Jaarverslag Rekenkamercommissie. Rekenkamercommissie

Transcriptie

1 Jaarverslag 2007 Rekenkamercommissie Rekenkamercommissie

2 Rekenkamercommissie Jaarverslag 2007 Rekenkamercommissie Oss Rekenkamercommissie Oss 12 februari

3 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding Activiteiten Onderzoek "Weet wat je verbindt" Onderzoek "De Menselijke maat" Onderzoek re-integratie Workshop grondbedrijf Nieuwsbrief Workshop verbonden partijen Onderzoeksprogramma Financiën in

4 1. Inleiding Voor u ligt het jaarverslag 2007 van de rekenkamercommissie van de gemeente Oss. In dit jaarverslag legt zij in inhoudelijke en in financiële zin verantwoording af over de werkzaamheden in het afgelopen jaar. Het jaar 2007 was het eerste jaar voor de rekenkamercommissie waarin zij twee onderzoeken heeft uitgevoerd en aan de raad gepresenteerd en een derde onderzoek heeft opgestart. Daarnaast heeft zij de aanzet gegeven tot een informatieworkshop van het grondbedrijf en de gemeenteraad. Tevens is de raad in een nieuwsbrief tussentijds geïnformeerd over de voortgang van de werkzaamheden. Deze activiteiten worden in dit jaarverslag nader toegelicht. De rekenkamercommissie is een zogenaamd gemengd model. Dit betekent dat zij bestaat uit externe leden en interne leden. De externe leden zijn personen zonder enige verbintenis met de gemeente Oss, de interne leden zijn raads- of commissieleden niet zijnde raadsleden. Samenstelling rekenkamercommissie in 2007: Leden: Hans Delzenne (voorzitter) drs. Hanneke Sanders (extern lid) drs. Theo van Mullekom (extern lid) ir. Hans Schlösser (intern lid) dr. Jan Zoll (intern lid) De rekenkamercommissie wordt bij haar werkzaamheden ondersteund door drs. Eelke Horselenberg als ambtelijk secretaris. Hiervoor is hij ingehuurd via de Lokale Rekenkamer (landelijk adviesbureau) (voor 0,4 fte). De geboden ondersteuning bestaat uit het voeren van het ambtelijk secretariaat en het verrichten van onderzoekswerkzaamheden. In zijn functie is Eelke Horselenberg twee dagen per week aanwezig op het gemeentehuis. De opzet van het jaarverslag 2007 is als volgt. Paragraaf 2 geeft een overzicht van de uitgevoerde activiteiten van de rekenkamercommissie in In paragraaf 3 wordt het financiële overzicht gegeven. 3

5 2. Activiteiten Onderzoek "Weet wat je verbindt" Het eerste onderzoek van 2007 ging over de informatievoorziening omtrent verbonden partijen aan de raad. Dit onderzoek werd uitgevoerd binnen het landelijke DoeMee onderzoek van de Lokale Rekenkamer, waarop rekenkamercommissies zich konden inschrijven. Dit onderzoek leverde zowel een eigen onderzoeksrapport op als een overkoepelende notitie waarin algemene bevindingen en goede voorbeelden staan weergegeven. In totaal hebben 21 gemeenten geparticipeerd in dit onderzoek. Verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen voeren belangrijke gemeentelijke taken uit. Deze uitvoering staat op afstand en een goede informatievoorziening is noodzakelijk om doelbereiking te borgen. In het onderzoek is de rekenkamercommissie nagegaan welke garanties de gemeente heeft en hoe hier in de praktijk vorm aan wordt gegeven. Het doel van het onderzoek luidde: Het onderzoek moet inzicht bieden in de wijze waarop de gemeenteraad zich verzekert van toegang tot de juiste informatie om periodiek te kunnen bepalen in hoeverre de beoogde resultaten van deelname aan een Verbonden Partij worden gerealiseerd. Het onderzoek toonde aan dat er op dit punt door de gemeente nog diverse verbeteringen gemaakt kunnen worden, ondanks alle goede initiatieven die er reeds lopen. De raad heeft de aanbevelingen van de rekenkamercommissie deels wel overgenomen, deels niet. De conclusies van het onderzoek luidden: De paragraaf verbonden partijen en de lijst van verbonden partijen voldoen niet aan de eisen die de wetgever (in het BBV) en de gemeenteraad (in de financiële verordening) er aan hebben gesteld. De gemeente voldoet niet aan de begrotingseisen van het BBV door het ontbreken van een productenbegroting en productenrealisatie. De raad benut de informatievoorzieningen niet volledig. Door de raadsleden wordt de mogelijkheid het AB en DB actief te benaderen voor informatie niet gehanteerd. In de, onderzochte, gemeenschappelijke regelingen worden onderling verschillende eisen gesteld aan de informatievoorzieningen. Door sommige bepalingen wordt de raad verder op afstand geplaatst. 4

6 De aanbevelingen van het onderzoek luidden: Draag als raad het college van B&W op de paragraaf verbonden partijen en de lijst verbonden partijen te laten voldoen aan het BBV en aan de financiële verordening van de gemeente Oss. Zie hier jaarlijks als raad actief op toe. Heroverweeg als raad en college van B&W de huidige begrotingsmethode van de gemeente Oss. Uitgangspunt hierbij dient hierbij te zijn het voldoen aan het BBV, door middel van het opstellen van; programmabegroting, jaarrekening en jaarverslag alsmede een productenbegroting en productenrealisatie / -rekening. Om als raad een volledig beeld van het functioneren en het effect van de gemeenschappelijke regeling te krijgen, is het optimaal benutten van de informatiemogelijkheden door de raad van essentieel belang. Vraag als raad, wanneer dit nodig is, vaker de AB en DB leden om informatie. Bij het aangaan van nieuwe gemeenschappelijke regelingen dient de raad kritisch te kijken naar de implicaties van vereisten omtrent de informatievoorziening. In de gemeenschappelijke regeling geeft de raad aan welke eisen hij stelt aan de informatievoorziening, zodat hij hier in een later stadium op terug kan vallen. Eventueel is deze stap te ondervangen door het opnemen van dergelijke vereisten in een op te stellen nota verbonden partijen. De rekenkamercommissie uit zich positief over de ingezette verbetering van de paragraaf Verbonden Partijen in de programmabegroting Zij is van mening dat door de toegenomen informatie in de paragraaf de raad meer zicht krijgt op de verbonden partijen. 2.2 Onderzoek "De Menselijke maat" Een van de onderwerpen die door veel rekenkamercommissies is onderzocht in 2007, is de gemeentelijke dienstverlening. Ook de rekenkamercommissie Oss kreeg tijdens de inventarisatie van onderzoeksonderwerpen voor het onderzoeksprogramma 2007 meerdere malen de dienstverlening van de gemeente als onderwerp aangereikt. Hierbij was de aandacht nadrukkelijk gericht op de afhandeling van brieven door de gemeente. De doelstelling van het onderzoek was tweeledig: 1. Inzichtelijk maken of de kwaliteit van de dienstverlening door de gemeente Oss voor wat betreft de beantwoording van brieven voldoet aan de hiervoor geformuleerde beleidskaders op landelijk en gemeentelijk niveau. 2. Inzichtelijk maken in hoeverre de gemeente adequaat omgaat met briefschrijvers. Het gaat hierbij om de inhoudelijke reactie, tijdigheid en bejegening (toonzetting en woordkeus) in de brief. Voor het onderzoek zijn drie criteria vastgesteld voor de beoordeling van de brieven: inhoudelijke reactie, tijdigheid en bejegening. Op alle drie de criteria valt door de gemeente nog een verbetering te maken. Het valt hierbij op dat de afhandeling van standaardbrieven doorgaans redelijk goed gaat, maar dat gemeente zelden maatwerk levert in gevallen waarin dat nodig is. De conclusies van het onderzoek luidden: 5

7 Geldend gemeentelijk kader stringenter dan landelijk voorgeschreven. Dossiervorming niet op orde en geen centrale sturing en controle. Aanzienlijk deel van de brieven wordt niet volledig inhoudelijk beantwoord. Tijdige beantwoording wordt niet gehaald. Bejegening voor verbetering vatbaar. De aanbevelingen van het onderzoek luidden: Zorg er als gemeente voor dat briefdossiers volledig zijn en zie per direct toe op een actieve sturing op een correcte afhandeling van brieven. Voldoe als gemeente aan de termijnen voor ontvangstbevestiging en beantwoording. Lever maatwerk bij de inhoudelijke beantwoording van brieven. Verbeter de bejegening door de briefschrijver centraal te stellen en door als gemeente een proactieve houding aan te nemen bij de briefbeantwoording. Laat een klanttevredenheidsonderzoek doen naar hoe brieven door de gemeente beantwoord worden. Vraag als gemeenteraad aan het college van B&W om binnen drie maanden te komen met een plan van aanpak over de verbetering van de beantwoording van brieven. De uitvoering van het onderzoek heeft meer tijd gekost dan vooraf is ingeschat. De extra tijdsinspanning is vooral veroorzaakt doordat er meer briefdossiers zijn geanalyseerd dan aanvankelijk de bedoeling was. Bovendien zijn de geselecteerde briefdossiers uitgebreider geanalyseerd. Dit was nodig om het onderzoek de benodigde kwaliteit te geven, wat weer een noodzakelijke basis was om conclusies en aanbevelingen op te kunnen stellen. Het rapport is zowel door de gemeenteraad als het college van B&W positief beoordeeld. In de raadsvergadering van 3 januari 2007 zijn de conclusies en aanbevelingen in hun geheel overgenomen. Het rapport is ingezonden voor deelname aan de jaarlijkse prijs de goudvink van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies. 2.3 Onderzoek re-integratie In het najaar van 2007 is de rekenkamercommissie begonnen met het onderzoek naar de re-integratie in het kader van de Wet werk en bijstand. Door de uitloop van het onderzoek "De menselijke maat" is dit onderzoek later van start gegaan dan gepland. Dit betekent dat het onderzoek doorloopt tot in het voorjaar van De onderzoeksopzet is inmiddels aan de raad toegestuurd. Het doel van het onderzoek is als volgt: 6

8 De raad het inzicht geven: 1. in welke mate de realisatie van het re-integratie beleid en de resultaten van de daarmee gepaard gaande instrumenten effectief is; 2. in welke mate de raad en het college zicht hebben op deze effectiviteit en efficiëntie van het reintegratiebeleid en hierop kan sturen. 2.4 Workshop grondbedrijf Eind 2006 heeft de rekenkamercommissie ten behoeve van het onderzoeksprogramma 2007 een inventarisatie gemaakt van mogelijke onderzoeksonderwerpen. Een van de onderwerpen die toen meermalen genoemd is, was het Vastgoedbedrijf. Als oriëntatie op dit onderwerp heeft de rekenkamercommissie een gesprek gevoerd met de directeur van het Vastgoedbedrijf. Hierbij bleek dat het Vastgoedbedrijf binnen afzienbare tijd nieuwe beleidsstukken zou presenteren, welke de transparantie van de werkzaamheden zou vergroten. De aard van de vragen van de indieners richtte zich met name op het inzicht in de werkwijze en de transparantie van het Vastgoedbedrijf. De rekenkamercommissie heeft dan ook gesteld dat een onderzoek hiernaar op dat moment niet logisch was. Wel zag de rekenkamercommissie het als haar taak invulling te geven aan de vragen die leefden bij het onderzoeksonderwerp. Zij heeft daarvoor het Vastgoedbedrijf voorgesteld de nieuwe beleidsstukken interactief aan de raad te presenteren zodat de raad direct begrip en inzicht zou krijgen in de aangeboden materie. Deze workshop is op 8 maart 2007 gehouden. Uit de door de rekenkamercommissie ontvangen reacties blijkt dat de raad de workshop als nuttig en verhelderend heeft ervaren. Door deze workshop heeft de rekenkamercommissie aangetoond dat zij niet alleen door het uitvoeren van onderzoek invulling kan geven aan haar taken. Deze benadering, een andere vorm dan rapportage, is ingezonden voor deelname aan de jaarlijkse prijs van de Lokale Rekenkamer. 2.5 Nieuwsbrief Het uitvoeren van onderzoeken neemt veel tijd in beslag. Hierdoor kan het gebeuren dat de raad geruime tijd niets van de rekenkamercommissie verneemt. Om de informatie vanuit de rekenkamercommissie niet alleen te beperken tot de raadsbehandeling van rapporten, heeft de rekenkamercommissie in 2007 het besluit genomen met nieuwsbrieven te gaan werken. Deze nieuwsbrieven zullen onregelmatig verschijnen om de raad bij te praten over de stand van zaken omtrent onderzoeken en andere activiteiten. De eerste nieuwsbrief verscheen in de zomer van De nieuwsbrief bevatte een overzicht van de uitgevoerde, in uitvoering zijnde en geplande onderzoeken. Daarnaast werd aandacht besteed aan de workshop van het Vastgoedbedrijf en werd vooruitgekeken naar het onderzoeksprogramma

9 2.6 Workshop verbonden partijen De gemeente Oss heeft op 21 november een informatiemiddag georganiseerd voor secretarissen van gemeenschappelijke regelingen, raadsgriffiers en beleidsambtenaren van 21 gemeenten in Brabant- Noord. Het doel van deze middag was de afstemming van het proces van adoptie, waarbij twee gemeenten een kadernota van een gemeenschappelijke regeling analyseren, zodat het resultaat bruikbaar is voor alle andere deelnemende gemeenten. De rekenkamercommissie was bij deze informatiemiddag uitgenodigd om een presentatie te geven van de algemene bevindingen van het DoeMee-onderzoek verbonden partijen. Deze uitnodiging heeft de rekenkamercommissie aanvaard, om zo de uitkomsten en leerpunten van de onderzoeken breed kenbaar te maken. Mogelijk worden de goede voorbeelden hierdoor in meer gemeenten bekend en overgenomen. 2.7 Onderzoeksprogramma 2008 In het najaar van 2007 heeft de rekenkamercommissie wederom gekozen voor een brede inventarisatie van onderwerpen voor het onderzoeksprogramma Daarvoor heeft de rekenkamercommissie de gemeenteraad, de bevolking, de gemeentelijke organisatie en het college van B&W benaderd. De gemeenteraad De ervaringen met de interactieve benadering van de raadsfracties in 2006 waren positief. De rekenkamercommissie heeft in 2007 dan ook weer iedere fractie uit de gemeenteraad van Oss voor een gesprek uitgenodigd. De rekenkamercommissie is hierbij als gast aanwezig geweest in de fractievergaderingen. In een gesprek van een half uur is geïnventariseerd welke mogelijke onderzoeksonderwerpen er leven binnen de fractie. Hierbij was ook aandacht voor de overwegingen die aan deze onderwerpen ten grondslag lagen. De bevolking De inwoners van de gemeente Oss zijn op drie manieren benaderd door de rekenkamercommissie. In de eerste plaats via een oproep op de gemeentepagina in Oss Actueel. In de tweede plaats via de pagina van de rekenkamercommissie op de website van de gemeente Oss ( Op de homepage van de gemeente Oss stond de banner Het kan altijd beter. Wanneer deze banner werd aangeklikt, kwam men terecht op de pagina van de rekenkamer waarop men werd opgeroepen onderwerpen aan te dragen. In de derde plaats heeft de voorzitter van de rekenkamercommissie, Hans Delzenne, op D-tv een interview gegeven waarin hij de burgers verzocht onderwerpen aan te dragen. De gemeentelijke organisatie Middels het plaatsen van een oproep op het intranet van de gemeente Oss is de ambtelijke organisatie benaderd. 8

10 Het CMT (Concern Management Team) De rekenkamercommissie heeft de gemeentesecretaris verzocht te inventariseren of en welke onderwerpen volgens het CMT in aanmerking kwamen voor onderzoek. Het college van B&W Ook het college van B&W is via de gemeentesecretaris verzocht eventuele onderwerpen aan de rekenkamercommissie aan te dragen. De inventarisatie heeft in totaal 29 onderwerpen opgeleverd. De rekenkamercommissie heeft deze onderwerpen gewogen aan de hand van de selectiecriteria. Daarnaast heeft de frequentie waarmee onderwerpen zijn genoemd, een rol gespeeld bij de uiteindelijke keuze. Bij deze beoordeling zijn ook de onderzoeksonderwerpen uit de groslijst van het onderzoeksprogramma 2007 meegenomen. Na weging van alle aangedragen onderwerpen heeft de rekenkamercommissie het besluit genomen zich in 2008 op drie verschillende onderzoeken te richten. In de eerste plaats zal in 2008 het onderzoek re-integratie afgerond worden. Dit onderzoek heeft een doorloop vanuit Naast de afronding van re-integratie zal de rekenkamercommissie in 2008 twee nieuwe onderzoeken opstarten. De nieuwe onderzoeken zullen zich richten op het handhavingsbeleid van de gemeente Oss en op de effectuering van aanbevelingen van eerdere rekenkameronderzoeken. Onderwerpen 2008: Afronding re-integratie Handhavingsbeleid Effectuering conclusies en aanbevelingen 9

11 3. Financiën in 2007 Hieronder staat het overzicht van te besteden gelden voor 2007 en de daadwerkelijke uitgaven van de rekenkamercommissie in Baten 2007 Lasten 2007 Primaire begroting ,00 vergadervergoedingen 2.808,35 begrotingswijziging 0,00 Reis- en verblijfkosten 4.036,93 Onderzoek externe leden rkc ,00 Lidmaatschappen 885,00 Symposia 270,00 Inhuur ambtelijke Secretaris/onderzoeker ,00 Inhuur administratieve ondersteuning 0,00 Specialistische inhuur onderzoek 8.000,00 Overige Actuele begroting ,00 Totaal te besteden ,00 Totaal lasten ,28 Saldo (+/-) ,28 De rekenkamercommissie sluit het jaar 2007 af met een negatief saldo van 2.556,28. Deze beperkte overschrijding van het budget is met name het gevolg van de extra onderzoekstijd die het onderzoek De menselijke maat heeft gevergd. 10

12