Werkblad Ontmoeting. 2 Nodig de ander(en) uit, doe dit bij voorkeur schriftelijk en geef in de uitnodiging aan waar het over gaat.

Transcriptie

1 Werkblad Ontmoeting Ontmoeting Jij hebt het initiatief genomen om het hoofdpijndossier op te lossen. Je hebt helder voor ogen wat je veranderwens is. Kijk nu naar je stappenplan. Wat is de eerste stap die gezet gaat worden? Mogelijk heb je nog wat voorwerk te doen voordat je de betrokkenen bij elkaar kunt brengen. Dan is nu het moment om met elkaar de ontmoeting aan te gaan. Je kunt onderstaande structuur gebruiken. Er kunnen zich verschillende situaties voordoen. Het kan zijn dat jij een kwestie op te lossen hebt met één persoon, maar het kan ook zijn dat je een gesprek met meerdere mensen aangaat. Ben jij de gespreksleider, of is dit een ander? In alle situaties kun je onderstaande als leidraad gebruiken. Voor het werken met meerderen, meer dan een een-op-eensituatie, vind je aan het eind van dit werkblad de eerste vijf stappen specifiek voor een dergelijke situatie. Aandachtspunten voordat je begint: Overhaast niets. Het hoeft niet in één gesprek opgelost te worden. Soms zijn er meerdere gesprekken wenselijk. Geef ruimte aan de gevoelens. De gespreksleider structureert het proces. Bedenk of er voor jou nog pijnlijke punten uit het verleden zijn die opgelost moeten worden. Stappen 1 Bepaal wie de gespreksleider is (vaak zal je dit zelf zijn, maar het kan ook zijn dat je een derde hiervoor ingeschakeld hebt). 2 Nodig de ander(en) uit, doe dit bij voorkeur schriftelijk en geef in de uitnodiging aan waar het over gaat. 3 Houd onderstaande spelregels in gedachten als je met elkaar in gesprek gaat. Ze zullen je ondersteunen. Wij zijn respectvol naar elkaar. We laten elkaar uitspreken. 66

2 Werkblad Ontmoeting We spreken niet met stemverheffing. We streven naar een win-winsituatie. We spreken in de ik-vorm. We blijven nieuwsgierig naar de ander. 4 Geef in de eerste ontmoeting aan wat volgens jou het doel is van deze bijeenkomst (dat is je veranderwens). 5 Is dit voor de ander(en) ook de juiste formulering? Laat iedereen verwoorden wat hij opgelost wil hebben. Houd het kort, later in het proces wordt hier verder op ingegaan. Het gebruik van bijvoorbeeld een flip-over kan je hierbij helpen. 6 Jij als gespreksleider vat de diverse redenen samen in één zin. Soms zal er nog even wat heen en weer gepraat moeten worden. Je vraagt aan de deelnemer(s) of zij zich hierin kunnen vinden. Je schrijft de veranderwens op. In het geval van Emma zou dit kunnen zijn: Wij willen graag een gelijkwaardige relatie waarin wij elkaar vertrouwen. Dit betekent dat wij open en eerlijk naar elkaar zijn. ontmoeting 7 Het kan zijn dat je onderstaande stap te zwaar vindt voor een bepaald dossier, dan sla je deze over. Bij een probleem met meer dan één persoon raad ik het je echter wel aan. Je maakt een contract op over de spelregels en de kwestie die je op gaat lossen. Alle deelnemers tekenen en krijgen een exemplaar. Een positief effect van deze werkwijze is dat er commitment ontstaat en dat eenieder de ander kan aanspreken op zijn/haar inzet. Het benadrukt ook de ernst van de zaak. Als gespreksleider geef je uitleg over de bedoeling van het contract. Je legt uit wat de vertrouwelijkheid inhoudt, de geheimhoudingsplicht en de inspanningsverplichting. 67

3 Modelovereenkomst Hoofdpijndossier met anderen Deelnemers A en B ik Emma Komen hierbij overeen: 1 Globale omschrijving van de veranderwens Wij willen graag een gelijkwaardige samenwerkingsrelatie waarin wij elkaar vertrouwen. Dit betekent dat wij open en eerlijk naar elkaar zijn. 2 Aanpakken De deelnemers zullen zich inspannen om de in punt 1 genoemde kwestie tussen de deelnemers op te lossen. De deelnemers zijn verantwoordelijk voor de inhoud van de gevonden oplossing. De deelnemers zullen geen acties of gedrag vertonen die de voortgang in ernstige mate bemoeilijken of belemmeren. 3 Vrijwilligheid De gesprekken vinden plaats op basis van vrijwilligheid. Iedereen heeft de mogelijkheid om de gesprekken op elk gewenst moment te beëindigen. Beëindiging kan alleen schriftelijk aan de anderen. Bij het beëindigen van de gesprekken blijft de geheimhoudingsverplichting bestaan. 4 Geheimhouding Gedurende het proces verplichten de deelnemers zich zonder enig voorbehoud tot geheimhouding. 5 Vastlegging van het resultaat van de gesprekken en tussentijdse afspraken Een bereikte oplossing van de kwestie zal tussen de deelnemers worden vastgelegd in een door de deelnemers ondertekende schriftelijke overeenkomst. Afspraken die tijdens het proces worden gemaakt, zijn alleen geldig als deze schriftelijk worden vastgelegd en worden ondertekend. 68

4 Werkblad Ontmoeting Aldus overeengekomen en in op Deelnemer A -voud opgemaakt en ondertekend te Deelnemer B 8 Nadat de overeenkomst is ondertekend, inventariseer je met elkaar wat er aan de hand is. Iedereen kan zijn verhaal doen. Ga niet in op wat de ander aangeeft (ieder heeft zijn eigen gelijk). Als je met een team werkt, structureer de spreektijd. Bijvoorbeeld ieder 5 of 10 minuten. 9 Vervolgens geef je eenieder de ruimte om verhelderende vragen te stellen. 10 Een handig hulpmiddel is de al eerder genoemde sorteermatrix: vul deze zoveel mogelijk met elkaar in. ontmoeting Feiten Wat -vragen Feitelijke gegevens Statistieken Doel Waartoe -vragen Doelen Richting Wil Motivatie Emotie en Cognitie Hoezo -vragen Gevoelens Meningen Percepties/waarnemingen Aannames Ideeën & Visies Principes Methode Hoe -vragen Middelen Mogelijkheden 69

5 11 Leg het accent in het gesprek op de belangen, wat vindt iedereen belangrijk? Belang is datgene wat van groot gewicht of grote waarde voor iemand is. 12 Vervolgens breng je met elkaar de verwachtingen en wensen die er zijn in kaart. Dit wordt een lijst die je in categorieën gaat samenbrengen. Bundel de onderwerpen die met elkaar te maken hebben. 13 Stel de vraag of er nog oud zeer of oude pijnpunten opgelost moeten worden, voordat er aan de oplossingen gewerkt kan gaan worden. Eventueel kan dit buiten de plenaire bespreking om. Stel dan de zoektocht naar oplossingen uit voor een volgende bijeenkomst. 70