Projectopdracht en Plan van aanpak. Implementatie Omgevingswet

Transcriptie

1 Projectopdracht en Plan van aanpak Implementatie Omgevingswet

2 Inhoudsopgave A AANLEIDING... 3 B PROJECTOPDRACHT... 4 B1. Hoofddoel... 4 B2. Subdoelen... 4 B3. Projectresultaat... 4 B4. Projectafbakening... 5 B5. Opdrachtgever en projectleider... 5 C PLAN VAN AANPAK... 6 C1. Projectstart en voorbereiding daarop... 6 C2. Projectfasering... 6 C3. Projectorganisatie... 9 C4. Besluitvorming C5. Financien C6. Risicoanalyse C7. Communicatie en participatie

3 A. Aanleiding De Omgevingswet komt er aan. De wet treedt in 2019 in werking als de planning van de Rijksoverheid gehaald wordt. De Omgevingswet is de meest omvangrijke herziening van het Omgevingsrecht van de afgelopen decennia. Dat vraagt om vroegtijdige analyse van de situatie, en een gefaseerde projectmatige aanpak om op tijd klaar te zijn voor de invoering van de wet. De doelen van de Omgevingswet zijn direct gericht op verbetering: het moet eenvoudiger, duidelijker, beter en sneller. De gemeenten Hoogeveen en De Wolden willen de ruimte die de nieuwe wet biedt benutten om onze klanten beter van dienst te kunnen zijn, en hebben daarom besloten via een projectmatige aanpak toe te werken naar implementatie. We hebben ongeveer twee jaar de tijd voor de voorbereiding. Dat lijkt veel, maar dat is het niet. Want de wet heeft veel gevolgen. Voor raadsleden, bestuurders, managers en medewerkers. Voor de inhoud van beleid, plannen en regels. Maar misschien nog wel meer voor de cultuur en de houding van de gemeente als het om het besturen, regelen, netwerken en dienstverlening gaat. Het wordt alleen echt anders en beter als we de cultuuromslag zelf invullen. De Omgevingswet is in maart 2016 aangenomen door de Eerste kamer en gepubliceerd in het Staatsblad. Momenteel wordt door het Rijk de wet nader uitgewerkt door het opstellen van een Invoeringswet, AMvB s, ministeriële regelingen en verschillende aanvullingswetten- en besluiten. De hoofdlijnen en bedoelingen van de Omgevingswet zijn echter duidelijk genoeg om nu aan de slag te gaan. Met dit plan van aanpak wordt een start gemaakt met de implementatie van de Omgevingswet in onze organisatie. Dit plan bevat ook een planning van activiteiten. Gezien de doorlopende ontwikkeling van de omgevingswet zal de planning in de tijd worden bijgesteld en aangevuld. We zijn zeker niet klaar als de Omgevingswet in werking treedt. Het duurt na 2019 nog een aantal jaren eer we met alle veranderingen klaar zijn en de Omgevingswet in alle systemen zit. 3

4 B. Projectopdracht B1. Hoofddoel Tijdige en integrale implementatie van de Omgevingswet in termen van beleid en regelgeving, organisatie en informatisering die voldoet aan het door de gemeenteraden vast te stellen ambitieniveau. B2. Subdoelen Deelproject 1: Het aanpassen van beleid en regelgeving op een zodanige wijze dat wordt voldaan aan de wettelijke kaders op het moment dat de Omgevingswet in werking treedt. Deelproject 2: Het realiseren van een organisatie en cultuur die recht doet aan het gedachtegoed van de Omgevingswet door ontwikkeling van de juiste kennis, vaardigheden en competenties. Deelproject 3: Het realiseren van een digitaal stelsel dat voldoet aan de Omgevingswet met bijbehorende processen en procedures. B3. Projectresultaat Deelproject 1: Een omgevingsvisie, voor elke gemeente afzonderlijk, passend bij het op voorhand gedefinieerde ambitieniveau van die gemeente, zodanig gereed dat deze klaar is om vastgesteld te worden door de gemeenteraad nadat de wet in werking is getreden. Daarnaast is al het beleid en regelgeving voor de fysieke leefomgeving omgevingswetproof. Deelproject 2: Medewerkers en bestuurders met competenties, vaardigheden en gedrag die passen bij de vastgestelde ambities, en een organisatie die dit bevordert en ondersteunt. Deelproject 3: Een digitale omgeving c.q. digitale systemen, inclusief bijbehorende (beheer)processen en procedures, die voldoen aan de kaders uit de Omgevingswet. Over het proces is afgesproken dat we willen leren door te doen (learning by doing) en dat we ons organisch willen ontwikkelen. Om dat te bereiken willen we tijdens dit project gaan experimenteren in de geest van de Omgevingswet. 4

5 B4. Projectafbakening Afbakening Deelproject 1 is afgerond op het moment dat voor elke gemeente een Omgevingsvisie is opgeleverd die gereed is om ter vaststelling aan de beide gemeenteraden te worden aangeboden na inwerkingtreding van de Omgevingswet, en als beleid en regelgeving omgevingswetproof is. Deelproject 2 is afgerond nadat de activiteiten uit het plan van aanpak van dit deelproject zijn ingezet en benut. Een cultuurverandering is een opgave die doorlopend aandacht vraagt. Het project geeft hiertoe een belangrijke aanzet. Deelproject 3 kent een langere looptijd en is afgerond op het moment dat de ontwikkeling van het Digitale Stelsel voor de Omgevingswet (DSO) is afgerond, en het stelsel volledig is geïmplementeerd. Concreet betekent dit dat project 3 doorloopt nadat deelprojecten 1 en 2 zijn afgerond. Dit heeft wellicht gevolgen voor de projectstructuur en organisatie. In de uitwerking van de vervolgfasen moet dit nader worden bepaald. B5. Opdrachtgever en projectleider Het project kent 2 bestuurlijk opdrachtgevers, omdat in zowel Hoogeveen als de Wolden de Omgevingswet ingevoerd moet worden. Wethouder Anno Wietze Hiemstra is bestuurlijk opdrachtgever voor de gemeente Hoogeveen. Wethouder Jan ten Kate is bestuurlijk opdrachtgever voor de gemeente De Wolden. Vanwege het eenheid-overstijgende karakter van het project is Nanne Kramer, in zijn hoedanigheid als algemeen directeur van de samenwerkingsorganisatie en gemeentesecretaris voor beide gemeenten, ambtelijk opdrachtgever. De projectleider is Maartje Scholten, SBC team Projecten. 5

6 C. Plan van aanpak C1. Projectstart en voorbereiding daarop Dit project is voorafgegaan door een kwartiermakersfase. De kwartiermaker had als taak om aanspreekpunt te zijn namens de organisatie over de omgevingswet en de ontwikkelingen bij onze samenwerkingspartners te volgen; de organisatie te informeren over de veranderingen m.b.t. Omgevingswet; een Project Start Up voor te bereiden. Deze projectopdracht en het plan van aanpak zijn het resultaat van de Project Startup op 3 en 4 november Een brede vertegenwoordiging uit de organisatie heeft eraan meegewerkt. C2. Projectfasering Samenvatting projectfasering: Op te leveren producten Deelprojecten Verkenningsfase Ontwikkelfase Implementatiefase 1. Beleid & regelgeving 2. Organisatie Inventarisatiedoc Organisatie & cultuur 3. Informatisering Inventarisatiedoc Informatisering Ambitiedoc Hoogeveen Omgevingsvisie Hoogeveen Beleid & Ambitiedoc De Wolden Omgevingsvisie De Wolden Inventarisatie beleid & Aanpassing Beleid en regelgeving regelgeving Ontwikkeling- en opleidingsplan organisatie Informatiseringsplan regelgeving Omgevingswetproof Organisatie Omgevingswetproof Informatisering omgevingswetproof (in 2024) Fase 1 Verkenningsfase Deelproject 1: Beleid en regelgeving Doel Ambitieniveau per gemeente bepalen Hoogeveen college bepaalt ambitie en legt ter vaststelling voor aan de raad De Wolden college gaat in overleg met raad om proces te bepalen om te komen tot ambitieniveau Activiteiten Kennis delen en raad informeren over de Omgevingswet Verkenning reikwijdte regelgeving Inventariseren bestaand beleid en regelgeving in relatie tot Omgevingswet Impactanalyse Mogelijkheden in kaart brengen in relatie tot Omgevingswet Uitgangspunten formuleren (van buiten naar binnen, learning by doing, parallelle processen) Experimenteren met de Omgevingswet (Omgevingslab) indien zich een casus voordoet 6

7 Resultaat Ambitiedocument voor Hoogeveen Ambitiedocument voor De Wolden Inventarisatie benodigde aanpassingen beleid & regelgeving Deelproject 2: organisatie Doel inventariseren opgave in organisatie en huidige dienstverlening Activiteiten Analyse resultaten onderzoek waarstaatjegemeente.nl Analyse ondernemerspeilingen Analyse werkwijzen Hoogeveen en De Wolden met behulp van de methodiek klantreis Oriënteren op mogelijke ontwikkelpunten voor de organisatie en werkwijzen Inventariseren impact op cultuur, gedrag en competenties Kennis nemen van landelijke ervaringen met experimenten omgevingswet Resultaat Inventarisatiedocument organisatie & cultuur Deelproject 3: Informatisering Doel in beeld brengen huidige en toekomstige werkwijzen/systemen Activiteiten Overzicht maken van huidige systemen en applicaties Verdiepen in digitaliseringsopgave waaronder DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet) Inventariseren welke innovaties, landelijk, ontwikkeld worden Kennis nemen van landelijke ervaringen met experimenten omgevingswet Resultaat Inventarisatiedocument informatisering Resultaat fase 1 beslisdocument inclusief: Ambitiedocument Hoogeveen Ambitiedocument De Wolden Inventarisatiedocument beleid & regelgeving Inventarisatiedocument organisatie & cultuur Inventarisatiedocument informatisering 7

8 Fase 2 Ontwikkelfase Start fase 2 door middel van 3 deelprojecten met eigen PSU s en plan van aanpak. Hieronder volgt een globale uitwerking van de activiteiten in fase 2. Deelproject 1: Beleid en regelgeving Omgevingsvisie opstellen voor Hoogeveen (dan wel structuurvisie omgevingswetproof maken) Omgevingsvisie opstellen voor De Wolden (dan wel structuurvisie omgevingswetproof maken) Overige beleid en regelgeving aanpassen/omgevingswetproof maken Deelproject 2: organisatie Wat betekent gekozen ambitieniveau voor de organisatie Op basis hiervan een plan ontwikkelen Ontwikkelen van nieuwe klantreizen als basis voor nieuwe werkwijze Ontwikkelen gevraagde competenties en opstellen opleidingsplan Deelproject 3: Informatisering Informatiseringsplan ontwikkelen Voorbereiden digitalisering waaronder DSO Resultaat fase 2 Omgevingsvisies voor Hoogeveen en De Wolden Beleid en regelgeving zijn omgevingswetproof Ontwikkeling- en opleidingsplan organisatie Informatiseringsplan Fase 3 Implementatiefase Doel: Realiseren en verankeren van de gevolgen van de Omgevingswet Activiteiten: Vastleggen afspraken met samenwerkingspartners Vaststellen en implementeren nieuwe werkwijzen Doorontwikkelen competenties Implementeren digitalisering waaronder DSO Resultaat fase 3 Hoogeveen en De Wolden omgevingswetproof! 8

9 C3. Projectorganisatie Stuurgroep De stuurgroep is opdrachtgever van het project en eindverantwoordelijk voor de uitvoering ervan. De stuurgroep besluit op hoofdlijnen en geeft opdrachten aan de projectleider. De bestuurlijk opdrachtgevers zijn verantwoordelijk voor afstemming met en terugkoppeling naar de colleges. Portefeuillehouder Hoogeveen: Anno Wietze Hiemstra Portefeuillehouder De Wolden: Jan ten Kate Ambtelijk opdrachtgever: Nanne Kramer Projectleider: Maartje Scholten Projectgroep De Projectgroep is verantwoordelijk voor het tot stand brengen van het project. De projectgroep krijgt opdrachten van de projectleider. De projectleider is voorzitter van de projectgroep en bewaakt de samenhang en afstemming tussen de werkgroepen. Projectleider: Maartje Scholten Werkgroepleider: Beleid en regelgeving Werkgroepleider: Organisatie Werkgroepleider: Informatisering Organisatie adviseur: participatie + van buiten naar binnen Communicatie adviseur 9

10 Werkgroepen De werkgroepen zijn verantwoordelijk voor het tot stand brengen van een deelproduct. De werkgroep krijgt opdrachten van de werkgroepleider, de werkgroepleider zit de werkgroep voor. Werkgroep Beleid RO Stedenbouw Milieu Veiligheid Duurzaamheid Werkgroep regelgeving APV Evenementen Drank en Horeca Jurist RO Economische zaken Gezondheid Jurist Vernieuwende manier (hoe): adviseur participatie Dienstverlening Bestemmingsplannen (toetser) Bouwbesluit bouwverordening (toetsingsmatrix) Klantmanager - vergunningverlener Leges heffing De samenstelling van de werkgroep beleid en regelgeving dient per fase nader gedefinieerd te worden. Al naar gelang de opgave zal de samenstelling verschillen. Werkgroep Organisatie Klantmanager casemanager Vergunningverlening Toezicht Jurist Dienstverlening Werkgroep Informatisering Proces optimalisatie Stedenbouw tekenaars Dienstverlening klantman. Informatie- en procesman. RO Milieu Accountmanager EZ Organisatieadviseur Procesanalyse/-begeleiding (analyse processen IST/SOLL) Website formulieren OLO Post Basisregistraties Planvorming (Bestemmingsplan) GIS Klankbordgroep Gebruikers Leveranciers Organisatie: OR vertegenwoordigers eenheden / afdeling Raad / politieke partijen De projectleider is voorzitter van de klankbordgroep De colleges van Hoogeveen en De Wolden worden actief geïnformeerd over het project. 10

11 C4. Besluitvorming Fasen Waarover Wanneer wie 0 Projectbeschrijving 1 Verkenningsfase Projectopdracht + PVA hele project Ambitieniveau per gemeente bepalen Inventariseren opgave organisatie en huidige dienstverlening In beeld brengen huidige en toekomstige werkwijzen/systemen November tot eind december 2016 januari t/m september 2017 Kwartierm. levert Stuurgroep toetst Colleges en dir stellen vast, Raad informeren PL levert Stuurgr toetst Colleges en raad stellen vast PL levert Stuurgr toetst Colleges stellen vast PL levert Stuurgr toetst DO stelt vast Beslisdocument fase 1 eind september 2017 Colleges, raad en MO 2 Ontwikkelfase Deelproject 1 Omgevingsvisie HGV Omgevingsvisie DWD Deelproject 2: Ontwikkeling- en opleidingsplan Deelproject 3: Informatiseringsplan Beslisdocumenten fase 2 Nadere uitwerking PL levert Route HGV: OG, College, Raad PL levert Route DWD: OG, College, Raad PL levert Stuurgr toetst DO stelt vast PL levert Stuurgr toetst DO stelt vast zie deelprojecten 3 Implementatiefase Realiseren en verankeren van de gevolgen van de Omgevingswet januari 2019 e.v. 11

12 C5. Financien Fase 1 Verkenningsfase Begeleiding ambitieniveau bepalen Organiseren bijeenkomsten en communicatie Externe ondersteuning bij verkenning wet- en regelgeving Externe ondersteuning bij verkenning opgave organisatie/cultuur Externe ondersteuning bij verkenning informatiserings-opgave TOTAAL ,- Interne capaciteit wordt niet doorbelast op het project. Fase 2 Ontwikkelfase Nader in te vullen ahv resultaten fase 1 Fase 3 Implementatiefase Nader in te vullen ahv resultaten fase 1 Kostentoedeling De kosten voor fase 1 worden verdeeld over Gemeente De Wolden en gemeente Hoogeveen volgens de gangbare verdeelsleutel van Dit komt neer op voor gemeente De Wolden en voor gemeente Hoogeveen. 12

13 C6. Risicoanalyse Risico s project algemeen Beheersmaatregel Mate van beleidsvrijheid onbekend In de verkenningsfase zo goed mogelijk in kaart brengen wat de verwachte beleidsvrijheid is, en dit gaandeweg monitoren en bijstellen Experimenten starten die binnen de verwachte beleidsruimte liggen Wijzigingen samenstelling bestuur en daardoor andere koers bestuur Zorgen voor continuïteit door huidige en nieuwe bestuurders doorlopend deelgenoot te maken van het proces en de afwegingen die tot dan toe gemaakt zijn. En door de ambtelijk opdrachtgever niet te wijzigen Gevolgen in beeld brengen van tussentijdse wijzigingen Cultuuromslag komt niet tot stand Cultuuromslag tijdig en met voldoende (innovatieve) middelen inzetten en op voorhand helder inventariseren / definiëren wat de opgave is Zorgen dat de juiste mensen op de juiste plek zitten, coachen, ondersteunen Mensen begeleiden naar andere taken en rollen indien de cultuurverandering ertoe leidt dat mensen niet meer op hun plek zitten Verstrikt raken in complexiteit ICT Goede projectfasering om ICT opgave onder controle te houden Door toegenomen beleidsvrijheid strijdigheid belangen van collectief Goed kwaliteitskader opstellen met prioritering en nuancering versus individu Tijd en ruimte nemen om samen met alle betrokken partijen de ambitie goed te bepalen en hier een goede discussie over te voeren aan de hand van casuïstiek, eventueel gecombineerd met experimenten Zoals al in de wet is opgenomen zijn initiatiefnemers zelf verantwoordelijk voor draagvlak van het eigen initiatief. Aan de gemeente de taak om in de communicatie helder naar voren te brengen dat dit als voorwaarde gehanteerd wordt voor al dan niet meewerken aan initiatieven Beleidsvrijheid invullen met extra regels Bewustwording over regelreflex bij bestuurders en medewerkers creëren in fase 1 Vertrouwen geven / loslaten aan / bij initiatiefnemers met bewezen ervaring en capaciteiten Experimenten starten die binnen de verwachte beleidsruimte liggen Zoals al in de wet is opgenomen zijn initiatiefnemers verantwoordelijk voor draagvlak van het eigen initiatief. Aan de gemeente de taak om in de communicatie helder naar voren te brengen dat dit als voorwaarde gehanteerd wordt voor al dan niet meewerken aan initiatieven. Beschikbaarheid medewerkers Tijdig aangeven en vrijmaken van gevraagde capaciteit 13

14 C7. Communicatie en participatie Op de omgevingskaart (bijlage 3) staan de verschillende stakeholders, intern en extern, benoemd. Er komt een communicatieplan dat: het gewenste resultaat (kennis, houding, gedrag) per stakeholder beschrijft, evenals de wijze waarop dat resultaat bereikt kan worden. per stakeholder de mate van participatie aangeeft: informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren, (mee)beslissen. per projectfase en per deelproject beschrijft wat de benodigde communicatieactiviteiten zijn. er rekening mee houdt dat het project meerjarig is en stakeholders voortdurend meegenomen moeten worden. voorziet in inspirerende middelen/activiteiten om de gewenste cultuurverandering te realiseren en om op inspirerende wijze en met zo groot mogelijk draagvlak de omgevingsvisies tot stand te brengen. voorziet in het vieren van successen, o.a. door de goed geslaagde experimenten voor het voetlicht te brengen. rekening houdt met het feit dat er wisselende afzenders (DWD, HGV, SWO) kunnen zijn en dat de inhoud en vormgeving van de boodschap daarop aangepast moet worden. Middelen die ingezet kunnen worden: Inspirerende bijeenkomsten Digitale nieuwsbrieven Uitnodigende participatie-acties Werkgroepen Persberichten Sociale media 14

15 BIJLAGE 1. Communicatieplan Wordt uitgewerkt in het begin van de verkenningsfase. 15

16 BIJLAGE 2. Capaciteitsplanning gemeentelijke organisatie Stuurgroep Projectgroep Werkgroep Beleid Werkgroep Regelgeving Verkenning Ontwikkel Implementatie 6 maanden 1 jaar 6 maanden Projectleider Projectondersteuner Projectleider Trekker werkgroep beleid Trekker werkgroep regelgeving Trekker werkgroep organisatie Trekker werkgroep informatisering Projectondersteuner Communicatieadviseur Trekker 100 pm pm RO 75 pm pm Stedebouw 75 pm pm Milieu 75 pm pm Veiligheid 75 pm pm Duurzaamheid 75 pm pm Gezondheid 75 pm pm Economische zaken 75 pm pm Jurist 75 pm pm Participatie 75 pm pm Dienstverlening 75 pm pm Trekker RO APV Evenementen Drank & Horeca Bouwbesluit Frontoffice RO Casemanager Jurist

17 Werkgroep Organisatie & cultuur Leges Trekker organisatie adviseurs Dienstverlening Procesanalyse/-begeleiding (analyse processen IST/SOLL) RO Milieu Casemanager Accountmanager EZ Vergunningverlening Toezicht Jurist Werkgroep Informatisering Trekker Stedebouw - tekenaars Dienstverlening Website OLO - Post Basisregistratie Procesontwikkelaar Planvorming GIS Informatie- en procesman

18 BIJLAGE 3. Omgevingskaart