Hoofdstuk 23: een toespraak houden

Transcriptie

1 Hoofdstuk 23: een toespraak houden 23.0 Inleiding In dit hoofdstuk zullen we enkele PowerPoint functionaliteiten en mogelijkheden behandelen die nuttig zullen zijn op het ogenblik dat je echt je dia's zult presenteren. Voor we onze aandacht gaan richten op PowerPoint zelf, is het belangrijk om te vermelden dat PowerPoint op zichzelf niet noodzakelijk voldoende zal zijn om je boodschap helemaal over te brengen. Ook al kan je, op basis van je dia's, hand-outs aanmaken met gedetailleerde cijfers, diagrammen of teksten om beter te overtuigen, soms kan het beter zijn om een spreadsheet, een grafisch programma of een tekstverwerker te gebruiken om de gedetailleerde gedrukte documenten te produceren die je verhaal moeten ondersteunen. PowerPoint bevat opties om de dia's zelf af te drukken als een hand-out, maar als je meer controle wilt hebben over de lay-out, dan kan je ook een Word document maken dat al je dia's en notities bevat, en je kunt een link maken met de originele dia's zodat je het Word document kunt aanpassen als de dia's wijzigen Live presenteren Opstart opties We beginnen met het bekijken van een live presentatie voor een publiek met behulp van een groot scherm of met een soort diaprojector. Het Diavoorstelling lint tabblad bevat alle gereedschappen die je nodig hebt om je diavoorstelling te vertonen. Je kunt er voor kiezen om de Diavoorstelling te starten Vanaf begin of Vanaf huidige dia. De Aangepaste diavoorstelling optie laat je toe om gedeelten van de presentatie te selecteren afhankelijk van het publiek. Je kunt de Toevoegen knop gebruiken om de geselecteerde dia toe te voegen aan je aangepaste voorstelling, of je kan gewoon op iedere dia dubbel klikken. Dezelfde dia's kan je zo vaak als je wilt toevoegen en je kan ook de volgorde van de geselecteerde dia's aanpassen door gebruik te maken van de op en neer knoppen: 2012 Excel with Business 1 Hoofdstuk 23: Een toespraak houden

2 Eens je een of meerdere aangepaste voorstellingen ingesteld hebt, kan je Aangepaste diavoorstelling gebruiken om de voorstelling te kiezen die je wilt Weergeven. De Monitoren groep van het Diavoorstelling lint bevatten een Resolutie die je toelaat om de resolutie te kiezen die je wilt gebruiken bij het tonen van de dia's hoe lager de resolutie, hoe sneller de dia's zullen verschijnen, maar hoe minder scherp ze zullen zijn. Je kunt er ook voor kiezen om de Weergave voor presentator te gebruiken. Als je computer verbonden is met een aparte monitor of projector, dan zal dit er voor zorgen dat de volledige dia's op het ene scherm en het speciale beeld op het andere scherm getoond worden. De Weergave voor de presentator toont de huidige dia met de navigatie en de menu opties eronder, en ook de notities in een apart deel met zijn eigen inzoom mogelijkheden. Aan de onderkant van de presentator weergave kan je ook de aangrenzende dia's zien Excel with Business 2 Hoofdstuk 23: Een toespraak houden

3 Scherm opties Zodra je Diavoorstelling begonnen is, zijn er verschillende gereedschappen die je kunt gebruiken. Als je de cursor naar de linker benedenhoek verplaatst, dan zullen er vier iconen verschijnen als je de cursor erover beweegt. Tussen de achteruit en de vooruit knoppen, bevinden zich twee menu's. Het annotatie menu laat je kiezen tussen de normale pijl aanduiding of een pen of een markeerstift. Je kunt ook de kleur van je pen of je markeerstift kiezen en je kunt een gom selecteren om je notities geheel of gedeeltelijk te verwijderen. Als je notities toevoegt, dan zal er je bij het verlaten van je dia gevraagd worden of je ze wilt bewaren of dat ze mogen verwijderd worden. Als je ze bewaart, dan gaan ze permanent deel uitmaken van je diavoorstelling als inkt 'vormen' met hun eigen Inkt gereedschappen, Pennen en - contextueel tabblad. Het hoofdmenu (dat gelanceerd wordt door het icoon rechts van het annotatiemenu) bevat de Volgende, Vorige, Laatst weergegeven dia en Ga naar dia navigatie opties samen met de mogelijkheid om een Aangepaste diavoorstelling te selecteren en om te Onderbreken of om de voorstelling te Beëindigen: 2012 Excel with Business 3 Hoofdstuk 23: Een toespraak houden

4 Een andere nieuwe functionaliteit in PowerPoint 2010 is de mogelijkheid om een laseraanwijzer te gebruiken. Het volstaat om de controletoets ingedrukt te houden en de linker muisknop in te drukken. Let er wel op dat je dit niet te lang in dezelfde positie houdt... De Diavoorstelling instellen optie op het Diavoorstelling lint bevat de mogelijkheid om te kiezen tussen een rode, groene of blauwe laser. Navigeren in de diavoorstelling We hebben de menuopties gezien voor het navigeren binnen de Diavoorstelling, maar meestal zal je de dia's sequentieel doorlopen. Er zijn heel wat mogelijkheden om naar de volgende dia te gaan: Linker muisknop Toetsenbord: o Spatiebalk o Enter o Volgende pagina o Rechter pijltje, pijl omlaag Het is allemaal goed en wel om in staat te zijn om vooruit te gaan, maar soms ben je per ongeluk te snel vooruit gegaan en wil je terug gaan: Rechter muis knop (als de PowerPoint Optie, Geavanceerd, Diavoorstelling, Menu weergeven bij klikken met rechter muiskop niet aangekruist is als dat wel het geval is, dan zal bij een klik met de rechter muiskop, het navigatiemenu getoond worden) Toetsenbord: o Vorige pagina 2012 Excel with Business 4 Hoofdstuk 23: Een toespraak houden

5 o Pijltje naar links, pijltje naar boven Clickers dit is een gereedschap dat speciaal ontworpen is om binnen je presentatie te navigeren. Deze zullen meestal knoppen hebben om vooruit en terug te gaan in je presentatie, en ook een knop die een menu zal tonen. Sommige hebben ook een ingebouwde laseraanwijzer. Hun formaat is afhankelijk van de fabrikant. Het is dus een goed idee om, als het enigszins mogelijk is, 30 seconden te besteden voor je presentatie begint om je vertrouwd te maken met deze technologie Ingepakte presentatie Inleiding Je kan PowerPoint ook gebruiken om presentaties te creëren die zonder je inbreng kunnen lopen. Je kan deze presentaties voorbereiden zodat iemand anders de presentatie manueel kan besturen zoals je het zelf zou doen, of je kan gewoon toekijken hoe de presentatie helemaal automatisch afgespeeld wordt. De opties die hiervoor relevant zijn, bevinden zich in de Diavoorstelling instellen dialoog, die geopend wordt door de Diavoorstelling instellen knop op het Diavoorstelling lint. Hier kunnen we zien dat een diavoorstelling kan opgezet worden om te worden Bekeken door één persoon (venster) waarbij de voortgang van de dia's op verschillende manieren kan aangestuurd worden waaronder Manueel: 2012 Excel with Business 5 Hoofdstuk 23: Een toespraak houden

6 Timing Als je wilt dat iemand een 'doorrollende' diavoorstelling bekijkt,dan zal je de tussentijden moeten instellen voor iedere dia die getoond en voor elke animatie op elke dia. Het is mogelijk om deze te schatten en ze manueel in te stellen door gebruik te maken van het Transitie lint (in 2010) of in de Overgang naar deze Dia Groep in het Animaties lint (in 2007): in de Diasorteerder voorstelling zal je deze timing terugvinden: Maar, het is meestal beter om de tussentijden in te stellen door je presentatie te 'repeteren'. Als je de Tijdsinstellingen voor Try-out optie op het Diavoorstelling lint te gebruiken, zal je diavoorstelling getoond worden zoals ze normaal zou presenteren, maar een recorder zal gestart worden om de tussentijden van je dia overgangen en je animaties te registreren. Deze timings kunnen opgeslagen worden als je de diavoorstelling stopt en ze kunnen dan gebruikt worden in een 'rollende' presentatie. Je kunt ook een gesproken tekst opnemen om af te spelen bij je diavoorstelling. De Record Dia Show optie laat je toe om niet alleen de timings en de gesproken tekst te registreren maar ook het gebruik van de laseraanwijzer. PowerPoint 2007 heeft alleen een Gesproken tekst opnemen optie omdat het geen aansturing van een laseraanwijzer bevat. Inpakken PowerPoint bevat verschillende manieren die je toelaten om je presentatie ter beschikking te stellen voor anderen. In PowerPoint 2010 werd de mogelijkheid toegevoegd om een Broadcast Dia Show te doen op het Diavoorstelling lint. Je zult een Windows Live ID nodig hebben om je Diavoorstelling live te vertonen aan maximaal 50 personen die enkel een browser zullen nodig hebben om de voorstelling te bekijken. Je moet ze enkel een link naar je voorstelling doorsturen. De Bestand, Opslaan & Verzenden optie of in PowerPoint 2007, de Office knop, Publiceren optie bevat de opties voor de verschillende manieren om een presentatie in te pakken voor een niet-live distributie Excel with Business 6 Hoofdstuk 23: Een toespraak houden

7 Alleen in PowerPoint 2010: Maak een Video van je diavoorstelling voor distributie op schijf, via het web of per . Je kan de resolutie kiezen die geschikt is voor een hoog definitie scherm of voor een draagbaar toestel. In PowerPoint 2007 en 2010: Inpakken voor CD bevat alle gelinkte of ingebouwde zaken of andere bestanden die nodig zijn voor de presentatie. Hand-outs In de inleiding van dit hoofdstuk hebben we de afgedrukte hand-outs en de Word hand-outs die gebaseerd zijn op onze dia's, vermeld. Bestand, Afdrukken of, in PowerPoint 2007, Office knop, Afdrukken laat je toe om je dia's af te drukken, hetzij voor je eigen gebruik of als hand-outs in een heel gamma van lay-outs. Als je kiest voor het '3 Dia's formaat, dan is er rechts van elke dia een ruimte beschikbaar waar de gebruiker zijn eigen notities kan toevoegen. De Bestand, opslaan & Verzenden optie of in PowerPoint 2007, de Office knop, Publiceren optie bevat een Hand-outs maken in Microsoft Office Word optie. Dit creëert een Word document met een ruime keuze van lay-outs die, optioneel iedere dia als een gelinkt object kunnen opnemen, zodat, als de PowerPoint dia's gewijzigd worden (maar niet de notities) de dia's in het Word document automatisch aangepast worden Excel with Business 7 Hoofdstuk 23: Een toespraak houden

8 23.3 Wat kan er mis gaan? Inleiding Afhankelijk van je specifieke persoonlijkheidskenmerken, kan het geven van een presentatie een zenuwslopende gebeurtenis zijn, zelfs als alles volgens plan verloopt. Het is dus de moeite waard om ervoor te zorgen dat alles wat onder je controle is, zal werken. Timings Om te beginnen moet je een goed idee hebben van de totale duurtijd van je presentatie. Zo als we eerder besproken hebben, kan je door repetitie de tussentijden vastleggen voor een voorstelling die onbemand kan uitgevoerd worden, maar dit zal je ook een idee geven over de tijd die je nodig zult hebben om deze presentatie live te geven. Maar dit kan enkel een richtlijn zijn live duurt het meestal langer op de eerste plaats als gevolg van interacties met het publiek. Rekening houden met tussenkomsten van het publiek is ook een goede reden om nooit, zelfs maar te overwegen om, bij live diavoorstelling, een onbemande presentatie te gebruiken met je gerepeteerde timings van zodra iemand een vraag stelt of een hoestbui krijgt, zal je ze ofwel moeten negeren of je presentatie zal een voorsprong nemen. Het is ook nuttig om een strategie te hebben voor het geval de presentatie lijkt uit te lopen of te snel gedaan zal zijn. Daarom is het goed om op het einde van je voorstelling een paar dia's achter de hand te hebben die je uitgebreid kan bespreken om je voorstelling te verlengen of die je snel kan samenvatten als je door vragen of verkeerde inschattingen vertraging opgelopen hebt. Zorg ervoor dat je weet wat er acceptabel is wat de timing betreft. Als je alles kan zeggen wat je te zeggen hebt en je daarmee 10 minuten vroeger klaar bent dan voorzien, dan is het heel goed mogelijk dat dit door je publiek als een voordeel gezien wordt en niet als een probleem. Als je over tijd gaat, dan kan het een goed idee zijn om je te verontschuldigen en het publiek de mogelijkheid geven om te vertrekken, of ze op zijn minst te vertellen hoelang je denkt dat de presentatie zal uitlopen. Je moet wat urgentie tonen, je kan niet zomaar doordraven en hopen dat men het niet zal opmerken, verontschuldig je (zo veel uitstekende vragen ) en toon dat je probeert om de overblijvende belangrijke onderwerpen zo snel mogelijk probeert te behandelen. Uitrusting Het uitvallen van de uitrusting kan een echte showstopper zijn. Het komt tegenwoordig minder voor dan vroeger omdat computerapparatuur veel meer compatibel geworden is, maar ik heb talloze presentaties abrupt zien beëindigen nog voor ze begonnen waren omdat de presentator er niet in slaagde om zijn computer te laten werken met de beschikbare projector. Als je kunt repeteren met het echte materiaal, voor dat je echte voorstelling begint, dan kan je hiermee catastrofale hardwareproblemen voorkomen en het zal je ook 2012 Excel with Business 8 Hoofdstuk 23: Een toespraak houden

9 zelfverzekerder maken en je op een rustiger manier laten beginnen. Als dit niet mogelijk is, probeer dan iets achter de hand te hebben waarop je kan terugvallen. Voorzie twee stuks van alles wat je nodig hebt en bewaar je presentatie op het internet, een CD, en een USB stick. Als je per ongeluk je laptop laat vallen in de waterpartij van het hotel of als je binnenkomt, dan zal je toch minstens in staat zijn om de laptop van iemand anders te lenen en je presentatie terug te halen van de USB stick, de CD of het internet. Wat het internet betreft, als de toegang tot het internet onmisbaar is voor je presentatie, wees er dan zeker van dat je connectie kan krijgen, indien mogelijk voor een back-up zoals een wifi/mobiele dongle hou er wel rekening mee dat er niet overal goede wifi connecties of een goede mobiele ontvangst beschikbaar is. Als je vaak presentaties geeft, dan is het waarschijnlijk de moeite waard om je eigen dataprojector te hebben, zelf al wordt die enkel als reserve gebruikt. De voorzieningen, voor projectie variëren sterk van plaats tot plaats. Meestal, als je dia's goed ontworpen zijn, zal je geen uitzonderlijk heldere, of hoge resolutie projector nodig hebben, maar als je zeer gedetailleerde informatie moet tonen, dan kunnen zwakke projectoren en kleine schermpjes het voor je publiek uiterst moeilijk maken om de details goed te zien. De meest recente short-throw projectoren kunnen een zeer goede oplossing zijn omdat ze in staat zijn om een groot scherm te tonen in een beperkte ruimte. Ga ook na of je projector een camerastatief heeft sommige hebben dat, en je kan dan de driepoot meenemen zodat je kan vermijden dat je de projector moet laten balanceren op een bureau dat daarvoor niet geschikt is. Een ding dat zeer moeilijk te verhelpen is, is een volledige stroompanne. Zorg ervoor dat je voldoende hand-outs hebt zodat je nog altijd een kans hebt om je boodschap over te brengen zonder computer en zonder projector. Het zal niet ideaal zijn maar het publiek zal moeten toegeven dat er niet veel meer was dat je kon doen, en ze zullen de inspanning waarderen. Domme dingen om te vermijden (ja, allemaal gedaan of gezien ) Een presentatie maken op je laptop maar met de presentatie op een netwerkdrive. 2oo km rijden om je presentatie te geven, enkel om je te realiseren dat de presentatie op het netwerk staat en niet op je laptop. De beste presentatie maken die de wereld ooit gezien heeft en daarbij alle functionaliteiten van de laatste versie van PowerPoint gebruiken en dan ontdekken dat je op je host computer alleen PowerPoint 97 kunt gebruiken en dat er geen enkele van je spectaculaire animaties zal werken. Gedurende 17 minuten zonder onderbreking praten, zonder op te merken dat de schermbeveiliging van je laptop 12 minuten geleden opgestart is. Niet beschikken over een netsnoer of een schermkabel die lang genoeg is Excel with Business 9 Hoofdstuk 23: Een toespraak houden

10 Je schermkabel in de 'uit' connectie in plaats van de 'in' connectie van de projector steken. De toetsencombinatie of de menuopties vergeten om je laptopscherm ook op een extern scherm of een monitor weer te geven. Terecht komen in een echt oud hotel dat alleen ronde stopcontacten zoals in 1930 heeft (OK, dat gebeurt tegenwoordig niet vaak meer). Een onmisbaar stuk apparatuur vergeten (denk er ook aan dat je de voeding van je laptop niet vergeet mee te nemen, of dat je de microfoon die de volgende spreker nodig heeft niet terugvindt als je thuis komt). Te laat komen (of een week te vroeg) Excel with Business 10 Hoofdstuk 23: Een toespraak houden