Qm. Ons succes zit m in onze webwinkel. 12 e jaargang no.4 oktober 2004

Transcriptie

1 Qm. quadrant 1 Qm. juli 2004 magazine 12 e jaargang no.4 oktober 2004 Qm is een uitgave van Quadrant Software bv voor gebruikers van King en Queen en voor relaties van Quadrant Remco Konijnenberg, Foto Konijnenberg, Den Ham: Ons succes zit m in onze webwinkel

2

3 Inhoud Qm. 03 Q-Visie 04 Remco Konijnenberg: Ik wilde het rigoureus aanpakken 07 Speciale aanbieding POS 08 King 5.35 zo goed als klaar 10 Marchand: groothandel in lampen Overstappen van Exact naar King 12 questies 19 Cobra: Ook de salarisadministratie kan via internet 20 Matchplay: Werk maken van je hobby 22 Elektronische aangifte BTW, ICL en CBS 24 juristentaal Online verkopen 26 uitgelicht Serienummerregistratie 28 Transitorische post Kim Tan 29 nieuws 29 Prijzen 32 King-dealers, -consultants en -trainingcenters Q-Visie De artikelen in dit QM hebben ten minste één ding gemeen: ze gaan over vernieuwingen in de maatschappij en al die vernieuwingen zijn weer het gevolg van de mogelijkheden die de ICT biedt. Allereerst aandacht voor de digitale aangifte van omzetbelasting, winstbelasting en intracommunautaire leveringen. Digitale aangifte is vanaf 1 januari 2005 verplicht. Aangifte kan vanuit uw administratieve software, via uw intermediair, of handmatig op een webpagina van de Belastingdienst. Hoe dan ook, deze vernieuwing leidt tot aanpassingen in uw manier van werken. Elektronisch, al dan niet via internet, maar in elk geval niet meer op papier. In dit nummer een overzicht van de stand van zaken voor wat betreft King. Een vergelijkbare vernieuwing vindt plaats in de communicatie tussen de ondernemer en zijn accountant. Met collaborative accounting heeft de accountant een veel actueler inzicht in het reilen en zeilen van de onderneming van zijn klant en kan daardoor veel sneller bijsturen. King Online is hiervoor ideaal. Ook hier maakt internet nieuwe toepassingen mogelijk. Vernieuwing ook als gevolg van demografische factoren: baby-boomers treden terug en doen de onderneming over aan een nieuwe generatie. Foto Konijnenberg werd groot toen de zoon van de eigenaar de zaak overnam, in het groot ging inkopen en als een van de eersten begon te verkopen via internet. En bij lampengroothandel Marchand runnen twee heel jonge mensen de zaak van hun vader. De eigenaar van de golf-artikelengroothandel Matchplay bijvoorbeeld nam een verouderde zaak over en maakte er een modern bedrijf van. Colofon Redactie Hans Eschauzier, Oscar Scherstra, Ton Karelse, Corine de Goede Ontwerp ZEE - grafisch en architectonisch ontwerpen, Rotterdam Fotografie Hans Tak Druk PlantijnCasparie Capelle a/d IJssel, Redactie-adres Quadrant Magazine, Postbus 76, 2900 AB Capelle a/d IJssel, T (010) , F (010) , E info@quadrant.nl Oplage exemplaren Ongetwijfeld bent u ook druk bezig met vernieuwing, nu of in de naaste toekomst. Misschien wel meer dan u zelf weet! Met alle nieuwe mogelijkheden in King bent u, voor wat uw financiële en logistieke software betreft, in elk geval toekomstzeker! Hans Eschauzier Directeur

4 4 Qm. oktober 2004 Remco Konijnenberg: Ik wilde het rigoureus aanpakken Een fotorolletje, een pasfoto, de vakantiekiekjes laten ontwikkelen, daarvoor gingen de bewoners uit Den Ham vroeger naar Foto Konijnenberg. Nu niet meer. Want toen de zoon van de eigenaar achttien werd, nam hij de zaak over. Hij gooide het onderdeel fotografie overboord en maakte van Foto Konijnenberg een prijsstunter in foto-artikelen. Het eerste wat hij deed was het gebouw slopen en een groter pand neerzetten. remco konijnenberg

5 5 Qm. oktober 2004 Fotoliefhebbers uit Groningen, Amsterdam, België; allemaal rijden ze naar dat kleine plaatsje Den Ham in Overijssel waar de showroom van Foto Konijnenberg staat. Als ze ons niet kennen, willen ze vaak toch eerst de winkel bezoeken. Dan maken ze er gewoon een dagje uit van, vertelt Remco Konijnenberg (27), directeur. Als het eenmaal vertrouwd voelt, laten ze hun bestellingen per post komen. Voorraad Remco: Ons succes zit m in onze webwinkel. Mensen rijden al die kilometers omdat ze in de webwinkel het hele assortiment én de actuele prijzen kunnen bekijken. Dat is ongewoon voor een foto-winkel. Klanten oriënteren zich vaak op internet. Op een gegeven moment twijfelen ze tussen een aantal modellen en die willen ze dan naast elkaar zien. Bij ons kan dat omdat we verschrikkelijk veel op voorraad hebben. Bij andere winkels moet een speciale camera vaak worden besteld, of ze komen met een foldertje aanzetten. Dat werkt natuurlijk niet. Vertrouwen Zo ontwikkelde Remco een waar zakeninstinct. Toen hij op zijn achttiende directeur werd, was zijn eerste besluit: het pand afbreken. Remco: Ik dacht: we gaan het helemaal anders doen. Ik wil het grootschaliger aanpakken. We hebben de winkel toen tegen de vlakte gegooid en alles weer opnieuw opgebouwd. Zijn vader stond daar helemaal achter: Het gebouw was oud en we hadden te weinig oppervlakte. Die beslissing was snel genomen. Hij vond het ook geen enkel probleem dat zijn zoon een andere koers wilde varen. Ik had er alle vertrouwen in. Prijsstunter Klanten komen ook op de prijs af. Remco: Onze formule is nu: we geven in één keer de laagste prijs. Onderhandelen is zinloos, het is echt meenemen of laten liggen. Hij houdt de prijzen laag door heel groot in te kopen. Zo veranderde hij de zaak van zijn vader Henk in een prijsstunter. Alhoewel prijsstunter zijn vader iets te goedkoop in de oren klinkt. Henk Konijnenberg: Bij ons staan geen 16-jarigen zonder enige kennis van zaken achter de toonbank die alleen doosjes over de toonbank schuiven. Bij ons krijgt een klant koffie en we leggen alles rustig uit, al duurt het twee uur. We geven ook advies per en over de telefoon, zonder aankoopverplichting. Daarom kan het zijn dat onze prijzen iets hoger liggen dan bij de echte prijsstunters. Wij hebben meer vakkennis dan de gemiddelde foto-winkel en die willen we er graag als service bijgeven. Dorpswinkeltje Remco: Mijn vader is fotograaf, ik ben een handelaar. We zijn eigenlijk met een soort dorpswinkeltje begonnen. Mijn vader fotografeerde voor bedrijven, maakte familieportretten dat soort dingen. Daarnaast had hij een klein winkeltje met foto-artikelen en een fotograaf die bijvoorbeeld pasfoto s maakte en bruidsreportages. Deze fotograaf verzorgt nu de verzending en de reparatie-afhandeling. Ik heb alle fotografie afgestoten, omdat mijn hart bij de handel ligt. Handel in apparatuur, dat vind ik mooi. Adverteren Door zijn ervaring met inkopen wist Remco waar hij moest zijn om de goedkoopste artikelen in te slaan. Het magazijn zette hij vol spullen, hij maakte een scherpe prijslijst en ging adverteren in de grote fotomagazines van Nederland. Toen we gingen adverteren, kregen we bekendheid, vertelt Remco. Prijzen opgeven was echter een probleem. Remco: De prijzen van digitale camera s kunnen per maand en soms zelfs per week verschillen. Daar liepen we tegenaan bij het adverteren. Tegen de tijd dat zo n magazine uitkwam, klopte er niks meer van de prijs. Internet Remco zette de laatste essentiële stap voor zijn succes: Ik ging als een van de eersten internet gebruiken. Ik bouwde een website met de meest actuele prijzen en verwees daarnaar in de advertenties. Dat was echt een uitkomst. De zaak kreeg twee websites: een voor analoge fotografie en een voor digitale fotografie Op beide websites kun je, net als bij een postorderbedrijf, artikelen bestellen zonder naar de winkel te moeten. Deze websites zijn zo naar elkaar toegegroeid dat we ze binnenkort bundelen tot één site. Dat is handiger als mensen uit beide categorieën iets willen bestellen. Beurzen Voordat Remco de zaak overnam, verkocht hij foto-artikelen op beurzen in Duitsland en België. Een collega reed dan, want hij was nog te jong om auto te rijden. Ik was altijd aan het handelen. Op zondag de auto volladen en verkopen maar. s Ochtends al om vier uur eruit en dan s avonds pas om tien uur weer thuiskomen. Dat was mijn bijbaantje. Platgebeld De formule werkt. Dagelijks wordt Foto Konijnenberg platgebeld met vragen en bestellingen. Achterin de showroom staat een eiland van bureaus, waarachter vier medewerkers s en vragen beantwoorden en bestellingen opnemen. In de kleine ruimte daarachter bevindt zich de inpakafdeling. Daar vullen medewerkers dagelijks een bestelwagen met doosjes.

6 6 Qm. oktober 2004 Meer mogelijkheden De overstap naar King voor Windows bood veel nieuwe mogelijkheden. Vroeger bestelden we nog wel eens lukraak iets en dan had je ineens teveel artikelen liggen, legt Remco uit. Nu draai ik het besteladvies van King uit en aan de hand daarvan bestel ik. Dat gaat hartstikke mooi. Vooral bij kleine accessoires zoals zonnekapjes en filtertjes. We hebben duizenden van die bij-artikeltjes. En omdat je altijd alles op voorraad hebt liggen, verkoop je meer. Zijn vader vult hem aan: Vroeger had je de voorraad tussen je oren zitten. Of je ging met een lijst door de winkel heen en noteerde wat er allemaal besteld moest worden. Maar op een gegeven moment gaat dat niet meer. We hebben nu tienduizenden artikelen. Omdat je altijd alles op voorraad hebt liggen, verkoop je meer Koppeling website Om het allemaal nog makkelijker te maken, schakelde Remco een bedrijf in om King aan de bestaande website te koppelen. Remco: Ik wil dat bezoekers meteen kunnen zien of we iets op voorraad hebben of niet. We hebben een nogal complexe website omdat we er in de loop der tijd veel verschillende functionaliteit bij lieten bouwen. Daarom schakelden we een extern bedrijf in om de koppeling te verzorgen. Zij zorgen er voor dat bestellingen die mensen via internet doen, rechtstreeks in King verwerkt worden. Tot op heden krijgen we bestellingen via internet binnen via . Die printen we uit en tikken we over in King. Daar willen we helemaal af. Samengestelde prijzen Als intensieve King-gebruikers hebben Remco en Henk ook een suggestie. Samengestelde artikelen, zegt Remco. Bij de verkoop van een digitale camera bieden we een tweede accuset aan tegen gereduceerde prijs. Bij de kassa moeten we ze dan stuk voor stuk afrekenen. We willen graag dat King in de toekomst in één keer de juiste prijs afboekt én twee artikelen van de voorraad afboekt. Voorraden King vervult een belangrijke rol in dit hele proces. Remco: Deze zomer stapten we over op King voor Windows. Misschien een beetje laat, maar we wilden wachten tot de POS-module van King voor Windows gereed was. Daar kunnen we namelijk echt niet buiten. Henk: Afrekenen lijkt vaak simpeler dan het is. Het is niet uitzonderlijk dat een klant de helft contant wil betalen en de andere helft wil pinnen, dat zijn saldo dan niet toereikend is en hij het laatste restje met zijn creditkaart wil afrekenen. En dan valt er ook ineens nog een VVV-bon uit zijn portemonnee. Of hij wil een deel op rekening laten zetten. Je wilt natuurlijk wel dat al die verschillende geldstromen op correcte wijze verwerkt worden in King. De voorraden moeten op de juiste wijze afgeboekt worden en de verwerking moet voldoen aan alle fiscale eisen. Met het POS-systeem gebeurt dit direct. Door dit systeem hebben we zowel de verkopen op internet als in de winkel geïntegreerd in King. Stijgende lijn Naast Foto Konijnenberg kent Nederland nog een paar fotowinkels met hetzelfde concept: een postorderbedrijf met stuntprijzen. Remco: Tja, fotospullen zijn makkelijk te versturen. Het zijn vaak maar kleine doosjes. Maar hij maakt zich geen zorgen om zijn klandizie. Wij hebben echt alles op voorraad, ook Leica en Hasselblat bijvoorbeeld. Verder hebben we nog een aantal exclusieve importen. We hebben een afspraak met de fabrikant dat we als enige in Nederland bepaalde spullen mogen leveren. Dat gaat met name om accessoires zoals accu s voor digitale camera s en filters om je lens te beschermen. De omzet is in elk geval nog steeds in stijgende lijn. Inmiddels zijn we alweer uit ons jasje gegroeid, daarom gaan we volgend jaar zomer verhuizen. We hebben hier de voormalige Rabobank gekocht. Dat pand is twee keer zo groot.

7 7 Qm. oktober 2004 De POS-module koppelt het complete kassasysteem in de winkel van Foto Konijnenberg aan King. Daardoor worden alle contante betalingen direct verwerkt in King. Wilt u ook een kassasysteem, geïntegreerd met uw financiële administratie? Dan hebben wij voor u een SPECIALE AANBIEDING WIJ BIEDEN U EEN COMPLEET KING POINT OF SALE-SYSTEEM, DUS DE POS-HARDWARE ÉN DE KING POS-SOFTWARE, AAN MET KORTING VAN RUIM 20% Deze set bestaat uit een CASHBASE KASSALADE, een EPSON THERMISCHE BONPRINTER met afsnijdmechanisme, een EPSON KLANTEN-DISPLAY, en de KING POINT OF SALE-OPTIE POS1. De normale prijs van deze set, inclusief voeding en kabels, bedraagt u excl. BTW. Maar als u deze set bestelt vóór 31 december 2004, dan is de speciale ACTIEPRIJS x Als extra uitbreiding kunt u ook een Metrologic laserscanner aanschaffen met 20% korting, voor u 319 i.p.v. u 399. De King Point of Sale-optie is verkrijgbaar voor de King-versies A (artikelen), L en X (voorraadadministratie). Ook de optie POS2, de uitgebreidere versie van Point of Sale, met o.a. bon-historie en kassamutaties, is gedurende de actieperiode verkrijgbaar voor een meerprijs van slechts u 160, dus ook met 20% korting. En als u bij aanschaf van een Point of Sale-systeem direct overstapt naar een grotere King-versie, bijvoorbeeld van King M naar King A, dan krijgt u over deze upgrade een extra korting van 10%. Voor meer informatie over deze aanbieding kunt u contact opnemen met uw King-dealer of met de afdeling Verkoop van Quadrant, telefoon (010)

8 8 Qm. oktober 2004 King 5.35 zo Als u dit leest, is King release 5.35 bijna leverbaar. In vorige QM s hebt u al wat kunnen lezen over de nieuwe functies en opties die dan beschikbaar komen, zoals Automatische incasso, Rechten per gebruiker (ook logistiek), Koppeling met Mijn Winkel (webwinkel), Aparte transactie per factuur, Digitale aangifte BTW en ICL en Afdruk Info balans. Daarnaast bevat release 5.35 nog de volgende interessante aanvullingen: Vrije rubriek van het type Bestand Bij de NAW-gegevens en artikelen kunt u zelf extra invoervelden vastleggen (vrije rubrieken). Vanaf release 5.35 komt er een nieuw type bij: Bestand. In zo n vrije rubriek kunt u een bestandsnaam opnemen (inclusief pad), of een complete map (directory). Klikt u daarop, dan wordt het bestand of de map geopend. Bij een leverancier is dat bijvoorbeeld een map met Word-documenten, bij een artikel een productbrochure in pdf-formaat, enzovoort. Balans verslepen naar Excel Cijfers uit Info balans of uit Info exploitatie-overzicht kunt u eenvoudig naar programma s als Excel of Word slepen. U bepaalt zelf de selectie: de hele balans of een of meer regels of kolommen. U kunt de gegevens ook kopiëren met Ctrl+C en Ctrl+V. Meer exportmogelijkheden De standaard-exportmogelijkheden in King zijn opnieuw uitgebreid. U kunt nu ook de stamgegevens van debiteuren en crediteuren, de voorraadmutaties en de voorraadaantallen exporteren in het formaat van uw keuze. Margepercentage per artikel (onder voorbehoud) Het is mogelijk om de verkoopprijs van een artikel automatisch te laten berekenen op basis van de inkoopprijs (de vaste verrekenprijs) of andersom. Dit kan met behulp van een margepercentage, bijvoorbeeld verkoopprijs is inkoopprijs plus 50%. Dit margepercentage kon eerst alleen voor alle artikelen tegelijk worden vastgelegd, maar vanaf release 5.35 kunt u per artikel een apart margepercentage bijhouden. Verschillende administraties per licentie Met één King-pakket (een gebruikslicentie) kunt u meerdere administraties voeren. Vele ondernemingen hebben zowel een holding als een werkmaatschappij, waarvoor zij aparte administraties voeren. Tot op heden hadden die dan ook dezelfde versie, inclusief opties. Als de werkmaatschappij bijvoorbeeld een voorraadadministratie had en beschikte over King XL, dan bevatte ook de administratie van de holding een voorraadadministratie.

9 9 Qm. oktober 2004 goed als klaar Vanaf release 5.35 wordt de versie van de administratie niet meer vastgelegd bij de licentiegegevens, maar opgenomen in de administratie zelf. Dan kunt u voor de holding een veel kleinere versie kiezen, bijvoorbeeld I. Ook bij het uitwisselen van administraties met het administratiekantoor of met de externe accountant heeft dit voordelen. Debiteuren afdrukken per vertegenwoordiger U kunt de debiteurenlijst afdrukken gesorteerd op vertegenwoordiger. Iedere vertegenwoordiger kan dus snel een overzicht opvragen van zijn of haar eigen klanten. Preview van King 5.40 Inmiddels werken we hard aan de ontwerpen voor release Hier een overzicht van de geplande uitbreidingen. Uiteraard is dit nog zeer voorlopige informatie; in een volgend QM kunt u uitgebreidere informatie tegemoet zien. Mogelijk komt er zelfs eerst nog een (kleinere) tussenrelease uit. Projectenadministratie In release 5.40 komen de eerste versies van de projectenadministratie uit. Uiteindelijk zullen verschillende versies van de projectenadministratie worden ontwikkeld, van zeer eenvoudig (en betaalbaar) tot zeer uitgebreid (en toch niet te duur). Bij de eenvoudigste variant kunt u uitsluitend kosten en opbrengsten activeren en op een project boeken, waarna bij afsluiting van het project het resultaat vrijvalt. Bij de meest uitgebreide variant hebben we het ook over reserveringen, stukslijsten en voor- en nacalculatie. Urenadministratie Ook hiervan komt in eerste instantie een eenvoudige, maar complete versie uit. U kunt de urenregistratie uitstekend combineren met de projectenadministratie; per project kunt u dan de uren bijhouden. Vaste activa Een apart register voor vaste activa met verschillende afschrijvingsmethodieken. De afschrijvingskosten kunnen automatisch worden geboekt, dat scheelt een hele berg grootboekrekeningen. Staffelprijzen Deze bieden de mogelijkheid om de verkoopprijs afhankelijk te maken van de verkochte hoeveelheden. Er zijn meerdere staffelindelingen mogelijk. Per artikel(groep) kunt u aparte staffels hanteren. EDI-koppeling Grotere handelsondernemingen maken vaak nog gebruik van EDI (Electronic Data Interchange). Hierbij worden bestellingen elektronisch doorgegeven en kunnen elektronische facturen rechtsgeldig via internet worden verzonden. King biedt nu al de mogelijkheid om EAN-codes vast te leggen. In 5.40 wordt deze functionaliteit verder uitgebouwd richting EDI. Eenmalige artikelen Het betreft hier artikelen die niet tot het vaste assortiment behoren, maar wel via de voorraadadministratie lopen. U kunt hier dus artikelmutaties van bijhouden. Maar omdat het eenmalige artikelen zijn, kunt u de omschrijving op elk gewenst moment nog aanpassen. Ook kunt u de kostprijs van een eenmalig artikel nog wijzigen nadat de orderregel is ingevoerd. Productieadministratie Ook van de productieadministratie zijn vele varianten mogelijk. Eenvoudige versies zijn volgartikelen, zoals een batterijtje bij een apparaat, en statiegelden (met aparte BTWconsequenties). Ook samengestelde artikelen zijn eigenlijk een eenvoudige vorm van productieadministratie. Op veler verzoek zal deze mogelijkheid als eerste gerealiseerd worden. Bestelling op basis van order Bij sommige ondernemingen mogen verkopers álles inkopen, als ze het maar eerst verkocht hebben In de meubelbranche en in de keukenbranche bijvoorbeeld, met allerlei verschillende maten, vormen, uitvoeringen en kleuren, is het heel gebruikelijk om pas te bestellen op basis van een geplaatste verkooporder. Deze mogelijkheid staat ook gepland voor release Order op basis van factuurhistorie Hoe vaak gebeurt het niet dat een klant zegt: lever mij maar hetzelfde als de vorige keer. Vanuit de factuurhistorie kunt u straks makkelijk een nieuwe order genereren op basis van een oude levering. Tot zo ver deze preview. We kunnen haast niet wachten!

10 10 Qm. oktober 2004 Marchand: groothandel in lampen Overstappen van Exact naar King Nicolle Marchand is pas 25, maar runt nu al min of meer het bedrijf van haar vader. Dat is Marchand BV, een groothandel in lampen en armaturen met vestigingen in Schotland, Australië, België en Duitsland. Nicolle werkt samen met haar broer op het hoofdkantoor in het Brabantse Goirle. Half januari stapte ze over van Exact voor DOS naar King voor Windows. Dat hadden we veel eerder moeten doen! Heb je je studie afgestemd op Marchand BV? Natuurlijk. Ik riep al van kleins-af-aan dat ik later in het bedrijf van mijn vader wilde werken, net als mijn broer trouwens. Ik studeerde Internationale handel en groothandel en liep hier stage. Sinds 1999 ben ik hier in dienst. Ik wil het bedrijf samen met mijn broer overnemen. Dat lijkt me echt een uitdaging. Min of meer ben ik al de plaatsvervanger van mijn vader. Ik ben manusje-van-alles, je zou dat manager kunnen noemen. Mijn broer houdt zich veel bezig met pr. Die zou je pr-manager kunnen noemen. Hoe verdeel je de taken met je vader? Mijn vader bemoeit zich steeds minder met de vestigingen. Hij gaat liever op reis om te overleggen met de fabrikanten. We importeren ons assortiment uit het Verre Oosten, Roemenië en India. In India hebben we een eigen fabriek. Daar laten we het strakkere design maken zoals lampen en pendels van chroom. Mijn vader weet wat er mogelijk is in die fabrieken. En wij weten wat er omgaat op de markt. Daarom geven we hem altijd hele dossiers mee met tips en ideeën. Bijvoorbeeld of een pendel niet rond, maar vierkant kan als daar toevallig veel vraag naar is. Geen ontwerpen, daar is hij zelf beter in. Mijn vader ontwikkelt en ontwerpt bijna alles zelf. Soms maakt hij het na van oude modellen. Ga je zelf ook op zakenreis? Dat zou leuk zijn! Maar ik ben bang dat mijn vader daar nog zo lang mogelijk zelf mee door gaat. Ik ben alleen in de Belgische en Duitse vestiging geweest, daar doen ze ongeveer hetzelfde als in Goirle. Komend weekend ga ik naar China om een kijkje te nemen in een fabriek. Maar dat is echt een uitzondering. Wat is er zo bijzonder aan de lampen die jullie leveren? Ons assortiment is uniek, omdat wij onze lampen zelf ontwerpen. Natuurlijk zijn er meer groothandels die glas-in-loodlampen of zogenaamde ingeblazen lampen verkopen, maar die bieden niet dezelfde kwaliteit. Al wil ik geen marketingpraatje houden hoor. Maar ik zie bijvoorbeeld dat ingeblazen lampen ook heel goedkoop worden aangeboden door sommige

11 11 Qm. oktober 2004 huishoudwinkels, terwijl de detaillisten ze toch bij ons blijven inkopen: bij die van ons is het glas dikker geblazen en ze vinden het model net iets mooier. We verkopen ook andere dingen, zoals spiegels. En stenen bankjes met fonteintjes. Er zitten soms heel rare artikelen bij. Maar de biljarttafel is niet te koop hoor, die staat er voor de lol! Wie kopen het? We verkopen uitsluitend aan detaillisten. De meeste hebben een handel in verlichting, decoratie, meubels of tuinartikelen. Voor hen hebben we hier een showroom ingericht en sinds kort is onze King webwinkel online. We hebben net een mailing verstuurd waarin we uitleggen dat ze voortaan online kunnen bestellen en hoe ze daarvoor een gebruikersnaam en password kunnen aanvragen. Je wilde dus een webwinkel. Ben je daarom op King voor Windows overgestapt? Gedeeltelijk. Het was voor ons wel een voorwaarde dat we een webwinkel aan de boekhouding konden koppelen. Webwinkels hebben namelijk de toekomst. Vorig jaar werkten we nog in DOS. Daarin konden we echt niet meer vooruit, het was te oud. Bovendien liep de voorraad niet gelijk met de financiële overzichten. Dat liep al scheef toen ik hier stage liep. We overwogen om Exact voor Windows te nemen, maar dat bleek veel te duur. Onze accountant kwam met de tip om King te nemen. Hoe ging die overstap van Exact naar King? We stapten in de winter over. Dat is bij ons midden in het hoogseizoen, want als het buiten donker wordt, gaan mensen weer lampen kopen. Er moest dus veel ingelezen worden. We kregen toen een klein probleempje met het inlezen van de artikelnummers. Alles met de hand invoeren was geen optie, want we hebben duizenden artikelnummers. Gelukkig kregen we hulp van de King-dealer, die heeft het voor ons opgelost. En dan is er altijd nog de Helpdesk van Quadrant. Exact had ook een helpdesk, maar daar moest je ontzettend lang wachten voor je aan de aan de beurt was. Soms bijna twee uur, vertelde een oud-collega van me. Na de overstap kregen we een dagje cursus van Erwin Louwman van Quadrant. Hij maakte ook meteen de lay-outs van de facturen en de pakbonnen voor ons. Heel handig. Onze logistieke medewerkers volgden de cursus trouwens niet. Zij gebruiken helaas nog Exact voor DOS totdat ik in King gegevens kan afschermen. Het is namelijk niet de bedoeling dat het magazijn alle gegevens, zoals de inkoopprijzen, kan inzien. Gelukkig komt Quadrant nog dit jaar met de optie Rechten logistiek, hebben ze beloofd. En hoe bevalt het nu? King voor Windows is nogal een overstap! Het is veel overzichtelijker. Je kunt alles oproepen in één keer, terwijl je in DOS steeds uit de paden moest. Het is duidelijker en het biedt veel meer mogelijkheden. God weet wat ik nog niet ontdekt heb in het programma. Dankzij de cursus weten we hoe we een aantal problemen zelf kunnen oplossen. En de voorraden lopen eindelijk weer gelijk met de financiële overzichten. Verder ben ik erg benieuwd hoe de webwinkel gaat lopen. Een nadeel is voorlopig nog dat we veel combinatie-artikelen hebben. Veel lampen bestaan uit twee delen zoals een pendel en een bol. Je ziet ze in de showroom als één artikel, maar we verkopen ze onder twee artikelnummers. Dat kunnen we nog niet overzichtelijk aangeven in de webwinkel. Quadrant heeft gelukkig laten weten dat we niet de enige zijn die daarmee zitten en dat de optie Samengestelde artikelen hoog op de prioriteitenlijst staat. Al met al ben ik erg tevreden. Als je het mij vraagt, hadden we dit veel eerder moeten doen. Nicolle: De voorraden lopen eindelijk weer gelijk met de financiële overzichten

12 12 Qm. oktober 2004 Rapport winst- en verliesrekening Onze organisatie rapporteert periodiek aan derden. Kunnen we zelf met King een Rapport winst- en verliesrekening maken met de vergelijking van twee boekjaren? We beschikken over de optie Instelbare layouts financieel. questies Gebruikers van King- en Queensoft ware hebben soms vragen waar zij niet uitkomen. Daar zijn eenvoudige vragen bij, maar ook lastige. In deze rubriek het antwoord op vragen die vaak aan de Helpdesk worden gesteld. Door Erwin Louwman Met de optie Instelbare layouts kunt u in King zelf allerlei maatwerk-layouts maken. Ook de lijst die u bedoelt. De gegevens die u wilt zien zijn beschikbaar in het programma Info exploitatie-overzicht. Het exploitatie-overzicht is daarom de ideale basis om een eigen winst- en verliesrekening te maken. Uitgangspunt in dit voorbeeld is het exploitatieoverzicht uit de demo-administraties.

13 13 Qm. oktober 2004 Via het programma Financieel > Info exploitatie-overzicht kunt u een overzicht afdrukken. Bij het selecteren van de layout kunt u via de infoknop naar het zoekvenster van de exploitatielayouts. U klikt in dat zoekvenster op Toevoegen om een nieuwe layout toe te voegen. Die nieuwe layout geeft u een nummer en een passende omschrijving. Vervolgens kunt u aan de layout het juiste datakanaal koppelen via het menu Rapport > Datakanaal. U kiest dan voor het datakanaal Exploitatie Overzicht (een datakanaal is een gegevensgroep binnen de King database). U hebt voor het overzicht alleen de blokken Koptekst en Detail nodig. Het blok Voettekst kunt u dus uitschakelen via het menupunt Rapport > Voettekst. In het Details-blok plaatst u een regio. In die regio plaatst u een aantal DbTekst-velden. U hebt er per regel maar drie nodig: Korte omschrijving, Huidig boekjaar-resultaat en Vergelijkend boekjaar-resultaat. We beperken ons nu eerst even tot de eerste twee velden. Het derde veld komt later ter sprake. Verder plaatst u boven de DbTekst-velden alvast een subtotaalstreep. Het resultaat ziet er als volgt uit: Vervolgens stelt u in dat dit veld alleen wordt afgedrukt als het bedrag groter dan, of gelijk aan nul is: Daarna klikt u met de rechtermuisknop op het onderste veld. Ook nu kiest u voor Voorwaardelijk afdrukken. U stelt voor dit veld in dat het veld alleen mag worden afgedrukt als het bedrag kleiner is dan nul: Als dit gebeurd is, klikt u nogmaals met de rechtermuisknop op het onderste veld. U kiest nu voor Berekening. Zoals u ziet staat het veld Huidig boekjaar-resultaat er twee keer in. Dit is nodig omdat op dit overzicht geen negatieve bedragen moeten worden afgedrukt. Dit stelt u als volgt in: In het venster selecteert u het veld Exploitatieoverzichthuidig_boekjaar_resultaat, en vóór dat veld plaatst u een minteken. Het negatieve bedrag wordt op die manier altijd positief afgedrukt. Klik met de rechtermuisknop op het bovenste veld. Kies in het menu voor Afdrukken indien

14 14 Qm. oktober 2004 Schematisch weergegeven ziet dat er als volgt uit: Elk niveau van het exploitatie-overzicht zult u in de layout anders willen weergeven (bijvoorbeeld vet). Daarom dient u voor elk niveau dat u wilt afdrukken, een aparte regio aan te maken. Ook nu maakt u weer gebruik van de functie Voorwaardelijk afdrukken. Dan wordt de eerste regio afgedrukt als het niveau in het exploitatie-overzicht 1 is, de tweede als het niveau 2 is, enzovoort. In de volgende figuur zijn met cijfers de verschillende niveaus aangegeven: Dit realiseert u door met de rechtermuisknop op de optelstreep in niveau 4 klikken en dan te kiezen voor Afdrukken indien. U stelt de voorwaarde als volgt in: In dit voorbeeld wordt uitgegaan van vijf niveaus. U kopieert de gemaakte regio dus vier keer, zodat er in totaal vijf regio s in het Details-blok komen te staan. Vervolgens koppelt u aan de regio s de juiste voorwaarden. Bij de eerste regio stelt u de voorwaarde als volgt in: In gewoon Nederlands: de optelstreep wordt alleen afgedrukt als de omschrijving in het exploitatie-overzicht, gelijk is aan Bruto winst. Deze stap dient u te herhalen voor alle regio s waar een optelstreep moet worden afgedrukt. Zijn er regio s waarin helemaal geen optelstreep moet worden afgedrukt, dan kunt u die streep daaruit verwijderen. De layout is nu nog niet klaar, want de cijfers van het andere boekjaar worden nog niet afgedrukt. Rechts van de velden Huidig boekjaar-resultaat plaatst u daarom het DbTekstveld Vergelijkend boekjaar-resultaat. U herhaalt vervolgens de voorgenoemde stappen voor de cijfers van het vergelijkend boekjaar. De betreffende regio wordt nu alleen afgedrukt indien het niveau gelijk is aan 1. U herhaalt deze procedure voor de andere regio s. Ook de subtotaalstrepen op het overzicht moeten voorwaardelijk worden afgedrukt. Bijvoorbeeld de regels Bruto Winst en Som der bedrijfskosten staan allebei op hetzelfde niveau (4). De optelstreep moet echter alleen boven Bruto Winst worden afgedrukt en niet boven de Som der bedrijfskosten. Ten slotte kunt u de velden netjes uitlijnen (waarbij u de velden voor positieve en negatieve bedragen over elkaar heen plaatst), zorgen voor het juiste lettertype, enzovoort. Is het in King 5.30 mogelijk deze afdruk te maken met het Exploitatieoverzicht (dus alleen met resultatenrekeningen), in King 5.35 is het ook mogelijk met het programma Info balans een soortgelijke afdruk te maken van de balans!

15 15 Qm. oktober 2004 Controleren BTW-aangifte In King kan ik straks ook digitaal aangifte doen van de omzetbelasting. Ik vind het belangrijk om deze cijfers vooraf te kunnen controleren. Hoe kan ik dat het beste doen? Dat kan met het programma Financieel > BTW-overzicht > Afdrukken omzetoverzicht naar BTW-rekening. U kunt met behulp van dat overzicht nagaan of het geboekte BTW-bedrag overeenkomt met het BTW-percentage bij die rekening, en of het bedrag handmatig op een BTW-rekening is geboekt. Die controle kan er bijvoorbeeld zo uitzien: Maak een afdruk met de layout-soort Totalen per dagboek en controleer op de laatste pagina of de percentages in de kolom BTW-perc. berekend overeenkomen met de percentages in de kolom BTW-perc. uit tabel. Als de percentages niet gelijk zijn, controleert u vervolgens wat de reden van die afwijking is. Selecteer in het voorloopscherm de BTW-code waarin het verschil voorkomt. Maak vervolgens een afdruk met de layout-soort Totalen per dagboek met mutaties. Op deze afdruk kunt u per dagboek per mutatie in de kolom Berek. BTW % controleren met welk percentage de BTW is berekend. Herhaal deze procedure voor alle BTW-codes waarin een verschil voorkomt. Van de mutaties die met een verkeerd percentage zijn berekend, noteert u het dagboek en stuknummer. Via het menu Financieel > Info mutaties > Info dagboekmutaties dient u dan de boekstuknummers te controleren aan de hand van de originele stukken. Als de mutaties definitief zijn, zult u deze met het programma Financieel > Invoeren definitieve journaalposten moeten corrigeren via een correctieboeking. Voorlopige boekingen kunt u corrigeren met het programma Financieel > Voorlopige boekingsgangen > Wijzigen.

16 16 Qm. oktober 2004 Nieuwe EU-landen Binnenkort gaan wij ook zaken in Polen doen. Nu behoort Polen met nog negen andere landen sinds 1 januari 2004 tot de EU. Wat moet ik hiervoor in King instellen? Hebt u klanten of leveranciers in de nieuwe EU-landen, dan dient u in uw King-administratie(s) het volgende aan te passen: In het programma Stamgegevens > Landen selecteert u bij elk van de nieuwe EU-lidstaten het vakje Land EU-lid. King weet dan of een transactie intracommunautair is of niet; dit is vooral belangrijk bij de CBS-aangifte. Bij elke debiteur en crediteur die gevestigd is in een van de nieuwe EU-lidstaten, wijzigt u de BTW-code in Af te dragen BTW nul EU-lidstaat of Te verrekenen BTW nul EU-lidstaat. De BTW-code kunt u vinden op de tabkaart Financiële gegevens. Het invullen van de juiste BTW-code is belangrijk, omdat de omzet van intracommunautaire transacties in een andere rubriek (3b en 4b) van het Aangifteformulier OB moet worden vermeld. De wijziging van de BTW-code wordt niet doorgevoerd in bestaande boekingen! Vul bij elke debiteur en crediteur die gevestigd is in een van de nieuwe EU-lidstaten het BTW-nummer in, ook op de tabkaart Financiële gegevens. Op de factuur moet behalve het BTW-nummer ook de tekst Intracommunautaire Levering (ICL) worden afgedrukt. Niet alle artikelen op de prijslijst Wij maken gebruik van actie-artikelen. Iedere maand willen we een prijslijst afdrukken van de artikelen die in die periode actie-artikel zijn. Of een artikel in de aanbieding is, willen we aangeven door middel van een vrije rubriek bij het artikel. Hoe kunnen we dit realiseren? U gaat naar het menu Artikelen > Afdrukken prijslijsten > Prijslijst per artikel. Bij de rubriek Layout-nummer roept u het zoekvenster op en kopieert u layout 900 naar een nieuw nummer. Klik nu met de rechtermuisknop op het veld Artikelnummer (het eerste veld, boven de balk Details). Kies voor Afdrukken indien Bij de rubriek Veld kiest u voor Vrije-rubrieken-artikelen - Actie artikel. Vervolgens zet u in de rubriek is alleen een vinkje bij ja. Dit kunt u realiseren door een artikel alleen onder een bepaalde voorwaarde op de prijslijst te laten afdrukken. Dit doet u als volgt: Deze handeling herhaalt u voor alle velden op de regel. Eventueel kunt u de velden in een regio zetten, waardoor u de voorwaarde maar één keer hoeft op te geven. Als u nu een prijslijst met deze layout afdrukt, worden alleen de artikelen afgedrukt die een vinkje in de vrije rubriek Actie-artikel hebben.

17 17 Qm. oktober 2004 Rode en zwarte sterretjes achter de prijs bij invoeren orders Wij factureren één keer per week. Voordat de facturering gestart wordt, controleren wij alle openstaande orders en geven deze daarna vrij voor facturering. Wat ons opvalt, is dat er achter de rubriek Prijs geregeld een rood of een zwart sterretje te zien is. Wat heeft dat te betekenen? De default-prijs wijkt af van de standaard-verkoopprijs omdat er een prijsafspraak voor deze debiteur en dit artikel is. Om dit aan te geven wordt er een zwart sterretje achter de prijs weergegeven. Iedereen die met een King XL werkt, beschikt over de module Prijsafspraken. Met deze module kunt u per artikel, opbrengstgroep, debiteur en debiteurgroep, prijsafspraken registreren. Als u orders invoert, wordt bij een artikelregel gecontroleerd of er een prijsafspraak geldt voor die debiteur en dat artikel. Er zijn dan drie mogelijkheden: De default-prijs is de standaard-verkoopprijs. Er is dus geen prijsafspraak van toepassing. Achter de prijs wordt dan geen sterretje weergegeven. Wijzigt u de default-prijs of de default-korting, dan krijgt u een rood sterretje achter de prijs te zien. Dit noemen we een afwijkende prijs, omdat die afwijkt van de default-prijs waar het programma mee komt. In het programma Vaste gegevens orders/facturering stelt u in wat er in zo n geval moet gebeuren. U kunt bijvoorbeeld instellen dat zo n afwijkende prijs automatisch moet worden opgeslagen als prijsafspraak. Contactpersonen weergeven Een collega en ik werken samen in één administratie. Wanneer mijn collega een nieuwe contactpersoon toevoegt bij een debiteur, ziet ze die direct op haar scherm. Wanneer ik naar dezelfde debiteur toe ga, zie ik deze contactpersoon niet. Hoe kan dat? In King worden instellingen over de vensterweergave per computer opgeslagen. Dit betekent dat de weergave op de ene pc kan verschillen van de weergave op een andere pc. Op de tabkaart Contactpers. in de programma s Debiteuren, Crediteuren en Relaties kunt u bij Tonen aangeven of u alle contactpersonen, of per functie alleen de voorkeurcontactpersonen wilt zien. Uw collega had in het debiteurenvenster ingesteld dat ze alle contactpersonen wilde zien, terwijl u zelf had ingesteld dat alleen de voorkeur-contactpersonen moesten worden getoond.

18 18 Qm. oktober 2004 Volledig menu In King 5.30 verschijnen bij het openen van een hoofdmenu alleen de menupunten die ik vaak gebruik. Dat vind ik niet handig. Ik wil dat altijd alle menupunten worden getoond. Ook dat is instelbaar in King! Als u met de rechtermuisknop op het hoofdmenu klikt en vervolgens kiest voor Aanpassen dan krijgt u het volgende venster te zien: Op de tabkaart Opties kiest u voor de instelling Altijd volledige menu s weergeven. Vanaf dit moment worden altijd alle menupunten getoond in het Kinghoofdmenu. Margeberekening in King Ik heb een klein verschil tussen mijn standaardmarge in de omzetstatistieken en mijn brutomarge in de artikelstamgegevens. Hoe kan dat? Verschillen tussen de margepercentages zijn inderdaad mogelijk in King. We zullen hieronder uitleggen welke margepercentages er zijn en hoe deze worden berekend. Bruto marge bij het artikel King toont bij een artikel (menu Artikelen > Artikelen) op de tabkaart Algemeen, achter de rubriek Verkoopprijs excl. BTW de huidige bruto marge op basis van de huidige prijzen van het artikel. De prijs en de korting die bij het artikel zijn ingevuld, noemen we in King de standaardprijs en de standaardkorting. De marge wordt als volgt berekend:(verkoopprijs kostprijs) / verkoopprijs * 100. Standaardmarge in omzetstatistieken Deze marge wordt getoond via het menu Verkopen > Omzetten > Omzet per artikel > Info omzet per artikel. Dit is de historische marge, een gewogen gemiddelde van de bruto marges op het moment van facturering. Omdat die marge berekend wordt op basis van de historische standaardprijs en standaardkorting, noemen we die marge ook de standaardmarge. Als de kostprijs en/of verkoopprijs gewijzigd zijn, kan een verschil ontstaan tussen de huidige brutomarge bij het artikel en de historische standaardmarge in de omzetstatistieken. Bijvoorbeeld als de kostprijs hoger is geworden terwijl de verkoopprijs hetzelfde is gebleven. Werkelijke marge in omzetstatistieken Ook deze marge wordt getoond via menu Verkopen > Omzetten > Omzet per artikel > Info omzet per artikel. Dit is de marge die op het moment van facturering werkelijk behaald is, rekening houdend met afwijkende prijzen en verleende kortingen. Hierdoor kunnen verschillen ontstaan tussen de werkelijke en de standaardmarge, omdat de standaardmarge uitgaat van de standaardprijs en de standaardkorting van het artikel, en de werkelijke marge van de prijs en kortingen die in werkelijkheid gefactureerd zijn.

19 19 Qm. oktober 2004 Ook de salarisadministratie kan via internet Voor kleinere en middelgrote ondernemingen kan de salarisadministratie een hele last zijn. Gelukkig kunt u dit uitbesteden aan een specialist, zoals uw accountant. Maar uitbesteden betekent ook dat uw accountant ál het werk doet. Ook het werk waarvoor geen specialist nodig is. Uw salarisstroken afdrukken en opsturen bijvoorbeeld. Sommige ondernemers vinden het prettig om zoveel mogelijk zelf te doen. cobra online Dat kan nu met Cobra Online. Wat is het? Cobra Online is een nieuw systeem voor de eigen afdeling salarisadministratie of ondernemers en hun accountant. Cobra deelde de salarisdienstverlening op in losse componenten. In grote lijn gaat het dan om: invoeren van personalia, mutaties en verificaties en het opstellen en verwerken van salarisstroken. Wanneer u een deel van dit traject zelf online wilt verzorgen, dan kan dat. Hoe werkt het? U logt in op de website van Cobra en gaat aan de slag. Dat is alles. Uw accountant heeft ook een inlog-code en kan daarmee op internet zien wat u doet. Hij kan uw werkzaamheden aanvullen of afmaken, net wat u wilt. Omdat het programma en uw gegevens online staan, hoeft uw accountant geen gegevens over te tikken in zijn eigen programma s. Met dit systeem kunt u bijvoorbeeld afspreken dat u zelf alle gewerkte uren invult en de salarisstrookjes afdrukt. Het traject dat daartussen zit, laat u aan uw accountant over. De meest verregaande situatie is dat u het hele traject zelf verzorgt en de accountant slechts controleert wat u gedaan hebt. Ook kunt u kiezen voor een volledig geautomatiseerd systeem van Cobra waarmee u alles zelf kunt managen zoals bijvoorbeeld elektronisch betalen. Wat is Cobra? Cobra is een Nederlands bedrijf dat zich richt op HRM-dienstverlening. Cobra ontwerpt al 25 jaar salarissystemen en werkt samen met Interpro, een Amerikaans bedrijf dat niet-kernactiviteiten van bedrijven overneemt zoals callcenters, IT-outsourcing en applicatie-ontwerp. Cobra en King Cobra Online heeft een bijzondere band met King Online. King Online wisselt namelijk automatisch informatie uit met Cobra Online. Daardoor zijn uw salarisposten altijd up-to-date. Gebruikt u geen King Online maar gewoon King, dan downloadt u uw bestanden van Cobra eenvoudig vanaf de website. Vervolgens leest King ze probleemloos in. Voor meer informatie over Cobra Online surft u naar

20 20 Qm. oktober 2004 Matchplay: Werk maken van je hobby Wanneer u in een golfmagazine iemand ziet staan met een prijs, dan komt die prijs negen van de tien keer bij Matchplay Golf Gifts vandaan. Matchplay is een groothandel in golfwedstrijdprijzen, gerund door de fanatieke golfers Indra van Santen en partner Loes van der Linden. De zaak kwam onverwachts op hun pad. Bijna van de ene dag op de andere gaf Van Santen zijn baan op om zich in dit nieuwe avontuur te storten. De zaak loopt op rolletjes, mede dankzij King. indra van santen

21 21 Qm. oktober 2004 Indra van Santen is nu drie jaar eigenaar van Matchplay, maar golfen doet hij al 25 jaar. Zoals bij veel golfers begon het met hockey, vertelt hij. Dat doe ik nu 45 jaar. Op een gegeven moment kregen we kunstgras voor de trainingen. Daardoor gebruikten we de gewone grasvelden veel minder. We maakten holes langs de randen en begonnen voor de lol om de velden heen te golfen. Leuk Wat is er zo leuk aan golf? Dat de bal doet wat jij wilt. Ik heb inmiddels al heel wat ervaring. Daardoor kan ik een partij die in het begin niet zo goed gaat, op het einde toch nog winnen door ineens een paar heel goede slagen te maken. Aan de andere kant wordt het voor Van Santen wel steeds moeilijker om serieuze wedstrijden te winnen. Als je meer ervaring krijgt, wordt je handicap* steeds lager. Ik krijg daardoor minder slagen om een partij uit te spelen en dat maakt het weer lastiger om te winnen. Concentratie Voor zijn partner Van der Linden draait golf om het spel met de elementen. Golfen doe je het hele jaar door. Dat maakt het spannend. Want als het waait, gedraagt de bal zich anders. Als het regent, golf ik beter omdat mijn concentratie dan sterker is. En waarschijnlijk ook omdat je in de regen minder kletst met anderen. Golfen zit vooral tussen de oren. Als je gejaagd bent, gaat het minder goed. Je moet echt rustig blijven. Voor beiden geldt ook dat ze na een partij golf een leeg hoofd hebben, volledig ontspannen zijn. Van der Linden: Je moet je heel goed concentreren. Bovendien loop je heel wat af; zeker zeven kilometer per partij. Als je een drukke dag hebt gehad, of je hebt problemen dan ben je dat na afloop van de partij allemaal kwijt. En de omgeving is natuurlijk rustgevend. Golfbanen liggen meestal heel mooi. Van Santen valt ook wel eens in zijn eigen prijzen. We hebben wel eens een competitieprijs gewonnen die uit onze groothandel kwam. Kennissen zeggen soms: wat leuk dat je thuis iets uit de winkel hebt neergezet. Maar die prijs hebben we dan echt gewonnen! Kans Van Santen en zijn partner belandden in dit avontuur via de vorige eigenaar van Matchplay. Zij zag er tegenop om de zaak verder te moderniseren en professionaliseren en zocht daarom iemand die het wilde overnemen. Van Santen werkte in de telecom-wereld en liep al een tijdje met het idee rond om eens wat anders te gaan doen. Hij zag een ideale kans. Maar je weet natuurlijk nooit of je een kat in de zak koopt. Eind 2001 nam hij de moedige stap. Het was even wennen. Ik kom uit een hooggeautomatiseerd bedrijf en hier werkten ze vooral met turfboeken, kaartenbakken en rekenmachines. King was aanwezig, zelfs de Windows-versie. Maar ze gebruikten het alleen voor de facturering. Oud pandje Matchplay bestaat nu in totaal 22 jaar. Dit oude pandje in het historische Naarden-Vesting doet meer aan een gezellige winkel denken dan aan een groothandel. Opvallend is de tassencollectie met speciale tassen om golfschoenen in te bewaren - zo voorkom je modder in je auto. Maar een plastic oefenclubje voor thuis met instructievideo staat er ook, en pluche beesten die je als zogenaamde headcover ter bescherming over je houten golfclubs schuift. Je moest eens weten wat voor mensen met die beesten rondlopen, zegt Van Santen vrolijk. Meedenken Matchplay levert veel van dit soort artikelen aan winkeltjes van golfclubs, de zogenaamde pro-shops. Maar de zaak draait om de trofeeën. Eén van de leuke onderdelen van het werk is het meedenken met de wensen van de klant. Wie het liefst gewoon een fles jenever wil geven, kan die van ons op een gegraveerde marmeren voet krijgen, aldus Van Santen. Zo ontstond ook kunstworst aan een haakje op een gegraveerd plateau. Voor de zogenaamde snertwedstrijd, legt Van Santen uit. Bij de uitreiking hing er een echte worst aan. Maar voor in het clubhuis kun je deze plastic etalageworst eraan hangen. Meer Het grootste deel van de collectie bestaat uit zilver: bekers, schalen, champagnekoelers. Matchplay bedient namelijk het bovensegment. De bekende beker met twee oren eraan kun je natuurlijk overal vinden, vertelt Van Santen. Bij ons krijg je méér. Wij leveren maatwerk en denken met klanten mee. En het graveerwerk doen we zelf. Net als drukwerk en borduurwerk voor bijvoorbeeld polo-shirts. Een van de duurste artikelen is niet van zilver. Het is een één meter hoge paraplubak in de vorm van een golfende Goofy (Walt Disney). Beter Werken met King bevalt uitstekend. De zaak loopt goed, zegt Van Santen. Maar als echte ondernemers vinden we natuurlijk dat het altijd beter kan. Dankzij King kunnen we de grote lijn, de omzetsnelheid van een product helemaal volgen. Waar komt het vandaan? Wat kost het eigenlijk? Wat zijn de fluctuaties per artikel en de omzetsnelheid? Daardoor kwamen we erachter dat we de marges aanzienlijk konden nivelleren. Beroemd Klanten hebben ze genoeg. Commissies van golfverenigingen, evenementenbureaus, uitzendbureaus, het bedrijfsleven, pro-shops. Je zou niet zeggen dat Van Santen hier soms topmensen uit het bedrijfsleven ontvangt die persoonlijk prijzen willen uitzoeken voor een golfevenment. Zijn dat de leukste momenten in deze zaak? Ja en nee, zegt Van Santen. Het allerleukste vind ik om een golfblad open te slaan en dan iemand te zien die mijn prijs in handen heeft. * Handicap: Aantal extra slagen dat je krijgt bovenop het vaste aantal slagen van een golfbaan. Hoe lager de handicap, des te sterker de speler.

22 22 Qm. oktober 2004 Elektronische aangifte BTW, ICL en CBS CBS: Minder steekproefenquêtes dankzij EGS/Statistiekuitvraag Bent u een middelgroot bedrijf? Grote kans dat u bijna maandelijks een formulier van het CBS (Centraal Bureau voor de Statistiek) moet invullen met vragen over uw financiën. Zo n formulier krijgt u per post of per binnen. U moet dat verwerken, invullen en weer opsturen. Dat kan irritaties oproepen. Het CBS wil deze informatie daarom voortaan automatisch door uw boekhoudsoftware of POS-systeem laten aanleveren. Dat kan namelijk via internet, na een aanpassing in uw software. Quadrant werkt mee aan de testfase van dit project. Daarom kunt u dit binnenkort uitproberen in King. Het CBS is zich ervan bewust dat het opvragen van statistische informatie tot kosten en ergernis kan leiden bij ondernemers. Daarom is het druk bezig om zoveel mogelijk informatie van derden te gebruiken voor statistische doeleinden, bijvoorbeeld de gegevens van de Belastingdienst. Maar daarmee redden we het niet, vertelt de heer Ritzen van het CBS in Heerlen. BTW-gegevens bijvoorbeeld hebben we het liefst drie dagen nadat een maand is afgesloten. Zo snel kan de Belastingdienst dat echter niet leveren. Overigens is het geen omgekeerde weg: de Belastingdienst kan geen gegevens bij ons opvragen. Om de maandstatistieken op tijd af te hebben, moet het CBS dus wel gebruik maken van eigen steekproefenquêtes. Ondernemers ontvangen een papieren vragenlijstje of, als ze eenmaal bekend zijn bij het CBS, een digitaal vragenlijstje, dat ze verplicht moeten invullen. Het leek het CBS handiger wanneer de ondernemer helemaal niets meer zelf hoeft in te vullen. Informatiesystemen van bedrijven bewaren schatten aan informatie. Zou het niet handiger zijn als het CBS toestemming krijgt om de benodigde informatie automatisch uit zo n systeem op te vragen? Ritzen: We willen het bedrijven graag zo makkelijk mogen maken. Dat kan door ons te laten aansluiten op hun informatiesystemen: het boekhoudpakket of het POS-systeem*. Die systemen kunnen de benodigde informatie dan zelf samenstellen en versturen, zonder tussenkomst van de ondernemer. Het CBS noemt dit project EGS (Elektronische Gestandaardiseerde Statistiekuitvraag). Het project wordt uitgevoerd binnen het ICTAL-programma** en in samenwerking met de bedrijfsschappen voor de detailhandel en voor de horeca. Voor dit project zijn natuurlijk aanpassingen in de boekhoudsoftware nodig. Het CBS werkte daarvoor samen met onder andere Quadrant. King-gebruikers kunnen daarom begin 2005 deze automatische rechtstreekse gegevensrapportage aan het CBS uitproberen. Het gaat om een testfase om te onderzoeken of ondernemers dit een prettige manier van werken vinden. Wat betekent dit voor de King-gebruiker? Die krijgt straks via een nieuwe release de mogelijkheid om aan deze testfase mee te doen, vertelt Ritzen. King vraagt dan eens per maand of het gegevens naar het CBS mag sturen. De gebruiker hoeft dan alleen maar toestemming te geven, de rest gaat vanzelf. Het gaat om een aantal eenvoudige gegevens. Ritzen: Pas als ondernemers enthousiast zijn, breiden we de lijst uit met bijvoorbeeld jaargegevens. Verder is het de bedoeling dat meer overheden zich in de toekomst bij dit protocol aansluiten, zoals de Kamer van Koophandel. Bedrijven kunnen dan via hetzelfde protocol bediend worden en hoeven niet allemaal verschillende wachtwoorden aan te vragen voor allemaal verschillende beveiligingsprotocollen. Het CBS ziet nog veel meer mogelijkheden in deze werkwijze. Als dit goed bevalt, kijken we of we het kunnen uitbreiden naar andere pakketten, zoals vervoersregistratiepakketten. Als we bijvoorbeeld gegevens willen hebben over de lading die vrachtwagens vervoeren, dan zouden we die rechtstreeks bij ondernemers kunnen verkrijgen uit hun vervoersregistratiepakketten. * POS (Point of Sale): software die het mogelijk maakt om een kassa met extra apparatuur zoals display, scanner en bonnenprinter, te koppelen aan een boekhoudprogramma. **ICTAL (ICT en Administratieve Lastenvermindering): overheidsprogramma onder verantwoordelijkheid van het Ministerie van Economische Zaken.