Startnotitie exploitatie en beheer gemeentelijke sportaccommodaties

Transcriptie

1 1 Startnotitie exploitatie en beheer gemeentelijke sportaccommodaties 23 november 2009 Pagina 1 van 9

2 2 1 INLEIDING Sport is een belangrijk bindmiddel in onze gemeenschap. Mogelijkheden om te sporten en te recreëren zijn onmisbaar voor de instandhouding en bevorderen van de sociale samenhang, met name voor de sociaal-maatschappelijke infrastructuur van onze gemeente. De wijze waarop door gemeenten invulling aan deze taken wordt gegeven is onderling zeer divers. Voor u ligt de startnotitie exploitatie en beheer gemeentelijke sportaccommodaties. De aanleiding hiervoor is het beleid, exploitatie en beheer van de gemeentelijke sportaccommodaties zoveel mogelijk op hetzelfde niveau te trekken (harmonisatie). Tevens speelt de vraag of uitvoering van de exploitatie en beheer een kerntaak is van de gemeente (kerntakendiscussie). De fusie van Alkemade en Jacobswoude heeft tot eenheid in gemeente geleid, maar nog niet in eenheid van de uitvoeringsorganisatie van de exploitatie en het beheer van de gemeentelijke sportaccommodaties. Tussen de gemeentelijke binnen- en buitensportaccommodatie bestaan grote verschillen in organisatiestructuur. We onderzoeken welke beheer- en exploitatievormen kunnen worden gerealiseerd uit het oogpunt van doelmatig en doeltreffend werken. Doelmatig in de zin van lagere uitvoeringskosten en het effectief (samen) werken tussen de bestaande gemeentelijke sportaccommodaties. Doeltreffend in de zin van het bereiken van sociaal maatschappelijke opbrengsten met sportbeoefening voor de gemeenschap door instandhouding van kwalitatief goede gemeentelijke sportvoorzieningen. Tegen de achtergrond van doelmatig en doeltreffend werken is het dan ook goed om af te vragen of we de taken die we doen ook daadwerkelijk willen en kunnen doen. Vanwege de sociaal maatschappelijke opbrengsten van sportbeoefening blijft gemeentelijke bemoeienis bij het sportaccommodatiebeleid van belang. Maar tot hoever moet die bemoeienis reiken? Moeten we zelf de accommodaties (blijven) beheren en exploiteren of uitbesteden aan derden? Exploitatie alle activiteiten gericht op het behalen van een gewenst financieel rendement uit bedrijfsvoering van de accommodatie. Beheer De activiteiten die gericht zijn op het in goede staat houden van de accommodatie. Onderdeel van het beheer zijn de taken voor dagelijks, (regulier) jaarlijks onderhoud, groot onderhoud en renovaties. Efficiëntie (doelmatigheid) Hetzelfde resultaat bereiken tegen zo laag mogelijke inzet middelen, of meer bereiken met dezelfde middelen. Effectiviteit (doeltreffendheid) welk resultaat bereik je met de inzet van bepaalde hoeveelheid middelen. Parallel aan dit kwalitatief onderzoek loopt voor de gemeentelijke accommodaties breed de inventarisatie van exploitatie, het beheer en onderhoud en de achterliggende cijfers. Bedoeling is dat 23 november 2009 Pagina 2 van 9

3 3 de cijfers uit dit onderzoek voor sportaccommodaties worden geïntegreerd in de nota harmonisatie exploitatie en beheer sportaccommodaties. Het belang van deze startnotitie ligt erin samen met u kaders / uitgangspunten vast te stellen om binnen bestaande budgetten tot doelmatige(re) aanpak te komen van het beheer en exploitatie van gemeentelijke sportaccommodaties met behoud van kwaliteit en goede spreiding binnen de gemeente. Deze kaders dienen als vertrekpunt voor de twee gespreksronden met de beheerders en bestuursleden van de accommodaties (zie plan van aanpak). Uitgaande van bovengenoemde vertrekpunten hebben we als centrale vraag geformuleerd: Welke beheer- en exploitatievorm(en) komt/komen optimaal tegemoet aan ons streven te komen tot doelmatige (efficiënt) en doeltreffende (effectief) opererende gemeentelijke binnen- en buitensportaccommodaties? 2 DOELGROEP Voorgesteld wordt om ons in deze notitie te richten op gemeentelijke sportaccommodaties. Gekeken wordt naar het beheer en exploitatie, wie voor welk soort onderhoud verantwoordelijk is en in hoeverre de organisatiestructuur beslag legt op gemeentelijke inzet (uitvoeringskosten). De feitelijke situatie wordt kort beschreven in hoofdstuk 4 huidige situatie. Private sportaccommodaties in onze gemeente zoals het Cultureel Centrum Hoogmade, Sporthal Rijpwetering en Sporthal Woubrugge zijn niet meegenomen in deze nulmeting. Ze ontvangen allen een bijdrage voor bewegingsonderwijs die los van de harmonisatie staat omdat gemeente een wettelijke plicht heeft tot het beschikbaar stellen van gymruimte(n). Voor deze private accommodaties onderzoeken we nog wel welke (indirecte) exploitatiesubsidies worden verleend die wel worden meegenomen in de harmonisatie. Cijfers hieromtrent verwachten wij te hebben begin 2010 tezamen met het onderzoek van afdeling Openbare Ruimte naar juridisch eigendom, exploitatie, beheer en onderhoud van gemeentelijke accommodaties. Voetbalvereniging MMO, die in eigendom zijn van derden, is wel opgenomen in dit overzicht vanwege financiële afspraken over respectievelijk exploitatie en groot zomeronderhoud. 23 november 2009 Pagina 3 van 9

4 4 3 KADERS Budgetneutraal harmoniseren In het coalitieakkoord is opgenomen dat de harmonisatie budgetneutraal dient te gebeuren. De huidige gemeentelijke sportaccommodaties in onze gemeente moeten met de optelsom van de budgetten voor Jacobswoude en Alkemade hun beleid, exploitatie en beheer en onderhoud zo veel zoveel mogelijk op hetzelfde niveau trekken. Gelet op grote verschillen in organisatie van exploitatie en beheer is doelmatig(er) en doeltreffend(er) werken noodzakelijk om de harmonisatie budgetneutraal te kunnen uitvoeren. Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO) en bevordering sociale samenhang Met de invoering van de Wmo is sport een middel om andere doelen/ effecten te bereiken op het terrein van volksgezondheid, integratie en sociale cohesie (leefbaarheid). Het doel van de Wmo is om de zelfredzaamheid en participatie van burgers te bevorderen. Gemeenten moeten hiertoe een samenhangend stelsel van ondersteuning en voorzieningen aanbieden. Vrij beleid De gemeente heeft geen wettelijke plicht een sportaccommodatiebeleid te voeren. Sport en WMO Sport is ondersteunend aan prestatieveld 1 van de WMO 'bevorderen van de sociale samenhang in en leefbaarheid van dorpen, wijken en buurten'. Zorgen voor aantrekkelijke sport- en recreatievoorzieningen waar burgers elkaar kunnen ontmoeten is daar een voorbeeld van. De sporthal of zaal is de ontmoetingsplek voor inwoners uit de dorpskernen die belangrijk is voor de leefbaarheid in de dorpskernen. Leefbaarheid laat zich definiëren als: het wonen in een prettige en veilige omgeving, met de mogelijkheid om gebruik te kunnen maken van sport-, zorg-, welzijnsvoorzieningen. 4 HUIDIGE SITUATIE Zoals gezegd bestaan er grote verschillen in onze gemeente wat betreft de organisatiestructuur rondom de exploitatie en beheer van sportaccommodaties. Hieronder treft u een samenvatting. In bijlage 2 is een totaaloverzicht opgenomen hoe het beheer, onderhoud en exploitatie per accommodatie is geregeld. Een totaaloverzicht van de gebruikersfaciliteiten van de sportaccommodaties is opgenomen in bijlage november 2009 Pagina 4 van 9

5 5 Binnensport Voor de binnensport is thans sprake van 4 verschillende vormen voor beheer en exploitatie: 1. Sportzaal De Meerkant: Volledig gemeentelijk beheer. Medewerkers in dienst van de gemeente zijn rechtsreeks betrokken bij de uitvoering van taken op het gebied van exploitatie, (verhuur) onderhoud en toezicht. 2. Sporthal t Spant: Externe verzelfstandiging van alléén de beheertaken aan een vennootschap. De exploitatie en het onderhoud blijven in gemeentelijk beheer. 3. De Kleine OASE: Externe verzelfstandiging van beheer- en exploitatietaken op basis van een (exploitatie)overeenkomst afgesloten bij het door de gemeente in bruikleen geven van de accommodatie. 4. Sporthal- en zwembadcomplex De Tweesprong: Externe verzelfstandiging van beheer, onderhoud en exploitatie aan een vennootschap waarvan gemeente (enig) aandeelhouder is Buitensport Onder een buitensportaccommodatie verstaan we het hele sportterrein exclusief kleedkamers,clubgebouwen (in eigendom van de verenigingen) en exclusief objecten op of rondom de velden die in beheer van de verenigingen zijn neergezet of waarop een zakelijk recht berust. Gemeente Kaag en Braassem beschikt over vier gemeentelijke sportparken: Sportpark Roelofarendsveen, Hertogspark te Rijpwetering, sportterrein Leimuiden (SV Kickers), sportterrein Woubrugge (VV Woubrugge). Gemeente is op deze parken eigenaar van de velden die zonder of tegen een symbolisch huursom (Є1,00) ter beschikking zijn gesteld aan de verenigingen. De verenigingen zijn eigenaar van de clubgebouwen met kleedkamers via een opstalrecht. De voetbalvelden (en handbalveld) op het sportterrein van MMO bevinden zich niet op gemeentelijke grond. De vereniging huurt het terrein van het Bisdom Rotterdam. Gelet op financiële afspraken voortkomend uit het onderhoudsconvenant is dit sportpark meegenomen bij het beschrijven van de feitelijke situatie. Het onderhoud en beheer van de sportvelden vindt op twee verschillende manieren plaats. Dit komt voort uit twee verschillende organisatiestructuren voor uitvoering van het onderhoud en beheer door de voormalige gemeenten Jacobswoude en Alkemade 23 november 2009 Pagina 5 van 9

6 6 Jacobswoude Voor de drie voetbalverenigingen in Jacobswoude geldt gemeentelijk beheer met privatisering van het reguliere jaarlijkse (zomer)onderhoud van de velden per 1 januari 2006 (convenant). Het onderhoud van de groensingels rondom de velden (inclusief afvoer groenafval), het doorspuiten van de drainage en onderhoud pompen voor de beregeningsinstallatie. Verenigingen ontvangen jaarlijks een budget om het reguliere (zomer)onderhoud in eigen beheer te doen of hiervoor zelf een aannemer te kiezen. De gemeente stelt jaarlijks een budget beschikbaar voor renovatie van één veld van het gezamenlijke veldenbestand van Kickers 69, VV Woubrugge en MMO In voormalig Jacobswoude had de gemeente een regisserende en toezichthoudende rol bij het onderhoud en beheer. Onder regie en toezicht valt het maken van bestekken, het (europees) aanbesteden, het toezicht houden op de uitvoering van het onderhoud op basis van kwaliteitseisen, het onderhouden van contacten met derden en verenigingen over de accommodaties, het oplossen van klachten, het budgetteren en bewaken van de inkomsten en uitgaven etc. Deze werkwijze gaat gepaard met hoge ambtelijke uitvoeringskosten. Alkemade Voormalig gemeente Alkemade heeft het onderhoud van de sportvelden op afstand gezet bij een onderhoudstichting. De voetbal- en hockeyvelden zijn aan de onderhoudstichting SSBA in bruikleen gegeven voor een periode van 1 januari 2002 tot 1 januari De stichting ontvangt een gemeentelijk onderhoudsbudget voor het uitvoeren van het gehele onderhoud van de velden, inrichtingselementen en de groensingels rondom de velden op de sportparken Roelofarendsveen en Hertogspark. Dit gemeentelijk onderhoudsbudget is vastgesteld op basis van een gespecificeerde kostenopgave voor alle onderhoudswerkzaamheden van de velden en groensingels ten tijde van de overdracht van de velden. De complexafrastering, straatverlichting, (toegang)paden tot de velden en de parkeerplaatsen vallen onder gemeentelijke verantwoordelijkheid. Eén onderhoudsaannemer doet namens de stichting het gehele onderhoud van de velden. Hij heeft naar de stichting een resultaatverplichting om te komen tot omschreven kwaliteitsniveaus die zijn vastgelegd in het door de stichting opgestelde plan van aanpak. SSBA is voor de gemeente het enige aanspreekpunt voor onderhoud van de sportvelden. De gemeente heeft niet te maken met de verenigingen elk individueel. Door deze constructie zijn de ambtelijke uitvoeringskosten vrij laag. 23 november 2009 Pagina 6 van 9

7 7 5 PLAN VAN AANPAK Om binnen bestaande budgetten tot doelmatige(re) en doeltreffende aanpak te komen van beheer en exploitatie van gemeentelijke sportaccommodaties, stellen wij de volgende plan van aanpak voor: Wat Hoe Wanneer inventarisatie Kennismakingsgesprekken over het harmonisatieproces van exploitatie & beheer van gemeentelijke sportaccommodaties en rol gemeente Startnotitie waarin de resultaten van de kennismakingsgesprekken zijn verwerkt. Zwem- en binnensport Gesprekken met bestuursleden van: - Buitenzwembad De Kleine OASE - Sporthal en zwembadcomplex De Tweesprong BV - Sportzaal De Meerkant (hoofdgebruikers) - Sporthal t Spant (beheerder) Buitensport Gesprekken met bestuursleden van: - VV Woubrugge - SV Kickers Leimuiden - SV MMO Hoogmade - Onderhoudstichting SSBA Opstellen raadskaders / uitgangspunten voor het optuigen van doelmatige en doeltreffende beheer- en exploitatievormen binnen bestaande budgetten April 09-sept 09 Okt.- Nov november 2009 Pagina 7 van 9

8 8 onderzoek Twee gespreksronden en verslaglegging De door de raad vastgelegde uitgangspunten zijn het vertrekpunt voor twee individuele gesprekronden met bestuursleden/beheerders van de accommodaties. Organisaties kunnen kennisnemen van de bevindingen uit de 1 e gespreksronde en deze inzichten meenemen in hun overwegingen/uitwerkingspunten voor de te kiezen beheer- en exploitatievorm. 1 e gespreksronde: de organisaties geven hun visie/reactie op de raadskaders en uitgangspunten uit de startnotitie Cijfers bekend rondom juridisch eigendom, exploitatie en beheer en onderhoud van gemeentelijke (sport) accommodaties en indirecte subsidies Verslaglegging resultaten 1 e gespreksronde ter kennisname naar raad en betrokken organisaties 2e gespreksronde: vaststellen keuze beheer- en exploitatievorm en aandachtspunten voor nadere uitwerking Dec januari 2010 Jan/febr 2010 febr Maart t/m april 2010 realisatie Nota harmonisatie exploitatie en beheer sportaccommodaties. Vastleggen keuze beheeren exploitatievorm voor zwem- en binnensport en een beheervorm voor de buitensport uit het oogpunt van doelmatig en doeltreffend werken in samenspraak met Afdeling Openbare Ruimte Opstellen plan van aanpak voor optuigen beheeren exploitatievorm zwem- en binnensport en beheervorm buitensport Implementeren Plan van Aanpak Nieuwe beheer- en exploitatievorm zwem-en binnensport en beheervorm buitensport zijn operationeel Beantwoorden centrale vraag en voorstel voor inrichten van een exploitatie en beheervorm voor de zwem- en binnensportaccommodaties en een beheervorm voor de buitensportaccommodaties. De financiële gevolgen van het invoeren van het nieuwe model worden doorgerekend ivm budgetneutraal harmoniseren. Deze nota wordt ter kennisname naar de raad en betrokken organisaties verstuurd. Gesprek met organisaties over het plan van aanpak en de eventueel financiële gevolgen voor hen ivm budgetneutraal harmoniseren Traject wordt samen met de organisaties gelopen met tussentijdse terugkoppeling naar college over voortgang Mei 2010 Juni 2010 Aug t/m Dec.2010 Januari november 2009 Pagina 8 van 9

9 9 6 UITGANGSPUNTEN HARMONISATIEPROCES Voorgesteld wordt om de volgende uitgangspunten te hanteren bij het onderzoek naar doelmatige en doeltreffende beheer- en exploitatievormen: 1. Uitvoering van exploitatie en beheer op afstand plaatsen van de gemeentelijke organisatie. De gemeentelijke kerntaak beperkt zich tot beleid en regie. Wij maken van prestatieafspraken (regierol) met de accommodaties om de strategische doelstellingen van sportbeleid en de sociaal maatschappelijke opbrengsten van sportbeoefening voor de gemeenschap te realiseren 2. Uitvoering exploitatie en beheer van de gemeentelijke sportaccommodaties vindt plaats met behoud vrijwilligerskader en beheerders De lokale betrokkenheid en kennis van het vrijwilligerskader en beheerders moet zoveel mogelijk worden behouden bij de keuze voor een beheer- en exploitatievorm 3. Het multifunctioneel gebruik van ruimtes moet worden gestimuleerd ter voorkoming van te lage bezettingsgraad van de sportaccommodaties. 4. Wij streven naar zelfde kwaliteit van het onderhoud binnen bestaande onderhoudsbudgetten van Jacobswoude en Alkemade. Het op afstand plaatsen van het beheer en onderhoud betreft het dagelijks klein onderhoud, het jaarlijkse groot onderhoud en de meerjarige renovaties voor de binnensportaccommodaties en de sportvelden (inclusief inrichting speelveld) en omliggend terrein met groensingels. De huidige eisen van de sportbonden (o.a.knvb, KNHB en NOC*NSF), ISA Sport en landelijke normen voor inrichting sporthal- en zalen zijn daarbij het uitgangspunt. We laten een actueel onderhoud- en beheerplan voor de sportvelden opstellen dat de leidraad is voor de onderhoudsbijdrage voor de komende 20 jaar. 23 november 2009 Pagina 9 van 9