practice what you preach principe vormt de basis voor het inkoopbeleid. Belangrijke speerpunten uit het inkoopbeleid zijn: Transparantie Kostenbewustzijn Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen 1.4. Organisatie Het kantoor van Oxfam Novib staat in Den Haag. Op dit moment heeft Oxfam Novib ongeveer 350 medewerkers op het hoofdkantoor. In de nabije toekomst zal dit minder worden, omdat Oxfam Novib gaat decentraliseren. In het voorlopige eindplaatje werken in 2015 een kleine 200 medewerkers op het hoofdkantoor. Daarnaast zullen de komende jaren steeds meer veldkantoren operationeel worden. 7 P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r

8 Organigram Oxfam Novib 1.5. Achtergrond van de aanbesteding De SAP-systemen van Oxfam Novib worden sinds 2008 gehost bij een externe dienstverlener, die tevens het technisch beheer van de omgeving doen. Omdat het contract ten einde loopt wil Oxfam Novib de opdracht opnieuw aanbesteden. Oxfam Novib heeft hiertoe het navolgende document opgesteld, waarop inschrijver te allen tijde de inschrijving dient te baseren. 8 P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r

9 2. Procedure 2.1. Algemeen U wordt geacht de aan u middels de in deze offerteaanvraag verstrekte gegevens slechts aan diegenen te tonen die voor het uitbrengen van uw offerte van de inhoud van dit bestek kennis moeten nemen, en tevens wanneer uw offerte niet tot de totstandkoming van een overeenkomst leidt. Voor het tijdpad gelden de volgende data: RFP bij potentiele aanbieders Vanaf 14 oktober 2011 Gelegenheid voor het stellen van schriftelijke vragen Tot 25 oktober 2011 Verspreiding nota van inlichtingen aan belanghebbenden 4 november 2011 Deadline / inlevermoment offerte 11 november 2011 Presentaties van de aangeboden offerte door aanbieders 14 november 2 december 2011 Voorlopige gunning 15 december 2011 Opstellen overeenkomst 15 december januari 2012 Definitieve gunning 15 januari 2012 Start transitie 4 e week 2012 SAP systemen operationeel 1 mei Inhoud offertes Uw offerte dient te bestaan uit de onderstaand vermelde bijlagen en onderdelen. Alle gevraagde documenten en bescheiden dienen in uw aanbiedingspakket te worden opgenomen in de volgorde zoals vermeld in bijlage 2 Checklist in te dienen documenten. Offertes die niet voldoen aan de omschreven instructies kunnen worden gediskwalificeerd. Ten aanzien van de volgorde van de inhoud van uw offerte gelden de volgende eisen: Voorbrief met aanmeldingsgegevens (betrokken partijen en korte omschrijving aangebodene) Inhoudsopgave en volledige beantwoording van de in bijlage 1, (de leveranciersvragenlijst) opgenomen vragen, evenals de gevraagde bewijsstukken. Heeft u in een eerder stadium deze vragenlijst reeds beantwoord en ingediend dan mag u daar niet naar verwijzen. Gelet op de actualiteit en houdbaarheid van diverse vragen dient u een nieuwe opgaaf in te leveren 2.3. Wijze aanbieden offertes Ten aanzien van de in te dienen offerte gelden een aantal voorwaarden en een aantal voorschriften voor het opmaken en inzenden. De voorwaarden zijn: 9 P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r

10 Uw offerte dient alle in de vorige paragraaf genoemde ingevulde bijlagen, stukken en verklaringen te omvatten De uit te brengen offerte dient voor de aanbestedende diensten geheel kosteloos te zijn Aanbiedingen dienen te zijn gesteld in de Nederlandse taal De aanbestedende diensten behouden zich het recht voor om op basis van budgettaire consequenties niet over te gaan tot gunning en de aanbestedingsprocedure te staken Uw offerte dient een geldigheidstermijn te hebben van minimaal zes maanden Alleen offertes, welke met volledige inachtneming van onderstaande voorschriften zijn opgemaakt en ingezonden, kunnen in behandeling worden genomen: Uw offerte moet worden ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van uw onderneming (conform inschrijving Kamer van Koophandel) en in enkelvoud worden ingediend. Offertes per fax of e- mail worden niet geaccepteerd. Uw offerte dient uiterlijk op vrijdag 11 november 2011 vóór 12 uur in het bezit te zijn van Oxfam Novib. Het risico van vertraging in de postbestelling berusten bij de aanbieder. Het correspondentieadres is: Oxfam Novib T.a.v. Dhr. Wiet. van den Berg Postbus GX Den Haag Uw offerte dient bij voorkeur te worden aangeboden in een ordner/map, waarbij duidelijk de indeling en volgorde wordt gehanteerd (gebruik makend van tabbladen en een inhoudsopgave) zoals opgesomd in de vorige paragraaf. De enveloppe waarmee u uw aanbieding verstuurd dient voldoende gefrankeerd te zijn. Met strafport bezwaarde zendingen zullen door Oxfam Novib worden geweigerd. Wij verzoeken u ons bericht te doen toekomen via of per fax op de dag dat u uw offerte met in te dienen documenten verstuurd per post of koerier Criteria Voorafgaand aan het beoordelen van de offertes door middel van de gunningcriteria vindt de selectie van de aanbieders plaats op basis van de selectiecriteria. Indien een offerte onduidelijkheden bevat, kan de opdrachtgever schriftelijk aanvullende informatie opvragen bij aanbieder. Deze aanvullende informatie dient schriftelijk te worden verstrekt en zal deel uitmaken van de offerte. De aanbieders waarmee geen overeenkomst wordt afgesloten, ontvangen -beknopt gemotiveerd- schriftelijk bericht van opdrachtgever. De selectiecriteria Voor de opdracht komt uitsluitend die inschrijver in aanmerking die: Niet verkeert in de omstandigheden als genoemd in de vragenlijst, juridische criteria (deze zijn tevens de knock-out criteria) Ingeschreven is in het nationale beroeps- of handelsregister in overeenstemming met de wetgeving van het vestigingsland van de inschrijver 10 P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r

11 Over voldoende financiële en economische draagkracht beschikt, gelet op de solvabiliteit, rentabiliteit en liquiditeit, om de opdracht zonder financiële risico s tot een goed einde te brengen. Dit dient aangetoond te worden op basis van actuele gegevens (jaarrekening 2010 is onvoldoende). Aantoonbaar gedurende de laatste drie jaren voorafgaande aan de datum van aanmelding tenminste 4, in aard en omvang, vergelijkbare leveringen als hoofdaannemer en voor minstens 100% zelfstandig hebben uitgevoerd, waarvan minimaal 2 opdrachten een minimale omvang van excl. BTW per opdracht per jaar hebben; ervaringsopdrachten dienen conform het Model Referentprojecten opgenomen in bijlage 4 te worden aangeleverd Beschikt over een calamiteiten- en/of een V&G-plan Beschikt over een toereikende organisatie van voldoende capaciteit en over aantoonbaar voldoende deskundig personeel en materiaal om de dienstverlening op een goede en tijdige wijze te kunnen uitvoeren Akkoord gaat met een referentiebezoek op verzoek van de aanbestedende dienst Oxfam Novib Kan voldoen aan de in dit bestek gestelde eisen ten aanzien van de uitvoering van de opdracht Indien een aanbieder niet aan de in deze paragraaf beschreven selectiecriteria voldoet, behouden opdrachtgevers zich het recht voor de aanbieder uit te sluiten van verdere deelname. Ten aanzien van de gunningcriteria geldt dat Oxfam Novib zal gunnen aan de economisch meest voordelige aanbieding (op basis van totale integrale kosten), in ieder geval rekening houdend met de onderstaande aspecten: Volgen van de procedure zoals in hoofdstuk 2 beschreven en het indienen van de juiste documenten Voldoen aan de selectiecriteria Voldoen aan de gestelde Programma van isen en Wensen Mate van acceptatie door de aanbieder volgens de akkoordverklaring (bijlage 2) van de inkoopvoorwaarden van Oxfam Novib (bijlage 3) en de ICT inkoopvoorwaarden (bijlage 4) Ingediende prijsopgave Niveau van dienstverlening Uitkomst van het eventuele referentiebezoek. Oxfam Novib hanteert 2 subcriteria, te weten prijs en kwaliteit. Ieder criterium weegt voor 50% mee. Prijs: totaalprijs van alle prijscomponenten gedurende de contractperiode Kwaliteit: wordt beoordeeld adhv de beschrijving van de dienstverlening, de mate waarin voldaan wordt aan het programma van eisen en wensen en de uitkomst van een evt. referentiebezoek. Ook wordt hier een relationele component in meegewogen aan de hand van de presentatie van de offerte. Oxfam Novib houdt zich het recht voor niet tot gunning over te gaan wanneer geen van de aanbiedingen aansluit bij haar budgettaire mogelijkheden, dit ter beoordeling van Oxfam Novib Inlichtingen Indien u vragen heeft en/of inlichtingen wilt hebben naar aanleiding van deze offerte- aanvraag, bestaat de mogelijkheid deze beantwoord en/of toegelicht te krijgen bij dhr. Wiet van den Berg. De planning staat beschreven in 2.1 Het stellen van vragen dient per te geschieden aan het volgende adres: wiet.van.den.berg@oxfamnovib.nl 11 P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r

12 Alle vragen worden (anoniem) weergegeven in de nota van inlichtingen, en met antwoorden verspreid onder belanghebbenden Kosten RFP Aan de beantwoording van de RFP en het opstellen en uitbrengen van een offerte, met inbegrip van eventueel te verstrekken informatie alsmede het organiseren van referentiebezoeken, zijn voor Oxfam Novib geen kosten verbonden Intellectueel eigendom RFP Behoudens uitzonderingen door de Auteurswet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming van Oxfam Novib niets uit dit document worden verveelvoudigd (anders dan voor het doel van deze RFP) door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins Tegenstrijdigheden Deze RFP is met zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient u deze zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 5 werkdagen vóór de sluitingsdatum voor beantwoording van deze RFP, aan Oxfam Novib kenbaar te maken. Als naderhand blijkt dat er onvolkomenheden of tegenstrijdigheden in deze RFP staan en deze niet door de respondent zijn gemeld, kan dit Oxfam Novib niet worden aangerekend Geheimhouding en publiciteit Respondent verklaart door middel van de beantwoording van deze RFP vertrouwelijk om te gaan met alle informatie die in het kader van dit project wordt verkregen en geen informatie aan derden beschikbaar te stellen. Respondent zal zich verder onthouden van verklaringen van welke aard dan ook die Oxfam Novib of andere betrokkenen kunnen schaden. Schending van deze voorwaarde heeft tot gevolg dat respondent van verdere deelname wordt uitgesloten. Publiciteit met betrekking tot dit project is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van Oxfam Novib. Ook Oxfam Novib gaat vertrouwelijk om met de informatie die door respondent wordt verstrekt en gebruikt deze alleen voor zover dit voor de beoordeling van de verschillende reacties nodig is Inkoopvoorwaarden en taal Op alle overeenkomsten en contracten van Oxfam Novib zijn de algemene inkoopvoorwaarden en de ICT voorwaarden van Oxfam Novib van toepassing. ventuele verkoopvoorwaarden van respondent worden hiermee uitgesloten. Alle contracten en SLA s die in het kader van deze RFP worden opgesteld en afgesloten zullen worden opgesteld in het Nederlands en ngels. 12 P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r

13 3. Opdrachtomschrijving 3.1. Doel van het project Op 1 mei 2012 zijn de in dit document gespecificeerde SAP systemen gehost (operationeel) en worden zowel de gehoste SAP systemen als de on site SAP systemen in beheer genomen op de onderdelen en conform de service levels die in dit document worden gespecificeerd Scope van het project Het verzorgen van hosting van het SAP R/3, SAP BW en SAP BO systeemlandschap, de invulling van het technische beheer hiervan, inclusief het technisch beheer van de SAP Portal (die on-site staat), en het bieden van ondersteuning en advies op het gebied van ontwerp en implementatie. Met de verkozen dienstverlener zal een overeenkomst worden gesloten voor 3 jaar + 1 optiejaar, tegen vaste tarieven. De exacte ingangsdatum van de overeenkomst wordt in overleg vastgesteld. Als onderdeel van de overeenkomst zal een SLA worden opgesteld. Alle functionele taken zijn belegd bij Oxfam Novib (functioneel beheer), alsmede het onderhouden, verbeteren en vernieuwen van het maatwerk (applicatie ontwikkeling) Opdrachtbeschrijving De opdracht heeft betrekking op de volgende diensten: 1. Verzorgen van hosting van de SAP R/3 en SAP BW en SAP BO omgevingen Ter beschikking stellen van hardware t.b.v. de exploitatie van SAP omgevingen 2. Verzorgen van pro-actief technisch beheer van het gehele systeemlandschap t.b.v. SAP R/3, SAP BW, SAP BO en SAP Portal (inclusief technisch applicatiebeheer) Onderhouden van de koppelingen tussen de SAP R/3, SAP BW, SAP BO en SAP Portal omgevingen Gekwalificeerd personeel voor beheer, ondersteuning en verzorgen van onderhoud aan de technische infrastructuur zoals netwerk, hardware etc. Realisatie acceptabel performanceniveau van deze infrastructuur Uitvoeren van beveiligings- en backup procedures Gevraagd en ongevraagd adviseren over optimalisatie van de SAP inrichting 3. Beschikbaar stellen van beveiligde lijnverbindingen tussen Oxfam Novib en dienstverlener Conform beveiligings- en capaciteitseisen beschikbaar stellen en onderhouden van lijnverbindingen met Oxfam Novib, inclusief de daarvoor benodigde hard- en software 4. Bieden van uitwijkvoorzieningen voor de SAP R/3, SAP BW en SAP BO omgevingen en de lijnverbindingen Bieden van voorzieningen waardoor werkzaamheden van gebruikers bij storingen of calamiteiten doorgang kunnen vinden 5. Verzorgen van technische upgrades 13 P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r

14 In de navolgende hoofdstukken vindt u de details waaraan de dienstverlening dient te voldoen. Als onderdeel van de overeenkomst zal een SLA worden opgesteld. 14 P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r

15 4. Huidige situatie In 1999 heeft Oxfam Novib gekozen om SAP in te zetten als RP-pakket. Op enkele specifieke uitzonderingen na worden alle essentiële bedrijfsprocessen ondersteund door SAP. Oxfam Novib is een organisatie is verandering. De bestaande situatie is gebaseerd op een centrale organisatie, waarin alle activiteiten en bedrijfsprocessen vanuit het hoofdkantoor in Den Haag plaatsvinden. Sinds vorig jaar zit Oxfam Novib in een decentralisatieproces waarbij mensen, processen en middelen verschuiven naar veldkantoren. In het volgende hoofdstuk wordt daar verder op ingegaan Beheerorganisatie Oxfam Novib De dienstverlening van de leverancier waarmee een overeenkomst wordt afgesloten dient aan te sluiten op de beheerorganisatie van Oxfam Novib. De operationele contacten met de dienstverlener verlopen primair via de functioneel beheerders en de applicatie ontwikkelaar van Oxfam Novib. Afspraken tussen de beheerorganisaties van Oxfam Novib en de dienstverlener worden vastgelegd in de SLA SAP Modules Systeem Module(s) Versie Aantal gebruikers Aantal transacties per jaar R/3 SD RP a R/3 FI/CO RP R/3 MM RP R/3 PS RP projecten /jaar R/3 HR RP medewerkers R/3 GM RP BW Netweaver BO P nterprise portal Netweaver NB. Om medewerkers in veldkantoren met SAP te kunnen laten werken, wordt op dit moment Adobe Interactive Forms uitgerold. Bovenstaand overzicht is gebaseerd op de situatie in 2011, waarbij SAP alleen op het hoofdkantoor in Den Haag wordt gebruikt. Oxfam Novib zit echter in een decentralisatieproces dat ertoe zal leiden dat veldkantoren ook toegang moeten krijgen tot het SAP-systeem. Zie 5.2 en verder. 15 P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r

16 4.3. Situatieschets systeemlandschap bestaande situatie Bovenstaand schema geeft de situatie weer per april 2008 en is bedoeld als indicatief voor de huidige situatie. ITS wordt inmiddels niet meer gebruikt. 16 P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r

17 Onderstaand een overzicht van de servers en SAP-systemen die op dit moment worden gehost: Servernaam Callisto SAP Systeem DV BO QAS CPU Schijfcapaciteit QC: Quad-core Memory (totaal/ server) SAP versie AMD64 - QC 2,5 Ghz 8 GB 440 GB CC 6.0 BOBJ dge BI 3.1 Uranus QAS H:drive tbv archive BWQAS AMD64 - QC 2,5 Ghz 8 GB 1550 GB CC 6.0 netweaver 7.1 Mercurius PRD AMD64 - QC2,5 Ghz 16 GB 1270 GB CC 6.0 Metis BWP BWP-new AMD64 - QC2,5 Ghz 32 GB 460 GB netweaver 7.0 netweaver 7.1 Janus BWD BWDnew AMD64 - QC2,5 Ghz 8 GB 275 GB netweaver 7.0 Solman AMD64 - QC2,5 Ghz 8 GB 200 GB Solution manager 7.0 HP 1 ONQAC QAB BODV AMD64 8-core 2,27 Ghz 12 GB 1120 GB CC 6.0 BOBJ Xcelsius enterprise 2008 Crystal Reports 2008 BO PRD BOP QC 2,27 Ghz 16 GB 65 GB BOBJ dge BI P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r

18 Voor alle systemen geldt: Database system: MS SQL 2005 SP3 Operating system: Windows Server 2003 (enterprise of standard) De SAP Portal systemen staan on-site. Zie Bestaande situatie SAP R/3 SAP R/3 Development Quality Assurance Production CALLISTO URANUS MRCURIUS Bijlage 5 bevat een Service Report van een recent door SAP uitgevoerde arlywatch Alert Session. De leverancier waarmee een overeenkomst wordt afgesloten krijgt toegang tot alle beschikbare arlywatch informatie. Binnen de SAP R/3 omgeving zijn 11 printers gedefinieerd. Alle printers zijn aangemaakt op zowel PRD, QAS en DV Bestaande situatie SAP BW en BO SAP Business Warehouse Development Quality Assurance Production JANUS URANUS MTIS SAP Business Objects Development Quality Assurance Production ONQAC CALLISTO BO PRD Binnen Oxfam Novib is SAP R/3 het bronsysteem van SAP BW en SAP BO. De dataloads van de BW omgeving worden beheerd en gecontroleerd door Oxfam Novib. Bijlage 6 bevat een Service Report van een recent door SAP uitgevoerde arlywatch Alert Session Bestaande situatie SAP Portal SAP nterprise Portal Development Production Production Production PDV PDB CHICHIPORTAL PTRX 18 P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r

19 SAP Portal is geïnstalleerd op hardware van Oxfam Novib. SAP Portal is gekoppeld aan SAP R/3 en SAP BW. Op het moment van dit schrijven wordt er gewerkt aan een nieuwe portal-omgeving, zowel software- als hardwarematig Koppelingen Het SAP R/3 systeem is naast bovengenoemde koppelingen, gekoppeld aan het filesysteem dat op lokatie van Oxfam Novib staat. Daarnaast zijn er interfaces met bijvoorbeeld banken, printbedrijven en webshops. Dit gebeurt allemaal op basis van bestandsuitwisseling (XML, flat files etc). De Active Directory van Oxfam Novib wordt gebruikt voor Single Sign-On naar alle SAP omgevingen Bestaande WAN infrastructuur Oxfam Novib maakt op dit moment gebruik van een hosting locatie in Zweden. Deze is in beheer bij een externe dienstverlener. De verbinding met het Oxfam Novib kantoor in Den Haag wordt beheerd door dezelfde dienstverlener. Medewerkers die toegang willen vanuit huis of andere externe lokaties/landen, kunnen via een citrixverbinding op het SAP systeem komen. 19 P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r

20 5. Gewenste situatie In de volgende paragrafen wordt uiteengezet wat de gewenste situatrie is op het gebied van hosting en beheer Hosting Alle omgevingen (SAP R/3, BW en BO) en netwerkverbindingen moeten schaalbaar zijn en geschikt voor toekomstige uitbreidingen en intensiever gebruik door een groeiend aantal gebruikers. In eerste instantie zal de dienstverlener de bestaande omgevingen inhoudelijk moeten verhuizen naar zijn hosting locatie(s). Dit betreft een softwarematige verhuizing van de programmatuur, de maatwerkapplicaties, de databases en de inhoudelijke data. De bestaande koppelingen met andere systemen dienen daarbij intact te blijven. De beheertaken van de dienstverlener hebben hun aanvang direct na de verhuizing van de SAP omgevingen naar zijn hosting locatie(s) Datacenter Infrastructuur De datacenter infrastructuur van leverancier dient te bestaan uit ten minste twee onafhankelijk opererende datacenters met een facility uptime van 99,999%. Voorzieningen in het datacenter Continuïteit r zijn redundante elektrische en geconditioneerde stroomvoorzieningen aanwezig. Brandwering en brandbestrijding Vanzelfsprekend zijn er gespecialiseerde systemen voor brandmelding, brandalarmering en brandbestrijding aanwezig, specifiek ingericht om beschadiging aan de apparatuur te minimaliseren. Beveiliging De architectuur, indeling van de fysieke locatie en een uitgebreid pakket beveiligingsmaatregelen waarborgen de fysieke beveiliging van de datacenters. 24 uur per dag, 7 dagen per week wordt de toegang tot de datacenters bewaakt door een professionele beveiligingsdienst. Duurzaamheid Binnen de ICT-sector komt de meeste belasting van het milieu voort uit het stroomverbruik van de datacenters. Leverancier heeft daarom datacenters geselecteerd die bewust met het milieu onderwerp bezig zijn en tevens milieu ontlastende maatregelen hebben getroffen. ISO is een pré Storage Schaalbare capaciteit Uitbreiding van capaciteit is eenvoudig en kan bij volumes tot 500 GB binnen 1 dag plaatsvinden. Voor volumes tot 2 TB kan dit in de regel binnen een aantal dagen plaatsvinden. In urgente gevallen zijn uitbreidingen vanzelfsprekend sneller te realiseren. 20 P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r

21 Backup & restore faciliteiten Voor de backup van gegevens maakt leverancier gebruik van de modernste technologie zodat doorlooptijd van een back-up, maar ook die van een restore kort zijn. Zo kunnen data restores met honderden GB s per uur plaatsvinden. Ter beveiliging wordt de back-up data telkens gerepliceerd naar het andere datacenter. Data mirroring & replicatie faciliteiten Gegevens kunnen op periodieke basis gerepliceerd worden naar de andere datacenter locatie. Op deze wijze kan meerdere malen per dag een kopie van de gegevens worden veiliggesteld. Uitwijk van servers De datacenters van leverancier zijn ondergebracht in één transparant en volledig redundant netwerk waardoor verkeer van en naar applicaties tussen de locaties altijd mogelijk is. en uitwijk kan dan ook zeer eenvoudig worden gerealiseerd beheeractiviteiten Procesmatige activiteiten: Beheren, bedienen, bewaken en instandhouden van de Serveromgeving; Tuning van de Serveromgeving, bestaande uit het verzamelen van performancegegevens van de Serveromgeving en het analyseren/interpreteren van deze gegevens, Het uitvoeren van security-maatregelen op de Serveromgeving, zodanig dat derden geen toegang hebben hiertoe; Het registreren en afhandelen (eventueel naar aanleiding van preventief onderhoud) van Incidenten met betrekking tot de Serveromgeving; Het restoren van gegevensbestanden bij calamiteiten; Het registreren en aktueel houden van de CMDB van de Serveromgeving; Activiteiten met betrekking tot Incidentmanagement, Problemmanagement, 5.2. Het systeemlandschap Inleiding Oxfam Novib zit op het moment van dit schrijven middenin een decentralisatieproces. In de komende 3 jaar zal Oxfam Novib circa 20 kantoren openen, met name in de regio s Azië en Afrika. Dit betekent een verschuiving van werk. Medewerkers in veldkantoren zullen vanaf 2012 ook toegang moeten krijgen tot de SAP systemen. Hierbij is het volgende systeemlandschap gewenst: 21 P a g e A a n b e s t e d i n g S A P H o s t i n g e n B e h e e r