Raadsinformatiebrief B&W vergadering 23 juli 2013

Transcriptie

1 Kerkplein 2 T (0343) Postbus 200 F (0343) AE Doorn E info@heuvelrug.nl Raadsinformatiebrief B&W vergadering 23 juli 2013 Steller adres Onderwerp : R.L. Parahoe : r.parahoe@heuvelrug.nl : Omgevingsdienst regio Utrecht, RUD vorming en financiële situatie Geachte leden van de raad, Graag informeren wij u over het volgende. 1 Inleiding Begin dit jaar kwam bij de Omgevingsdienst Regio Utrecht ( ODrU) een financieel tekort over boekjaar 2012 naar voren. Deze is ontstaan in relatie tot de vorming van de Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (RUD-U) en de vervlechting van de ODrU met de RUD-U in wording (RUD-U i.w.). Daarnaast laat de prognose van de exploitatie van de ODrU over 2013 een tekort zien. Hierbij willen wij u nader informeren over de ontstane situatie en hoe we hier mee om willen gaan. We beginnen met een schets van de financiële gevolgen, gaan in op huidige situatie, inclusief de vorming van de RUD, om vervolgens inzicht te geven in de gevolgen voor de ODRU-RUD-vorming (proces). 2 Financiën De vervlechting van ODrU en RUD-U in wording zorgt voor een negatief resultaat voor 2012 en de eerste helft van Hieronder wordt ingegaan op de onderdelen: - Tekort jaarrekening ODrU Prognose 2013 en 1e begrotingswijziging 2013 ODrU - De positie van de ODrU in de vorming van de RUD-U. Tekort jaarrekening ODrU 2012 In de concept jaarrekening 2012 komt het ongedekte tekort over 2012 uit op een bedrag van ,-. Momenteel wordt door de ODrU gewerkt aan het document ODrU op orde. Dit document zal een volledige analyse bevatten over het ontstaan van dit tekort. Daarbij wordt tevens de definitieve versie van het accountantsrapport van accountantskantoor Ernst & Young gevoegd. Prognose 2013 en 1e begrotingswijziging 2013 ODrU De vervlechting en bijbehorende financiële gevolgen werkt ook in 2013 door. De prognose van de exploitatie van de ODrU over 2013 laat hierdoor een tekort zien van 1,2 miljoen en wordt onder andere veroorzaakt door: - het te laag begroten van de personeelslasten in de begroting 2013; - een relatief hoog ziekteverzuim (2% punten hoger dan geraamd); - achterblijvende acquisitie met als gevolg achter blijvende inkomsten; Bankrekeningnummer BNG IBAN NL64BNGH

2 - de inzet van medewerkers van de ODrU voor de RUD-vorming. Het document ODrU op orde waar door de ODrU aan gewerkt wordt - zal onder meer een analyse van de prognose voor 2013 bevatten en de maatregelen die nodig zijn om de ODrU op orde te brengen en het geprognosticeerd tekort te beperken. Voor de noodzakelijke bijstelling van de begroting wordt een 1e wijziging van de begroting 2013 opgesteld. Deze wordt na het zomerreces ter behandeling aan de raden van de deelnemende gemeenten gestuurd. Overigens is de ODRU van mening dat kan worden geconstateerd dat de deelnemende gemeenten zelf ook invloed op de financiële uitkomst over 2013 hebben, namelijk via het inlopen op de achterblijvende acquisitie. Het ODrU bestuur verzoekt de gemeenten om daarvoor geschikte werkzaamheden, zoveel mogelijk aan de ODrU te gunnen. Verzoek tot vereffening van tekorten op basis van de GR De reserves van de ODrU bieden geen ruimte om het tekort van 2012 of een deel er van op te vangen. Dit betekent dat conform de tekst van artikel 32, lid 2 en 3 van de gemeenschappelijke regeling door de deelnemers/eigenaren in het nadelig exploitatie saldo moet worden bijgedragen. Aangezien het tekort toe te schrijven is aan de extra inzet door zowel eigen als inhuur personeel op de RUD-vorming brengt het bestuur deze kosten in als projectkosten bij de RUD i.w. Zoals in de inleiding aangegeven zijn er nog geen harde afspraken gemaakt over de toedeling van de aanloop- en implementatiekosten. Het is op dit moment daarom uitermate onzeker of deze kosten geheel of gedeeltelijk opgenomen zullen worden in de begroting van de RUD-U i.w. Van het tekort van de eerste helft van 2013 is aantoonbaar toe te wijzen aan de inzet van medewerkers ODrU voor de vorming van de RUD-U. Ook deze kosten brengt het bestuur in als projectkosten bij de RUD i.w., maar ook hier geldt dat onzeker is dat deze kosten geheel of gedeeltelijk meegenomen worden in de begroting RUD i.w. Gevolgen gemeente Utrechtse Heuvelrug Aannemelijk is dat de gemeenten dàt deel van het tekort voor hun rekening nemen, naar rato van opdrachtenportefeuille. Onze gemeente heeft een vrij groot aantal gegarandeerde contracturen. Op basis van cijfers uit de begroting 2013 van de ODrU is ons aandeel ongeveer 9,5%. Op basis van dit percentage is ons aandeel van het tekort in ,- en voor 2013 vooralsnog ,-. De genoemde ,= heeft betrekking op het tekort over het 1 e halfjaar Het geprognosticeerd tekort over 2013 bedraagt 1.2 miljoen. Dit komt voor ons neer op een bijdrage van ,-. Er worden maatregelen getroffen om dit geprognosticeerd tekort te beperken (zie paragraaf 3 van deze brief onder Genomen acties ). Getracht wordt om beide bedragen in te brengen als projectkosten bij de RUD-U i.w., maar onduidelijk is of de bedragen daadwerkelijk worden meegenomen in de begroting van de RUD-U i.w. Evenals de andere deelnemende gemeenten heeft onze gemeente een bijdrage ontvangen voor de vorming van een RUD. De bijdrage aan onze gemeente bedroeg ,=. Deze rijksbijdrage kan als dekking worden ingezet. Pagina 2 van 5

3 3 Schets situatie Fusie Milieudienst Noordwest Utrecht met Milieudienst Zuidoost Utrecht tot ODrU en gelijktijdig oplopen van proces vorming RUD-U De Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODrU) is ontstaan op 1 juli 2012 na de fusie tussen de milieudiensten Noordwest Utrecht en Zuidoost Utrecht. Deze fusie diende de toekomstbestendigheid en de positie van de milieudiensten en de deelnemende gemeenten in het bestuurlijk krachtenveld rond de Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (RUD-U) vorming in de provincie Utrecht te verstevigen. Naast dit fusietraject loopt sinds 2009 het traject om met 26 gemeenten en de provincie te komen tot de RUD- U. Dit is in opdracht van het Rijk. De opdracht van het Rijk is dat de RUD-U functioneert per 1 januari In september 2012 is in het AB van de ODrU besloten dat de ODrU daarvoor als fundament dient. De directeur ODrU was voor dit proces tevens tot kwartiermaker RUD-U benoemd. Uitgangspunt was dat de overige partijen binnen de provincie zouden toetreden tot de ODrU en daarmee zou de ODrU worden uitgebouwd tot RUD-U. Dit uitgangspunt is verwerkt in het Koersdocument (september 2012) dat door alle aan de RUD vorming deelnemende partijen bestuurlijk is vastgesteld. Vervlechting ODrU en RUD-U vorming De ODrU dient als basis voor de RUD-U vorming, ook vanuit het oogpunt van het doen van rechtshandelingen en betalingen. Achteraf blijkt dat er bij de toetredende partijen op een aantal punten te weinig bestuurlijke consensus is geweest. Er was daarnaast geen goed afgehechte bestuurlijke governance. Ook blijkt de combinatie van de rollen van directeur ODrU en kwartiermaker RUD-U verenigd in één persoon een minder gelukkige zo niet onmogelijke opdracht. Begin dit jaar werd duidelijk dat bij de ODrU, over het boekjaar 2012 een financieel probleem is ontstaan, in relatie tot de vorming van de RUD-U. De ODrU heeft uitgaven gedaan voor de inzet eigen personeel en voor externe inhuur van personeel die niet vooraf bestuurlijk zijn geautoriseerd. De gedachte van de ODRU was deze kosten te dekken uit: - de Rijksbijdrage voor de vorming van de RUD-U vorming, die de gemeenten eind 2012 hebben ontvangen en/of - uit de provinciale bijdrage (voorfinanciering door de provincie welke terugverdiend zou worden door de RUD-U in het kader van de te verwachten efficiencywinst) voor de implementatiekosten voor de vorming van de RUD-U ad ,-, zoals opgenomen in de begroting van het Koersdocument RUD-U i.w. Dit bedrag zou worden voorgefinancierd door de provincie en zou door verwachte efficiencywinst binnen 4 jaar worden terugverdiend door de RUD-U. Deze kosten zijn niet in de exploitatie en begroting 2012 meegenomen. Hierdoor werd tot begin dit jaar het beeld geschetst dat over boekjaar 2012 er een beperkt tekort te verwachten was. Pas na afsluiting van het boekjaar 2012 is de omvang van het werkelijk tekort binnen de ODrU bestuurlijk duidelijk geworden. Verder bleek dat ook in 2013 tekorten zullen ontstaan. Genomen acties Direct na het bekend worden van deze situatie in de vergadering van het Algemeen Bestuur van februari 2013, hebben het dagelijks bestuur en de directie van de ODrU accountantskantoor Ernst & Young onderzoek laten uitvoeren naar de gang van zaken. Het bestuur heeft gelijktijdig besloten de procedure van de vorming van de RUD-U on hold te zetten in afwachting van nieuwe afspraken over toerekening van kosten en dekking binnen het project RUD. Ook is de directeur ODrU teruggetrokken als kwartiermaker, zodat zij zich volledig kan richten op de interne organisatie. Daarnaast is besloten de controller te vervangen door een interim controller en om een intern onderzoek te starten bestaande uit: - een analyse van de financiële situatie ODrU over 2012 en 2013; Pagina 3 van 5

4 - een analyse van de stand van zaken van de fusie Noord-West Utrecht met Zuid-Oost Utrecht tot ODrU inclusief analyse over lopende zaken als: ICT, huisvesting en acquisitie; - de te treffen maatregelen om de ODrU op orde te krijgen zodat deze toekomstbestendig is; - vanuit diverse gemeenten, waaronder Utrechtse Heuvelrug, worden deskundige medewerkers ingezet om het proces verder te begeleiden; - er is door het dagelijks bestuur een uitgavestop ingevoerd bij de ODrU. 4 Toekomstbestendigheid ODrU De focus van het Algemeen Bestuur ligt nu op het op orde krijgen van de eigen ODrU-organisatie. Een eerste stap hierin is het komen tot een afronding van de fusie: vooral op het gebied van ICT, huisvesting, P&O, werkprocessen en cultuur lopen nog integratieprojecten. Hierbij is vooral aandacht nodig voor de componenten ICT en huisvesting. Gezien de afspraken tussen het rijk, IPO en de VNG om te komen tot een RUD blijft het van belang om vooruit te kijken. Daarom richt het bestuur zich op het toekomstbestendig maken van de ODrU. De gemeenten moeten het vertrouwen krijgen dat de ODrU de uitvoeringsorganisatie is die de deelnemende gemeenten voor ogen hebben. De ODrU werkt in dit kader aan een document ODrU op Orde dat maatregelen zal bevatten om dit te bewerkstelligen. Hieronder enkele voorbeelden van maatregelen waaraan gedacht wordt: - het opstellen van een business case om te komen tot maatregelen voor een goede borging van de uitvoering van de taken door de ODrU. De business case zal gericht zijn op huisvesting en ICT; - het opstellen van een transitieplan. Hierin wordt aangegeven op welke wijze de ODRU de noodzakelijke solide basis kan worden voor de RUD-U. Het transitieplan geeft een doorkijk naar Het document ODrU op Orde zal na het zomerreces aan het AB van de ODrU worden voorgelegd ter besluitvorming. Eventuele extra kosten voor de noodzakelijk te nemen maatregelen worden meegenomen in de 1e begrotingswijziging De positie van de ODrU in de RUD-U vorming Ondanks dat primair nu de aandacht uit gaat naar het op orde brengen van de ODrU kan dit niet los gezien worden van de ontwikkelingen binnen de provincie naar een RUD-U in wording. De ODrU heeft op dit moment geen actieve inzet op dit traject. Dit laat onverlet dat de overige partijen in de provincie wel verder gaan. Het besluit van het bestuur van de ODrU om het RUD-traject on hold te zetten, heeft er toe geleid dat de Stuurgroep van de RUD-U op 31 mei 2013 heeft besloten om een doorlichting van het RUD-U project te laten uitvoeren (zie de brieven d.d. 31 mei en 17 juni 2013 die als bijlage 2 en 3 zijn toegevoegd aan deze RIB). Deze doorlichting is uitgevoerd door bureau Kokxdevoogd. In de rapportage van dit bureau vindt u de bevestiging van de noodzaak om binnen de ODrU de focus te leggen op afronding van de fusie en het toegroeien naar een solide uitvoeringsorganisatie. Het informeel Algemeen Bestuur van de RUD-U i.w. heeft op 10 juli jl. besloten om vanaf nu twee sporen te bewandelen die bestuurlijk en organisatorisch wel nauw met elkaar verbonden blijven. De ODrU brengt eerst de eigen bedrijfsvoering op orde en rondt intern het recente fusieproces af. In de tussentijd maken de provincie, de SBG-gemeenten en de gemeenten Utrecht, Lopik, Nieuwegein en Houten een doorstart en brengen zo snel mogelijk de VTH-taken onder in één RUD. Zij maken daarbij maximaal gebruik van het beschikbare materiaal dat in de projectorganisatie is ontwikkeld en bruikbare bouwstenen van de ODrU. De ODrU haakt in een later stadium weer aan. Alle Utrechtse gemeenten en de provincie maken zich nog steeds sterk voor één gezamenlijke RUD binnen de provincie. In oktober 2013 zullen de partijen nadere afspraken maken en gezamenlijk het proces bepalen om tot één RUD te komen. Ook wordt vastgelegd op welke wijze Pagina 4 van 5

5 in de twee sporen gezamenlijk wordt opgetrokken, zodat de integratie van beide organisaties - zodra dat mogelijk is - soepel kan verlopen. Het Algemeen Bestuur van de ODrU is het met die lijn eens en zet er bij de voortzetting van het RUD-traject op in dat de ODrU-gemeenten een voldoende strategische positie krijgen, maar ziet zich genoodzaakt de ambtelijke inzet van de ODRU te minimaliseren. 6 Standpunt college Wij maken ons zorgen om de hoogte van de tekorten, het feit dat de uitgaven in 2012 niet bestuurlijk zijn geautoriseerd en dat de vervlechting van de ODrU en RUD-U i.w. haar doorwerking vindt in Daarnaast zijn nog niet alle kosten inzichtelijk voor ICT, huisvesting en het maatregelenpakket om de ODrU op orde te krijgen. Wij houden een vinger aan de pols en informeren u over de voortgang van de ontvlechting en RUD-U vorming. Bijlagen 1. Bericht namens de stuurgroep RUD-U i.w. d.d. 31 mei Bericht namens de stuurgroep RUD-U i.w. d.d. 17 juni Rapportage Kokxdevoogd Doorlichting RUD Utrecht i.w. 28 juni Communicatieboodschap RUD Utrecht i.w. d.d. 10 juli definitief Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrechtse Heuvelrug, de secretaris, de burgemeester, drs. T.P. van der Steen G.F. Naafs Pagina 5 van 5