Gemeentelijke Internationale Samenwerking. Meerjarenprogramma Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten

Transcriptie

1 Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten Gemeentelijke Internatinale Samenwerking Meerjarenprgramma Gefinancierd dr de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking (DGOS) Algemeen kader Financiële en administratieve richtlijnen Gesplitste kredieten

2 0. Inhudstafel 1. Inleiding p Nieuw subsidiekader p Algemene principes van financieel beheer 3.1 Specifieke rekeningen p Niet subsidieerbare uitgaven p Principes i.v.m. tegelaten uitgaven (Subsidieerbare Uitgaven) p Verschuivingen en 15% regel p Wisselkersen p Bankksten p Uitbetaling van de subsidies + interesten p Bekhuding en gede praktijken 4.1 Rapprtering p Gede praktijken i.v.m. de bewijsstukken p Gede praktijken i.v.m. de kassa p Gede praktijken i.v.m. de rekeningen p Gede praktijken i.v.m. cheques p Aankpen p Afspraken VVSG 5.1 Jaarverslag = Financieel Verslag en Narratief Verslag p Tussentijdse Verslagen p Operatineel Luik VVSG p Gebruikte Afkrtingen p Bepalingen vlgens aard der uitgaven p Bijlagen Bijlage 1: Overzicht directe en indirecte ksten MJP p. 15 Bijlage 2: Schematisch verzicht van uitbetaling van subsidies p. 16 Bijlage 3: Verlp MJP p. 17 Bijlage 4: Tepassing van de 15% regel Richtlijnen MJP gesplitste kredieten >>> p. 1

3 1. Inleiding In dit dcument bundelen we de administratieve en financiële richtlijnen die van tepassing zijn p de uitvering van het meerjarenprgramma Gemeentelijke Internatinale Samenwerking, dat gedgekeurd werd bij DGOS. Het is een bundeling en herhaling van eerdere richtlijnen, die iets meer uitgediept en/f aangepast aan het systeem van de gesplitste kredieten werden. Pr memrie : het MJP startte in 2008 en is in feite een vijfjarenprgramma, dat is pgesplitst in twee delen : 2008 ingediend (en uitgeverd) vlgens de niet-gesplitste kredieten en dat gekenmerkt werd dr een JA 2008 en een niet verdraagbaar sald na het verstrijken van de uitveringsperide : dat vlgens het nieuw financieel systeem van gesplitste kredieten wrdt uitgeverd. Algemene kenmerken van MJP vlgens de gesplitste kredieten : Overdraagbare saldi : het verscht van jaar n wrdt bij jaar n+1 pgeteld. Er is dus geen sprake meer van vastleggingen in december m de facturen te mgen uitgeven tt januari f april van het vlgende jaar. Wat in 2009 niet wrdt pgebruikt, wrdt naar 2010 vergedragen. Mgelijkheden tt verschuivingen: het is mgelijk m budgetten naar vren te schuiven binnen een bepaald resultaatsgebied f kstenuitgave. Maar hu er wel rekening mee dat het jaarbudget niet verandert en dat dit naar vren schuiven dus ten kste gaat van andere activiteiten. vb. Essen-Witzenberg: TR rnd infrastructuur (buw van jeugdcentrum): in en vrzien. Ttaal budget 2009 = Het is perfect mgelijk m de infrastructuurkst in 2009 p te gebruiken, dus van wrdt INV 2009 = Hiervr met geen testemming gevraagd wrden, want de kst is gepland, ze vindt enkel p een ander tijdstip plaats. Dit wil wel zeggen dat het beschikbare budget vr 2009 vr de andere ksten met vermindert. Tegenmen flexibiliteit: het feit dat met de budgetten kan wrden geschven, biedt zeker meer flexibiliteit vr de uitvering van het prgramma. Dit, gecmbineerd met de 15% regel (p SD-niveau en niet p TR-niveau, zie verder) biedt wel veel mgelijkheden. Dit betekent niet dat we het psitieve van de jaaractieplannen, nl. een gede jaarplanning p activiteitenniveau, meten achterwege laten (zie verder). 2. Nieuw subsidiekader Het nieuwe subsidiekader van de gesplitste kredieten brengt een aantal veranderingen met zich mee. Vrheen werd er een nderscheid gemaakt tussen peratinele ksten en administratiekst, die 10% bedreg. Vanaf het meerjarenprgramma wrdt er een nderscheid gemaakt tussen drie srten ksten: Structuurkst (SK): Structuurksten zijn ksten met betrekking tt het realiseren van de sciale delstelling van de gesubsidieerde NO en die, hewel beïnvled dr de vrbereiding en de uitvering van het prgramma, niet isleerbaar zijn van, nch rechtstreeks aan te rekenen zijn aan het prgramma. De structuurksten wrden mschreven als de uitgaven die de NO mgelijk maken haar beheersstructuur te handhaven en er de dagelijkse werking van te verzekeren en die samenhangen met de ntwikkelingssamenwerking. Cncreet: alle VVSG ksten die te maken hebben met de administratieve ksten, huisvesting, ICT, vrming persneel, begeleiding vr visie-ntwikkeling. Alle ksten van gemeenten vr baseline en vrbereiding (nieuw) MJP. Cncreet: beperkt tt 6,23% p de directe ksten f vr 2009 bij 100% besteding. Beheerskst (BK): Beheersksten zijn de isleerbare uitgaven m.b.t. het beheer de mkadering de cördinatie, de evaluatie, de pvlging, de mnitring, de cntrle, gemaakt bij de uitvering van het prgramma. Cncreet: VVSG persneelsinzet, begeleiding gemeenten, werkbezeken, verlegmmenten, deelname internatinale meetings en M&E gedeelte van de gemeenten Cncreet: gemiddeld 17% p de directe ksten, met grte verschuivingen in 2012 Operatinele Kst (OK): De peratinele ksten zijn de uitgaven die inherent, ndzakelijk en nmisbaar zijn m één f meerdere resultaten van het prgramma te verwezenlijken. Deze uitgaven Richtlijnen MJP gesplitste kredieten >>> p. 2

4 verdwijnen bij stpzetting f beëindiging van het prgramma. Alle uitgaven die nder deze categrie vallen kunnen aan een specifiek prgramma, d.w.z. aan 1 f meer resultaten van het prgramma, tegewezen wrden. Met andere wrden: deze uitgaven kunnen bekhudkundig en éénduidig aangerekend wrden aan een specifiek prgramma. Cncreet: 12 +1= 12 gemeentelijke prgramma s en 1 VVSG bvenlkaal prgramma (zie verder) 3. Algemene principes van financieel beheer 3.1 Specifieke rekeningen De partnergemeenten in het Zuiden 1 meten vr dit MJP beschikken ver een (aparte) specifieke rekening waarp de financiële middelen vr de uitvering van de jaarlijkse actieplannen kunnen gestrt wrden. Met het g p het reduceren van de verliezen ten gevlge van wisselkersschmmelingen, kan het wenselijk zijn m 2 rekeningen te hanteren, één in eur (f US dllar) en een andere in de lkale munt. De rekening in de lkale munt wrdt m dezelfde reden beheerd met een minimum aan fndsen. Deze rekening(en) is nderwrpen aan een dubbele handtekening. Elke beweging p deze rekening(en) met gemandateerd (handgetekend) wrden dr twee persnen. DGOS zal vraf wrden ingelicht ver de identiteit van de persnen die telating hebben m met deze rekening(en) te werken (zie aanvraagfrmulier), en ver de evt. wijzigingen m.b.t. deze twee persnen (via het Jaarlijks Verslag, JV). De Vlaamse lkale besturen zullen, vanwege hun penbare karakter, niet meten vlden aan de vereiste van een (aparte) specifieke rekening vr dit subsidieprgramma. De subsidies zullen p de gemeentelijke rekening gestrt wrden, en daar cnfrm de geldende wetgeving betreffende penbare financiën, meten beheerd wrden (b.v. vrzien van een specifieke cde). De basisgegevens ver deze rekening meten vraf wrden meegedeeld (zie aanvraagfrmulier), en evt. wijzigingen via het JV. 3.2 Niet subsidieerbare uitgaven Behudens tegengestelde vermelding in het subsidiebesluit dienen als NSU beschuwd te wrden: 1. uitgaven m de institutinele cntinuïteit te verzekeren van de NO f PZ, namelijk m het juridische statuut van de rganisatie te behuden; 2. audit van de PZ, behalve de audit van het prgramma f een gedeelte van het prgramma uitgeverd dr de PZ, vr zver de audit beantwrdt aan de internatinale standaarden terzake. Dergelijke audit ntslaat de NO niet van haar verantwrdelijkheden, maar kan als beheerskst gebekt wrden; 3. representatieksten verbnden met de zetel(s) van de NO en de ZP, uitgaven vr sciale activiteiten (feest van de Arbeid, Sinterklaas, Kerstmis, ), vr ceremnies en daaraan verbnden uitgaven (dranken, recepties, maaltijden, buffetten, geschenken, lgies) en festiviteiten; 4. uitgaven met het g p de beperking van de persnlijke verantwrdelijkheid als gede huisvader (bv.:verzekering BA van de beheerders en leidinggevenden, afkp van franchises (eigen risic) bij verzekeringen, betes, ); 5. uitgaven m.b.t. een schadelsstelling n.a.v. een schadegeval vrtvleiend uit burgerlijke aansprakelijkheid; 6. juridische diensten met het g p het aanspannen van een geding f de verdediging in geval van een rechtszaak; 7. zitpenningen; 8. certificaten (ISO, screening ); 9. uitgaven vr fndsenwerving, bijvrbeeld : uitgaven vr lbbying, f publiciteit nder welke vrm k f uitgaven vr het aanmaken van publiciteitsmateriaal hiervr; 10. bijdragen en giften aan andere verenigingen (NO, PZ) f federaties (patrnaal,prfessineel, ); 1 Mits vrafgaandelijk akkrd kan de specifieke rekening(en) k gepend en beheerd wrden dr de structurele derde partnerrganisatie (lkale NGO, burgerrganisatie, ). De eindverantwrdelijkheid blijft echter vlledig liggen bij de gemeentebesturen in Nrd en Zuid. Bvendien met deze regeling duidelijk mschreven staan in de annex bij de samenwerkingsvereenkmst. Richtlijnen MJP gesplitste kredieten >>> p. 3

5 11. prfessinele financiële diensten (bekhuders, investeringen, cnsulenten) met het g p het verhgen van de inkmsten van de NO f haar PZ; 12. Investeringen (rerende f nrerende) die enkel tt del hebben het patrimnium van de NO f de PZ te verhgen en die niet direct dienen m de prgramma s uit te veren; 13. dubieuze schuldvrderingen ( met inbegrip van werkelijke f geschatte verliezen, ingevlge nietinvrderbare tegeden en andere vrderingen, evenals de juridische ksten verbnden aan het terugvrderen ervan); 14. tekrten van andere prgramma s f schulden van de NO f de PZ; 15. alle prvisies; 16. waarbrgen en brgtchten; 17. terugvrderbare BTW f andere terugvrderbare taksen; 18. tweedehands materiaal; 19. alle bekhudkundige verrichtingen die geen betalingen inhuden (bijvrbeeld afschrijvingen, waardeverminderingen, prvisies, verlies dr ntwaarding van verbruiksgederen, diverse waardeverminderingen ) 20. directe ksten (BK, OK) m.b.t. andere prgramma s, prjecten f activiteiten van de NO f de PZ; 21. cntracten vr nderaanneming f cnsultancy vr essentiële taken in het prgramma, die tt de cre business van de NO en de PZ behren; 22. facturen van andere V.Z.W. s vr gederen en diensten die reeds dr een dnr gesubsidieerd werden; 23. nderverhuring van allerlei aard aan zichzelf; 24. uitbesteding via diensten- f cnsultancycntracten aan eigen persneelsleden, aan leden van de beheerraad en de Algemene Vergadering van de NO f de PZ f nderlinge uitbesteding tussen de PZ en de NO; 25. hnraria vr cnsultancy die 500,00 EUR (Exclusief BTW) per effectief gepresteerde werkdag verschrijden; 26. pdrachten en aankpen van meer dan 5.500,00 EUR (Exclusief BTW), waarvr geen prijsffertes werden gevraagd; 27. maaltijden, drank, snacks, feestelijkheden ten beheve van activiteiten in het Nrden. Dergelijke uitgaven wrden vr activiteiten in het Zuiden aangenmen indien ze deel uitmaken van en ndzakelijk zijn vr deze activiteiten; 28. aankp van alchlhudende dranken, tabak en afgeleiden; 29. verzekerings- en nderhudsksten van vertuigen niet ingeschreven p naam van de ON f PZ; 30. het gedeelte van lnen dat bven de lnbarema s, tegekend dr de federale verheid en f een Cllectieve Arbeidsvereenkmst, (CAO) wrdt uitbetaald; 31. extra-legale vrdelen die niet vrtspruiten uit Cllectieve Arbeidsvereenkmsten; 32. verzekering gewaarbrgd inkmen; 33. gezndheidszrgen, uitgeznderd vaccinaties, niet gedekt dr de specifieke ziekteverzekering; 34. pzegvergedingen vr niet gepresteerde pzegperide; 35. ksten vr gesprekken d.m.v. vaste f mbiele telefnie, waarvan het abnnement niet p naam staat van de NO f de PZ; 36. reizen in eersteklas f businessclass en de ksten verbnden aan de verlenging van reizen m privéredenen; 37. uitgaven verbnden aan expatriëring (verhuis, installatiepremie, vliegtickets vr de partner en persnen ten laste..), vr cntracten van minder dan twaalf maand; 38. persneelspleidingen die niet bedeld zijn m de kennis te verbeteren ver een prgramma f die geen betrekking hebben p de ntwikkelingssamenwerking; 39. debetinteresten wegens het aangaan van leningen (k deze ingevlge het laattijdig strten van subsidies), behudens vrafgaand akkrd van DGOS; 40. debetinteresten; 41. hypthecaire interesten, kapitaalaflssingen van hypthecaire leningen, nrerende vrheffing p het kadastrale inkmen; 42. uitgaven vr het verwerven van giften en legaten; 43. taksen en belastingen (federaal, reginaal, prvinciaal, gemeentelijk,.); Richtlijnen MJP gesplitste kredieten >>> p. 4

6 44. uitgaven die geen enkel verband hebben met de ntwikkelingssamenwerking. 3.3 Principes i.v.m. tegelaten uitgaven (Subsidieerbare Uitgaven) Een uitgave is slechts aanvaardbaar indien ze in de gedgekeurde begrting van het prgramma is vrzien. Een uitgave is alleen dan aanvaardbaar als: de uitgave gestaafd wrdt met een rigineel verantwrdingsstuk (Gevlg: het verlies van het riginele verantwrdingsstuk maakt dat de uitgave niet kan aanvaard wrden. De verantwrdelijkheid vr de bewijslast ligt steeds bij deno); de uitgave identificeerbaar en cntrleerbaar is; de uitgave werkelijk gemaakt werd dr de NO f de PZ tijdens de peride vrzien in het subsidiebesluit; de uitgave pgenmen is in de bekhuding van de NO f in deze van de NO en de PZ; de uitgave niet vlledig ten laste is van één f meerdere andere dnren; het verantwrdingsstuk van de uitgave aan de minimale reglementaire vrmvereisten vldet. Elke uitgave met dus gerechtvaardigd wrden. (Vr de tekenning van een per diem vlstaat een schuldvrdering.) Vr zver mgelijk gebeuren zwel aankpen als het aanwenden van externe expertise lkaal. 3.4 Verschuivingen en 15% regel Het budget van een prgramma wrdt p twee manieren vrgesteld: per Tussentijds Resultaat en per Aard van kst. Ok al ligt het budget vast vr de vlgende vier jaar, tch kunnen er zich en curs de rute veranderingen vrden. Verschuivingen tussen budgettaire psten bieden hier een plssing vr. Dit kunnen we den via twee mgelijkheden. Maar eerst ng dit: verhgingen binnen INV (Investeringen) die te maken hebben met buw f aankp van gebuwen is niet tegelaten znder vrafgaande gedkeuring van DGOS! Ok al is hier sprake van de 15% regel! Eerst en vral is er de 15% regel die verschuivingen telaat znder vrafgaand testemming aan DGOS te meten aanvragen. Vr het budget per TR, is de regel van 15% van tepassing p het niveau van de Specifieke Delstelling en niet p het niveau van de TR. Dus een prgramma met één enkele specifieke delstelling, beschikt eigenlijk ver een ttaal budget per SD en kan tussen de verschillende TRs binnen die SD naar believen verschuiven znder vrafgaande testemming. Een prgramma met twee SD kan tt 15% van SD1 naar SD2 verschuiven f mgekeerd, znder vrafgaande gedkeuring van DGOS. Er met tegelijk (in beide gevallen) wel ng rekening gehuden wrden met de verdeling per aard van de kst (de tweede wijze van het ttaalbudget vr te stellen). Ok p deze tabel geldt de 15% regel. Dit wil zeggen dat vr een prgramma met 1 SD, er tt max. 15% kan verschven wrden tussen de verschillende kstencategrieën, dus bv. Tussen VOR en WER en dit ver een ttaal van 4 jaar ( ). Iets meilijker wrdt het als het prgramma meerdere Specifieke Delstellingen heeft. In dat geval tellen we de ksten per aard p en mgen daar tussen 15% verschuiven (dus VOR van SD1 + VOR van SD 2, WER van SD1 + WER van SD2 en daartussen mag tt 15% verschven wrden). In bijlage is een fictief vrbeeld pgenmen met verschillende tepassingen van de 15% regel. Ls van de 15% regel kunnen er k budgetwijzigingen aangevraagd wrden bij DGOS vóór de 30 e september van het jaar van uitvering. De budgetwijziging met aangevraagd en gemtiveerd wrden p vrhand. Pas na gedkeuring van DGOS mag de budgetwijziging drgeverd en uitgeverd wrden. 3.5 Wisselkersen De manier waarp de wisselkersen wrden berekend verlpt vlgens een unifrme wijze. Er is sprake van wisselkersen in vlgende scenari s: Richtlijnen MJP gesplitste kredieten >>> p. 5

7 Wisselksten bij de transfer van middelen via bankverschrijvingen Bij vrkeur verlpen alle verdrachten van middelen naar het Zuiden via bankverschrijvingen 2. De wisselksten bij dergelijke transacties wrden mee verrekend bij het bepalen van de wisselkersen. Daarm wrdt gewerkt met de gewgen gemiddelde wisselkers. Hiervr wrdt jaarlijks een sm gemaakt van de bedragen die van de Belgische rekening zijn afgegaan ten gunste van de partner in het Zuiden (A). Daarnaast wrdt de sm gemaakt van de bedragen die effectief p de lkale rekening werden ntvangen (B). De gewgen gemiddelde wisselkers is dan (A)/(B) 3. In het daarpvlgende jaar wrdt p dezelfde manier gewerkt, waarbij het sald dat ng p de lkale rekening staat wrdt meegeteld a rat van de gewgen gemiddelde wisselkers van het vrige jaar. Zie het vrbeeld in de frmat van het JV Wisselkersen. Wisselksten bij cntante betalingen f betalingen via cheque Hewel wrdt afgeraden m grte smmen geld cntant mee te nemen naar de partnergemeente, is dit scenari sms van tepassing. Hierbij gaat het meestal m het wisselen van cntant geld f het betalen van een factuur tijdens een zending. Vr het wisselen van cntant geld is een bewijs, met vermelding van de gehanteerde kers, in principe verplicht. Indien dit tch niet beschikbaar is, wrdt het gewgen gemiddelde gehanteerd. Bij het betalen van een factuur (b.v. vr het htel) kan fwel de wisselkers aangetnd wrden (b.v. vermelding van gehanteerde kers p het betalingsbewijs, f via het betalingsverzicht van visa); fwel wrdt de gewgen wisselkers gebruikt. Let erp dat bij cntante betalingen eventuele wisselksten niet kunnen ingebracht wrden. 3.6 Bankksten Vlgende bankksten kunnen mee pgenmen wrden als peratinele ksten in dit prgramma: de transactieksten die niet nmiddellijk dr de bank aangerekend werden bij de mwisseling naar een andere munt de vaste bankksten vr het beheren van een rekening. Deze ksten wrden kunnen p twee lcaties gebekt wrden, telkens als werkingsksten: nder het resultaat waarvr (het grtste deel van) de middelen in kwestie zullen wrden aangewend. systematisch nder hetzelfde resultaat 3.7 Uitbetaling van de subsidies + interesten De subsidie wrdt uitbetaald in twee schijven per jaar (één van 70% en één van 30%) en dit gebeurt via bepaalde mdaliteiten. Zie k schematische vrstelling in bijlage. 2009: 2010 en 2011: 2012: Eerste schijf van 2009 (=70%) is reeds aangevraagd, nadat het KB ndertekend werd. Zu einde juli p rekening VVSG meten aankmen, en wrdt dan nmiddellijk drgestrt p gemeentelijke rekeningen. Tweede schijf van 2009 (=30%) wrdt na de zmer aangevraagd. Eerste schijf (=70%) kan aangevraagd wrden wanneer een vrlpige rechtvaardiging van minstens 70% van de uitgaven van 2009 (f 2010)(=100%) kan wrden aangetnd. Dus Financieel Verslag met hierbij. Tweede schijf (30%) wrdt aangevraagd en samen met Narratief Verslag ingediend. Eerste schijf (=70%) kan aangevraagd wrden wanneer een vrlpige rechtvaardiging van minstens 85% van de uitgaven van 2011(=100%) kan wrden aangetnd. Dus Financieel Verslag met hierbij. Tweede schijf (30%) wrdt aangevraagd en samen met Narratief Verslag ingediend. 2 Als er in het partnerland sprake is van een aanzienlijke inflatie f deflatie wrdt aangeraden m de verdracht van de middelen te spreiden ver meerdere transacties. 3 Bij het gebruik van een derde munt (b.v. US dllar) als tussenstap tussen eur en de lkale munt, wrdt vr beide mzettingen een gewgen gemiddelde wisselkers berekend. Richtlijnen MJP gesplitste kredieten >>> p. 6

8 Vr het prgramma van gemeentelijke internatinale samenwerking is geen eigen bijdrage vereist als aanvulling p de subsidie. Weliswaar kan er sprake zijn van specifieke engagementen van de partnergemeente in het Zuiden in het kader van de uitstapstrategie. Enkel ver deze cncrete engagementen met wrden gerapprteerd in het Jaarlijks Verslag. Het sald van de interesten p de specifieke rekening van de rganisatie (in het Nrden f in het Zuiden) kan wrden aangewend wrden vr de financiering van de acties (dus binnen de OK). In het Zuiden kan dit na gedkeuring dr de stuurgrep (ntulen f besluit van deze vergadering met hierbij pgenmen wrden in het JV). Ok de interesten die in het Nrden gegenereerd wrden, kunnen aangewend wrden vr de Operatinele Ksten (OK) maar hiervr met een vrafgaande gedkeuring aan het verlegcmité (met DGOS) gevraagd wrden. Negatieve interesten kunnen nit wrden aangerekend. 4. Bekhuding en gede praktijken 4.1 Rapprtering De financiële rapprtering in het kader van het MJP verlpt via het jaarlijks verslag (JV). Het JV bestaat uit een narratief en een financieel verslag en dient ingediend te wrden bij VVSG ten laatste eind februari vlgend p het referentiejaar. Het JV dient tevens een prgnse van de activiteiten van het vlgende jaar te bevatten. Dit vlgt in grte lijnen de frmat van het eindverslag 2008, en bestaat uit vlgende tabellen: De samenvattende tabellen Deze maken een vergelijking maken tussen de vrziene begrting en de gerealiseerde uitgaven (incl. verwijzingen naar het narratief verslag vr het rechtvaardigen van mgelijke verschillen) Uitgeverd budget per resultaat; en vlgens de aard der uitgaven Bestedingsgraad Wijzigingen in de budgetten van het MJP vlgens resultaat Inventaris van de gerealiseerde investeringen Een analytische tabel: Deze geeft een verzicht van alle uitgaven en verrichtingen, met de bewijsstukken Een tabel ter berekening van de gewgen wisselkers Deze tabel geeft een verzicht van alle transfers, en levert z de berekening van de gewgen wisselkers. 4.2 Gede praktijken i.v.m. de bewijsstukken Alle bewijsstukken bestaan uit vr vldaan verklaarde en betaalde facturen f ntvangstbewijzen p naam, en vermelden minstens vlgende gegevens: Vlgnummer Het unieke vlgnummer wrdt gegenereerd via de frmat in het JV, en is als vlgt samengesteld: cde GEMEENTE cde NOORD/ZUID JAARTAL NR. ACTIVITEIT SOORT UITGAVE CHRONOLOGISCH NR. Datum Leverancier f begunstigde Beschrijving van de transactie Nummer van bestelbn (verwijzing van het cntract ). Alle bewijsstukken wrden p A4 bladen geplakt, met k een duidelijke en leesbare vermelding van de vlgnummers. In principe wrdt 1 rechtvaardigingsstuk per bladzijde geplakt. Uitgaven die bij elkaar hren qua uitgavensrt, qua tijdstip én activiteit, kunnen p één blad wrden verzameld. 4.3 Gede praktijken i.v.m. de kassa De betalingen via een kassa meten tt het minimum wrden herleid. In het algemeen, is het verkieslijk m een berep te den p bankprcedures (verschrijving, betalingspdracht f gekruiste cheque p naam). De kassabetalingen wrdt best beperkt tt aankpen lager dan 100. Een kassa kan nit negatief zijn. Per kassa (lkale munt en vreemde munt, indien van tepassing zwel in Nrd en Zuid) wrdt een specifiek dagbek ( kasbek ) bijgehuden. Hierdr kan p elk tijdstip gegarandeerd wrden dat de Richtlijnen MJP gesplitste kredieten >>> p. 7

9 werkelijke cntante middelen vereenstemmen met het bedrag vermeld als kassald. Vr dit dagbek stelt de VVSG vrijblijvend een frmat ter beschikking. 4.4 Gede praktijken i.v.m. de rekeningen Net als vr elke kassa, wrdt k een dagbek per rekening bijgehuden ( rekeningbek ). In dit dagbek wrden alle verrichtingen p de respectieve rekeningen weergegeven, met inbegrip van de bankksten. Hiervr kan dezelfde frmat als vr de kasbeken gebruikt wrden, f indien beschikbaar een dr de bank pgemaakt rekeningverzicht. 4.5 Gede praktijken i.v.m. cheques Bij verhandiging van een cheque, wrdt p de factuur het nummer van de cheque vermeld; en wrdt een ntvangstbewijs pgesteld, vr ntvangst te tekenen dr een gemachtigd persn Aankpen De investeringen (zij het infrastructuur f cnsultancies f andere) zullen vrnamelijk in het Zuiden gebeuren. Aankpen in het Nrden van infrastructuur zijn uit den bze (f men met de BTW zelf betalen). En aankp van tweedehands materiaal wrdt k niet tegelaten. DUS: cmputers, sftware, ander infrastructureel materiaal wrdt in het land zelf gekcht en tweedehands wagens f cmputers f ander materiaal mag niet aangekcht wrden. 5. Afspraken VVSG 5.1 Jaarverslag = Financieel Verslag en Narratief Verslag Ok al geeft het afsprakenkader van DGOS de ruimte m het financieel en het narratief verslag gespreid in te dienen, tch is VVSG er de vrstander van m dit niet gescheiden te huden. En dit vlgens een jaarlijks terugkerend patrn. Zwel het financieel als het narratief verslag (met de gevraagde bijlagen) meten bij VVSG ingediend wrden ten laatste p 1 maart van het jaar vlgend p het referentiejaar. Dus cncrete deadlines: 1 maart 2010, 1 maart 2011 en 1 maart Vr het jaarverslag van het laatste jaar (dat tegelijk een algemeen eindverslag is) wrdt ng een aparte deadline vrzien. Het Jaarlijks Verslag bestaat uit een algemeen en een specifiek gedeelte. In het specifieke gedeelte met zeker een beschrijving ingeslten wrden van de uitgeverde activiteiten, de reeds bereikte resultaten en de evlutie van de indicatren. Zwel vr het narratieve als vr het financiële gedeelte levert VVSG jaarlijks de frmats af. Het Jaarlijks Verslag wrdt pgesteld in het Nederlands (zwel het financiële als het narratieve gedeelte)! Vrafgaand aan het Jaarlijks Verslag is een samenvatting in de taal van de partner van max 2 blz. dat ndertekend wrdt dr de partnergemeente in het Zuiden. 5.2 Tussentijdse Verslagen De uitvering van een nieuw mjp vrmt een uitdaging, niet alleen mdat de verschillende srten van ksten (SK+BK+OK) met elkaar verbnden zijn en van elkaar afhangen, maar k mdat de strting van de vlgende schijven afhangt van de bestedingsgraad van alle gemeenten. Hierbij kmt dan ng dat het MJP gekenmerkt wrd dr een resultatenverbintenis, die dr indicatren gemeten wrdt. Daarm is het belangrijk m gedurende het jaar een aantal mmenten in te lassen die een stand van zaken kunnen geven in de vrm van een Tussentijds Verslag. Dit tussentijds verslag geeft vrnamelijk een financieel beeld en activiteitenweergave weer van de laatste vier f zes maanden en kan perfect ingevegd wrden bij het nrmale mnitringverhaal van de stedenband. Cncreet wrdt gevraagd m p drie mmenten in het jaar een stand van zaken dr te geven. Vr het Financiële Verslag, wrdt gebruikt gemaakt van de frmats die vr het Jaarlijks Verslag dienen, vr het Inhudelijk Verslag zijn de gemeenten vrij m te kiezen he ze dit den. Dit kan de weergave zijn van een cnferentiegesprek, het zendingsverslag van een delegatie f een studiebezek, gewn een krte psmming van activiteiten De vrgestelde data zijn: 1 juli van jaar n (financiële rapprtage van de eerste 6 maanden van jaar n) Richtlijnen MJP gesplitste kredieten >>> p. 8

10 1 nvember van jaar n (financiële rapprtage van de eerste 10 maanden van jaar n) 1 maart van jaar n+1 (financieel eindverslag van jaar n, maakt deel uit van Jaarlijks Verslag) We kiezen vr deze structuur mwille van de vlgende redenen: Dit maakt de pmaak van het Jaarlijks Verslag minder zwaar (want in maart met dan enkel ng verslag van de laatste twee maanden van het vrgaande jaar wrden tegevegd) Het schept de mgelijkheid tt beter en sneller pvlgen Beide partnergemeenten hebben p deze manier p twee mmenten in het jaar een stand van zaken Bijsturing is mgelijk in de lp van het jaar (itt bij de pmaak van een JV in maart gecnfrnteerd te wrden met vldngen feiten) Zeker na de eerste stand van zaken in het jaar, kan gekeken wrden f vóór 30/9 een aanvraag tt budgetherschikking met gemtiveerd wrden bij DGOS. 5.3 Operatineel luik van VVSG Ls van het peratinele luik van de gemeenten en de beheersstructuur van VVSG, heeft VVSG binnen de OK k een peratineel luik ingediend. Dat luik bestaat uit drie grte cmpnenten: Bvenlkale piltinitiatieven in Nicaragua en in Zuid-Afrika (zendingen en reginale cnferenties) Bevrdering van intergemeentelijke netwerken en leerprcessen (netwerkinitiatieven, Z-Zuitwisseling, deelname aan fra, verspreiding gede praktijkvrbeelden, ) Ervaringsuitwisseling (internatinale cnferentie in 2011 en publicatie van cnferentiebek) Vral vr het tweede luik (de bevrdering van intergemeentelijke netwerken en leerprcessen) zijn er wel wat mgelijkheden die aanvullende middelen p het individuele gemeentelijke prgramma kunnen betekenen en waar jaarlijks vr beschikbaar is via een eenvudige prcedure. VVSG biedt een frmat aan vr deze aanvragen. Richtlijnen MJP gesplitste kredieten >>> p. 9

11 6. Gebruikte Afkrtingen AD: Algemene Delstelling BK: Beheerskst GIS: Gemeentelijke Internatinale Samenwerking JV: Jaarlijks Verslag MJP: MeerJarenPrgramma N: Nrden NSU: Niet-Subsidieerbare Uitgaven OK: Operatinele Kst TR: Tussentijds Resultaat TV: Tussentijds Verslag SD: Specifieke Delstelling SK: Structurele Kst SU: Subsidieerbare Uitgaven Z: Zuiden Z-Z: Zuid-Zuid Richtlijnen MJP gesplitste kredieten >>> p. 10