Handleiding FPZ registratiesysteem Service Apotheek

Transcriptie

1 Handleiding FPZ registratiesysteem Service Apotheek Inhoud 1. Inleiding 2. Beveiliging 3. Aanmelden a. Meer dan één apotheek? 4. Browserinstellingen 5. Versie Internet Explorer 6. Extractie NAW-gegevens 7. Koppeling AIS 8. Actieve Modules 9. Rapportage 10. Opmerkingen, suggesties of vragen? 11. Veel gestelde vragen In deze handleiding kunt u alle informatie vinden rondom de automatisering. Mocht u naar aanleiding van deze handleiding nog vragen over de Modules, het FPZ registratiesysteem of overige vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met uw formulemanager. Wijzigingen voorbehouden. 1. Inleiding Voordelen - Eenvoudig en efficiënt in gebruik; - Uitgifte en vervolgacties automatisch plannen en opvolgen; - Patiëntdossier, witte kaart(en) en alle vervolgacties in één centraal systeem; - Op alle werkplekken met internet toegang tot patiëntdossier; - Inzicht en controle op juiste begeleiding van patiënt; - Aantoonbaar maken van zorghandelingen zowel op lokaal als op groepsniveau (zorgregels kunnen vervallen); - Ten opzichte van de oude manier van werken kunnen de digitale zorgmodules een forse tijdsbesparing in de apotheek opleveren. Wat houdt de nieuwe automatisering in? Met de nieuw ontwikkelde software biedt Service Apotheek u de mogelijkheid om alle relevante (behandel)informatie rondom chronische patiënten vast te leggen in een digitaal patiëntdossier. Dit betekent dat alle informatie (patiënteninformatie, witte kaarten etc.) nu op één plaats worden bewaard en alle modulestappen automatisch worden ingepland in de persoonlijke agenda van de (taak)verantwoordelijke assistent(en). Voor u als apotheker betekent de nieuwe software een enorme stap voorwaarts in het registreren van zorghandelingen en het monitoren van een juiste begeleiding van de chronische patiënt door uw medewerkers. Doordat de geautomatiseerde module gebruik maakt van dezelfde opbouw en stappen als de papieren variant zal het apotheekteam snel vertrouwd zijn met de vernieuwde werkwijze.

2 Set-up kosten De eenmalige set-up kosten bedragen 500,00 per apotheek. Dit bedrag ontvangt u terug indien u binnen twee jaar (vanaf de start van de module) minimaal twee Service Apotheek modules actief (tenminste 150 patiënten per module) gebruikt. 2. Beveiliging Er is een stichting opgericht i.v.m. de beveiliging/beheer van de database, vervolgens heeft er een aanmelding plaatsgevonden bij het College Bescherming Persoonsgegevens, daarmee zal het voldoen aan alle wettelijke veiligheidseisen en bescherming persoonsgegevens. Daarnaast zijn wij terughoudend met intern en extern bekend maken van beveiligingsmaatregelen. Deze terughoudendheid is, zoals u wellicht zult begrijpen, onderdeel van de beveiliging. Tot op heden getroffen beveiligingsmaatregelen (identificatie & authenticiteit), die overigens niet bij wet zijn opgelegd, zijn: Elke gebruiker logt in met eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Dit is een contractuele verplichting. Wanneer een gebruiker drie keer verkeerd heeft ingelogd, dan wordt de toegang voor deze gebruiker gedurende 15 minuten ontzegd. Een ingelogde gebruiker heeft slechts toegang tot de dossiers van patiënten die tot zijn/haar instelling (apotheek) behoren. Alles wat een gebruiker doet, wordt ook gelogd (wanneer en wat). Data verkeer vindt plaats via een versleutelde verbinding (https). Toegang tot de applicatie is alleen mogelijk vanaf geregistreerde IP adressen (apotheekgerelateerd). Beveiligingsaspecten programmatuur en infrastructuur De applicatie en database staan op een dedicated server bij host xs4all, onderdeel van KPN. De datacenters worden 24 uur per dag bewaakt. Systeemruimtes zijn voorzien van een redundant uitgevoerde stroomvoorziening met een back-up van dieselgeneratoren. Dit betekent dat er dus altijd stroom is. Vanzelfsprekend zijn er ook systemen voor klimaatbeheersing en branddetectie. De xs4all beheerders beveiligen en monitoren de servers en andere belangrijke componenten van het netwerk. Onderstaand nog extra informatie: Fysieke beveiliging van de server ruimte De datacenters worden 24 uur per dag bewaakt. Vanzelfsprekend zijn er ook systemen voor klimaatbeheersing en branddetectie. De xs4all beheerders beveiligen en monitoren de servers en andere belangrijke componenten van het netwerk. Beschrijving Back-up beheer Dagelijks wordt automatisch een back-up gemaakt naar de speciale back-up infrastructuur van xs4all. Welke personen hebben toegang tot de server ruimte De xs4all beheerders. Beveiliging tegen stroomstoringen Systeemruimtes zijn voorzien van een redundant uitgevoerde stroomvoorziening met een back-up van dieselgeneratoren.

3 Storingen Logboek, rapportage en correctie(s) worden vastgelegd in logbestanden op de servers en log van (verholpen) fouten in programmatuur. Verantwoordelijkheid bij incidenten De verantwoordelijkheid tot oplossen van incidenten in de infrastructuur van Fit4Care ligt bij UIT. Het oplossen van incidenten m.b.t. het netwerk (server, capaciteit) ligt bij xs4all. Beveiligingskenmerken van het netwerk: 1. Netwerk xs4all: er zijn meervoudige verbindingen met de Amsterdam Internet Exchange. Cruciale systemen, zoals de servers die de inkomende en uitgaande verwerken, zijn ook meervoudig uitgevoerd zodat er bij uitval minder kans is op storingen. Waar mogelijk heeft het netwerk een overcapaciteit zodat klanten ook in de piekuren een goede performance ervaren. 2. Beveiliging: bij xs4all kunt u op bescherming en beveiliging rekenen. De server bevindt zich in het xs4all beveiligde Datacenter in Amsterdam. 3. Dataverkeer: De server is, zonder beperking, rechtstreeks aangesloten op de dubbel uitgevoerde Gigabit-verbinding met de Amsterdam Internet Exchange (AMS-IX). Dit internetknooppunt verwerkt razendsnel grote hoeveelheden dataverkeer tussen de website en de bezoekers. Voor het bij Dedicated Server inbegrepen dataverkeer maakt xs4all geen onderscheid tussen nationaal en internationaal verkeer. Beveiliging systeem documentatie Windows active directory, gebruikersnaam en wachtwoord voor toegang tot documentatie. Beveiliging tegen ongeautoriseerde toegang Door de genomen stappen zoals vermeld in dit document onder Beveiliging is ongeautoriseerde toegang nagenoeg uit te sluiten. NEN en GBZ Onderstaand de getroffen maatregelen door de Nederlandse Service Apotheek Beheer B.V. (NSAB) om te voldoen aan Goed beheerd Zorgsysteem (GBZ) en waarmee de apotheek kan voldoen aan de eisen van de Nederlandse Norm (NEN) Ten aanzien van de NEN 7510 zal de apotheek (aanvullend) ook haar interne maatregelen moeten nemen. U kunt de NEN 7510 vinden op intranet onder bibliotheek, modules, automatisering, handleiding. Informatie beveiliging o Toewijzen en vastleggen van verantwoordelijkheden (ook m.b.t. gegevens): 1. Medewerkers van Unlock IT (UIT) hebben toegang tot alle bestanden op het FPZ registratiesysteem, behalve tot de wachtwoorden van gebruikers. 2. NSAB beschikt intern over een namenlijst met de daarbijbehorende toegangsmogelijkheden. NSAB heeft geen toegang gepersonaliseerde patiëntgegevens. o Procedure en afmelden van gebruikers die bij NSAB of UIT vertrekken:

4 1. Voor medewerkers die uit diensttreden bij NSAB of bij UIT worden de inloggegevens voor toegang tot het FPZ registratiesysteem opgeheven. Intellectueel eigendom Het FPZ registratiesysteem draait op het Fit4Care platform. Het intellectueel eigendom van dit platform ligt bij UIT. Het intellectueel eigendom voor de configuratie (inhoudelijke aspecten) van het FPZ registratiesysteem ligt bij NSAB. Handleiding up-to-date Wijzigingen in de infrastructuur en programmatuur worden door UIT elektronisch gedocumenteerd en / of gelogd. Veranderingen in de gebruikershandleiding zullen door NSAB gewijzigd worden. 3. Aanmelden Het is belangrijk om alle medewerkers in het aanmeldingsformulier (zie intranet, onder bibliotheek, modules, automatisering) te vermelden (ook TV voor andere modules). In kolom [Discipline] kunt u aangeven of de gebruiker een apothekersassistent of apotheker is. Het aanmeldingsformulier dient zorgvuldig te worden ingevuld per apotheek, waarbij een apotheek is gedefinieerd als een zorginstelling met een patiëntenpopulatie die is gescheiden van de patiëntenpopulatie van andere soortgelijke zorginstellingen. Zulke instellingen zullen ieder een eigen AGB-code hebben. Van deze laatste code wordt gebruik gemaakt door de toekomstige Apotheek Informatie Systeem (AIS)-koppeling. Na ongeveer één week ontvangt u voor iedere medewerker een persoonlijke inlogcode. Let op: zorg dat de gegevens zoals adres en website correct zijn gespeld. U dient het ingevulde aanmeldingsformulier te en naar ldegroot@unlock-it.nll én info@serviceapotheek.nl. FPZ registratiesysteem beveiliging IP-adres U kunt het IP adres doorgeven door onderstaande beschrijving te volgen. Wij registreren enkel apotheek IP-adressen (geen privé IP-adressen). Via het webadres: kunt u uw IP-adres laten registreren. Via de envelop wordt een aangemaakt vanuit uw eigen adres met het IP-adres. Daarna kunt u deze verzenden, waarna wij de controleren en binnen twee werkdagen zullen registreren. 3a. Meer dan één apotheek? In FPZ registratie is een apotheek een zorginstelling met een eigen patiëntpopulatie. Deze instelling zal binnenkort via de AIS-koppeling communiceren met het AIS van één apotheek. FPZ registratie gebruikers kunnen best actief zijn binnen meer dan één apotheek. Als beide (of meerdere) apotheken op één AIS draaien kan één aanmelding worden gedaan. Indien dit niet het geval is, dus beide apotheken hebben hun eigen AIS (en eigen patiënten populatie), zullen twee aanmeldingen plaats moeten vinden (voor iedere apotheek een aparte inlogcode), dit om de koppeling mogelijk te maken met het AIS. Het is mogelijk om meerdere apotheken binnen één FPZ systeem te bedienen. U kunt dan met één inlogcode binnen het systeem wisselen van instelling.

5 4. Browserinstellingen Om het FPZ registratiesysteem goed te kunnen gebruiken dient u eenmalig per scherm een aantal browserinstellingen (zie intranet, onder bibliotheek, modules, automatisering) te doen. Hierdoor voegt u de site toe als een vertrouwde site en krijgt u geen pop-up blokkeringen. Tevens kunnen de kop- en voetteksten automatisch verwijderd worden, zodat er geen gegevens op de geprinte brieven komen te staan die voor de patiënt niet interessant zijn. 5. Versie Internet Explorer Om het FPZ registratiesysteem goed te kunnen gebruiken is het belangrijk dat u minimaal met de laatste Service Pack (3) van Internet Explorer 6 werkt. Wij adviseren u zelfs, gezien de ondersteuning vanuit o.a. Google om versie 7 of 8 te gebruiken. U kunt dit controleren door uw Internet Explorer op te starten, bij [Help: Over Internet Explorer of Info] staat van welke versie u gebruik maakt. Om de nieuwste versie te downloaden gaat u naar 6. Extractie NAW-gegevens Iedere apotheek kan, indien gewenst eerst een extractie te maken uit het AIS van de NAW gegevens van alle patiënten. In de koppeling worden deze gegevens, in verband met de privacy niet meegenomen. Het exportbestand en een begeleidende handleiding vindt u op intranet, onder bibliotheek, modules, automatisering en vervolgens kunt u uw AIS selecteren. NB. In verband met de geautomatiseerde verwerking van de NAW gegevens dient de volgorde van velden zoals vermeld in het protocol strikt opgevolgd te worden. De NAW gegevens dienen te worden opgeslagen als Excel bestand en te worden voorzien van een wachtwoord [Excel: Extra, Opties, Beveiliging]. Het Excelbestand kunt u vervolgens mailen aan Lara de Groot van Fit4Care: ldegroot@unlock-it.nl. Het wachtwoord kunt u mailen aan Gerard de Groot: gdegroot@unlock-it.nl. Unlock-IT draagt vervolgens zorg voor de import van de NAW gegevens. De doorlooptijd zal ongeveer vijf werkdagen beslaan. Nadat het systeem gevuld is, zal Unlock-IT de aangeleverde bestanden per direct vernietigen. Nadat het importeren heeft plaatsgevonden, ontvangt u per fax een schriftelijke verklaring dat de door u aangeleverde bestanden zijn vernietigd. Wij raden u aan deze fax te bewaren. Op basis van de in het NAW bestand aanwezige AIS (of patiënt/mensnummer) nummer, kan er vervolgens een koppeling met uw AIS gemaakt worden (hoe dit tot stand komt kunt u verderop in deze handleiding vinden). Patiënten die u tot nu toe (handmatig) hebt ingevoerd, zullen bij de import automatisch juist worden overgenomen. Uiteraard mits het juiste AIS nummer is ingevuld.

6 Om technische redenen kan het zijn dat de extractie in het FPZ registratie systeem alles weergeeft in hoofdletters terwijl u het in kleine letters hebt aangeleverd. Indien dit bij u het geval blijkt te zijn, neem dan contact op met uw formulemanager of stuur een naar m.de.vries@serviceapotheek.nl. Let ook op de juiste weergave van het BSN nummer, deze bestaat uit 9 cijfers. 7. Koppeling AIS Door de koppeling van het FPZ registratiesysteem met het AIS wordt het actuele medicatie overzicht van de patiënt van de afgelopen 6 maanden inzichtelijk. U bent/wordt telefonisch benaderd door Pharmeon betreffende de activering van deze koppeling. Omdat de koppeling per individuele apotheek kan verschillen is voor deze werkwijze gekozen. Let op: om deze koppeling mogelijk te maken dient u wel aangemeld te zijn op het FPZ registratiesysteem en is het praktisch als u reeds een testpatiënt met actuele medicatie hebt aangemaakt in het AIS. De koppeling kan door u worden getest op Let op: deze test kunt ú reeds uitvoeren alvorens uw koppeling is geactiveerd. Als er geen verbinding met het AIS gemaakt kan worden of wanneer u niet of onjuist bent aangesloten, dan toont het FPZ registratiesysteem de volgende foutmelding: Indien deze foutmelding verschijnt en u bent voor 15 april 2010 nog niet gebeld door Pharmeon, dan adviseren wij u contact op te nemen met uw formulemanager. Verschijnt deze foutmelding nadat u bent gebeld door Pharmeon, neem dan contact op met de helpdesk van Pharmeon. Mocht u vragen hebben over bovenstaande, dan verzoeken wij u vriendelijk géén contact op te nemen met Pharmeon of Fit4care, maar met uw formulemanager. 8. Actieve Modules Astma/COPD Sinds juni 2009 is Astma/COPD de eerste module die geautomatiseerd is. Via het stappenplan uit de modulemap wordt de patiënt door middel van verschillende interventies begeleid in zijn of haar aandoening. Tevens kunt u in deze map aanvullende informatie vinden. Daarnaast kan uw formulemanager hierbij ondersteuning bieden. Wij adviseren te starten met een Eerste Uitgifte Begeleiding. Hiervoor is een EUB protocol op intranet beschikbaar onder, bibliotheek, modules, automatisering, handleiding die ondersteuning biedt voor het hele team. Voor alle stappen na de Eerste Uitgifte, worden in de regel vaste taakverantwoordelijke

7 assistenten benoemd. Indien u nog geen modulemap Astma/COPD hebt, dan kunt u deze tevens bij uw formulemanager aanvragen. COPD en ondervoeding In samenwerking met Nutricia bieden wij ondersteuning in een onderzoek COPD en ondervoeding. In een paar stappen wordt de voedingstoestand van de COPD patiënt gemeten en gekeken of de patiënt mogelijk in aanmerking komt voor bijvoeding (Respifor ). Voor meer informatie hierover kunt u hoofdstuk 7 van de Astma/COPD module raadplegen. De vastlegging van dit project vindt plaats in het FPZ registratiesysteem. Mocht u geïnteresseerd zijn in dit onderzoek, neem dan contact op met uw formulemanager. Service Apotheek Medicatie Review Tool (SAMRT) Sinds februari 2010 is de SAMRT geïmporteerd in het FPZ registratiesysteem. Wat voorheen een stand alone programma was (deze is nog te gebruiken tot eind 2010), is nu opgenomen in het FPZ registratiesysteem. De SAMRT module kan per patiënt op twee manieren geselecteerd worden, zie intranet onder bibliotheek, modules, automatisering, handleiding. Er wordt nog gewerkt aan een extractie vanuit de stand alone versie, zodat deze geïmporteerd kunnen worden in het FPZ registratiesysteem. Bij het uitvoeren van de SAMRT kunt u de modulemap Polyfarmacie als ondersteuning gebruiken. Tevens kunt u uw Formulemanager benaderen indien u nog geen map hebt ontvangen of aanvullende uitleg wenst over het systeem. Maatwerkrapporten ter ondersteuning van de SAMRT Op intranet onder bibliotheek, modules, automatisering vindt u een aantal maatwerkrapporten voor Mira en Aposys. Die kunt u gebruiken ter ondersteuning bij het uitvoeren van een Medicatie Review. U kunt deze het beste op een rustig moment uitvoeren in verband met de mogelijke belasting van het AIS. Na uitvoering ontvangt u een rapportage met daarin de persoonsgegevens, de actuele geneesmiddelen en enkele geconstateerde geneesmiddelgerelateerde problemen. Vooralsnog hebben wij voor apotheken die beschikken over het AIS Pharmacom helaas (nog) geen vergelijkbare maatwerkrapporten kunnen realiseren. Diabetes De volgende module die gedigitaliseerd zal worden in het FPZ registratiesysteem is Diabetes. De verwachting is dat dit in mei/juni gerealiseerd is. Zodra er meer bekend is, wordt u hierover uiteraard geïnformeerd. 9. Rapportage De rapportage is per kwartaal beschikbaar vanaf het tabblad [Rapporten]. Om de rapportage op zorgverzekeraar te selecteren dient u vooraf de verzekeraars toe te voegen aan het Service Apotheek FPZ registratiesysteem met behulp van onderstaande werkwijze: Rapportage op zorgverzekeraar: Via beheer > Verzekeraars kunt u verzekeraars invullen/toevoegen.

8 Door op het loepje te gaan staan voegt u een nieuwe hoofdverzekeraar toe bijv. uvit. Door op het + te drukken kunt u alle verzekeringen die daaronder vallen toevoegen. In de rapportage zal dan vervolgens de zorgverzekeraars die gedefinieerd is meegenomen worden. 10. Opmerkingen, suggesties of vragen? Neem contact op met uw Formulemanager: Claudia Blaauwgeers c.blaauwgeers@serviceapotheek.nl Joyce Verschoor j.verschoor@serviceapotheek.nl Renee Nijhuis r.nijhuis@serviceapotheek.nl Peter van Beers p.v.beers@serviceapotheek.nl Maarten van Roozendaal m.v.roozendaal@serviceapotheek.nl Saskia Beckers s.beckers@serviceapotheek.nl Veelgestelde vragen: 1. Hoe kan ik de streefdatum van een actie aanpassen? Deze kunt u handmatig wijzigen door in te zoomen op de actie. Dat doet u in het dossier van de betreffende cliënt op tabblad [Overzicht] of op tabblad [Acties] door op het loepje achter de actie te drukken. In het nieuw geopende scherm kunt u bij de streefdatum de nieuwe datum invoeren en opslaan. 2. Kan ik een back-up maken van alle data? Nee, het is een online systeem en dit wordt dagelijks automatisch uitgevoerd door de provider. 3. Hoe kan ik inlogcodes aanvragen voor nieuwe werknemers? Nieuwe gebruikers kunt u aanmelden bij Fit4Care, door een te sturen met de voor- en achternaam, functie en gewenste gebruikersnaam naar ldegroot@unlock-it.nl of met behulp van het aanmeldingsformulier op intranet, bibliotheek, modules, automatisering. Binnen vijf werkdagen zullen de gegevens worden verwerkt. 4. Hoe kan ik mutaties van mijn personeelsbestand doorgeven? Deze kunt u per doorgeven aan r.pacilli@serviceapotheek.nl. U kunt hierbij denken aan einde dienstverband of wijziging van een naam. Binnen vijf werkdagen worden deze gegevens gemuteerd. 5. Kan ik een patiënt verwijderen uit het FPZ systeem? Dit is niet mogelijk. U kunt bij de behandelstatus, onder het tabblad personalia, aangeven dat een patiënt uit behandeling is. Dan is de patiënt altijd weer oproepbaar. 6. Kan ik op meerdere schermen/computers tegelijk werken in het systeem?

9 U kunt op één computer de browser meer dan eens openen en in elke browser een dossier open hebben. Dit kunt u op elke computer doen. U kunt op die manier ook één dossier tegelijkertijd op meer dan één plek en door dezelfde persoon of door meer dan één gebruiker tegelijkertijd laten bewerken, al raden wij dat af. Wanneer u iets wilt bewerken, wat al in bewerking is, dan wordt u daarvoor gewaarschuwd. 7. Hoe kan ik het beste starten met het invoeren van chronische patiënten die al in de module meelopen? In het FPZ registratiesysteem is het mogelijk om op elke stap in te stappen, wij adviseren elke volgende interventie bij de patiënt in te voeren in het systeem. Indien u met het Witte Kaartensysteem van Service Apotheek heeft gewerkt, kunt u de chronische patiënt oproepen in het FPZ registratiesysteem en vervolgens de volgende stap uit het Witte Kaartensysteem selecteren in het FPZ registratiesysteem. Het is verstandig belangrijke opmerkingen over te nemen van de Witte Kaart. Daarnaast houdt u de Witte Kaart als archief. Indien u niet bekend bent met het Witte Kaartsysteem, dan dient u elke chronische patiënt apart op te roepen in het FPZ registratiesysteem en aan deze patiënt vervolgens de door u gewenste stap toe te kennen. Vervolgens gaat ook deze patiënt vanzelf meedraaien in het systeem, omdat het systeem de volgende stap bij deze patiënt vanzelf zal inplannen. 8. Graag zou ik mijn voornaam als afzender op de brieven hebben i.p.v. mijn achternaam. Is dit mogelijk? Dit kunnen wij handmatig wijzigen. Indien u dit wenselijk acht, kunt u dit aangeven bij uw formulemanager. 9. Graag wil ik eigen weken aangeven in het systeem. Dit is helaas niet mogelijk. De aangegeven datum is een streefdatum. Hiervan mag afgeweken worden indien gewenst. 10. Luchtwegtest verwerking; Word ik eraan herinnerd indien er geen test retour is gekomen? Wanneer de luchtwegtest is verzonden, worden er twee acties aangemaakt: één voor het verwerken van de luchtwegtest en één voor het uitvoeren van de controle op therapietrouw/co-medicatie. Daarmee zijn beide stappen gepland. 11. Blijft een testpatiënt ook buiten de rapportage? Als een apotheek zelf een testpatiënt heeft, dan blijft deze ook buiten de rapportage, indien [Behandelstatus] In behandeling. Dit kan op tabblad Personalia worden ingesteld.