Productencatalogus Basispakket

Transcriptie

1 Productencatalogus 2014 Basispakket

2 PAKKET PRODUCTENCATALOGUS 2014 Advies & ondersteuning Strategie & beleid: Advisering financiële & business control p. 5 Beleidsadvisering p. 6 HR-planning p. 7 HR strategisch advies p. 8 Kwaliteitszorg p. 9 Marketing DNB p. 11 Retail p. 13 Huisvesting: (Her)inrichting, verbouw en nieuwe concepten p. 14 (Technisch) onderhoud gebouwen p. 16 Algemene Zaken/Bevoorrading Bevoorrading vestigingen p. 17 Vergaderfaciliteiten en apparatuur p. 18 Collectie: aanschaf, verwerking & beheer en roulatie Collectieaanschaf: Provinciaal collectioneren p. 19 Collectieverwerking en beheer: Bestelcoördinatie en plankklaar afleveren p. 20 Titelbeheer centrale catalogus - standaard & NBC p. 21 Roulatie: Routecollecties Grootletterboeken p. 22 Samenwerkingscollectie p. 23 Communicatie Communicatie: Communicatie p. 25 Repro & Vormgeving: Repro p. 27 Vormgeving en DTP p. 28 Digitale Bibliotheek Drenthe BicatWise p. 30 G!ds p. 31 Naslag-PC s p. 32 Social Media p. 33 Webontwikkeling p. 34 Website bibliotheken p. 35 Website Biblionet Drenthe & intranet p. 37 2

3 Financiën Financiële administratie: Begroting, jaarrekening en rapportages p. 38 Centrale inkoop p. 40 Crediteurenproces p. 41 Debiteurenproces p. 43 Proces kas, bank, giro p. 45 Verzekeringen p. 46 Managementinformatie: Managementinfo/statistiek p. 47 Salarisadministratie: Salarisadministratie p. 49 Klantenadministratie: Klantenadministratie p. 51 ICT Bibliotheekautomatisering p. 52 Werkplekservice p. 54 Leenverkeer IBL p. 56 Onderling leenverkeer Drentse bibliotheken p. 57 Leespromotie Leespromotie: Educatieve dienstverlening p. 58 Leespromotie en school: Doorgaande LeesLijn (DLL) p. 60 De Bibliotheek op school (dbos) p. 61 Mediawijsheid: cursussen en workshops p. 63 Secretariaat Standaard secretariële ondersteuning p. 64 Telefonie & receptie p. 65 Werkgeverschap Arbo en verzuimbegeleiding p. 66 Cao en arbeidsvoorwaarden p. 68 Functiewaardering p. 69 HR-advies (kleinschalig) p. 71 HR-gesprekscyclus p. 72 Invallerscoördinatie p. 73 Medewerkerstevredenheidsonderzoek p. 74 Ontwikkeling en opleiding p. 75 Personeelsadministratie p. 77 Werving en selectie p. 78 3

4 Voorwoord Per 2012 geldt een gewijzigde overeenkomst van dienstverlening (OvD) tussen Biblionet Drenthe en de bibliotheekstichtingen van Drenthe die onder het werkgeverschap van Biblionet vallen. Had de productencatalogus tot 2012 een min of meer zelfstandige status, in de nieuwe opzet is deze nadrukkelijk gekoppeld aan de OvD. Alle basisproducten van de productencatalogus zijn opgenomen als bijlage in de OvD. Een belangrijke wijziging is ook dat de prijzen van producten die tot de basisdienstverlening behoren, gebaseerd zijn op het zogenaamde transparante kostprijsmodel. Dit model is in samenspraak met de Besturenraad tot stand gekomen en maakt zichtbaar wat de integrale kostprijs is van de basis dienstverlening van Biblionet Drenthe. Op basis van dit model worden de tarieven van de producten berekend en zijn daarmee onderdeel van de OvD. De tarieven zijn niet opgenomen in de productencatalogus, maar staan vermeld in de separate bijlage. Per product wordt de kostprijs, het geldende tarief en de prijssleutel (eenheid) vermeld. Over het algemeen zal het gehanteerde tarief minimaal kostprijsdekkend zijn. De productencatalogus wordt in overleg met de klanten van Biblionet, de bibliotheekmanagers van de tien aangesloten bibliotheekstichtingen, vastgesteld. Jaarlijks, in januari/februari, worden op initiatief van hen (mogelijke) wijzigingen besproken met betrekking tot het schrappen of toevoegen van nieuwe producten, zodat deze wijzigingen meegenomen kunnen worden in de begroting voor het daaropvolgende jaar. Wijzigingen in het volume van afname vinden plaats binnen het kader van de OvD en in overleg met de directeur facilitair bedrijf van Biblionet Drenthe. Voor vragen over de productencatalogus als geheel kunt u terecht bij de directeur facilitair bedrijf van Biblionet Drenthe, voor inhoudelijke informatie over de producten bij de functionarissen die bij de producten staan vermeld. Raad van Bestuur 4

5 ADVIES & ONDERSTEUNING; STRATEGIE EN BELEID ADVISERING FINANCIËLE EN BUSINESS CONTROL Bibliotheekmanagers en afdelingsmanagers. Het ondersteunen van het management bij het planning- en controlproces, alsmede het gericht houden van de onderneming op zijn (strategische) ondernemingsdoelstellingen. Proactieve advisering ten aanzien van business opportunities. De advisering en ondersteuning die zich beperkt tot het huidige planning- en controlproces van Biblionet, zijn gekwalificeerd als basis dienstverlening. Bij advisering en ondersteuning die zich richt op nieuwe (business) concepten of projecten is er sprake van een plusdienst met een verrekening op basis van de kostprijs. De advisering zal zich vooral richten op het strategisch en tactisch niveau. De advisering en ondersteuning kan betrekking hebben op: - De inrichting van een planning- en controlproces. - Investeringen. - De uitwerking van businessconcepten en -plannen. - De ontwikkeling naar ondernemerschap en marktconformiteit. - Het juridisch vlak, fiscaliteit, treasury, administratieve organisatie en interne controles. Bij de grotere opdrachten zal schriftelijk worden vastgelegd aan welke eisen het gewenste advies moet voldoen. Ook zal een datum van oplevering afgestemd worden. - Duidelijkheid over het gewenste advies. - Afbakening van de ondersteuning. - Controller: Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken:

6 ADVIES & ONDERSTEUNING; STRATEGIE EN BELEID BELEIDSADVISERING Bibliotheekmanagers. Beleidsmatige ondersteuning bij bibliotheekinhoudelijke kwesties. Voor bibliotheekinhoudelijke adviezen kan een beroep worden gedaan op de beleidsmedewerker. Zijn taak is het adviesvraag helder te krijgen en vervolgens te bepalen waar deze vraag binnen de organisatie thuis hoort. Naast zijn (eventueel) eigen aandeel heeft hij de taak van spelverdeler en procesbewaker. Bij afdelingsoverschrijdende adviesvragen en voor het maatwerkadvies betrekt de beleidsmedewerker diverse deskundige medewerkers uit de organisatie erbij. Voorbeelden: maken van een beleidsplan; advisering inzake Brede Schoolontwikkelingen, enz. - De beleidsmedewerker komt een termijn en datum overeen met de desbetreffende manager voor de oplevering van het advies. - De beleidsmedewerker checkt na oplevering of het aan de vooraf afgesproken verwachtingen voldoet. De bibliotheekmanager omschrijft zo duidelijk mogelijk de opdracht inclusief de verwachte resultaten. Een adviesvraag die voor alle bibliotheken geldt, is een basisproduct. Een adviesvraag die op één bibliotheek van toepassing is, is een plusproduct. Voorbeeld: schrijven van beleid voor ouderen > basisproduct; het schrijven van een beleidsplan voor een bibliotheek > plusproduct. Beleidsmedewerker: Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken:

7 ADVIES & ONDERSTEUNING HR-PLANNING: BORGING EN INBEDDING VAN HR-BELEID MO, OR, RvB. Adviseren en ondersteunen bij de realisatie van de doelen uit het strategisch plan Drents Netwerk Bibliotheken. - Het verbinden van strategie, inhoud, proces, organisatiestructuur met HR-visie (cultuur) en HR-beleid. - Adviseren en ondersteunen bij gezamenlijke veranderingsvraagstukken. - Het ontwikkelen van leiderschap. - Het ontwikkelen van een lerende organisatie. Jaarlijks wordt in overleg met de doelgroepen en in afstemming met de afdeling P&O een HR-planning gemaakt. Dan worden ook SMART afspraken over de leveringsgaranties gemaakt, afhankelijk van doelstellingen en te behalen resultaten en beschikbare middelen. - Actieve deelname aan portefeuille-overleg HRM. - Managers zijn zich bewust van belang van hun leiderschap inzake de ontwikkeling van de organisatie. - HR-manager: Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken:

8 ADVIES & ONDERSTEUNING; STRATEGIE & BELEID HR -STRATEGISCH ADVIES Bibliotheekmanagers en afdelingsmanagers. Het ondersteunen van het management bij ontwikkelingsvraagstukken m.b.t. personeel en/of een organisatieonderdeel. Advisering op verzoek m.b.t. complexere (meer dan 4 uur tijdsbesteding) personeels- en organisatievraagstukken, bijvoorbeeld: - HR-gesprekscyclus. - leer- en opleidingsvraagstukken. - lokale personeelsplannen, bijvoorbeeld in samenspraak met de manager opstellen of diepgaand adviseren, aan de hand van strategische personeelsplanning-instrumenten. - complexe teamvraagstukken (bijvoorbeeld vanuit het Koersmodel teamtrainingen begeleiden). - complexe individuele vraagstukken (bijvoorbeeld begeleiden ontwikkeltrajecten, verbetertrajecten, loopbaantrajecten, individuele ondersteunende coaching. In onderling overleg vast te stellen, voorzien van een realistische tijdsplanning. Dienstverlening geschiedt veelal in meeruren. Afstemming over het tijdpad is noodzakelijk. Opdrachtgeversrol oppakken (offerte vragen, additionele kosten begroten). Dit product is in ontwikkeling. Kleinere adviesvraagstukken vallen onder het HRM advies (kleinschalig) basispakket of strategisch HRM-advies. Personeelsconsulent eigen organisatieonderdeel. HR-manager:

9 ADVIES & ONDERSTEUNING; STRATEGIE EN BELEID KWALITEITSZORG Bibliotheek- en afdelingsmanagers. Er voor zorg dragen dat het Drents Netwerk Bibliotheken als organisatie kwalitatief op een hoger plan komt. Er voor zorgen dat de bibliotheken en Biblionet Drenthe als netwerk gecertificeerd worden in Op brancheniveau is vastgelegd dat bibliotheken werken met de brancheformule kwaliteitszorg een afspraak die door de VNG wordt ondersteund. Hierin is o.a. opgenomen dat bibliotheken het INK-sturingsmodel voor hun organisatie toepassen. Er is een set normen vastgesteld met daarbij behorende eisen. Onafhankelijke auditoren stellen vervolgens vast of de bibliotheekorganisatie voldoet aan de normeisen en al dan niet gecertificeerd kan worden. Maar kwaliteitszorg omvat meer dan alleen certificering; het raakt alle facetten van de organisatie. Doel is om de organisatie kwalitatief op een hoger plan te krijgen (in INK-termen: van fase 1: activiteit georiënteerd naar fase 5: excelleren en transformeren). Belangrijke onderdelen zijn: Er voor te zorgen dat de bedrijfsvoering aansluit bij de steeds veranderende eisen en verwachtingen van de klant en de eisen die aan een product of dienst worden gesteld. - Grip krijgen op processen en deze in de gewenste vorm weten te borgen. Concreet betekent dit in nauw overleg en samenwerking met de bibliotheken dat er op grond van de vorige certificeringsronde, de nieuwe positiebepaling en KTO sverbeterplannen dienen te worden opgesteld. LEVERINGSGARANTIES De kwaliteitszorgmedewerker: zorgt ervoor dat er een gezamenlijke positiebepaling is/komt. analyseert de KTO s en evt. andere onderzoeken. doet voorstellen voor verbeterplannen. coördineert de certificering. Bibliotheken erkennen in dezen hun (netwerk)verantwoordelijkheid. Dat betekent dat zij: er zelf voor zorgen dat ze - op basis van een in het najaar overeengekomen planning voor het jaar daarop - regelmatig een representatief beeld krijgen van de klanttevredenheid (KTO, digitaal klantenpanel, enz.), op een dusdanige manier dat je er als bibliotheekorganisatie ook daadwerkelijk iets mee kunt. 9

10 - Actief bijdragen aan de positiebepaling en het opstellen van de verbeterplannen. - Bibliotheken zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de verbeterplannen. - De kwaliteitszorgmedewerker heeft gemiddeld maximaal 4 uur per week tot zijn beschikking. - Voor de inhoudelijke expertise kan de kwaliteitsmedewerker een beroep doen op de kwaliteitszorgadviseur van Biblionet Groningen, die tevens auditor is. Beleidsmedewerker: Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille facilitair bedrijf:

11 ADVIES & ONDERSTEUNING MARKETING DNB Het Drents Netwerk Bibliotheken (DNB). Beleidsmatige, coördinerende en deels uitvoerende ondersteuning bij de verandering van een intern gerichte organisatie naar een markt- en klantgerichte organisatie. Op het gebied van marketing kan meer kwaliteit en kostenbesparing worden bereikt door samenwerking van het DNB. De marketingmanager geeft hier inhoudelijk invulling aan door: Het schrijven van een strategisch, tactisch en operationeel marketingplan; De coördinatie van de uitvoering ervan door het Marketing-Communicatieteam (MarCom) Concrete activiteiten in 2014 zijn: De ontwikkeling van innovatieve marketingconcepten: marketingdatabase, automatisering, klantcampagnes en facilitering klantenbehoud en -werving ; De organisatie en uitvoering van de marketingstrategie door werkmeetings, workshops, campagnes en acties. Coördinatie van de diverse marketingoverleggen op strategisch, tactisch en operationeel niveau om zo te komen tot resultaten op het gebied van spreiding, klantbehoud, dbos, de Nationale Bibliotheekpas, het tarievenbeleid. De marketingmanager volgt en bewaakt de Marketingstrategie en het marketingjaarwerkplan voor het lopende jaar conform opdracht van het DNB. Het DNB stelt bij het maken van de jaarlijkse begrotingen vooraf aan elk kalenderjaar het gezamenlijke marketingbudget vast. Het gaat hierbij om het marketingbudget dat gebruikt wordt voor de out of pocket kosten voor de uitvoering van de provinciale marketingstrategie. De provinciale marketingstrategie kan lokaal worden doorvertaald. Hiervoor kan een beroep op de marketingmanager inzake advies en begeleiding worden gedaan (pluspakket). Marketingmanager:

12 Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken:

13 ADVIES & ONDERSTEUNING; STRATEGIE EN BELEID RETAIL Vestigingsleiders/bibliotheekmanagers Projectleiding of ondersteuning bij de ontwikkeling en/of implementatie van retailplannen. Retail omvat een viertal aspecten: Collectie Inrichting Personeel Promotie. Deze aspecten worden in een bepaalde formule gegoten die landelijk wordt ondersteund door het Formulebureau. Het Formulebureau stelt een handboek beschikbaar. Binnen Biblionet Drenthe zijn alle disciplines in een werkgroep vertegenwoordigd. - Bewaking van de landelijke "standaards" en huisstijl - Op basis van separate afspraken. - De afnemer aanvaardt dat uitvoering van het advies de verantwoordelijkheid is van de bibliotheek (VL/BM). - De vestigingsleider heeft de collectie op streefbezit. - Herinrichting in de zin van aanpassen aan de tijd en herinrichting volgens het retailconcept behoren tot het basispakket. - Nieuwbouw of specifieke advisering inzake deelname aan MFA s vallen onder het Pluspakket. Bibliotheekadviseur: De desbetreffende bibliotheekmanager/-directeur 13

14 ADVIES & ONDERSTEUNING; HUISVESTING VERBOUW, (HER)INRICHTING EN NIEUWE CONCEPTEN Bibliotheekmanagers/vestigingsleiders. Gevraagd en ongevraagd adviseren en ondersteunen van de bibliotheekmanager op het gebied van verbouw, (her)inrichting en (multi)functionele verbreding van de Drentse bibliotheken. De dienstverlening omvat de volgende onderdelen: - bewaking van het Huisstijlhandboek en handboek Gebouwen DNB. - ondersteuning van de bibliotheekmanager op zijn/haar verzoek- door te participeren in samenwerkingstrajecten m.b.t. (nieuwe) concepten (bijv. MFA s, Brede school, erfgoedpunten, enz.). - initiëren en/of meedenken m.b.t. inrichtingsconcepten. - (financiële) ondersteuning en budgetbewaking bij samenwerkingstrajecten en verbouwen inrichtingstrajecten: maken van (deel)begrotingen & planning en terugkoppeling naar FA van Biblionet. - het (laten) tekenen van een nieuwe plattegrond. - de bijbehorende interne en desgewenst- externe communicatie m.b.t. de verbouw of herinrichting. - het inkopen van diensten van derden (bijv. ICT, aannemer, schilder, enz.). - het inkopen van meubilair. - Bewaking van de provinciale standaards /huisstijl handboek en handboek gebouwen DNB. - Op basis van separate afspraken, afhankelijk van het project. Oplevering binnen gemandateerd budget. - De desbetreffende manager komt een termijn en datum overeen met de adviseur voor de oplevering van het advies/herinrichting. - De desbetreffende manager maakt afspraken met de adviseur over de mate van autonomie van de adviseur inzake het project of traject. - Herinrichting in de zin van aanpassen aan de tijd en herinrichting volgens het retailconcept behoren tot het basispakket. Petra Schaub neemt de retailcomponent voor haar rekening, Gerrit Spiekman alles wat te maken heeft met de verbouw/herinrichting. - Nieuwbouw of geheel nieuwe concepten vallen onder het Pluspakket. 14

15 Bibliotheekadviseur: De desbetreffende bibliotheekmanager/-directeur 15

16 ADVIES & ONDERSTEUNING; HUISVESTING (TECHNISCH) ONDERHOUD GEBOUWEN Bibliotheekmanagers/vestigingsleiders De bibliotheekadviseur draagt zorg voor adequaat onderhoud van de gebouwen. Adviseren van de bibliotheekmanagers m.b.t. het gebouwenonderhoud. Opstellen en (doen) uitvoeren van een meerjarenonderhoudsplan (MOP). Uitvoeren van tussentijdse inspecties en waar nodig aanpassen van het MOP, in overleg met de bibliotheekmanagers. Terugkoppelen naar afdeling Financiën. De bibliotheekadviseur is contactpersoon en opdrachtgever voor de bouwtechnisch adviseur. Het MOP wordt elk jaar (februari) geactualiseerd. Waar nodig wordt het beleid m.b.t. de dotatie aan de voorziening onderhoud gebouwen (in overleg) aangepast. - Afwijkingen / extra s t.o.v. MOP en verzoeken m.b.t. huurpanden worden apart berekend (pluspakket). Bibliotheekadviseur: Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken:

17 ALGEMENE ZAKEN/BEVOORRADING BEVOORRADING VESTIGINGEN Bibliotheken. Efficiënte levering van bibliotheekbenodigdheden en media vanaf het logistiek plein van Biblionet Drenthe in De Nieuwe Kolk. Standaardbevoorrading van bibliotheekvestigingen: 2 x per week. Uitzonderingen voor 5 vestigingen die 1x per week bevoorraad worden: - Tweede Exloërmond - jeugd. - Bovensmilde. - Gasselternijveen. - Oosterhesselen. - Schoonoord. Op basis van een vast weekrooster. Zie informatie op intranet. Volgens standaardprocedures (intranet). Voor de zomer- en kerstvakantie wordt een apart rooster gemaakt. Coördinator logistiek: Bevobus: Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken:

18 ALGEMENE ZAKEN/BEVOORADING VERGADERFACILITEITEN EN APPARATUUR Medewerkers bibliotheken. Verhuur vergaderfaciliteiten en apparatuur. Het facilitair bedrijf in Assen beschikt over diverse te huren ruimtes voor het houden van vergaderingen, presentaties e.d. Honorering mits de gevraagde ruimte beschikbaar is. Alleen op werkdagen van uur. Beschikbaarheid zalen: op Intranet (> Logistiek > Reserveren vergaderruimtes De Nieuwe Kolk) staat beschreven welke ruimtes beschikbaar. Reserveren kan via het aanvraagformulier. De beschikbaarheid kan worden gecheckt in Outlook ( > Openbare mappen > Vergaderzalen). Huismeester: Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken:

19 COLLECTIE; COLLECTIEAANSCHAF PROVINCIAAL COLLECTIONEREN Bibliotheken. Het faciliteren, adviseren, ondersteunen en uitvoeren van de collectievorming voor de bibliotheken. - Wekelijks wordt op basis van de collectieprofielen (ingegeven in de RCB-module) en een persoonlijke toetsing door de collectioneur de aanschaf verzorgd. - De collectioneur bespreekt 2x per jaar met de vestigingsleider en/of de bibliotheekmanager het collectieprofiel en verwerkt de aanpassingen. - De collectioneur levert de saneeradviezen. - De collectioneur verzorgt zowel het analoge als het digitale aanbod. - Jaarplan/collectieplan. - Analyse RCB. - Budgetbeheer. - DNB - netwerkafstemming. Wekelijks, gekoppeld aan het weekaanbod boeken. Voor de startdatum (1 mei 2013) levert elke bibliotheekstichting een actueel collectieplan aan Besteladvies en de RCB-module zijn onlosmakelijk verbonden. Projectleider: Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken:

20 COLLECTIE; COLLECTIEVERWERKING EN BEHEER BESTELCOÖRDINATIE EN PLANKKLAAR AFLEVEREN Bibliotheken. Coördinatie van de bestellingen en plankklaar afleveren. Het NBD-aanbod wordt beschikbaar gesteld aan de collectioneurs (zie provinciaal collectioneren). De bestelling wordt bij de NBD geplaatst door de afdeling Media. De NBD levert de materialen af in dozen per vestiging. Zodra de dozen worden afgeleverd worden de dozen door Algemene Zaken in de rolcontainer geplaatst en met het eerst volgende transport worden de nieuwe boeken in de vestiging afgeleverd. De collectioneurs hebben negen dagen, waarvan zeven werkdagen om te bestellen. Vervolgens wordt de bestelling geplaatst door de afdeling media bij de NBD. Een werkdag na sluiting van de besteltermijn wordt de bestelling bij de NBD geplaatst en staan de titels als besteld in de catalogus en als geboekt in de budgetmodule. De NBD levert 6 tot 8 weken na bestelling. De vestiging plaatst de nieuwe boeken. Nieuwe dienstverlening per 1/1/2012. Voor algemene informatie: Manager Digitale Bibliotheek Drenthe:

21 COLLECTIEBEHEER EN -VERWERKING TITELBEHEER CENTRALE CATALOGUS - STANDAARD Bibliotheken. Levering van titelgegevens voor de Bicat-catalogus. Laden van gecontroleerde titels in Bicat, onderhoud thesauri, titelonderhoud en levering van omsigneerlijsten. Deze werkzaamheden worden wekelijks uitgevoerd. - De bestellingen van de wekelijkse aanbodbestanden worden de dinsdag na afsluiting van het aanbod in de catalogus geladen. Medewerker thesaurusbeheer: Manager Digitale Bibliotheek Drenthe:

22 COLLECTIEBEHEER EN -VERWERKING ROUTECOLLECTIE GROOTLETTERBOEKEN (GLB) Bibliotheken Aanvulling op de lokale collecties door levering van permanent wisselende grootletterboeken (GLB). Er zijn twee soorten GLB-collecties: 1. familie-, streek-, liefdes- en historische romans en 2. literaire boeken en detective- en avonturenromans. Bibliotheken geven aan hoeveel boeken ze wensen te ontvangen. I.t.t. de vroegere wisselcollectie ontvangt de bibliotheek niet een collectie in zijn geheel, maar ontvangt de bibliotheek verspreid over het jaar exemplaren uit de collectie. Een titel blijft een half jaar in het bezit van een vestiging. Wisseling vindt plaats o.b.v. een vastgesteld roulatieschema en a.d.h.v. kastlijsten. - Elke zes maanden wisselt een exemplaar van vestiging. - In april ontvangen afnemers een attendering m.b.t. de mogelijkheid om wijzigingen aan te brengen in de omvang van de gehuurde collecties. - Bibliotheken dienen minimaal eens per week de controlelijst uit te draaien en de boeken van deze lijst op transport zetten naar een volgende vestiging in de route. - In april kunnen mutaties in de omvang van de te huren collecties worden doorgegeven voor het daarop volgende kalenderjaar. - De collectieomvang zal in het eerste kwartaal van 2013 de juiste omvang hebben bereikt. De levering van GLB-collecties aan zorgcentra is gestopt. Mede uit het bezit dat hiervoor werd ingezet worden de routecollecties samengesteld. - De (eventuele) dienstverlening aan zorgcentra is de verantwoordelijkheid van de bibliotheekmanagers. Coördinator logistiek: Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken:

23 COLLECTIE; COLLECTIEBEHEER SAMENWERKINGSCOLLECTIE DRENTHE Bibliotheken. Aanvulling op de lokale collecties door levering van permanent wisselende boeken en dvd s. De samenwerkingscollectie dient zowel de verbreding als de verdieping van de lokale collecties en ondersteunt in het verlichten van de reserveringsdruk van veelgevraagde titels. De permanente wisseling van titels biedt de klant een uitbreiding van het titelaanbod. Een titel blijft een half jaar in het bezit van een vestiging. Wisseling vindt plaats o.b.v. een vastgesteld roulatieschema en a.d.h.v. kastlijsten. Een titel uit de samenwerkingscollectie is herkenbaar aan een plectrumsticker waarop staat: Tijdelijk in deze bibliotheek. De samenwerkingscollectie is van alle bibliotheken gezamenlijk. Zij dragen 2½% van hun boekenbudget af t.b.v. de samenwerkingscollectie. Het provinciaal collectieteam zorgt voor de aanschaf. Voor het aantal boeken dat bibliotheken uit de samenwerkingscollectie ontvangen worden de inwoneraantallen van de gemeenten als verdeelsleutel gebruikt. De samenwerkingscollectie is ca banden groot. - Elke zes maanden wisselen de exemplaren in de samenwerkingscollectie van bibliotheek. - Na vijf jaar worden de boeken gesaneerd. - Bibliotheken dragen jaarlijks 2½% bij van hun boekenbudget. - Bibliotheken dienen minimaal eens per week de controlelijst uit te draaien en de boeken van deze lijst op transport zetten naar een volgende vestiging in de route. - De PSO draagt bij aan de financiering van de Samenwerkingscollectie - Medio 2013 wordt het collectioneren voor de samenwerkingscollectie onderdeel van het provinciaal collectioneren. - De samenwerkingscollectie wordt in het najaar van 2013 geëvalueerd. Senior collectioneur:

24 Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken:

25 COMMUNICATIE COMMUNICATIE Bibliotheken en Biblionet Drenthe Het uitvoeren van werkzaamheden die voortvloeien uit de door het Drents Netwerk Bibliotheken vastgestelde marketingstrategie en het ondersteunen van de standaard communicatieve uitingen van de bibliotheken en Biblionet Drenthe Het uitvoeren van het communicatieve deel van marketingacties, zoals ledenwerfactie, digitale nieuwsbrieven etc. Afstemming en uitvoering m.b.t. tarieven en prijsbeleid, zoals promotie automatische incasso, nabellen niet-betaalde acceptgiro s etc. Het bedenken en vormgeven van publieksacties t.b.v. het gebruik van de website en onder de aandacht brengen van diensten en producten, zoals de promotie van e-books Het (mede)organiseren van evenementen zoals Zomerzinnen en projecten als Meer met je biebpas Het uitvoeren van standaard communicatieve uitingen zoals: - Het maken van folders, affiches en meegevers over de producten, dienstverlening, tarieven en leenvoorwaarden. - Het redigeren van teksten voor o.m jaarverslagen en beleidsplannen - Het bewaken gebruik van de huisstijl - Het maken van (digitale) nieuwsbrieven voor verschillende doelgroepen - Het schrijven van persberichten. Conform het door het Drents Netwerk Bibliotheken vastgestelde marketingplan Conform standaard- of overeengekomen termijnen de afnemer is verantwoordelijk voor de aanlevering van en de controle op de juistheid van de content de afnemer is op de hoogte van doorlooptijden van de productie en is daardoor mede verantwoordelijk voor het behalen van deadlines Marketingmanager Manager Communicatie & Secretariaat

26 COMMUNICATIE; REPRO & VORMGEVING REPRO: DRUKWERK EN PROMOTIEMATERIAAL Bibliotheken en PSO. De verzorging van kwalitatief hoogwaardig drukwerk, zowel op maat als standaard. Alle uitingen zijn in overeenstemming met de richtlijnen uit het huisstijlhandboek. Verzorgen van drukwerk en promotiemateriaal in de huisstijl van de Drentse Bibliotheken. Als basis dient het Handboek Huisstijl Bibliotheken. De dienstverlening omvat de volgende onderdelen: - Kopieer- en drukwerk in de huisstijl. - Verzorgen van standaard promotiemateriaal. - Het huisstijlhandboek is up-to-date. - Advies. Via intranet (> Drukkerij > Bestellen briefpapier, etiketten, etc.) is het drukwerk te bestellen. De leveringsgaranties zijn afhankelijk van het soort drukwerk en staan vermeld op het formulier of zijn volgens afspraak met de opdrachtgever. - Bestelling drukwerk via opdrachtformulier op intranet. Voor meer gespecialiseerde opdrachten graag contact opnemen met de orderbegeleider. - De afnemer is verantwoordelijk voor het aanleveren van tekst en evt. foto s/illustraties. - De manager is verantwoordelijk voor de opdracht. - Eindcontrole. Het tarief voor drukwerk heeft als uitgangspunt dat alle opdrachten voor drukwerk en publiciteitsmateriaal via Biblionet Drenthe lopen. Het wegzetten van opdrachten bij externen heeft consequenties voor de hoogte van de provinciale subsidiebijdrage. Voor vragen over (de productie van) drukwerk: Voor vragen over orderbegeleiding drukwerk, repro en fotografie: Manager 26

27 COMMUNICATIE VORMGEVING EN DTP Bibliotheken en PSO. Drukwerk, digitale nieuwsbrieven en websites zijn vormgegeven conform de landelijke huisstijl van de bibliotheken. Het vormgeven van drukwerk en andere publicitaire uitingen in de huisstijl. Te denken valt aan: - Affiches en flyers. - Jaarstukken. - Brochures. - (Digitale)nieuwsbrieven. - Bewegwijzering in bibliotheken. - Onderdelen van websites zoals persoonlijke pagina s, banners e.d. Via intranet (> Drukkerij > Bestellen briefpapier, etiketten, etc.) is het drukwerk te bestellen. De leveringsgaranties zijn afhankelijk van het soort drukwerk en staan vermeld op het formulier of zijn volgens afspraak met de opdrachtgever. - Drukwerk: Bestelling drukwerk via opdrachtformulier op intranet. Voor meer gespecialiseerde opdrachten graag contact opnemen met Dick Pots. - De manager is verantwoordelijk voor de opdracht. - Eindcontrole. - De afnemer is verplicht de voorgeschreven huisstijl toe te passen. Het tarief voor vormgeving en DTP heeft als uitgangspunt dat alle opdrachten voor vormgeving en DTP via Biblionet Drenthe lopen. Het wegzetten van opdrachten bij externen heeft consequenties voor de hoogte van de provinciale subsidiebijdrage. Voor vragen over orderbegeleiding drukwerk, repro en fotografie: Voor vragen over vormgeving:

28 Manager 28

29 DIGITALE BIBLIOTHEEK DRENTHE BICATWISE Bibliotheken. Het zorg dragen voor een betrouwbare inrichting en werkwijze van het bibliotheeksysteem bicatwise en de hieraan gerelateerde modules voor opdrachtgevers, medewerkers en het publiek van Biblionet Drenthe. De dienstverlening bestaat uit: - Levering, installatie en beheer van het bibliotheeksysteem bicatwise. - Proactief monitoren van het bibliotheeksysteem bicatwise. - Applicatiebeheer en functioneel (op onderdelen). - Verhelpen van storingen Voor storingsafhandeling wordt samengewerkt met de servicedesk van afdeling ICT. Deze is bereikbaar: maandag tot en met vrijdag van 08:00-17:00 via de Helpdesk voor storingen tijdens openingsuren. Buiten deze tijden via het mobiele nummer ( ) Alle aanvragen, wijzigingen, storingen worden aangemeld via de Servicedesk ICT. Applicatiebeheer Bicatwise: en Manager Digitale Bibliotheek Drenthe:

30 DIGITALE BIBLIOTHEEK G!DS - DATABEHEER Bibliotheken. Het beheren van G!ds-data t.b.v. de eigen websites en het aanleveren van gegevens aan Bibliotheek.nl. G!ds is een landelijke database, waarin een bibliotheek (of elke andere instelling) lokale informatie kan vestleggen. De database ondersteunt lokale websites, die de G!DSinformatie ontsluit. G!ds wordt gebruikt voor de eigen bibliotheekwebsites en levert stamgegevens aan Bibliotheek.nl. De G!ds-medewerker: - voert gegevens in. - voert periodiek controles uit op de juistheid van de ingevoerde gegevens. - begeleidt lokale redacteuren bij de invoer van gegevens. - Er wordt gewerkt volgens de documentatie en formats verstrekt door het Provinciaal Servicemanagement. - Datacontrole vindt eens per kwartaal plaats. Bibliotheken leveren de in te voeren data aan. Afdeling Digitale Bibliotheek Drenthe: Manager Digitale Bibliotheek Drenthe:

31 DIGITALE BIBLIOTHEEK DRENTHE NASLAG-PC S Bibliotheken. Het beschikbaar stellen van digitale naslagbestanden. De naslag-pc s bevatten digitale quick reference bestanden. Afgezien van enkele gratis bestanden/websites zijn de licenties voor de bestanden afgekocht. De bestanden zijn via de naslag-pc s gratis raadpleegbaar. De navigatie en de toegang tot de naslagbestanden worden regelmatig gecheckt op actualiteit en op technisch juiste werking. Informatie over de bestanden is te vinden op: Functioneel beheer naslagbestanden: Manager Digitale Bibliotheek Drenthe:

32 DIGITALE BIBLIOTHEEK DRENTHE SOCIAL MEDIA Bibliotheken. Stimuleren en ondersteunen van het gebruik van social media. Stimulering vindt plaats door attendering op aansprekende voorbeelden, informatieuitwisseling en richtlijnen t.a.v. het gebruik. Bij het gebruik en de toepassing van social media door bibliotheken, bieden we ondersteuning aan. De ondersteuning bestaat uit het faciliteren van een platformoverleg 2 x per jaar. Bibliotheken kunnen zich tevens opgeven voor een workshop social media voor personeel van de bibliotheek. - Organisatie platformoverleg social media. - Workshop starters op verzoek. - - Voor informatie over cursussen social media en educatie: Manager secretariaat:

33 WEBONTWIKKELING Bibliotheken Het bij de tijd houden en doorontwikkelen van de eigen sites. De door Biblionet ontwikkelde sites bibliothekensites, site Biblionet en intranet- worden technisch up te date gehouden en doorontwikkeld door de ontwikkelingen en nieuwe toepassingsmogelijkheden voortdurend te volgen en te beoordelen op relevantie en bruikbaarheid. Conform de afspraken zoals die bij ICT gangbaar zijn. Bibliotheken zijn en blijven zelf verantwoordelijk voor (het aanleveren van de benodigde) content en de juistheid hiervan. De inhoudelijke beoordeling van nieuwe toepassingsmogelijkheden, zoals bijv. het gebruik van allerlei widgets die door Bibliotheek.nl zijn gemaakt, is aan de redactie van de site(s). Er wordt gewerkt met redactiestatuten. Projectmanager webdesign: Manager Digitale Bibliotheek Drenthe:

34 DIGITALE BIBLIOTHEEK DRENTHE WEBSITES BIBLIOTHEKEN Bibliotheken. Het voeren van de inhoudelijke eindredactie van de bibliotheekwebsites, het beheren van de componenten waaruit de websites bestaan en het uitvoeren van werkzaamheden die voortvloeien uit het bemannen van de Helpdesk. Redactie: De inhoud, het concept en de aansturing van de bibliotheekwebsites zijn vastgelegd in een redactiestatuut. De eindredacteur is verantwoordelijk voor de naleving van het redactiestatuut. De eindredacteur wordt hierbij terzijde gestaan door een redactie. De redactie heeft betrekking op o.a. klantlogische indeling van de site, bewaking huisstijl en vormgeving, doorontwikkeling van de site en beoordeling webfunctionaliteit in dat kader. Componenten: De websites zijn opgebouwd met behulp van een aantal componenten. Deze componenten bevatten een aantal services. De componenten zijn: - Joomla-CMS - Digitale content (o.a. basispakket digitale content, themadossiers). - Aquabrowser Library. - (diverse lenersservices, zoekinterfaces). - G!dscomponenten (nieuws,- adres,- evenementen-, kalenderrubrieken). De gevolgen die wijzigingen in deze componenten voor de website hebben, worden door de redactie beoordeeld op basis van het redactiestatuut, bruikbaarheid en wenselijkheid. - Jaarlijkse toetsing van de bibliotheekwebsites aan het redactiestatuut. - Check op het juist functioneren van de onderliggende componenten op basis van (fout)meldingen bij de Helpdesk, opmerkingen uit de KTO s en vragen van klanten en personeel. - Voor het uitbrengen van elke nieuwe versie van wordt getest welke gevolgen dat heeft voor (het functioneren van) de website. - Dagelijkse beantwoording van vragen en klachten via de digitale helpdesk. 34

35 - Projectmanager: Manager Digitale Bibliotheek Drenthe:

36 DIGITALE BIBLIOTHEEK DRENTHE WEBSITE BIBLIONET DRENTHE & INTRANET Bibliotheken, PSO, personeel. Ondersteunen van de communicatie naar doelgroepen met behulp van genoemde websites. Het plaatsen en redigeren van content op genoemde websites en het voeren van eindredactie op de websites. Uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats conform de hiervoor opgestelde redactiestatuten. - Bibliotheken zijn verantwoordelijk voor de plaatsing van nieuws- en agenda-items op de bibliotheekwebsites; - Personeelsleden zijn verantwoordelijk voor de plaatsing van nieuws- en agenda-items op Intranet. Afdeling Digitale Bibliotheek: Manager Digitale Bibliotheek Drenthe:

37 FINANCIËN; FINANCIËLE ADMINISTRATIE BEGROTING, JAARREKENING EN RAPPORTAGES Management van Biblionet Drenthe. Het i.s.m. manager opstellen van concept jaarbegroting, jaarrekening en kwartaal rapportages van de aangesloten bibliotheekstichtingen en Biblionet Drenthe t.b.v. de financiële verantwoording richting bestuur en reguliere subsidieverstrekker(s). De dienstverlening bestaat uit: - opstellen concept jaarrekening o.b.v. richtlijnen voor de jaarverslaggeving (RJ 640) + verwerking mutaties na bestuursvergaderingen. - opstellen financiële kwartaalrapportages na afloop betreffende kwartaal. - opstellen concept jaarbegroting o.b.v. cijfers voorgaande periode en bekende ontwikkelingen. - opstellen prognose resterend jaar na afloop 2e en 3e kwartalen. - budgetoverzichten per bibliotheek. - controle maandoverzichten kasadministratie. -conform handboek procedures (intranet handleidingen) -handhaving geldende termijnen Aanlevering financiële gegevens door management uiterlijk 2 weken na afloop kwartaal (o.a. projecturen/-bestedingen). Aanlevering begrotingsaannames voor 15 februari in jaar voorafgaand aan begroting. Vaststelling begroting en jaarrekening in bestuursvergadering. De prijs van deze dienstverlening is incl. accountantskosten (basisdienstverlening). Het tarief voor de financiële administratie gaat uit van gebruikmaking van 1 gezamenlijke accountant voor alle aangesloten bibliotheken. Bovenstaande betreft de planning en control cyclus betreffende de reguliere financiële stromen. Alle administratieve handelingen t.b.v. projectverantwoording dient gefinancierd te worden middels een bijdrage voor administratiekosten als onderdeel van projectsubsidies. Financieel medewerker van het desbetreffende bedrijfsonderdeel. 37

38 Manager Financiën en P&O:

39 FINANCIËN; FINANCIËLE ADMINSTRATIE CENTRALE INKOOP Bibliotheekmanagers. Behalen van inkoopvoordelen door gezamenlijke inkoopactiviteiten voor bibliotheken. - voeren van onderhandelingen met leveranciers, in opdracht van bibliotheken en/of DNB - verzorgen van niet reguliere inkoop, in voorkomende gevallen - administratieve afhandeling van offertes en facturen behorende bij de gezamenlijk ingekochte contracten - contractonderhandelingen conform aanbestedingsregels - autorisatie facturen conform autorisatieschema - contractbeheer up to date m.b.t. gezamenlijk ingekochte contracten Centrale inkoop kan alleen plaatsvinden bij minimaal 4 deelnemende stichtingen. Financiële administratie: Manager Financiën en P&O:

40 FINANCIËN; FINANCIËLE ADMINISTRATIE CREDITEURENPROCES Bibliotheekmanagers, Afdelingsmanagers en directies. Het op tijd registreren, laten accorderen en boeken van facturen, zodat er een betaling conform de betalingsvoorwaarden van de leverancier kan plaatsvinden. De dienstverlening bestaat uit: - Registreren, laten accorderen, boeken en betaalbaar stellen van inkoopfacturen. Betaling aan leveranciers volgens betalingsvoorwaarden, binnen uiterlijk 21 dagen. Betaling geschiedt alleen indien accordering conform het autorisatieschema heeft plaatsgevonden. Algemeen: - Werken onder een rekening courant met Biblionet Drenthe vanuit een centrale administratie (anders maatwerk). - De manager/besteller is verantwoordelijk voor een optimale inrichting van de facturenstroom. - (max 1 factuur per maand per leverancier, indeling van de factuur naar kostenplaatsen en juiste adressering/contactpersoon). Als de facturenstroom van een leverancier niet aan de optimale voorwaarden voldoet worden de meerkosten in rekening gebracht bij de afdeling/stichting van de besteller (tegen uurtarief). Bibliotheken: - Facturen moeten binnen 10 dagen na de factuurdatum binnen zijn bij de afdeling financiën. - Facturen moeten juist gecodeerd en juist geaccordeerd zijn. Afdelingsmanagers: - Facturen moeten worden geadresseerd aan de financiële administratie met vermelding van de naam van de contactpersoon (besteller). Facturen die desondanks rechtstreeks toegezonden worden aan de besteller moeten per direct ingeleverd worden bij de afdeling financiën. - Geregistreerde facturen moeten binnen 5 werkdagen terug zijn bij de afdeling financiën, waarbij deze juist gecodeerd en geaccordeerd zijn. Indien meerdere nodig zijn handtekeningen (i.v.m. hoogte van bedrag) mag de doorlooptijd 8 werkdagen bedragen. 40

41 Een klein deel van de inkopen wordt centraal, via het facilitair bedrijf, ingekocht en aan bibliotheken doorbelast. Zodra in 2012 de facturen digitaal verwerkt gaan worden (ligt in de planning) dan zal dit proces veranderen. Manager Financiën en P&O: Manager Financiën en P&O:

42 FINANCIËN;FINANCIËLE ADMINISTRATIE DEBITEURENPROCES Medewerkers, Bibliotheekmanagers, Afdelingsmanagers en directies. Het zo effectief mogelijk incasseren van vorderingen (op tijd voldoen van facturen) middels incidentele en terugkerende facturen. De dienstverlening bestaat uit: - Vervaardiging van verkoopfacturen en de verzending hiervan. - Bewaking van tijdige facturering van terugkerende facturen. - Bewaking van binnenkomst van betalingen. - Het versturen van herinneringen conform debiteurenbeleid. - Periodieke check op juistheid en volledigheid terugkerende factureringsregister (tarieven en andere parameters) i.s.m. management. - Correctiefacturen (die in eerste instantie niet goed zijn aangeleverd) worden apart in rekening gebracht. Facturering binnen 2 weken na aanlevering bij FIN met betalingstermijn van (standaard) 30 dagen. - De manager is verantwoordelijk voor de tijdige, volledige en juiste aanlevering van incidenteel te factureren bedragen conform formulier verzoek om facturering. - Terugkerende facturen worden op initiatief van de manager in onderling overleg opgenomen in het factureringsregister. Daarna vindt periodieke facturering door Financiën plaats. Bewaking manager achteraf door analyse van tussentijdse financiële managementinformatie. - Voor alle uitgaande facturen dient een bedrag van 5,- aan administratiekosten gecalculeerd te worden. - De accountmanager / manager dient dit mee te nemen in de calculaties richting klant. Deze tegemoetkoming in de administratieve lasten zijn opbrengsten voor de afdeling Financiën. - Een deel van de verkoopfacturen wordt door financiën periodiek gefactureerd met behulp van een terugkerend factureringsregister. - Er wordt gewerkt aan een volledig verkoopcontractregister i.s.m. het secretariaat en de verantwoordelijke managers. 42

43 - BTW belastingwetgeving is leidend in het wel of niet factureren met BTW. Indien onzekerheid hierover bestaat reeds voorafgaand aan de dienstverlening contact opnemen met Financiën. Manager Financiën en P&O: Manager Financiën en P&O:

44 FINANCIËN; FINANCIËLE ADMINISTRATIE PROCES KAS, BANK, GIRO Elke afnemer van diensten van de financiële administratie. Het tijdig en juist verwerken van de kas, bank en girostukken. Het verwerken van kas-, bank- en giroafschriften als basis voor de verdere financiële administratie. In kwartaalrapportages zijn alle kas-, bank- en giromutaties verwerkt. Aanlevering van kas- en bankstukken door bibliotheken aan Financiën direct na binnenkomst in bibliotheek. Dit geldt met name voor niet-rabobankrekeningen. Sinds media 2013 kan een klant die via de website een in BicatWise geregistreerd bedrag wil betalen, via Mijn menu de ideal-betaalknop in zijn bank selecteren. Vervolgens wordt hij/zij doorgeleid naar de internetbankierafdeling van zijn bank. Na inloggen staat hier de betaalopdracht klaar. De klant autoriseert zijn betaling en het bedrag wordt van zijn betaalrekening afgeschreven. De leverancier wordt geïnformeerd nadat de betaling heeft plaatsgevonden. Klanten kunnen met ideal betalen zonder zich daarvoor aan te hoeven melden. De afdeling ICT verzorgt het beheer en verhelpt storingen. Manager Financiën en P&O: Manager Financiën en P&O:

45 FINANCIËN; FINANCIËLE ADMINISTRATIE VERZEKERINGEN Management bibliotheken en Biblionet Drenthe. Het verzekeren van panden, inboedel, ICT-apparatuur en personeels gerelateerde en overige zaken teneinde de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. - Onderhouden van contacten met verzekeraars/tussenpersonen. - Optimaliseren van de verzekeringsportefeuille en (laten) actualiseren van de te verzekeren bedragen. - Coördineren van schadeclaims. Afgedekte risico s conform BMO- en/of RvB-besluitvorming. Wanneer er wijzigingen optreden t.a.v. verzekerde objecten (verhuizingen, restyling etc.) worden de managers hiervan binnen 14 dagen op de hoogte gesteld. De verzekeringspremies komen rechtstreeks ten laste van de bibliotheken en worden derhalve niet verrekend. Financiële administratie: Manager Financiën en P&O:

46 FINANCIËN MANAGEMENTINFORMATIE/STATISTIEK Vestigingsleiders, bibliotheekmanagers en afdelingsmanagers. Ondersteunende rapporten bij de realisatie van de doelstellingen en activiteiten in een jaar. Tot de basisrapporten worden gerekend de rapporten die per kwartaal, per jaargang in Sharepoint gepresenteerd worden. Daarnaast worden instructiehandleidingen en documentatie verzorgd bij de basisrapporten en selectiemogelijkheden uit. Wat mag men aan rapporten verwachten: - Basisrapporten uit : uitleningen, leden, mediabezit, reserveringen en verlengingen. - Overzicht van het aantal bezoekers van de bibliotheken (o.b.v. eigen opgave). - Website bezoek. - Gebruik digitale producten. - Standaardpresentatie jaarcijfers t.b.v. jaarverslagen. Afwijkingen van de standaardpresentatie vallen onder het pluspakket. - Aandeel in BIS-rapportage (VOB) en aandeel in opgave voor Stichting Leenrecht. - Ad hoc: eenvoudige rapportselecties (query s in ), waarvan de productietijd maximaal 30 minuten bedraagt. Uitgebreide(re) selecties en analyses vallen onder plusdiensten en zullen tegen de kostprijs verrekend worden. - (financiële rapporten, onderdeel van de dienstverlening van de afdeling financiën) Dit basispakket zal nog worden uitgebreid naar andere (functionele) gebieden, zoals: de strategische doelstellingen, activiteiten, processen, personeel, financiën en kwaliteit. De rapporten zullen 7 werkdagen na afloop van het kwartaal gepubliceerd worden. De definitie en inhoudelijke opzet van de rapporten zal uniform zijn en periodiek worden afgestemd met de afnemers. Handleidingen zijn beschikbaar en periodiek worden cursussen gegeven. De validiteit van de rapporten is een continu aandachtspunt. Als op dat punt twijfel bestaat zal daarover bericht worden. De afnemers zullen de (basis) informatiesystemen gebruiken volgens de daarvoor bestaande afspraken. Managementinformatie is nog in ontwikkeling. Landelijk wordt er gewerkt aan een datawarehousesysteem, dat ondersteunend kan zijn aan een integrale managementrapportage. 46

47 Coördinator managementinformatie: Manager Financiën en P&O:

48 FINANCIËN; SALARISADMINISTRATIE SALARISADMINISTRATIE Medewerkers in dienst van Biblionet Drenthe. Het tijdig en correct verzorgen van de salarisadministratie. De dienstverlening bestaat uit: - Het verwerken van mutaties, zoals: in- en uitdiensttreding, wijziging deeltijd, onkostendeclaraties, uren-/reiskostendeclaraties et cetera. - Het laten berekenen en betaalbaar stellen van salarissen. - Het doen van aangifte en afdrachten aan de belastingdienst (loonheffingen). - Het gevraagd en ongevraagd geven van salaris-/ en pensioen gerelateerde adviezen. - Het verwerken en journaliseren van de maandelijkse salariskosten. - Het uitbetalen van salarissen conform CAO Bibliotheken. - Het uitbetalen van salarissen rond de 25 e van elke maand. - Het uitbetalen van declaraties. Uitzonderingen worden expliciet via intranet gecommuniceerd. - Declaraties dienen uiterlijk de 18 e van elke maand ontvangen te zijn door de salarisadministratie (voorbeeld: declaraties mei, ingeleverd voor 19 juni, worden verwerkt met het salaris van juni). - Mutaties en declaraties dienen volledig ingevuld en getekend door tekenbevoegde aangeleverd te worden. Voldoen de stukken niet aan deze eisen, dan worden ze geretourneerd ofwel later verwerkt. Salariskosten voor 2012 worden doorbelast aan lokale stichtingen op basis van werkelijke bezetting. Optioneel is deelname aan een solidariteitsfonds mogelijk voor langdurige ziekte. Sinds 2003 zijn alle aangesloten bibliotheken, behalve Emmen, bij dit fonds aangesloten. Een deel van de werkzaamheden is uitbesteed aan derden. Financiële administratie: en

49 Manager Financiën en P&O:

50 FINANCIËN; KLANTENADMINISTRATIE KLANTENADMINISTRATIE Medewerkers bibliotheken en bussen. Leveren van administratieve diensten m.b.t. klanten van bibliobussen en aangesloten bibliotheken in Drenthe. - Verwerken van mutaties in klantenbestand, zoals aan- en afmelding, wijziging adres, etc. - Factureren, versturen van acceptgiro s, herinneringen en incasseren van contributies in de 3e/4e week van de maand voorafgaand aan de vervalmaand van het abonnement. - Wekelijks verwerken van ontvangen betalingen en verwerking in financiële administratie. - Vervaardigen van maandelijkse journaalpost voor boeking van de resultaten in de financiële administratie. - Vragen beantwoorden en problemen oplossen van bibliotheekmedewerkers via telefoon en mail die niet (efficiënt) in de bibliotheek afgehandeld kunnen worden. - Inschakelen incassobureau voor achterblijvende betalingen n.a.v. nota s boeken bibliotheek conform (nog te actualiseren) incassobeleid. - Functioneel beheer klantenadministratie. - Jaarlijkse verwerking nieuwe abonnementstarieven. - Advisering bij herinrichting abonnement-, betalings- en/of klantenstructuur. Maandelijks incassering van contributies en wekelijkse verwerking van betalingen. - Automatische incasso van de contributie wordt sterk aanbevolen. Zodra de complete licentie van wordt afgenomen zijn verdere ontwikkelingen zoals betalingen via i-deal mogelijk. Klantadministratie: Manager Financiën en P&O:

51 ICT; BIBLIOTHEEKATOMATISERING BIBLIOTHEEKAUTOMATISERING Opdrachtgevers, medewerkers en het publiek (gebruikers) van het bibliotheeksysteem van Biblionet Drenthe. Het zorg dragen voor een betrouwbare inrichting en werkwijze van het bibliotheeksysteem voor opdrachtgevers, medewerkers en het publiek van Biblionet Drenthe. De dienstverlening bestaat uit: - Levering, installatie en beheer basisinfrastructuur voor het bibliotheeksysteem. - Levering, installatie en beheer werkplekvoorzieningen (server) voor het bibliotheeksysteem. - Proactief monitoren van het bibliotheeksysteem en de bijbehorende infrastructuur. - Functioneel beheer (incl. aandeel financiën). - Onderzoeken en implementeren van verbeteringen. - Technische ondersteuning gebruikers. - Beschikbaar stellen van de Servicedesk. - Verhelpen van storingen. LEVERINGSGARANTIES Service window (beschikbaarheid van dienstverlening en support): maandag tot en met vrijdag van 08:00-17:00 via de Helpdesk, voor storingen tijdens openingsuren buiten deze tijden via het mobiele nummer ( ) - Alle aanvragen, wijzigingen, storingen worden aangemeld via de Servicedesk ICT. - Voor het gebruik van de ICT-voorzieningen van Biblionet zijn aansluitvoorwaarden van kracht. Deze voorwaarden zijn beschreven in het document: Aansluitvoorwaarden voor het Biblionet Drenthe ICT- netwerk. - Voor het gebruik van de ICT-voorzieningen van Biblionet zijn leveringsvoorwaarden van kracht. Deze voorwaarden zijn beschreven in het document: Leveringsvoorwaarden voor ICT-voorzieningen van Biblionet Drenthe. - Aan het netwerk van Biblionet mag alleen goedgekeurde apparatuur aangesloten worden. De lijst van goedgekeurde apparatuur is beschreven in de Service Catalogus ICT. 51