2. Algemene principes van de uitvoering van een project en de verslaggeving

Transcriptie

1 Toelichtingsdocument VIS/RIS-projecten: Uitvoering en opvolging versie: januari 2011 Als u een project in uitvoering heeft, neemt u voor een goed begrip van deze toelichting best de brief van IWT met de beslissing van de subsidie en de PROJECTSPECIFIEKE VOORWAARDEN voor uw project bij de hand, naast de ALGEMENE IWT-VOORWAARDEN en de handleiding subregionale innovatiestimulering (versie juni 2010). Ook de bepalingen uit het charter van goed bestuur van de innovatiecentra en uit het afsprakenprotocol IWT-Agentschap Ondernemen inzake de werking van de innovatiecentra zijn voor de uitvoering van uw project van toepassing. 1. Situering De goede uitvoering van een IWT-project is de verantwoordelijkheid van DE BEGUNSTIGDE. Het IWT beperkt zich tot de opvolging en de controle over de uitvoering, hoofdzakelijk schriftelijk en via direct contact. De opvolging door IWT is in belangrijke mate gebaseerd op vertrouwen t.a.v. DE BEGUNSTIGDE. Het is dan ook noodzakelijk dat u correcte en tijdige verslagen bezorgt. Als de uitvoering van het project of de verslaggeving niet correct gebeuren, zal dit leiden tot acties van het IWT zoals beschreven in artikel 9 tot 11 van de ALGEMENE IWT-VOORWAARDEN. De wijze waarop het project wordt uitgevoerd en de verslaggeving wordt geleverd, is ook een element bij de beoordeling van nieuwe aanvragen. 2. Algemene principes van de uitvoering van een project en de verslaggeving De aanvaardbare kosten en prestaties worden bepaald bij de selectie van het project. De basisgegevens rond de uitbetaling van de subsidie en de aanvaardbare kosten staan in artikel 2 (begroting) en artikel 6 (betalingsmodaliteiten) van de PROJECTSPECIFIEKE VOORWAARDEN. Verdere uitleg over de kosten staat in de handleiding subregionale innovatiestimulering (versie juni 2010). De uiteindelijke steun wordt bepaald op het einde van het project, op basis van de aanvaardbare kosten, verbonden aan de geleverde prestaties. Het belangrijkste deel van deze kosten zijn de personeelskosten. Het is daarom belangrijk dat DE BEGUNSTIGDE van bij de start van het project een behoorlijke registratie doet van de geleverde prestaties in de context van het project. In zijn eenvoudigste vorm bevat dit register: de identificatie van de personeelsleden, de datum, de tijdsduur en een toewijzing aan een projectactiviteit en de gegevens die in het kader van de rapportering dienen bijgehouden te worden. Dit register dient niet aan IWT overgemaakt te worden. Het IWT kan deze informatie wel opvragen. In artikel 4 van de PROJECTSPECIFIEKE VOORWAARDEN staat welke documenten en verslagen moeten geleverd worden bij de start, tijdens de uitvoering en op het einde van het project. Dit wordt verder gedetailleerd in punt 5 van dit toelichtingsdocument. Zo snel mogelijk nadat DE BEGUNSTIGDE de PROJECTSPECIFIEKE VOORWAARDEN heeft ontvangen, dient hij deze te ondertekenen. 1/8

2 Als er een bijzondere voorwaarde is bij de start, moeten zo snel mogelijk de nodige bewijzen worden geleverd dat de voorwaarde is vervuld. De normale opvolging en de uitvoeringsverslaggeving is beperkt. Jaarlijks wordt een voortgangsverslaggeving gevraagd. Deze omvat een deel met algemene informatie over de stand van zaken in de projectuitvoering: de zogenaamde projectbarometer, gedetailleerdere voortgangsgegevens op basis van de projectindicatoren (prestatietabel, outputindicatoren) en een kostenstaat. Na 18 maanden wordt een meer uitgebreid tussentijds verslag opgevraagd. Het tussentijds verslag bevat naast de normale voortgangsverslaggeving over de 13 tot 18 maand bijkomende elementen voor de tussentijdse evaluatie (zie ook paragraaf 5). Bij de tussentijdse evaluatie wordt beslist over het al dan niet verder zetten van het project, en over eventuele budgetbijsturingen. Op het einde van het project is er een belangrijk evaluatiemoment, met een inhoudelijke en financiële evaluatie. Op basis van het inhoudelijk en financieel eindverslag bepaalt het IWT definitief de aanvaarde steun. Bij het tussentijds verslag en bij het eindverslag hoort ook een impactmeting. Deze impactmeting peilt naar het uiteindelijke gevolg van de diensten van innovatiecentra voor de bedrijfsvoering en marktpositie bij hun klanten. Deze meting zal gebeuren via een online enquête bij een representatief aantal bedrijven dat door de innovatiecentra begeleid werd: de methodiek zal in samenspraak met de Innovatiecentra in de loop van 2011 gefinaliseerd worden. Het IWT kan ook op alle momenten informatie opvragen bij DE BEGUNSTIGDE met betrekking tot de uitvoering van het project. De uitvoering en opvolging van het project wordt afgesloten op het einde van de overeenkomst of zoals bepaald in de PROJECTSPECIFIEKE VOORWAARDEN. 3. Interactie met de doelgroep Raad van Bestuur van het Innovatiecentrum De leden van de RAAD VAN BESTUUR van het innovatiecentrum vertegenwoordigen de meest relevante beroepsfederaties uit de betrokken provincie en op die manier vertegenwoordigen ze dus ook de doelgroep van het betrokken innovatiecentrum. Ze adviseren de projectuitvoerders en sturen de projectuitvoering in die mate dat het innovatiedoel behaald wordt. Het bewaren van een evenwicht tussen een proactieve en een reactieve benadering is een aandachtspunt voor de projecten en de RAAD VAN BESTUUR zal een rol spelen in het bepalen van de doelgroepen voor de proactieve benadering. De vergaderingen van de RAAD VAN BESTUUR moeten ook aandacht hebben voor: - het verloop van het project en de behaalde resultaten/uitgevoerde (valorisatie)acties; - personeel en budget; - afwijkingen van het oorspronkelijke opzet, bijsturingen; - planning voor de volgende periode, in het bijzonder de bepaling van de doelgroep die in die periode proactief zal benaderd worden. Na afloop van de vergadering wordt een verslag opgemaakt dat ook aan IWT bezorgd wordt. Het verslag bevat ook een lijst van aanwezigen. De verslagen van de RAAD VAN BESTUUR maken deel uit van de voortgangsverslaggeving, ook al worden de verslagen op andere tijdstippen aangeleverd. Rechtstreekse interactie met de doelgroep De projectuitvoerders dienen een systeem op te zetten voor het monitoren van de klantentevredenheid. Na een een-op-een begeleiding van een bedrijf zullen de projectuitvoerder het bedrijf wijzen op de 2/8

3 mogelijkheid om deze begeleiding te evalueren door middel van dit systeem. Een analyse van deze evaluaties is een onderdeel van het jaarlijkse voortgangsverslag. De regelmatige interactie met de doelgroep wordt samen met het jaarlijks voortgangsverslag geëvalueerd, zoals opgelijst in artikel 4 van de PROJECTSPECIFIEKE VOORWAARDEN. Vlaams Innovatienetwerk Naast het organiseren van interacties met de doelgroep op projectniveau stimuleert IWT ook de netwerking met andere innovatie initiatieven in Vlaanderen. Hiertoe is het Vlaamse Innovatienetwerk (VIN) opgezet. De innovatiecentra fungeren als navigator in dit netwerk. Aan DE BEGUNSTIGDE van het project wordt gevraagd om bij aanvang en op het einde van het project de relevante projectdata op de VIN-website te publiceren. 4. Melding IWT kent de subsidie toe voor activiteiten die leiden tot het bereiken van het innovatiedoel, beschreven in artikel 1 van de projectspecifieke voorwaarden. U dient daarvoor de middelen in te zetten zoals aanvaard door het IWT (zie artikel 2 van de PROJECTSPECIFIEKE VOORWAARDEN). Het project kan tijdens de uitvoering in zekere mate afwijken van het oorspronkelijk plan maar zolang de afgesproken middelen worden ingezet voor het bereiken van het innovatiedoel, is dit aanvaardbaar. Aanvaardbare wijzigingen zijn bijvoorbeeld aanpassingen van het werkplan zonder de hoofdlijnen te verlaten en in het bijzonder het te realiseren innovatiedoel te wijzigen, beperkte budgetverschuivingen binnen de begroting, of personeelswijzigingen binnen de afspraken over in te zetten middelen zoals bepaald in artikel van de PROJECTSPECIFIEKE VOORWAARDEN en het charter van goed bestuur voor de Innovatiecentra. Als een vuistregel kan worden aangenomen dat wijzigingen kleiner dan 10% in de kosten of de prestaties van een partner geen specifieke verantwoording vereisen. Ze moeten niet op voorhand of afzonderlijk aangevraagd of gemeld worden. Dergelijke punten kunnen wel aan bod komen in de normale voortgangsverslagen. Indien zich echter omstandigheden voordoen die sterk afwijken van de uitgangspunten van de toekenning van de steun, dient u het IWT onverwijld op de hoogte te brengen. In artikel 7.1 van de algemene IWT-bepalingen is die meldingsplicht omschreven. Daartoe behoren dus zeker, maar niet uitsluitend, belangrijke wijzigingen in het budget of de prestaties, wijzigingen van het innovatiedoel en belangrijke interne wijzigingen bij de BEGUNSTIGDE. Dergelijke melding dient zo snel mogelijk te gebeuren, hetzij via een afzonderlijke brief, hetzij via een voortgangsverslag als dit qua timing aansluit bij de vaststelling van de oorzaak van de melding. Als meldingen niet of niet tijdig gebeuren, kan dit ernstige gevolgen hebben. Op een dergelijke melding moet het IWT altijd reageren. Die reactie kan bestaan uit een korte terugmelding dat nota wordt genomen van de melding maar dat er geen verdere acties vereist zijn, uit een vraag naar bijkomende informatie of uit een voorstel voor aanpassingen aan het project. In het laatste geval zal een brief met waarde van bijlage bij de overeenkomst worden opgesteld. 3/8

4 5. Verslaggeving De algemene contractuele verplichtingen m.b.t. de verslaggeving staan in artikel 7 van de ALGEMENE IWT-VOORWAARDEN. De verslagen die concreet gevraagd worden voor uw project en de uiterste data van indiening bij normale uitvoering zijn opgesomd in artikel 4 van de PROJECTSPECIFIEKE VOORWAARDEN. Deze data geven in principe 1 maand de tijd om het verslag op te stellen en 2 maanden voor een eindverslag. De BEGUNSTIGDE is verantwoordelijk voor het tijdig insturen van alle verslaggeving. Let op artikel van de ALGEMENE IWT-VOORWAARDEN dat aangeeft dat niet tijdig leveren van verslagen consequenties heeft die de vorm kunnen aannemen van opschorten van de uitbetaling van de subsidie, herzien van de subsidie of zelfs terugvorderen. In onderstaande tabel vindt u de rapporteringsvereisten voor uw project meer gedetailleerd terug: TYPE DOCUMENT Aanmelden van het project op VIN-netwerk Unieke registratie leden RvB Aanwezigheden + verslag RvB VOORTGANGSVERSLAG PROJECTBAROMETER o Input Uitvoerders (enkel toelichting bij grote afwijking) - Projectverloop: voortgang activiteiten - Inzet van middelen - Interactie met de doelgroep - Behalen van innovatiedoel VOORTGANG - Prestatietabel (gekoppeld aan inzet middelen) - Status prestatie/output-indicatoren (gekoppeld aan projectverloop) - 1-op-1-bereik - Lijst van klanten (ondernemingsnummer + type dienst) - Collectief bereik - Lijst van events + aantal aanwezigen verschillende bedrijven - Geplande pro-actieve acties voor volgend jaar: lijst ondernemingen - Resultaten continue klantentevredenheidmeting FINANCIËLE STATUS - Kostenstaat TUSSENTIJDS VERSLAG - Toelichting bij de projectresultaten over de eerste 18 maand (aan de hand van tabel van prestatie/output-indicatoren) - Directe resultaten van geleverde diensten - Werkplan + kpi s komende biënnale - Impactmeting EINDVERSLAG - Toelichting bij de projectresultaten over de volle 4 jaar - Directe resultaten van geleverde diensten - Impactmeting - Financieel eindverslag Kostenstaten van de 4 werkingsjaren, personeelskosten gestaafd met loonfiches een gedetailleerd overzicht van de overige kosten voor de ganse projectperiode FREQUENTIE Eenmalig bij begin project Eenmalig bij begin project Continu Om de 12 maanden Na 18 maand Eenmalig bij afsluiting project 4/8

5 We vestigen hierbij specifiek aandacht op het 1-op-1 bereik dat jaarlijks dient gerapporteerd te worden. De nadruk ligt hierbij op het periodiek monitoren van enerzijds de bereikte klanten en anderzijds de directe resultaten van de geleverde diensten. - De bereikte klanten worden jaarlijks gerapporteerd op basis van de ondernemingsnummers, met vermelding van het type dienst (A1, A2, A3, A4, A5) - De directe resultaten (V1, V2, V3, V4, V5) worden minimaal bij tussentijds verslag, eindverslag en 1 jaar na afloop gerapporteerd op basis van de ondernemingsnummers + het type dienst. TABEL: Resultaatgerichte Dienstverlening ACTIVITEITEN / DIENSTEN A.1. INNOVATIEADVIES DIRECTE RESULTATEN (1 e orde valorisatie) V.1. Specifiek kennisprobleem is succesvol opgelost A.2. Uitvoeren / begeleiden van DIRECTE KENNISTRANSFER V.2. Innovatieopportuniteit is geïdentificeerd A.3. Begeleiden bij de VOORBEREIDING van een INNOVATIETRAJECt V.3. Kennis en kunde zijn geïmplementeerd A.4. Begeleiden bij UITVOERING en NAZORG van een INNOVATIETRAJECT V.4. Opstart innovatietraject in onderneming A.5. Begeleide DOORVERWIJZINGEN / partnermatching V.5. Opstart formele samenwerking De definities van de verschillende diensten en directe resultaten vindt u hieronder: A.1. Innovatieadvies Innovatieadviezen worden gedefinieerd als diensten die door een adviseur in het kader van een project worden afgeleverd met als finale doelstelling een kennisprobleem op te lossen in verband met een specifieke (technische) probleemstelling of met de identificatie van een mogelijke innovatieopportuniteit bij een bedrijf. De focus van kennisoverdracht bij de innovatiedienst ligt hierbij veeleer op het aanbieden van een oplossing/antwoord op een specifieke kennisvraag dan op de transfer van een methodologie/proces voor het oplossen van deze vraag. Schriftelijke innovatieadviezen die door een adviseur afgeleverd worden in het kader van het project die minimaal bestaat minimaal uit een technologische probleemstelling, een analyse en een voorstel van één of meerdere oplossingspistes of effectieve oplossingen met opgave van eventuele randvoorwaarden voor de voorgestelde oplossingen; Formeel uitgevoerde innovatie-audit, die als doel hebben een innovatieopportuniteit te identificeren. Het resultaat van de innovatie-audit is minimaal een schriftelijk rapport, dat wordt besproken met het bedrijf in kwestie; Uitvoeren van labo-tests; waarvan de resultaten worden beschreven in een rapport, dat wordt besproken met het bedrijf in kwestie; Uitvoeren van een octrooionderzoek; IE-scan Individuele creativiteitssessies bij een bedrijf; Inzet tools voor diensteninnovatie bij een bedrijf; Blikopener Innovatiestrategiebegeleiding {aangeven indien eventueel beroep wordt gedaan op expertise die zich niet binnen het project bevindt organisatie waarmee wordt samengewerkt} A.2. Uitvoeren/begeleiden van directe kennistransfer 5/8

6 Het uitvoeren en of begeleiden van directe kennis wordt gedefinieerd als deze activiteiten bij een individueel bedrijf die tot doel hebben om zowel de projectresultaten (=kennis) rechtstreeks te implementeren bij een individueel bedrijf als een transfer van de methodologie/proces (kunde) te realiseren. Deze activiteiten hebben een rechtstreeks effect op het systeem van de onderneming. Het uitvoeren van tests/berekeningen bij bedrijven; Het uitvoeren van cases of specialistische demonstraties bij bedrijven; Het uitvoeren van dry-runs bij bedrijven; Het opzetten van testopstellingen bij bedrijven ter validatie van de resultaten; A.3. Voorbereiding van een innovatietraject (ICAROS nummer vermelden indien van toepassing) Het begeleiden bij de voorbereiding van een individueel innovatietraject wordt gedefinieerd als deze activiteiten die tot doel hebben bedrijven te begeleiden bij de voorbereiding van een innovatietraject waarbij het bedrijf, individueel of in samenwerking met een partner verder, aan de slag gaat met de projectresultaten (projectspecifieke kennisontwikkeling) met als doel een innovatie te realiseren. We verstaan onder een innovatietraject zowel het verwerven van de kennis en onderbouwde inzichten over de mogelijkheden en haalbaarheid van een innovatie en het daaropvolgende innovatietraject als de eigenlijke ontwikkeling van een volledig nieuw of een beduidend nieuw (verbeterd) product, proces, dienst of concept. Hierbij is vereist dat de onderneming zelf of in samenwerking met een kennispartner, nieuwe kennis technologische en/of niettechnologische ontwikkelt, vergaart of creatief en intelligent toepast. Individuele IWT-bedrijfsprojecten (O&O-bedrijfsprojecten, kmo-innovatieprojecten, kmohaalbaarheidstudies) waarvan de voorbereiding door de innovatieadviseur werd begeleid en die bij IWT werden ingediend Projecten in het kader van een Europees programma waarvan de voorbereiding begeleid word; Innovatieadviseur begeleidt het bedrijf bij de uitwerking van een innovatieplan/innovatietraject met als doel een concrete innovatie in het bedrijf voor te bereiden, zonder dat er beroep zal worden gedaan op directe overheidsondersteuning; A.4. Begeleiding bij realisatie van innovatietrajecten (ICAROS nummer vermelden indien van toepassing) De begeleiding bij innovatietrajecten wordt gedefinieerd als deze activiteiten die tot doel hebben bedrijven te begeleiden tijdens de uitvoering en na afloop van het individueel innovatietraject. Mogelijkheden bij afloop zijn het peilen naar valorisatietrajecten Typische begeleidingstaken tijdens de uitvoering van het project zijn het bespreken van (onderzoeks)resultaten, het zoeken van bijkomende partners, het mee opvolgen van de planning. Het zijn ondersteunende taken of taken in de rand van het project. Het uitvoeren van taken als onderaannemer of als partner in een IWT-project horen hier niet thuis. Nazorg gaat verder dan het opbellen van het bedrijf om te peilen naar de stand van zaken en/of het eindresultaat van het project. Er wordt minimaal door de innovatieadviseur een fysiek bedrijfsbezoek afgelegd waarbij de mogelijke opportuniteiten inzake verdere valorisatie worden doorgenomen en eventuele verdere vervolgacties aan gekoppeld zijn zoals het doorverwijzen naar bvb. het Agentschap Ondernemen, Flanders Investment & Trade, werkgeversorganisaties of commerciële dienstverleners die valorisatie kunnen ondersteunen A.5. Begeleide doorverwijzingen en partnermatchings Onder begeleide doorverwijzingen worden verstaan dat de innovatieadviseur zich informeert over de probleemstelling bij het bedrijf en hiervoor de naar zijn inzicht best geschikte partner zoekt (inclusief aanmaak van of een reactie op een EEN-profiel); Verder wordt vereist dat de innovatieadviseur zowel fysiek aanwezig is bij het eerste contact met het kenniscentrum/organisatie of ander bedrijf als het verdere verloop ervan opvolgt. {bij doorverwijzing aangeven naar wie wordt doorverwezen op organisatieniveau) {doorverwijzingen tussen projectpartners in het kader van het project worden niet geregistreerd als een doorverwijzing} 6/8

7 V.1. Specifiek kennisprobleem is succesvol opgelost De door de innovatieadviseur voorgestelde oplossing(en) en of analyse biedt een antwoord op de kennisvraag van de onderneming en dat de verkregen kennis wordt toegepast/geïmplementeerd door de onderneming en of de aangeboden oplossingen verder kunnen gebruikt worden in een vervolgtraject. {mogelijk direct effect van een innovatieadvies of een begeleiding bij uitvoering van het innovatietraject} V.2. Bruikbare innovatieopportuniteit is geïdentificeerd Één of meer van de geïdentificeerde innovatieopportuniteiten worden door de onderneming omgezet in een innovatieplan en/of strategie. {mogelijk direct effect van innovatie-audit, creativiteitssessie, innovatiestrategiebegeleiding, inzet tools diensteninnovatie} V.3. Kennis en kunde worden geïmplementeerd De onderneming is in staat om de kennis en kunde (methodologie/proces) die door de innovatieadviseur in het bedrijf werden binnengebracht, in de toekomst verder toe te passen of er verder gebruik van te maken. {mogelijk direct effect van innovatie-audit, creativiteitssessie, innovatiestrategiebegeleiding, inzet tools diensteninnovatie, } V.4. Opstart innovatietraject in de onderneming Het bedrijf is, op basis van de projectspecifieke kennisontwikkeling en/of geïdentificeerde innovatieopportuniteiten, gestart met de uitvoering van een innovatietraject met als doel het verwerven van de kennis en onderbouwde inzichten over de mogelijkheden en haalbaarheid van een innovatie en het daaropvolgende innovatietraject of de eigenlijke ontwikkeling zijn van een volledig nieuw of een beduidend nieuw (verbeterd) product, proces, dienst of concept. Opstart IWT gesteunde bedrijfsprojecten (O&O-bedrijfsproject, KMO-innovatieproject, KMO-haalbaarheidsstudie), individueel of in samenwerking met een kennispartner of bedrijfspartner; Opstart innovatietraject dat volledig zelf wordt uitgevoerd door de onderneming en volledig met eigen middelen worden gefinancierd; Opstart innovatietraject als een vervolgsamenwerking tussen een bedrijf en de projectuitvoerders volgend uit een collectief project of een project strategisch basisonderzoek, zonder beroep te doen op de reguliere subsidieprogramma s; {mogelijk direct effect van een voorbereiding van een innovatietraject, innovatieadvies, uitvoeren/begeleiden van directe kennistransfer} V.5. Opstart formele samenwerking Het bedrijf is een formele en substantiële samenwerking aangegaan met een kennisinstelling of een ander bedrijf voor het oplossen van een kennisprobleem, de identificatie van een innovatieopportuniteit; de voorbereiding en/of de realisatie van een innovatieplan. Opstart innovatieadvies en of technologieverkenning als gevolg van een succesvolle doorverwijzing; Opstart uitvoeren/begeleiden directe kennistransfers als gevolg van een succesvolle doorverwijzing; Opstart voorbereiden innovatietraject als gevolg van een succesvolle doorverwijzing of als gevolg van de opmaak van of de reactie op een EEN-profiel; Opstart innovatietraject/vervolgsamenwerking met een partner als gevolg van een succesvolle doorverwijzing; Opstart contractonderzoek als een vervolgsamenwerking tussen een bedrijf en de projectuitvoerders als gevolg van een succesvolle doorverwijzing of in het kader van een collectief project of project strategisch basisonderzoek; Voor het opstellen van het verslag maakt u gebruikt van de formulieren in bijlage bij dit toelichtingsdocument. Gelieve het formaat te respecteren. Het is belangrijk dat in de formulieren de essentiële elementen van de informatie worden opgenomen die zelfstandig een duidelijk antwoord geven op de vragen. Indien gewenst, kunt u meer verduidelijking in bijlage toevoegen, onder de voor u meest geschikte vorm. Omdat de rapportering op termijn via een e-tool zal gebeuren, is enkel de template voor de voortgangsverslaggeving en voor de financiële eindafrekening toegevoegd. De inhoud van eventuele 7/8

8 tussentijdse verslagen en van de eindverslaggeving zal opgebouwd zijn volgens hetzelfde principe, maar zal meer inhoudelijke toelichting vragen en een aantal bijkomende vragen bevatten over: 1. een toelichting bij de behaalde projectresultaten 2. de gemeten directe resultaten van de geleverde diensten bij de doelgroep 3. een impactmeting 4. bij het eindverslag hoort ook een financieel eindverslag, bestaande uit de kostenstaten van de 4 werkingsjaren en een gedetailleerd overzicht van de overige kosten over de ganse projectperiode. 6. Bijlagen - Voortgangsverslag met prestatietabel en kostenstaat voor projecten subregionale innovatiestimulering versie januari Financieel eindverslag voor projecten subregionale innovatiestimulering versie januari /8