NIEUWSBRIEF. Beste lezer, In deze nieuwbrief komen weer een aantal interessante onderwerpen aan bod.

Transcriptie

1 Februari 2016 Jaargang 3 nummer 3 NIEUWSBRIEF Beste lezer, In deze nieuwbrief komen weer een aantal interessante onderwerpen aan bod. Onderwerpen op fiscaal gebied en administratief gebied, maar ook wetgeving op het gebied van loonheffingen of databeveiliging. Allemaal zaken die de aandacht van bestuurders van stichtingen en verenigingen vragen. Als laatste leest u over Visionplanner in combinatie met Twinfield. Een slimme tool die bijvoorbeeld voor belangen en patiëntenorganisaties uitstekend geschikt is om op geautomatiseerde wijze haar financiële situatie in beeld te brengen en overzichtelijk voor het gehele bestuur te presenteren. Wij wensen u veel leesplezier en mocht u vragen hebben, kunt u altijd contact opnemen. Arwin Kraaij, directeur Nico Imminkhuizen, accountmanager IN DIT NUMMER VAR definitief ten einde, vernieuwing overeenkomsten benodigd Nieuwe regels persoonsgegevens per 1 januari maatregelen om fraude te voorkomen Actualiteiten Visionplanner / Twinfield COLOFON Ondanks de zorgvuldige wijze waarop onze berichtgeving tot stand komt, kan er natuurlijk altijd iets mis gaan. NonProfit Support kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen van eventuele onjuiste berichtgeving. Voor nadere informatie over de onderwerpen in deze uitgave kunt u contact opnemen met uw contactpersoon. NonProfit Support is een handelsnaam van DetacheringsPartners in Finance & Accounting Nederland B.V. De Panoven 29A 4191 GW GELDERMALSEN Postbus CE GELDERMALSEN T (0345) E info@nonprofitsupport.nl Pagina 1 Februari 2016

2 VAR definitief ten einde, vernieuwing overeenkomsten benodigd Na enkele malen uitstel is het er dan toch van gekomen. Op dinsdag 2 februari 2016 heeft de Eerste Kamer ingestemd met de afschaffing van de VAR en de invoering van een nieuw stelsel van modelen voorbeeldovereenkomsten. Per 1 mei 2016 komt de VAR (Verklaring Arbeidsrelatie) definitief te vervallen. Voortaan kan er gewerkt worden met vooraf door de Belastingdienst goedgekeurde model- en voorbeeldovereenkomsten. Wordt daadwerkelijk gewerkt volgens een dergelijke overeenkomst, dan heeft de opdrachtgever vooraf de zekerheid dat hij geen loonheffingen hoeft in te houden en te betalen. Tip! De Belastingdienst heeft inmiddels diverse algemene modelovereenkomsten, voorbeeldovereenkomsten en individuele overeenkomsten op de site geplaatst. De komende tijd komen daar regelmatig nieuwe overeenkomsten bij. Gewenningsperiode Van 1 mei 2016 tot 1 mei 2017 geldt een gewenningsperiode. Opdrachtgevers en opdrachtnemers krijgen een jaar de tijd om hun werkwijze aan te passen aan de werkwijze zoals opgenomen in een model- of voorbeeldovereenkomst. Tot 1 mei 2017 hebben beiden een inspanningsverplichting om de arbeidsrelatie zo vorm te geven dat er buiten dienstbetrekking wordt gewerkt. Graag adviseren onze medewerkers u inzake de modelovereenkomst en/ of de benodigde aanpassingen. Zorg dat uw stichting of vereniging tijdig klaar is voor de nieuwe situatie! Men mag ook werken met een eigen niet door de Belastingdienst goedgekeurde overeenkomst. Een opdrachtgever heeft dan alleen geen vrijwaring. Hij zal zelf moeten bepalen of er geen dienstbetrekking in het spel is, anders moeten er loonheffingen worden inhouden en afgedragen over de werkzaamheden van de opdrachtnemer. Pagina 2 Februari 2016 Pagina 2 Maart 2013

3 NIEUWE REGELS PERSOONSGEGEVENS PER 1 JANUARI 2016 Stel: uw laptop wordt gestolen. Sinds 1 januari moet u dan extra alert zijn. Alle organisaties die persoonsgegevens verwerken, worden met ingang van 1 januari 2016 verplicht om inbreuken op de beveiliging te melden. Het doel van deze meldplicht is het beter beschermen van persoonsgegevens. De bedragen die gemoeid zijn bij overtreding van de meldingsverplichting zijn torenhoog. Het College bescherming persoonsgegevens (Cbp), dat vanaf 1 januari 2016 Autoriteit Persoonsgegevens heet, kan sinds 1 januari 2016 in veel meer gevallen een bestuurlijke boete opleggen aan overtreders van privacyregels. Denk hierbij aan de situatie dat persoonsgegevens niet op een behoorlijke en zorgvuldige manier zijn verwerkt of langer worden bewaard dan noodzakelijk is, als de beveiliging niet deugt, het beheer van persoonsgegevens slecht is georganiseerd of gevoelige informatie over burgers is misbruikt. Bij een datalek gaat het om zaken als: Een kwijtgeraakte USB-stick. Een gestolen laptop. Verzending van waarin de e- mailadressen van alle geadresseerden zichtbaar zijn voor alle andere geadresseerden. Een malware-besmetting. Een calamiteit zoals een brand in een datacentrum. Die boetes die vanaf 1 januari 2016 door de Autoriteit Persoonsgegevens kunnen worden opgelegd kunnen oplopen tot maar liefst Er kan zelfs een boete van ten hoogste 10% van de jaaromzet van de rechtspersoon worden opgelegd. De boete als percentage van de jaaropbrengst is bedoeld als een hoger maximum. Dit betekent dat rekening kan worden gehouden met het vermogen van ondernemingen, dat veelal groter is dan dat van privépersonen. (Bron: 11 MAATREGELEN OM FRAUDE TE VOORKOMEN Elke vrijwilligersorganisatie heeft te maken met geld. Veel geld soms. Misbruik en fraude liggen op de loer. Het komt voor, ook bij patiëntenorganisaties. Neem maatregelen om fraude te voorkomen. In elke patiënten- en gehandicaptenorganisatie gaat (veel) geld om. Wanneer u over het beheer geen zorgvuldige afspraken maakt, kan dat tot misbruik en fraude leiden. Fraude zal bij uw organisatie toch niet gebeuren, denkt u? Mis. We spraken de penningmeester van een patiëntenvereniging. Om andere organisaties te waarschuwen, wil hij zijn verhaal delen. Zonder naam en toenaam. "Gelegenheid maakt de dief", zegt hij. Deze penningmeester weet uit ervaring dat fraude wel degelijk voorkomt. De bewuste vereniging was net opgericht. "Met moeite was er een penningmeester gevonden. Alle bestuursleden werkten op basis van goed vertrouwen en zonder strikte administratieve organisatie. En toen, tijdens de zomervakantie, deed mijn voorganger een flinke greep uit de verenigingskas: was weg". Pagina 3 Februari

4 -> vervolg 11 maatregelen om fraude te voorkomen Zo verkleint u de kans op fraude Fraude helemaal uitsluiten, kunt u niet. Maar u kunt wel maatregelen nemen om de kans en vooral de gelegenheid zo klein mogelijk te maken. Bijvoorbeeld met de 11 maatregelen van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV). De nummers 1 tot en met 4 zijn essentieel voor vrijwel elke vereniging en verminderen de kans op fraude enorm! 1. Beperk het contante verkeer Betalingen en ontvangsten via de bank verkleinen de kans op diefstal en zijn controleerbaar. 2. Periodieke controle van alle betalingen Laat een ander bestuurslid dan de penningmeester bijvoorbeeld maandelijks alle betalingen en opnamen controleren 3. Jaarlijkse degelijke controle door de kascommissie Controle door de kascommissie is wettelijk verplicht voor elke vereniging en statutair verplicht voor veel stichtingen. De patiëntenvereniging die wij spraken heeft inmiddels de kascommissie verruild voor een registeraccountant. 4. Afspraken over betalingen aan bestuursleden Leg schriftelijk vast of en hoeveel vergoedingen bestuursleden mogen declareren. ander bestuurslid dat heeft goedgekeurd. 6. Factuuradres niet het adres van de penningmeester Voor betaling is eerst fiat nodig van een ander bestuurslid dan de penningmeester. En een ander bestuurslid heeft zicht op betalingsherinneringen. 7. Limieten voor bankrekeningen Stel een maximumbedrag per dag in voor overboekingen. Laat dit beheren door iemand anders dan de penningmeester. 8. Sluitende procedures bij contant geld Leg procedures vast voor het omgaan met contant geld. 9. Referenties nagaan Doe navraag bij aanstelling van een nieuwe penningmeester. 10. Offertes Vraag bij grote investeringen altijd minimaal 3 offertes aan. 11. Registreer bezittingen Inventariseer periodiek of alle bezittingen nog aanwezig zijn. Bron: 5. Alleen gefiatteerde betalingen De penningmeester mag uitsluitend betalingen (boven een bepaald bedrag) verrichten als een Pagina 4 Februari 2016

5 Voordeel voor stichtingen en verenigingen bij Microsoft en Google Verschillende bedrijven zoals Microsoft en Google bieden korting op hun producten of zelf gratis diensten aan non-profitinstellingen in het kader van hun MVO-beleid. Omdat Per aanbieder verschillen de voorwaarden wanneer u in aanmerking komt voor deze korting. Meestal is het hebben van een ANBI status de voorwaarde. Zie bijna-gratis-tools-voor-non-profits/ voor meer informatie. Per 1 januari 2016: Wet flexibel werken Vanaf 1 januari 2016 is de Wet flexibel werken in werking getreden (als opvolger van de Wet aanpassing arbeidsduur). Werknemers kunnen vanaf nu daarom een verzoeken indienen bij hun werkgever voor andere werktijden en een andere werkplaats. Naast een verzoek om het aantal uren aan te passen, kan uw werknemer u verzoeken om te mogen werken op andere tijden of op een andere plek, bijvoorbeeld thuis. Een verzoek tot aanpassing van de arbeidsduur en de werktijd zult u in principe moeten inwilligen, tenzij sprake is van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Een verzoek om aanpassing van de werkplek moet u overwegen. U heeft daarbij de vrijheid het verzoek af te wijzen. Doet u dit, dan moet u de afwijzing van het verzoek wel motiveren. Let op! De Wet flexibel werken is alleen van toepassing op werkgevers met meer dan tien werknemers. Uw werknemer kan een verzoek tot aanpassing van arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd indienen als hij of zij een halfjaar bij u in dienst is. Na een verzoek, al dan niet ingewilligd, moet de werknemer een jaar wachten voordat hij een nieuw verzoek bij u kan indienen. (Bron: Controles bij ANBI s In een halfjaarrapportage heeft de Belastingdienst extra boekenonderzoeken aangekondigd bij Algemeen Nut Beogende Instellingen (ANBI's). De aandachtspunten betreffen niet alleen de kwantitatieve eisen die de Belastingdienst stelt aan de ANBI's zoals het publiceren van gegevens op een website inzake financiële gegevens, doelstellingen, beloningsbeleid etc. Het betreft ook de kwalitatieve eisen die de Belastingdienst stelt op het gebied van soort organisatie zoals voldoen aan wet- en regelgeving, de 90% eis inzake algemeen belang, verhouding kosten en opbrengsten en vermogensvorming. Ook kan de BTW en VPB positie van de stichting of vereniging worden meegenomen in de beoordeling. Mochten er bij uw organisatie vragen leven op het gebied van het voldoen aan de ANBI eisen of op het gebied van beheersing van de fiscale risico's dan willen wij u hier graag in van dienst zijn. Pagina 5 Februari 2016

6 TWINFIELD EN VISIONPLANNER Voor het verwerken van de administratie maken veel organisaties en instellingen gebruik van onze online dienstverlening met behulp van Twinfield. Hierin volgen de ontwikkelingen zich snel op. Twinfield is een financieel pakket wat als basis gebruikt kan worden voor stuurinformatie voor uw stichting of vereniging. Het is nu ook mogelijk om een koppeling te realiseren met Visionplanner Cloud. Hierin kunnen KPI s gebouwd worden, specifiek voor uw organisatie of intselling. Met Visionplanner Cloud stelt u snel uw managementinformatie samen en deelt u deze eenvoudig met anderen. Bijvoorbeeld met het bestuur, financieel adviseurs, collega s of de bank. De achterliggende visie voor Visionplanner Cloud is dan ook: snel, simpel en samen. Snel: Snel fraaie managementrapportages en dashboards. Met een klik vraagt u de achterliggende details op. Simpel: Direct gekoppeld aan Twinfield, snelle implementatie, geen IT kennis nodig en zeer gebruiksvriendelijk. Samen: NonProfit Support en bestuurder delen de rapportages, werken samen en vullen elkaar aan. Op basis van de actuele cijfers van uw boekhouding wordt volledig geautomatiseerd een trendberekening, begroting en de liquiditeitsprognose gemaakt. Uiteraard kunt u zelf uw presentatie naar wens aanpassen, een begroting maken en vergelijken met actuele prestaties. Zo weet u waar u moet bijsturen. Kortom met Visionplanner Cloud kunt u met de informatie van vandaag sturen op de toekomst. De voordelen zijn samen te vatten in: - gebruiksgemak voorop, ook niet-financials begrijpen dit - snel aan de slag: geen training of uitgebreide implementatie nodig managementinformatie inclusief liquiditeitsprognose in minder dan 15 minuten. - volledig online, altijd en overal toegankelijk - abonnement maandelijks opzegbaar Op kunt u ook meer informatie vinden. Vraagt u zich af of de koppeling met Visionplanner Cloud ook voor u van toegevoegde waarde is? U kunt hiervoor contact opnemen met de heer N.A. (Nico) Imminkhuizen via of via nimminkhuizen@nonprofitsupport.nl. Pagina 6 Februari 2016