Samenwerkende Helmondse Natuurorganisaties

Transcriptie

1 Samenwerkende Helmondse Natuurorganisaties Overeenkomst Voorwoord: Helmondse natuurorganisaties, bijeen tijdens een overleg op donderdag 16 oktober 2014 op De Groene Campus te Helmond, besluiten tot een structurele samenwerking op onderdelen van hun verenigingsactiviteiten. Dit onder de voorwaarde dat de autonomie van iedere organisatie onaangetast blijft en dat samenwerking zal gebeuren op basis van nader te maken afspraken omtrent nader te bepalen onderdelen. Het belangrijkste doel van deze samenwerking zal zijn: een meerwaarde vinden in gezamenlijke activiteiten en elkaar zodanig versterken in eigen activiteiten dat dit zal leiden tot meer en betere resultaten voor iedere deelnemende organisatie en voor het geheel van de Helmondse vrijwilligersorganisaties op het gebied van natuureducatie, milieu en duurzaamheid. Op vrijdag 27 februari hebben de 5 natuurorganisaties hun voornemens en afspraken vastgelegd en ondertekend in Helmond, Rabozaal De Groene Campus. Deelnemende natuurverenigingen: KNNV-Helmond Groei en Bloei afd. Helmond Imkersvereniging Helmond Natuurtuin De Robbert IVN-Helmond Drie andere natuurorganisaties, te weten, Coalescens, Stichting Natuurkanaal en Dahliatuin Helmond-West hebben maakten deel uit van het verkennende overleg, maar besloten later om niet actief te participeren in de samenwerking. Zij kiezen 1

2 voor positieve ondersteuning en wensen op de hoogte te worden gehouden van alle activiteiten van het Natuurplatform Helmond. Uitwerking: 1. Organisatie van de samenwerking A. Organisatiestructuur / overleg / deelnemers De beoogde samenwerking komt tot stand door middel van overleg. Twee maal per jaar komen afgevaardigden van besturen bijeen om te overleggen over samenwerkingsonderdelen. De gekozen items worden vervolgens op werkgroepniveau (operationeel niveau) verder voorbereid en uitgevoerd. De samenwerking kent geen bestuur, wel een coördinatiepunt bemand door 2 afgevaardigden van de aangesloten organisaties. Jaarlijks wisselt het voorzitterschap en wordt er ook zorg gedragen voor verspreiding van overlegverslagen. Dit impliceert dat er naast voorzitterschap ook een secretariële taak wordt gezien. De uitvoerenden komen op werkgroepniveau bijeen zo vaak als nodig is of houden anderszins contact omtrent de voortgang en concretisering / uitvoering. Voorzitter en secretaris van het samenwerkingsverband zijn niet uit dezelfde natuurvereniging afkomstig en wisselen ook niet gelijktijdig. Er zal een rooster van aftreden / opvolging worden gemaakt. B. Herkenbaarheid De samenwerkende natuurverenigingen willen als zodanig herkenbaar zijn, zowel naar de eigen leden en aangesloten deelnemers als ook naar buiten via pers en andere media. Daartoe wordt een website gestart en een logo ontworpen. Deelnemende verenigingen, leden daarvan maar ook bezoekers van deze website moeten snel de gewenste informatie kunnen vinden en delen. De onderliggende websites van de deelnemende verenigingen zullen makkelijk en snel via links bereikbaar zijn. Iedere deelnemende vereniging zorgt voor regelmatige en voldoende input op de eigen en op de gezamenlijke website(s). C. Communicatie Naast de interne berichtgeving, informatieverstrekking, stimulering en het delen van succeservaringen binnen iedere afzonderlijke natuurvereniging, zal er veel en goede aandacht zijn voor onderlinge communicatie: delen van berichtgeving, vergroten van het beoogde effect van gezamenlijke berichtgeving. De deelnemende verenigingen zullen ieder moeite doen om het naar buiten treden als samenwerkingsorganisatie zoveel mogelijk te bevorderen en hier op kwalitatief goede manier inhoud aan te geven. 2

3 2. Financiën De samenwerkende natuurverenigingen zullen geen gezamenlijke financiële administratie hebben, geen gezamenlijke bankrekening, geen gezamenlijke reserve. Als gezamenlijke uitgaven kunnen worden voorzien, zal er steeds vooraf op basis van begrote kosten overeenstemming bereikt worden over de verdeling hiervan. Daarbij is het een bevoegdheid van de deelnemende besturen om mbt tijdig ingediende kostenbegrotingen te besluiten over financiering en declaratie. 3. Externe contacten / vertegenwoordiging De deelnemende natuurverenigingen zien naast inhoudelijke samenwerking ook een meerwaarde in vertegenwoordiging naar instanties en overheden. Periodiek maar ook incidenteel zal sprake zijn van aangewezen vertegenwoordigers naar bepaalde platforms, inspraakorganen, inspraakprocedures en hoorzittingen. Als vervolg op het gestelde onder organisatiestructuur zullen vertegenwoordigers dezelfde zijn als degenen aldaar genoemd. Dit alles met oog voor bestaande inspraakstructuren en bestaande vertegenwoordigingen om dubbelingen en overdaad te voorkomen. 4. Samenwerkingsactiviteiten en afspraken Onderscheid: a. Praktisch organisatorische samenwerking Jaarlijks opstellen van een groenkalender waarin alle aangesloten natuurverenigingen zich herkennen met hun eigen activiteiten. Jaarlijks opstellen van een lezingenprogramma, waaronder ook filmvertoningen, workshops en andere presentaties Jaarlijks benoemen, voorbereiden en uitvoeren van een of meerdere praktische samenwerkingsprojecten en cursussen 3

4 b. Strategische samenwerking Realisering van een gezamenlijke website zoals beschreven onder pnt 1B, herkenbaarheid en deze in stand houden, versterken en uitbreiden naar mogelijke andere vormen van social media gebruik Verzorging van gezamenlijke publiciteit Als vertegenwoordiging naar buiten treden namens de samenwerkingsorganisatie zoals beschreven onder pnt. 3, externe contacten / vertegenwoordiging. De samenwerkingsactiviteiten kunnen na jaarlijkse evaluatie wijzigen, aangepast worden of beëindigd, zulks afhankelijk van voortschrijdend inzicht. Afspraken en planning: 1. De concept samenwerkingsovereenkomst wordt definitief vastgesteld en ondertekend door daartoe bevoegde bestuursleden van iedere natuurvereniging. 2. De eerste inrichting van de organisatiestructuur definitief maken via gezamenlijk overleg: benoemen van voorzitter / secretaris alsmede het vaststellen van een rooster van opvolging. Verwachting 1 e helft januari Het benoemen van uitvoerenden op werkgroepniveau voor alle samenwerkingsactiviteiten genoemd onder 4a. praktisch organisatoriche samenwerking. Verwachting 1 e helft februari 2015 en daarna jaarlijks aan te passen indien dit wenselijk blijkt. 4

5 4. Het wereldkundig maken van het samenwerkingsverband Helmondse Natuurverenigingen via de pers, alsmede het operationeel hebben van de website en het hebben van een logo. Verwachting 1 e helft februari Ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst door alle 5 genoemde natuurorganisaties op 27 februari Aldus overeengekomen en bekrachtigd te Helmond, 27 februari 2015, 1. Bestuur Natuurtuin De Robbert, Helmond Cees Lütkemeijer, voorzitter 2. Bestuur KNNV Helmond Martien vd Putten, voorzitter 3. Bestuur Groei en Bloei Helmond Maria Haenen-vd Bosch, voorzitter 4. Bestuur Imkersvereniging Helmond Ad van Grinsven, voorzitter 5. Bestuur IVN afdeling Helmond Ad Adriaans, voorzitter 5