Handleiding freelancetolken

Transcriptie

1 Handleiding freelancetolken

2 Inhoud 1. Inschrijven bij Concorde Algemene regelingen bij Concorde voor commerciële tolkopdrachten Tolkopdrachten voor de politie en het Ministerie van Veiligheid en Justitie Communicatie Language Networks online trainingen Factureren Gegevens wijzigen Beschikbaarheid Klachten en geschillen Extranet

3 Welkom bij Concorde Group! Welkom als freelancer bij Concorde Group. Eerst willen we u iets vertellen over de geschiedenis van ons bedrijf en de opdrachten die wij uitvoeren. Daarna komt de inschrijfprocedure aan bod en geven we antwoord op veelgestelde vragen van freelancers. Uitgebreide informatie over het bedrijf en antwoord op overige vragen vindt u op onze website, Geschiedenis Concorde Group BV is gevestigd in het centrum van Amstelveen en is opgericht in 1992 onder de naam Concorde Vertalingen BV. Twee jaar later werd daar Concorde Tec BV aan toegevoegd, vooral gespecialiseerd in softwarevertalingen en lokalisatiewerkzaamheden. In 2002 is het bedrijf verder gegaan als Concorde Group BV. Met de overname van De Tolken Centrale in 2008 werden de tolkenactiviteiten uitgebreid. In 2009 zijn ook de vertaalwerkzaamheden van Language Networks toegevoegd aan de organisatie. Inmiddels is Concorde gegroeid tot meer dan 100 medewerkers en bestaat het bedrijf uit een grote vertaal- en tolkenafdeling. Tevens pioniert Concorde met een aantal succesvolle vertaalwebshops. Met de overname van International Language Centre in 2011 breidde Concorde haar dienstenpakket uit met taaltrainingen. Voor zowel tolken als vertalers is Concorde een uitstekende partner om mee te werken. In deze handleiding vertellen we u hoe u bij ons aan de slag kunt en wat er zoal van u wordt verwacht. Binnen Concorde wordt onderscheid gemaakt tussen commerciële opdrachten en opdrachten voor onze aanbestedingen, bijvoorbeeld van het Ministerie van Veiligheid en Justitie en de Nederlandse Politie. Sinds 2011 is Language Networks een trainingsplatform voor tolken en vertalers actief als onderdeel van Concorde Group. Dit platform is opgericht vanuit de kennis van het vertaalbureau. Language Networks deelt interne kennis met startende en ervaren tolken en vertalers. Voor sommige onderwerpen werkt Language Networks samen met vakkundige partners. Via de website van Language Networks kunt u als tolk tegen gunstige prijzen onlinetrainingen bestellen en zo uw kennis vergroten. 3

4 1. Inschrijven bij Concorde Alle tolken die zich inschrijven bij Concorde moeten een aantal formulieren invullen voordat ze kunnen worden ingezet voor tolkopdrachten. Daarnaast geldt een aantal extra eisen als u ook wilt tolken voor het Ministerie van Veiligheid en Justitie en politie. Om als tolk te worden opgenomen in onze database, hebben wij de volgende documenten van u nodig: Gegevensformulier Het gegevensformulier is een standaard digitaal formulier dat de basis vormt van uw dossier. Alle hierin vermelde informatie wordt door uzelf verstrekt en u moet het formulier dan ook naar waarheid invullen. Cv Naast bovengenoemd gegevensformulier wordt ook standaard een recent Cv in uw dossier bewaard. Geheimhoudingsverklaring met Concorde In deze geheimhoudingsverklaring is de samenwerking tussen u en Concorde vastgelegd. Na ontvangst van de geparagrafeerd geheimhoudingsverklaring moet u deze ondertekend en op elke pagina geparafeerd retourneren. Kopie geldig legitimatiebewijs Conform de Wet op de Identificatieplicht heeft Concorde een kopie nodig van een geldig legitimatiebewijs. Hieronder wordt verstaan een paspoort, identiteitskaart of geldig vreemdelingendocument. Een rijbewijs is hiervoor niet voldoende. Van het legitimatiebewijs of vreemdelingendocument moeten zowel de voor- als de achterzijde worden gekopieerd. Kopie VAR-winst (Verklaring Arbeidsrelatie) (indien van toepassing) Op grond van de Wet Inkomstenbelasting 2001 geeft de Belastingdienst een VAR (Verklaring Arbeidsrelatie) af, die duidelijkheid verschaft over de arbeidsverhouding tussen freelancer en opdrachtgever. Indien u in Nederland belastingplichtig bent en als zelfstandig ondernemer werkzaamheden verricht voor een of meer opdrachtgevers, moet u zelf een VAR aanvragen bij de Belastingdienst ( of ). Met de VAR kunt u aantonen dat u winst uit eigen onderneming genereert en dat tussen u en uw opdrachtgever geen dienstbetrekking bestaat. De VAR is altijd één kalenderjaar geldig. Als u de VAR niet automatisch ontvangt van de Belastingdienst, moet u deze elk jaar opnieuw aanvragen. Voor het nieuwe kalenderjaar kan dat al vanaf 1 september van het huidige jaar. Concorde moet voor aanvang van de werkzaamheden in het bezit zijn van een kopie van uw geldige VAR. Voor aanvang van ieder opvolgend jaar moeten wij de VAR van het komende jaar in bezit hebben. Inschrijving is enkel mogelijk op basis van een VAR winst uit onderneming (VAR-wuo) of een VAR directeur grootaandeelhouder (VAR-dga), aangezien enkel deze documenten de feitelijke arbeidsrelatie tussen Concorde en de freelancers correct weergeven. Mocht deze regeling op u niet van toepassing zijn, verzoeken wij u vriendelijk dat per omgaande te melden aan onze afdeling Resource Management via resources@concorde.nl. { Kopie diploma s Graag ontvangen wij van u een kopie van uw vertaal- en/of tolkdiploma s met eventuele referenties. 4

5 Wilt u ook in aanmerking komen voor tolkopdrachten voor het UWV en/of het Ministerie van Veiligheid en Justitie, dan hebben wij volgens de eisen van de opdrachtgevers ook het volgende van u nodig: Kopie inschrijving Rbtv Als u bent ingeschreven bij het Rbtv, hebben wij een kopie nodig van uw inschrijving bij het Rbtv, dus niet van het pasje. Het document vermeldt uw Rbtv-nummer en uw talen en diensten met uw status (wanneer u beëdigd bent voor elke taalcombinatie). Als uw inschrijving verandert, geeft u dit zo snel mogelijk aan ons door. Kopie VOG In verband met opdrachten die gevoelige informatie bevatten, moet u in bezit zijn van een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag). U vindt het aanvraagformulier op onze website. Het ingevulde aanvraagformulier levert u in bij de afdeling burgerzaken van de gemeente waar u staat ingeschreven. U moet dan een geldig identiteitsbewijs meenemen. De kosten voor het aanvragen van de VOG liggen rond de 30,-. Deze kosten zijn voor uw eigen rekening. U ontvangt de verklaring twee tot drie weken na aanvraag. Wilt u ook in aanmerking komen voor opdrachten van de Politie, moet u dit apart aangeven bij uw inschrijving óf u hiervoor aanmelden via resources.politie@concorde.nl. Om voor de Politie te kunnen tolken, moet u een geheimhoudingsverklaring en gedragscode van de Politie ondertekenen en naar Concorde sturen. Bij aanmelding zullen wij de verklaring op verzoek naar u toesturen. Documenten versturen Uiteraard gaan wij vertrouwelijk om met al uw gegevens. Bij voorkeur ontvangen wij uw documenten digitaal retour, dus per . Uw geheimhoudingsverklaring moet als pdf-bestand worden verstuurd. De andere documenten mag u ook als Word-bestand versturen. Stuur uw documenten naar resources@concorde.nl. Als u uw documenten per fax wil retourneren, maakt u gebruik van faxnummer Als u de documenten per post wil retourneren, stuurt u die naar Concorde Group BV, t.a.v. de afdeling Resource Management, Postbus 140, 1180 AC Amstelveen. De hoogte van de reiskosten en reisuren voor commerciële tolkopdrachten op locatie worden in overleg bepaald. Deze zijn mede afhankelijk van de afspraken met de klant waarvoor u de opdracht uitvoert. De reiskosten voor opdrachten voor het Ministerie van Veiligheid en Justitie liggen vast. Meer informatie hierover op onze website. Kennismaking Concorde heeft dusdanig veel tolken in zijn database dat het helaas niet mogelijk is met alle tolken persoonlijk kennis te maken. Wel kan het zo zijn dat u, door de aard van de opdrachten van sommige klanten, bij ons kunt worden uitgenodigd om de procedures door te lopen. Ook organiseren wij informatiebijeenkomsten en open dagen waarvoor we u per en via onze nieuwsbrief uitnodigen. Definitieve opname in ons bestand Zodra alle benodigde documenten door ons zijn ontvangen, alle afspraken zijn afgerond en, indien wij dit noodzakelijk achten, uw referenties zijn nagetrokken, wordt u definitief opgenomen in onze database en ontvangt u aanmeldcodes voor ons Extranet. Proeftermijn Om de kwaliteit van onze diensten te waarborgen, zullen wij bij aanvang van onze samenwerking een proeftijd van twee maanden handhaven. Indien er klachten over uw werkzaamheden binnenkomen zullen wij te allen tijde allereerst contact met u opnemen. 5

6 2. Algemene regelingen bij Concorde voor commerciële tolkopdrachten Purchase Order/instructies Voor commerciële tolkopdrachten benaderen projectmanagers u bij voorkeur telefonisch. Als u beschikbaar bent voor en akkoord bent met de tolkopdracht sturen projectmanagers u ook een PO (Purchase Order) waarin alle afspraken met betrekking tot het project zijn vastgelegd, duur, locatie en contactperso(o)n(en) en de aard van de werkzaamheden. Een PO is de bevestiging van het verstrekken van de opdracht door Concorde aan u. Controle Let er bij ontvangst van de voorlopige PO op of de vermelde informatie juist is. Lees eventuele instructies altijd aandachtig door. Stel de verantwoordelijke projectmanager onmiddellijk op de hoogte als er iets niet klopt. Het is voor tolkopdrachten die niet vallen onder de aanbesteding van het Ministerie van Veiligheid en Justitie niet nodig een werkbriefje in te (laten) vullen. Definitieve PO Tarieven op de definitieve PO zijn leidend. Controleer of u de definitieve PO heeft ontvangen. Stel de verantwoordelijke projectmanager onmiddellijk op de hoogte als er iets niet klopt. De op de PO genoemde bedragen moeten overeenkomen met de bedragen op uw factuur. Let daarop bij het opstellen van uw factuur. Als u door een projectmanager wordt benaderd voor een nieuw project stellen wij een snelle reactie altijd op prijs. Dit geldt ook indien u een project niet kunt aannemen. 3. Tolkopdrachten voor de Politie en het Ministerie van Veiligheid en Justitie De tolkopdrachten voor de Politie bestaan alleen uit telefonische diensten (gereserveerd en ad hoc). De opdrachten voor het Ministerie van Veiligheid en Justitie bestaan uit telefonische tolkopdrachten (gereserveerd en ad hoc) en tolkopdrachten op locatie. Via ons Extranet kunt u de voor u openstaande opdrachten zien en accepteren. Een snelle reactie is gewenst, ook als u een project niet kunt aannemen. In dit laatste geval verzoeken wij u op de knop Niet accepteren te klikken. Ook kunt u voor opdrachten door onze afdeling planning worden gebeld. Indien u beschikbaar bent voor ad hoc telefonisch tolken, is het noodzakelijk dit via ons Extranet aan te geven. U behoort dan tot de groep tolken die als eerste wordt benaderd. Wij verwachten dat u dan ook daadwerkelijk beschikbaar bent. Voor alle projecten moeten we werken met tolken uit het Rbtv. Indien er geen Rbtv-tolken beschikbaar zijn, heeft Concorde de mogelijkheid uit te wijken naar de Uitwijklijst. Indien ook dan nog geen beschikbare tolk is gevonden, doen wij een beroep op tolken buiten deze lijsten. Indien u een opdracht op locatie heeft aangenomen, ontvangt u van ons een bevestiging per . Het werkbriefje kunt u opvragen via uw Extranet-account. Dit werkbriefje neemt u mee naar de locatie en na afloop van de tolkdienst laat u de klant de tolktijd invullen en zijn handtekening zetten op alle drie de strookjes. U hoort ook in het bijzijn van de advocaat (klant) uw handtekening te zetten. Vervolgens stuurt u alle originele werkbriefjes per post op naar: Concorde BV, Postbus 140, 1180 AC Amstelveen. Wij verwachten dat u de werkbriefjes binnen een maand inlevert. Wanneer u een tolkdienst in de Rechtbank moet verrichten, verwachten wij dat u ruim op tijd aanwezig bent en zeker niet verzuimt of annuleert, zodat de goede rechtsgang niet verloren gaat. Concorde Pocket Wanneer u een tolkopdracht van de Raad voor Rechtsbijstand op locatie uitvoert voor Concorde, kunt u gebruikmaken van Concorde Pocket. Concorde Pocket werkt middels een beveiligde internetpagina die is ontwikkeld om het afhandelen van tolkopdrachten via smartphone mogelijk te maken. Met deze webapp kunt u uw openstaande opdrachten zeven dagen vooruit inzien. Na afloop kunt u een opdracht direct laten accorderen door de advocaat. U hoeft geen gebruik te maken van een werkbriefje en de opdracht wordt sneller verwerkt in ons systeem. 6

7 4. Communicatie Het gebruik van Concorde Pocket is eenvoudig. U gaat op uw smartphone naar en logt vervolgens in met uw inloggegevens van Concorde Extranet. Nu kunt u uw opdrachten inzien. Tik op een openstaande opdracht om deze te accorderen. Vul de gegevens in, laat de advocaat zijn handtekening zetten en druk op Bevestigen. De opdracht wordt dan zo snel mogelijk door Concorde verwerkt. Wilt u meer informatie over Concorde Pocket of de uitgebreide instructievideo bekijken? Kijk dan op onze website. Heeft u vragen of opmerkingen over de app? Neemt u dan contact met ons op via (toets 2 en vervolgens nogmaals 2) of tolken.extranet@concorde.nl. Projectnummer Vermeld in de correspondentie over een tolkproject altijd het projectnummer van Concorde. Dit bevordert een snelle afhandeling. Regelingen voor tolkopdrachten voor de Raad voor Rechtsbijstand Alle projecten voor de Raad voor Rechtsbijstand die u kunt accepteren of weigeren, ziet u in uw eigen overzicht van tolkprojecten op Extranet. Voor meer informatie over Extranet raadpleegt u het hoofdstuk Extranet dat u vindt vanaf pagina 11 in deze handleiding. Het is verstandig om dit overzicht regelmatig te bekijken en snel te reageren. Ook als u een opdracht niet wilt aannemen, is het belangrijk dat u dit aangeeft via de knop Afwijzen. Op die manier weten we dat we u niet kunnen benaderen voor de opdracht en kunnen we eventueel snel een andere tolk uitnodigen. Snelheid is geboden, omdat we binnen een kort tijdbestek aan de opdrachtgever moeten laten weten of er een tolk beschikbaar is of niet. Soms krijgt u een uitnodiging per . In dat geval kunt u aangeven of u beschikbaar bent of niet, door op de koppeling Accepteren of op de koppeling Niet accepteren te klikken. Regelmatig benaderen we tolken ook telefonisch voor onze opdrachten. Wij koppelen dan in overleg met u uw naam aan een project. U ontvangt in dat geval een bevestiging van de opdracht per en het project wordt zichtbaar in uw Overzicht tolkprojecten. Vragen Indien u vragen heeft over een commercieel project verzoeken wij u deze zo spoedig mogelijk per aan de betreffende projectmanager te stellen. Bellen is natuurlijk ook mogelijk. Verzamel uw vragen zoveel mogelijk, zodat wij ze in een keer kunnen behandelen. Ook is er speciaal voor onze tolken die voor het Ministerie van Veiligheid en Justitie werken een tolkenhelpdesk ingericht. Voor vragen over procedures en voorwaarden kunt u contact opnemen met tolken.helpdesk@concorde.nl. Met vragen over het Concorde Extranet kunt u terecht bij tolken.extranet@concorde.nl. Voor antwoorden op veelgestelde vragen verwijzen wij u naar onze website 7

8 5. Language Networks online trainingen Concorde helpt u ook bij uw bijscholing en is daarom het trainingsplatform Language Networks gestart. Via de website van Language Networks kunt u zich als tolk tegen scherpe prijzen inschrijven voor online trainingen en zo uw kennis vergroten. De trainingen gaan over vakinhoudelijke informatie, tips voor u als freelancer, taalspecifieke onderwerpen, nieuwe media en zijn op maat gemaakte trainingen over door u aangedragen onderwerpen. De meeste trainingen worden aangeboden in vorm van interactieve webinars (online seminar) of als blended learning (cursus op locatie aangevuld met webinars). Webinars zijn eenvoudig vanuit huis te volgen door middel van een op internet aangesloten computer, een headset en eventueel een webcam. U hoeft minder te reizen en bespaart tijd en geld. Met de afsluitende online toets kunt u als beëdigd tolk voor de meeste trainingen ook PE-punten (Permanente Educatie) behalen. Om te starten hoeft u alleen een gebruikersaccount aan te maken op de website en de voor u interessante trainingen te bestellen. U kunt gelijk online afrekenen. Alle verdere informatie ontvangt u tijdig per Factureren Frequentie Bij voorkeur ontvangen wij één verzamelfactuur per maand, dus niet voor elk tolkproject een afzonderlijke factuur. Dit brengt extra administratiekosten en in bepaalde gevallen ook extra bankkosten met zich mee. Indien u een grote opdracht hebt gedaan, kunt u dit bedrag uiteraard meteen factureren. Facturen moeten aan de volgende standaardvoorwaarden voldoen Uw factuur moet worden gericht aan Concorde Group BV en zijn voorzien van de hieronder genoemde gegevens: uw naam, adres, postcode en woonplaats; de factuurdatum; uw factuurnummer (volgnummer); het totaalbedrag van de factuur (in euro s); uw btw-nummer (indien van toepassing); uw bankgegevens: uw bankrekeningnummer (IBAN), BIC (Bank Identifier Code), de tenaamstelling, en de naam, het adres, de postcode en de vestigingsplaats van de bank. Eventuele wijzigingen geeft u zo spoedig mogelijk door via invoices@concorde.nl. Deze gegevens worden bij elektronische betaling namelijk niet automatisch gecontroleerd. Als er geen btw in rekening wordt gebracht, moet uit de factuur blijken of een bijzondere btw-regeling van toepassing is, namelijk: toepassing van een verleggingsregeling; toepassing van een vrijstelling van btw; intracommunautaire levering. Overige informatie, zoals omschrijving van het project, naam van de projectmanager, leverdatum, datum van opdracht, enzovoorts, hoeft niet op de factuur te worden vermeld. Deze informatie is niet van belang voor de crediteurenadministratie en belemmert een snelle verwerking van de factuur. Toevoegen op de factuur voor commerciële tolkdiensten van Concorde ons projectnummer; bedrag per item (in euro s); totaalbedrag per project (in euro s). De op de PO vermelde bedragen moeten overeenkomen met de bedragen op uw factuur. 8

9 Als de informatie op de PO niet correct is, verzoeken wij u zo spoedig mogelijk contact op te nemen met de Project Manager. Factuur commerciële tolkdiensten versturen Stuur uw factuur bij voorkeur als pdf-document per naar invoices@concorde.nl. Mocht u niet in het bezit zijn van een pdf-writer, dan kunt u de benodigde software gratis downloaden, bijvoorbeeld via of U kunt de factuur ook per post versturen naar: Concorde Group BV t.a.v. de crediteurenadministratie Postbus AC Amstelveen Richt uw factuur niet aan projectmanagers of andere afdelingen binnen Concorde, ook niet met een cc per ; dit om verwarring te voorkomen. Facturen die niet aan bovengenoemde voorwaarden voldoen, worden niet in behandeling genomen. Factuur tolkopdrachten voor de Politie en het Ministerie van Veiligheid en Justitie Na afloop van elke maand kunt u uw factuuroverzicht genereren via Extranet. Dit overzicht vormt de basis van uw factuur. 5. Mocht u onjuistheden aantreffen, geef deze dan per aan ons door via tolken.extranet@concorde.nl. Correcties moeten worden doorgevoerd voordat u de factuur kunt sturen. 6. Voordat u klikt op Genereer factuur dient u een eigen factuurnummer in te vullen. Als u klikt op Genereer factuur verschijnt er een pop-up met een reeds voor u aangemaakte factuur. Daaronder vindt u een overzicht met een totaalbedrag per opdracht. 7. Wanneer u akkoord bent met de factuur klikt u op de knop Factuur verzenden. Vervolgens ontvangt u een met daarin een kopie van de door u zojuist ingezonden factuur voor uw eigen administratie. U hoeft de factuur dus niet meer naar ons toe te sturen. Als u deze bevestiging niet ontvangt, is er iets fout gegaan bij het aanmaken van uw factuur. U dient dan nogmaals te klikken op Factuur verzenden. Een korte uitleg over het genereren van uw factuur vindt u via de volgende link U kunt alleen factureren indien wij al uw werkbriefjes van die maand hebben ontvangen en verwerkt. Wanneer u wilt weten of wij uw werkbriefjes hebben ontvangen en verwerkt, gaat u op Extranet naar Overzicht tolkprojecten en selecteert u de optie In het verleden. Betaling Facturen die aan de hierboven gestelde voorwaarden voldoen, worden binnen 42 dagen na ontvangst door Concorde voldaan. De betalingstermijn voor tolkopdrachten van het Ministerie van Veiligheid en Justitie en de politie is 30 dagen na ontvangst factuur. Om uw factuur te kunnen aanmaken, volgt u de volgende procedure: 1. Meld u aan op Concorde Extranet. 2. Klik op Overzicht factuurregels tolkprojecten. 3. Selecteer linksbovenin de juiste maand en klik op Zoeken. 4. Klik daarna op Toon projectdetails. Er verschijnt een nieuw venster met daarin alle diensten (telefonisch en op locatie) die u die maand voor ons heeft verricht, met vermelding van de bijbehorende bedragen, inclusief de reiskosten en -tijd. Mocht dit venster niet worden geopend, controleer dan of in uw internetbrowser de automatische pop-upblokkering is ingeschakeld. Deze moet namelijk uit staan. 9

10 7. Gegevens wijzigen Algemeen Dossiers en gegevens van tolken en vertalers in de database worden beheerd door de resourcemanager. U kunt uw persoonlijke gegevens wijzigen via het Extranet. Zie pagina 11 voor instructies voor het gebruik van het Extranet. Deze informatie wordt centraal beheerd en kan niet door de projectmanagers worden aangepast. Het werkt daardoor dus verwarrend en vertragend als u dergelijke informatie naar projectmanagers of andere afdelingen binnen Concorde stuurt. Voor wijzigingen in de software die u gebruikt, vakgebieden die u beheerst en vragen over uw tarieven neemt u contact op met de afdeling Resource Management via resources@concorde.nl. 8. Beschikbaarheid Beschikbaarheid, afwezigheid, vakantie, enzovoorts, voert u tijdig in via Extranet. Zie pagina 11 voor instructies voor het gebruik van Extranet. Op deze manier kan iedereen binnen Concorde uw beschikbaarheid raadplegen en is deze informatie altijd actueel. Deze informatie wordt centraal beheerd en kan in principe niet door de projectmanagers worden aangepast. Het werkt daardoor dus verwarrend en vertragend als u dergelijke informatie naar projectmanagers of andere afdelingen binnen Concorde stuurt en niet invoert via Extranet. Bankgegevens Om ervoor te zorgen dat betalingen tijdig kunnen worden voldaan, is het belangrijk dat u eventuele wijzigingen in uw bankgegevens direct aan ons doorgeeft. Hiermee voorkomt u dat een betaling wordt geweigerd door uw bank. Geef gewijzigde gegevens daarom altijd door aan de afdeling financiële administratie via invoices@concorde.nl. 10

11 9. Klachten en geschillen Als een klant van Concorde een klacht heeft over uw functioneren als tolk tijdens een commerciële tolkopdracht, zal de projectmanager contact met u opnemen. Heeft u zelf een klacht over het uitgevoerde tolkproject, kunt u contact opnemen met de projectmanager. Voor tolkopdrachten die voor het Ministerie van Veiligheid en Justitie en voor de Politie zijn verricht, geldt dat als een advocaat een klacht over u heeft, een medewerker van onze helpdesk contact met u opneemt. Heeft u zelf een klacht over een tolkopdracht die is uitgevoerd voor het Ministerie van Justitie, kunt u contact opnemen met onze tolkenhelpdesk: tolken.helpdesk@concorde.nl. Indien u opdrachten voor Concorde uitvoert, dient u de regels van onze gedragscode in acht te nemen. U vindt de gedragscode op onze site via de volgende link: Extranet Wat is Extranet? Extranet is een onlineportaal dat slechts toegankelijk is voor een beperkte groep gebruikers. Alleen personen en organisaties die door Concorde geautoriseerd zijn, krijgen toegang tot Extranet. Het belangrijkste voordeel van Extranet is dat informatie op één plaats wordt vastgelegd, waarna deze informatie op elk willekeurig moment toegankelijk is vanaf elke willekeurige werkplek. Met name de permanente toegang tot overzichten levert voor alle partijen een grote tijdsbesparing op. En het is veilig: voorgedefinieerde groepen gebruikers kunnen immers alleen in hun eigen omgeving binnen Extranet informatie plaatsen en/of opvragen. Instructies voor gebruik Om van Extranet gebruik te kunnen maken, heeft u een aanmeldnaam en een wachtwoord nodig. Deze informatie ontvangt u van ons via . Uw persoonlijke aanmeldnaam krijgt u te horen via de telefoon, om misbruik te voorkomen. Aanmelden Via uw webbrowser gaat u naar Extranet van Concorde: U komt in het aanmeldscherm, waar u uw aanmeldnaam en uw wachtwoord invoert. Het is handig om het hokje Bewaar inloggegevens op deze computer aan te vinken, zodat uw toegangs gegevens worden bewaard voor de volgende keren dat u zich wil aanmelden. Wachtwoord vergeten? Als u uw wachtwoord bent vergeten, klikt u op Wachtwoord vergeten?. U ontvangt dan een nieuw wachtwoord dat u na het aanmelden vervolgens weer zelf kunt wijzigen. Hoofdmenu Extranet Nadat u zich heeft aangemeld, verschijnt er een scherm met het hoofdmenu. Hier kunt u kiezen uit een aantal opties die hieronder in detail worden beschreven. Het is altijd mogelijk terug te keren naar dit hoofdmenu door linksboven in het scherm te klikken op Hoofdmenu. 11

12 Overzicht tolkprojecten Hier ziet u een overzicht van uw tolkopdrachten en kunt u nieuwe tolkopdrachten aannemen of weigeren. Als u kiest voor deze optie, ziet u links boven in het scherm een menu met de volgende opties: Mogelijk aan te nemen Wanneer er nieuwe tolkopdrachten aan u worden aangeboden, krijgt u deze hier te zien. Het is belangrijk dat u zo snel mogelijk aangeeft of u een opdracht kunt aannemen of niet. Om de details van een opdracht te bekijken of om een opdracht te accepteren of te weigeren, klikt u op Nog te accepteren bij het betreffende project. Er wordt een nieuw scherm geopend. Hier kunt u aangeven of u de opdracht wilt accepteren of afwijzen. Als u een opdracht niet kunt of wil aannemen, is het belangrijk dat u dit aangeeft via de knop Afwijzen. Zo zijn wij direct op de hoogte, hoeven wij geen contact met u op te nemen en kunnen wij de opdracht snel weer aanbieden aan een andere tolk. Wanneer u de opdracht accepteert via de knop Accepteren krijgt u, als het om een tolkopdracht op locatie gaat, direct de keuze om het werkbriefje te openen zodat u dit kunt afdrukken. Ook krijgt u per een bevestiging dat u aan de opdracht bent gekoppeld. Aangenomen Hier ziet u een overzicht van alle tolkopdrachten die u heeft aangenomen en die in de toekomst plaatsvinden. U kunt hier eventueel opnieuw het werkbriefje van een nog uit te voeren project opvragen. Dit doet u door op het projectnummer van het betreffende project te klikken en in het volgende scherm op de knop Werkbrief printen te klikken. In het verleden Hier ziet u alle tolkopdrachten die u in het verleden heeft uitgevoerd. U kunt hier ook de tolktijd van uitgevoerde projecten op locatie invullen aan de hand van de werkbrief. Dit doet u door op het projectnummer van het desbetreffende project te klikken en in het volgende scherm op Werkbrief invullen/inzien te klikken. Hier kunt u de begintijd, eindtijd en eventueel de wachttijd invullen. Concorde zal deze gegevens vervolgens controleren aan de hand van het originele werkbriefje, nadat wij dat van u hebben ontvangen. Ook staat achter elk project aangegeven of wij uw werkbriefje hebben ontvangen en verwerkt. Overzicht factuurregels tolkprojecten Hier ziet u een overzicht van factuurregels van tolkprojecten die u in het verleden heeft uitgevoerd. Aan het begin van elke maand wordt hier een specificatie gepubliceerd op basis waarvan u een factuur kunt opstellen. Wanneer u het overzicht van factuurregels opent, kunt u linksboven de betreffende maand selecteren. Als u in die maand tolkopdrachten heeft uitgevoerd, worden deze in een lijst weergegeven. Als u vervolgens klikt op de knop Toon projectdetails, wordt er een nieuw scherm geopend met een specificatie van uw opdrachten van die maand en de bijbehorende vergoedingen. Voor verdere details met betrekking tot het aanmaken van een factuur raadpleegt u het gedeelte Factuur tolkopdrachten voor het Ministerie van Veiligheid en Justitie in deze handleiding. Ad hoc telefonisch tolken Hier kunt u uw beschikbaarheid voor telefonische ad-hoctolkdiensten aangeven. U heeft keuze uit een aantal opties: Beschikbaar U bent op dit moment beschikbaar om ad hoc telefonische tolkopdrachten aan te nemen. Wanneer u deze optie aanvinkt, wordt u gevraagd in te vullen tot wanneer u op de betreffende dag beschikbaar bent. U vult hier dus maar één tijd in. Ook krijgt u de mogelijkheid een telefoonnummer aan te vinken waarop wij u in eerste instantie kunnen bereiken. Door op de knop Opslaan te klikken, bevestigt u de ingevulde gegevens en gaan wij ervan uit dat u beschikbaar bent vanaf nu tot aan het tijdstip dat u heeft ingevuld. Uw naam komt op de lijst van ons callcenter te staan wanneer wij een ad-hocaanvraag in uw taal ontvangen. De mogelijkheid bestaat dus dat u voor een direct uit te voeren tolkopdracht wordt gebeld. 12

13 Niet beschikbaar U bent op dit moment niet beschikbaar om ad hoc telefonische tolkopdrachten aan te nemen, maar later op de dag wel. Wanneer u deze optie aanvinkt, wordt u gevraagd in te vullen tot wanneer u vandaag niet beschikbaar bent. Ook hier vult u dus maar één tijd in. U bevestigt uw keuze door op Opslaan te klikken. Geen beschikbaarheidsinformatie U wenst op dit moment geen informatie over uw beschikbaarheid voor telefonische ad-hocopdrachten door te geven. Zolang deze optie is aangevinkt, wordt u niet benaderd voor telefonische ad-hocopdrachten. Taalkeuze Door op de betreffende vlaggen rechtsboven in het scherm te klikken kunt u de taal van Extranet instellen op Engels of Nederlands. { Uitloggen Hiermee verlaat u Extranet. Om hierna weer terug te keren naar Extranet moet u zich opnieuw aanmelden. Contactgegevens wijzigen Hier kunt u uw beschikbaarheid aangeven en ook persoonlijke en algemene informatie kwijt. Bij het onderdeel Dossier kunt u documenten uploaden zodat die bij ons in uw dossier terechtkomen. Daarnaast kunt u hier doorgeven of er wijzigingen in uw gegevens zijn, zoals in uw adres, telefoonnummer of bedrijfsvorm. Ook kunt u hier aangeven wanneer u afwezig of bezet bent. Wanneer u op Opslaan klikt, worden uw documenten verstuurd en uw wijzigingen van uw gegevens en beschikbaarheid bevestigd. Logingegevens wijzigen De loginnaam die en het wachtwoord dat u ontvangt, heeft u nodig om u de eerste keer aan te melden op het Extranet. Hierna kunt u uw wachtwoord wijzigen zodat u het makkelijk kunt onthouden. Uw zelfgekozen wachtwoord moet bestaan uit minimaal zes en maximaal twintig tekens. Het wachtwoord is hoofdlettergevoelig en spaties zijn niet toegestaan. Het is niet mogelijk uw loginnaam te wijzigen. Nieuwsberichten Rechts van het hoofdmenu ziet u een blauwe kolom waarin nieuwsberichten worden weergegeven, zoals aankondigingen over de publicatie van het maandelijkse factuuroverzicht of andere belangrijke berichten. U kunt de nieuwsberichten openen door op Lees verder te klikken. 13

14 Bedrijfsgegevens Concorde Group BV Postbus AC Amstelveen Extranet Internet Resource Management T F E resources@concorde.nl Crediteurenadministratie T F E invoices@concorde.nl Kamer van Koophandel Inschrijving handelsregister: Bank ABN-AMRO Hoofddorp: IBAN: NL91ABNA BIC: ABNANL2A Onderdelen van Concorde Group Language Networks T E info@languagenetworks.com 24hTranslations T E info@24htranslations.com Vertaalbureau T E info@365-vertalen.nl Beëdigd-vertalen.nu T E info@beedigd-vertalen.nu Concorde Taaltrainingen Vestiging Waalwijk T E info@concordetaaltrainingen.nl BTW-nummer: NL B01 Helpdesk Tolken T F E tolken.helpdesk@concorde.nl Tolkenteam: planning T F E minjus.tolk@concorde.nl Adres originele werkbriefjes Concorde Group Postbus AC Amstelveen