B en W. nr d.d Analyse integriteitsbeleid gemeente Leiden

Transcriptie

1 B en W. nr d.d Onderwerp Analyse integriteitsbeleid gemeente Leiden Besluiten:Behoudens advies van de commissie 1. In te stemmen met de quick scan integriteitsbeleid, versie 12 juni In te stemmen met de aanbevelingen met betrekking op het opstellen van centraal integriteitsbeleid en protocol voor meldingen, herijken van de gedragscode, het uitvoeren van een onderzoek naar kwetsbare functies en het onderbrengen van het onderwerp integriteit bij de planning en control cyclus; 3. De brief (kenmerk DIV ) aan de raad vast te stellen waarin de quick scan integriteitsbeleid en de aanbevelingen met de vervolgacties worden aangeboden. Perssamenvatting: In opdracht van de gemeentesecretaris is een analyse gemaakt van het integriteitsbeleid van de gemeente Leiden. Uit deze analyse is gebleken dat alle facetten voorkomen, maar dat evaluatie en monitoring meer aandacht verdienen. Het integriteitsbeleid is nu vooral gericht op voorlichting en stimulering van integer gedrag door de ambtenaren en minder op naleving van de gedragscode. Het effect van het integriteitsbeleid in de ambtelijke organisatie kan worden vergroot door de activiteiten die zijn gericht op de naleving van het integriteitsbeleid te intensiveren. Het college van burgemeester en wethouders heeft kennisgenomen van de analyse en de voorgestelde maatregelen en informeert de gemeenteraad over de aanpak.

2 Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden Aan de leden van de gemeenteraad Bezoekadres Postadres Telefoon Website Gemeente Leiden Stadhuis Stadhuisplein 1 Postbus PC Leiden sleutel@leiden.nl Datum 2 juli 2013 Contactpersoon V. van der Heide Ons kenmerk DIV Doorkiesnummer Onderwerp Analyse integriteitsbeleid gemeente Leiden Geachte leden van de raad, Tijdens de algemene beschouwingen in de raadsvergadering jl. is door de heer Theeuwen (SP) aandacht gevraagd voor het integriteitsbeleid. Reeds begin dit jaar is in opdracht van de gemeentesecretaris en de burgemeester gestart met een analyse van ons huidige integriteitsbeleid, omdat wij dit een belangrijk onderwerp vinden voor alle geledingen van de ambtelijke organisatie. Voor de analyse van het integriteitsbeleid hebben we onder andere gebruik gemaakt van de "Handreiking integriteitbeleidsplan" en de integriteitscan van het BIOS en Modelaanpak basisnormen Integriteit uit Uitkomsten analyse integriteitsbeleid Onze gemeente besteedt aan veel facetten van het integriteitbeleid aandacht, echter de evaluatie en de monitoring van het bestaan en werking van het beleid is een punt van aandacht. Het integriteitsbeleid is nu geheel gericht op de stimuleringsstrategie. De gedragscode is bijvoorbeeld meer gericht op het voorlichten van en het uitdragen van de basiswaarden, dan dat de focus ligt op de naleving van de gedragscode.

3 Het effect van het integriteitsbeleid kan worden vergroot door zowel het toepassen van de stimuleringsstrategie en de nalevingsstrategie. Aanbevelingen Naar aanleiding van de analyse zien we verschillende verbeterkansen. De eerste is de formulering van een centraal integriteitsbeleid met alle elementen en relevante wet- en regelgeving; met aandacht voor monitoring ervan. Ook in de interne communicatie moet dit onderwerp meer aandacht krijgen. Ook het uitvoeren van een integriteitsonderzoek waarbij kwetsbare processen en functies binnen de gemeente Leiden zijn een punt van aandacht. Direct aan de slag! Voor leidinggevenden zullen we meteen na de zomer integriteitsbijeenkomsten organiseren. Het doel van deze bijeenkomsten is het versterken van het integriteitsbewustzijn en het aanreiken van methoden om effectief aandacht te besteden aan integriteit. We zijn voornemens een tijdelijke projectleider aan te stellen die onder andere verantwoordelijk is voor het opstellen van het centraal integriteitsbeleid, het herijken van de gedragscode, het opstellen van een procedure voor meldingen van integriteit en de wet en regelgeving over integriteit een centrale plek te geven binnen de interne communicatie waaronder het intranet. De projectleider betrekt diverse stakeholders bij het opstellen van het beleid en procedures. Onderwerp integriteit bespreekbaar houden We vinden het belangrijk dat het onderwerp integriteit bespreekbaar is en blijft. Het is van belang dat het daarom op de agenda blijft staan bij bijvoorbeeld team overleggen en gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers. Voorlichtingsbijeenkomsten en dilemmatrainingen kunnen belangrijke hulpmiddelen daarbij zijn. Effectieve beheersmaatregelen Effectieve interne beheersmaatregelen en managementorganisatie bieden zowel preventie als detectie van ongewenst gedrag. Het is belangrijk dat adequate interne beheersmaatregelen drempels vormen tegen degene die mogelijk kwaad wil doen. We beoordelen de interne beheersmaatregelen aan de hand van onze verbijzonderde interne controle in het kader van het in control traject en de aanbevelingen uit deze interne controles gaan we implementeren. Voorlichtingsbijeenkomsten en dilemmatrainingen kunnen belangrijke hulpmiddelen daarbij zijn. Onderzoek naar kwetsbare functies In 2013 gaan we een onderzoek uitvoeren naar de kwetsbare functies binnen onze organisatie met als doel om maatregelen op deze plekken te treffen als functiescheiding, functieroulatie, screening van personeel en het tegengaan van solofuncties. Dit onderzoek is een onderdeel van het controleplan van het lopende jaar. Integriteit krijgt een plek in de planning en control cyclus

4 Vanaf de programmabegroting van 2014 gaan we informatie opnemen over integriteit en in de jaarrekening leggen we daarover verantwoording af. Tot slot Met deze acties hopen we tot een meer effectieve inbedding van het integriteitsbeleid te komen en het bewustzijn en bespreekbaarheid van dit onderwerp onder de leidinggevenden en medewerkers te vergroten. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester,

5 QuickScan Integriteitbeleid Een beoordeling van het integriteitbeleid bij de gemeente Leiden Bestuurlijk opdrachtgever: Burgemeester, J. Lenferink Ambtelijk opdrachtgever: Algemeen Directeur, J. Nauta Ambtelijk opdrachtnemer: Concern controller, L. de Leede Opsteller: intern accountant, V. van der Heide Versie: 1.0, 12 juni 2013

6 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Probleemstelling Conclusies Conclusie deelvraag 1-elementen van integriteitsbeleid Conclusie deelvraag 2- bedrijfsethiek Beantwoording probleemstelling Elementen van integriteitbeleid Committent en visie van de ambtelijke leiding Waarden en normen Structuren en processen Personeel en organisatiecultuur Incidenten Organisatie van de integriteitfunctie Bedrijfsethiek Stimuleren en naleven van integriteit Gedragscode...19

7 5.2.1 Indeling gedragscode Onderwerpen gedragscode...19

8 1. Inleiding Het Bureau Integriteitsbevordering Openbare Sector (hierna BIOS) heeft eind 2012 een onderzoek gepubliceerd over het integriteitsbeleid binnen het openbaar bestuur. Uit dit onderzoek kwam naar voren dat ministeries, provincies, gemeenten en waterschappen voldoen nog niet altijd en overal aan de, al, in 2006 vastgestelde wettelijke- en basisnormen op het gebied van integriteit. Zoals voor het inventariseren van kwetsbare functies en handhavingsaspecten voor onderzoeken, afdoen en registreren van (vermoedelijke) integriteitsinbreuken. En hoewel volgens de meeste ambtenaren de organisaties de interne regels volgen, zegt bijna 20 procent direct of indirect getuige te zijn geweest van regel overschrijdend gedrag. Als we de resultaten van dit onderzoek nu lezen rijst de vraag hoe staat het eigenlijk met het integriteitsbeleid van de gemeente Leiden? 2. Probleemstelling In deze opdracht zoudenwe graag antwoord willen krijgen op de vraag wat de effectiviteit is van het integriteitbeleid van de gemeente Leiden? De probleemstelling bij deze opdracht luidt als volgt: "Voldoet de gemeente Leiden aan de basisnormen in het kader van integriteitsbeleid?" Om een antwoord te geven op de probleemstelling heb ik de probleemstelling opgeknipt in twee deelvragen. 1. Zijn alle elementen van het integriteitbeleid bij de gemeente Leiden aanwezig? Voor de beantwoording van deze deelvraag maken we gebruik van de "Handreiking integriteitbeleidsplan" en de integriteitscan van het BIOS en Modelaanpak basisnormen Integriteit uit Stemt het integriteitbeleid van de gemeente Leiden overeen met de theorieën van beroepsethiek? Voor de beantwoording van deze deelvraag maken we gebruik van de theorie uit het boek van Jeurissen "Bedrijfsethiek; een goede zaak". Dit is een andere invalshoek en richt zich meer op de gedragscode en de naleving en stimuleringsstrategie.

9 3. Conclusies Bij het hoofdstuk probleemstellingen is ter beantwoording van de probleemstellingen een aantal deelvragen geformuleerd. Bij het hoofdstuk conclusies wordt antwoord gegeven op deze deelvragen. 3.1 Conclusie deelvraag 1-elementen van integriteitsbeleid Deelvraag 1 luidt: zijn alle elementen van het integriteitbeleid bij de gemeente Leiden aanwezig? In de handreiking van het BIOS is een aantal elementen van het integriteitbeleid geformuleerd. Veel elementen als een klokkenluidersregeling, vertrouwenspersoon engedragscode zijn aanwezig bij de gemeente Leiden. Echter is er geen overkoepelend document aanwezig, waar het samenhangend beleid is vastgelegd. Tevens zijn de regelingen die samenhangen met integriteit niet op een centrale plaats vindbaar op de gemeentelijke intranetpagina. De gemeente Leiden besteedt aan veel facetten van het integriteitbeleid aandacht, echter de evaluatie en de monitoring van het bestaan en werking van het beleid is een punt van aandacht. In beleidsregels is niet vastgelegd hoe de bewaking en evaluatie op het vlak van integriteit plaatsvindt. Tevens zijn veel onderdelen van integriteit belegd bij diverse functionarissen binnen de gemeente en is geen persoon aangewezen die de regie voert op het overkoepeld integriteitbeleid. Kortom op meerdere vlakken kunnen we concluderen dat centralisatie een suggestie is om ook de monitoring en evaluatie daarvan te vereenvoudigen. 3.2 Conclusie deelvraag 2- bedrijfsethiek Deelvraag 2 luidt: Stemt het integriteitbeleid van de gemeente Leiden overeen met de theorieën van beroepsethiek? Binnen de gemeente Leiden maakt in het kader van integriteitsbeleid gebruik van de stimuleringsstrategie en niet zo zeer de nalevingsstrategie. De gedragscode is ook meer gericht op het voorlichten van en het uitdragen van de basiswaarden, dan dat de focus ligt op de naleving van de gedragscode. Bij de gedragscode ontbreekt dan ook het onderdeel nalevingsrichtlijnen.

10 Volgens de theorie is de gedragscode niet volledig, maar een groot aantal onderdelen als inkoop en veiligheid is ook opgenomen in andere wet en regelgeving. Het is wel van belang dat alle onderdelen van de gedragscode is terug te vinden in andere gemeentelijke wet en regelgeving, zodat verwijzen en centraliseren van wet en regelgeving op gebied van integriteit een goede suggestie zou zijn. We kunnen concluderen dat de gemeente Leiden niet voldoende aandacht besteed aan haar nalevingsstrategie. Dit door het uitvoeren van social audits op de naleving van het integriteitbeleid. 3.3 Beantwoording probleemstelling De probleemstelling bij deze opdracht luidt als volgt: Voldoet de gemeente Leiden aan de basisnormen in het kader van integriteitsbeleid?" Vanuit de verschillende deelconclusies kom ik tot de volgende conclusie op bovengenoemde probleemstelling.de gemeente Leiden besteedt aan veel facetten van het integriteitbeleid aandacht, echter de evaluatie en de monitoring van het bestaan en werking van het beleid is een punt van aandacht.het integriteitsbeleid bij de gemeente Leiden is geheel gericht op de stimuleringsstrategie, maar het effect van het integriteitsbeleid kan worden vergroot door zowel het toepassen van de stimuleringsstrategie en de nalevingsstrategie. Op basis van de nalevingsstrategie kan door middel van social audits continue verbetering tot stand worden gebracht. De suggesties voor verbetering zou ik graag willen toelichten aan de hand van de Deming cirkel die we nog sluitend moeten maken:

11 Model1: PlanDoCheckAct cirkel van Deming

12 Toelichting Deming Cirkel bij integriteitsbeleid gemeente Leiden PLAN : het opstellen van een centraal integriteitsbeleid (kader) waarin alle elementen en relevante wet en regelgeving in het kader van integriteit worden benoemd. Tevens dienen we aan te geven in ons beleid hoe wij ons beleid blijven bewaken en evalueren. Het college stelt daarbij met de gemeenteraad vast hoe jaarlijks verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde integriteitbeleid en de naleving daarvan. Tot slot dienen we de huidige gedragscode te evalueren en naast de stimuleringsstrategie ook aandacht te schenken aan de nalevingsstrategie. DO : het centraal organiseren van de integriteitsfunctie door het aanstellen en/of benoemen van een integriteitscoördinator/ beveiligingsfunctionaris en het opstellen van een protocol voor onderzoeken, afdoen en uniform registreren van integriteitsinbreuken. Het opstellen van een actiepuntenlijst voor het uitvoeren van het integriteitsbeleid. De acties kunnen zijn: het uitvoeren van voorlichtingsbijeenkomsten, dilemma- en bewustwording trainingen. maar ook het uitvoeren van een onderzoek naar kwetsbare functies binnen de gemeente Leiden. In de begroting bij de bedrijfsvoering paragraaf kunnen we integriteit als een kernwaarde benoemen of kunnen we in de paragraaf benadrukken dat we als gemeente gebonden zijn aan de interne gedragscode en deze onderschrijven. CHECK : het periodiek evalueren en/of bewaken plaats van het integriteitbeleid bijvoorbeeld door middel van social audits of best practices bijeenkomsten; ACT : het bijstellen van de processen en oppakken van actiepunten naar aanleiding van de periodieke evaluaties en/of mogelijke bijstelling van het integriteitsbeleid. Tevens legt het college jaarlijks verantwoording af over het gevoerde integriteitsbeleid en de naleving daarvan. Daarnaast kunnen we ons jaarverslag uitgebreid ingaan op meldingen die gemaakt zijn van (vermeende) overtredingen van de interne gedragscode en hoe zij uiteindelijk afgehandeld zijn.

13 4. Elementen van integriteitbeleid Om het integriteitbeleid van de gemeente Leiden te analyseren hebben we gebruik gemaakt van de scan 1 van integriteitoverheid.nl. De interne accountant heeft op basis een online vragenlijst de volwassenheid van het integriteitsbeleid van de gemeente Leiden beoordeeld en heeft op basis van de uitkomsten de verschillende stappen toegelicht. 1

14 Toelichting bij het spinnenweb: Als op één of meerdere thema s gemiddeld lager is gescoord dan een 2,5 dan verdient de integraliteit van het integriteitbeleid extra aandacht. Per thema geef ik een toelichting in relatie tot het beleid van de gemeente Leiden. 4.1 Committent en visie van de ambtelijke leiding Binnen de gemeente Leiden is een Strategisch HRM plan opgesteld. Het integriteitbeleid maakt een vast onderdeel uit van het personeelsbeleid.er is geen schriftelijk document aanwezig waarin het samenhangend integriteitbeleid is vastgelegd en waar de visie en de ambities van de organisatie op het gebied van integriteit zijn terug te vinden. 4.2 Waarden en normen Bij de waarden en normen gaat de gemeente Leiden uit van goed ambtenaarschap en goed werkgeverschap. Goed ambtenaarschap houdt in dat de ambtenaar zorgvuldig en verantwoordelijk omgaat met de bevoegdheden, middelen en informatie waarover hij beschikt ten behoeve van het algemene belang dat hij dient. De ambtenaar gaat op correcte wijze om en houdt rekening met burgers, collega s, klanten en andere belanghebbenden. Goed werkgeverschap houdt in dat de werkgever verantwoordelijk is voor het voeren van een goed integriteitbeleid. Het behoort tot de taak van de werkgever om het oordeelsvermogen van ambtenaren te bevorderen. Daarnaast beschermt de werkgever de ambtenaar tegen mogelijke misstappen door integriteitrisico s en verleidingen in kaart te brengen. 4.3 Structuren en processen In de opzet van de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) zijn maatregelen getroffen om integriteitrisico's te mitigeren zoals mandateringen, functiescheidingen binnen het proces en inkoop en aanbestedingsregels. 4.4 Personeel en organisatiecultuur Organisatiecultuur

15 In de relatie tot de organisatiecultuur zijn binnen de gemeente diverse regelingen verankerd. Er is een klokkenluidersregeling ingesteld en sinds september 2005 heeft de gemeente haar eigen gedragscode, waarin de relevante gedragsregels voor die thema s, waar integriteit een rol speelt, staan beschreven. Voor thema s als vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie, nevenfuncties en andere privé activiteiten, verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen en personeelsregelingen zijn gedragsregels geformuleerd. In de gedragscode zijn de begrippen als goed ambtenaarschap en goed werkgeverschap uitgewerkt. Personeel Wat betreft het onderdeel personeel zijn er procedures ingesteld bij de selectie van personeel. Tevens leggen alle ambtenaren de ambtseed of belofte af en is er sinds 2002 een vertrouwenspersoon aangesteld. Men kan bij deze persoon terecht bij klachten over ongewenst gedrag en bij vermoedens van misstanden. Een punt van aandacht is dat het thema integriteit meer op de agenda van functioneringsgesprekken en afdelingoverleggen moet komen te staan. Daarnaast zal de directie en het lijnmanagement integriteit moeten uitdragen. Bijvoorbeeld in de vorm van dilemma- en bewustwording trainingen. 4.5 Incidenten Er is een procedure voor het melden van (vermoedens van) misstanden (klokkenluidersregeling) met daarin waarborgen voor de melder die te goeder trouw meldt. Er is tevens een vertrouwenspersoon integriteit aangesteld. Daarnaast is er een regeling binnen de gemeente voor het melden van nevenwerkzaamheden. De regelingen zijn wel aanwezig, maar maken geen onderdeel uit van een centraal register, waarbij het merendeel van aan integriteit gerelateerde informatie terug te vinden is. De regelingen zijn verspreid op de gemeentelijke intranetpagina terug te vinden. Binnen onze gemeente beschikken we echter niet over protocollen voor onderzoeken, afdoen en uniform registreren van integriteitsinbreuken. 4.6 Evaluatie, rapportage en verantwoording De monitoring en de evaluatie van het integriteitsbeleid is een aandachtspunt bij de gemeente Leiden. De gemeente Leidenheeft niet in haar beleid aangegeven hoe zij haar beleid blijft bewaken en evalueren. Het college stelt daarbij bijvoorbeeld niet met de gemeenteraad vast hoe er jaarlijks verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde integriteitbeleid en de naleving daarvan. Tevens vindt geen periodieke evaluatie en/of bewaking plaats van het integriteitbeleid bijvoorbeeld door middel van social audits of best practices.

16 Tot slot verricht de gemeente op dit moment vanuit integriteitoogpunt nog geen periodiek onderzoek naar kwetsbare handelingen, functies en processen en houdt geen overzicht bij van kwetsbare functies en treft maatregelen ter voorkoming van misstanden op het gebied van integriteit. 4.7Organisatie van de integriteitfunctie De gemeente Leiden heeft integriteit een plaats gegeven in de normale bedrijfsvoering instrumenten. Jaarlijks bij de nieuwe medewerkers dag worden de nieuwe medewerkers geïnformeerd over het integriteitbeleid en geeft de strategisch HRM adviseur een presentatie over de gedragscode. Tevens leggen alle nieuwe ambtenaren op die dag de ambtseed of belofte af. De verschillende facetten van integriteit zijn belegd bij verschillende medewerkers als de vertrouwenspersoon, de juridisch controller, de interne accountant, medewerker rechtspersoon, strategisch HRM adviseur etc. De rollen, taken en bevoegdheden in het kader van integriteit zijn niet duidelijk geformuleerd en vastgelegd. Er is geen centrale integriteitfunctionaris binnen de gemeente aanwezig die de regie voert over het overall integriteitbeleid.

17 5. Bedrijfsethiek Voor de beoordeling het integriteitbeleid van de gemeente Leiden zouden we graag de volgende onderwerpen verder uitdiepen: strategieën van naleven en stimuleren van integriteit, gedragscodes en maatschappelijke verantwoording van integriteit. 5.1 Stimuleren en naleven van integriteit Jeurissen behandelt in zijn boek "Bedrijfsethiek, is een goede zaak" twee soorten strategieën: de nalevingsstrategie en de stimuleringsstrategie. Bij een nalevingsstrategie richten organisaties op het naleven van specifieke regels van normen die van toepassing zijn op het dagelijks handelen in en door de organisatie. Volgens Jeurissen kan integriteit op de volgende manieren worden nageleefd: 1. communicatie van de standaarden en procedures waaraan de medewerkers zich moeten houden; 2. controle om te onderzoeken of medewerkers zich aan regels houden; 3. procedures om onethisch gedrag te rapporteren; 4. disciplinaire maatregelen bij overtredingen. Binnen de gemeenten Leiden wordt het integriteitbeleid gecommuniceerd bij de nieuwe medewerkers. Tevens leggen de nieuwe medewerkers een eed of belofte af op die dag. Er vindt niet op structurele basis controle plaats op de naleving van het integriteitbeleid van de gemeente Leiden. Het vindt versnipperd plaats. Indien een incident heeft plaatsgevonden wordt onderzoek uitgevoerd om vast te kunnen stellen of schending van het integriteitbeleid heeft plaatsgevonden. Vermoeden van het niet naleving van het integriteitbeleid wordt gemeld bij de rechtspersoon binnen de gemeente of bij de vertrouwenspersoon. Er zijn geen procedures om het onethisch gedrag te rapporteren. Dit vindt niet op structurele basis plaats.

18 Tevens zijn de disciplinaire maatregelen niet vastgelegd in een procedure. De stimuleringsstrategie is meer van toepassing op de manier waarop het integriteitsbeleid wordt uitgedragen. Op basis van heldere basiswaarden die zijn vertaald in een gedragscode. De gedragscode die de gemeente Leiden communiceert door middel van een voorlichting bij de nieuwe medewerkers dag en educatie en opleiding van vertrouwenspersonen.

19 5.2 Gedragscode Indeling gedragscode Volgens de theorie van Jeurissen zijn ondernemingscodes als volgt opgebouwd: 1. een woord vooraf; 2. ondernemingswaarden; 3. aanduiding van belanghebbenden; 4. gedragsaanwijzigingen; 5. nalevingsrichtlijnen Onderwerpen gedragscode De gedragscode van de gemeente Leiden voldoet in hoofdlijnen aan de opbouw zoals omschreven in het boek van Jeurissen 2. Echter, het onderdeel nalevingsrichtlijnen ontbreekt. Uit een onderzoek van 2003 blijkt dat de volgende onderwerpen regelmatig terugkeren bij ondernemingscodes: Discriminatie, Milieu, giften, corruptie, omgangsvormen met externen, onderlinge omgangsvormen, veiligheid, mensenrechten, vertrouwelijke informatie, misbruik van voorkennis, arbeidsomstandigheden, witwassen, privacy van medewerkers, nevenfuncties, inkoop, privacy van externen, verkoop en reclame en internetgebruik. In de gedragscode van de gemeente Leiden is niet met alle elementen rekening gehouden mede, omdat een aantal van de onderwerpen ook is opgenomen in andere regelementen als inkoop en aanbestedingsbeleid, Arbowetgeving etc. Eén van de onderwerpen die niet is opgenomen in de gedragscode, maar wel thuishoort in een gedragscode is de privacy van medewerkers. 2 Prof.dr.R.J.M. Jeurissen, Bedrijfsethiek een goede zaak, 7 de druk 2009, blz, 286.

20

21 Vervolgacties Quick scan integriteitsbeleid Omschrijving Vervolgactie Verantwoordelij ke Aanbeveling 1 We gaan een centraal integriteitsbeleid inclusief een Coördinatie uitvoeringsplan opstellen en zullen daarbij een vanuit team Het opstellen van een centraal integriteitsbeleid (kader) waarin coördinator aanstellen die zich gaat bezig houden met Middelen en alle elementen en relevante wet en regelgeving in het kader van de implementatie van de actiepunten uit de quick scan. control in nauw integriteit worden benoemd. Tevens dienen we aan te geven in We gaan het centraal borgen van het onderwerp overleg met SE ons beleid hoe wij ons beleid blijven bewaken en evalueren. Tot integriteit via intranet in nauw overleg met communicatie HRM SP71 slot dient wet en regelgeving rondom integriteit een prominente oppakken. en centrale plek te krijgen op het intranet. Planning Gereed 3 de kwartaal 2013 Aanbeveling 2 Het evalueren van de huidige gedragscode en naast de stimuleringsstrategie ook aandacht te schenken aan de nalevingsstrategie. In klein comité gaan we de huidige gedragscode evalueren en bij de aanpassing van de gedragscode zullen we tevens aandacht besteden aan de nalevingsstrategie. Coördinatie vanuit team Middelen en control in nauw overleg met SE HRM SP71 4 de kwartaal 2013

22 Omschrijving Vervolgactie Verantwoordelij ke Aanbeveling 3 Coördinatie We gaan de visie rondom taken en vanuit team Het centraal organiseren van de integriteitsfunctie door het verantwoordelijkheden opnemen in het centraal kader Middelen en aanstellen en/of benoemen van een integriteitscoördinator/ en het met de implementatie van het kader verder control in nauw beveiligingsfunctionaris. formaliseren. overleg met SE Daarnaast het duidelijk vastleggen van taken, bevoegdheden en HRM SP71 verantwoordelijkheden binnen het proces van de verschillende betrokken als juridisch controller, concern controller, intern accountant, medewerker rechtspersoon en strategisch HRMadviseur. Planning Gereed 4 e kwartaal 2013 Aanbeveling 4 Het opstellen van een protocol voor onderzoeken, afdoen en uniform registreren van integriteitsinbreuken. We gaan een procedure voor meldingen opstellen en de opvolging daarvan en zullen daarbij aansluiting zoeken met de procedure van klachten bij vertrouwenskwesties. Coördinatie vanuit team Middelen en control in nauw overleg met SE HRM SP71 4 de kwartaal 2013

23 Omschrijving Vervolgactie Verantwoordelij ke Aanbeveling 5 5.a We gaan het onderwerp meenemen in een e- Coördinatie learning module en zullen de mogelijkheid onderzoeken vanuit team 5.a Het uitvoeren van voorlichtingsbijeenkomsten, dilemma- en van voorlichtingsbijeenkomsten mogelijk in combinatie Middelen en bewustwording trainingen. met de presentatie van de nieuwe gedragscode. control in nauw overleg met SE Integriteit zal een plek moeten krijgen bij het goede gesprek HRM SP71 Planning Gereed 4 de kwartaal b. We zullen een inventarisatie moeten maken van kwetsbare functies aanwezig zijn binnen de gemeente. Bij medewerkers die een kwetsbare functie hebben zal dit een verplicht onderwerp moeten worden bij het goede gesprek. Coördinatie vanuit team Middelen en control in nauw overleg met SE HRM SP71 4 de kwartaal 2013 Aanbeveling 6 Het uitvoeren van een integriteitsonderzoek waarbij de nadruk ligt op kwetsbare processen en functies binnen de gemeente Leiden. Het uitvoeren van social audits en integriteit zal een vaste plek moeten krijgen in het Algemeen Controleplan. We audits naar integriteit krijgt een vaste plek in het Algemeen controleplan Team middelen control (interne accountant) 3 de kwartaal 2013, uitvoering vanaf 3 de kwartaal 2013

24 Omschrijving Vervolgactie Verantwoordelij ke We zullen bij de reguliere P&C cyclus het onderwerp Team middelen Aanbeveling 7 integriteit expliciet aandacht geven. en control In de begroting bij de bedrijfsvoering paragraaf dienen we integriteit als een kernwaarde benoemen of kunnen we in de paragraaf benadrukken dat we als gemeente gebonden zijn aan de interne gedragscode en deze onderschrijven. Planning Gereed Vanaf opdracht program mabegrot ing Het jaarlijks afleggen van verantwoording over het gevoerde integriteitsbeleid en de naleving daarvan. Daarnaast dienen we bij ons jaarverslag uitgebreid ingaan op meldingen die gemaakt zijn van (vermeende) overtredingen van de interne gedragscode en hoe zij uiteindelijk afgehandeld zijn.